HUONG DAN SU DUNG PM QLDA.PDF

o Thêm, xóa, sửa công việc thuộc dự án mình quản lý, xem báo cáo hiệu suất tổng hợp toàn dự án - User tham gia dự án: o Cập nhật công việc được giao o Tạo công việc con cho công việc đư

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN KSI

I Tổng quan

1 Các loại cấp độ user

- User có quyền quản trị hệ thống (Admin):

o Tạo dự án và gán người quản lý dự án

o Tạo user trên hệ thống

o Phân quyền các user (đang hoàn chỉnh)

- User quản trị dự án:

o Cập nhật dự án bao gồm: Tiến độ thực hiện, người tham gia

dự án, …

o Thêm, xóa, sửa công việc thuộc dự án mình quản lý, xem báo cáo hiệu suất tổng hợp toàn dự án

- User tham gia dự án:

o Cập nhật công việc được giao

o Tạo công việc con cho công việc được giao và quản lý công việc do mình tạo ra

o Xem báo cáo hiệu suất trên những công việc được giao

o Xem các công việc cần hỗ trợ

2 Đăng nhập chương trình:

Anh chị đăng nhập vào địa chỉ: ksi.imexpharm.com theo user và

password được cung cấp

Trong mạng LAN công ty anh(chị) vào địa chỉ: 192.168.1.244

Giao diện chính:

3 Các mục trên thanh công cụ:

+ Thêm mới: dùng để thêm mới dự án, công việc trong dự án, việc

hằng ngày

+ Cập nhật: dùng cập nhật dự án, công việc dự án, việc hằng ngày + Việc hằng ngày: Hiển thị công việc hằng ngày

+ Việc đã giao: Thể hiện các công việc đã giao

+ Việc hỗ trợ: Hiển thị các công việc cần hỗ trợ

+ Việc cá nhân: Cho phép thêm công việc cá nhân của nhân viên + Khó khăn: cho phép nhân sự tham gia dự án cập nhật những khó

khăn đối với từng công việc

- Phần báo cáo:

o Báo cáo hiệu suất tổng hợp: hiển thị hiệu suất của từng dự

án khi được chọn

o Báo cáo hiệu suất cá nhân: Hiển thị hiệu suất của từng nhân

sự tham gia dự án

A: USER QUẢN TRỊ DỰ ÁN

II HƯỚNG DẪN THÊM MỚI và CẬP NHẬT DỰ ÁN:

1 Thêm mới:

- Từ TASK DỰ ÁN chọn trên thanh công cụ mục Thêm mới

Giao diện:

Ví dụ:

- Mục nhân sự tham gia: có thể chọn theo danh sách hoặc nhập tên tại phần tìm kiếm Sau khi điền thông tin, anh(chị) chọn mục thêm

mới

Giao diện sao khi thêm dự án:

2 Cập nhật:

Từ tab TASK DỰ ÁN chọn tên dự án sau đó click chọn Cập nhật trên thanh công cụ

Giao diện

3 Xem người phụ trách dự án:

Trên TASK DỰ ÁN chọn dự án muốn xem, người phụ trách hiển thị sau sơ đồ Gantt tương ứng

III HƯỚNG DẪN THÊM MỚI CÔNG VIỆC TRONG DỰ ÁN

Từ TASK DỰ ÁN: anh(chị) click chọn tên dự án sau đó double click vào tên dự án hoặc chọn mục chi tiết trên thanh công cụ và chọn mục thêm mới

Giao diện:

Bao gồm:

- Loại dự án: Hiển thị danh sách loại dự án gồm : công việc theo dự án

và công việc hằng ngày (mặc định công việc theo dự án)

- Tên dự án: Hiển thị danh sách dự án Khi nhập cần chọn tên dự án phù hợp

- Task: Hiển thị loại công việc gồm có: Parent và child

- Tên Task: tên công việc

- Mục tiêu: nhập mục tiêu công việc, gồm có 2 lựa chọn:chữ và số

+ Khi chọn mục tiêu bằng chữ mà có thêm công việc con thì phần tỉ trọng cần phải nhập vào

+ Khi chọn mục tiêu bằng số thì phần tỉ trọng không cần nhập Hiện tại phần mục tiêu là chữ thì không cần nhập tỉ trọng

- Người phụ trách:

- Người hỗ trợ:

- Ngày bắt đầu và kết thúc

- Ngân sách:

- Tỉ trọng:

- Báo cáo: loại báo cáo(ngày, tuần, tháng)

- Vị trí: vị trí của task trong dự án

- File: file kèm theo task

- Ghi chú

Ví dụ: Tạo công việc cha và công việc con có mục tiêu là chữ

Giao diện sau khi thêm công việc

Tạo công việc cha và công việc con có mục tiêu là số

IV HƯỚNG DẪN THÊM MỚI VIỆC HẰNG NGÀY (cho từng user):

Từ thanh công cụ anh chị click vào Việc hằng ngày sau đó chọ Thêm mới

Do hiện tại là user quản trị dự án nên chỉ tạo được công việc hằng ngày cho user quản trị Các mục còn lại tương tự như thêm mới công việc cho

dự án

Các công cụ Việc đã giao, Việc Hỗ trợ, Việc cá nhân:

- Việc đã giao: hiển thị tất cả các công việc của từng dự án

- Việc hỗ trợ: Hiển thị những công việc cần hỗ trợ

- Việc cá nhân: Hiển thị công việc hằng ngày của cá nhân hoặc công

việc theo dự án của cá nhân

V HƯỚNG DẪN XEM BÁO CÁO

Đối với nhân sự tham gia dự án chỉ được xem báo cáo hiệu suất tổng hợp trên những công việc được giao, đối với người quản trị dự án sẽ xem được toàn bộ công việc của dự án (đang hoàn chỉnh)

Từ TASK DỰ ÁN chọn tên dự án sau đó chọn Hiệu suất tổng hợp trên thanh tác vụ

B: PHẦN USER THAM GIA DỰ ÁN

I HƯỚNG DẪN CẬP NHẬT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN:

Anh chị đăng nhập vào địa chỉ: ksi.imexpharm.com theo user và password được cung cấp

Trong mạng LAN công ty anh(chị) vào địa chỉ: 192.168.1.244

Sau khi đăng nhập anh chị sẽ được thông báo những công việc nào cần thực hiện và hỗ trợ

Đề cập nhật tiến độ công việc anh chị chọn tên công việc sau đó chọn trên thanh công cụ mục Tiến độ

Anh chị chọn ngày(tuần,tháng) cần báo cáo (ví dụ này do dự án chọn loại báo cáo là ngày) sau đó nhập giá trị vào mục Hoàn thành thêm

(Hiện tại không cần chọn ngày báo cáo)

Giao diện sau khi cập nhật:

HƯỚNG DẪN CẬP NHẬT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN QUÁ HẠN:

Cập nhật tương tự như công việc đúng tiến độ

Giao diện:

II HƯỚNG DẪN THÊM MỚI VIỆC HẰNG NGÀY:

Từ thanh công cụ anh chị chọn Việc hằng ngày sau đó chọn thêm mới

Các công cụ Việc đã giao, Việc Hỗ trợ, Việc cá nhân:

- Việc đã giao: hiển thị tất cả các công việc của từng dự án

- Việc hỗ trợ: Hiển thị những công việc cần hỗ trợ

- Việc cá nhân: Hiển thị công việc hằng ngày của cá nhân hoặc công

việc theo dự án của cá nhân

III HƯỚNG DẪN XEM BÁO CÁO HIỆU SUẤT TỔNG HỢP:

Từ tab Quản lý Task anh chị click chọn tên dự án sau đó chọn Hiệu suất tổng hợp

IV HƯỚNG DẪN THÊM KHÓ KHĂN KHI THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Từ thanh công cụ anh chị click chọn FeedBack

V Hướng dẫn xem các công việc cần hỗ trợ

Tại giao diện chính anh chị chọn công cụ Việc hỗ trợ

Màn hình sẽ hiện thị các dự án có các công việc cần hỗ trợ Anh chị chọn dấu “+” tại mỗi dự án

để hiển thị các công việc cần hỗ trợ

Danh sách công việc hỗ trợ