Tài liệu HUONG_DAN_POWERPOINT ppt

CÁC THÀNH PHẦN MÀN HÌNH SLIDECửa sổ mục lục Cửa sổ nội dung Slide Công cụ vẽ hình Drawing Công cụ định dạng Formatting Hệ thống chức năng Menu... Thanh chuẩn Standard: Bao gồm các nút ch

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN

SỬ DỤNG

POWERPOINTTRUNG TÂM TIN HỌC ĐẠI HỌC KHXH & NV

Giảng viên chính: ThS NGUYỄN ĐĂNG TỴ

NỘI DUNG

I KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI ỨNG DỤNG

II TẠO MỘT TRANG BÁO CÁO (SLIDE)

III CHÈN CÁC ĐỐI TƯỢNG VÀO SLIDE

IV TẠO LIÊN KẾT ĐỘNG GIỮA CÁC SLIDE

V IN CÁC SLIDE RA MÁY IN

I KHỞI ĐỘNG & THOÁT

Có nhiều cách khởi động một ứng dụng trong môi trường Windows:

1 Từ Shortcut Bar , chọn ứng dụng Microsoft

PowerPoint.

2 Từ Menu Start , chọn Run , gõ lệnh Powerpnt [ [-s]

<tên file ppt>] rồi Enter.

4 Tạo Icon trên Desktop liên kết với chương trình

“c:\Program Files\Microsoft Office\ Office\Powerpnt.exe”.

3 Từ Menu Start , chọn Program Files\Microsoft

Office\Power point

1.1 GIAO DIỆN I

Khi mới khởi động, màn hình PowerPoint PowerPoint có dạng:

Chọn “ Blank Presentation ” để tạo mới, hoặc “ Open

An Existing Presentation ” để mở file đã có.

1.2 GIAO DIỆN II

Khi chọn “Blank Presentation”, một màn hình với 1 trang trắng xuất hiện:

1.3 CÁC THÀNH PHẦN MÀN HÌNH SLIDE

Cửa sổ mục lục

Cửa sổ nội dung Slide

Công cụ vẽ hình (Drawing)

Công cụ định dạng (Formatting) Hệ thống chức năng (Menu)

1.3.1 CÁCH SỬ DỤNG CÁC THANH CÔNG CỤ

Hầu hết các công cụ văn phòng của Microsoft đều có 4 thanh công cụ thông dụng nhất: Menu, Standard, Formatting

và Drawing, trong đó thanh Menu luôn luôn được hiển thị.

1.Thanh chức năng hệ thống (Menu):

Thanh Menu bao gồm các chức năng chính nhau:

File: Các chức năng cơ bản về file (tập tin) như: Tạo mới 1

file - New; Mở file đã có - Open; Lưu file lên đĩa - Save; Lưu file với tên khác – Save As; Đóng file đang làm việc - Close; Thiết lập kích thước trang – Page Setup; In file ra máy in – Print; Thoát khỏi ứng dụng – Exit.

Edit: Các chức năng cơ bản trong soạn thảo / hiệu chỉnh như: Chép vào bộ đệm – Copy; Dán và văn bản – Paste; Xóa bỏ – Cut; Hủy bỏ thao tác – Undo; Lặp lại thao tác – Redo; Tìm kiếm – Find; Thay thế chuỗi – Replace;

(Tiếp theo)

View: Cách hiển thị file như: Normal - Xem từng trang;

Slide Sorter - Sắp xếp các trang; Slide Show - Trình chiếu;

Ruler - Thước đo Quan trọng nhất là chức năng con

Toolbars - Hiển thị để chọn/bỏ thanh công cụ.

Insert: Chèn thêm trang, hay các đối tượng khác như ký hiệu-Symbol ; Số trang-Slide number; Tranh ảnh-ClipArt; Chữ nghệ thuật-WordArt; Phim ảnh-Movies; Bảng-Table; Biểu đồ-

Chart;

Format: Định dạng Slide, bao gồm đặt Font chữ-Font; Khoảng cách đoạn/dòng-Line Spacing; Gióng le à- Alignment; Đổi chữ hoa/thường - Change case; Chọn màu nền-

Background; Mẫu nền Slide-Template; Màu sắc -Color

(Tiếp theo)

Tools: Các công cụ hỗ trợ như: Sửa tự động-AutoCorrect; Phát hiện và sửa lỗi chính tả/văn phạm-Spelling &

Grammar, Và các tùy chọn khác-Options.

Slide Show: Bao gồm các chức năng cơ bản về việc thiết lập hiệu ứng-Animation; Cách chuyển dịch Slide-Transition; Thao tác khi chiếu-Slide Action; Tạo nút chức năng-Action Buttons;

Window: Các chức năng về cách sắp xếp các cửa sổ hiển thị file.

Help: Hướng dẫn sử dụng và công cụ tự động phát hiện và hiệu chỉnh văn bản – Detect & Repair

(Tiếp theo)

2 Thanh chuẩn (Standard): Bao gồm các nút chức năng thay thế cho một số thao tác chọn và thực hiện các chức năng con của Menu Hình dạng của thanh công cụ chuẩn như dưới đây:

Lần lượt các nút chức năng từ trái qua: Tạo mới file ppt; Mở file ppt đã có; Lưu file lên đĩa; Gửi Slide qua E-Mail; In

Slide ra máy in; Kiểm tra lỗi chính tả- Spelling; Cắt/xóa văn bản; Sao chép vào bộ đệm-Copy to Clipboard; Dán từ bộ đệm vào Slide- Paste; Sao chép định dạng-Format Painter; Hủy bỏ các thao tác đã làm-Undo; Làm lại thao tác đã hủy bỏ-Redo; Tạo liên kết-Hyperlink; Đường viền-Borders; Thêm bảng-

Insert Table; Vẽ biểu đồ-Chart; Thêm trang trắng mới-New Slide; Mở rộng văn bản cửa sổ trái; Hiển thị của sổ mục lục theo Font của Slide; Phóng to/thu nhỏ-Zoom.

(Tiếp theo)

3 Thanh định dạng văn bản (Formatting): Bao gồm các nút chức năng định dạng dữ liệu trên Slide Hình dạng của thanh công cụ chuẩn như dưới đây:

Các chức năng lần lượt từ trái qua là: Đặt Font; Đặt kích thước-Size; Đặt kiểu dáng-Style (Bold-Đậm, Italic-Nghiêng,

Underline-Gạch chân, Shadow-Có bóng mờ); Căn trái-Left Alignment; Căn giữa-Center; Căn phải-Right; Đánh số/ký hiệu đề mục-Bullets & Numbering;

4 Thanh vẽ hình (Drawing): Bao gồm công cụ để vẽ đoạn thẳng, hình chữ nhật, hình Ellipse,

5 Các Thanh công cụ khác có thể được chọn bởi chức năng:

\View\Toolbars như trong Slide sau:

(Tieáp theo)

1.3.2 MỘT SỐ LƯU Ý

 Tiêu đề chính ( Title ) nên có kích thước chữ

(size) từ 30 đến 44.

 Các Slide bài giảng nên được viết chữ đen trên nền trắng, hoặc chữ trắng trên nền xanh đậm để tạo màu tương phản – màu này rất thích hợp cho các báo cáo khoa học.

 Tiêu đề phụ ( Subtitle ) nên có kích thước chữ nhỏ hơn, khoảng 24 đến 32.

 Chữ trong trang chi tiết ( Text ) có kích thước từ 16 đến 28 ( tùy theo font chữ ).

1.4 TRÌNH CHIẾU THỬ MỘT BÁO CÁO

TRONG QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO

Cách 1: Vào Menu View , chọn chức năng Slide Show , hoặc nhấn phím F5.(luôn luôn chiếu từ Slide đầu)

(Tiếp theo)

Cách 2: (chiếu từ Slide hiện tại) Bấm trỏ Mouse vào nút chức năng có hình như chiếc ly ở góc trái dưới

của màn hình soạn thảo – phía dưới có ghi chú

“ Slide Show ” (như hình dưới đây).

Trong khi trình chiếu có thể sử dụng các phím điều khiển sau đây:

Home: Về Slide đầu tiên End: Về Slide cuối cùng

↑ : Lên Slide trước. ↓ : Xuống Slide sau.

Esc: Thoát, trở về soạn thảo Slide đang chiếu

1.5 MỘT VÍ DỤ VỀ BÁO CÁO KHOA HỌC

 Nếu đang trình chiếu, hãy nhấn phím Esc để trở về cửa

sổ soạn thảo.

 Đóng cửa sổ thiết kế / trình chiếu thông qua nút chức

năng “Close” ở góc phải trên của cửa sổ, hoặc nhấn tổ

hợp phím Alt-F4.

 Cách khác: Vào Menu File, chọn Exit.

Lưu ý: Nếu đang hiệu chỉnh Slide (Edit Slide), thì trước khi kết thúc, máy sẽ hỏi có cần ghi lại những thay đổi hay không Chọn “Yes” nếu muốn ghi lại.

1.6 KẾT THÚC

II TẠO MỘT SLIDE

2.1 CHỌN BỐ CỤC (LAYOUT) CỦA SLIDE .

(Tiếp theo)

Có 12 dạng bố cục (Layout) cho một trang Slide Mỗi bố cục có một ý nghĩa riêng, do đó nó có cách sử dụng riêng Tùy từng ngữ cảnh của bài viết mà chọn loại bố cục cho phù hợp.

Để chọn một trong số 12 bố cục của PowerPoint chỉ cần bấm trỏ Mouse vào hình vẽ tương ứng rồi nhấn phím Enter, hoặc bấm trỏ Mouse vào nút OK.

Trang dưới đây sẽ trình bày chi tiết ý nghĩa và cách sử dụng từng loại Layout đã cho.

Ý NGHĨA, CÁCH DÙNG MỖI DẠNG LAYOUT

Dạng 1 : ( Title Slide ): Dùng cho báo cáo có các tiêu đề (tít) lớn với các mục tiêu đề con Phù hợp với trang mục lục của chương, hoặc giới thiệu tóm tắt một vấn đề.

Dạng 2 : ( Bulleted List ): Dùng cho trang báo cáo có nhiều đề mục con Phù hợp với trang mục lục của chương, hoặc giới thiệu tóm tắt một vấn đề.

Dạng 3 : ( 2 column text ): Dùng cho trang báo cáo cần chia văn bản thành 2 cột để đối sánh, hoặc để tận dụng khoảng trống của trang Slide .

Dạng 8 : ( Chart ): trình bày một đồ thị, phản ảnh tiến độ, cơ cấu, hoặc tỷ trọng các thành phần so với tổng thể v.v….

(Tiếp theo)

Khi mới tạo một Slide bằng tiếng Việt Bạn thường thấy xuất hiện đường răng cưa màu hồng dưới chân các từ Điều này cũng dễ hiểu, bởi vì Bạn đang viết tiếng Việt, không phải tiếng Anh nên bộ phận kiểm tra phát âm (từ vựng) của Power Point cho rằng đó là lỗi chính tả, như trong ví dụ sau:

(Tiếp theo)

Hãy tắt bộ kiểm tra chính tả bằng cách:

\Tools\Options\Spelling and Style\xóa bỏ dấu ở ô vuông

Check Spelling as you type.

Xóa bỏ dấu

Check này

(Tiếp theo)

Có thể Bạn lại thấy không đọc được tiếng Việt bên cửa sổ mục lục Hãy bấm vào nút chức năng “Show Formatting” trên thanh công cụ chuẩn (Standard):

Hãy bấm vào nút có

chữ A /A này

2.2 TRÌNH BÀY CÁC THÀNH PHẦN CỦA SLIDE

Sau khi đã xác định được cách thể hiện trang, việc trình bày các thành phần tương tự như trong Microsoft Word Cần cho hiển thị một số thanh công cụ ( ToolBars ) bằng cách vào Menu View , đánh dấu chọn các công cụ:

 Standard : các nút mở, đóng file, sao chép…

 Formatting : Chọn Font/size/style, căn lề…

 Drawing : Vẽ hình (khung, text box, Art, …)

(Tieáp theo)

(a) Các phím mũi tên dùng để di chuyển con trỏ màn hình (cursor).

(b) Phím Delete dùng để xóa ký tự tại vị trí con trỏ

Back Space để xóa ký tự trước con trỏ.

(c) Sao chép (1 phần) đối tượng vào bộ đệm: Ctrl_C (^C)

(d)Dán vào vị trí tại cursor trong Slide: Ctrl_V

(e)Cắt bỏ (1 phần) đối tượng nhưng lưu vào bộ đệm:

Ctrl_X

(f)Tìm kiếm dãy chữ trong các Slide: Ctrl_F.

(g)Tìm và thay thế một dãy chữ bằng một dãy chữ khác: Ctrl_H.

(h)Hủy bỏ (các) thao tác đã thực hiện: Ctrl_Z.

(i)Làm lại thao tác đã hủy bỏ: Ctrl_Y.

2.2.1 Các thao tác soạn thảo cơ bản

2.2.1 Các thao tác soạn thảo cơ bản.

(a)Có thể đặt Font chữ, kích thước (size), kiểu chữ (style) và màu chữ (text color) cho toàn đoạn văn bản hoặc chỉ một phần trong một khung văn bản (text box), tiêu đề (title) hay tiểu đề mục (subtitle) thông qua chức năng đánh dấu chọn văn bản, vào

Menu Format, chọn Font Font rồi chọn tương ứng trong các mục:

Font, Font style, Size, Color, Underline, Shadow, Emboss, Superscript (mũ) và Subscript (chỉ số, cùng với độ tăng giảm offset điểm) Hoặc chọn Font, Size, Style từ thanh công cụ

Formatting.

Có thể dùng phím nóng (Hot key Hot key) để thay đổi :

- Ctrl_B : Bold Bold - In đậm.

- Ctrl_I : Italic Italic – In nghiêng

- Ctrl_U : Underline Underline – Gạch chân.

- Ctrl_] : Tăng kích thước chữ lên 1 bậc (hoặc A ^ )

- Ctrl_[ : Giảm kích thước chữ xuống 1 bậc (hoặc nút A^ )

2.2.2 Đặt Font, Size, Style, màu chữ cho

2.2.2 Đặt Font, Size, Style, màu chữ cho slide slide .

2.2.3 Có thể dùng tổ hợp phím nóng Ctrl_+ để chuyển thành chỉ số hoặc Ctrl_Shift_+ để đưa lên phần mũ.

Ví dụ H2O, bôi đen số 2, nhấn tổ hợp phím Ctrl_+ : H 2 O

Hay nhập m3, bôi đen số 3, nhấn tổ hợp Ctrl_Shift_+ : m 3

Lưu ý: Màu nền chỉ được đặt cho toàn bộ đối tượng văn bản

(text box, title hay subtitle), không thể đặt nền riêng cho một

phần văn bản.

2.2.4 Để đổi đoạn văn bản đã được đánh dấu từ chữ hoa

thành chữ thường và ngược lại, hãy vào Menu Format, chọn

chức năng Change Case; hoặc nhấn tổ hợp phím Shift-F3 cho tới khi đạt được kiểu chữ mong muốn.

Ví dụ: cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam.

Bôi đen tất cả, nhấn Shift-F3, chúng ta có:

Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam Shift-F3 lần nữa có: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

(Tiếp theo)

2.2.5 Đặt khoảng cách giữa các đoạn hay giữa các dòng

bằng cách vào Menu Format, chọn chức năng Line Spacing Mục Line spacing để đặt khoảng cách giữa các dòng; Before, After để đặt khoảng cách giữa các đoạn.

2.2.6 Đánh số thứ tự hoặc ký hiệu đề mục (Bullets and Numbering) cho các đoạn (Paragraph) Thao tác:

 Bôi đen (đánh dấu chọn) các đoạn.

 Vào Menu Format, chọn Bullets and Numbering

 Chọn Numbered để đánh số thứ tự, Bulleted để ghi ký hiệu.

 Chọn cách đánh số (chữ số La mã, chữ cái a, b,c…, hay chữ số 1,2,3…) cho Numbering hoặc ký tự cho Bullets.

Lưu ý: Trong một Slide, hãy nhập xong thông tin rồi định dạng các đối tượng sau !

(Tiếp theo)

2.2.7 Sao chép định dạng ( Format) của một đối tượng đã được định dạng Ví dụ, chúng ta đã có dãy chữ được định dạng

là Font: VNI-Times, Size: 22; In đậm, nghiêng với màu chữ tím

nhạt (như chữ Format này) Có thể một số dãy chữ khác cũng

cần được định dạng giống như thế: Font: VNI-Times, Size: 22,

In đậm, nghiêng, chữ màu tím nhạt Khi đó chỉ cần sao chép định dạng của Format rồi áp đạt lên các dãy chữ cần định dạng Thao tác sao chép định dạng như sau:

Đặt con trỏ vào đối tượng đã được định dạng (hoặc bôi đen/chọn một phần đối tượng).

Nhắp chuột vào nút Format Painter có hình cây cọ vẽ.

Bôi lên đối tượng cần định dạng.

Lưu ý: Nếu muốn chép định dạng sang nhiều đối tượng khác thì nhắp đúp chuột vào cây cọ vẽ (khi đó, nút này sẽ có dạng chìm xuống) rồi lần lượt bôi lên các đối tượng cần chép Sau khi làm xong cần nhắp chuột lại vào nút để kết thúc

(Tiếp theo)

2.2.8 Làm đều (Alignment) cho các dòng trong (các) đoạn:

- Ctrl_L: thẳng hàng bên trái;- Ctrl_R: thẳng lề phải

- Ctrl_E: Nằm đều ở giữa - Ctrl_J: làm đều hai bên

2.2.3 Đặt màu nền cho cả trang slide:

- Đặt trỏ mouse vào vùng trống của Slide.

- Bấm mouse phải (hoặc vào Menu Format).

- Chọn mục Background Màn hình xuất hiện (1)

- Chọn More colors để tự chọn màu thích hợp (2)

(Tiếp theo)

Có thể chọn Fill effect để thiết lập hiệu ứng nền.

Gradient : Phối màu tối dần Có thể là đơn màu (one color), hai màu Hướng tối dần (Shading style) theo phương nằm ngang (Horizontal), chiều dọc (Vertical), theo đường chéo (Diagonal)

(Tiếp theo)

Texture : 12 màu nền được

thiết kế sẵn, không bị ảnh

hưởng bởi việc chọn màu

hay Gradient Màu nền cho

trang sau có tên là Bouquet .

Pattern : Mẫu tô màu: đậm

đặc ( solid ), kẻ sọc ( slash )

Sau khi chọn xong Gradient hay Texture hay

Pattern cần nhấn nút OK để quay trở về Menu

chọn màu nền Nhấn nút Apply để áp dụng màu cho Slide hiện tại, hoặc Apply to All để áp dụng màu nền này cho tất cả các Slide của báo cáo.

Màu nền này chỉ áp dụng cho trang Slide này làm ví dụ minh họa, nên phải chọn nút chức năng

Apply, không chọn Aply to All .

(Tiếp theo)

Trong môi trường Window, để chép hình ảnh của mản hình (Desktop) vào bộ đệm (Clipboard) thì dùng phím Print Screen, hoặc Alt-Print Screen Phím Print Screen để chép toàn bộ màn hình vào bộ đệm Tổ hợp phím Alt-Print Screen để chép chỉ riêng cửa sổ Active của màn hình vào bộ đệm

Khi đã có trong bộ đệm thì việc chép vào Slide đang soạn thảo là không còn vấn đề nữa.

Ví dụ: Khi chúng ta chọn chức năng chỉnh sửa bảng

màu hệ thống Khi chép vào bộ đệm bằng phím Print Screen thì ta có hình như trang sau:

(Bổ sung)

(Tieáp theo)

Nếu chép bằng tổ hợp phím Alt-Print Screen thì ta thu được chỉ riêng của sổ chọn / hiệu chỉnh bảng màu mà thôi.

2.3 TẠO SLIDE DẠNG TỔ CHỨC ĐƠN VỊ.

Khi chọn bố cục dạng Organization Chart, Slide có dạng sau:

(Tiếp theo)

Nhập tiêu đề của sơ đồ cơ cấu tổ chức tại cửa sổ trên.

Nhắp đúp mouse vào khung hình dưới để bắt đầu thêm sơ đồ tổ chức Khi đó một hộp công cụ vẽ sơ đồ tổ chức sẽ xuất hiện giúp cho công việc chỉnh sửa sơ đồ được

nhanh chóng và tiện lợi (Xem hình trong trang sau).

Nhập tên cho các tổ chức con.

Bổ sung thêm các tổ chức ngang hàng

Bổ sung thêm các tổ chức cấp dưới

<Nhập tiêu đề sơ đồ tổ chức ở đây>

< Nhắp đúp mouse vào đây thêm sơ đồ tổ chức >

Microsoft PowerPoint có 44 mẫu nền thiết kế

sẵn tương đối đẹp Các mẫu nền này khi được áp dụng thì nó có tác dụng trên tất cả các trang của báo cáo Sử dụng mẫu bằng cách:

- Đặt trỏ mouse vào một vùng trống của Slide .

- Bấm mouse phải (hoặc vào Menu Format ).

- Chọn chức năng Apply Design Template.

(danh sách các template như trong bảng sau).

2.4 SỬ DỤNG MÀU NỀN THEO MẪU (Template)