Gián án hoc microsoft word

 Chế độ chèn Insert Kí tự nhập được chèn ngay tại vị trí con trỏ nhập, con trỏ nhập dịch sang phải  Nếu trước khi chèn, tại vị trí con trỏ nhập đã có một kí tự thì kí tự đó cùng với

Chương

3

Đoàn Thị Minh Thái

Mail: thaisptn@gmail.com Phone no: 098.313.0117

 Tạo số thứ tự và kí tự tự động đầu đoạn

 Tạo chữ cái lớn đầu dòng

 Bảng biểu

 Chèn các đối tượng

 Chức năng nâng cao

 Auto Text/Auto Correct

 Tìm kiếm/thay thế cụm ký tự trong văn bản

 Định dạng trang và in ấn

3.1 Giới thiệu chung

 Microsoft Word là chương trình xử lý văn bản cao cấp

trên nền hệ điều hành Windows chuyên dùng soạn thảo các loại văn bản, sách vở, tạp chí,…

3.1.1 Khởi động và thoát khỏi Word

trên màn hình nền

Cách 3: Gõ Winword trong hộp Run

3.1.1 Khởi động và thoát khỏi Word

 Thoát khỏi Word

Nhấn Yes: Lưu và thoát khỏi Word

No : Không lưu và thoát khỏi Word

Cancel: Hủy bỏ lệnh đóng

3.1.2 Cửa sổ Word

Ngăn công việc

Thanh thực đơn Thanh công cụ

Các bảng chọn

Bảng chọn tắt

Sử dụng các thanh công cụ

 Thanh công cụ Standard

 Thanh công cụ Formatting

 Thanh công cụ Drawing

 Để ẩn/hiện thanh công cụ:

 Chọn View -> Toolbars rồi nháy chọn thanh công cụ

 Nháy phải lên vùng trống trên thanh công cụ rồi chọn

 Di chuyển thanh công cụ: Nhấn và kéo thả

 Di chuyển chuột lên nút bấm để biết tên nút

Thay đổi các chế độ hiển thị trang

 Chọn View trên thanh thực đơn hoặc nhấn các nút có

trên thanh cuộn ngang

 Khi soạn thảo, thường chọn kiểu xem Print Layout

Print Layout

Web Layout

Normal

Outline Reading Layout

Kiểu Print Layout

Kiểu Normal

Kiểu Web Layout

Kiểu Outline

Kiểu Reading Layout

Công cụ phóng to – thu nhỏ

 Mặc định, khung nhìn tỉ lệ là 100%

 Nhấp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn tỉ lệ

phóng to / thu nhỏ hoặc gõ trực tiếp con số vào ô và nhấn nút Enter

 Page Width: hiện đủ bề rộng trang

 Text Width: hiện đủ bề rộng văn bản

 Whole Page: hiện đầy đủ trang

 Two Pages: hiện đủ 2 trang

 Kết hợp phím Ctrl và nút cuộn chuột để

phóng to – thu nhỏ

Soạn thảo văn bản tiếng Việt

 Một số quy ước khi gõ văn bản

 Các dấu ngắt câu phải đặt sát vào từ đứng trước nó, tiếp

theo là một dấu cách nếu sau đó vẫn còn nội dung.

 Chỉ dùng một kí tự trống để phân cách giữa các từ.

 Giữa các đoạn cũng chỉ xuống dòng bằng một lần nhấn

phím Enter.

 Các dấu mở ngoặc và mở nháy phải đặt sát vào bên trái kí

tự đầu tiên của từ tiếp theo.

 Các dấu đóng ngoặc và đóng nháy phải đặt sát vào bên

phải ký tự cuối cùng của từ ngay trước đó.

 Một số bộ gõ thường dùng

 Vietkey

 Unikey

Soạn thảo văn bản tiếng Việt

Các bộ mã và Font chữ tiếng Việt

 Bộ mã TCVN3 là bộ mã tiêu chuẩn quốc gia năm

1993 (.VNTime, VNArial )

 Bộ mã và Font VNI, do Công ty Vietnam International

(USA) phát triển (VNI-Times, VNI-Top )

 Bộ mã tiếng việt 16 Bit TCVN 6909 là bộ mã theo

chuẩn Unicode (Times New Roman, Arial, )

Cơ chế hiển thị văn bản tiếng Việt

.Vn…

Times New Roman Tahoma

VNI-Arial

Sử dụng bộ gõ Vietkey

 Nháy đúp vào biểu tượng

Vietkey trên màn hình nền

Desktop

hoặc -> Start -> Vietkey2000

 Giao diện chương trình hiện

ra, cho phép thiết lập môi

trường làm việc

 Trong thẻ Kiểu gõ, bấm chọn

Telex.

Sử dụng bộ gõ Vietkey

 Nhấn vào nút Taskbar (Phía dưới – bên phải) để thu

gọn chương trình VietKey thành một biểu tượng nhỏ nằm trên thanh tác vụ của Windows

 Để chuyển đổi chế độ nhập văn bản Tiếng Việt và

Tiếng Anh, nháy chuột vào biểu tượng chương trình VietKey

Nếu hiển thị chữ “V”: gõ tiếng Việt hiển thị chữ “E” : gõ tiếng Anh

Di chuyển trong văn bản

 Để di chuyển con trỏ nhập trong văn bản, ta

Di chuyển trong văn bản

Phím mũi tên trái Sang trái một ký tự Phím mũi tên phải Sang phải một kí tự Phím mũi tên xuống Xuống một dòng Phím mũi tên lên Lên một dòng Ctrl + mũi tên trái Sang trái một từ Ctrl + mũi tên phải Sang phải một từ Home Về đầu dòng hiện tại

Ctrl + Home Về đầu văn bản Ctrl + End Về cuối văn bản

Page Down Xuống một trang Ctrl + Page Up Về đầu trang trước

Di chuyển trong văn bản

Chọn đối

tượng

Nhấn để đi tới

 Chế độ chèn (Insert)

 Kí tự nhập được chèn ngay tại vị trí con trỏ nhập, con trỏ

nhập dịch sang phải

 Nếu trước khi chèn, tại vị trí con trỏ nhập đã có một kí tự thì

kí tự đó cùng với các kí tự bên phải của nó (nếu có) sẽ dịch sang phải

 Chữ OVR (Overwite) trên thanh trạng thái mờ

 Ở chế độ ghi đè (Overwrite)

 Kí tự nhập được đè lên kí tự tại vị trí con trỏ nhập, con trỏ

nhập dịch sang phải

 Nếu trước khi gõ, tại vị trí con trỏ nhập đã có một kí tự thì kí

tự đó sẽ bị xoá và các kí tự bên phải của nó (nếu có) sẽ không dịch sang phải

 Chữ OVR (Overwite) trên thanh trạng thái bật sáng

Chế độ chèn và chế độ ghi đè

Chọn văn bản (Lựa chọn/ Bôi đen/ Đánh dấu)

 Sử dụng chuột

 Di chuyển con trỏ chuột ra khỏi lề trái của văn bản, xuất hiện

con trỏ màu trắng trỏ sang phải thì kéo rê chuột để chọn

 Kéo rê chuột để chọn văn bản

 Nháy chuột vào bất kỳ một vị trí ngoài vùng chọn

 Nhấn phím mũi tên hoặc nút ESC

Thao tác với văn bản

 Nháy đúp vào khoảng trống bên trái đoạn

 Nháy ba lần bất kỳ đâu trong đoạn

 Chọn toàn bộ văn bản:

 Nhấn phím Ctrl và nháy tại vị trí bất kỳ ở ngoài lề trái

 Nháy chuột ba lần ở ngoài lề trái

 Nhấn Ctrl + A

Cách 1:

Bước 1: Chọn văn bản cần sao chép

Bước 2: Sao chép dữ liệu

 Chọn khối văn bản cần chuyển

 Kéo rê vùng văn bản đang chọn thả lên vị trí cần di chuyển

đến

Di chuyển văn bản

 Bước 1: Chọn văn bản.

 Bước 2: Nhấn phím Delete hoặc mở chọn Edit 

Clear  Contents

 Ctrl+Delete: xóa một từ bên phải con trỏ nhập

 Ctrl+Backspace: xóa một từ bên trái con trỏ nhập

Xoá văn bản

 Chức năng Undo MS-Word cho phép thao tác Undo

nhiều lần để trả lại một trạng thái cũ đã qua nhiều bước thực hiện

 Chức năng Redo, cho phép trả lại trạng thái đã có

trước đó khi thực hiện Undo.

Sử dụng chức năng Undo/Redo

3.1.4 Các thao tác cơ bản

Tạo tài liệu mới

 Mặc định, khi khởi động, Word tự động tạo một tài liệu

có tên Document1

 Cách 1: Chọn menu File -> New, rồi chọn Blank

document ở khung công việc bên phải

 Cách 2: Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N

Word sẽ tự động tạo một tài liệu mới có tên dạng DocumentX (X tăng dần)

Mở tài liệu

 Mở một hoặc nhiều tài liệu có sẵn

 Cách 1: Chọn menu File -> Open

 Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + O

 Cách 3: Nhắp chuột lên biểu tượng Open trên

thanh công cụ Standard

Chọn tập tin rồi nháy nút Open (hoặc nháy đúp vào tên tập tin) để mở

Có nhiều tuỳ chọn

Mở tài liệu

 Mở nhiều tài liệu

 Chọn và mở nhiều tệp tin kề nhau: chọn tệp tin đầu tiên

trong danh sách, giữ phím Shift và nhắp chuột vào tên tệp

tin cuối cùng trong danh sách

 Hoặc chọn nhiều tệp không kề nhau: chọn tệp tin đầu

tiên, giữ phím Ctrl và nhắp chuột vào tên các tệp tin khác

 Nhắp nút Open để mở các tệp đã chọn

Chọn thư mục

Chọn tập tin

Mở Kiểu tập tin

Lưu tài liệu

 Cách 1: Chọn menu File -> Save

 Cách 2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ

Standard

 Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S

Nếu file chưa được lưu

trước đó, Word sẽ hiện

ra hộp thoại Save as,

chọn nơi lưu và đặt tên

cho văn bản, rồi nhấn nút

Save

Chọn thư mục

Tên file Chọn thư mục bằng

cách nháy đúp

Lưu tài liệu với tên khác

 Cách 1: Chọn menu File -> Save as…

 Cách 2: Nhấn phím F12

 Chọn thư

mục chứa tài

liệu trong hộp

Save in, gõ tên

mới cho tài liệu

vào hộp File

name

 Nhấn save

để ghi

Lưu tài liệu với kiểu tập tin khác

 Word hỗ trợ ghi tập tin với nhiều kiểu

 Mặc định với Word từ 2003 trở xuống: doc (với Word

2007 là docx)

 Các định dạng hỗ

trợ: txt, rtf, doc, dot, xml, htm, mht, wps…

 Chọn File -> Save as … (hoặc nhấn F12)

 Chọn thư mục chứa tên tệp tin trong hộp Save in

 Nhập tên mới vào hộp File name

 Chọn kiểu tệp tin muốn ghi trong hộp Save as type

 Nhấn nút Save để ghi

3.2 Định dạng văn bản

 Thanh công cụ Formatting

Font chữ (font)

Chọn kiểu

Cỡ chữ (fontsize)

In đậm (Bold)

(Underline)

In nghiêng

Gạch chân (Underline)

Chỉ số dưới

Quan sát trước

Định dạng kí tự

 Sử dụng thanh công cụ Formatting

 Để thay đổi cỡ chữ, có thể dùng phím tắt

 Ctrl + [ : giảm cỡ chữ xuống 1 đơn vị

 Ctrl + ] : tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị

Sử dụng kiểu để định dạng kí tự

 Kiểu là một tập hợp các đặc trưng định dạng được

nhóm gộp dưới một tên kiểu

3.2.2 Định dạng đoạn văn bản

 Bước 1: Chọn văn bản

 Cách 1: Format  Paragraph…

Giảm lề một khoảng

Tăng lề một khoảng

Định dạng lề văn bản

 Sử dụng thước ngang

Thụt lề dòng đầu tiên

Lề trái của đoạn văn Thụt lề từ dòng thứ hai

Lề phải của đoạn văn

Định dạng trang

Định dạng nền

3.3.4 Chia cột văn bản

 Chọn khối văn bản cần chia cột

 Vào menu Format  Column

Chọn số

các cột

Xem trước Chọn phạm

vi áp dụng

Khoảng cách giữa các cột

Độ rộng

của cột

Độ rộng của

cột bằng nhau

Chú ý

 Khi bôi đen văn bản để chia cột, chỉ bôi vừa đủ đoạn

văn bản không nên thừa khoảng trắng cuối, vì như thế các cột chia sẽ không đều nhau

 Khi chia cột thấy các cột không bằng nhau có thể

khắc phục bằng cách thực hiện theo các bước sau:

 Đặt con trỏ tại vị trí cuối cùng của cột cần chia đều.

 Thực hiện: Insert → Break

 Kích chọn Continuous → OK

 Khi trong đoạn văn bản có chia cột và đầu đoạn có

Drop Cap, ta phải chia cột trước rồi định dạng Drop Cap

 Sử dụng nút columns rê chuột chọn số cột cần

chia

Ngắt

 Đặt con trỏ tại vị trí cần ngắt

 Chọn Insert  Break  OK

 Hủy bỏ: là việc xóa kí tự ngắt

3.3.5 Thiết lập tab để căn chỉnh văn bản

C1: Đặt dấu Tab thông thường

 Bước 1: Nhấn vào biểu tượng dấu Tab ở đầu mút

trái của thanh thước kẻ cho đến khi hiện biểu tượng dấu Tab thích hợp

 Các loại Tab

 Tab Trái : Văn bản xuất hiện bên trái vị trí đặt dấu Tab

 Tab Phải : Văn bản xuất hiện bên phải vị trí đặt dấu Tab.

 Tab Giữa : Văn bản được căn giữa so với vị trí đặt dấu Tab.

 Tab Thập Phân : Dùng để căn các số theo kí hiệu phân tách

phần nguyên và thập phân.

 Tab Thanh Ngăn : Dùng để tạo ra một đường kẻ dọc có

chiều cao bằng chiều cao của kí tự tại vị trí đặt Tab

Thiết lập tab để căn chỉnh văn bản

 Bước 2: Nhấn chuột vào vị trí đặt Tab trên thanh

thước ngang

C2: Đặt dấu Tab có kèm thêm kí hiệu phía trước

 Bước 1: Chọn đoạn văn bản muốn đặt dấu Tab

 Bước 2: Format  Tabs

 Bước 3: Trong ô Tab Stop Position, đặt vị trí cho dấu

Tab mới hoặc chọn dấu Tab đã có

 Bước 4: Trong vùng Alignment, chọn kiểu căn lề cho

đoạn văn bản sau dấu Tab

Thiết lập tab để căn chỉnh văn bản

 Bước 5: Chọn kí hiệu đặt trước

dấu Tab tại vùng Leader

Kí hiệu này có thể là dấu chấm,

3.3.6 Tạo STT và Kí tự tự động đầu đoạn

 Tạo kí tự tự động đầu đoạn

 Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo danh

sách liệt kê

 Nhấn nút Bullets trên thanh công cụ

 Nhập nội dung đoạn văn bản

 Tạo số thứ tự tự động

 Di chuyển con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo danh

sách thứ tự

 Nhấn nút Numbering trên thanh công cụ

 Nhập nội dung đoạn văn bản

Để kết thúc cách tạo số thứ tự hay kí tự tự động, nhấn Enter 2

lần.

Tạo kí tự tự động đầu đoạn

 Format  Bullets and Numbering  Bulleted

 Chọn một trong các kiểu có sẵn  OK

Tạo kí tự tự động đầu đoạn

 Thay đổi kiểu hoặc định dạng

Vị trí dòng đầu tiên của đoạn

Khung mẫu quan sát

Vị trí các dòng tiếp sau

Tạo số thứ tự tự động

 Format  Bullets and Numbering  Numbered

 Chọn một trong các kiểu có sẵn  OK

Vị trí dòng đầu tiên của đoạn

Khung mẫu quan sát

Vị trí các dòng tiếp sau

Chọn kiểu số

Vị trí số

3.3.7 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn

 Chọn chữ cần tạo chữ cái lớn đầu đoạn

 Chọn Format  Drop Cap…

1 Kiểu chữ

cần đặt

2 Chọn Font

3 Số dòng làm chiều chiều cao cho

chữ

4 Khoảng cách đến kí tự

3.4 Bảng biểu

 Bảng biểu được tạo thành từ các dòng (rows) và các

cột (columns), giao giữa hàng và cột là các ô (cells)

Bảng biểu dùng để trình bày các loại thông tin có cấu

trúc dạng bảng và có mối liên hệ với nhau

 Columns: Thường dùng để ghi thuộc tính của đối tượng trong

MÃ PHÒNG

TIỀN THUÊ

1 ĐOÀN HỮU 7/3/2004 8/20/2004 48 B05 672

3 TRƯƠNG KIM 7/20/2004 8/17/2004 28 A01 504

7 MAI HẠNH 8/13/2004 9/15/2004 33 B12 462

9 LÊ THU 9/12/2004 9/28/2004 16 C01 160

3.4.1 Tạo bảng

 Đặt con trỏ tại nơi muốn chèn bảng

 Vào menu Table → Insert → Table…

 Ngoài ra có thể tạo bảng bằng nút (Insert Table)

Số cột

Số dòng Chọn độ rộng cột

số trên thiết lập cho bảng biểu mới

Di chuyển con trỏ và chọn miền

 Di chuyển con trỏ trong bảng:

 Chọn các hàng kề nhau: kích chuột ngoài lề trái của bảng,

ngang vị trí hàng đầu tiên, giữ chuột di qua các hàng còn lại.

 Chọn các cột kề nhau: di chuột đến sát lề trên cột đầu tiên,

con trỏ chuột chuyển từ hình chữ I thành mũi tên đen thì kích trái chuột, giữ và di qua các cột còn lại.

Thay đổi kích thước dòng, cột

 Thay đổi độ rộng cột:

 Di chuột vào đường kẻ của cột để xuất hiện mũi tên 2 chiều

 Giữ chuột trái và kéo đến độ rộng mong muốn

 Thay đổi chiều cao hàng:

 Tương tự như trên với đường kẻ của hàng.

 Hoặc dùng menu Table  Table Properties  chọn

Column/row

Chèn thêm cột, dòng

 Đặt con trỏ tại vị trí cần chèn trong bảng (hoặc bôi đen

số dòng/ cột cần chèn)

 Vào menu Table → Insert

Chèn cột vào bên trái Chèn cột vào bên phải Chèn hàng vào phía trên Chèn hàng vào phía dưới

Xóa ô, dòng, cột, bảng

 Chọn các ô, cột, dòng cần xóa

 Vào menu Table → Delete…

Xóa bảng Xóa cột Xóa hàng Xóa ô

Nhập - tách ô

 Nhập (gộp) các ô thành 1 (Merge cells)

 Chọn các ô cần trộn

 Nhấp chuột phải vào vùng vừa chọn, menu xuất hiện, chọn

Merge Cells (hoặc menu Table → Merge Cells)

 Tách ô (Split cells)

 Chọn ô cần chia

 Nhấp chuột phải vào ô vừa chọn, menu xuất hiện, chọn Split

Cells… (hoặc menu Table → Split Cells…)

 Hộp thoại Split Cells xuất hiện:

Number of columns : Nhập số cột cần chia Number of rows : Nhập số hàng cần chia

Định dạng hướng dữ liệu trong ô

 Chọn các ô cần định dạng

 Chuột phải → Text Direction

(hoặc → Format→ Text Direction )

Chọn hướng

dữ liệu

Xem trước

Định dạng nền

Sắp xếp giảm dần

3.4.5 Tính toán trên bảng

 Đặt con trỏ tại ô cần tính

 Vào menu Table → Formula

 Nhập công thức tại mục Formula, với các đối số:

Nhập công thức

Thanh công cụ Tables and Borders

 Vào menu Table → Draw Table…

 → View → Toolbars → Tables and Borders

Xoá đường

Vẽ thêm

Các hàng, cột có kích thước như nhau

Hướng

Canh chỉnh lề văn bản trong ô

3.5 Chèn các đối tượng vào tài liệu

 Đặt con trỏ nhập tại vị trí cần chèn.

 Chọn Insert -> Symbol

 Trong hộp thoại Symboys , chọn Symboys, chọn Font

chữ, nháy chuột vào kí tự cần chèn, nhấn nút Insert

3.5.1 Chèn kí tự/kí hiệu đặc biệt

- Có thể đặt phím tắt cho các kí hiệu

bằng nút Shorrtcut

key…

- Mục Special Characters chứa các

kí hiệu đặc biệt như

©, ®, …

3.5.2 Chèn công thức toán học

 Insert → Object → Microsoft Equation 3.0 → Xuất

hiện các mẫu công thức toán học để chọn và chèn vào văn bản

 Nhập các ký tự vào các vị trí trong mẫu, dùng 4 phím

mũi tên định vị vào các vị trí

 Hiệu chỉnh

 Kích chuột vào công thức đã nhập và sửa nội dung.

 Bôi đen nội dung trong mẫu và tiến hành định dạng

Chọn công thức cần chèn

3.5.3 Chèn ảnh từ tập tin

 Bước 1: Chọn Insert  Picture  From file…

 Bước 2: Chọn tập tin ảnh muốn chèn, nhấn Insert để

chèn