162 Quản lý thời gan là: tuân thủ nghiêm khắc mọi quy tắc trong công việc, để bọ biết trong một ngày có vài thời điểm bạn không thích bị quấy rây; cách thứ hai là: để người ta không th
Trang 1162 Quản lý thời gan
là: tuân thủ nghiêm khắc mọi quy tắc trong công việc, để
bọ biết trong một ngày có vài thời điểm bạn không thích
bị quấy rây; cách thứ hai là: để người ta không thể
suy đoán được thói quen gid giấc của bạn, như vậy sẽ không
ai biết được có thể tìm gặp bạn vào lúc nào, cả hai cách này đều không đáng được khuyến khích sử dụng: Nhưng nếu bạn cảm thấy những nguyên tắc công việc mang tính nghiêm túc có thể giúp công việc đạt đến một trạng thái tốt nhất, trong tình trạng như vậy thì không lý gì mà bạn lại không áp dụng một trong hai phương pháp trên Quan trọng nhất là phải áp dụng những sách lược rõ ràng,
bị phá hoại bởi ý muốn bất kể thời gian không gian nào của con người
._ Giới thiệu một số sách lược
Có một số sách lược mang tính hiệu quả cao, chúng vừa
có thể được sử dụng một cách độc lập, vừa có thể được sử - dụng tổng hợp, cách nào cho hiệu quả: tốt thì sử dung cách
đó, những sách lược hữu hiệu nhất có thể kể đến như:
„ Đừng mở-toang phòng làm việc của bạn, ngoại trừ công việc của bạn luôn rất cần khuyến khích người
ta đi vào để trao đổi bàn bạc với bạn Đối với một số người, nhất là những người có cá tính hướng ngoại, năng động, thường có thói quen mở toang cửa phòng
Trang 2Chương 6: Bạn và người khác 168
làm việc, như vậy họ có thể nhìn thấy được sự sôi động bên ngoài.phòng làm việc, chứ không phải chỉ suốt ngày cứ chui rúc trong vỏ ốc của mình Nhưng
mở toang cánh cửa cũng có nghĩa là mời gọi người khác đến thăm viếng mình, cho dù là họ có công việc quan trọng muốn tìm gặp bạn để bàn bạc hay không Lúc nào cũng đóng chặt cửa phòng dường như đó là tín hiệu cho người ta biết bạn rất ghét chuyện giao tiếp, song, bạn không thể vừa muốn quần lý tốt thời gian lại vừa muốn luôn đóng vai trò chủ đạo trong các trường hợp giao tiếp
Có thể dán ba tấm biển báo trước cửa (nếu bạn thích
có thể đán nhiều hơn) Loại thứ nhất là 'xin cứ tự nhiên", loại thứ hai là "tôi đang bận rộn”, loại thứ ba
là "tôi rất bận rộn", và dựa vào tình hình thực tế mà luôn thay đổi chúng
Nhận biết rõ những đông nghiệp nào đến trao đổi với chúng ta thường vượt quá thời gian, dự trù những tình huống có thể vì họ mà mất nhiều thời gian, hé khi thời gian đành cho họ sắp hết, bạn nên dùng một hình thức nói chuyện nào đó kết thúc buổi nói chuyện của họ, bạn cần nói ra công việc cụ thể và thời gian giới hạn của mình, như "tôi nhất thiết phải hoàn thành công việc này trước bữa trưa." sẽ hay hơn "tôi có công việc cần phải làm ngay."; cũng tương tự như "X cần những tài liệu này trước ngày mai" sẽ hay hơn "tôi đang bận rộn với một công việc
gì đó vì X",
Cho người ta biết một lát sau bạn sẽ tiếp tục cuộc nói chuyện Giả sử đó là đồng nghiệp hoặc bạn bè của bạn, "một lát sau" có nghĩa là sau bữa ăn trưa hoặc vào giờigiải lao chiêu Nói rõ ràng việc này (thé
Trang 3164 Quảnlý-thời gian
'hiện bạn đã quyết định làm như vậy), chứ không phải chỉ thốt lên một lời mời gọi bay chỉ để đưa ra một vấn đề chung chung cho có mà thôi (điều đó thể hiện chuyện này còn cần phẩi thảo: luận tiếp nữa)
Ví dụ: "chúng ta sẽ thảo luận tiếp chuyện này vào bữa
ăn trưa nay" sẽ hay hơn "chúng ta sẽ thảo luận tiếp chuyện này vào bữa ăn trưa nhé?",
ø Thông báo cho mọi người biết về việc bạn quyết định chuẩn bị quản lý thời gian sao cho có hiệu quả hơn (xem chương 4), đảm bảo sao cho các đồng nghiệp của bạn biết được chỉ tiết cụ thể về một:số cách làm của bạn Tuy làm như vậy sẽ không ngăn cần được nhiều người trong'số họ đến quấy rầy bạn trong những lúc bạn không tiện tiếp khách, nhưng lại có thể dã.đàng cho người ta biết là bạn đang rất bận rộn
«Nếu bạn có thư ký riêng, bạn nên đặn dò thư ký phải giải thích rõ cho người đến thăm viếng bạn trong lúc bạn không muén bi quấy rầy, và yêu cầu họ để lại lời nhắn Những người khách không mời mà đến thường không để lại lời nhắn Cho dù thư ký có ghỉ lại lời nhắn, thì thời gian để đọc và xử lý những lời nhắn
đó đó sẽ ít hơn nhiều,so.với thời gian cần cho những cuộc nói chuyện trong thực tế
« Trong tình trạng cho phếp, nếu có chuyện cần bàn bạc, thì thà vào phòng làm việc của:người đồng nghiệp thích nói huyên thuyên còn hơn là bàn bạc ngay tại phòng của bản Làm như vậy sẽ dé đàng kết thúc buổi nói chuyện dài bất tận đó hơn, nhất là trong những lúc bạn ở trong tư thế đứng thì càng tiện hơn nữa Nếu bất đắc dĩ cần phải thảo luận trong phòng làm việc của bạn, thì tốt nhất bạn nên sắp xếp buổi nói chuyện đó vào trước giờ ăn trưa, hoặc trước một
Trang 4Chương 6: Bạn:và người: khác 165 Công việc nào đó đã được quy định sẵn, như vậy buổi nói chuyện sẽ tương đối được kết thúc sớm hơn + Nếu xảy ra tình trạng tôi tệ nhất, thì khỏá trái cửa phòng làm việc lại, cúi đầu-và dùng tay bit chat tai lại, tiếp tục vùi đầu vào công việc của mình, nhự chính công việc này đang quyết định sự sinh tôn của bạn vậy (những trở ngại phát sinh từ những công việc khẩn cấp sẽ bắt buộc bạn phải tập trung toàn
bộ tỉnh thần để làm Việc, việc này'còn hơn bất kỳ một loại áp lực nào)
Trong tình huống người ta đích thân đến phòng'làni việc của bạn, những sách lược trên sẽ rất hữu hiệu, nhưng nếu trong tình huống nói chuyện qua điện thoại, tác dụng của chúng lại bị hạn chế khá nhiễu Tuy điện thoại cớ thể phát huy ưu điểm như tiết kiệm thời gian nếu được sử dụng thích hợp, nhưng đôi lúc nó lai trở thành kề thù của thời gian Nõ vốn không bị hề hấn gì khi bạn đóng chặt cửa; nó cũng không nhìn thấy được tín hiệu bận rộn từ những tấm biển báo rhà bạn treo trước cửa, nó đột nhập vào phòng bạn trong lúc Bạn đang tập trung caö độ và vắt
óc suy nghĩ cách giải quyết một công việc nào đó, nó kiên quyết để những ngudi ba hoa, huyên thuyên khinh thường moi né lve tiết kiệm thời gian mà chúng ta đang cố gắng vươn tối Trong những trường hợp như vậy, bạn chi con cách là nhún vai một cách bất lực rà thôi, cho dù đối phương là một người-đanh tiếng như thế nào Song điều làm bạn cảm thấy an ủi là lúc ấy họ không thấy được vẻ mặt khó chịu của bạn thôi!
Bước đâu tiên để tránh lãng phí thời gian khi người ta gọi điện thoại cho bạn,“là doại bỏ di cảnh hàn huyén xa giao mA nén di thang vào vấn đề, cho dù những lời hàn huyện này có làm cho bạn cảm thấy thoải mái như thế nào
Trang 5166 Quản lý thời gian
đi nữa, và nó thường xuất hiện trước khi cuộc nói chuyện chính thức: được bắt đầu Cách tốt nhất là bạn đề nghị đối phương đặt thẳng vấn đề "Robin, tớ rất vui được nói chuyện với cậu, tớ có thể giúp được gì cho cậu?” sẽ tiết kiệm thời gian hơn là bạn nói "Robin, tớ rất vui được nói chuyện với cậu, lúc này cậu vẫn khỏe chứ?" Bước kế tiếp là ngay khi bắt đầu cuộc đối thoại, bạn nên chọ đối phương biết bạn có bao nhiêu thời gian để tiếp chuyện với họ như: "năm phút sau tớ phải tham dự một cuộc họp, chúng ta có đủ thời gian
để trò chuyện không?" hay 'từ sáng đến giờ tớ.đang bận rộn xứ lý một công việc mà phải xong trong ngày hôm nay, một lát tớ sẽ gọi lại cho cậu nhé!" Bước cuối cùng là học cách làm thế nào để dừng cuộc trò chuyện lại khi thời gian năm phút của bạn đã hết, hoặc làm thế nào để khiến đối phương trong tình trạng không có ý muốn ngưng cuộc đối thoại mà bạn vẫn quyết định kết thúc cuộc đối thoại Giả
sử đó là một cuộc đối thoại mang tính ép buộc, bạn sẽ không thể ngắt lời họ trong:lúc họ đang huyên thuyên không ngừng Nếu thực sự bạn muốn ngắt lời họ, chỉ còn cách là bạn nói rõ những gì bạn muốn nói Trong lúc bạn miễn cưỡng trò chuyện qua điện thoại với họ, họ thường có thói quen là người khác phải nghe họ nói, nếu không có gì đặc biệt liên quan đến công việc, sự kiên quyết của bạn sẽ làm họ dừng lại một cách kinh ngạc Bạn nên nói rõ là:
“Robin, tớ xin lỗi nhé, tớ buộc phải dừng lại ở đây thôi, vì công việc tớ đang làm dang dở, mà công việc này tớ lại phải hoàn thành trước bữa ăn trưa nay đấy, bây giờ đã muộn rồi Nếu cậu đồng ý, cuối tuần này tớ sẽ gọi lại cho cậu nhé.”
; Chú ý.là cách trả lời như vậy có ba đặc điểm: trước tiên
là bạn phải xác định rằng bạn có ý định kết thúc cuộc trò chuyện; kế đến là bạn giải thích nguyên nhân tại sao bạn
Trang 6Chương 6: Bạn và, người khác I6G7
phải làm như vậy; cuối cùng là bạn chủ động đưa ra lời mời
là sẽ gọi lại vào một thời điểm thích hợp:khác Giả.sử sau
đó người này vẫn muốn tìm cách tiếp tục cuộc trò chuyện như "trước lkkhi cậu đi minh chi muốn nói nhanh về chuyện nay ", lúc này bạn nhất định phải kiên quyết với họ "Robin, bây giờ tớ buộc phải-gác máy thôi, nhưng tớ mong là cuối tuân này tớ sẽ gọi lại cho cậu” Nên nhớ là chớ có nói lời xin lỗi hoặc thổa hiệp một cách độ lượng với họ theo kiểu
“xin lỗi nhé, Robin, nhưng tớ cân phai ", "Robin, cậu thấy đấy, tớ đành phải ", "vâng, tớ biết, nhưng tớ " một loạt các lời nói như vậy chỉ có thể mang lại một tín hiệu là bạn vẫn chưa đút khoát trong việc gác máy xuống
6.2.5 Giao tiếp với khách hàng
Xét về góc độ lý luận, giao tiếp với những khách hàng rắc rối sẽ đễ hơn nhiều khi giao tiếp với nHững đồng nghiệp hoặc bạn bè làm lãng phí thời gian, vì mối quan
hệ giữa bạn và khách hàng được thiết lập trên sự giao kèo và chính thức hơn nhiều Chính vì vậy mà trên thực
tế, nó thường khó hơn nhiều đấy, rất nhiều (đại đa số) khách hàng thường tìm đến ta với những câu-hỏi hóc:bứa,
có thể đó là những vấn đề hóc búa về cá nhân; gia đình hoặc công việc làm ăn, Nhưng, cho dù những câu hỏi đó
số liên can đến một tâm trạng buôn chán hay năng “suất sản xuất thì chúng đều có cùng một điểm chung, đốt với đương sự mà nói, những vấn đề này rõ ràng là bức thiết hơn nhiều so với mối âu lo về việc quản lý thời gian của bạn Đa số khách hàng thường không rắp tâm muốn làm lãng phí thời gian để thêm gánh nặng cho những người chuyên nghiệp luôn bận rộn như bạn, chẳng qua là họ vẫn chưa thật sự hiểu được những người chuyên nghiệp này phải nếm một mùi vị:như thế nào khi lâm vào một tình trạng đây áp lực vì phải chạy đưa với thời gian như vậy
Trang 7168 Quin iy thời gan
Đối với một số khácH hàng mà riói, cho dù cuộc sống của:
Họ có'nảy sinh những vấn đề gì đi nữa, sự khẩn trương-về thời gian thường không trổ thành một trong những vấn:
để khó khăn: Nói tóm lại, một số khách hàng vì quá chú tâm vào khó khăn của riêng mình nên: dấn: đến việc họ chẳng hề bận tâm đến tín hiệu xã giao mà»bàn đang cố thể hiện là bạn đang rất bận rộn
Song, có rất nhiều sách lược thích hợp dùng trong giao tiếp với bạn bè và đồng nghiệp đồng thời cũng thích hợp
áp dụng cho,các khách hàng của mình:
(1) Nếu hiện bạn bận đến nỗi không thể tranh thủ thời gian để tiếp chuyện với họ, thì đừng ngại gì mà không nói thẳng với họ, thà hoãn cuộc nói chuyện đến một thời điểm thích hợp còn hơn là cứ phải tiếp chuyện một cách không tập trung, để rồi cuối cùng hiểu sai ý của,
họ Tương tự, đừng cho rằng bạn cần đưa ra những lời xin lỗi dài dòng, những lời xin lỗi trong trường hợp này nghe
vừa có vẻ như là lời biện hộ cho mình, vừa có vẻ như đang
trốn tránh cảm giác tội lỗi vậy Bạn chỉ cần nói rõ hoàn cảnh của ‘minh là được "tôi đang chuẩn bị đi họp, nên hiện giờ không tiện tiếp tục cuộc nói chuyện", đồng thời sắp xếp buổi gặp mặt lần sau khi bạn có thời gian “chúng
ta sẽ gặp lại vào 2 giờ chiều thứ sáu tuần sau nhé” Đừng
bổ sung thêm những:câu saì lâm như: "đến lúc đó chúng
ta sẽ có nhiều thời gian hơn và tha hồ mà trò chuyện"; nếu không, khách hàng tưởng rằng họ sẽ có quyển sử dụng thời gian cA buổi chiều thứ sáu của bạn, mà thực chất lúc
đó bạn cbỉ rảnh rỗi hơn lúc này một chút mà thôi
{2) Nếu quả thật bạn phải trò chuyện với họ, ngay từ đầu Bạn nên nói cho họ biết bạn có bao nhiêu thời gian dành cho buổi nói chuyện (ví dụ: "chúng ta có thể trao đổi đến 3 giờ 45 phút") Tuy như vậy có vẻ hơi vội vàng một chút,
Trang 8Chương 6: Bạn và người Khác 169
nhưng bạn nên ghi nhớ nguyên lý thời gian Pareto ở chương
5 Néu ban cứ để cuộc nói chuyện tràn lan một cách tự nhiên, thì 80% những điều cần nói đáng lẽ chỉ cần dùng 20% thời gian là có thể điễn đạt xong mà giờ đây lại phải cần nhiều thời gian bơn nữa Song người ta có thể dùng đến hai giờ đồng hồ để nói những chuyện.,mà chỉ cần 15 phút là có thể nói xong, cách trò chuyện như vậy thường hướng người ta đi vào chủ đề chính một :cáth chậm -chạp, thậm chí có thể gây nên hậu quả là lãng quên đi những vấn
đề quan' trọng Để bạn khỏi rơi vào chiếc bẫy của nguyên lý thời gian Pareto, bạn nên sắp xếp thời gian dư dả một chút nhưng không được vượt mức một cách quá đáng, trừ khi trong quá trình trò chuyện, thời gian cho phép dường như không đủ để nói hết những vấn để quan trọng, nếu không bạn nên giữ nguyên tắc của mình
(3) Trong quá trình trò chuyện, nên đảm bảo đề tài nói chuyện không đi quá xa vấn đề bằng cách nói một cách
ôn tồn nhưng không kém phần nghiêm khắc (ông đang nói cho tôi biết về à?'); "chúng ta hãy trở lại vấn để nhé!"; "nếu ông nói thêm cho tôi biết về thì tốt quá!") Ngoài ra, phải đảm bảo bạn có dịp đặt vấn đề, để có được những thông tín từ trong buổi trò chuyện, cho đù những vấn đề này có làm sáng tổ những lời mài khách hàng chúng ta vừa nói hay không ("tôi hiểu như vậy có đúng không?"; “tôi cho rằng ông đang để cập đến ") hoặc liên quan đến việc thu thập những thông tin ngoài lễ ("tôi cần tìm hiểu thêm về ")
(4) Khi thời gian được hạn định trong buổi trò chuyện sắp hết, bạn nên "dự báo" cho khách hàng biết, Đừng chỉ nói đơn giản như: "chúng ta chỉ còn lại 5 phat thôi" , mà nên nói một cách uyén, chuyển nhưng vẫn không kém phần kiên quyết: "thời gian mà chúng ta còn lại là 5 phút,
Trang 9170 Quản lý thời gian
tôi muốn biết có phải chúng ta đã bàn hết những vấn đề chủ yếu " Đến lúc chia tay, bạn nên thể hiện thái độ vừa uyển chuyển vừa kiên quyết một lần nữa Nếu bạn ngồi trong phòng làm việc của khách hàng, đừng luôn miệng nói: "tôi phải đi đây.", sau đó lại do dự di chuyển về phía cửa một cách chậm chạp, mà nên nói: "tôi đành phải đi thôi", sau đó lập tức cất bước đi về phía cửa Trước khi bắt tay nói lời tạm biệt hoặc rời khỏi phòng, bạn nên mở toang cửa phòng ra, như vậy sau khi bạn nói lời tạm biệt
là có thể lập tức rời khỏi nơi đó, chứ không bị kéo vào
một cuộc thảo luận liên miên bất tận khác
Nếu bạn tiếp khách hàng trong phòng làm việc của mình, hễ khi bạn cảm thấy đã đến lúc kết thúc buổi nói chuyện thì nên lập tức đứng lên, nhưng mắt vẫn phải nhìn thẳng vào mắt vị khách hàng của mình Nếu ban doi mắt nhìn xa xăm đâu đó, tức là bạn đang cầm thấy ray rứt khi phải kết thúc buổi nói chuyện, hoặc là đang suy nghĩ đến những vấn để khác (cả hai hiện tượng này đều có thể làm khách hàng của bạn tập trung sự chú ý vào bạn, và có thể làm mất thời gian của bạn) Khi đi về phía cửa, đừng
đi trước khách hàng của mình, sau đó mở bật cửa ra, hành động này giống hệt như đang đuổi một con mèo đi lạc ra khỏi chỗ của bạn vậy Bạn cân đi song song với khách hàng về phía cửa, một tay vịn lên vai người đó một
cách thân thiện (nếu bạn cảm thấy như vậy là thích hợp) Vừa nói chuyện vừa với tay mở cửa sẽ lịch sự hơn là bạn đang thảo luận đến một nửa vấn để nào đó rồi đột nhiên
mở bật cửa ra Một kbi đã mở cửa phòng ra, bạn phải dam bảo cho vị khách hàng của mình biết được thời gian hẹn trước và cần thảo luận vấn để gì trong lần tới, sau đó kết thúc buổi nói chuyện một cách nhã nhặn
Trang 10Hiểu rõ mành muốn nói gì: biết chính xác mục đích mình gọi điện thoại
Chuẩn bị tốt những điều sẽ nói uà cách thức nói: trước khi quay số, hãy vạch sẵn những ý tưởng, vấn đề, thông tin trong đầu và cách thức diễn đạt Không gì đau khổ bằng sau khi bạn gác ống nghe xuống ban mới phát hiện minh đã bỏ sót một vài thông tin quan trọng Chuẩn bị sắn sàng cách đối phó khi gặp phải sự từ chối của đối phương: trước tiên hãy chuẩn bị tỉnh thần ứng phó đối với các hiện tượng ngoài ý muốn có thể phát sinh như sự giận dữ, sự hờ hững, sự bất hợp tác hoặc việc
sử dụng máy ghi âm điện thoại để đối phó bạn
kuôn mang theo lên mình tốt cả các tài liệu quan trọng: giả sử công việc mà bạn phụ, trách có liên quan đến các tài liệu, thì trước khi quay số điện thoại, bạn ñên thu thập đẩy đủ tài liệu và để trước mặt (điều nay |
có thể giúp:bạn tránh được trường hợp đang nói giữa chừng lại phải đặt ống nghe xuống để đáo dác đi tìm tài liệu, hoặc tôi tệ hơn là sau: này bạn phải gọi cho đối phương thêm vài lần nữa)
Chuẩn b‡ ghỉ chép: luôn đễ sẵn bút và giấy bên cạnh điện thoại
hi bắt ống nghe điện thoại lên nên đảm bảo: nghe rõ
họ tên của đối phương, nếu bạn không nghe rõ, hãy yêu câu đối phương nhắc lại một lần nữa Khi cần thiết nên 'yêu cầu đối phương dùng hình thức văn bản để đưa ra
Trang 11172 Quảndý thời gian
yêu cầu hoặc kiến nghị của mình; nếu nội dung cuộc điện thoại này là một sự mời gọi nào đó, bạn sẽ nảy sinh nhiều nghi ngờ về việc này, như vậy trước khi thực hiện các hành động, bạn nên yêu cầu đối phương viết các chỉ tiết ra và gửi đến cho bạn; đông thời cũng nên yêu cầu đối phương dùng hình thức văn bản để chứng minh tính xác thực của các thông tin và chỉ thị có liên quan
Nếu có thể, hãy xử lý cuộc gọi đó ngay: ngoại trừ điều kiện hoàn cảnh không cho phép bạn làm như vậy, hãy xử lý ngay những việc có liên quan đến cuộc điện
thoại sẽ tốt hơn là một lát sau bạn mới quay lại với nó,
vì nó sẽ làm tăng lượng công việc khi bạn phải bắt đầu
6.2.6 Biết nói "không"
Rhi giao thiệp với bạn bè, đồng nghiệp, thậm chí là khách hàng, vấn để lớn nhất mà chúng ta phải đối diện
là làm sao từ chối những yêu câu mà họ đặt ra cho rñình Chúng ta không muốn làm người khác buồn lòng, đôi khi nói "không" tức là chúng ta không thể tán thành hoặc ủng hộ ý kiến người khác, hoặc chúng ta thờ ơ trước sự yêu cầu của người khác Nhưng cuộc sống hiện thực là như vậy, chúng ta không phải là những con người toàn năng Nhiều người thường phan phiền với tôi trong các buổi hội thao khi ban về chuyên đề áp lực trong công việc
là họ luôn cầm thấy những công việc mà ho dang dam nhiệm thường vượt quá phạm vi năng lực của họ
Trước khi đi vào thảo luận những cách néi "khong"
hiệu quả nhất (hạn chế việc làm mích lòng người khác ở mức thấp nhất), bạn nên tự hỏi mình là trong cách làm biếc, bạn thuộc loại hình chú trong công:việc hay loại: hình chú-trọng mối quan hệ với con người (đối với một số
Trang 12Chương 6: Bạn và người khác 173
người mà nói, xu hướng của họ thảy đổi tuỳ theo sự thay đối của tình huống, trong một số tình huống, họ thuộc loại hình chú:trọng công việc, trong một số tình huống khác, họ lại thuộc loại hình chú trọng mối quan hệ với con người) Giả sử bạn thuộc loại hình thứ nhất, tức là bạn càng có xu hướng chỉ tập trung sự chú ý vào công việc, chứ không chứ trọng vào những mối quan hệ với con người có liên quan đến công việc, và đưa:ra những quyết định tương ứng của mình Nếu bạn thuộc loại hình thứ hai, tình trạng
sẽ ngược lại Rõ ràng là trong nhiều tình huống khác nhau, người thuộc loại hình chú trọng công việc sẽ dễ đàng nói 'không" hơn người thuộc loại hình chú trọng mối quan hệ với con người, vì sau khi nhận được sự mời gọi của người khác, người thuộc loại hình thứ nhất sẽ tự hồi: "mình có đủ năng lực để đảm đương chuyện ñày khong?" hode “minh có thực sự muốn làm công việc này không?", hoặc "mình có thể sắp xếp được thời gian để làm công việc này không?”, trong khi, người thuộc loại hình thứ hai chỉ có thể tự hồi mình: "mình có làm người này thất vọng không?"
Cách hồi nên làm việc theo loại hình nào là tốt nhất là cách hỏi rất sai lâm, cách làm việc lý tưởng nhất là có thể làm tốt cä hai loại hình Nhưng giả sử bạn thuộc người luôn chú trọng mối quan hệ với con người, luôn sợ làm mích lòng người khác, do đó bạn khá dè đặt đưa ra lời từ chối trong khi bạn rất muốn nói "không" với họ, mỗi lần người khác yêu cầu bạn làm một công việc nào đó, bạn đều phải buộc mình suy xét một cách tỉ mỉ những công việc có liêh quan Có thực tiễn không khi họ mong muốn mình làm việc này? Có thực tiễn không khi họ mong muén minh làm tốt công việc này?.Bạn có thể phối hợp
nó với công việc bạn đang làm không? Nếu thời điểm
Trang 13174 Quân ý thời gian
nhận việc vẫn còn cách khá xa thời hạn hoàn thành, thi bạn cững đừng cho rằng đến lúc ấy bạn sẽ rảnh rỗi hơn nhé Bạn nên áp dụng các:biện pháp tương tự để:làm rõ công việc của mình: Rốt cuộc thì công việc bao gồm những gì? Cần bao nhiêu thời gian? Giả sử ngay từ lúc bắt tay vào công việc, bạn đã cảm thấy áp lực công việc quá nặng, bạn có thể dự trù bước thoái lui trong khi chưa gây ra quá nhiều phiền phức không? Nếu câu trả lời cho bạn biết việc bạn tiếp nhận công việc này là một quyết định không sáng suốt, thì việc bạn gánh vác công việc này cũng không mang lại lợi ích gì đà đó là bổn phận cia ban hay cia người khác
Cho dù trên cơ bản những người thuộc loại hình chỉ chú trọng đến công việc đều không thể tránh khỏi những vấn để phát sinh khi họ nói "không” Nhưng đối với họ, những vấn đề này xuất hiện dưới những hình thức khác
nhau Ở đây, những khó:khăn mà họ thường phải đối
diện là làm thế nào để học cách trả lời bằng câu phủ định đứt khoát đối với những công việc mà họ không thích Làm như vậy, bước đầu có thể sẽ vấp phải vài khó kbăn, một công việc nào đó thoạt nghe có vẻ rất hấp dẫn, khiến người ta muốn bắt tay vào làm ngay, lúc này bạn phải nói với bản thân mình là, có lẽ sau này bạn sẽ bận tâm đến việc làm thế nào để thích ứng với những vấn để do công việc mang lại Nhưng, sau này mới bận tâm không có nghĩa là sẽ dễ dàng.hơn khi bận tâm vào những lúc này cho:dù những công việc đó có lôi cuốn người ta như thế nào đi: nữa, cách làm sáng suốt nhất là trước khi tiếp nhận nó, riên làm rõ xem có khả thi không khi gánh nhận
wó; một khi bạn đã nhận trách nhiệm, sau đó lại từ chối
thì sẽ:càng gây thêm: nhiều phiên phức thôi
Trang 14Chương 6: Bạn-và người khác 175
Những nhân tố khác thường gây nên sự khó khăn cho một sự việc nào đó là: nhu cầu của con người và từ nhu câu đó thường dẫn đến việc con người tự thổi phông mình lên Rõ ràng là những vấn để này rất cần sự nhận thức và thăm dò của cá nhân người đó, nhưng cần phải nói rõ là: nếu chúng ta gánh vác quá nhiều công việc, nhưng lại chưa
cố gắng hết năng lực của mình, điều này sẽ làm giảm uy tín và làm suy nhược ý thức tự trọng của bản thân mình Đối với những người có liên quan mà:nói, nếu chúng ta có thể làm việc trong một sự giới hạn thích hợp nào đó, và đảm bảo một phần năng lượng của chúng ta không những tiêu tốn cho số lượng công việc, mà còn tiêu tốn cho.chất lượng công việc, thì tình hình sẽ tốt hơn rất nhiều
6.2.7 Nguyên tắc nói "không"
Dưới đây là một số nguyên tắc nói "không", chúng sẽ
hỗ trợ rất nhiều cho những người đù là thuộc loại hình chỉ chú trọng công việc hay chỉ chú trọng mối quan hệ với
con người
» Tiến hành phân loại uè sắp xếp thứ tự đối uới những công 0iệc có thể bạn sẽ tiếp nhận Những lúc bạn quá bận rộn trong cuộc sống, bạn có thể quyết định chỉ tiến hành những cộng việc được sắp xếp ưu tiên Vào những lúc bạn bắt đầu cẩm thấy thanh thoi, ban cũng có thể suy xét đến những công việc được bạn sắp xếp ở những thứ bậc thấp hơn
« Bạn quyết định chuẩn bị lượng thời gian phải mất chò một công uiệc nào đó So với tình hình hiện tại,
có lẽ sẽ rất khả quan khi bạn quyết định gánh nhận một công việc rà phải đến 12 tháng sau mới có thể hoàn tất được; nhưng khi thời hạn càng đến gần, bạn phát hiện là người ta yêu cầu bạn kéo dài thêm thời gian có liên đưan đến công việc, hbặc yêu cầu bạn
Trang 15176 Quản lý thời gian
gánh vác thêm một công việc rất nên làm nhứng
đồng thời Tại đối nghịch với công việc hiện tại Nếu bạn không biết chắc sẽ tốn bao nhiễu thời gian cho công việc của mình, thì Bạn chỉ nên gánh nhận những công việc mà bạn có thể dự đoán được:
Dém bao rang ban khong bi người ta phát hiện là bạn chẳng có sự chuẩn bị gì cả Chúng ta thường rất:khó từ chối những yêu cầu của người khác khi chúng ta chẳng có sự chuẩn: bị gì cả, bạn phải luôn sấn sàng chấp nhận một sự'thật như thế này, trong một hoàn cảnh và điêu kiện nào đó, hầu như bạn đã được định đoạt sẵn là sẽ phải gánh nhận một công:việe nào đó,
vì vậy bạn nên chuẩn bị một số lời'hói trước, để có thể
từ chối yêu câu của người ta một cách nhã nhặn nhưng kiên quyết Nếu có điểu gì thắc mắc, bạn nên dành một ít thời gian để Suy ngẫm, nếu người ta yêu câu bạn phải lập tức nhận lời thì thật là không công bằng tí nào `
Đừng để người ta nhận ra lời nói của bạn có dấu hiệu đại náy Những lời xin lỗi quá nhiều hay quá chỉ tiết, sẽ không làm tăng sự kính trọng của người ta đối với bạn Bạn chỉ nên nói ra những lời bạn nên nói một cách rõ ràng và đứt khoái, và nên nắm vững điểm này Nếu có người cho rằng có thể bạn sẽ thay đổi ý định của mình, họ sẽ không ngừng tìm đến bạn, cho đến lúc bạn nhận lời mới thôi
Đừng cảm thấy bứt rút khi phải nói “thông” Giả sử bạn có đậy đủ lý do, tất nhiên bạn‹có quyên từ chối những yêu câu của người khác Nếu bạn cảm thấy ray rứt chỉ vì mình“đã nói "không', thì.rất có thể bạn sẽ buộc mình phải nhận hết yêu cầu này đên yêu cầu khác thôi, cho dù đó là những yêu cầu vô bổ.