ĐỀ CƯƠNG ôn tập THI kết THÚC học PHẦN môn QUẢN TRỊ học

Đề cương ôn tập thi học phần Quản Trị Học Đại học Kinh Tế, Đại học Huế (DHK)(Dành cho các lớp đại học hệ chính quy) gồm 42 câu hỏi ôn tậpCâu 1. Từ khái niệm và đặc điểm chung của quản trị, hãy làm rõ quan điểm: “quản trị là hoạt động nhất thiết phải được thực hiện đối với mọi tổ chức thuộc mọi lĩnh vực. Câu 2. Phân tích tính khoa học và tính nghệ thuật của quản trị. Những kết luận có thể rút ra qua nghiên cứu vấn để này? Câu 3. Phân biệt các cấp quản trị và các loại nhà quản trị trong tổ chức, Ý nghĩa của việc nghiên cứu vấn đề này trong thực tiễn quản trị?Câu 4 Phân tích các vai trò của nhà quản trị theo quan điểm của Henry Mintzberg. Câu 5. Phân tích các kỹ năng cần thiết của nhà quản trị.....Câu 42. Nội dung các bước của quá trình kiểm tra . Các yêu cầu đối với công tác kiểm tra?

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP THI KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN QUẢN TRỊ HỌC

(Dành cho các lớp đại học hệ chính quy)

Quản trị là một hoạt động phát sinh và cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức Do đó, hoạt động quản trị mang tính phổ biến đối với mọi tổ chức, trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội

Con người vừa là chủ thể vừa là đối tượng của quản trị Thực chất của quản trị là quản trị con người trong tổ chức và thông qua đó quản trị mọi yếu tố khác liên quan đến quá trình hoạt động của nó nhằm sử dụng có hiệu quả các nguồn lực và cơ hội có thể có Chủ thể quản trị tác động lên đối tượng trực tiếp là con người và thông qua con người tác động đến các yếu tố khác để đạt được mục tiêu là tạo

ra lợi ích cho tổ chức và các thành viên của nó

Cho dù tổ chức nào đi chăng nữa thì quản trị luôn hoạt động liên tục theo thời gian nhằm duy trì

và phát triển tổ chức trên cơ sở quá khứ và hiện tại, có tính tổ chức, có hướng đích và mang tính xã hội

Quản trị là một tiến trình năng động và phức tạp Đạt mục tiêu mong muốn tốt nhất trong bối cảnh môi trường luôn biến động và nguồn lực hạn chế là lý do tồn tại của hoạt động quản trị và là căn

cứ quan trọng nhất để chủ thể thực hiện các tác động quản trị

Các đặc điểm chung của quản trị cho thấy tính tương đồng của nó trong mọi tổ chức thuộc mọi lĩnh vực và đối với mọi nhà quản trị

Câu 2 Phân tích tính khoa học và tính nghệ thuật của quản trị Những kết luận có thể rút ra qua nghiên cứu vấn để này?

Quản trị vừa có tính khoa học vừa có tính nghệ thuật

Khoa học ở chỗ nó nghiên cứu, phân tích về công việc quản trị trong các tổ chức, tổng quát hoá các kinh nghiệm tốt thành nguyên tắc và lý thuyết áp dụng cho mọi hình thức quản trị tương tự Nó cũng giải thích các hiện tượng quản trị và đề xuất những lý thuyết cùng những kỹ thuật nên áp dụng để giúp nhà quản trị hoàn thành nhiệm vụ và qua đó giúp các tổ chức thực hiện tốt mục tiêu

Quản trị tập trung nghiên cứu các hoạt động quản trị thực chất, tức là những hoạt động quản trị

có ý nghĩa duy trì và tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hoạt động Quản trị cung cấp các khái niệm cơ bản làm nền tảng cho việc nghiên cứu các môn học về quản trị chức năng như quản trị sản xuất, quản trị tiếp thị, quản trị nhân viên, quản trị hành chánh, quản trị nhà nước…

Quản trị là một môn khoa học vì nó có đối tượng nghiên cứu cụ thể, có phương pháp phân tích,

và có lý thuyết xuất phát từ các nghiên cứu Quản trị học cũng là một khoa học liên ngành, vì nó sử dụng tri thức của nhiều ngành khoa học khác như kinh tế học, tâm lý học, xã hội học, toán học,…

Quản trị vừa là một khoa học, nhưng sự thực hành quản trị là 1 nghệ thuật Nhà quản trị phải hiểu biết lý thuyết quản trị, nhưng để có thể quản trị hữu hiệu, nhà quản trị phải biết linh hoạt vận dụng các lý thuyết vào những tình huống cụ thể

Nhà quả trị muốn điều khiển, quản trị con người phải biết thuật dùng người, có bí quyết sử dụngcác nguồn lực của tổ chức, có nghệ thuật thu hút và chinh phục khách hàng, biết cách khôn khéo gia tăng sức mạnh cho tổ chức…

Kết luận: Tính khoa học và tính nghệ thuật của quản trị là hai mặt của cùng một hiện tượng

Chúng không loại trừ lẫn nhau mà luôn bổ sung và hỗ trợ nhau Khoa học càng phát triển thì nghệ thuậtcàng được hoàn thiện Quản trị thành công đòi hỏi nhà quản trị tương lai phải được phát hiện năng lực,

kỹ năng, tay nghề… để có thể phát hiện, nhận thức chuẩn xác các quy luật, có phương pháp, kỹ thuật

và nghệ thuật hành động phù hợp với yêu cầu của các quy luật đó trong bối cảnh hiện thực vốn hết sức

đa dạng và phức tạp

Câu 3 Phân biệt các cấp quản trị và các loại nhà quản trị trong tổ chức, Ý nghĩa của việc nghiên cứu vấn đề này trong thực tiễn quản trị?

Cấp quản trị.

Cấp tác nghiệp: Mọi tổ chức sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ nào cũng đều có chức năng tác

nghiệp Cấp tác nghiệp của bất kỳ tổ chức nào cũng tập trung vào việc thực hiện có hiệu quả những gì

mà tổ chức sản xuất hay cung ứng Nhiệm vụ ở cấp tác nghiệp là nhằm phân bố hợp lý các nguồn lực cần thiết để tạo ra sản phẩm đầu ra mong muốn

Cấp kỹ thuật: Khi tổ chức lớn lên về quy mô, các hoạt động của cấp tác nghiệp cần phải được

điều phối, nhiệm vụ này được thực hiện ở cấp kỹ thuật Nó bao gồm hai phần là quản trị chức năng tác nghiệp và làm đầu mối liên lạc giữa những người làm ra sản phẩm hay dịch vụ và những người sử dụngđầu ra đó Các nhà quản trị ở cấp kỹ thuật phải đảm bảo chắc chắn rằng họ có đúng những đầu vào cần thiết và khẳng định là đầu ra sẽ được giải quyết trọn vẹn

Cấp chiến lược: Mọi tổ chức đều hoạt động trong môi trường xã hội rộng lớn là một bộ phận

của môi trường đó, tổ chức cần phải có trách nhiệm đối với nó Cấp chiến lược phải đảm bảo rằng, cấp

kỹ thuật chỉ hoạt động trong phạm vi xã hội đó Nó quyết định các mục tiêu lâu dài và phương hướng phát triển của tổ chức

Nhà quản trị

Nhà quản trị cấp cao: là những người thuộc cấp bậc tối cao với phạm vi bao trùm cả toàn bộ

mọi hoạt động của cả tổ chức và chịu trách nhiệm về những thành quả cuối cùng của tổ chức do họ phụtrách Nhiệm vụ của nhà quản trị cấp cao là đưa ra các chiến lược hành động và phát triển lâu dài của tổchức

Nhà quản trị cấp trung gian: Những người hoạt động ở dưới các nhà quản trị cấp cao nhưng ở

trên các nhà quản trị cấp cơ sở Đưa ra các quyết định chiến thuật để thực hiện các kế hoạch, các chính sách của tổ chức phối hợp hoạt động của các bộ phận để hoàn thành mục tiêu chung

Nhà quả trị cấp cơ sở: là những người trực tiếp quản trị những người thừa hành ở cấp bậc cuối

cùng trong hệ thống quản trị Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển những người thừa hành thực hiện các công việc, các nhiệm vụ đã được phân công để hướng tới mục tiêu chung

Ý nghĩa: Sự phân chia các cấp bậc và các loại nhà quản trị trong một tổ chức chỉ có tính tương

đối, bởi lẻ không phải bao giờ các thuật ngữ cấp quản trị tối cao, trung gian và cơ sở cũng hoàn toàn tương đối rõ ràng với các cấp chiến lược, kỹ thuật và tác nghiệp Tuy vậy, việc phân loại các nhà quản trị tương ứng với ba cấp quản trị cho ta hình dung được những gì mà các nhà quản trị ở mỗi cấp làm

Câu 4 Phân tích các vai trò của nhà quản trị theo quan điểm của Henry Mintzberg

Các vai trò trong quan hệ:

Là người đại diện: Vai trò này xuất hiện khi đòi hỏi trách nhiệm của họ với tính chất tượng trưng trong các dịp nghi thức, nghi lễ

Là người lãnh đạo: Chỉ huy và điều phối, kích thích và kiểm tra các hoạt động của những người dưới quyền

Là người liên lạc: Can dự vào những mối liên hệ giữa các cá nhân ở bên ngoài phạm vi chỉ huy của mình

Các vai trò thông tin:

Là người thu thập thông tin: theo dõi, khảo sát môi trường, thu thập thông tin về những biến động, những cơ hội, thách thức và những vấn đề có tác động đến tổ chức

Là người phổ biến thông tin: Cung cấp những thông tin quan trọng cho những người dưới quyền

Là người phát ngôn: Giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức của mình

Là năng lực về nghiệp vụ chuyên môn trong một lĩnh vực cụ thể

Nhà quản trị phải có kiến thức về lĩnh vực chuyên môn Có khả năng vận dụng và thực hành thuần thục các kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, các quy trình, kỹ thuật, công cụ, phương pháp và có kinh nghiệm thực tiễn

Giúp nhà quản trị hướng dẫn, chỉ đạo cấp dưới biết cách làm việc, tự tin hơn khi làm việc với nhân viên và làm tốt công tác điều khiển, kiểm tra, đánh giá…

Kỹ năng nhân sự: Là năng lực tương tác quan hệ với con người

Nhà quản trị phải có kiến thức về tâm lý và hiểu biết về con người Có khả năng giao tiếp để thiết lập các mối quan hệ đối nội và đối ngoại Có khả năng tập hợp và sử dụng lực lượng Biết lãnh đạo, khuyến khích và động viên cấp dưới

Giúp cho việc chỉ huy, điều khiển, kiểm tra và đánh giá chính xác, khách quan Sắp xếp và bố tríđúng người đúng việc, phát huy hiệu quả nguồn nhân lực và tạo ra bầu không khí tâm lý các mối quan

hệ lành mạnh, tốt đẹp…

Kỹ năng tư duy:

Là năng lực quản xuyến toàn bộ tổ chức và hợp nhất tất cả các bộ phận của tổ chức đó

Nhà quản trị phải có khả năng quan sát nhanh nhạy, có tầm nhìn xa, trông rộng Có khả năng hiểu đúng bản chất của sự vật, hiện tượng, có khả năng dự đoán, dự báo và có khả năng khái quát hóa bối cảnh và sáng tạo trong giải quyết các vấn đề thực tiễn.

Giúp các nhà quản trị hiểu đúng, đánh giá đúng công việc và con người trong tổ chức Thực hiệntốt chức năng quản trị

Câu 6 Khái niệm kinh doanh và nhà kinh doanh? Các đặc trưng chung của doanh nghiệp? Tại sao nói doanh nghiệp là một hệ thống động, hệ thống mở và là một hệ thống phức tạp?

Khái niệm kinh doanh

Kinh doanh là việc bỏ ra một lượng vốn ban đầu để thu lại một lượng vốn lớn hơn sau một thời gian nhất định

Kinh doanh là việc bỏ công sức và tiền của ra để tổ chức các hoạt động trên thị trường nhằm tìmkiếm lợi nhuận

Kinh doanh là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu tư sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện các dịch vụ trên thị trường nhằm mục đích thu lại lợi nhuận

Kinh doanh là hoạt động diễn ra trên thị trường và gắn với thị trường, chủ thể kinh doanh có thể

là cá nhân, hộ gia đình, tổ chức… nhằm mục đích chính là thu lại lợi nhuận

Khái niệm nhà kinh doanh

Nhà kinh doanh là người có nhu cầu rất lớn về sự thành đạt và có khả năng xử lý những tình huống bất trắc mơ hồ

Nhà kinh doanh là người giàu nghị lực và có sức chịu đựng, có lòng tự trọng cao, có vai trò nổi trội, có nhu cầu và khả năng đảm nhận, khống chế và chỉ đạo người khác

Nhà kinh doanh là người sáng lập, chủ sỡ hữu và quản trị một sự nghiệp kinh doanh

Nhà kinh doanh là người có khác vọng làm giàu hơn những người khác

Nhà kinh doanh là người không sợ thất bại, dám chấp nhận rủi ro

Các đặc trưng chung của doanh nghiệp

Doanh nghiệp là hệ thống có tổ chức, có cấp bậc, có mục tiêu

Hệ thống xã hội bởi doanh nghiệp là một tập thể gồm các cá thể với những đặc điểm cá nhân khác nhau về năng lực, tính cách, sở thích, nhu cầu, trình độ, kinh nghiệm vai trò, đầu ra của hệ thống

này là mức độ thỏa mãn các nhu cầu và mong đợi, động cơ, thái độ,… của các thành viên trong quá trình làm việc.

Hệ thống quản trị bởi doanh nghiệp có nhiệm vụ biến đổi các yếu tố đầu vào là thông tin, công

cụ, phương tiện, kỹ thuật, chất xám…thông qua việc thực hiện các chức năng quản trị, thành đầu ra là các quyết định quản trị, mục tiêu chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp đã được xác định và thực hiện hóa

Câu 7 Khái niệm và ý nghĩa của việc nghiên cứu môi trường hoạt động của tổ chức? Phân loại môi trường và tác động ảnh hưởng của môi trường đối với tổ chức?

Khái niệm: môi trường hoạt động của tổ chức là tổng thể các tác nhân, các điều kiện, các định

chế và các yếu tố có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động của tổ chức

Ý nghĩa: việc nghiên cứu môi trường hoạt động của tổ chức là việc làm thường xuyên và không

thể thiếu của mọi tổ chức

Việc phân tích môi trường giúp tổ chức chủ động đưa ra các giải pháp hơp lý nhằm tận dụng tốt nhất các cơ hội có thể có, phòng tránh hoặc hạn chế các tác động xấu, các rủi ro, bất tắc có thể xảy ra cho tổ chức

Việc nghiên cứu môi trường giúp tổ chức đánh giá đầy đủ, khách quan về bối cảnh, dự đoán được xu hướng biến đổi của các yếu tố có liên quan để tự mình thích nghi với biến đổi đó

Nghiên cứu môi trường giúp tổ chức biết mình, biết người đề có thể đảm bảo trăm trận, trăm thắng trong cạnh tranh trước các đối thủ

Nghiên cứu môi trường hoạt động của tổ chức không những giúp tổ chức có định hướng đúng trong việc thực hiện các thay đổi hành vi của mình nhằm thích nghi tốt hơn với môi trường, mà còn giúp tổ chức ý thức và thực hiện tốt hơn trách nhiệm của mình đối với môi trường với tư cách là một bộphận của nó

Phân loại môi trường

Môi trường bên ngoài: có tác động trực tiếp hoặc gián tiếp đến mọi tổ chức nằm trong môi

trường đó.

Môi trường vĩ mô: là môi trường tổng quát bao trùm lên mọi tổ chức hoạt động trong đó,

bao gồm các yếu tố tác động gián tiếp đến hoạt động của tổ chức Gồm: môi trường kinh tế, môi trườngchính trị, môi trường pháp luật, môi trường văn hóa – xã hội, môi trường kỹ thuật – công nghệ, môi trường tự nhiên và cơ sở hạ tầng và môi trường quốc tế

Môi trường vi mô: là môi trường tác nghiệp mang tính đặc thù của các tổ chức hoạt động

trong cùng một ngày, một lĩnh vực, bao gồm các yếu tố tác động trực tiếp và đơn lẻ đến hoạt động và kết quả hoạt động của các tổ chức trong ngành hay lĩnh vực đó Gồm: Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp và các nhóm áp lực xã hội

Môi trường nội bộ: là môi trường bên trong của tổ chức, nó bao gồm các yếu tố, các điều kiện

mà tổ chức có khả năng kiểm soát được, phản ánh nội lực, thể hiện bản sắc riêng của tổ chức đó Gồm: nguồn nhân lực, năng lực tài chính, khả năng kinh doanh, năng lực nghiên cứu và phát triển, năng lực quả trị và văn hóa của tổ chức.

Tác động của môi trường đến tổ chức

Môi trường ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến kết quả hoạt động của tổ chức Sự biến động của môi trường bên ngoài có thể tạo ra các cơ hội, nhưng cũng có thể gây ra các trở ngại, bất trắc cho hoạt động của tổ chức

Môi trường ảnh hưởng đến mức độ tự chủ của tổ chức.

Môi trường ảnh hưởng đến phạm vi hoạt động của tổ chức

Môi trường ảnh hưởng đến chiến lược phát triển của tổ chức

Việc phân tích môi trường bên ngoài giúp các nhà quản trị nhận thức được cơ hội có thể có và các rủi ro có thể có thể xảy ra cho tổ chức, còn nghiên cứu môi trường bên trong giúp nhận thức rủi ro

về điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức.

Câu 8 Phân tích những nội dung cơ bản của các lý thuyết thuộc trường phái Quản trị cổ điển và rút ra nhận xét

Lý thuyết quản trị một cách khoa học của Taylor

- Nguyên nhận năng suất lao động thấp:

+ Công nhân không biết cách làm việc

+ Công nhân lười biến

+ Thực tiễn: Nhờ vận dụng lý thuyết này vào thực tiễn đã cải thiện và nâng cao năng suất lao động trong các tổ chức lúc bấy giờ

- Để nâng cao năng suất lao động thì mọi hoạt động trong tổ chức phải tuân thủ theo những gì

đã được quy định trước

- Sự cần thiết của các nguyên tắc quản trị:

+ Phải thiết lập, phát huy tối đa hệ thống quy luật trong tổ chức: “quyền lực chức vụ” ;

“quyền lực chấp nhận”

+ Quản trị gồm các chức năng: hoạch định, tổ chức, kiểm tra, nhân sự, phối hợp, điều khiển

và ngân quỹ

+ Không phát huy được tính sáng tạo của con người

+ Vì tuyệt đối hóa các nguyên tắc nên làm mất đi tính năng động và linh hoạt của các tổ chứcnhất là trong môi trường phức tạp

+ Xem xét chức năng của quản trị một cách biệt lập, không tính đến mối quan hệ của các chức năng trong tiến trình quản trị

Câu 9 Phân tích những nội dung cơ bản của trường phái Tâm lý – xã hội và rút ra nhận xét

Năng suất lao động được nâng cao khi tổ chức được sắp xếp một cách hợp lý, khi phân công công việc phải tính đến đặc điểm tâm – sinh lý của mỗi người

Trong mọi tổ chức luôn luôn tồn tại các nhóm không chính thức và các nhóm này có ảnh hưởng rất lớn đến hành vi, thái độ của con người

Các yếu tố tinh thần, tâm lý ảnh hưởng quyết định đến năng suất lao động

Tinh thần thái độ làm việc phụ thuộc vào động lực của người lao động

Động lực là động cơ bên trong của mỗi con người, là các nhu cầu mà họ mong muốn được thỏa mãn

Câu 10 Phân tích những nội dung cơ bản của trường phái Định lượng và rút ra nhận xét

- Nhà quản trị phải có quan điểm hệ thống trong tiếp cận và giải quyết vấn đề.

- Phải có đầy đủ thông tin về đối tượng.

- Xác định được các yếu tố liên quan.

- Sử dụng mô hình định lượng và giải mô hình.

- Phân tích, lựa chọn phương án quyết định tối ưu

Nhận xét:

Đóng góp

Lý luận: chú trọng đến các yếu tố khoa học trong quản trị Áp dụng các thành tựu của khoa học máy tính vào việc ra quyết định.

Thực tiễn: kĩ thuật định lượng đã giúp nhà quản trị giải quyết thành công nhiều vấn đề phúc tạp trong việc phân bố và tối ưu hóa các nguồn lực, tối ưu hóa quá trình sản xuất, xây dựng kế hoạch tài chính

Hạn chế: kỹ thuật phức tạp, đòi hỏi phải đào tạo và huấn luyện bài bản, cẩn trọng mới sử dụng

được

Câu 11 Trình bày những nội dung cơ bản của các lý thuyết quản trị hiện đại (từ những năm

1960 đến nay), từ đó rút ra nhận xét về xu hướng phát triển chung của quản trị học.

Lý thuyết quản trị theo quá trình: là sự kế thừa tư tưởng quản trị được đưa ra bởi lý thuyết

quản trị hành chính Quản trị là một tiến trình gồm các hoạt động có tính liên tục và liên quan chặt chẽ với nhau Bản thân mỗi hoạt động này cũng là một tiến trình và được gọi là các chức năng quản trị Quản trị được coi là tiến trình thực hiện chức năng hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra hoạt động cuả tổ chức nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng

Lý thuyết quản trị theo tình huống: hoạt động quản trị luôn đòi hỏi nhà quản trị phải có tư duy

sáng tạo phù hợp và từng tình huống cụ thể Nhà quản trị phải nắm vững các nguyên tắc, các phương pháp và kỹ thuật quản trị điểm mạnh và điểm yếu của chúng đối với từng tình huống, phải có khả năng phán đoán chính xác những gì có thể xảy ra, từ đó lựa chọn các nguyên tắc, phương pháp và kỹ thuật quản trị cho phép giải quyết vấn đề đạt hiệu quả cao nhất

Lý thuyết quản trị tổng hợp và thích nghi: Hướng vào việc quản trị tổng hợp tất cả các nguồn

lực của tổ chức, đồng thời đề cao vai trò sáng tạo, tri thức và trách nhiệm của yếu tố con người, coi conngười là yếu tố quyết định trong quản trị

Lý thuyết quản trị sáng tạo: Phải quan tâm đến các vấn đề: chiến lược kinh doanh phải dựa trên

ý tưởng sáng tạo của mọi thành viên, cơ cấu tổ chức được thiết kế theo sơ đồ mạng lưới nhằm đảm bảo truyền thông thông suốt và sự phối hợp tốt giữa các thành viên, khuyến khích tiềm năng phát triển bằngcác chính sách đãi ngộ và cơ hội

Lý thuyết quản trị tuyệt bảo: quy mô tổ chức phải nhỏ để có thể điều khiển trực tiếp mọi hoạt

động, quan hệ chặt chẽ với khách hàng, khuyến khích sáng tạo, chấp nhận rủi ro, cơ cấu tổ chức linh hoạt, chú trọng phát triển từ bên trong, đề cao giá trị văn hóa tổ chức,…

Nhận xét: là sự kế thừa các tư tưởng quản trị truyền thống nhằm đáp ứng những thay đổi nhanh

chóng của môi trường kinh doanh và mức độ cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường Đề cao tính linh hoạt của tổ chức, ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, khuyến khích tính độc lập, sángtạo của nhân viên, tăng cường tính tự quản và truyền thông trong tổ chức, giảm đến mức tối đa sự lệ thuộc vào các quy chế, các nguyên tắc cứng nhắc, giảm thiểu cấp bậc trung gian…

Câu 12 Nội dung cơ hản của Lý thuyết Z và Lý thuyết Kaizen, từ đó rút ra nhận xét

Lý thuyết Z

Duy trì việc làm suốt đời cho công nhân, xây dựng sự trung thành đối với chủ, trách nhiệm của

cả hai bên đối với nhau, nhờ đó mà dễ đạt được mục tiêu hơn

Việc ra quyết định tập thể hiệu quả hơn việc ra quyết định từ cá nhân vì tập thể có nhiều kinh nghiệm hơn cá nhân

Chú trọng và đề cao vai trò con người, coi đó là tài nguyên vô giá của tổ chức

Nhận xét: lý thuyết Z hướng nhân viên chú trọng vào tập thể và sự hợp tác Tuy nhiên, vì nó

gắn chặt với những nét đặt trưng riêng của nền văn hóa và truyền thống Nhật Bản nên không phải bất

cứ tổ chức nào, quốc gia nào cũng có thể áp dụng nó thành công.

Lý thuyết Kaizen

Bản chất Sự thay đổi nhỏ diễn ra hằng ngày, liên

tục và tăng dần theo thời gian Xóa bỏ hoàn toàn cái cũ, thay bằng cái hoàn toàn mới.Lợi ích Đầu tư ít, tiết kiệm, tận dụng được cái

cũ, không tác động đột ngột đến tổ chức

Đòi hỏi vốn đầu tư lớn, lãng phí do phá bỏ hoàn toàn cái cũ trước đó

Chủ thể Tất cả mọi người Dựa vào những cá nhân xuất sắc, tiên

phong, đi đầu

Yếu tố trọng

tâm

Con người; kỹ thuật phù hợp Khoa học công nghệ; các lý thuyết mới làm

trung tâm; con người phù hợp

Nhận xét: áp dụng phương pháp quản trị học, kết hợp với những giá trị văn hóa truyền thống, coi

trọng yếu tố con người, chú trọng thiết lập và vận hành các mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức dựa trên các đức tính truyền thống của người Nhật Bản như lòng trung thành, tận tụy, đoàn kết… chính là những nét đặc trưng cơ bản trong phong cách quản trị kiểu Nhật Bản nói riêng và tại các nước thành công trong phát triển kinh tế ở Phương Đông nói chung.

Câu 13 Khái niệm và cơ sở hinh thành các nguyên tắc quản trị? Phân tích các nguyên tắc chung trong quản trị

Khái niệm: nguyên tắc quản trị là nguyên tắc quy định tiêu chuẩn hành vi đòi hỏi nhà quản trị

phải tuân thủ trong quá trình thực hiện các chức năng của mình

Cơ sở: Nhận thức các quy luật; cái ràng buộc vĩ mô; mục tiêu cần đạt được của tổ chức; thực

trạng và xu thế phát triển của tổ chức; kế thừa các kinh nghiệm thực tiễn

Các nguyên tắc chung

Một là, phải tuân thủ luật pháp và thông lệ kinh doanh.

Luật pháp là những ràng buộc do Nhà nước quy định đối với các doang nghiệp khi tham gia hoạtđộng sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra theo đúng định hướng của xã hội

Thông lệ kinh doanh là những quy ước do các tổ chức đặt ra theo yêu cầu của kinh doanh và cácbên tham gia kinh doanh, phù hợp với luật pháp của nước sở tại và quốc tế

Phải tuân thủ luật pháp và thông lệ kinh doanh: cũng như các yếu tố khác trong môi trường xa hội các nhà quản trị cần phải nắm vững các thông lệ xã hội để tôn trọng và thực hiện

Hai là, phải xuất phát từ thị trường và khách hàng.

Thị trường là nơi diễn ra các hoạt động mua và bán một thứ hàng hóa

Khách hàng là lực lượng quan trọng nhất ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của tổ chức Do

đó, tổ chức phải lấy khách hàng, lấy sự thỏa mãn như cầu của khách hàng là mục tiêu tối hậu

Thị trường và khách hàng là nền tảng để hình thành chiến lược marketing của một doanh

nghiệp

Ba là, tiết kiệm và hiệu quả.

Tiết kiệm là hành vi giảm thiểu các lãng phí Hiệu quả là đại lượng so sánh giữa kết quả thu được ở đầu ra của một quá trình nào đó với khoảng chi phí tổn đã bỏ ra ở đầu vào cho việc đạt được kếtquả đó

Tiết kiệm và hiệu quả là vấn đề mang tính tất yếu của mọi tổ chức Hoạt động quản trị chỉ thực

sự cần thiết và có ý nghĩa khi nhà quản trị quan tâm và thực hiện để nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

Bốn là, kết hợp hài hòa các loại lợi ích.

Giải quyết tốt mối quan hệ về lợi ích trong quản trị sẽ đảm bảo cho tổ chức vận hành thuận lợi

và hiệu quả Ngược lại, nếu các quan hệ lợi ích bị xâm phạm sẽ là nguyên nhân trực tiếp gây rối loạn hoặc có thể dẫn tới sự sụp đổ hoàn toàn của cả một tổ chức

Năm là, Chuyên môn hóa.

Nguyên tắc chuyên môn hóa đòi hỏi nhà quản trị phải được thực hiện bởi những người có trình

độ chuyên môn, được đào tạo, huấn luyện, có kinh nghiệm và năng lực điều hành để đạt được mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả và an toàn

Nguyên tắc chuyên môn hóa chi phối mọi hoạt động trong tiến trình quản trị, nhất là công tác tổ chức, động viên Thực hiện tốt nguyên tắc này sẽ cho phép tổ chức tạo ra môi trường làm việc thuận lợi

và các điều kiện cần thiết cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận có thể phát huy tốt nhất khả năng của mình, đóng góp được nhiều nhất cho việc hoàn thành mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả

Câu 14 Khái niệm phương pháp quản trị? Yêu cầu khi vận dụng các phương pháp quản trị?

Khái niệm: Phương pháp quản trị là tổng thể các cách thức tác động của nhà quản trị lên đối

tượng là những người dưới quyền để họ thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ, đảm bảo tổ chức đạt mục tiêu đề ra

Yêu cầu: Phải biết lựa chọn phương pháp chủ đạo phù hợp với từng đối tượng trong từng trường

hợp cụ thể Vận dụng tổng hợp nhiều phong cách

Câu 15 Khái niệm, đặc trưng và ưu - nhược điểm của các phương pháp quản trị?

Phương pháp tổ chức - hành chính

Khái niệm: Là cách thức tác động trực tiếp của nhà quản trị lên đối tượng bằng các chỉ thị, các

mệnh lệnh hành chính có tính bắt buộc, buộc đối tượng phải thực hiện các chỉ thị, mệnh lệnh đó

Đặc trưng:

Dựa trên mối quan hệ về mặt quyền lực

Sự cưỡng bức đơn phương từ cấp trên đối với cấp dưới

Các mệnh lệnh đưa ra đảm bảo bằng các hình thức kỉ luật của tổ chức

Các mệnh lệnh có hiệu lực ngay khi ban hành

Phương pháp tổ chức–hành chính tác động theo hai hướng:về mặt tổ chức và điều chỉnh hành vi

Ưu điểm: Giải quyết vấn đề nhanh, gọn và thực tiễn; đảm bảo thống nhất đồng bộ trong quá

trình thực hiện các nhiệm vụ; tính bí mật khi giải thích các vấn đề thuộc ý đồ của cấp trên

Nhược điểm: Đòi hỏi bộ máy lớn, cồng kềnh, tốn kém; triệt tiêu tính sáng tạo, chủ động của cấp

dưới; tạo ra tâm lý ức chế, căng thẳng, nặng nề, đối phó trong tổ chức; nảy sinh các hiện tượng tiêu cực: cậy quyền, hách dịch, quan liêu,…

Phương pháp kinh tế

Khái niệm: Phương pháp kinh tế là sự tác động giáng tiếp của chủ thể lên đối tượng quản trị

thông qua các lợi ích kinh tế

Đặc trưng:

Vận dụng các quy luật kinh tế và hoạt động quản trị thông qua đòn bẩy kinh tế

Phương pháp này tác động lên quan hệ ràng buộc về lợi ích kinh tế giữa chủ thể và đối tượng.Cấp dưới được tự do lựa chọn cách thức hành động trong các phạm vi ràng buộc đã được thiết lập

Ưu điểm: tác động rộng khắp, không phụ thuộc vào quan hệ về mặt tổ chức; sử dụng hiệu quả

các nguồn lực; phát huy được tính năng động, chủ động, sáng tạo, sự tự giác của cấp dưới; làm giảm tải công việc.

Nhược điểm: dễ dẫn đến trình trạng phân hóa trong tổ chức; đòi hỏi đủ tiềm lực tạo ra tâm lý

ích kĩ, cục bộ, khiển cận, thực dụng trong tổ chức.

Phương pháp tâm lý giáo dục

Khái niệm: là sự tác động của chủ thể lên ý thức, tình cảm, nhân cách của đối tượng để họ tự

quản, nhiệt tình thực hiện các nhiệm vụ

Đặc trưng: là hình thức vận dụng các quy luật tâm lý, xã hội vào hoạt động quản trị; tác động

lên khía cạnh, tinh thần: lòng tự trọng, tự hào, nhân cách, danh dự… của đối tượng

Ưu điểm:

Cho phép khai thác sử dụng có hiệu quả yếu tố con người và qua đó hoạt động khai thác có hiệu quả tất cả các nguồn lực khác

Áp dụng bền vững, ổn định và lâu dài, tạo ra bầu tâm lý tích cực trong tổ chức

Nhược điểm: đòi hỏi nhiều thời gian; đòi hỏi kiến thức tâm lý và điều kiện gần gũi tiếp xúc.

Câu 16 Khái niệm và vai trò của thông tin trong quản trị? Phân loại thông tin và các yêu cầu đối với thông tin trong quản trị?

Khái niệm: thông tin là những tín hiệu mới, được nhận, được hiểu, được đánh giá là có ích cho

việc ra quyết định

Vai trò:

Thông tin là cơ sở, điều kiện và là công cụ của quá trinh quản trị

Thông tin là nguyên liệu đầu vào để các nhà quản trị tạo ra các quyết định quản trị

Thông tin là cơ sở để thực hiện các chức năng quản trị

Năng lực của nhà quản trị suy cho cùng được thực hiện qua tài năng của họ trong việc làm việc với thông tin

Mọi loại phương tiện, thiết bị phục vụ quản trị suy cho cùng điều nhằm vào việc thu thập, xử lý, truyền đạt, phổ biến và lưu trữ thông tin

Thông tin là chức năng cầu nối giữa tổ chức với môi trường bên ngoài

Phân loại thông tin

Theo phạm vi của thông tin, có: thông tin bên trong, thông tin bên ngoài

Theo tính chất thông tin, có: thông tin chỉ đạo, thông tin thực hiện

Theo tính chất sử dụng của thông tin, có: thông tin đầu vào, thông tin đầu ra

Theo hướng của thông tin, có: thông tin đi xuống, thông tin đi lên, thông tin đi ngang, thông tin

đi chéo

Theo cấp độ xử lý thông tin, có: thông tin sơ cấp, thông tin thứu cấp, thông tin chính thức, thôngtin không chính thức.

Theo cách tiếp nhận, có: thông tin hệ thống, thông tin không có hệ thống

Theo phạm vi lĩnh vực, có: thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh, thông tin về nhân sựu, thông tin về tài chính, thông tin về thị trường,…

Yêu vầu:

Tính chính xác: thông tin không chính xác không thể giúp nhà quản trị đưa ra các bước quyết định đúng đắn, thông tin phải cụ thể, rỏ ràng, trung thực và khách quan

Tính kịp thời: thông tin không kịp thời sẽ dẫn đến việc bỏ lỡ thời cơ hoặc gây ra những tổn thất

to lớn khó có thể lường trước, thông tin phải liên tục được cập nhật

Tính đầy đủ, tính hiệu quả và hệ thống: phải xây dựng và vận hành tốt hệ thống thông tin trong

tổ chức nhằm có thể lượng hóa và tổng hợp nhanh chóng mọi hành động của mọi cá nhân, mọi bộ phậnthuộc tất cả các cấp trong bộ máy tổ chức

Tính logic và ổn định: không được để xảy ra mâu thuẩn giữa các quyết định đã, đang và sẽ đưa

ra Tính ổn định của thông tin đòi hỏi các quyết định phải có hiệu lực trong thời gian dài, tránh ban hành các quy định, chính sách mang tính thay đổi bất thường dẫn tới sự hoang mang, mất tin tưởng của cấp dưới với các quyết định của cấp trên

Tính rõ ràng và cô đọng: thông tin phải không thừa, không thiếu, phải có tính đơn nghĩa, tránh các cách hiểu khác nhau

Tính tinh tế: thông tin thu được phải giải quyết thành công vấn đề với chi phí nhỏ nhất về thời gian, tiền bạc và công sức cho việc thu thập, xử lý, truyền đạt và lưu trữ thông tin

Tính bảo mật: thông tin trong quản trị phải đảm bảo yêu cầu bảo mật để bảo vệ tiềm năng, tính độc lập, trật trự, kỹ cương và tính bất ngờ trong hoạt động tổ chức, sẵn sàng chủ động thích ứng với mọi tình huống xảy ra trong cạnh tranh

Câu 17 Khái niệm và nội dung các bước xây dựng hệ thống bảo đảm thông tin trong quản trị?

Khái niệm: hệ thống đảm bảo thông tin trong quản trị được hiểu là tổng thể quy trình, kỹ thuật,

phương pháp, nhiệm vụ, trách nhiệm,… được mô tả một cách rõ ràng để theo đó con người và thiết bị thực hiện việc thu thập, xử lý và lưu trữ thông tin nhằm đáp ứng các nhu cầu cho nhà quản trị ra quyết định

Các bước

Bước 1: xác định nhu cầu thông tin: loại thông tin, số lượng thông tin, các nguồn lực cần thiết.Bước 2: xác định nguồn tin: có hai loại ngồn thông tin chủ yếu là nguồn thông tin thứ cấp (thôngtin có sẵn) nội bộ và bên ngoài; thông tin sơ cấp (thông tin có được qua điều tra, khảo sát)

Bước 3: lựa chọn và xây dựng hệ thống thu thập thông tin: đề ra trách nhiệm, xây dựng một cơ chế hữu hiệu cho công tác thu thập thông tin và thông qua các quyết định để phổ biến thông tin trong toàn bộ tổ chức

Hệ thống thu thập bất thường, hệ thống thu thập thông tin định kỳ, hệ thống thu thập thông tin bất thường

Bước 4: vận hành hệ thống: phải không ngừng theo dõi và cập nhật các thông tin nhằm đảm bảo chắc chắn là hệ thống hoạt động đúng dự kiến Đồng thời, phải phát hiện kịp thời các sự cố xảy ra để

có biện pháp khắc phục kịp thời các trở ngại trong quá trình thông tin của tổ chức

Câu 18 Phân tích các trở ngại thường gặp trong thông tin quản trị và các biện pháp khắc phục các trở ngại trong thông tin quản trị

Hiện tượng nhận thức có chọn lựa: Hiện tượng này xuất hiện khi con người phát thảo thông

tin mới, nhất là khi nó mâu thuẩn với những gì mà họ vẫn tin Vì vậy, khi nhận tin họ có xu hướng chỉ thích nhìn, nghe, để ý đến những gì phù hợp hay xác nhận những niềm tin, nhu cầu, sở thích, hoặc địnhkiến của mình Thông tin mâu thuẩn với những ý niệm đã được nhận thức trước đó sẽ không được xử

lý hay bị bóp méo cho phù hợp với những quan niệm đã có từ trước của mình

Hiện tượng lọc tin: là việc thao túng thông tin bằng cách nhào nặn, bóp méo, thêm bớt thông tin

để làm vừa ý người nhận Lọc tin là hiện tượng thường gặp khi cấp dưới truyền đạt thông tin lên các cấp trên trong các tổ chức Họ thường hay dấu giếm những thông tin bất lợi trong các thông điệp gửi lên cấp trên của mình nhằm phục vụ lợi ích riêng như để được cấp trên đánh giá cao công lao, quyết định tăng lương, cân nhắc, đề bạt…Thông tin càng trải qua nhiều cấp, thì càng có nhiều cơ hội để các cấp quản trị kế tiếp nhau gạt bỏ những gì mà họ không muốn để cấp tiếp sau biết

Trạng thái xúc cảm con người: Khi con người rơi vào trình trạng xúc động mạnh, chất lượng

và tính khách quan của việc tiếp nhận cũng như truyền đạt thông tin bị ảnh hưởng

Vấn đề về ngữ nghĩa: cùng một từ có thể chỉ những sự vật hoàn toàn khác nhau đối với những

người khác nhau, kết quả là dẫn đến nhận thức không giống nhau về cùng một nội dung thông tin thì khó có thể truyền thụ được sự hiểu biết

Ít lắng nghe: việc lắng nghe đáng ra phải chiếm gần một nữa thời gian mà một nhà quản trị cấp

trên và một người cấp dưới cùng trao đổi với nhau, nhưng điều đó thường không xảy ra do cả hai ngườiđiều không biết lắng nghe Tâm lý chung của đa số người là thường thích nói hơn là thích nghe, người nghe lại ở thế bị động, thiếu tập trung

Áp lực về thời gian: Trong nhiều trường hợp, vì không có đủ thời gian để phân tích và xử lý

thông tin một cách cẩn trọng và chính xác nên nhà quản trị buộc phải đưa ra quyết định thiếu cơ sở khoa học

Quá tải tin tức: có quá nhiều thông tin, nhà quản trị sẽ gặp khó khăn trong việc truy cập, phân

loại và xử lý chúng Bởi vậy, đối với quản trị không phải bao giờ nhiều thông tin hơn cũng đều tốt hơn.Thông tin phải đến được những người có cần nó chứ không phải những người không cần đến nó

Không chú trọng thông tin phản hồi: nhà quản trị nếu không quan tâm đến thông tin phản hồi

từ cấp dưới sẽ không xác định được là thông điệp đã được tiếp nhận, đã được giải mã và đã được nhận thức đúng hay chưa và phải làm gì để đảm bảo quá trình thông tin dữ liệu

Các khung tham chiếu khác nhau: các cá nhân có thể giải thích cùng một thông tin theo những

cách khác nhau, tùy theo kinh nghiệm của họ, kết quả là có sự khác nhau giữa các quá trình giải mã và

mã hóa thông tin Khung tham chiếu phụ thuộc vào các đặc điểm cá nhân như trình độ, kinh nghiệm,

độ tuổi, giới tính, nhu cầu, thái độ… đòi hỏi nhà quản trị phải biết chọn cho mình một khung tham chiếu thích hợp để hướng dẫn mọi người tìm kiếm các giải pháp

Thiếu sự tin cậy, cởi mở: trở ngại này thường do các hành vi không thích hợp của cấp trên đối

với cấp dưới, do thiếu bầu không khí tin cậy, cởi mở, trung thực trong tổ chức khi thiếu sự tin cậy do từng bị đe dọa trước đó bởi báo cáo các thông tin chân thực không được cấp trên ưa chuộng, cấp dưới trở nên hoài nghi và kín đáo hơn để phòng tình huống xấu xãy ra và họ thường bóp méo thông tin

Một số biện pháp khắc phục:

Điều chỉnh dòng thông tin: điều chỉnh dòng thông tin sẽ đảm bảo cho các nhà quản trị có một

lượng thông tin tối ưu, nhờ vậy mà loại bỏ được rào cản do quá tải tin tức

Tăng cường sử dụng thông tin phản hồi: một tổ chức lành mạnh muốn có dòng thông tin đi lên

có hiệu quả, nếu việc truyền đạt thông tin đi xuống có thể tạo cơ hội để có được thông tin phản hồi nhà quản trị cần tiến hành thường xuyên đối thoại trực tiếp với cấp dưới để có được thông tin phản hồi

Tích cực lắng nghe: quyết tâm tự giác lắng nghe và nhận thức được rằng truyền đạt thông tin có

hiệu quả đòi hỏi phải có người khác hiểu và phải hiểu được người khác nói Một nhà quản trị vội vàng, không bao giờ lắng nghe sẽ ít khi có được khách quan trong nhìn nhận và xử lý vấn đề

Đơn giản hóa ngôn ngữ: nếu người nhận không hiểu được, thì không có việc truyền đạt thông

tin Ngôn ngữ càng đơn giản, càng phù hợp với người nhận thì càng dễ hiểu, quản trị thông tin càng cóhiệu quả

Đồng cảm: Sự đồng cảm đòi hỏi người truyền đạt phải đặt mình vào vị trí của người tiếp nhận

để dự kiến thông điệp có sẽ được giải mã như thế nào Sự khác biệt về kinh nghiệm và trình độ đào tạo giữa người truyền đạt và người tiếp nhận càng lớn thì công sức cần phải bỏ ra để tìm hiểu được một nền tảng hiểu biết chung càng nhiều

Câu 19 Khái niệm, đặc điểm, phân loại và yêu cầu đối với quyết định quản trị Phân tích các chức năng của quyết định quản trị

Khái niệm: Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị trong việc định ra tính chất

hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã được chín muồi Trên cơ sở đáp ứng đòi hỏi của quyluật khách quan và kết quả xử lý thông tin về đối tượng

Đặc điểm:

Chỉ có các nhà quản trị có thẩm quyền mới được ra quyết định

Quyết định quản trị mang tính sáng tạo dựa trên cơ sở khoa học

Quyết định quản trị liên quan đến các chức năng quản trị

Quyết định quản trị chỉ được đưa ra khi có vấn đề và vấn đề đó đã được nhận thức

Một quyết định quản trị phải trả lời được các câu hỏi: làm gì? Ai làm? Làm như thế nào? Khi nào? Cần đạt được những gì? Báo cáo cho ai?

Phân loại:

Theo cấp quản trị: cấp cao, cấp trung gian, cấp cơ sở

Theo đặc điểm chỉ thị và ra quyết định: tổ chức hoặc cá nhân

Theo quy trình: quyết định chuẩn tắc, quyết định phi chuẩn tắc

Theo lĩnh vực: kinh tế, văn hóa – xã hội, nhân sự, kĩ thuật,…

Yêu cầu:

Quyết định quản trị đảm bảo tính thống nhất: nhất quán, tránh mâu thuẩn với các quyết định của cấp trên, phù hợp với các quyết định cùng cấp

Tính hợp pháp: phù hợp với luật pháp, đúng thẩm quyền

Tính khoa học: phù hợp với các quy luật, căn cứ vào kết quả xử lý thông tin

Tính thực tế và khả thi

Tính tối ưu: không thể có phương án tối ưu hơn

Tính định hướng: rõ ràng, chính xác

Các chức năng quản trị