HUONG DAN THE THUC VAN BAN

Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản của Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng...ghi cả chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người k[r]

Trang 1

ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

BCH TRƯỜNG CĐSP BÌNH DƯƠNG

*** Thủ Dầu Một, ngày 10 tháng 06 năm 2009

Số: 95 HD/ĐT

HƯỚNG DẪN

Về thể thức văn bản của Đoàn

-Căn cứ Hướng dẫn số 29 HD/VP của Văn phòng Trung ương Đoàn về thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và Công văn số 679 CV/TĐ ngày 03/06/2009 về việc thực hiện hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

Để thống nhất trong việc trình bày các văn bản của tổ chức Đoàn trong trường, Ban Thường vụ Đoàn trường xây dựng hướng dẫn về thể thức văn bản như sau:

I Các thành phần thể thức bắt buộc

1 Tiêu đề " Đoàn TNCS Hồ Chí Minh"

Tiêu đề là thành phần thể thức xác định văn bản của Đoàn Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc trái, dòng đầu, bằng chữ in hoa đứng, không đậm Dưới tiêu đề là tên cơ quan ban hành văn bản

Ví dụ:

2 Tên cơ quan ban hành văn bản:

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản Tên cơ quan ban hành được ghi như sau:

a Văn bản của Đoàn trường, Đoàn khoa (tương đương) và các chi đoàn ghi như sau:

+ Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ đoàn Trường ghi chung là Ban Chấp hành trường CĐSP Bình Dương trong đó viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành (BCH)

Ví dụ:

+ Văn bản của Ban Chấp hành Đoàn Khoa ghi chung là Ban Chấp hành đoàn khoa, Ban Chấp hành liên chi đoàn, Ban Chấp hành chi đoàn trong đó

có thể viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành (BCH)

Ví dụ 1:

***

ĐOÀN KHOA TIỂU HỌC - MẦM NON

Trang 2

Ví dụ 2:

***

LIÊN CHI ĐOÀN ANH VĂN

Ví dụ 3:

***

CHI ĐOÀN TOÁN – TIN 9

+ Văn bản của Ban Chấp hành chi đoàn thuộc đoàn khoa trong đó có thể viết tắt đối với cụm từ Ban Chấp hành (BCH)

Ví dụ 1:

ĐOÀN KHOA TỰ NHIÊN

***

CHI ĐOÀN SINH HỌC 4

b Văn bản của các Ban chuyên môn được thành lập theo quyết định của Đoàn trường thì ghi như sau.

Ví dụ 1:

***

BAN PHONG TRÀO

Ví dụ 2:

***

BAN TỔ CHỨC LỚP TẬP HUẤN CÁN BỘ ĐOÀN - HỘI NĂM 2009

3 Số và ký hiệu văn bản

a Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ 01 cho mỗi loại văn bản của

Đoàn ban hành trong một năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 Riêng nghị quyết của ban chấp hành ghi theo nhiệm kỳ, tính từ ngày liền kề sau ngày

bế mạc đại hội Số văn bản được viết bằng chữ số (01, 02, 03…) Văn bản liên

Trang 3

tịch được đánh số theo cùng loại văn bản của một trong số các cơ quan ban hành văn bản

Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại văn bản của một trong số cơ quan tham gia ban hành văn bản đó

b Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên cơ quan ( hoặc liên cơ quan ) ban hành văn bản.

Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm chữ viết tắt của tên thể loại văn bản và tên

cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa, giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa tên loại văn bản và tên

cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch nối (-)

Ví dụ 1:

***

Số: HD/ĐT

Ví dụ 2:

***

ĐOÀN KHOA TIỂU HỌC - MẦM NON

Số: HD/ĐK

c Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký hiệu để tránh trùng lắp khi viết tắt như sau:

- Đoàn trường: ĐT; Đoàn khoa: ĐK; Liên chi đoàn: LCĐ

- Quyết định và quy định: QĐ

- Chương trình: CTr

- Kế hoạch: KH

- Tờ trình: TTr

- Nghị quyết: NQ

- Thông báo: TB

- Hướng dẫn: HD

- Uỷ ban kiểm tra: UBKT

4 Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a Địa điểm ban hành văn bản

Văn bản của Đoàn Trường ghi: Thủ Dầu Một

b Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó.

Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm số không (0) đứng trước và viết đầy

đủ từ ngày tháng năm không dùng các dấu chấm (.), hoặc dấu ngang nối (-), hoặc dấu gạch chéo (/), để thay thế các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản

Trang 4

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang

đầu, phía phải, ngang hàng với dấu sao(*) dưới tiêu đề văn bản Giữa địa điểm

và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy.

Ví dụ : Thủ Dầu Một, ngày 09 tháng 01 năm 2009

Chú ý: Riêng các văn bản liên tịch với Nhà trường, các đơn vị trong Trường thì

các phần tiêu đề, cơ quan, số, ký hiệu văn bản được quy định như sau:

Ví dụ:

UBND TỈNH BÌNH DƯƠNG CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH

5 Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản.

a Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như Nghị quyết, Quyết

định, Thông báo, Kế hoạch

b Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản Trong trích yếu nội dung của một số loại văn bản có ghi

tên tác giả của văn bản đó

Tên loại văn bản được trình bày chính giữa, bằng chữ in hoa đứng, đậm Trích yếu nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại bằng chữ in thường,

đứng, đậm.

Ví dụ:

* Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản:

QUYẾT ĐỊNH Ban hành quy định về chế độ thông tin, báo cáo

* Trường hợp ghi tên tác giả văn bản

KẾT LUẬN Của Ban Chấp hành Đoàn trường

về công tác tuyên truyền trong năm học 2007-2008

Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu.

Ví dụ:

Số :135CV/ĐT

V/v đóng góp ý kiến dự thảo Văn kiện Đại hội

6 Phần nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản Nội dung văn bản phải phù hợp với thể loại của văn bản

Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội

dung.

Trang 5

7 Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành.

a Chữ ký, thể thức đề ký.

Chữ ký được thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với

văn bản được ban hành Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được

bổ nhiệm và họ tên người ký

Người ký không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai nhạt để ký văn bản chính thức

- Đối với văn bản của các cơ quan lãnh đạo của Đoàn : Đại hội Đoàn (Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu), Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Đoàn hoặc của Uỷ ban kiểm tra của

Đoàn các cấp ghi thể thức đề ký là TM (thay mặt )

+ Văn bản của Đại hội Đoàn

Ví dụ :

TM ĐOÀN CHỦ TỊCH ĐẠI HỘI

(chữ ký)

Họ và tên

+ Văn bản của Đoàn

+ Văn bản của các ban chức năng ghi thể thức đề ký cấp trưởng hoặc

quyền cấp trưởng ký trực tiếp Cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức đề ký

KT (ký thay).

* Cấp trưởng ký trực tiếp

Ví dụ 1:

TRƯỞNG BAN PHONG TRÀO

(chữ ký)

Họ và tên

* Cấp phó ký thay

Ví dụ 1:

KT TRƯỞNG BAN TƯ TƯỞNG

PHÓ TRƯỞNG BAN

(chữ ký)

Họ và tên

b Thẩm quyền ký ban hành văn bản:

- Bí thư cấp bộ Đoàn thay mặt BCH, BTV Đoàn cấp đó ký các Nghị quyết, Quyết định, các văn bản quan trọng của BCH, BTV Đoàn cùng cấp

Trang 6

- Phó Bí thư hoặc uỷ viên BTV thay mặt BCH, BTV Đoàn ký các thông báo, kết luận, báo cáo, chương trình, kế hoạch và các văn bản khác của BCH, BTV Đoàn, các nghị quyết liên tịch khi các bên không yêu cầu người đứng đầu ký; các văn bản được Bí thư uỷ nhiệm

c Dấu cơ quan ban hành:

Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của

cơ quan ban hành văn bản Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn,

rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của Bộ Công an

Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành được trình bày bên phải,

dưới phần nội dung văn bản.

Chữ ký, thể thức đề ký và dấu của liên cơ quan ban hành được trình bày ngang hàng Cơ quan chủ trì ban hành được trình bày ở vị trí bên trái

Ví dụ:

BÍ THƯ

d Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản của Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng hoạt động có thời hạn.

+ Về thể thức đề ký văn bản :

Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản của Ban Chỉ đạo, Ban

Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng ghi cả chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm nhiệm của người ký như trong quyết định thành lập Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng

Ví dụ :

TRƯỞNG BAN TỔ CHỨC HỘI TRẠI VỀ NGUỒN

( chữ ký)

Họ và tên (Phó Bí thư)

+ Về sử dụng con dấu :

Các Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng nhưng không có con dấu riêng thì sử dụng con dấu của cấp bộ Đoàn có thẩm quyền thành lập Ban Chỉ đạo, Ban Tổ chức, Tiểu ban, Hội đồng

8 Nơi nhận văn bản

Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan hoặc cá nhân được nhận văn bản với mục đích như để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành v.v và nơi lưu Nơi

nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản.

Trang 7

Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ "Kính gửi " trên phần nội dung văn bản và còn được ghi như các loại văn bản có tên

gọi khác.

Đối với các loại văn bản khác thì nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản

II Các thành phần thể thức bổ sung

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ sung các thành phần thể thức sau đây:

- Đối với văn bản cần phải chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử dụng thì phải ghi

hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp như: "THU HỒI",

"XONG HỘI NGHỊ TRẢ LẠI", " XEM XONG TRẢ LẠI ", "XEM XONG TRẢ LẠI trước ngày ", "KHÔNG PHỔ BIẾN", " LƯU HÀNH NỘI BỘ ".

Các thành phần này được trình bày dưới địa điểm và ngày tháng năm ban hành

văn bản

- Văn bản nếu có quy định không được phổ biến trên các phương tiện

thông tin đại chúng thì ghi rõ "KHÔNG PHỔ BIẾN TRÊN CÁC PHƯƠNG TIỆN THÔNG TIN ĐẠI CHÚNG" ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng

của văn bản

- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi ngày tháng năm dự thảo

và có chỉ dẫn " dự thảo lần thứ " được trình bày phía dưới số và ký hiệu của

văn bản.

- Văn bản được sử dụng tại Hội nghị thì ghi chỉ dẫn "Tài liệu hội nghị ngày " được trình bày phía trên tiêu đề và địa điểm và ngày tháng năm ban

hành văn bản.

- Ký hiệu đường dẫn văn bản được trình bày tại lề trái chân trang đối với

văn bản 1 trang, tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối đối với văn bản

có nhiều trang

III Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản

Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của Đoàn như sau:

1 Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210 x

297mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ± 2mm

Cách dòng (line spacing) đơn (single)

2 Vùng trình bày văn bản như sau:

a Mặt trước:

- Cách mép trên trang giấy: 25mm

- " " dưới " ": 25mm

- " " trái " ": 35mm

- " " phải " ": 15mm

b Mặt sau ( nếu in 2 mặt )

- Cách mép trên trang giấy: 25mm

- " " dưới " ": 25mm

A4

Trang 8

- " " trái " ": 15mm

- " " phải " ": 35mm

3 Văn bản có nhiều trang thì trang thứ hai phải đánh số trang bằng chữ

số Ả Rập cách mép trên trang giấy 10mm và cách đều hai mép phải, trái của phần có chữ

4 Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi số thứ tự của phụ

lục bằng chữ số La Mã

IV Tổ chức thực hiện

1 Hướng dẫn này có hiệu lực từ ngày ký, thay thế các văn bản đã quy định trước đây của Đoàn trường

2 Chi đoàn trực thuộc và các ban chức năng của Đoàn trường tổ chức thực hiện theo Hướng dẫn này

3 Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi, đề nghị phản ánh về Văn phòng Đoàn trường để kịp thời nghiên cứu, sửa đổi, bổ sung./

TM BTV ĐOÀN TRƯỜNG

BÍ THƯ

(Đã ký)

Võ Trà Nam

Nơi nhận:

- Đảng ủy Trường (b/c);

- BCH các Chi đoàn, Các Ban

chức năng(qua website trường);

- Lưu.

Trang 9

Phụ lục I

(Kèm theo Hướng dẫn số 95 ngày 10 tháng 06 năm 2009 của Đoàn trường)

MẪU THỂ THỨC VĂN BẢN CÓ TÊN GỌI

*** Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 20

Số: HD/ĐT

TÊN GỌI VĂN BẢN Trích yếu nội dung văn bản

Nội dung văn bản…

Họ và tên

MẪU THỂ THỨC CÔNG VĂN

*** Thủ Dầu Một, ngày tháng năm 20

Số: CV/ĐT

Trích yếu nội dung…

Kính gửi: ………

Nội dung công văn…

Họ và tên

Trang 11

Phụ lục II MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN

(Kèm theo Hướng dẫn số 95 ngày 10 tháng 06 năm 2009 của Đoàn trường)

Stt Thành phần thể thức

và chi tiết trình bày

Loại chữ Cỡ

chữ

1 Tiêu đề

3 Địa danh và ngày, tháng, năm

4 Tên loại và trích yếu nội dung

a Đối với văn bản có tên loại

-b Đối với công văn

a Gồm phần, chương, mục,

điều, khoản, điểm

- Từ “phần”, “chương” và số

14

Trang 12

chữ

B Gồm phần, mục, khoản, điểm

- Khoản:

Trường hợp không có tiêu đề In thường 13-14 Đứng 1 Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể… 14

6 Chức vụ, họ tên của người ký

7 Nơi nhận

a Từ “kính gửi” và tên cơ quan,

tổ chức, cá nhân

- Thường trực Tỉnh đoàn;

- Ban Thanh thiếu nhi Trường học Tỉnh đoàn;

- Ban Tư tưởng Tỉnh đoàn.

14

b Từ “nơi nhận” và tên cơ quan,

tổ chức, cá nhân

- Tên cơ quan, tổ chức, cá

nhân nhận văn bản, bản sao In thường 11 Đứng

- Các Chi đoàn, ;

- ;

- Lưu VP.

- Như trên;

- ;

- Lưu VP.

11

Trang 13

chữ

9 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa

chỉ E-Mail, Website; số điện

thoại, số Telex, số Fax

In thường 11-12 Đứng Số 06 Trần Văn Ơn, P Phú Cường, TX Thủ Dầu Một, tỉnh Bình

Dương ĐT: (04) XXXXXXX, Fax: (04) XXXXXXX E-Mail: Website:

11

10 Phụ lục văn bản

- Từ “phụ lục” và số thứ tự

Định dạng
Số trang	13
Dung lượng	27,9 KB