Hướng dẫn sử dụng Office

Hướng dẫn sử dụng Office

2007

Tài liệu dành cho nhân viên văn

phòng

và người phân tích số liệu.

Sử dụng MS Excel.

Chương 1: Các khái niệm cơ bản về bảng tính.

 Trình bày dưới đây dựa trên version Microsoft ® Excel 2002 Nếu bạn đang dùngversion khác thì có thể bạn gặp đôi chút khó khăn về giao diện Tuy nhiên ở cácversion khác vẫn có thể tìm thấy các chức năng tương ứng trong các Menu hoặccác cửa sổ dialog liên quan Ngoài ra để người dùng khỏi bối rối khi tìm kiếm cácchức năng, các hướng dẫn dưới đây đều thực hiện từ menu

 Khởi động:

Click trên biểu tượng của Excel bằng cách duyệt trên Desktop hoặc theo thứ tự [Start-> Program -> … ]

 Các khái niệm cơ bản:

Giao diện thông thường

của Excel cũng giống nhưcác ứng dụng khác chạytrên Windows bao gồmthanh tiêu đề, thanhMenu, các thanh công cụ.Tuy nhiên có một thanh

đặc biệt, đó là thanh công thức Ở bên trái

thanh này có một combobox để chỉ định địa chỉ ôđang được lựa chọn Núttam giác của ô đó để cốđịnh/bỏ cố định ô đang

lựa chọn Nút fx để lựa

chọn hàm cần chèn vào công thức và khung bên phải để soạn thảo/điều chỉnh côngthức

Mỗi bảng tính (Workbook) bao gồm nhiều tờ (Spread Sheet) Mặc định khi mở mới một bảng tính (Bookx) ta có 3 tờ chờ sẵn lần lượt là Sheet1, Sheet2, Sheet3 để làm

việc Mỗi tờ được phân thành nhiều cột (column) đánh chỉ số từ A đến Z,AA đến AZ,v.v…đến ZZ và nhiều dòng đánh số từ 1 đến (không giới hạn số dòng) Giao của mộtcột và một dòng gọi là một Ô (Cell) Ô chính là nơi nhập dữ liệu Dữ liệu trong một ô

được xem như một đơn vị dữ liệu toàn vẹn và thuộc một loại (category) dữ liệu nhất

và dấu chấm thập phân, dấu

trừ trước số âm và sẽ được

sử dụng trong các phép tính

số học)

Date (Bao gồm các dữ

liệu có ý nghĩa ngày tháng

và được thể hiện dưới một

dạng thức riêng phù hợp

với kí pháp có tính chất địa phương quen thuộc của người dùng)

Thông thường để phù hợp với kí pháp ngày tháng của người Việt nên định nghĩa

loại dữ liệu ngày (custom) theo định dạng: dd/mm/yyyy.

Các loại dữ liệu khác có thể được Excel hỗ trợ là:

Anh

Dạng hiểnthị

Dạng hiển thị không ảnh hưởng gì đến tính chính xác của các phép tính.

MS Excel hoạt động thích hợp

với người dùng hay không phụ

thuộc rất nhiều vào chế độ hoạt

động của MS Windows Người

dùng phải quan tâm xem xét các

cài đặt cho Regional and

Language Options trước khi sử

Long date format: dddd dd

MMMM, yyyy (Ngày tháng bao

gồm cả thứ và tên tháng viết đầy

Display leading zero: 0.7

(Hiển thị chữ số 0 trước dấu

chấm thập phân đối với các giá

trị tuyệt đối nhỏ hơn 1)

List separator: Dấu phết (,)

Đây là dấu phân cách các tham

trị (parameter) trong công thức

Nếu buộc phải dùng dấu (,) cho

phần thập phân khi biểu diễn số thì chỗ này nên dùng dấu chấm phết (;) Khi đó phảisửa lại các công thức nếu không muốn Excel báo lỗi “The formula you type contains

an error”

Measurement system: Metric (Hệ đo: mét)

 Các thao tác cơ bản:

 Thêm một sheet: [Insert -> WorkSheet].

 Bớt một sheet: [Edit -> Delete Sheet]

 Đổi tên một sheet: Click chuột phải lên tên sheet và chọn Rename.

 Thay đổi độ rộng một cột: Đưa con trỏ chuột đến đường phân cách hai cột

ở hàng chỉ số cột Khi con trỏ đổi thành dạng mũi tên hai đầu thì kéo rêcon trỏ đến khi cột có bề rộng thích hợp

 Thay đổi độ cao một hàng: Đưa con trỏ chuột đến đường phân cách hai

hàng ở cột chỉ số hàng Khi con trỏ đổi thành dạng mũi tên hai đầu thì kéo

rê con trỏ đến khi hàng có chiều cao thích hợp

 Che bớt một cột/ nhiều cột: Chọn cột/ nhiều cột Click chọn lần lượt:

[Format -> Column -> Hide]

 Bỏ che một cột/ nhiều cột: Chọn vùng cột/ nhiều cột bị che Click chọn

lần lượt: [Format -> Column -> Unhide]

Trường hợp che/bỏ che một hàng/nhiều hàng: làm tương tự.

 Chọn một ô: Click chọn ô đó hoặc dùng các phím mũi tên di chuyển đến ô

đó

 Khóa/bỏ khóa một ô đã lựa chọn: Click nút hình tam giác kế địa chỉ cột.

 Chọn một block (một block là một nhóm các ô nằm trong một hình chữ

nhật): Cách thứ nhất : Dùng con trỏ chuột để kéo rê từ một ô ở một gócđến ô ở góc đối diện – Cách thứ hai: chọn ô ở một góc rồi kết hợp phímShift+ phím mũi tên để chọn (Nên dùng cách này)

 Giữ cứng một hàng/ một cột khi cuộn lên xuống bảng tính: Chọn ô kề dưới

hàng và kề bên phải cột đó Click chọn lần lượt: [Window -> Freezepanes]

 Bỏ giữ cứng một hàng/ một cột khi cuộn lên xuống: [Window ->

Unfreeze panes]

 Tách một sheet thành 4 khung để duyệt các ô một cách độc lập: Click chọn

vị trí ô tại đó sẽ tách sheet Click chọn lần lượt [Window -> Split]

 Bỏ tách một sheet thành 4 khung duyệt các ô một cách độc lập: Click chọn

lần lượt [Window -> Remove Split]

 Chọn màu dữ liệu

trong ô: Chọn ô vàclick chọn ở nút đặtmàu chữ

 Tô màu ô: Chọn ô (nhiều ô) và click chọn ở nút Fill color.

 Chọn Font cho dữ liệu trong các ô:

- Click chọn ô cần xác định Font Click chọn ở combo box Font

Lưu ý:

Việc xếp thứ tự trong các bộ font tiếng Việt chưa được thống nhất.Các dialog của Excel thường dùng font Arial là một bộ fontUnicode

Vì vậy nên:

 Nếu không sợ nhầm lẫn trong bảng tính hoặc bị xếp thứ tự

lung tung (tức là chẳng có thứ tự gì cả!) thì nên dùng tiếngViệt không dấu (mặc dù điều này rất khó coi!) hoặc chỉ nêndùng Font Unicode

 Chỉ sử dụng một bộ font cho toàn bộ bảng tính và tất cả các

bảng tính



Chương 2: Nhập liệu, tính toán, định dạng bảng tính.

I Nhập và điều chỉnh dữ liệu:

Dữ liệu nhập cho mỗi ô đang được chọn Nhập xong gõ phím mũi tên để

sang qua ô kế tiếp

Sửa chữa dữ liệu trong một ô: Chọn ô đó và gõ phím F2 Sửa xong phải nhấn

phím ENTER để xác nhận việc sửa chữa

Dữ liệu có chứa chữ cái thuộc bảng mẫu tự được xem là dữ liệu kiểu chữ(Text) và được canh lề trái (mặc định) Nếu dữ liệu chỉ gồm các chữ số và có thể có

một dấu chấm thập phân (Ví dụ: 1234.56) mặc định được xem là kiểu số (Number).

Nếu cần thiết chuyển đổi trở về kiểu chữ, ta gõ thêm dấu nháy (‘) trước dữ liệu đó (Vídụ: ‘1234.56)

- Nếu dữ liệu chỉ gồm các chữ số và có thể có một dấu chấm thập phân (Vídụ: 1234.56) mặc định được xem là kiểu số (Number) và được canh lề phải

- Đối với các version gần đây của Excel dãy kí tự gõ vào như 10/12/2006được Excel tự động hiểu đó là dữ liệu kiểu ngày (Date) Tuy nhiên ngườidùng phải xác định dạng hiển thị của vùng dữ liệu kiểu ngày (Vào [Format -

> Cells … chọn tab Number ] để định lại

- Đối với các kiểu dữ liệu khác: (Xem lại chương 1)

COPY dữ liệu: Chọn ô/ khối dữ liệu Gõ CTRL+C Khối dữ liệu này sẽ

được cất vào clipboard, sẳn sàng để copy Dời tới vị trí cần copy, gõ CTRL+V Có

thể COPY qua nhiều vị trí khác nhau Bỏ dữ liệu đang cất trong clipboard bằng cách

Trộn các ô với nhau: Chọn

các ô cần trộn (merge) với nhau.Nhấn nút trên thanh công cụ.Các ô sẽ được trộn với nhau Lưuý: Địa chỉ của ô đã trộn này là địachỉ của ô đầu tiên trước đó Nếutrong các ô để trộn có nhiều dữ liệuriêng tại mỗi ô thì sẽ có cảnh báochỉ giữ lại dữ liệu của ô góc trêntrái (cảnh báo: The selection contains multiple values Merging into one cell will keepthe upper-left most data only) Việc trộn một khối dữ liệu có thể làm sai lệch các thamchiếu (trong các công thức) đến các ô này trước đó Vì vậy để tránh làm sai lạc cáckết quả phải hết sức cẩn thận khi trộn (tốt hơn hết đừng trộn các ô dữ liệu dù giá trịchúng có đồng nhất với nhau đi nữa!) Hai hình kế bên là ví dụ về tác động đến côngthức ở ô E3 sau khi trộn hai ô D2 và D3

Bỏ trộn một ô:

Nhấp vào ô đang bị trộn Nhấp tiếp nút Lưu ý: Dữliệu trước đó của các ô đã bị trộn không thể hồi phục được

Khi dữ liệu nhập vào dài hơn chiều rộng của ô:

Dữ liệu kiểu Text: Văn bản sẽ tự động hiển thị tiếp tục trên các ô kế tiếpbên phải nếu các ô này chưa có dữ liệu, bị che bớt nếu ô kế tiếp bên phải

Việc hiển thị này không ảnh hưởng gì đến kết quả tính toán Muốn mởrộng bề rộng cột cho vừa khít với chiều dài dữ liệu hãy nhấp đúp tại đườngphân cách cột tương ứng trên thanh chỉ số cột.

II Định dạng bảng tính:

 Chọn toàn bộ vùng bảng tính cần định dạng Vào [Format -> Cells] chọnthẻ Border và thực hiện tương tự như định dạng table trong MS Word

III Khái niệm địa chỉ tương đối, địa chỉ tuyệt đối.

Mỗi ô, để có thể tham gia vào các phép tính, nghĩa là cho phép các ô khác tham chiếuđến, được xác định bằng một địa chỉ Có hai cách ghi địa chỉ ô:

- Địa chỉ tương đối: Mỗi ô được định địa chỉ bằng một cặp gồm chỉ số cột và chỉ sốhàng Ví dụ: ô H5 (Cột H, Hàng thứ 5) ô J12 (Cột J, Hàng 12)

- Địa chỉ tuyệt đối: Nếu hàng hoặc cột (hoặc cả hai) được giữ cố định trong các phéptính thì trước chỉ số hàng (hoặc cột) được ghi thêm dấu $ Ví dụ ô $H5, ô J$12, ô

$C$7

Mỗi block cũng được xác định bằng cặp địa chỉ ở các ô tại hai góc đối diện Ví dụ

block A5:T17 hoặc block $C$2:$J$10 Chú ý đến dấu hai chấm (:) trong kí pháp

này!

IV Equation:

Một equation (công thức) là một biểu thức bắt đầu bởi dấu bằng (=), sau đó là các cặp

dấu ngoặc tròn, các kí hiệu phép tính số học +,-,*, /, kí hiệu phép kết nối text &, cáctên hàm, các địa chỉ ô được tham chiếu đến, các dấu phân cách, các dữ liệu

Lưu ý không được tham chiếu lòng vòng (circular reference) Chẳng hạn tại ô J7 đã có

tham chiếu đến ô D7 thì tại ô D7 không được phép xây dựng một công thức thamchiếu trở lại ô J7 Trừ một vài trường hợp, một tham chiếu kiểu lòng vòng sẽ đượccảnh báo và có thể cho kết quả sai ở cả hai ô!

V Soạn thảo, điều chỉnh equation.

Soạn thảo:

Muốn đặt một công thức tại một ô Đầu tiên gõ dấu bằng = Sau đó gõ các kí hiệu toán

học hoặc các tên hàm Tham chiếu đến mỗi ô (hoặc mỗi block) được thực hiện bằngcách dùng con trỏ chuột click vào ô đó (hoặc dùng con trỏ chuột duyệt chọn block đó).Tham chiếu đến một ô hoặc một block có địa chỉ tuyệt đối cũng thực hiện như trênnhưng sau đó nhấn tiếp phím F4 để địa chỉ chuyển từ tương đối qua dạng địa chỉ tuyệtđối

Ví dụ trong hình bên đây chothấy công thức tại ô C2 Giá trịtại C2 bằng A2+B2

Copy công thức qua ô khác:

Dời con trỏ chuột đến nút hìnhvuông nhỏ ở góc dưới phải của ô

đã có công thức cần được copy.Con trỏ sẻ biến thành hình chữthập Kéo rê con trỏ này qua suốtvùng bạn định copy công thứctới

Các hình dưới đây cho thấy quátrình copy công thức từ ô C2 qua các ô từ C3 đến C6

Bước 1Bước 2

Điều chỉnh:

Việc điều chỉnh một công thức cũng giống như việc điều chỉnh một ô dữ liệu thôngthường: Chọn ô đó Nhấn F2 Sửa chữa công thức và cuối cùng nhấn phím ENTERKết quả

Xử lí lỗi: 1

Một công thức khi nhập vào có thể gây ra lỗi (hoặc không gây ra lỗi nhưng cho kếtquả sai) Các mắc mứu thường gặp là:

A) Sai cú pháp toán học (lỗi cú pháp – syntax eror):

- Phân bổ các cặp dấu ngoặc không đúng Thừa hoặc thiếu dấu ngoặc đóng ) Thông

thường đối với lỗi này Excel có thể đề nghị tự động sửa lỗi giúp

- Tham khảo đến một ô dữ liệu không thích hợp đối với phép tính

tương ứng

Hình bên cho thấy thông báo lỗi

#VALUE! do người dùng đã gõnhầm chữ O thay vì số 0 vào ô A2nên gây ra lỗi cho phép tính số học(A2+B2)

Hình bên đây cho thấy thông báolỗi #DIV/0! phát sinh do phép chiaA3/B3 khi B3= 0

5 / 0 = ?

- Gõ sai dữ liệu:

Dữ liệu kiểu chữ trongcông thức phải đượcđặt giữa hai dấu nháykép (“Text”) Tronghình bên lỗi #NAME!phát sinh do trongcông thức thay vì “A”người dùng đã gõ A(thiếu cặp dấu nháykép) nên Excel đã pháthiện ra đây không phải

là dữ liệu loại Text.Hình phía dưới là côngthức trong ô B2 đãđược sửa lỗi

1 Phần này bạn đọc sau cũng được Nhưng do đây mới chính là chỗ người học thắc mắc nhiều nhất nên người viết đặt ở vị trí này cho dễ tham khảo.

Dữ liệu loại này cũng có thể sai do gõ dư dấu khoảng trống ở cuối dòng trong các ô dữliệu (mắt thường không nhận biết được) Cũng có thể sai do dùng nhiều Font chữ khácnhau! Hai dữ liệu Text có thể hiển thị giống nhau nhưng thực chất là hai chuổi khácnhau! Để tránh loại lỗi này nên:

a) Đừng quên cặp dấu nháy kép Đừng gõ nhầm hai dấu nháy đơn thay cho mộtdấu nháy kép

b) Luôn luôn dùng thao tác COPY cho những dữ liệu text đồng nhất (giống) nhau.c) Chỉ dùng một font chữ mà thôi cho toàn bộ bảng tính

- Gõ sai dấu phân cách:

Bỏ sót dấu phân cách:

Việc bỏ sót dấu phâncách trong công thức

có thể gây ra lỗiphần giao giữa cácvùng dữ liệu Hìnhbên đây cho thấy lỗi

#NULL! xảy ra dotrong công thức tínhtổng hai vùng khônggiao nhau Hình thứhai cho thấy kết quảsau khi đã sửa lỗibằng cách thêm dấuphết (,) phân cáchhai vùng dữ liệuA1:B2 và C3:C5

Dùng dấu phân cách không đúng:

Dấu phân cách trong các công thức của Excel phụ thuộc định nghĩa trong Regionaland Language Setting của Hệ điều hành Windows (Xin xem lại chương 1) Đối với lỗinày thông thường Excel chỉ thông báo mà không xác định rõ lỗi gì Nếu đúng là lỗinày thì:

Hoặc: Sửa lại các dấu phân cách trong công thức

Hoặc: Phải đóng Excel Vào Regional and Language Setting để điều chỉnh Mởlại Excel để làm tiếp

- Tham chiếu lòng vòng:

Đây không hẳn là một lỗi Một

số trường hợp có thể buộc phảitham chiếu lòng vòng Tuynhiên sẽ có cảnh báo củaExcel

Hình 1: B2 =3*A2 (tham chiếu đến A2) Hình 2: A2 lại tham chiếu đến B2

Hình 3: Và cảnh báo của Excel.

Hình 4: Dấu hiệu có sự lòng vòng (Circular: B2)

B Sai ngữ nghĩa (sementic error) :

- Dùng địa chỉ tương đối thay vì địa chỉ tuyệt đối:

Sai lầm này làm các thamchiếu đến các ô cố định (vềmặt ngữ nghĩa) bị thay đổi,kéo theo kết quả không cònđúng Là một sai lầm rấtnghiêm trọng với các bảngtính lớn, dữ liệu nhiều, khóphát hiện ngay

Trong hình đầu tiên côngthức ở ô C2=500+B2*C6 có sai lầm! Lẽ ra công thức đó phải là:

=500+B2*$C$6

Sai lầm này lan truyền qua ôC3 thành =500+B2*C7 Vì ôC7 là ô trống nên dữ liệu ở ônày là 0 Kết quả sai! Nếucông thức ở C2 đúng thì ở C3phải là:

C3=500+B3*$C$6 (tức1250)

- Sai lầm trong phân tích vấn đề:

Lỗi này không dễ thấy vì Excel chỉ có thể nhận biết và báo được lỗi cú pháp Chỉ cóthể nhận thấy lỗi này khi quan sát sự bất thường trong các kết quả Bắt buộc phải xemxét lại một cách kỷ lưỡng ý nghĩa của từng công thức trong toàn bộ bảng tính!

- Sai lầm trong dữ liệu gốc:

Luôn luôn phải rà soát kỷ lưỡng dữ liệu để chắc rằng bạn đã không gõ sai dữ liệu gốc?

Để tránh những trường hợp dữ liệu gốc bị thay đổi ngoài ý muốn hoặc tránh nhữngngười không có thẩm quyền truy cập dữ liệu của bảng tính, Excel cung cấp hai mứcbảo vệ Mức thứ nhất: Bảo vệ một số vùng dữ liệu bằng cách khóa (locked) chúngkhỏi một số thao tác Mức thứ hai: Bảo vệ chống lại sự truy cập workbook ở mức file.Sau đây chỉ trình bày sự bảo vệ ở mức thứ nhất Phần còn lại xin các bạn đọc thêmHelp của Excel (Từ khóa (key word): protection)

Trước hết vì Excel mặc định tất cả các ô của bảng tính đều trong tình trạng khóa(locked) (nghĩa là nếu bạn Protect worksheet thì ngay cả bạn cũng không thể nào đụng

chạm tới bất cứ ô nào nếu không yêu cầu Unprotect) vì vậy để chỉ bảo vệ các ô dữ liệugốc cần lần lượt thực hiện như sau:

1 Click chọn tất cả các ô của bảng tính (click ở góc trên trái, nơi giao nhau của các chỉ

số cột và chỉ số hàng)

2 Thực hiện: [Format] -> Cells Chọn tab Protection và bỏ chọn ô Locked và ô Hide

Click OK Bây giờ tất cả các ô của bảng tính đã không còn trong chế độ khóa hoặc

ẩn dữ liệu

3 Chọn lại các block dữ liệu bạn muốn sẽ bị khóa.

4 Thực hiện: [Format] -> Cells Chọn tabProtection và chọn ô Locked Click

OK Bây giờ tất cả các ô của block này đã có chế độ khóa.

5 Có thể phải thực hiện lại bước 3 và 4nhiều lần nếu các bạn phải khóa nhiềublock rời nhau

6 Vào menu [Tools]->Protection->Protect sheet Cửa sổ dialog Protect

sheet hiện ra như hình bên Bạn đánh dấu kiểm vào ô chỉ cho phép người dùng truy cập các ô không bị khóa rồi

OK Bạn phải cấp cho Excel mật khẩu

đó người dùng phải có mật khẩu mới được !)

í do để gây ra các lỗi nói trên thì rất nhiều Trên đây chỉ minh họa một số trườnghợp thông thường Cuối cùng có một loại lỗi (#N/A) là lỗi Excel không xác địnhđược lí do! Nếu bạn tìm mãi không thấy được lí do bị lỗi Thường bạn nên bỏ đidấu = ở đầu công thức để công thức trở thành một chuỗi kí tự Vẫn lưu chuỗi này tại ô

bị lỗi Lúc nào rãnh sẽ xem lại! Dĩ nhiên một ô bị lỗi

có thể làm lỗi này lan truyền qua rất nhiều ô khác.Nên đánh dấu ô bị lỗi bằng một màu đặc biệt (màu đỏchẳng hạn)

L

Các tham chiếu xa:

Đôi khi trong một công thức xảy ra tham chiếu đếnmột ô ở một Sheet khác (của cùng workbook) hoặcmột ô của một workbook khác Một tham chiếu xanhư vậy cần một kí pháp đặc biệt trong công thức.Hai hình bên đây cho thấy sự tham chiếu của một ô

Dữ liệu trong Sheet 2

trong Sheet1 đếnmột ô trong Sheet2.Sheet2 chứa dữ liệu

về nợ tồn đọngtương ứng với danhsách trong Sheet1.Cột “Còn lại” trongSheet1 tham chiếucác ô trong Sheet1

và Sheet2 Lưu ýquan sát cú pháp củacông thức tại ô D3.Tham chiếu đến ôB3 của Sheet2 đượcghi là:

Sheet2!B3

Cú pháp tổng quát tham chiếu đến một ô là:

[TênWorkbook!][TênSheeet!]<Địa chỉ ô>

Trong trường hợp tham chiếu đến ô trong cùng workbook thì thành phần

TênWorkbook! có thể bỏ qua Trong trường hợp tham chiếu đến ô trong cùng Sheet thì thành phần TênSheeet! có thể bỏ qua.

V Hàm trong công thức: 2

Một hàm là một thủ tục tính toán được cài đặt sẳn trong Excel Cú pháp chung chomột hàm là:

TenHam(Tham số thứ nhất, tham số thứ hai,…)

Một hàm có thể không có tham số nào hoặc có nhiều tham số, có thể buộc sử dụng hếtcác tham số hoặc không Một tham số có thể là kết quả của một hàm khác (Ta nói:(các) hàm lồng nhau)

Ví dụ :

Max(A1:A4, C1: D6, Min(F2:G8))

Cho giá trị lớn nhất lấy trong các giá trị chứa trong các block A1:A4 , block C1:D6 và

giá trị nhỏ nhất củablock F2:G8 Trong

ví dụ này hàmmin() được lồngtrong hàm max()

Ví dụ:

Sheet 1 chứa công thức tham chiếu đến dữ liệu trong Sheet2.

Hình bên là một ví dụ về sử dụng hàm INT() trong bảng tính

Chương 3: In bảng tính.

 In ấn là chuyện thường ngày trong công tác văn phòng Các lỗi in ấn gây khánhiều phiền toái: Mất tiền và mất thì giờ Vì vậy có một hiểu biết tốt về in ấn làcần thiết Chất lượng việc in ấn phụ thuộc vào hai yếu tố:

 Có thiết bị in tốt, phù hợp với sản phẩm in mong muốn

 Thao tác điều khiển trang in thích hợp

I Thiết bị in:

 Máy in: Trên thị trường hiện nay loại máy in cho văn phòng nhìn chung

có thể chia làm 4 loại: Máy in kim (dot matrix printer) màu hoặc đen , máy

in laser (laser jet printer) màu hoặc đen, máy in phun mực (ink jet printer thường chỉ có máy in màu) và máy vẽ (Flat bed) Trừ máy vẽ, các máy incòn lại đều dùng phương pháp tạo hình bằng cách tạo các chấm mực hoặcthưa hoặc sát nhau (Haftoning) để tạo hình Giá máy in khác nhau nhiềutùy theo chất lượng in mà máy có thể cung cấp cho khách hàng Các tham

-số cần quan tâm khi lựa chọn máy in là:

 Độ phân giải (resolution): Là số chấm “mực” mà máy in có thể trải

ra trên một inch Số chấm này tính theo đơn vị DPI (dot per inch).Thông thường các máy in có thể cung cấp độ phân giải in 300 DPI,

600 DPI hoặc hơn tùy máy Lưu ý là độ phân giải này không nhấtthiết đồng nhất với độ phân giải của màn hình máy tính Vì vậy cái

gì thấy được trên màn hình máy tính không hẳn sẽ được in ra đúngnhư thế Đó là lí do vì sao trên menu [View] của các ứng dụng cómục Print Layout và có tùy chọn Print preview Dĩ nhiên DPI caohơn sẽ cho ra chất lượng in tốt hơn, hình ảnh rõ và sắc nét hơn

 Phân bổ màu trên một trang in: Màu sắc hiển thị trên màn hìnhmáy tính là màu phát xạ do tia âm cực tạo ra trên bề mặt màn hìnhbao gồm 3 màu cơ bản Đỏ (Red), Xanh lục (Green) và XanhDương (Blue) (còn gọi là hệ màu RGB) Còn màu sắc mà ta thấytrên trang giấy là màu tán xạ của ánh sáng chiếu rọi trên giấy trướckhi đến mắt, nên công nghiệp in dùng một hệ màu khác để đảmbảo tính trung thực của màu sắc trên trang in Đó là hệ màu CYMK(Cyan, Yellow, Magenta, blacK) Đó là lí do vì sao hộp mực in củamáy in phun mực màu có đến 4 màu và cũng là vì sao trong cáccửa sổ dialog chọn màu cho các đối tượng trên máy tính cho phépngười dùng lựa chọn giữa hai hệ màu RGB và CYMK Nếu bạnkhông cần trang in màu hoặc tách màu thì không cần quan tâm đếnđến mục này

 Khả năng in Duplex (in hai mặt của 1 tờ giấy) Các máy in thôngdụng trước đây thường không hỗ trợ khả năng này Nếu muốn inhai mặt thường các bạn phải in làm hai lần Lần đầu ra lệnh in chỉcác trang chẵn (hoặc lẻ) Sau đó ra lệnh in các trang còn lại Cáchlàm đó mất khá nhiều thời gian Giá máy in duplex thường rất đắt.Tuy nhiên hiện nay các máy in laser thường hỗ trợ in semi-duplex,nghĩa là bán tự động: Chỉ cần dùng tay lấy xấp giấy đã in xong đặt

trở lại vào ngăn giấy để in tiếp các mặt còn lại mà không phải thêmthao tác đặc biệt nào khác.

 Tốc độ in: Nếu bạn phải in nhiều thì tốc độ in là vấn đề rất đángđược quan tâm Thông thường máy in kim và máy in phun mựcđáp ứng tốc độ in 3 phút/ trang khổ giấy A4 Máy in laser có thểđạt tốc độ từ 3 trang/ phút đến 12 trang/phút khổ giấy A4 không kểtrang đầu tiên

 Khổ giấy tối đa có thể đáp ứng được: Các máy in phun mực vàmáy in Laser jet thông thường chỉ đáp ứng đến khổ giấy A4 Máy

in laser cho khổ A3 khá đắt nên thường không phải là một lựa chọncho văn phòng nhỏ Các văn phòng thường đầu tư cho máy in kim

để in khổ A3 Muốn in các khổ lớn hơn phải chọn các Flat bed

 Chi phí khai thác:

 Máy in kim thường dùng kỹ thuật đâm ma trận kim lênruban mực Ruban này sử dụng dạng vòng một mặt

Moebiüs để tạo cho chất lượng in đều nhau Giá thành trang

in có thể xem là chấp nhận được so với chất lượng in

 Máy in laser: không sử dụng mực mà sử dụng bột nhạy tĩnhđiện, gọi là toner, được cán nóng cho dính khắn lên giấy

Có lẽ đây là loại máy in cho chất lượng in tốt nhất … và chiphí in rẻ nhất Thông thường một hộp toner “xịn” giákhoảng 55 USD đến 75 USD cho phép in khoảng 3000trang A4 mật độ “mực” 5% trang in

 Máy in phun mực: Loại này để đảm bảo tốt chất lượng inbạn cần phải sử dụng loại giấy được chế tạo riêng cho nó.Khi đó bản in màu của bạn là “tuyệt vời” Tuy nhiên bạncần nhớ giấy này rất đắt tiền và bộ hộp mực in thôngthường chỉ có thể in khoảng trên dưới 200 trang thôi Giámột bộ hộp mực như thế có khi còn đắt hơn cả bản thân cáimáy in!

Vậy lựa chọn máy in nào là tùy thuộc bạn muốn chất lượng innào và “túi tiền” của bạn

 Giấy in: Mỗi loại máy in và chất lượng in mong muốn đòi hỏi bạn sử dụng

một loại giấy in khác nhau Thông thường trong catalogue của máy in sẽghi rõ bạn có thể (và cần) sử dụng loại giấy in nào

 Hãy đọc kỷ catalogue trước khi sử dụng máy in! Đừng tùy tiện sửdụng giấy in nào “vớ” được trong tầm tay Bạn sẽ làm hỏng máyin! Nhẹ nhất là bạn sẽ gặp phiền toái khi máy in kẹt giấy (jam)hoài Trong một số tình huống, xử lí jam là chuyện không dễ dàngchút nào, đặc biệt khi bạn “lỡ” làm rách nát tờ giấy bị jam tronghóc hẻm của máy in!

 Cần lưu ý giấy là chất liệu rất dễ hút ẩm, nhăn nhúm, bám bụi trên

bề mặt giấy Các tình huống đó đều dễ dẫn đến kẹt giấy, hỏng đầukim in (đối với máy in kim) hoặc hỏng drum (đối với máy in laser),hỏng đầu phun mực (đối với ink jet)

 Mực in: Bạn có thể “hà tiện” bằng cách bơm mực “lô” cho hộp mực máy

in laser (hay máy in phun mực) vừa hết hoặc “vuốt” cho ruban một lớpmực mới Tuy nhiên bạn đã đặt máy in của mình vào tình thế rất dễ hỏng(và sẽ không được bảo hành!) Bạn đang tiết kiệm được 50 USD bằngcách hy sinh một thiết bị giá đến vài trăm USD hoặc hơn

 Trình điều khiển in (driver): Mỗi máy in khi bán ra đều có đĩa driver đi

kèm Hãy cất an toàn đĩa này phòng khi phải cài đặt lại Dĩ nhiên có thể

MS Windows sẽ tự động nhận ra loại máy in của bạn và dùng một driver(dùng chung) thay thế Bạn sẽ vẫn in được nhưng thường với chất lượngkém xa dùng driver của chính nó, chưa nói tới bạn có thể mất đi một sốtính năng điều khiển máy in của riêng nó

II Cài đặt trang in:

 Page setup: Trước hết bạn cần chỉ định các yếu trong bảng tính cần được

in và bố trí trên mỗi trang giấy Vào [Format]->Page SetUp và điền đầy đủcác yêu cầu của bạn Các thông tin chủ yếu nên lưu ý như sau:

* Tab Page:

Bạn chọn hướng in của trang (Orientation): Theo chiều thẳng đứng (Portrait) hoặcxoay ngang (Landscape)

Nếu bảng tính cần in hơi nhỏ hơn hoặc hơi lớn hơn trang giấy bạn có thể chọn tỉ

lệ điều chỉnh (scaling) để vừa gọn trong trang (tính theo %)

Nếu cần bạn chỉnh tiếp các chi tiết về khổ giấy và độ phân giải của máy in chophù hợp

* Tab Margin:

Bạncần chỉđịnhcácyếu tốlề

(margin) khi in và cách cân chỉnh bảng tính trên trang in vào giữa trang (center onpage)

 Tab Sheet:

Đây là Tabquan trọngnhất.Trong tabnày bạn cóthể chỉđịnh:

- Phần nào của bảng tính được in ra (Print area)

- Dòng nào và/hoặc cột nào của bảng tính sẽ được in lập lại mỗi in quatrang mới (Rows to repeat at top và Columns to repeat at left)

Đối với các chi tiết này bạn chỉ cần dùng con trỏ chuột click vào hộp thoạirồi sau đó click duyệt trên bảng tính để chỉ định vùng cần thiết Trong hìnhtrên cho thấy mỗi khi in qua trang mới Excel sẽ in lại dòng 6 (tiêu đề).Điều này giúp trang in dễ đọc hơn, đặc biệt là đối với các bảng tính rất dài,rất rộng, in trên rất nhiều trang

Print to File:

Nếu bạn không có máy in! Lựa chọn này cho phép bạn xuất kết quả in ra File thay vì xuấttrực tiếp ra máy in Nếu bạn chọn chế độ này để in, chẳng hạn bảng tính HOSO1.XLS, thìmột file tên HOSO1.PRN sẽ được tạo ra trên máy của bạn Bạn có thể chép file này đếnmáy tính có kết nối máy in cùng loại máy in đã mặc định ở máy của bạn để in Tại đóchẳng cần đến Excel lẫn bộ font mà chỉ cần vào được Command prompt và gõ lệnh sau:

(Lưu ý tham số in /b)

Sẽ đỡ sai sót nếu trước khi in bạn xem thử trang in bằng cách click vào nút Preview



Chương 43: Các chức năng hỗ trợ đặc biệt.

I.Sắp xếp thứ tự (Sort):

Để sắp xếp dữ liệu của bảng tính theo một tiêu chí nào đó hãy chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp Bạn nên

chọn cả vùng tiêu để của bảngtính Trong hình bên đây là các ô

Họ tên, Mức lương và Phòng ban(block A1:C1) Để cửa sổ hộithoại dưới đây hiển thị đúng vănbản ở các tiêu đề bạn nên dùng

Font Unicode

Click chọn [Data] -> Sort Cửa sổ hội thoại

như hình bên Nếu vùng bạn đã chọn cóphần tiêu đề của dữ liệu hãy báo với Excel:

My list has Header row Đây là phần mặcđịnh Bạn phải chỉ định sắp xếp trước tiên

theo tiêu chí nào (Sort by) và rồi (then by)

theo tiêu chí nào nữa nếu dữ liệu trùng nhautheo tiêu chí trước Với mỗi tiêu chí đó bạn

có thể yêu cầu sắp xếp theo thứ tự tăng dần(Ascending) hay giảm dần (Descending).Excel cho phép bạn lựa chọn sắp xếp thứ tự

lần lượt theo tới 3 tiêu chí

Kết quả hình bên cho thấy vùng dữliệu A2:C6 đã được sắp xếp tăngdần theo Họ Tên Nếu Họ têntrùng nhau thì sắp xếp tăng dần

theo Mức lương

II Lọc dữ liệu (Filter):

Excel hỗ trợ hai cách thực hiện: AutoFilter và Advanced Filter

AutoFilter:

Chọn vùng dữ liệu cần lọc Nên chọn có cả phần tiêu đề Ở hình bên là vùng A1:C13

Click chọn [Data] -> Filter -> AutoFilter

Ở dòng tiêu đề sẽ xuất hiện các nút tam giácnhỏ trên mỗi cột dữ liệu Mặc định trên mỗicột dữ liệu hiện đang cho hiển thị tất cả (All)các dữ liệu của cột

Bạn có thể click chọn nút tam giác này đểyêu cầu:

* Hiển thị 10 số liệu trị cao nhất (Top 10)

* Cho hiển thị chỉ các giá trị liên quan nào

đó Trong hình bên là chỉ cho hiển thị các giá trị “Kinh doanh”

* Bạn cũng có thể chọn Custom để đặt một yêu cầu lọc dữ liệu đặc biệt theo ý mình

* Bạn có thể lập lại thao tác đó cho các cột khác

Dữ liệu hiển thị cuối cùng là phần giao thỏa

mãn tất cả các yêu cầu đó

Đây là kết quả sau thao tác lọc Muốn trả vềhiển thị dữ liệu ban đầu chọn All trên tất cảcác cột dữ liệu hoặc bỏ chọn AutoFilter trên

menu

Advanced Filter:

Bạn phải thiết kế vùng tiêu chuẩn để lọc Vùng tiêuchuẩn bao gồm một dãy ngang các ô tiêu đề sẽ thamgia tiêu chuẩn Các tiêu chuẩn kết nối với nhau theophép toán logic AND được đặt trên cùng một hàng.Các tiêu chuẩn kết nối với nhau theo phép toán logic

OR được đặt trên hai hàng khác nhau Giả sử bạnmuốn lọc ra dữ liệu trong bảng tính ở ví dụ trên đối

trong hai trường hợp: 1 (Phòng Kinh doanh VÀ Mức lương < 4500) 2 (Phòng Kinh doanh HOẶC Mức

lương < 4500) Trường hợp đầu vùng tiêu chuẩn đượcthiết kế ở block B15:C16 Trường hợp thứ hai vùngtiêu chuẩn được thiết kế ở block B18:C20 Sau khithiết kế xong vùng tiêu chuẩn Bạn click chọn [Data] -> Advanced Filter Ở cửa sổ hộithoại bạn cần xác định:

- Dữ liệu được lọc ra sẽ nằm tại chỗ (in-place)

Hay: Dữ liệu được lọc ra sẽ được copy qua chỗ khác (Copy to another location)

- Vùng dữ liệu để lọc (List range)

- Vùng đặt các tiêu chuẩn (Criteria range)

- Vị trí góc trên trái nơi kết xuất dữ liệu được lọc ra (Copy to) Bạn cần chú ý để

dữ liệu lọc ra không ghi đè lên các vùng đang có dữ liệu!

- Giữ lại một bản duy nhất các dữ liệu giống nhau (Unique records only) ?

Hình bên chothấy kết quả ứng với mỗi trường hợp thiết kế vùng tiêu chuẩn đối với cùng một vùng dữ liệu ban đầu Hãy lưu ý vị trí các tiêu chuẩn trong vùng tiêu chuẩn

III Tổng riêng phần (Subtotals…)

Nếu bạn cần biết các kết quả từng phần trên bảng tính trước hết bạn cần chọn vùng dữ liệu và sắp xếp lại theo thứ tự mà bạn muốn xem tổng riêng phần Click chọn [Data] -> Subtotals…

Vùng dữ liệu ban đầu đã được sắp xếp

theo thứ tự Phòng ban.

Nên COPY dữ liệu qua một vùng khác trước khi làm subtotal

Với mỗi thay đổi (At each change) ở Phòng ban thì dùng hàm Sum để thêm subtotal cho Lương Thay thế các subtotal nào đang có và ghi phần tổng kết (summary) phía dưới dữ liệu

Subtotal Lương xuất hiện mỗi khi có thay đổi ở cột Phòng ban Chú ý sự xuất hiện các dấu móc

ở bên trái bảng tính để phân cấp từng subtotal Có thể click các nút phân cấp này để thu gọn hoặc bung ra từng cấp subtotal