Tài liệu Tăng tính bảo mật cho tài liệu trong Office 2010 docx

Tăng tính bảo mật cho tài liệu trong Office 2010 Đôi khi, bạn cần phải giữ các tài liệu quan trọng của mình một cách bảo mật mà chỉ một số người mới có thể đọc và chỉnh sửa nó.. Thậm chí

Tăng tính bảo mật cho tài liệu trong Office 2010

Đôi khi, bạn cần phải giữ các tài liệu quan trọng của mình một cách bảo mật mà chỉ một số người mới có thể đọc và chỉnh sửa nó Sau đây chúng tôi xin hướng dẫn cách ngăn chặn chỉnh sửa và mã hóa tài liệu của bạn trong Office 2010

Với khả năng chia sẻ tài liệu MS Office trực tuyến thông qua trình duyệt Web, có thể bạn muốn chắc chắn và muốn thêm một số tính năng bảo mật

cho tài liệu của mình Thậm chí, nếu bạn chia sẻ chúng thông qua mạng lưới nội bộ công ty, việc bảo mật tài liệu còn quan trọng hơn khi chỉ có một số trưởng phòng hoặc một số cả nhân mới có thể truy cập tài liệu này

Chú ý: trong ví dụ dưới đây, chúng tôi sẽ sử dụng tài liệu Word Tuy nhiên,

quá trình mã hóa cũng có thể áp dụng tương tự đối với các tài liệu khác như Excel và Powerpoint Ngoài ra, bạn vẫn có thể bật Restricted Editing trong Word và Excel

Hạn chế truy cập chỉnh sửa

Nếu bạn có tài liệu ở một định dạng nào đó mà không muốn mọi người có thể chỉnh sửa khác đi, bạn có thể kiểm soát những thay đổi mà mọi người

thực hiện Mở tài liệu và kích vào thẻ File để truy cập Backstage View, kích vào Info > Protect Document rồi chọn Restrict Editing

Menu Restrict Formatting and Editing sẽ được hiển thị ở bên phải của tài liệu Tại đây, bạn có thể hạn chế formatting and selection types

Kích vào đường dẫn Settings để có thể xác định chính xác những gì có thể

và không thể chỉnh sửa trong tài liệu của mình

Tiếp đến, bạn có thể chọn những người dùng trong miền của mình, ai có thể chỉnh sửa tài liệu này

Sau khi đã lựa chọn xong hạn chế chỉnh sửa, kích vào Yes, Start Enforcing

Protection

Tiếp đến, điền mật khẩu để có thể chỉnh sửa tài liệu (không bắt buộc)

Chúng ta có thể đặt những hạn chế khi một người dùng nào đó muốn truy

cập tài liệu trực tuyến, sẽ có hạn chế hiển thị : read only Nếu họ cố tình

chỉnh sửa trên trình duyệt của họ…

Sẽ có một thông báo được hiển thị và tài liệu cần được mở trên ứng dụng Word

Sau khi cửa sổ hạn chế mở tài liệu được hiển thị, chỉ có những lựa chọn bạn được phép làm sẽ được hiển thị ở thanh công cụ Những việc bạn không được phép làm sẽ hiện màu xám

Nếu người dùng nào đó cố gắng dừng khả năng chống chỉnh sửa, sẽ có hiển thị yêu cầu nhập mật khẩu mà bạn đã tạo ra trước đó

Mã hóa tài liệu

Tiếp đến, chúng ta sẽ tìm hiểu cách mã hóa một tài liệu Word với mật khẩu

Kích vào thẻ File để truy cập Backstage View Kích tiếp vào Info > Protect

Document rồi chọn Encrypt with Password

Điền một mật khẩu nào đó để mã hóa tài liệu…

Xác nhận lại mật khẩu để chắc chắn rằng chúng trùng khớp với nhau Sau

đó, kích OK

Sau khi điền xong mật khẩu mã hóa, bạn sẽ thấy thông báo Permissions được hiển thị, báo rằng mật khẩu sẽ được yêu cầu mỗi khi mở tài liệu

Giờ đây, mỗi khi bạn hoặc ai đó cố gắng mở tài liệu này, mật khẩu chính xác

sẽ được điền để có thể truy cập tài liệu

Ngoài ra, những tài liệu đã được mã hóa sẽ không thể mở được trên ứng dụng Web Chúng chỉ có thể mở được trên ứng dụng Word và được nhập đúng mật khẩu

Kết luận

Mỗi khi có tài liệu quan trọng mà không muốn tất cả mọi người có thể truy cập và chỉnh sửa nó, hãy sử dụng kết hợp cả hạn chế chỉnh sửa và mã hóa tài liệu Những công cụ hữu ích này sẽ giúp bạn bảo vệ được tài liệu của mình