Huong dan tao SMAS 20

[r]

TẬP ĐOÀN VIỄN THÔNG QUÂN ĐỘI CHI NHÁNH VIETTEL TP HỒ CHÍ MINH

TÀI LIỆU

HƯỚNG DẪN NHẬP DỮ LIỆU VÀO PHẦN MỀM

QUẢN LÝ NHÀ TRƯỜNG SMAS 2.0

CHUYÊN VIÊN HỖ TRỢ

VŨ VĂN CÔNG: 01653.404142

TP.HỒ CHÍ MINH THÁNG 10 NĂM 2011

I Gi ớ i Thi ệ u

Phần mềm quản lý nhà trường: là phần mềm hỗ trợ các nhà trường phổ

thông các công tác quản lý hồ sơ học sinh, hồ sơ giáo viên, quá trình học tập

và rèn luyện của học sinh Hỗ trợ quá trình công tác giảng dạy của giáo viên,

Hệ thống là một giải pháp tổng thể và ñồng nhất trong việc tin học hóa công

tác quản lý học sinh, giáo viên ở các nhà trường

Phần mềm quản lý nhà trường: hỗ trợ các Phòng GD&ĐT quận/huyện

trong công tác thống kê báo cáo từ các trường trực thuộc

Trong nội dung tài liệu này: sẽ hướng dẫn Thầy/Cô thao tác các bước ñể

thực hiện việc nhập (Import) dữ liệu khởi tạo vào phần mềm quản lý ñể ñưa

vào ứng dụng, phần này của nhân viên công nghệ thông tin của trường

1 Khởi tạo dữ liệu ban ñầu

2 Import danh sách giáo viên: 1 file excel

3 Import danh sách lớp học: 1 file excel

4 Import môn học cho lớp và phân công giảng dạy: 1 file excel

5. Import danh sách học sinh: Mỗi khối 1 file Excell

6 Phân quyền & Tạo user cấp trường

III QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN

Bước 1: Khởi tạo dữ liệu ban ñầu :

1.1 Đăng nhập hệ thống:

Thầy cô có thể truy cập vào ñịa chỉ: http://qlnt.e-school.edu.vn/

Tiến hành ñăng nhập với tài khoản trường ñược cung cấp.(Viettel ñã cung cấp cho

nhà trường)

1.2 Đổi Mật khẩu

Bước này nhằm giúp tài khoản ñược bảo mật và mật khẩu theo ý muốn của người dùng, dễ nhớ

Chúng ta vào menu: “ Hệ thống » Thông tin cá nhân” qua khung “ Đổi mật khẩu”

Mật khẩu hiện tại: là mật khẩu mặc ñịnh hệ thống cấp

Mật khẩu mới: là mật khẩu người dùng tùy chọn

Xác nhận mật khẩu mới: ñánh lại mật khẩu mới một lần nữa, sau ñó bấm nút “ Lưu”

1.3 Cập nhật thông tin nhà trường

Ở ô Tên viết tắt: là tên tiếp ñầu ngữ cho tài khoản giáo viên sau này, chúng ta ñiền theo quy tắc

như sau: Nếu trường là tiểu học thì viết tắt th_ têntrường ( ñánh không dấu)

Nếu trường là trung học cơ sở thì viết tắt thcs_têntrường ( ñánh không dấu)

Nếu trường là trung học phổ thông viết tắt thpt_ têntrường ( ñánh không dấu)

Những ô có dấu “ * ” màu ñỏ là bắt buộc phải nhập, các ô còn lại không bắt buộc

1.4 Tạo thời gian năm học

Sau khi ñăng nhập thành công, ta bước vào khai báo thời gian năm học:

Hệ thống » Khởi tạo dữ liệu ñầu năm » Thiết lập thời gian năm học

Thiết lập thông tin thời gian năm học cho trường ví dụ với năm học 2011-2012

như sau:

Thời gian học kỳ 1: Từ ngày “15/08/2011” Đến ngày “30/12/2011”

Thời gian học kỳ 2: Từ ngày “02/01/2012” Đến ngày “25/05/2012”

Sau ñó nhấn nút “Lưu” ñể lưu lại hệ thống

1.5 Tạo loại công việc:

Trước khi thực hiện “import giáo viên” yêu cầu phải tạo tất cả các loại công việc

và tổ bộ môn như sau:

- Vào menu “Danh mục » Loại công việc” ñể tạo loại công việc

Thêm các chức danh – nhiệm vụ của giáo viên, cán bộ - công nhân viên (CBCNV):

- Ví dụ loại công việc là “Giáo viên”, nhấn nút “Lưu”, nhấn nút “Đóng” ñể

hoàn tất

1.6 Tạo tổ bộ môn

- Vào menu “Hệ thống » Khởi tạo dữ liệu ñầu năm » Khai báo tổ bộ môn”

Chúng ta click vào nút “Thêm mới”, nhập Tên tổ bộ môn và nhấn nút “Lưu”

Sau khi thêm thành công thì làm tương tự cho các tổ bộ môn khác của trường

Bước 2: Import danh sách giáo viên

Sau khi hoàn tất việc khởi tạo dữ liệu ban ñầu chúng ta sẽ tiến hành thực hiện

import dữ liệu giáo viên.

Hệ thống » Import dữ liệu » Import giáo viên

Chúng ta phải tải file excel mẫu của hệ thống về máy tính và thực hiện cập nhật

thông tin vào file excel này ñể import dữ liệu lên hệ thống

Sau khi cập nhật ñầy ñủ thông tin vào file excel hãy chọn file excel chứa nội dung

danh sách giáo viên ñã cập nhật và nhấn nút “Import” ñể ñẩy dữ liệu lên hệ thống

Chúng ta hãy ñợi cho ñến khi hệ thống thông báo import dữ liệu xong Nếu file

excel bị lỗi, hệ thống sẽ cảnh báo Ghi chú các lỗi lại, và chúng ta chỉnh sửa lỗi

trên file excel và tiến hành Import lại

Bước 3: Import lớp học

Chúng ta vào menu “Hệ thống » Import dữ liệu » Import lớp học”

Bấm vào dòng chữ “ Download file excel mẫu” ñể tải file về:

Tải file về quý Thầy/Cô làm theo file mẫu, sau khi làm xong ta vào chọn nút

“duyệt ” chọn ñường dẫn ñến file Excell ñã làm xong và nhấn nút “Import” Sau

ñó ñợi cho ñến khi hệ thống import dữ liệu xong

Bước 4: Import môn học cho lớp và phân công giảng dạy

Trước tiên chúng ta phải khai báo các môn học cho trường, bằng cách vào menu

“Hệ thống » Khởi tạo dữ liệu ñầu năm » Khai báo môn học”

Trong phần này chúng ta khai báo tất cả các môn học cho trường, môn nào là môn tình ñiểm hay

nhận xét, “loại môn” là bắt buộc hay tự chọn, và hệ số của từng môn, sau ñó chọn vào ô “chọn

môn” rồi “ Lưu ” lại

Tiếp theo chúng ta vào menu: Hệ thống » Import dữ liệu » Import môn học cho lớp và

phân công giảng dạy

Nhấn vào dòng chữ “ Mẫu import môn học cho lớp và phân công giảng dạy” ñể tải file mẫu về,

sau khi tải về Thầy/ Cô khai báo theo mẫu

Khai báo xong quý thầy/cô lưu lại rồi vào lại hệ thống bấm nút “ Duyệt” chọn tới file ñã làm rồi

bấm váo nút “ import” ñể ñưa dữ liệu lên hệ thống

Bước 5: Import danh sách học sinh

Chúng ta vào menu: “Hệ thống » Import dữ liệu » Import thông tin học sinh”

Bấm vào “ Download file excel mẫu”

Tải file mẫu về quý Thầy/Cô cập nhật thông tin học sinh vào file theo ñúng mẫu

trên Chú ý: mỗi khối thì làm 1 file excel, ví dụ học sinh khối 6 làm 1 file, học sinh

khôi 7 làm 1file, tương tự làm khối 8, khối 9

Sau khi làm xong chúng ta ñưa dữ liệu lên hệ thống:

Chọn khối học và chọn từng file excel tương ứng với mỗi khối Sau ñó nhấn nút

“Import” và ñợi cho ñến khi hệ thống import xong

Làm tương tự cho các khối còn lại

Bước 6: PHÂN QUYỀN – TẠO TÀI KHOẢN CHO GIÁO VIÊN

6.1 Phân Quyền nhóm người sử dụng:

Mục ñích là áp các quyền sử dụng cho nhiều ñối tượng có quyền giống nhau Ví dụ: tạo nhóm

“Giáo viên” với quyền “quản lý học sinh” thì tất cả các giáo viên trong trường chỉ có quyền

“quản lý học sinh” mà thôi

Chúng ta vào menu:Hệ thống » Quản lý người dùng » Nhóm người sử dụng

Chọn nút “ Thêm mới”, ñặt tên nhóm cần tạo theo nhu cầu của từng trường như nhóm Ban giám

hiệu, Giáo viên, Hành chính …rồi bấm vào “Lưu” lại

Phân quyền cho nhóm ñã tạo:

Đối với mỗi nhóm người dùng thì có những quyền khác nhau, chúng ta chọn vào dấu “+” ñể sổ

ra các chức năng chi tiết, chúng ta chọn chức năng phù hợp cho nhóm rời bấm “Lưu” lại

Tương tự chúng ta phân quyền cho các nhóm khác xong thì chúng ta bước vào tạo tài khoản cho

giáo viên

6.2 Tạo tài khoản cho giáo viên:

Mỗi giáo viên, cán bộ công nhân viên ñều ñược tạo một tài khoản ñể quản lý mỗi công việc của

mình và báo cáo lên cấp trên bằng tài khoản này

Hệ thống » Quản lý người dùng » Người dùng cấp trường

Bấm “ Thêm mới” ñánh vào tên tài khoản mà mình cần tạo

Ví dụ: Họ Tên “Chu Thiết Thực” thì tên tài khoản mình ñánh vào là “thucct” khi ñó tên ñăng

nhập của tài khoản này là “thcs_viettel_thucct” mật khẩu mặc ñịnh của hệ thống

Khi tạo xong tất cả các tài khoản quý Thầy/Cô bấm “ Lưu” lại

Sau mỗi lần thực hiện import dữ liệu xong, Chúng ta cần phải thực hiện kiểm tra dữ liệu ñã

import Xem các thông tin import vào hệ thống có khớp với dữ liệu thực tế hay không

Nếu phát hiện có bất cứ sai sót gì thì cần phải rà soát lại dữ liệu ở file excel, chỉnh sửa thông tin

cho ñúng và thực hiện lại thao tác vừa import

Trường hợp không giải quyết ñược thì phải thông báo với nhân viên hỗ trợ kỹ thuật ñể có

phương án xử lý

Chúng ta vào menu “Quản lý cán bộ » Quản lý thông tin hồ sơ » Hồ sơ cán bộ”

Sau khi cấp tài khoản, giáo viên, cán bộ công nhân viên vào tài khoản ñể xem và cập nhật thông

tin của mình cho chính xác

Chúng ta bấm vào nút “Tìm kiếm”, kết quả hiển thị danh sách giáo viên ở bảng “Danh sách cán

bộ” Ngoài ra, tài khoản cao nhất của trường có thể thêm mới, chỉnh sửa hay xóa danh sách cán

bộ.

7.2 Kiểm tra danh sách lớp học

Chúng ta vào menu “Hệ thống » Khởi tạo dữ liệu ñầu năm » Khai báo lớp học”

7.3 Kiểm tra danh sách học sinh

Chúng ta vào menu “Quản lý học sinh » Hồ sơ học sinh » Cập nhật hồ sơ học sinh ”

Chúng ta có thể tìm kiếm danh sách học sinh theo nhiều tiêu chí như danh sách học sinh toàn

trường hay theo Khối, Lớp học, Giới tính … và bấm “ Tìm kiếm” kết quả hiện thị ở khung bên

dưới

Cần kiểm tra môn học cho lớp nào thì chỉ cần chọn khối và chọn lớp ñó hệ thống

sẽ hiện thị các môn lớp ñó học, ngoài ra chúng ta có thể sửa các thông tin trên ñó

Một số lưu ý:

- Tất cả font chữ trong các file mẫu dùng ñể Import ñều phải sử dụng bộ mã tiếng

Việt Unicode Trong trường hợp trường ñã có sẵn dữ liệu tuy nhiên chưa ñúng bộ

mã Unicode thì có thể sử dụng phần mềm Unikey 4.0 RC2 ñể ñổi, như sau:

1 Cài phần mềm Unikey 4.0 RC2 ( có thể download từ Internet) và kích hoạt

chạy chương trình

2 Copy ñoạn văn bản cần chuyển mã

3 Nhấn tổ hợp phím: Ctrl-Shift-F6, hệ thống sẽ hiển thị công cụ chuyển mã

của Unikey 4

4 Chọn bộ mã nguồn cần chuyển & mã ñích (luôn chọn Unicode)

5 Chọn “Chuyển mã clipboard”

6 Bấm vào “Chuyển mã” Phần văn bản ñã copy sẽ ñược chuyển sang Unicode

& có thể paste vào biểu mẫu

Tổng ñài hỗ trợ:

Hotline: (08)62600100 Chuyên Viên Hỗ Trợ Trực Tiếp Vũ Văn Công:01653.404142

CHÚC QUÝ THẦY/CÔ THÀNH CÔNG

- HẾT -