Bài giảng môn Tin học ứng dụng – Bùi Thế Thành

Bài giảng môn Tin học ứng dụng được biên soạn bởi giảng viên Bùi Thế Thành với các nội dung tổng quan về bảng tính điện tử Excel, quản trị cơ sở dữ liệu trong Excel, phân tích và dự báo kinh tế trong Excel, ứng dụng các hàm tài chính trong Excel vào quản lý kinh tế.

Đề c-ơng chi tiết học phần Môn: Tin học ứng dụng

Số đvht: 04 = 60 tiết (30 lý thuyết + 60 thực hành)

Ch-ơng I: Tổng quan về Bảng tính điện tử Excel

I Giới thiệu bảng tính điện tử Excel

1 Giới thiệu chung

2 Các chức năng cơ bản của Excel

II Các khái niệm cơ bản

1 Khởi động và thoát khỏi Excel

1.1 Khởi động Excel

1.2 Thoát khỏi Excel

2 Các thành phần chính của màn hình giao diện Excel

6.3.1 Sao chép dữ liệu kiểu số, chuỗi, ngày tháng

6.3.2 Sao chép dữ liệu kiểu công thức

6.4 Di chuyển dữ liệu

1.2 Thay đổi chiều cao một dòng

1.3 Thay đổi độ rộng nhiều cột

1.4 Thay đổi chiều cao nhiều dòng

V Biểu đồ trong Excel

1 Một số dạng biểu đồ thông dụng trong Excel

1 Định dạng trang in

2 Trình tự in bảng tính

Ch-ơng II: Quản trị cơ sở dữ liệu trong Excel

I Các khái niệm cơ bản về cơ sở dữ liệu trong Excel

1 Khái niệm cơ sở dữ liệu

2 Thuật ngữ về cơ sở dữ liệu trong Excel

II Quản trị cơ sở dữ liệu bằng một số lệnh trên thực đơn

III một số hàm cơ sở dữ liệu trong Excel

1 Hàm tính trung bình trên cơ sở dữ liệu - DAVERAGE

2 Hàm đếm số l-ợng trên cơ sở dữ liệu - DCOUNT

3 Hàm tìm giá trị lớn nhất trên cơ sở dữ liệu - DMAX

4 Hàm tìm giá trị nhỏ nhất trên cơ sở dữ liệu - DMIN

5 Hàm tính tổng trên cơ sở dữ liệu - DSUM

IV Lập bảng cân đối tổng hợp từ cơ sở dữ liệu

1 Bài toán thực tế

2 Các thành tố trên một bảng cân đối tổng hợp

2.1 Tr-ờng phân trang báo cáo (Page Fields)

2.2 Tr-ờng dòng báo cáo (Pivot Table Rows)

2.3 Tr-ờng cột báo cáo (Pivot Table Columns)

2.4 Nội dung ô báo cáo (Items)

2.5 Tổng hợp theo hàng và tổng hợp theo cột báo cáo (Grand Total)

3 Lập báo cáo PIVOT TABLE

3.1 Các b-ớc lập báo cáo

3.2 Ví dụ

Ch-ơng III: Phân tích và dự báo kinh tế trong Excel

I Giới thiệu công cụ phân tích Data analysis

1 ứng dụng của công cụ phân tích Data Analysis

2 Cài đặt công cụ Data Analysis

3 Làm việc với công cụ Data Analysis

II Một số tính năng của công cụ phân tích Data analysis

1 Xác định hệ số t-ơng quan giữa các yếu tố

4.1.2 Dự báo trên cơ sở hàm t-ơng quan bội

III Giải các bài toán quy hoạch tuyến tính trong Excel

1 ứng dụng của bài toán quy hoạch tuyến tính trong kinh tế

2 Quy trình giải bài toán quy hoạch tuyến tính trong Excel

2.1 Cài đặt công cụ

2.2 Sử dụng công cụ

3 Ví dụ

3.1 Giải các bài toán quy hoạch tuyến tính dạng chuẩn tắc

3.1.1 Dạng tổng quát của bài toán

3.1.2 Bài toán

3.2 Giải các bài toán quy hoạch tuyến tính dạng chính tắc

3.2.1 Dạng tổng quát của bài toán

3.2.2 Bài toán

3.3 Giải các bài toán quy hoạch tuyến tính dạng hỗn hợp

3.3.1 Dạng tổng quát của bài toán

1 Hµm SLN (Straight Line Depreciation)

IV nhãm hµm tÝnh to¸n l·i suÊt chøng kho¸n

Mét vµi kh¸i niÖm c¬ b¶n vÒ chøng kho¸n sö dông trong Excel

Ch-ơng I: Tổng quan về Bảng tính điện tử Excel

I Giới thiệu bảng tính điện tử Excel

1 Giới thiệu chung

- Excel là ch-ơng trình bảng tính điện tử chạy trong môi tr-ờng Windows,

đ-ợc dùng phổ biến trong công tác văn phòng, trong quản lý nói chung và quản lý kinh tế nói riêng

- Có nhiều phiên bản khác nhau của Excel nh-: Excel 5.0, Excel 7.0, Excel

97, Excel 2000, Excel 2003, Excel XP… Các phiên bản càng cao thì càng đ-ợc

bổ sung thêm các đặc tính mới mà các phiên bản tr-ớc không có

- Biểu diễn dữ liệu d-ới dạng biểu đồ: Excel cung cấp khả năng tạo biểu đồ với nhiều kiểu biểu đồ khác nhau từ hai chiều đến ba chiều, nhằm tăng tính trực quan đối với dữ liệu

- Phân tích dữ liệu và tiền hành dự báo: Có nhiều công cụ phân tích cho phép ng-ời dùng trên cơ sở các dữ liệu l-u trong bảng tính, tiến hành các phân tích thống kê nhằm l-ợng hoá các xu thế, các quan hệ giữa các yếu tố kinh tế và trên cơ sở đó cho phép tiến hành các dự báo

- Tính toán các hàm: Excel cung cấp sẵn rất nhiều hàm mẫu, gọi là hàm bảng tính, thuộc nhiều phạm trù khác nhau: Thống kê, ngày tháng, thời gian, toán học, cơ sở dữ liệu và tài chính

- Quản trị cơ sở dữ liệu: Excel cho phép xây dựng, cập nhật và truy xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu nh- một hệ cơ sở dữ liệu

- Khả năng tự động thực hiện Excel bằng các Macro: Sau khi tạo một Macro chứa một dãy các phím bấm, các lựa chọn thực đơn hay công thức, ng-ời

dùng chỉ cần dùng một tổ hợp các phím tắt hay chọn một Macro từ một danh sách, Macro đó sẽ tự động thực hiện những công việc lặp đi lặp lại nh- đã định nghĩa trong Macro đó

- Các công cụ bổ sung bao gồm "Add ins" và "Excel in Workgroup": Cung cấp khả năng l-u trữ tự động và cho phép tận dụng Excel khi sử dụng chung tệp tin với nhiều ng-ời khác

II Các khái niệm cơ bản

1 Khởi động và thoát khỏi Excel

1.1 Khởi động Excel

- Cách 1: Start\Programs\Microsoft Excel

- Cách 2: Click đúp chuột tại biểu t-ợng ch-ơng trình trên màn hình Desktop

- Cách 3: Click chuột tại biểu t-ợng ch-ơng trình trên thanh Shortcut Office

1.2 Thoát khỏi Excel

- Cách 1: Sử dụng thực đơn File\Exit

- Cách 2: Dùng tổ hợp phím Alt + F4

- Cách 3: Click đúp chuột tại biểu t-ợng nút Close ( ) ở góc trên phải giao diện ch-ơng trình

2 Các thành phần chính của màn hình giao diện Excel

- Thanh thực đơn (Menu Bar): Liệt kê các mục lệnh chính của Excel

- Thanh công cụ chuẩn (Standard Bar): Chứa một số lệnh thông dụng của Excel d-ới dạng các nút có biểu t-ợng

- Thanh định dạng (Formatting Bar): Chứa các lệnh d-ới dạng các nút có biểu t-ợng để định dạng dữ liệu của bảng tính

- Thanh công thức (Formula Bar): Gồm các ô: Name Box (hiển thị địa chỉ ô hiện hành), Cancel (huỷ bỏ), Enter (chấp nhận), Formula Bar (nội dung dữ liệu của ô hiện hành)

- Thanh vẽ (Drawing Bar): Chứa các lệnh d-ới dạng các nút có biểu t-ợng

để thực hiện vẽ và hiệu chỉnh hình

- Bảng tính (Workbook): Là cửa sổ chứa nội dung của bảng cần trình bày

và tính toán

- Thanh tr-ợt (Scroll Bar): Dùng để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính trên màn hình

- Thanh trạng thái (Status Bar): Hiển thị trạng thái làm việc của ch-ơng trình

- Alt + PgUp: Sang trái một trang màn hình

- Alt + PgDn: Sang phải một trang màn hình

- Home: Về đầu dòng

- Ctrl + Home: Về ô A1

- Chú ý: Ngoài ra có thể click chuột tại một ô để di chuyển con trỏ ô đến ô đó

4 Các kiểu dữ liệu và các phép toán đ-ợc sử dụng trong Excel

4.1 Các kiểu dữ liệu

- Kiểu chuỗi (Text):

Standard Bar Menu Bar

Formatting Bar

Formula Bar

Drawing Bar

Workbook Status Bar

+ Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ cái th-ờng hoặc chữ cái in hoa từ a đến z + Theo mặc định, dữ liệu kiểu chuỗi đ-ợc tự động căn trái

- Kiểu số (Number):

+ Ký tự đầu tiên gõ vào là các chữ số từ 0 đến 9

+ Theo mặc định, dữ liệu dạng kiểu số đ-ợc tự động căn phải

- Kiểu ngày giờ (Date/Time):

+ Dữ liệu kiểu ngày giờ phải đ-ợc nhập theo định dạng có thông số đã lựa chọn trong Control Panel của Windows

+ Theo mặc định, dữ liệu kiểu ngày giờ đ-ợc tự động căn phải

+ Một số dạng thể hiện ngày, giờ với thông số cài đặt trong Control Panel của Windows là mm/dd/yy và hh:mm:ss

+ Các thành phần của một công thức có thể gồm: Số, chuỗi văn bản (phải

đ-ợc để trong nháy kép), địa chỉ ô, vùng, các phép toán và các hàm

+ Chú ý: Các báo lỗi th-ờng gặp khi nhập công thức

 ####: Cột quá hẹp không đủ độ rộng để hiển thị kết quả của công thức

 #DIV/0!: Trong công thức có phép toán chia cho không

 #NUM!: Con số trong công thức không phù hợp

 #VALUE!: Trong công thức dùng sai kiểu dữ liệu nh- công trừ các dữ liệu dạng chuỗi làm kết quả trở lên vô nghĩa

 #REF: Trong công thức có tham chiếu đến những ô không tồn tại hoặc đã bị xoá

4.2 Các phép toán

- Phép toán số học: Phép cộng (+), phép trừ (-), phép nhân (*), phép chia (/), phép luỹ thừa (^) và phép toán phần trăm (%)

- Phép toán liên kết chuỗi (&)

- Phép toán so sánh: Phép bằng (=), phép khác (<>), phép lớn hơn (>), phép nhỏ hơn (<), phép lớn hơn hoặc bằng (>=), phép nhỏ hơn hoặc bằng (<=)

- Chú ý: Các phép toán đ-ợc -u tiên tính toán theo thứ tự sau: Luỹ thừa tr-ớc

rồi đến nhân, chia, cộng, trừ Các phép toán có cùng mức -u tiên (nh- cùng nhân hoặc cùng chia ) sẽ -u tiên thực hiện từ trái sang phải Muốn thay đổi thứ tự -u tiên, dùng các cặp ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc sâu nhất sẽ đ-ợc thực hiện tr-ớc

5 Địa chỉ ô, vùng, địa chỉ t-ơng đối, tuyệt đối, địa chỉ hỗn hợp

+ Là địa chỉ tham chiếu có dạng <địa chỉ cột><địa chỉ dòng>

+ Khi sao chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa ph-ơng chiều và khoảng cách

+ Ví dụ: C5, C5:F7

- Địa chỉ tuyệt đối

+ Là địa chỉ tham chiếu có dạng $<địa chỉ cột>$<địa chỉ dòng>

+ Khi sao chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ giữ nguyên giống nh- vùng nguồn

- Chọn một ô: Di chuyển con trỏ ô đến ô cần chọn, hoặc click chuột tại ô cần chọn

- Chọn một cột: Click chuột tại ký hiệu địa chỉ cột

- Chọn một dòng: Click chuột tại ký hiệu địa chỉ dòng

+ Cách 3: Bấm giữ và kéo chuột trên toàn bộ diện tích vùng cần chọn

- Chọn nhiều vùng: ấn và giữ phím Ctrl trong khi dùng chuột thực hiện thao tác chọn các vùng khác nhau

6.2 Xoá dữ liệu trong vùng

6.3.2 Sao chép dữ liệu kiểu công thức

Di chuyển con trỏ chuột vào vị trí góc d-ới bên phải của ô vừa thực hiện công thức đúng, khi con trỏ chuột đổi thành dạng dấu cộng mầu đen thì bấm giữ

và kéo chuột để thực hiện việc sao chép công thức cho các ô còn lại cần tính

+ Di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên trái của vùng đích

+ Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + V

7 Các thao tác trên tệp

7.1 Tạo một tệp mới

- Tệp tin Excel là tệp tin có dạng *.xls

- Có 3 cách cơ bản để tạo một tệp tin mới:

7.4 Ghi tệp vào đĩa

- Cách 1: Sử dụng thực đơn File\Save (hoặc File\Save As)

- Cách 2: Click chuột tại biểu t-ợng Save trên thanh công cụ chuẩn

1.2 Thay đổi chiều cao một dòng

Bấm giữ và kéo chuột trên đ-ờng phân cách giữa hai dòng tại vị trí tiêu đề (tên dòng) để thay đổi chiều cao của dòng bên trên

1.3 Thay đổi độ rộng nhiều cột

- Chọn một số ô của những cột cần thay đổi độ rộng

- Sử dụng thực đơn: Format\Column\Width, hộp thoại Column Width hiện

ra, gõ vào độ rộng cột cần thay đổi rồi chọn OK hay nhấn Enter

1.4 Thay đổi chiều cao nhiều dòng

- Chọn một số ô của những dòng cần thay đổi chiều cao

- Sử dụng thực đơn: Format\Row\Height, hộp thoại Row Height hiện ra, gõ vào chiều cao dòng cần thay đổi rồi chọn OK hay nhấn Enter

3 Định dạng dữ liệu số

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng dữ liệu số

- Sử dụng thực đơn Format\Cells (Ctrl + 1), xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn lớp Number, trong khung Category chọn mục Number:

+ Chọn số các số thập phân cần hiển thị sau dấu thập phân trong mục Decimal places

+ Chọn hiển thị dấu phẩy ngăn cách phần nghìn trong mục Use 1000 Separator (,)

+ Chọn cách hiển thị số âm trong mục Negative numbers (Excel có thể dùng mầu đỏ để biểu thị cách hiển thị số âm)

4 Định dạng dữ liệu ngày tháng

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng dữ liệu ngày tháng

- Sử dụng thực đơn: Format\Cells (Ctrl + 1), hộp thoại Format Cells hiện ra, chọn lớp Number, trong mục Category chọn lớp Date, click chuột tại mẫu định sẵn mong muốn trong khung Type bên phải hộp thoại, chọn OK

- Chú ý: Nếu không vừa ý với các mẫu định sẵn, có thể tạo ra một cách

hiển thị riêng bằng cách chọn Custom trong mục Category, gõ dạng thức thích hợp của ngày tháng vào khung Type Ví dụ: Gõ vào khung Type dd/mm/yyyy thì dạng hiển thị của ngày tháng năm sẽ là: 2 số dạng ngày, 2 số dạng tháng, 4 số dạng năm

5 Định dạng vị trí dữ liệu trong ô

- Sau khi nhập ta có thể quy định lại vị trí hiển thị dữ liệu trong ô (dòng, cột) bằng cách: Chọn vùng dữ liệu để định dạng, sử dụng thực đơn Format\Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn lớp Alignment

- Trong hộp thoại này có các lựa chọn sau:

+ Khung Horizontal: Để lựa chọn cách định dạng vị trí dữ liệu trong ô theo chiều ngang: General (giữ nguyên dữ liệu nh- khi nhập vào từ bàn phím), Left (điều chỉnh thẳng mép trái ô), Center (điều chỉnh giữa ô), Right (điều chỉnh thẳng mép phải ô), Justify (điều chỉnh thẳng hai mép), Center across selection (điều chỉnh giữa qua một dãy ô)

+ Khung Vertical: Để lựa chọn cách định dạng vị trí dữ liệu trong ô theo chiều dọc: Top (lên phía trên), Bottom (xuống phía d-ới), Center (dữ liệu cân giữa), Justify (điều chỉnh thẳng hai mép)

+ Khung Orientation: Lựa chọn định dạng h-ớng của dữ liệu: Ngang, dọc hay nghiêng

+ Ô kiểm tra Wrap Text: Nếu đ-ợc đánh dấu thì độ rộng cột cố định, dữ liệu nhập vào tự động dàn qua nhiều dòng

6 Định dạng đ-ờng kẻ theo vùng ô đã chọn

- Chọn vùng ô cần kẻ khung, sử dụng thực đơn Format\Cells, xuất hiện hộp thoại Format Cells, chọn lớp Border

- Trong hộp thoại có các lựa chọn sau:

+ Nút Outline: Vẽ viền quanh vùng ô đã chọn Nút Inside: Kẻ các đ-ờng kẻ ngang dọc bên trong vùng ô đã chọn Nút None: Huỷ bỏ các đ-ờng kẻ ô Tám nút trong khung Border: Kẻ các đ-ờng ngang dọc, chéo trong vùng ô, ở giữa các nút này là mẫu tác dụng của các đ-ờng kẻ

+ Khung Style để chọn một trong 13 mẫu đ-ờng kẻ (kẻ đơn, đúp, nét liền hay đứt đoạn…)

+ Khung Color để chọn mầu cho đ-ờng kẻ

IV Sử dụng hàm trong Excel

Trong đó:

- Tên hàm: Sử dụng tên theo quy -ớc của Excel

- Danh sách các đối số: Có thể là số, ký tự, địa chỉ ô, vùng, công thức, hoặc những hàm khác Đối số phải đ-ợc đặt trong dấu () và giữa các đối số có dấu phân cách Các hàm trong Excel hầu hết đều có đối số

- Sử dụng thực đơn Insert\Function hoặc sử dụng biểu t-ợng

trên thanh công cụ, xuất hiện hộp thoại Function Wizard

- Chọn nhóm hàm cần thực hiện trên khung Function category

- Chọn tên hàm cần thực hiện trên khung Function name, ví dụ chọn hàm SUM

- Chọn OK, xuất hiện hộp thoại nhập các đối số theo yêu cầu của hàm SUM

Trong đó number có thể là giá trị số, địa chỉ ô chứa giá trị số

- Ví dụ: Ô A1 có công thức =1+ABS(-3) thì giá trị trong ô là 4

4.1.2 Hàm INT

- Công dụng: Trả về phần nguyên của một số

- Dạng tổng quát: INT(number)

Trong đó number có thể là giá trị số, địa chỉ ô chứa giá trị số

- Ví dụ: Ô A1 có công thức = INT(2.4) thì giá trị trong ô là 2

4.1.3 Hàm MOD

- Công dụng: Trả về phần d- của một phép chia

- Dạng tổng quát: MOD(number,divisor)

Trong đó number là số bị chia, divisor là số chia; number và divisor có thể

là địa chỉ ô chứa giá trị số

- Ví dụ: Ô A1 có công thức =MOD(10,3) thì giá trị trong ô là 1

4.1.4 Hàm ROUND

- Công dụng: Trả về giá trị làm tròn của một số

- Dạng tổng quát: ROUND(number,n)

Trong đó number có thể là giá trị số, địa chỉ ô chứa giá trị số; n là một số nguyên d-ơng chỉ định vị trí làm tròn: Nếu n>0 làm tròn đến phần thập phân, nếu n≤0 làm tròn phần nguyên

Trong đó number có thể là giá trị số, địa chỉ ô chứa giá trị số

- Ví dụ: SQRT(16) cho kết quả là 4

Trong đó number1, number2, có thể là Giá trị số, địa chỉ ô chứa giá trị

số, địa chỉ vùng chứa dữ liệu số

- Ví dụ: =AVERAGE(A1:A4): Tính trung bình cộng phong vùng từ A1

- Ví dụ: Trong các ô B1, B2, B3, B4 lần l-ợt có các giá trị 12, CĐKT, 56, 4 thì: =COUNT(B1:B4) cho kết quả là 3

- Ví dụ: Trong các ô B1, B2, B3, B4 lần l-ợt có giá trị là 12, 5, 56, 4 thì:

=MAX(B1:B4) cho kết quả là 56

- Ví dụ: Trong các ô B1, B2, B3, B4 lần l-ợt có giá trị là 12, 5, 56, 4 thì:

=MIN(B1:B4) cho kết quả là 4

4.3 Nhóm hàm ký tự

4.3.1 Hàm LEN

- Công dụng: Cho biết độ dài của dữ liệu trong ô

- Dạng tổng quát: LEN(text)

Trong đó text là dữ liệu số, ký tự hoặc địa chỉ ô chứa dữ liệu

- Ví dụ: LEN("Thái Nguyên") cho kết quả là 11

text: Dữ liệu số, ký tự hoặc địa chỉ ô chứa dữ liệu

n: Số ký tự của chuỗi con

- Ví dụ: LEFT("Hà Tây",2) cho kết quả là: Hà

text: Dữ liệu số, ký tự hoặc địa chỉ ô chứa dữ liệu

n: Số ký tự của chuỗi con

- Ví dụ: RIGHT("Hà Tây",3) cho kết quả là: Tây

4.3.4 Hàm UPPER, LOWER, PROPER

- Công dụng

+ UPPER: Chuyển các ký tự trong chuỗi sang dạng chữ in hoa

+ LOWER: Chuyển các ký tự trong chuỗi sang dạng chữ th-ờng

+ PROPER: Chuyển các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi sang dạng chữ in hoa

- Dạng tổng quát:

UPPER(text) LOWER(text) PROPER(text) Trong đó: text: Dữ liệu số, ký tự hoặc địa chỉ ô chứa dữ liệu

- Ví dụ: UPPER("hello") cho kết quả là HELLO

LOWER("Hello") cho kết quả là hello PROPER("hello world") cho kết quả là Hello World

- Ví dụ: DATE(2006,12,25) cho kết quả là 12/25/06 (nếu định dạng hiển thị ngày là mm/dd/yy)

Trong đó: logical1, logical2, … là các biểu thức logic

- Công dụng: Hàm cho giá trị đúng (TRUE) khi mọi biểu thức logic đều nhận giá trị đúng Hàm cho giá trị sai (FALSE) nếu có ít nhất một trong các biểu thức logic nhận giá trị sai

- Ví dụ: AND(3>2,2>1) cho kết quả là TRUE

AND(3>2,2<1) cho kết quả là FALSE

4.5.2 Hàm OR

- Dạng tổng quát: OR(logical1,logical2, …)

Trong đó: logical1, logical2, … là các biểu thức logic

- Công dụng: Hàm cho giá trị đúng (TRUE) nếu có ít nhất một trong các biểu thức logic nhận giá trị đúng Hàm cho giá trị sai (FALSE) khi mọi biểu thức logic đều nhận giá trị sai

- Ví dụ: OR(3>2,2<1) cho kết quả là TRUE

OR(3<2,2<1) cho kết quả là FALSE

4.5.3 Hàm NOT

- Dạng tổng quát: NOT(logical)

Trong đó: logical là biểu thức logic

- Công dụng: Hàm cho giá trị phủ định (NOT) của biểu thức logic (hàm cho giá trị FALSE nếu biểu thức logic có giá trị TRUE và ng-ợc lại)

- Ví dụ: NOT(3>2) cho kết quả là FALSE

NOT(2<1) cho kết quả là TRUE

4.5.4 Hàm IF

- Dạng tổng quát: IF(logical_test,value_if_true,value_if_ false)

Trong đó: logical_test: Biểu thức logic

value_if_true: Biểu thức nghiệm đúng value_if_false: Biểu thức nghiệm sai value_if_true, value_if_false cũng có thể là những hằng trị, biểu thức (chuỗi, số, logic) và cũng có thể là một hàm IF khác

- Công dụng: Hàm IF cho kết quả tuỳ thuộc vào giá trị của biểu thức logic + Nếu biểu thức logic nhận giá trị TRUE: Hàm trả về kết quả là giá trị value_if_true

+ Nếu biểu thức logic nhận giá trị FALSE: Hàm trả về kết quả là giá trị value_if_false

- Ví dụ: IF(3>2,50,100) trả về kết quả là 50

4.6 Nhóm hàm tìm kiếm

4.6.1 Hàm VLOOKUP

- Dạng tổng quát: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index,range_lookup)

- Trong đó:

+ lookup_value: Giá trị tìm kiếm

+ table_array: Bảng tham chiếu giá trị hay còn gọi là bảng tìm kiếm giá trị + col_index: Cột tham chiếu là cột chỉ định giá trị kết quả Giá trị của cột tham chiếu trong hàm Vlookup là thứ tự của cột (tính từ trái sang phải) trong bảng tham chiếu, cột đầu tiên của bảng tham chiếu là cột 1

+ range_lookup: Cách dò tìm quy -ớc là số 0 hoặc số 1 (ngầm định là 1)

 Nếu cách dò tìm là 1: Danh sách ở cột 1 của bảng tham chiếu phải xếp theo thứ tự tăng dần

 Nếu cách dò tìm là 0: Danh sách ở cột 1 của bảng tham chiếu không phải xếp theo thứ tự

- Công dụng: Hàm Vlookup dò tìm giá trị ở cột 1 của bảng tham chiếu, tham chiếu giá trị t-ơng ứng ở cột tham chiếu

- Ví dụ: Có bảng tổng hợp bán hàng nh- bảng trên

Yêu cầu: Dùng hàm Vlookup điền giá cho từng mã hàng căn cứ vào dữ liệu

ở bảng tham chiếu

+ Với yêu cầu trên, thực hiện việc gõ công thức sau vào ô E9:

=Vlookup(D9,$A$3:$B$5,2,0) Thực hiện công thức sẽ đ-ợc kết quả bằng

200000, sau đó copy công thức cho các ô còn lại cần tính

4.6.2 Hàm HLOOKUP

Mọi nguyên tắc hoạt động của hàm HLOOKUP này giống nh- hàm VLOOKUP Hàm HLOOKUP dò tìm giá trị ở dòng trên cùng (dòng 1) của bảng tham chiếu, tham chiếu giá trị t-ơng ứng ở dòng tham chiếu

V Biểu đồ trong Excel

1 Một số dạng biểu đồ thông dụng trong Excel

1.2 Biểu đồ hình bánh - Pie

- Cho phép hiển thị tỷ lệ phần trăm của tổng và nhấn mạnh một phần đặc biệt của dữ liệu

- Ví dụ:

- Biểu đồ hình bánh trên cho phép quan sát thấy rõ tỷ trọng (%) các loại vốn dự kiến cho nuôi trồng thuỷ sản 1999 - 2010

2 Các b-ớc tạo biểu đồ

- Ví dụ: Xét bảng tính d-ới đây về thu nhập của một đơn vị sản xuất nông nghiệp trên ba ngành nghề: Trồng trọt, chăn nuôi và thủ công từ năm 1999 đến năm 2005 (đơn vị là nghìn đồng)

Yêu cầu: Tạo biểu đồ dạng cột từ dữ liệu của bảng trên

- Các b-ớc tạo biểu đồ:

+ Sử dụng thực đơn Insert\Chart… hoặc click vào biểu t-ợng Chart Wizard trên thanh công cụ để hiện hộp thoại Chart Wizard - Step 1 of 4 - Chart Type, chọn lớp Standard Types, trong mục Chard Type chọn Column, trong mục Chart sub-type chọn một trong các mẫu con (chọn mẫu đầu tiên)

+ Click nút Next, hiện hộp thoại Chart Wizard-Step 2 of 4-Chart Source Data

Hộp thoại yêu cầu chọn nguồn dữ liệu cho biểu đồ gồm hai lớp Lớp Data Range dùng để chọn vùng dữ liệu cho biểu đồ, nhập vùng dữ liệu cần vẽ biểu đồ vào hộp Data range Xác định chuỗi dữ liệu bố trí theo hàng hay theo cột trong mục Series in Lớp Series: Chọn chú thích cho từng cột dữ liệu của biểu đồ và nhãn cho trục X

+ Click tiếp Next để hiện hộp thoại Chart Wizard - Step 3 of 4 - Chart Options Gõ vào Chart Title tiêu đề của biểu đồ (ví dụ: Thu nhập về Trồng trọt),

Gõ vào Category (X) axis tên trục X (ví dụ: Các năm), Value (Y) axis tên trục Y (ví dụ: Nghìn đồng)

+ Click tiếp nút Next để hiện hộp thoại cuối cùng Chart Wizard - Step 4 of

4 - Chart Location Hộp thoại này yêu cầu lựa chọn hoặc là sẽ chèn biểu đồ nh- là một đối t-ợng riêng lẻ trong một Sheet mới (mục As new sheet) hoặc để biểu đồ trong một Sheet đã có thuộc Workbook hiện hành (chọn mục As Object in) Đối với ví dụ này ta sẽ đặt biểu đồ trong Sheet hiện hành

+ Click Finish để chấp nhận theo mặc định Cuối cùng ta đ-ợc biểu đồ và

có thể kéo nó tới vị trí bất kỳ trên Sheet hiện hành

- Hiệu chỉnh các thành phần bên trong biểu đồ:

+ Xoá một thành phần: Click chuột vào thành phần cần xoá, nhấn Delete + Thay đổi kích th-ớc một thành phần: Click chuột lên thành phần cần thay đổi kích th-ớc, xuất hiện 8 nút, bấm giữ và kéo chuột trên các nút để thay đổi kích th-ớc

+ Định dạng lại một thành phần: Click đúp chuột vào thành phần, xuất hiện một hộp thoại gồm nhiều lớp, tiến hành lựa chọn theo h-ớng dẫn trên hộp thoại

VI In ấn bảng tính

1 Định dạng trang in

- Sử dụng thực đơn File\Page Setup, xuất hiện hộp thoại Page Setup

- Các lựa chọn trong hộp thoại Page Setup:

+ Lớp Page: Xác định các thông số nh-: Orientation (định h-ớng trang in), Portait (in đứng), Landscape (in ngang), Scaling (xác định tỷ lệ in), Papersize (cỡ giấy in), Print Quality (chất l-ợng in), First page number (số hiệu trang bắt đầu)

+ Lớp Margin: Xác định các thông số về lề (phải - Right, trái - Left, đầu trang - Top, cuối trang - Bottom, tiêu đề đầu - Header, tiêu đề cuối trang - Footer)

+ Lớp Header/Footer: Tạo tiêu đề đầu, cuối trang

+ Lớp Sheet: Xác định các thông số: Print area (vùng cần in), Print titles (thiết lập các tiêu đề dòng/cột lặp lại tại đầu mỗi trang), Print (xác lập về hình thức in), Page order (trật tự trang in)

2 Trình tự in bảng tính

- Sử dụng thực đơn File\Print hoặc click vào biểu t-ợng Print trên thanh công cụ Xuất hiện hộp thoại Print

- Các lựa chọn trong hộp thoại Print:

+ Printer: Chọn tên máy in muốn sử dụng trong danh mục các máy in đã cài đặt bằng hộp thoại Name

+ Page Range: Chọn All để in toàn bộ bảng tính hoặc chọn From… To…

để in một thành phần nào đó của bảng tính

+ Selection: Nếu đã chọn một số ô tr-ớc khi chọn lệnh in thì lựa chọn này chỉ in ra các ô đã chọn đó

+ Entire Workbook: In tất cả các bảng tính có trong Workbook

+ Copies: Quy định số bản in của một trang bằng hộp Nuber of copies + Preview: Excel sẽ hiển thị bản sắp đ-ợc in trên màn hình để ng-ời sử dụng soát lại tr-ớc khi in chính thức

+ Print to file: Để gửi phần tài liệu cần in lên đĩa ở dạng tệp tin *.PRN