Quản lý dự án trello

BÁO CÁO THỰC HÀNH MÔN HỌC TIN HỌC ỨNG DỤNGĐề tài:TÌM HIỂU VỀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN TRELLOSVTH:LỚP: ITS301_2021_D06 GVHD: ThS. Đào Quốc ThắngThành phố Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2021LỜI MỞ ĐẦUTừ lâu con người đã bắt đầu thực hiện việc lập dự án cho một công việc, đây là cách giúp cho công việc được hoàn thành đúng như dự định đề ra, cũng như giúp nâng cao năng suất khi làm việc. Và theo sự phát triển của nhân loại, việc lập dự án cho công việc cũng đã có những sự thay đổi đáng kể. Từ việc lập kế hoạch dựa trên lời nói, ghi chép thì hiện nay, việc này đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều bởi sự hỗ trợ của các phầm mềm công nghệ. Và một trong số đó là Trello.Trello là một phần mềm quản lý dự án được phát triển từ năm 2011 và hiện đang được quản lý bởi Atlassian. Là phương pháp quản lý dự án và tổ chức mọi thứ một cách dễ dàng, miễn phí, linh hoạt và trực quan từ việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ và phân tích khối lượng công việc. Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Trello giúp bạn trải nghiệm một cách dễ dàng cũng như cung cấp những công cụ để mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn.  NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU2NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN3MỤC LỤC4DANH MỤC HÌNH ẢNH5CHƯƠNG I:GIỚI THIỆU TỔNG QUAN61.Giới thiệu về Trello62.Chức năng63.Ưu, nhược điểm của Trello73.1.Ưu điểm73.2.Nhược điểm74.Giao diện và đăng nhập8CHƯƠNG II:MỘT SỐ THAO TÁC TRÊN TRELLO111.Tạo Organization112.Tạo một Board123.Đóng, mở Board134.Tạo danh sách các công việc (list)145.Tạo việc cụ thể (card)156.Các thao tác với card156.1.Giao diện 1 card156.2.Thêm thành viên166.3.Đăt nhãn cho card176.4.Tạo danh sách việc cần làm186.5.Tạo các công việc trong mục Việc cần làm196.6.Đăt deadline cho các card196.7.Đính kèm tài liệu cho Card206.8.Các thao tác trên card216.9.Viết bình luận cho card22KẾT LUẬN24DANH MỤC HÌNH ẢNHHình 1: Giao diện của Trello9Hình 2: Giao diện đăng nhập của Trello10Hình 3: Thiết lập thông tin cơ bản10Hình 4: Tạo một Organization mới11Hình 5: Hộp thoại Team members12Hình 6: Tạo lập bảng cho công việc13Hình 7: Thiết lập đóng, mở bảng13Hình 8: Giao diện khi đóng bảng14Hình 9: Giao diện khi mở bảng14Hình 10: Tạo danh sách công việc15Hình 11: Tạo việc cụ thể trong danh sách15Hình 1216Hình 13: Giao diện của card16Hình 14: Hộp thoại thiết lập danh sách thành viên17Hình 15: Đặt nhãn cho card17Hình 16: Hộp thoại tạo danh sách công việc18Hình 1718Hình 18: Bảng việc cần làm19Hình 1919Hình 20: Lập lịch cho công việc20Hình 21: Cửa sổ đính kèm công việc20Hình 22: Các thao tác trên công việc21Hình 2321Hình 24: Thẻ lưu trữ công việc22Hình 25: Ô viết bình luận cho card22 CHƯƠNG I:GIỚI THIỆU TỔNG QUAN1.Giới thiệu về TrelloTrello là một ứng dụng, phần mềm, công cụ quản lý công việc dùng để thiết lập và quản lý các đầu việc vô cùng logic hiệu quả. Tính năng nổi bật của Trello đó chính là quản lý công việc theo nhóm. Các công việc chung của nhóm thì thành viên chỉ cần nhìn qua là nắm được toàn bộ và công việc của mình. Trello sử dụng các mô hình bảng để quản lý công việc. Các dự án được thể hiện bằng bảng, trong đó có chứa các danh sách (tương ứng với danh sách công việc). Danh sách chứa các thẻ (tương ứng với nhiệm vụ). Thẻ có thể di chuyển từ danh sách này sang danh sách khác (thông qua việc kéo và thả). Người dùng có thể được gán cho mỗi thẻ. Người dùng và các nhóm làm việc có thể được nhóm lại thành các tổ chức.Trello là một công cụ Freemium, tức là bạn có thể xài miễn phí cho đến khi cần những tính năng nâng cao và đặc biệt chỉ có bản trả tiền mới có thì bạn mới phải trả. Có thể chạy trên nhiều nền tảng như web, điện thoại (IOS, Android) mà còn được chạy trên nền tảng máy tính Desktop. Có thể xem đây là một công cụ quản lý công việc hiệu quả đang được sử dụng phổ biến tại Việt Nam hiện nay.2.Chức năngTrello là một phần mềm hữu ích trong việc hỗ trợ bạn làm việc có tính hợp tác hơn và làm được nhiều hơn. Bao gồm các bảng, danh sách và thẻ, cho phép các bạn tổ chức và ưu tiên dự án của bạn một cách vui vẻ, linh hoạt và xứng đáng.Bạn có thể làm việc với bất kì nhóm nào. Dù là cho công việc, dự án phụ hay kỳ nghỉ cùng gia đình sắp tới, Trello sẽ luôn giúp tổ chức sắp xếp nhóm của bạn.Cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng. Đi vào chi tiết bằng cách thêm bình luật, tệp đính kèm, ngày hết hạn và trực tiếp hơn vào thẻ Trello. Cộng tác trên các dự án từ đầu đến cuối.Tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn với Butter. Tăng năng suất bằng cách giải phóng sức mạnh tự động hóa trong toàn bộ nhóm của bạn với Butler và xóa các tác vụ tẻ nhạt khỏi các danh sách việc cần làm của bạn với:Kích hoạt dựa trên quy tắcThẻ tùy chỉnh các nút bảngLệnh lịchLệnh ngày hết hạn3.Ưu, nhược điểm của Trello3.1.Ưu điểmDễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán trên màn hình. Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Các thao tác sử dụng cũng rất đơn giản. Theo dõi trực quan: Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, nên các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các todo list. Và chỉ cần nhìn vào giao diện, là nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất.Khả năng tích hợp lớn: Trello còn có ưu điểm đáng kể đó là khả năng tích hợp lớn khi sử dụng bản trả phí. Nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB3.2.Nhược điểmKhông lý tưởng cho các dự án có hàng trăm nhiệm vụ: Khi số lượng thẻ bắt đầu gia tăng, Trello trở nên khó sử dụng, bởi người dùng bắt đầu mất tầm nhìn vào những gì đã làm, và cần phải tìm kiếm thẻ nhiều hơn và thường xuyên hơn.Không phân cấp thành viên quản trị: Tất cả các thành viên tham gia dự án trên Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước. Sự phân quyền lỏng lẻo hoàn toàn không phù hợp nếu có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp độ doanh nghiệp.Môi trường giao tiếp kém: Mặc dù các thành viên có thể trao đổi trong các thẻ, tuy nhiên lại thiếu một giao diện cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Trello không có tính năng chat, vì vậy cần tích hợp với một công cụ giao tiếp khác như Slack.Không phù hợp cho quản lí thời gian: Với duy nhất một giao diện trải theo chiều ngang, Trello gây khó khăn cho người dùng trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc. Các thẻ được thiết kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc.Thiếu báo cáo công việc: Trello có thể là một công cụ tuyệt vời cho làm việc nhóm, nhưng lại thiếu đi nhiều tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý (ProjectTeam manager); trong đó phải kể đến việc báo báo. Trello không có một giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngay được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc được giao,...).4.Giao diện và đăng nhậpĐể sử dụng phầm mềm, trước tiên bạn cần tải phần mềm Trello trên website: https:trello.comviplatforms và tiến hành đăng ký tài khoản. Sau khi cài đặt, tiến hành khởi động phần mềm bằng cách click chuột vào icon Trello, trên giao diện chính bạn click vào ô: Login Hình 1: Giao diện của TrelloTrên giao diện đăng nhập, tiếp tục click chọn Continue with Google Hình 2: Giao diện đăng nhập của TrelloNhập đầy đủ địa chỉ Email và password của cá nhân hoặc tổ chức đã cung cấp. Sau đó chấp nhận chính sách và xác nhận địa chỉ Email của Trello và đăng nhập bằng Email vừa nhập.Sau khi thực hiện đăng nhập, Trello sẽ yêu cầu bạn khởi tạo nhóm. Nhập các thông tin yêu cầu và click vào Continue.

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HỒ CHÍ MINH

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2021

LỜI MỞ ĐẦU

Từ lâu con người đã bắt đầu thực hiện việc lập dự án cho một công việc, đây là cách giúp cho công việc được hoàn thành đúng như dự định đề ra, cũng như giúp nâng cao năng suất khi làm việc Và theo sự phát triển của nhân loại, việc lập dự án cho công việc cũng đã có những sự thay đổi đáng kể Từ việc lập kế hoạch dựa trên lời nói, ghi chép thì hiện nay, việc này đã trở nên đơn giản hơn rất nhiều bởi sự hỗ trợ của các phầm mềm công nghệ Và một trong số đó là Trello

Trello là một phần mềm quản lý dự án được phát triển từ năm 2011 và hiện đang được quản lý bởi Atlassian Là phương pháp quản lý dự án và tổ chức mọi thứ một cách

dễ dàng, miễn phí, linh hoạt và trực quan từ việc phát triển các kế hoạch, phân công nguồn lực cho dự án, theo dõi tiến độ và phân tích khối lượng công việc Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, Trello giúp bạn trải nghiệm một cách dễ dàng cũng như cung cấp những công cụ để mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN 3

MỤC LỤC 4

DANH MỤC HÌNH ẢNH 5

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN 6

1 Giới thiệu về Trello 6

2 Chức năng 6

3 Ưu, nhược điểm của Trello 7

3.1 Ưu điểm 7

3.2 Nhược điểm 7

4 Giao diện và đăng nhập 8

CHƯƠNG II: MỘT SỐ THAO TÁC TRÊN TRELLO 11

1 Tạo Organization 11

2 Tạo một Board 12

3 Đóng, mở Board 13

4 Tạo danh sách các công việc (list) 14

5 Tạo việc cụ thể (card) 15

6 Các thao tác với card 15

6.1 Giao diện 1 card 15

6.2 Thêm thành viên 16

6.3 Đăt nhãn cho card 17

6.4 Tạo danh sách việc cần làm 18

6.5 Tạo các công việc trong mục Việc cần làm 19

6.6 Đăt deadline cho các card 19

6.7 Đính kèm tài liệu cho Card 20

6.8 Các thao tác trên card 21

6.9 Viết bình luận cho card 22

KẾT LUẬN 24

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Giao diện của Trello 9

Hình 2: Giao diện đăng nhập của Trello 10

Hình 3: Thiết lập thông tin cơ bản 10

Hình 4: Tạo một Organization mới 11

Hình 5: Hộp thoại Team members 12

Hình 6: Tạo lập bảng cho công việc 13

Hình 7: Thiết lập đóng, mở bảng 13

Hình 8: Giao diện khi đóng bảng 14

Hình 9: Giao diện khi mở bảng 14

Hình 10: Tạo danh sách công việc 15

Hình 11: Tạo việc cụ thể trong danh sách 15

Hình 12 16

Hình 13: Giao diện của card 16

Hình 14: Hộp thoại thiết lập danh sách thành viên 17

Hình 15: Đặt nhãn cho card 17

Hình 16: Hộp thoại tạo danh sách công việc 18

Hình 17 18

Hình 18: Bảng việc cần làm 19

Hình 19 19

Hình 20: Lập lịch cho công việc 20

Hình 21: Cửa sổ đính kèm công việc 20

Hình 22: Các thao tác trên công việc 21

Hình 23 21

Hình 24: Thẻ lưu trữ công việc 22

Hình 25: Ô viết bình luận cho card 22

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN

Trello là một ứng dụng, phần mềm, công cụ quản lý công việc dùng để thiết lập và quản lý các đầu việc vô cùng logic hiệu quả Tính năng nổi bật của Trello đó chính là quản lý công việc theo nhóm Các công việc chung của nhóm thì thành viên chỉ cần nhìn qua là nắm được toàn bộ và công việc của mình Trello sử dụng các mô hình bảng để quản lý công việc Các dự án được thể hiện bằng bảng, trong đó có chứa các danh sách (tương ứng với danh sách công việc) Danh sách chứa các thẻ (tương ứng với nhiệm vụ) Thẻ có thể di chuyển từ danh sách này sang danh sách khác (thông qua việc kéo và thả) Người dùng có thể được gán cho mỗi thẻ Người dùng và các nhóm làm việc có thể được nhóm lại thành các tổ chức

Trello là một công cụ Freemium, tức là bạn có thể xài miễn phí cho đến khi cần những tính năng nâng cao và đặc biệt chỉ có bản trả tiền mới có thì bạn mới phải trả Có thể chạy trên nhiều nền tảng như web, điện thoại (IOS, Android) mà còn được chạy trên nền tảng máy tính Desktop Có thể xem đây là một công cụ quản lý công việc hiệu quả đang được sử dụng phổ biến tại Việt Nam hiện nay

✓ Trello là một phần mềm hữu ích trong việc hỗ trợ bạn làm việc có tính hợp tác hơn

và làm được nhiều hơn Bao gồm các bảng, danh sách và thẻ, cho phép các bạn tổ chức và ưu tiên dự án của bạn một cách vui vẻ, linh hoạt và xứng đáng

✓ Bạn có thể làm việc với bất kì nhóm nào Dù là cho công việc, dự án phụ hay kỳ nghỉ cùng gia đình sắp tới, Trello sẽ luôn giúp tổ chức sắp xếp nhóm của bạn

✓ Cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng Đi vào chi tiết bằng cách thêm bình luật, tệp đính kèm, ngày hết hạn và trực tiếp hơn vào thẻ Trello Cộng tác trên các dự án từ đầu đến cuối

✓ Tự động hóa quy trình làm việc tích hợp sẵn với Butter Tăng năng suất bằng cách giải phóng sức mạnh tự động hóa trong toàn bộ nhóm của bạn với Butler và xóa các tác vụ tẻ nhạt khỏi các danh sách việc cần làm của bạn với:

+ Kích hoạt dựa trên quy tắc

✓ Dễ sử dụng: Giao diện làm việc của Trello giống hệt với các tờ giấy note được dán

trên màn hình Do vậy, bất kì ai nhìn vào cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng Các thao tác sử dụng cũng rất đơn giản

✓ Theo dõi trực quan: Trello được thiết kế dựa trên phương pháp quản lý dự án

Kanban, nên các giai đoạn công việc sẽ được phân chia thành các danh sách như các to-do list Và chỉ cần nhìn vào giao diện, là nhà quản lý đã nắm bắt ngay được tiến độ dự án một cách trực quan nhất

✓ Khả năng tích hợp lớn: Trello còn có ưu điểm đáng kể đó là khả năng tích hợp lớn

khi sử dụng bản trả phí Nếu bạn sử dụng gói Free, dung lượng file đính kèm chỉ

có 10MB nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số đó lên tới 250MB

3.2 Nhược điểm

✓ Không lý tưởng cho các dự án có hàng trăm nhiệm vụ: Khi số lượng thẻ bắt đầu

gia tăng, Trello trở nên khó sử dụng, bởi người dùng bắt đầu mất tầm nhìn vào những gì đã làm, và cần phải tìm kiếm thẻ nhiều hơn và thường xuyên hơn

✓ Không phân cấp thành viên quản trị: Tất cả các thành viên tham gia dự án trên

Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu trước Sự phân quyền lỏng lẻo hoàn toàn không phù hợp nếu có nhu cầu áp dụng Trello cho cấp

độ doanh nghiệp

✓ Môi trường giao tiếp kém: Mặc dù các thành viên có thể trao đổi trong các thẻ, tuy

nhiên lại thiếu một giao diện cho các bình luận chung về toàn bộ dự án Trello không có tính năng chat, vì vậy cần tích hợp với một công cụ giao tiếp khác như Slack

✓ Không phù hợp cho quản lí thời gian: Với duy nhất một giao diện trải theo chiều

ngang, Trello gây khó khăn cho người dùng trong việc quản lý thời gian chính xác của các công việc Các thẻ được thiết kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc

✓ Thiếu báo cáo công việc: Trello có thể là một công cụ tuyệt vời cho làm việc

nhóm, nhưng lại thiếu đi nhiều tính năng thiết yếu đối với vai trò của một người Quản lý (Project/Team manager); trong đó phải kể đến việc báo báo Trello không

có một giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngay được công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, những cá nhân nào đang đảm bảo được tiến độ công việc được giao, )

Để sử dụng phầm mềm, trước tiên bạn cần tải phần mềm Trello trên website:

https://trello.com/vi/platforms và tiến hành đăng ký tài khoản Sau khi cài đặt, tiến hành

khởi động phần mềm bằng cách click chuột vào icon Trello, trên giao diện chính bạn

click vào ô: Login

Hình 1: Giao diện của Trello

− Trên giao diện đăng nhập, tiếp tục click chọn Continue with Google

Hình 2: Giao diện đăng nhập của Trello

Nhập đầy đủ địa chỉ Email và password của cá nhân hoặc tổ chức đã cung cấp

Sau đó chấp nhận chính sách và xác nhận địa chỉ Email của Trello và đăng nhập bằng Email vừa nhập

Sau khi thực hiện đăng nhập, Trello sẽ yêu cầu bạn khởi tạo nhóm Nhập các

thông tin yêu cầu và click vào Continue

Hình 3: Thiết lập thông tin cơ bản

CHƯƠNG II: MỘT SỐ THAO TÁC TRÊN TRELLO

Trello cho phép việc tạo nhiều Organization/Team với những Project khác nhau Để

tạo nhóm mới, trên mục Team click vào dấu , sau đó thiết lập thông tin cho Team và chọn Continue

Hình 4: Tạo một Organization mới

Sau khi tạo xong Team, bạn có thể thêm thành viên bằng cách click vào team vừa

tạo và chọn Team members Nhập tên hoặc địa chỉ Email cần thêm vào nhóm và click

Invite to team

Trello hỗ trợ add members bằng nhiều cách tìm: Bằng Account, tên, địa chỉ Email

do Trello đã tích hợp với hệ thống Email của Google nên để tìm người dùng trong trường cần tìm bằng địa chỉ Email đầy đủ sẽ chính xác, ví dụ: tranquangkhaia6@gmail.com

Hình 5: Hộp thoại Team members

Sau khi đã tạo Organization trong Trello, để tạo một Board, bạn click vào Create

new board trong Your team boards

Đặt tên cho Board và chọn chế độ bao gồm: Private (cá nhân), Team, Public (công khai) Sau khi tạo Board thì bạn cũng có thể thêm thành viên khác vào cho từng Board cụ thể Thêm thành viên khác bằng cách click vào Invite, nhập Email hoặc tên người cần thêm sau đó gửi lời mời

Hình 6: Tạo lập bảng cho công việc

Trong một Organization có thể tạo nhiều Board, khi những Board đã hoàn thành, không cần dùng đến nữa người dùng có thể lựa chọn close Board thay vì xóa chúng Thao tác như sau:

− Chọn Board cần close, sau đó click vào Menu, chọn More và sau đó chọn mục

Close Board

Hình 7: Thiết lập đóng, mở bảng

− Ngược lại để mở lại các Board bị đóng, click chuột vào nút Board ở góc trên bên

trái cửa sổ Trello Sau đó bấm vào See closed board…

Hình 8: Giao diện khi đóng bảng

− Sau đó chọn Re-Open những Board muốn mở lại

Hình 9: Giao diện khi mở bảng

4 Tạo danh sách các công việc (list)

Danh sách thường là quy trình làm việc hoặc quá trình Để tạo một danh sách công

việc mới ta thực hiện click vào Add a list trên Board đã tạo Sau đó đặt tên và click vào

Add list

Hình 10: Tạo danh sách công việc

Trong mỗi danh sách sẽ có nhiều card, mỗi card là một công việc cụ thể Để tạo

card ta thực hiện click vào Add card trên list vừa tạo, tiến hành đặt tiêu đề cho card và

sau đó thêm card

Hình 11: Tạo việc cụ thể trong danh sách

6.1 Giao diện 1 card

− Để vào giao diện của 1 card, người dùng click vào card đã tạo trước đó

Hình 12

− Giao diện chính của card:

Hình 13: Giao diện của card

6.2 Thêm thành viên

Để thêm thành viên vô card, người dùng click vô Thành viên ở phần Thêm vào

thẻ, sau đó nhập địa chỉ email đầy đủ của thành viên cần thêm vào ô Tìm kiếm thành viên, sau đó nhấn Enter

Hình 14: Hộp thoại thiết lập danh sách thành viên

Chú ý: Thành viên của card chỉ được lựa chọn trong danh sách Thành viên của

Board phía trước

6.3 Đăt nhãn cho card

Để thuận tiện trong việc phân loại công việc theo ý muốn, người dùng có thể đặt

các nhãn cho từng loại công việc ấy

Cách thực hiện: Trong giao diện của card, click chọn Nhãn ở phần Thêm vào thẻ, sau đó chọn màu sắc

Hình 15: Đặt nhãn cho card

6.4 Tạo danh sách việc cần làm

Việc cần làm là tập hợp các việc nhỏ trong 1 công việc (card), mỗi việc nhỏ trong Việc cần làm được tạo ra cho phép người dùng đánh dấu đã hoàn thành hoặc chưa hoàn

thành Cách thực hiện:

+ Click vào mục Việc cần làm:

Hình 16: Hộp thoại tạo danh sách công việc

+ Đặt tên cho việc cần làm vào mục Tiêu đề

+ Click vào thêm

Hình 17

6.5 Tạo các công việc trong mục Việc cần làm

− Nhập tên việc vào mục Thêm một mục, Click Thêm

Lưu ý: Hoặc người dùng có thể copy trong file word danh sách các công việc và

paste vào mục Thêm một mục, mỗi xuống dòng bằng Enter của word sẽ được tách thành

1 công việc trong Việc cần làm

Hình 18: Bảng việc cần làm

− Khi công việc được hoàn thành, người dùng đánh dấu vào ô vuông, đánh dấu công việc được hoàn thành

Hình 19

6.6 Đăt deadline cho các card

− Click vào mục Ngày hết hạn, chọn ngày deadline, click Lưu

Hình 20: Lập lịch cho công việc

Lưu ý: Người dùng có thể đặt thời gian bắt đầu công việc ở mục Ngày bắt đầu,

có thể cài đặt thông báo thời gian deadline ở mục Thiết lập nhắc nhở

6.7 Đính kèm tài liệu cho Card

− Người dùng có thể đính kèm tài liệu là các file text, ảnh, pdf… cho card bằng

cách click vào nút Đính kèm

Hình 21: Cửa sổ đính kèm công việc

− Các mục đính kèm có thể được tải lên từ máy tính của người dùng, trello, google drive, dropbox, box, onedirve hoặc các địa chỉ của liên kết

− Người dùng có thể xóa bỏ mục đã đính kèm theo

6.8 Các thao tác trên card

Hình 22: Các thao tác trên công việc

− Người dùng có thể di chuyển, copy card sang nơi khác

− Muốn bỏ 1 card ra khỏi Board click vào nút Lưu trữ

− Nếu 1 card đã bị Lưu trữ, nó sẽ không còn hiển thị trong Board nữa, chỉ có admin của Organnization mới có thể khôi phục lại card đã bị Lưu trữ bằng cách:

+ Ra ngoài giao diện của Board, sau đó click Hiện menu

Hình 23

+ Sau đó click vào dấu … Thêm, sau đó vào mục Thẻ đã lưu trữ, sau đó click vào mục Hoàn trả vào bảng

Hình 24: Thẻ lưu trữ công việc

6.9 Viết bình luận cho card

− Ở ô Viết bình luận, người dùng có thể viết vô những nhắc nhở, nhận xét,…

− Người dùng có thể xóa, chỉnh sửa, trả lời các bình luận

Hình 25: Ô viết bình luận cho card

Chú ý:

− Các Thành viên thuộc Board có thể xem và thực hiện tất cả các hoạt động trong

Board theo quyền đã được phân trong Organization

− Các Thành viên thuộc card cũng có đầy đủ quyền như trong Board, tuy nhiên khi

có thay đổi trong card thì chỉ những Thành viên thuộc card mới được gửi Email thông báo

KẾT LUẬN

Giữa thời thế công nghệ lên ngôi, thị trường cạnh tranh khốc liệt, các phần mềm quản lý công việc ra đời đem tới lợi thế tốc độ, năng suất vượt trội cho doanh nghiệp, và

là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại

Trong đó, Trello là một cái tên nổi bật, đây là công cụ quản lý công việc hiệu quả, cho dù là bạn muốn sắp xếp công việc cho cả nhóm hay đơn giản chỉ là muốn quản lý công việc cá nhân để tăng năng suất làm việc của chính bản thân Trello được xây dựng dựa trên phương pháp Kanban Giao diện của Trello là một bảng thông tin, trực quan hoá công việc với các cột tương ứng với trạng thái (ví dụ: To do, Doing và Done) Với thiết

kế tối giản và cách sử dụng đơn giản, đội nhóm có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello, chỉ với thao tác kéo và thả đơn giản Vì thế, Trello sẽ phù hợp nhất cho các team Agile từ 3 - 10 người với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, cộng tác hiệu quả, nhanh gọn