Tài liệu DÙNG CHO CÁN BỘ QUẢN LÍ

Trong lúc chưa trở thành cán bộ quản lý, việc am tường các nhiệm vụ của Hiệu trưởng cũng giúp họ có khả năng giám sát hoặc hỗ trợ Hiệu trưởng tốt hơn trong quá trình quản lý đang ngày cà

TÀI LIỆU TĂNG CƯỜNG NĂNG LỰC QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC

QUYỂN 2 QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH CÁC HOẠT ĐỘNG

TRONG TRƯỜNG HỌC

(Dùng cho thảo luận nội bộ)

Hà Nội, tháng 7/2009

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 8

Lời giới thiệu: 11

Chương 1: CÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU VÀ CÁC THUẬT NGỮ 12

Các thuật ngữ 13

Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ quy trình 24

Các từ viết tắt sử dụng trong tài liệu 27

Chương 2: CÁC NGHIỆP VỤ THEO THỜI GIAN 28

A Nghiệp vụ thường xuyên 28

1 Cả năm 28

2 Hàng quý 29

3 Hàng tháng 29

4 Hàng tuần 29

B Nghiệp vụ đặc thù theo tháng 30

C Nghiệp vụ đột xuất 31

Chương 3: CHI TIẾT CÁC NGHIỆP VỤ THEO TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC .33

A QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH 33

a.1 Hành chính quản trị 33

a.1.1 Quản lý văn bản đi 33

a.1.2 Quản lý văn bản đến 34

a.1.3 Lưu trữ hồ sơ học sinh 36

a.1.4 Trả hồ sơ học sinh 37

a.1.5 Cấp giấy chứng nhận 38

a.1.6 Phát bằng tốt nghiệp 40

a.1.7 Lập sổ đăng bộ 41

a.1.8 Lập kế hoạch phát triển GD và dự toán thu-chi NS hàng năm 43

a.1.9 Lập kế hoạch năm học 45

a.1.10 Lập kế hoạch học kỳ, tháng, tuần .46

a.1.11 Kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch 47

a.1.12 Lập kế hoạch chuyên đề* 48

a.1.13 Lập báo cáo thống kê định kỳ 49

a.1.14 Báo cáo sơ kết học kỳ, tổng kết năm học 50

a.1.15 Báo cáo chuyên đề, đột xuất 52

a.1.16 Tự đánh giá chất lượng cơ sở giáo dục 53

a.1.17 Quản lý hồ sơ sổ sách* 56

a.1.18 Ban hành các quyết định* 56

a.2 Nhân sự 57

a.2.1 Quản lý hồ sơ lý lịch 57

a.2.2 Tuyển dụng giáo viên, nhân viên (trong trường hợp Hiệu trưởng đã được phân quyền tuyển dụng cán bộ) 59

a.2.3 Quản lý giáo viên, nhân viên thử việc 61

a.2.4 Đào tạo, bồi dưỡng giáo viên, nhân viên 62

a.2.5 Giải quyết thuyên chuyển, nghỉ việc 64

a.2.6 Bổ nhiệm cán bộ 65

a.2.7 Đánh giá xếp loại giáo viên, nhân viên 67

a.2.8 Xét thi đua khen thưởng 68

a.2.9 Kỷ luật giáo viên, nhân viên 69

a.2.10 Tổ chức bộ máy nhà trường 71

a.2.11 Quản lý lao động 72

a.2.12 Duyệt thừa giờ 73

a.2.13 Duyệt xét nâng lương 74

a.2.14 Nghỉ theo chế độ 75

a.2.15 Làm sổ bảo hiểm xã hội 80

a.2.16 Kiểm tra nội bộ 82

a.2.17 Giải quyết khiếu nại 84

a.2.18 Xử lý tố cáo 85

a.2.19 Kê khai tài sản, thu nhập 87

a.3 Tài chính 89

a.3.1 Lập dự toán thu chi 89

a.3.2 Thực hiện thu chi 91

a.3.3 Lập báo cáo tài chính, quyết toán 93

a.3.4 Công khai tài chính 94

a.4 Tài sản 95

a.4.1 Đăng ký tài sản 95

a.4.2 Kiểm kê tài sản 96

a.4.3 Thanh lý tài sản 98

a.4.4 Mua sắm tài sản 100

a.4.5 Đấu thầu mua sắm hàng hóa * 101

a.4.6 Sửa chữa tài sản và xây dựng mới * 102

a.4.7 Công khai sử dụng tài sản * 102

a.5 Thư viện thiết bị 103

a.5.1 Xây dựng thư viện theo chuẩn * 103

a.5.2 Quản lý thư viện điện tử * 103

a.5.3 Kiểm kê thư viện * 104

a.5.4 Xây dựng phòng bộ môn theo chuẩn * 104

a.5.5 Kiểm kê thiết bị 104

a.5.6 Mua sắm thiết bị * 106

a.6 Công tác quản trị* 107

a.6.1 Quản lý bán trú* 107

a.6.2 Quản lý nội trú * 108

B QUẢN LÝ DẠY VÀ HỌC 108

b.1 Giảng dạy của giáo viên 108

b.1.1 Phân công chủ nhiệm lớp* 108

b.1.2 Phân công giảng dạy 109

b.1.3 Tổ chức hội giảng, thi giáo viên dạy giỏi 111

b.1.4 Tổ chức bồi dưỡng chuyên môn 113

b.1.5 Hội thảo chuyên đề chuyên môn 113

b.1.6 Sinh hoạt chuyên môn* 115

b.1.7 Hướng dẫn viết sáng kiến kinh nghiệm 115

b.1.8 Quản lý việc dạy thêm, học thêm* 117

b.1.9 Đánh giá xếp loại chuẩn nghề nghiệp* 118

b.1.10 Theo dõi thực hiện quy chế, nhiệm vụ chuyên môn 118

b.1.11 Theo dõi công tác kiêm nhiệm 120

b.1.12 Quản lý hoạt động của các tổ/khối chuyên môn 121

b.1.13 Theo dõi giáo viên nghỉ, bố trí dạy thay 122

b.1.14 Theo dõi nghỉ dạy học toàn trường 124

b.1.15 Công tác tự kiểm tra toàn diện nhà trường 125

b.1.16 Theo dõi công tác nhân viên hành chính .127

b.2 Học tập của học sinh 128

b.2.1 Lập hồ sơ học sinh 128

b.2.2 Chuyển giao hồ sơ học sinh cuối cấp 129

b.2.3 Cấp giấy chứng nhận 129

b.2.4 Tuyển sinh đầu cấp 129

b.2.5 Học sinh chuyển đến, chuyển đi (hoặc chết) 130

b.2.6 Học sinh không được lên lớp* 131

b.2.7 Học sinh bỏ học, thôi học 132

b.2.8 Giải quết học sinh học lại 132

b.2.9 Chuyển lớp 133

b.2.10 Kỷ luật học sinh 134

b.2.11 Đăng ký môn, chủ đề tự chọn 135

b.2.12 Xếp lớp, phân ban 136

b.2.13 Theo dõi chuyên cần 137

b.2.14 Theo dõi hạnh kiểm và học lực 137

b.2.15 Quản lý học nghề 139

b.2.16 Phụ đạo học sinh yếu, kém 139

b.2.17 Bồi dưỡng học sinh giỏi 140

b.2.18 Tổ chức kiểm tra định kỳ, giữa kỳ, cuối kỳ 140

b.2.19 Thi/Xét tốt nghiệp/Hoàn thành chương trình 141

b.2.20 Xét kết quả học tập, xếp loại Thể lực học sinh cuối năm 143

b.2.21 Theo dõi thi đua khen thưởng học sinh 143

b.2.22 Tổ chức rèn luyện trong hè 144

b.2.23 Kiểm tra lại môn học 144

b.2.24 Quản lý học sinh năng khiếu 145

b.2.25 Quản lý hoạt động ngoài giờ lên lớp* 146

b.2.26 Giáo dục học sinh cá biệt* 146

b.2.27 Quản lý học sinh diện chính sách 147

b.2.28 Theo dõi sức khỏe của trẻ mầm non* 147

C HOẠT ĐỘNG GIÁO DỤC KHÁC 147

c.1 Khai giảng năm học 147

c.2 Tổng kết năm học 149

c.3 Hội thao, Hội khỏe Phù Đổng 151

c.4 Hội diễn/ Hội thi văn nghệ/ Hội thi của trẻ 153

c.5 Tổ chức tham quan ngoại khóa 155

c.6 Công tác xã hội hóa giáo dục 157

c.7 Hoạt động đoàn thể (Đội, Hội, Đoàn, Đảng, Công đoàn) 161

c.8 Phổ biến giáo dục pháp luật 163

c.9 Giáo dục bảo vệ môi trường 165

c.10 Giáo dục an toàn giao thông* 167

c.11 Giáo dục phòng, chống ma túy* 167

c.12 Giáo dục quốc phòng – an ninh* 168

c.13 Giáo dục hòa nhập cho học sinh khuyết tật* 169

c.14 Giáo dục thể chất* 169

c.15 Công tác phổ cập giáo dục, chống mù chữ.* 170

c.16 Xây dựng trường chuẩn quốc gia* 170

c.17 Xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực* 171

c.18 Tổ chức hoạt động các ngày lễ lớn* 172

c.19 Giao lưu kết nghĩa* 173

c.20 Học tập kinh nghiệm* 173

c.21 Công tác xã hội-từ thiện* 173

c.22 Công tác giáo dục hướng nghiệp (THPT) 174

c.23 Chỉ đạo đổi mới phương pháp dạy học 178

c.24 Giáo dục địa phương (THCS, THPT) 181

c.25 Thực hiện “3 công khai” và “4 kiểm tra” 183

c.26 Quản lý bếp ăn 184

c.27 Tổ chức hội nghị cán bộ công chức 185

LỜI NÓI ĐẦU

Dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (Suport to the Renovation of Education Management - viết tắt là SREM) do Cộng đồng Châu Âu tài trợ Mục tiêu lớn của Dự án là hỗ trợ Chính phủ thúc đẩy việc hoàn thành các mục tiêu đề ra trong Chiến lược phát triển giáo dục của Việt Nam giai đoạn đến 2010

Dự án có nhiệm vụ hỗ trợ Bộ GD-ĐT thực hiện đổi mới quản lý giáo dục thông qua việc tăng cường khung pháp lý cho phân cấp quản lý và thực hiện Luật Giáo dục 2005 đồng thời xây dựng Hệ thống thông tin quản lý giáo dục, thực hiện đổi mới phương thức quản lý trên phạm vi toàn ngành

Dự án được ký kết chính thức vào ngày 01/9/2005, triển khai thực hiện từ tháng 4/2006, kết thúc vào năm 2010

Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm hỗ trợ Bộ đẩy nhanh tiến trình đổi mới quản lý và cải cách hành chính thông qua các hoạt động tăng cường năng lực thể chế và quản lý ở các cấp QLGD; thực hiện và hỗ trợ thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng Hiệu trưởng trường phổ thông; tăng cường năng lực lập kế hoạch chiến lược và năng lực tổ chức thực hiện ở các địa phương thông qua việc hỗ trợ tài chính trực tiếp cho một số tỉnh trong diện khó khăn để triển khai các nỗ lực đổi mới Hoạt động lớn và có tính phức tạp nhất là hỗ trợ Bộ thực hiện tin học hóa công tác quản lý nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động trường học thông qua việc nâng cấp và xây dựng mới các Hệ thống phần mềm quản lý thông tin giáo dục từ cấp cơ sở với các chức năng quản lý cán bộ, quản lý học sinh, quản lý tài chính, hành chính, thư viện, thiết bị, quản lý công tác thanh tra, đánh giá và thống kê giáo dục

Với mục tiêu hỗ trợ Hiệu trưởng tăng cường nhận thức về tiến trình đổi mới và nâng cao năng lực quản lý trên cả phương diện lý luận lẫn thực tiễn, đồng thời thúc đẩy văn hóa tự học và học suốt đời của cán bộ quản lý giáo dục, Dự án SREM biên soạn Bộ Tài liệu tăng cường năng lực quản lý trường học Bộ Tài liệu cung cấp nhiều khái niệm, lý thuyết chung về những lĩnh vực khác nhau của quản lý giáo dục và những nhiệm vụ riêng trong quản lý trường học, từ cơ bản đến phức tạp Ngoài ra còn giới thiệu quá trình phát triển giáo dục ở Việt Nam và một số nước trên thế giới Trên cơ sở các kiến thức này, mỗi Hiệu trưởng sẽ tự rút ra bài học kinh nghiệm cho riêng mình, vận dụng các kiến thức này trong hoàn cảnh thực tế và khả năng của từng trường

Khi biên soạn, Dự án SREM cố gắng để Bộ Tài liệu đáp ứng được tình hình giáo dục Việt Nam hiện tại, cũng như phải có những bứt phá cần thiết để hòa nhập với các chuẩn giáo dục quốc tế Dự án đã tham khảo các tài liệu quản lý giáo dục trong và ngoài nước và hệ thống hóa lại các vấn đề cần thiết đối với hiệu trưởng, dựa trên cơ sở năng lực cần có của Hiệu trưởng để đáp ứng những yêu cầu quản lý mới Bộ Tài liệu còn là sự tổng hợp những kiến thức, kinh nghiệm và thực tiễn quản lý giáo dục mà Dự án thu thập được thông qua các hội thảo và thực tiễn nhằm giúp Hiệu trưởng có cái nhìn rộng hơn về xu thế giáo dục hiện nay của nhiều nước trên thế giới

Bộ Tài liệu gồm 6 cuốn:

1 Quản lý nhà nước về giáo dục;

2 Quản lý điều hành các hoạt động trong trường học;

3 Giám sát, đánh giá trong trường học;

4 Sơ lược quá trình phát triển giáo dục của Việt Nam và một số nước trên thế giới;

5 Công nghệ thông tin trong quản lý trường học

6 Quản trị hiệu quả trường học

Bộ Tài liệu được biên soạn cho Hiệu trưởng các trường phổ thông (kể cả các trường ngoài công lập) và cũng sẽ rất bổ ích đối với các phó hiệu trưởng, tổ trưởng bộ môn, những người giúp Hiệu trưởng thực hiện kế hoạch phát triển nhà trường Một số độc giả khác, có thể là những giáo viên, với hy vọng một ngày nào đó họ sẽ trở thành Hiệu trưởng cũng có thể tham khảo tài liệu này Trong lúc chưa trở thành cán bộ quản lý, việc am tường các nhiệm vụ của Hiệu trưởng cũng giúp họ có khả năng giám sát hoặc hỗ trợ Hiệu trưởng tốt hơn trong quá trình quản lý đang ngày càng được yêu cầu theo hướng công khai, minh bạch.

Dự án hy vọng các cơ sở đào tạo về quản lý giáo dục, thậm chí cả các trường sư phạm cũng tìm thấy sự hữu dụng trong bộ tài liệu này khi thực hiện các khóa đào tạo sinh viên sư phạm

Dự án tin rằng những người công tác trong ngành giáo dục, từ các cán bộ trong Bộ

GD-ĐT, cho tới các cán bộ công tác tại các Sở GD-GD-ĐT, Phòng GD-ĐT và những ai tiến hành các hoạt động nghiên cứu về việc nâng cao hiệu quả hoạt động của trường học cũng sẽ tìm thấy những nội dung bổ ích trong Bộ Tài liệu này

Bộ Tài liệu này sẽ hỗ trợ các Hiệu trưởng nói riêng và các nhà quản lý giáo dục nói chung phát triển năng lực quản lý của mình Tuy nhiên, do điều kiện địa lý, kinh tế và giáo dục tại các vùng miền của nước ta rất khác nhau, tài liệu có thể chưa bao quát và đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực tiễn quản lý cho từng địa phương Điều này đòi hỏi sự sáng tạo của mỗi cán bộ quản lý trong việc áp dụng linh hoạt kiến thức quản lý giáo dục nói chung vào thực tiễn địa phương mình, phù hợp với đặc thù nhà trường và đặc thù giáo dục của vùng miền

Bộ tài liệu có thể được sử dụng cho nhiều mục đích: tự học, trao đổi thảo luận trong các nhóm chuyên môn hoặc trong các hội thảo và cũng có thể dùng làm tài liệu tham khảo cho các khóa đào tạo cán bộ quản lý ở các trường, hay các khoa sư phạm, trường sư phạm

Phương pháp sử dụng tài liệu

Do mỗi người có một xuất phát điểm khác nhau về trình độ và kinh nghiệm chuyên môn nên nhu cầu học tập của mỗi người là rất khác nhau Cách sử dụng phù hợp nhất là tự học theo những định hướng phát triển của bản thân (còn gọi là học tập theo lối mở) Có nghĩa là, người đọc tự chọn thời gian và nội dung muốn học theo thứ tự ưu tiên của chính mình Bằng cách này,

Dự án hy vọng rằng mỗi người học sẽ tìm được những điều mới mẻ và phù hợp với nhu cầu của riêng mình Nếu tự học, người đọc cần suy ngẫm về những điều vừa đọc được, so sánh, vận dụng vào thực tế đang diễn ra Có thể làm điều này bất cứ lúc nào, khi ở trường, ở nhà thậm chí trên đường đi công tác Theo cách này, người học sẽ không phải chịu áp lực từ bên ngoài mà lại

có thể tự tìm ra những gì phù hợp nhất để áp dụng cho bản thân và đơn vị của mình Tựu chung lại, người đọc có thể đọc từng cuốn trong Bộ Tài liệu theo bất cứ trình tự nào

Để có thể áp dụng vào thực tiến trường học của mình, mỗi Hiệu trưởng phải tư duy và thực hành các công việc qua các chủ đề Các thực hành này có thể gồm những hoạt động như lập

ra các bảng danh mục hoạt động cần kiểm tra, trả lời các câu hỏi, tập hợp dữ liệu và thảo luận với các đồng nghiệp, có thể là giáo viên trong trường hoặc các Hiệu trưởng khác

Khi nghiên cứu, học tập Bộ Tài liệu này, bạn đọc nên tham khảo thêm các tài liệu khác, ví

dụ các quy chế, qui định được ban hành bởi các cơ quan có thẩm quyền hoặc các tài liệu tập huấn của các cơ sở đào tạo tại trung ương hoặc địa phương để có vận dụng sát với thực tiễn Phần các văn bản qui phạm pháp luật liên quan tới giáo dục được cập nhật tới thời điểm phát hành được cung cấp trong đĩa CD kèm theo Bộ Tài liệu này

Hiệu trưởng cũng nên trao đổi thảo luận giữa Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng và các cán

bộ cốt cán trong trường để sưu tầm thêm các tài liệu về lịch sử và quá trình phát triển ngành giáo dục ở địa phương mình hoặc các kinh nghiệm giáo dục để cụ thể hóa các nội dung và tình huống quản lý ở trường minhg, tiếp thêm sức sống cho Bộ Tài liệu

Các Hiệu trưởng cũng nên trao đổi cùng với Hiệu trưởng khác trong cùng xã, huyện (trong các đợt học tập do Phòng/Sở tổ chức) và các cán bộ quản lý tại các Phòng GD/Sở GD&ĐT để làm giàu lý luận về quản lý giáo dục.

Có thể sử dụng Bộ Tài liệu này một cách chính qui hơn, ví dụ tại các hội thảo chuyên đề đổi mới phương pháp quản lý trường học hay dùng làm tài liệu bổ trợ cho các khóa đào tạo/bồi dưỡng Hiệu trưởng hoặc những người chuẩn bị được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng do một cơ sở đào tạo về quản lý giáo dục tiến hành

Quản lý giáo dục là một lĩnh vực khó, liên quan đến sự phát triển toàn diện của nhà trường cũng như của từng cá nhân, đòi hỏi kiến thức sâu rộng, tích hợp nhiều kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn của mỗi cán bộ quản lý, các nội dung được biên soạn trong tài liệu sẽ là những gợi ý hữu ích cho những người làm công tác quản lý

Dự án SREM chân thành cảm ơn sự cộng tác của hàng trăm Hiệu trưởng và cán bộ quản lý các cấp và các chuyên gia tư vấn quốc tế đã tham gia vào quá trình xây dựng Bộ tài liệu này thông qua các cuộc hội thảo và các đợt làm việc Danh sách các tác giả chính tham gia soạn thảo

và biên tập Bộ Tài liệu có thể tìm thấy trong mỗi cuốn

Dự án đặc biệt cảm ơn vị Lãnh đạo cao nhất của ngành, Bộ trưởng Nguyễn Thiện Nhân đã gợi ý Dự án xây dựng Bộ Tài liệu này

Dự án mong rằng Bộ Tài liệu sẽ đóng góp vào tiến trình đổi mới quản lý giáo dục nhằm tăng hiệu quả giáo dục Hiệu quả của Bộ Tài liệu này với việc nâng cao chất lượng trường học sẽ chỉ được nhận thấy sau một thời gian, nhưng chắc chắn Bộ Tài liệu sẽ có tác động ngay tới các Hiệu trưởng vì tính đầy đủ và thực tiễn của nó

GIÁM ĐỐC DỰ ÁN GS.TS Phạm Vũ Luận THỨ TRƯỞNG BỘ GD&ĐT

Lời giới thiệu:

Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học

Hoạt động quản lý nói chung và điều hành hoạt động trường học nói riêng của chúng ta hiện nay còn mang tính kinh nghiệm và “linh hoạt” theo phương pháp quản lý của người đứng đầu Những hiện tượng người lãnh đạo sau hủy bỏ kế hoạch của người lãnh đạo trước cũng đã xảy ra Đó là bởi vì chúng ta một kế hoạch chiến lược và thiếu các chuẩn trong quản lý Trong công việc, mọi người thường có xu hướng “bắt tay ngay vào việc” và thường dành (hoặc có) rất

ít thời gian cho sự chuẩn bị Cách làm này đưa tới hậu quả làm chúng ta tốn thời gian vào việc khắc phục sự cố hoặc sửa sai, có lúc phải làm đi làm lại một việc tưởng chừng rất đơn giản

Cuốn “Quản lý, điều hành các hoạt động trong trường học” được xây dựng dựa vào ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT Nguyễn Thiện Nhân tại cuộc họp Hội đồng chỉ đạo dự

án SREM tháng 10 năm 2006 về việc cần xây dựng các qui trình công việc trong từng cấp quản

lý và giữa các cấp quản lý để thực hiện cải cách hành chính và đổi mới phương thức quản lý trước khi thực hiện tin học hóa hệ thống Phương pháp quản lý theo qui trình sẽ giúp minh bạch hóa công tác quản lý Lợi ích mà phương thức này mang lại chính là sự tường minh đối với mỗi cán bộ trong tổ chức về thủ tục trình tự thực hiện và kết quả cần đạt của một công việc, giúp tiết kiệm thời gian của mỗi người bởi họ có thể làm đúng ngay từ đầu Vấn đề quan trọng của việc xây dựng các qui trình tổ chức công việc trong một tổ chức là những qui trình này phải được từng cá nhân trong tổ chức (và những người liên quan ngoài tổ chức) biết rõ, thực hiện chúng một cách hiệu quả và được cập nhật nếu có sự thay đổi trong tổ chức Việc thực hiện theo qui trình không những có tác dụng thúc đẩy và cải thiện cách thức tiến hành công việc mà còn là một sự chuẩn bị tốt cho công việc kiểm tra, thanh tra của các cơ quan quản lý cấp trên

Việc áp dụng các qui trình này, trong thực tế, có thể gặp sự không đồng tình của một số

cá nhân trong tổ chức với lập luận cho rằng cách làm này có thể tạo ra nhiều thủ tục cứng nhắc, tốn thời gian Điều này có thể cảm nhận được trong thời gian đầu thực hiện Nhưng sau này, cán

bộ sẽ nhìn thấy những lợi ích của tập thể nói chung và cá nhân nói riêng của việc tổ chức công việc theo các qui trình Bằng việc sơ đồ hóa công việc theo các trình tự rõ ràng, tất cả mọi cá nhân trong tổ chức sẽ giảm bớt thời gian tự tìm hiểu để “sống sót” trong công việc và tránh được các sai lầm, thiếu sót trong quá trình thực hiện Cán bộ mới vào nghề có thể coi đây là cuốn sách chỉ dẫn quí báu và yên tâm rằng mình đang đi đúng hướng

Mặc dù các qui trình được sơ đồ hóa trong cuốn 2 này được xây dựng dựa trên các văn bản pháp qui đã ban hành và có sự tham vấn của nhiều cán bộ quản lý giáo dục các cấp thông qua các hội thảo (trong đó có nhiều hiệu trưởng), nhưng các qui trình này vẫn cần được xem xét

để cập nhật và điều chỉnh cho phù hợp với các qui định của địa phương Chúng tôi mong rằng các trường sẽ áp dụng các qui trình cơ bản để điều hành công việc trong trường mình bởi chắc chắn cách làm này sẽ giảm bớt khối lượng công việc giám sát đánh giá của Hiệu trưởng và làm tăng hiệu quả công việc của toàn trường

Rất mong cuốn sách này sẽ giúp ích cho nhiều hiệu trưởng, đặc biệt là các Hiệu trưởng mới được bổ nhiệm

Vì thời gian có hạn, nên cuốn sách không khỏi còn nhiều thiếu sót, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến góp ý của các nhà quản lý để điều chỉnh nội dung trước khi in chính thức

Thay mặt nhóm soạn thảo

ThS Nguyễn Thị Thái Phó Vụ trưởng, Phó GĐ dự án

Chương 1: CÁCH SỬ DỤNG TÀI LIỆU VÀ CÁC THUẬT NGỮ

Cách sử dụng tài liệu

 Đọc kỹ mục lục để nắm rõ các nội dung trong tài liệu này.

 Nhớ ý nghĩa các ký hiệu để hiểu sơ đồ quy trình.

 Có từ nào khó hiểu, tra phần Thuật ngữ, nơi có phần giải thích chi tiết.

Phần 1 là minh họa của Phần 2 theo thời gian, giữa 2 phần là tương đồng Cán bộ quản lý

có thể tra cứu nhanh theo thời gian ở Phần 1 Nếu có quy trình nghiệp vụ cần tìm, tiếp tục tham khảo quy trình nghiệp vụ chi tiết tại Phần 2

Khi sử dụng tài liệu dạng word:

 Tìm kiếm: bấm Ctrl+F

 Tìm tiếp: bấm Shift+F4

 Di chuyển nhanh: bấm F5, nhập vào số trang cần di chuyển tới

 Di chuyển giữa các liên kết: Bấm CTRL+nút mouse trái tại liên kết trên mục lục để được dẫn tới phần tham khảo kế tiếp Muốn tham khảo văn bản nào, bấm CTRL+nút mouse trái tại số thứ tự văn bản tham khảo đã chỉ ra sẽ được chuyển tới phần trích dẫn văn bản Tiếp tục thao tác tại trích dẫn văn bản để mở ra văn bản cần xem

 Để thay đổi văn bản tham khảo hết hiệu lực được thay thế bởi văn bản mới khác, thực hiện các bước sau:

- Tạo dòng trích yếu mới thay thế tại dòng văn bản hết hiệu lực (giá trị bookmark vẫn còn – xem phần nói về quy ước tạo bookmark cho văn bản)

- Thay thế văn bản dạng word vào đúng vị trí văn bản hết hiệu lực đang lưu trữ trên đĩa

- Tạo lại liên kết (đánh dấu trích yếu mới, bấm CTRL+K, xác định vị trí văn bản trong giao diện)

 Để bổ sung văn bản tham khảo, thực hiện các bước sau:

- Tạo dòng trích yếu mới, số thứ tự tự động tăng

- Tạo bookmark mới theo quy ước

- Chỉ định văn bản tham khảo đến bookmark vừa tạo

Các thuật ngữ

GIÁO DỤC

Nhà trường thuộc hệ thống giáo dục quốc dân gồm: trường mẫu giáo, trường

mầm non, trường tiểu học, trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông, trường phổ thông có nhiều cấp học, trường trung cấp, trường cao đẳng, trường đại học Nhà trường trong hệ thống giáo dục quốc dân được tổ chức theo các loại hình sau đây:

a) Trường công lập do Nhà nước thành lập, đầu tư xây dựng

cơ sở vật chất, bảo đảm kinh phí cho các nhiệm vụ chi thường xuyên;

b) Trường dân lập do cộng đồng dân cư ở cơ sở thành lập, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất và bảo đảm kinh phí hoạt động;c) Trường tư thục do các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc cá nhân thành lập, đầu tư xây dựng cơ sở vật chất và bảo đảm kinh phí hoạt động bằng vốn ngoài ngân sách nhà nước

Cơ sở giáo dục khác thuộc hệ thống giáo dục quốc dân bao gồm:

a) Nhóm trẻ, nhà trẻ; các lớp độc lập gồm lớp mẫu giáo, lớp xóa mù chữ, lớp ngoại ngữ, lớp tin học, lớp dành cho trẻ em vì hoàn cảnh khó khăn không được đi học ở nhà trường, lớp dành cho trẻ tàn tật, khuyết tật, lớp dạy nghề và lớp trung cấp chuyên nghiệp được tổ chức tại các cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ;b) Trung tâm kỹ thuật tổng hợp - hướng nghiệp; trung tâm dạy nghề; trung tâm giáo dục thường xuyên; trung tâm học tập cộng đồng;

c) Viện nghiên cứu khoa học được giao nhiệm vụ đào tạo trình

độ tiến sĩ, phối hợp với trường đại học đào tạo trình độ thạc sĩ

Cơ sở giáo dục công lập do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quyết định thành lập và nhà

nước trực tiếp đầu tư, tổ chức, quản lý

Cơ sở giáo dục dân lập do cộng đồng dân cư ở cơ sở thành lập, đầu tư xây dựng cơ sở vật

chất và bảo đảm kinh phí hoạt động không vì mục đích lợi nhuận Cộng đồng dân cư cấp cơ sở gồm tổ chức và cá nhân tại thôn, bản,

c) Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước bảo đảm toàn

bộ chi phí hoạt động thường xuyên

Giáo dục mầm non thực hiện việc nuôi dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em từ ba tháng

tuổi đến sáu tuổi

Giáo dục phổ thông bao gồm:

a) Giáo dục tiểu học được thực hiện trong năm năm học, từ lớp một đến lớp năm Tuổi của học sinh vào học lớp một là sáu tuổi;b) Giáo dục trung học cơ sở được thực hiện trong bốn năm học, từ lớp sáu đến lớp chín Học sinh vào học lớp sáu phải hoàn thành chương trình tiểu học, có tuổi là mười một tuổi;

c) Giáo dục trung học phổ thông được thực hiện trong ba năm học, từ lớp mười đến lớp mười hai Học sinh vào học lớp mười phải có bằng tốt nghiệp trung học cơ sở, có tuổi là mười lăm tuổi

Hội đồng trường là tổ chức quản trị, đại diện chủ sở hữu của nhà trường Hội đồng

trường đối với trường công lập, Hội đồng quản trị đối với trường dân lập, trường tư thục được gọi chung là Hội đồng trường

Mức chất lượng tối thiểu là yêu cầu tối thiểu về phẩm chất, năng lực, tri thức, kỹ năng và

sức khoẻ mà người học phải đạt được khi tốt nghiệp các cấp học, bậc học, được xác định bởi các tiêu chí: tổ chức và quản lý trường học; đội ngũ giáo viên; cơ sở vật chất, trang thiết bị dạy và học; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục; chất lượng giáo dục và các hoạt động giáo dục

Đánh giá chất lượng giáo dục là đánh giá sự phù hợp của những người học sau quá trình đào tạo

so với mục tiêu giáo dục đã được đặt ra cho chương trình đào tạo

Vì chất lượng giáo dục phụ thuộc trực tiếp vào các yếu tố sau:

1 Phẩm chất, năng lực của người vào học

2 Phẩm chất, năng lực của đội ngũ giáo viên, phương pháp giảng dạy

3 Chương trình đào tạo

4 Giáo trình, tài liệu phục vụ giảng dạy

5 Cơ sở vật chất của việc đào tạo (nhà cửa, thiết bị đào tạo, thư viện, Internet )

6 Nguồn tài chính của cơ sở đào tạo

7 Chính sách quản lý giảng viên (lương, đánh giá giảng viên, yêu cầu công việc, quyền tự do )

8 Sự tham gia các tổ chức, cá nhân ngoài nhà trường vào quá trình đào tạo (các doanh nghiệp, đại diện đa phương, các cựu sinh viên, các nhà tài trợ, các tổ chức quốc tế, nhà khoa học )

9 Sự quản lý của nhà trường (cơ cấu tổ chức, quy chế hoạt động,

sự điều hành, chuẩn mực quan hệ trong nhà trường )Nếu các yếu tố này không thoả mãn các yêu cầu nhất định tương ứng thì chất lượng giáo dục của cơ sở đào tạo không thể được đảm bảo Vì vậy, khi đánh giá chất lượng giáo dục của một

trường, bên cạnh việc tìm cách đánh giá phẩm chất, khả năng, tri thức, kỹ nẵng và sức khoẻ ca những người tốt nghiệp, người đã ta còn đánh giá các yếu tố đầu vào nói trên của quá trình đào tạo Ngoài ra, các yếu tố bên ngoài nhà trường như truyền thống văn hoá của dân tộc (ham học, coi trọng bằng cấp), chính sách của nhà nước về giáo dục (đầu tư, lương, tôn vinh nhà giáo ), sự quản lý nhà nước về giáo dục (kiểm định chất lượng, công bố chuẩn giáo viên, quy chế nhà trường, tiêu chuẩn thành lập trường, ), sự phát triển kinh tế xã hội của đất nước, các xu hướng phát triển quốc tế,

cơ hội và thách thức với người tốt nghiệp cũng ảnh hưởng mạnh

mẽ đến thái độ người học, người dạy, người quản lý trong nhà trường

Kiểm định chất lượng giáo dục là sự đánh giá chất lượng giáo dục của trường bởi một tổ chức

đánh giá độc lập, có thẩm quyền, nhằm làm rõ mức độ đáp ứng của trường đối với các yêu cầu sau:

+ Trường có mục tiêu đào tạo rõ ràng+ Trường có đủ nguồn lực cần thiết để thực hiện việc đào tạo+ Trường đã thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo, sự đáp ứng của người tốt nghiệp so với mục tiêu đào tạo

+ Trường có kế hoạch phát triển bảo đảm trong tương lai có thể tiếp tục đào tạo theo mục tiêu đã nêu ra

Việc kiểm định chất lượng một chương trình đào tạo cũng có yêu cầu tương tự

Đánh giá ngoài là việc đánh giá chất lượng giáo dục một trường do một tổ chức bên

ngoài nhà trường thực hiện

Phổ cập giáo dục là quá trình tổ chức để mọi công dân đều được học tập và đạt tới

một trình độ học vấn tối thiểu theo quy định của Nhà nước

+ Phổ cập mẫu giáo 5 tuổi: Tất cả trẻ em 5 tuổi đều được đi học mẫu giáo trước khi vào học lớp 1

+ Phổ cập giáo dục tiểu học: Tất cả người dân đều được đi học tiểu học và tốt nghiệp tiểu học

+ Phổ cập giáo dục trung học cơ sở: Tất cả người dân đều được đi học trung học cơ sở và tốt nghịêp trung học cơ sở

Phổ cập giáo dục đúng độ tuổi là đảm bảo hầu hết người dân trong độ tuổi nhất định đều được

đi học ở một trình độ quy định, phản ảnh sự bình đẳng xã hội trong học tập đến một trình độ nhất định

+ Phổ cập giáo dục tiểu học đúng độ tuổi: Tất cả trẻ em trong độ tuổi từ 6-11 tuổi đều được đi học tiểu học và tốt nghiệp tiểu học.+ Phổ cập giáo dục trung học cơ sở đúng độ tuổi: Tất cả trẻ em trong độ tuổi từ 11-15 đều được đi học trung học cơ sở và tốt nghiệp trung học cơ sở

Hướng nghiệp trong giáo dục là hệ thống các biện pháp tiến hành trong và ngoài nhà trường để

giúp học sinh có kiến thức về nghề nghiệp và có khả năng lựa chọn nghề nghiệp trên cơ sở kết hợp nguyện vọng, sở trường của

cá nhân với nhu cầu sử dụng lao động của xã hội

Phân luồng trong giáo dục là biện pháp tổ chức hoạt động giáo dục trên cơ sở thực hiện hướng

nghiệp trong giáo dục, tạo điều kiện để học sinh tốt nghiệp trung học cơ sở, trung học phổ thông tiếp tục học ở cấp học hoặc trình

độ cao hơn, học trung cấp, học nghề hoặc lao động phù hợp với năng lực, điều kiện cụ thể của cá nhân và nhu cầu xã hội; góp phần điều tiết cơ cấu ngành nghề của lực lượng lao động phù hợp với nhu cầu phát triển của đất nước

Liên thông trong giáo dục là biện pháp giúp người học có thể sử dụng kết quả học tập đã có để

học tiếp ở các cấp học, trình độ cao hơn cùng ngành nghề hoặc khi chuyển sang ngành đào tạo, hình thức giáo dục và trình độ đào tạo khác phù hợp với yêu cầu nội dung tương ứng

Chuẩn kiến thức, kỹ năng trong chương trình giáo dục là mức tối thiểu về kiến thức, kỹ năng

mà người học phải đạt được sau khi kết thúc một chương trình giáo dục; là căn cứ chủ yếu để biên soạn sách giáo khoa, giáo trình, đánh giá kết quả học tập của người học

Quy hoạch mạng lưới cơ sở giáo dục là phân bố, sắp xếp các cơ sở giáo dục thuộc hệ thống giáo

dục quốc dân theo vị trí địa lý, vùng lãnh thổ, trên toàn quốc và từng địa phương, cho từng thời kỳ để cụ thể hóa chiến lược phát triển giáo dục, làm căn cứ xây dựng kế hoạch phát triển giáo dục

Chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông là sự đáp ứng của cơ sở giáo dục phổ thông đối với các

yêu cầu về mục tiêu giáo dục phổ thông được quy định tại Luật Giáo dục

Kiểm định chất lượng cơ sở giáo dục phổ thông là hoạt động đánh giá cơ sở giáo dục phổ thông

về mức độ đáp ứng các Quy định về tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục đối với từng loại cơ sở giáo dục phổ thông do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

Tự đánh giá của cơ sở giáo dục phổ thông là hoạt động tự xem xét, tự kiểm tra, đánh giá của cơ

sở giáo dục phổ thông căn cứ vào tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành để chỉ ra các điểm mạnh, điểm yếu, xây dựng kế hoạch cải tiến chất lượng và các biện pháp thực hiện nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng giáo dục

Đánh giá ngoài cơ sở giáo dục phổ thông là hoạt động đánh giá của đoàn đánh giá ngoài chất

lượng cơ sở giáo dục phổ thông nhằm xác định mức độ cơ sở giáo dục phổ thông thực hiện các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành

Thông tin trong báo cáo tự đánh giá là những tư liệu được sử dụng để hỗ trợ và minh hoạ cho

các phân tích, giải thích, nhận định, kết luận trong báo cáo tự đánh giá

Minh chứng trong báo cáo tự đánh giá là những thông tin gắn với các tiêu chí để xác định từng

tiêu chí đạt hay không đạt Các minh chứng được sử dụng làm căn

cứ để đưa ra các phân tích, giải thích, nhận định, kết luận trong báo cáo tự đánh giá

NHÂN SỰ

Cán bộ là công dân Việt Nam, được bầu cử, phê chuẩn, bổ nhiệm giữ

chức vụ, chức danh theo nhiệm kỳ trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương,

ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh), ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi

chung là cấp huyện), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước.

Công chức là công dân Việt Nam, được tuyển dụng, bổ nhiệm vào ngạch,

chức vụ, chức danh trong cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện; trong cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân mà không phải là sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng; trong cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân mà không phải là sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp và trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn vị sự nghiệp công lập của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội (sau đây gọi chung là đơn vị sự nghiệp công lập), trong biên chế và hưởng lương từ ngân sách nhà nước; đối với công chức trong bộ máy lãnh đạo, quản lý của đơn

vị sự nghiệp công lập thì lương được bảo đảm từ quỹ lương của đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của pháp luật

Công chức dự bị là công dân Việt Nam, trong biên chế, hưởng lương từ ngân sách nhà

nước, được tuyển dụng để bổ sung cho đội ngũ cán bộ, công chức

Viên chức là công dân Việt Nam, trong biên chế, được tuyển dụng, bổ nhiệm

vào một ngạch viên chức hoặc giao giữ một nhiệm vụ thường xuyên trong đơn vị sự nghiệp của Nhà nước

Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm

quyền quản lý, phân công, bố trí, kiểm tra việc thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức

Cơ quan quản lý cán bộ, công chức, viên chức là cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao thẩm quyền

tuyển dụng, bổ nhiệm, nâng ngạch, nâng lương, cho thôi việc, nghỉ hưu, giải quyết chế độ, chính sách và khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức

Đơn vị sử dụng viên chức là đơn vị có thẩm quyền quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ

đối với viên chức

Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công

chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị

Ngạch là tên gọi thể hiện thứ bậc về năng lực và trình độ chuyên môn,

nghiệp vụ của công chức, viên chức

Bậc là khái niệm chỉ thang giá trị trong mỗi ngạch, ứng với mỗi bậc có

một hệ số tiền lương

Hệ số là chỉ số tiền lương trong ngạch

Nâng ngạch là nâng từ ngạch thấp lên ngạch cao trong cùng một ngành chuyên

môn nghiệp vụ

Chuyển ngạch là chuyển từ ngạch viên chức này sang ngạch viên chức khác có

cùng cấp độ về trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Tuyển dụng là việc tuyển người theo hình thức hợp đồng làm việc trong biên

chế ở đơn vị sự nghiệp của Nhà nước thông qua thi hoặc xét tuyển

Hợp đồng làm việc là hình thức tuyển dụng người vào làm việc trong các đơn vị sự

nghiệp của Nhà nước bằng văn bản thỏa thuận giữa đơn vị được giao thẩm quyền tuyển dụng và người được tuyển dụng

Bổ nhiệm là việc cán bộ, công chức được quyết định giữ một chức vụ lãnh

đạo, quản lý

Bổ nhiệm ngạch là việc quyết định bổ nhiệm người có đủ tiêu chuẩn vào một

ngạch viên chức nhất định

Thử việc là quá trình người được tuyển dụng làm thử chức trách, nhiệm vụ

của ngạch sẽ được bổ nhiệm sau khi ký hợp đồng làm việc

- Đối với công chức loại A, thời gian tập sự là 12 tháng (riêng bác sĩ là 9 tháng)

- Đối với công chức loại B, thời gian tập sự là 6 tháng

- Đối với công chức loại C, thời gian tập sự là 3 tháng

- Trong thời gian tập sự được hưởng 85% hệ số luơng khởi điểm của ngạch được tuyển dụng và các quyền lợi khác như công chức trong cơ quan Người được tuyển dụng làm việc ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, hải đảo hoặc trong các ngành độc hại thì trong thời gian tập sự được hưởng 100% hệ số lương khởi điểm Người tập sự được cơ quan phân công một công chức có kinh nghiệm hướng dẫn, người hướng dẫn được hưởng hệ số phụ cấp trách nhiệm là 0,3 so với mức lương tối thiểu Trong thời gian tập sự, nếu người tập sự vi phạm quy chế làm việc của cơ quan và vi phạm pháp luật có thể bị hủy bỏ quyết định tuyển dụng

- Hết thời gian tập sự, nếu kết quả tập sự đạt yêu cầu của ngạch thì được cơ quan đề nghị cấp có thẩm quyền ra quyết định

bổ nhiệm chính thức vào ngạch; nếu không đạt yêu cầu thì sẽ bị hủy bỏ quyết định tuyển dụng Nếu người tập sự không được bổ nhiệm vào ngạch thì được trợ cấp 1 tháng lương hiện hưởng và tiền tàu xe về nơi thường trú

Miễn nhiệm là việc cán bộ, công chức được thôi giữ chức vụ, chức danh khi

chưa hết nhiệm kỳ hoặc chưa hết thời hạn bổ nhiệm

Bãi nhiệm là việc cán bộ không được tiếp tục giữ chức vụ, chức danh khi

chưa hết nhiệm kỳ

Giáng chức là việc công chức giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý bị hạ xuống chức

vụ thấp hơn

Cách chức là việc cán bộ, công chức lãnh đạo, quản lý không được tiếp tục

giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý khi chưa hết nhiệm kỳ hoặc chưa hết thời hạn bổ nhiệm

Điều động là việc cán bộ, công chức được cơ quan có thẩm quyền quyết định

chuyển từ cơ quan, tổ chức, đơn vị này đến làm việc ở cơ quan, tổ chức, đơn vị khác

Luân chuyển là việc cán bộ, công chức lãnh đạo, quản lý được cử hoặc bổ

nhiệm giữ một chức danh lãnh đạo, quản lý khác trong một thời hạn nhất định để tiếp tục được đào tạo, bồi dưỡng và rèn luyện theo yêu cầu nhiệm vụ

Biệt phái là việc công chức của cơ quan, tổ chức, đơn vị này được cử đến làm

việc tại cơ quan, tổ chức, đơn vị khác theo yêu cầu nhiệm vụ

Từ chức là việc cán bộ, công chức lãnh đạo, quản lý đề nghị được thôi giữ

chức vụ khi chưa hết nhiệm kỳ hoặc chưa hết thời hạn bổ nhiệm

Tinh giản biên chế được tiến hành cùng với việc rà soát, xác định rõ chức năng,

nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức bộ máy nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; nâng cao chất lượng hoạt động, hiệu lực, hiệu quả của tổ chức bộ máy, làm tiền đề cho việc đổi mới căn bản hệ thống hành chính nhà nước trong thời gian tới

Minh bạch tài sản, thu nhập là việc kê khai tài sản, thu nhập của người có nghĩa vụ kê khai và

khi cần thiết được xác minh, kết luận

Nhũng nhiễu là hành vi cửa quyền, hách dịch, gây khó khăn, phiền hà khi thực

hiện nhiệm vụ, công vụ

Vụ lợi là lợi ích vật chất, tinh thần mà người có chức vụ, quyền hạn đạt

được hoặc có thể đạt được thông qua hành vi tham nhũng

TÀI CHÍNH

Ngân sách nhà nước là toàn bộ các khoản thu, chi của Nhà nước đã được cơ quan nhà

nước có thẩm quyền quyết định và được thực hiện trong một năm

để bảo đảm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước

Quỹ ngân sách nhà nước là toàn bộ các khoản tiền của Nhà nước, kể cả tiền vay, có trên tài

khoản của ngân sách nhà nước các cấp Quỹ ngân sách nhà nước được quản lý tại Kho bạc Nhà nước

Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh

tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động

Kế toán tài chính là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin

kinh tế, tài chính bằng báo cáo tài chính cho đối tượng có nhu cầu

sử dụng thông tin của đơn vị kế toán

Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài

chính theo yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán

Đơn vị kế toán là các đối tượng:

a) Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;

b) Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước;

c) Doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam;

d) Hợp tác xã;

đ) Hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác;

Kỳ kế toán là khoảng thời gian xác định từ thời điểm đơn vị kế toán bắt đầu

ghi sổ kế toán đến thời điểm kết thúc việc ghi sổ kế toán, khóa sổ

kế toán để lập báo cáo tài chính

1 Kỳ kế toán gồm kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng và được quy định như sau:

a) Kỳ kế toán năm là mười hai tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng

01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch Đơn vị kế toán có đặc thù riêng về tổ chức, hoạt động được chọn kỳ kế toán năm là mười hai tháng tròn theo năm dương lịch, bắt đầu từ đầu ngày 01

tháng đầu quý này đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý trước năm sau và thông báo cho cơ quan tài chính biết;

b) Kỳ kế toán quý là ba tháng, tính từ đầu ngày 01 tháng đầu quý đến hết ngày cuối cùng của tháng cuối quý;

c) Kỳ kế toán tháng là một tháng, tính từ đầu ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng

2 Kỳ kế toán của đơn vị kế toán mới được thành lập được quy định như sau:

a) Kỳ kế toán đầu tiên của doanh nghiệp mới được thành lập tính

từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định tại khoản 1 Điều này;

b) Kỳ kế toán đầu tiên của đơn vị kế toán khác tính từ ngày có

hiệu lực ghi trên quyết định thành lập đến hết ngày cuối cùng của

kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định tại khoản 1 Điều này

3 Đơn vị kế toán khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản thì

kỳ kế toán cuối cùng tính từ đầu ngày kỳ kế toán năm, kỳ kế toán quý, kỳ kế toán tháng theo quy định tại khoản 1 Điều này đến hết ngày trước ngày ghi trên quyết định chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc phá sản đơn vị kế toán có hiệu lực

4 Trường hợp kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc kỳ kế toán năm cuối cùng có thời gian ngắn hơn chín mươi ngày thì được phép cộng (+) với kỳ kế toán năm tiếp theo hoặc cộng (+) với kỳ kế toán năm trước

đó để tính thành một kỳ kế toán năm Kỳ kế toán năm đầu tiên hoặc

kỳ kế toán năm cuối cùng phải ngắn hơn mười lăm tháng

Trường hợp cơ sở giáo dục - đào tạo chọn kỳ kế toán năm theo năm học khác với năm dương lịch thì kỳ kế toán năm phải là mười hai tháng tròn tính từ đầu ngày 01 tháng 7 năm này đến hết ngày 30 tháng 6 năm sau hoặc từ ngày 01 tháng 10 năm này đến hết ngày 30 tháng 9 năm sau Khi thực hiện phải thông báo cho cơ quan tài chính cùng cấp và cơ quan thuế quản lý trực tiếp biết, cuối năm dương lịch vẫn phải lập báo cáo tài chính theo quy định

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài

chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

Tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán

quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán

Chế độ kế toán là những quy định và hướng dẫn về kế toán trong một lĩnh vực

hoặc một số công việc cụ thể do cơ quan quản lý nhà nước về kế toán hoặc tổ chức được cơ quan quản lý nhà nước về kế toán uỷ quyền ban hành

Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên

quan giữa các sổ kế toán

Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công

việc kế toán

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính

theo nội dung kinh tế

Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng Mỗi đơn vị kế toán phải

sử dụng một hệ thống tài khoản kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán

Báo cáo tài chính là các báo cáo được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán

dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán

Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán thuộc hoạt động thu, chi ngân sách nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước và đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước gồm:

a) Bảng cân đối tài khoản;

b) Báo cáo thu, chi;

c) Bản thuyết minh báo cáo tài chính;

d) Các báo cáo khác theo quy định của pháp luật

Báo cáo tài chính của đơn vị kế toán hành chính, sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được lập vào cuối

kỳ kế toán quý, năm

Kế hoạch tài chính trung hạn là kế hoạch ngân sách cấp quốc gia hoặc cấp địa phương trong thời

gian trung hạn (từ 3 đến 5 năm), kể từ năm dự toán ngân sách tiếp theo, được lập hàng năm theo phương thức "cuốn chiếu" Trong

đó trình bày dự báo về khả năng cân đối thu - chi ngân sách; các nguyên tắc cân đối đảm bảo tính bền vững của ngân sách trong trung hạn dựa trên cơ sở các mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội và

dự báo các chỉ tiêu kinh tế vĩ mô, những chính sách tài chính - ngân sách của Nhà nước hiện hành sẽ tiếp tục thực hiện và dự kiến sẽ thực hiện trong giai đoạn trung hạn Mặt khác kế hoạch tài chính trung hạn thể hiện thứ tự ưu tiên phân bổ nguồn lực ngân sách trong trung hạn đối với từng ngành, lĩnh vực chi trong phạm

vi cả nước hoặc từng địa phương Đồng thời trình bày một số giải pháp chủ yếu để cân đối giữa nhu cầu chi và khả năng nguồn lực tài chính công, đưa ra các cảnh báo về nợ dự phòng

Kế hoạch chi tiêu trung hạn là kế hoạch chi ngân sách của từng ngành, từng cơ quan đơn vị

trong thời gian trung hạn (từ 3 đến 5 năm), kể từ năm dự toán ngân sách tiếp theo, được lập hàng năm theo phương thức "cuốn chiếu" Trong đó trình bày mục tiêu, nhiệm vụ, hoạt động, chế độ, chính sách cơ bản, chủ yếu của từng ngành, từng cơ quan đơn vị

sẽ thực hiện trong trung hạn và dự báo các nguồn lực tài chính, trong đó dự báo cụ thể nguồn lực tài chính công để thực hiện Mặt khác kế hoạch chi tiêu trung hạn thể hiện cách thức xác định, sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động, chế độ, chính sách và dự kiến kinh phí cho từng nhiệm vụ, hoạt động, chế

độ, chính sách trong tổng mức trần chi tiêu được xác định trước Đồng thời trình bày một số giải pháp chủ yếu để cân đối giữa nhu cầu chi và khả năng nguồn lực tài chính công, đưa ra các cảnh báo

về nợ dự phòng

Chi tiêu cơ sở Thể hiện các khoản chi tiêu để thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động,

chế độ, chính sách hiện hành do ngân sách nhà nước đảm bảo, đã được cam kết về tài chính đang triển khai thực hiện sẽ phải tiếp tục thực hiện trong trung hạn; được lập trên cơ sở mức trần do cơ quan Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính thông báo

Chi tiêu cho sáng kiến mới Thể hiện các khoản chi tiêu để thực hiện các nhiệm vụ, hoạt động,

chế độ, chính sách mới hoặc để nhân rộng các nhiệm vụ, hoạt động, chế độ, chính sách đã được triển khai từ trước và các nhiệm

vụ, hoạt động, chế độ, chính sách chưa được cam kết về tài chính hoặc bị đình hoãn do thiếu nguồn nhưng cần tiếp tục thực hiện hoặc hoàn thành trong trung hạn; được lập trên cơ sở mức trần do

cơ quan Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính thông báo

Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung

thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán

Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và mối liên

quan giữa các sổ kế toán

Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công

việc kế toán

Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất

lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê

để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán

Tài sản của cơ quan, tổ chức, đơn vị là trang bị, thiết bị, máy móc, phương tiện, vật tư, nhà

xưởng, trụ sở làm việc, tiền, giấy tờ có giá hoặc các tài sản khác dưới dạng tiền tệ, tài chính, phần mềm, dữ liệu

Tài sản nhà nước tại cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập là những tài sản Nhà nước

giao cho các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập quản

lý, sử dụng gồm:

a) Đất đai;

b) Nhà, công trình xây dựng khác gắn liền với đất đai;

c) Các tài sản khác gắn liền với đất đai;

d) Phương tiện giao thông vận tải, máy móc, trang thiết bị làm việc và các tài sản khác

Tính hao mòn Tài sản cố định sử dụng cho hoạt động sự nghiệp được tính hao

mòn theo chế độ quản lý, sử dụng và tính hao mòn tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp

Trích khấu hao Tài sản cố định sử dụng cho sản xuất kinh doanh, dịch vụ được

trích khấu hao tài sản cố định theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định theo quy định áp dụng cho các doanh nghiệp nhà nước Tài sản cố định được dùng góp vốn liên doanh, liên kết theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, thì thực hiện trích khấu hao theo quy định hiện hành

Thiết bị giáo dục bao gồm thiết bị phục vụ giảng dạy và học tại lớp, thiết bị phòng

thí nghiệm, thiết bị thể dục thể thao, thiết bị nhạc, họa và các thiết

bị khác trong xưởng trường, vườn trường, phòng truyền thống, nhằm đảm bảo cho việc nâng cao chất lượng dạy và học, góp phần thực hiện mục tiêu giáo dục toàn diện

Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau nhằm đạt một

hoặc một số mục tiêu cụ thể được thực hiện trong một thời hạn nhất định, dựa trên những nguồn lực xác định

Văn kiện dự án là tài liệu chính thức thể hiện cam kết giữa đại diện của Bên Việt

Nam và đại diện của Bên tài trợ về một chương trình hoặc một dự

án cụ thể, trong đó xác định rõ: mục tiêu, các hoạt động, các kết quả cần đạt được, nguồn lực được sử dụng, thời hạn và kế hoạch thực hiện, nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm của các bên có liên quan

Công khai là việc cơ quan, tổ chức, đơn vị công bố, cung cấp thông tin chính

thức về văn bản, hoạt động hoặc về nội dung nhất định

(còn tiếp)

Các ký hiệu sử dụng trong sơ đồ quy trình

Sơ đồ quy trình nghiệp vụ được vẽ từ phần mềm Business Process Visual ARCHITECT 2.0 Analyst Edition là công cụ phát triển ứng dụng theo chuẩn UML (Unified Modeling Language) UML là một ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất có phần chính bao gồm những ký hiệu hình học, được các phương pháp hướng đối tượng sử dụng để thể hiện và miêu tả các thiết

kế của một hệ thống

Để lưu lại diễn biến quy trình, phần mềm này có bộ ký hiệu diễn đạt phong phú và phức tạp Tuy nhiên, để tránh khó khăn cho người đọc, tài liệu này đã hạn chế việc sử dụng các ký hiệu phức tạp, chỉ gồm các ký hiệu sau:

Khởi đầu của quy trìnhKhởi đầu của quy trình có thông điệpKhởi đầu của quy trình có điều kiệnKhởi đầu của quy trình có liên kếtKhởi đầu của quy trình có định thờiKết thúc quy trình

Kết thúc quy trình có lỗiHủy bỏ việc kết thúc quy trìnhKết thúc quy trình có bù trừKết thúc quy trình có liên kết

Sự kiện trung gian (với quy trình khác)

Sự kiện trung gian có quy định thời gian

Sự kiện trung gian có chú thích

Sự kiện trung gian có liên quan tới lỗi

Kết thúc liên kết trung gian

Sự kiện trung gian có liên quan tới yêu cầu chuẩn mực

Sự kiện trung gian có liên kết tới sự kiện khác

Sự kiện trung gian có liên quan tới nhiều sư kiện khác

Luồng có thông điệp

Gắn với quy trình nghiệp vụ con

Quy trình nghiệp vụ con độc lập

Đối tượng thực hiện

Đối tượng thực hiện có đối tượng con

Đóng gói (các quy trình)

Tổng quan sơ đồ

Dữ liệu tham gia vào quy trình

Rẽ nhánh tác vụ

Rẽ nhánh trường hợp đơn/đa tác vụ (XOR)

Rẽ nhánh trường hợp hoặc (OR)

Rẽ nhánh tác vụ song song (AND)

Rẽ nhánh đa tác vụ phức tạp

Các từ viết tắt sử dụng trong tài liệu

CBCNVC cán bộ công nhân viên chức

ĐMPPDH đổi mới phương pháp dạy học

EMIS chương trình hệ thống thông tin quản lý giáo dục

PMIS chương trình quản lý nhân sự

PEMIS bộ chương trình nhân sự-thống kê

VEMIS bộ chương trình quản lý giáo dục

SMIS chương trình quản lý trường học

FMIS chương trình quản lý tài chính-tài sản

IMIS chương trình quản lý thanh tra

TPS chương trình xếp thời khóa biểu

Chương 2: CÁC NGHIỆP VỤ THEO THỜI GIAN

A Nghiệp vụ thường xuyên

1 Cả năm

2 Chuẩn bị khai giảng và tổ chức lễ khai giảng Tháng 8,9

13 Khóa sổ kế toán và quyết toán tài chính năm Tháng 1,2

22 Duyệt kết quả cả năm (lên lớp, lưu ban, thi lại, rèn luyện trong

hè, thi tốt nghiệp, xét tốt nghiệp)

Tháng 5

23 Kiểm tra chuyên môn giáo viên định kỳ trong năm (1lần/1Học kỳ)

2 Hàng quý

3 Báo cáo công tác quý cho cấp Ủy và UBND địa phương Tháng 3,6,9,12

3 Hàng tháng

TT Công việc

1. Báo cáo tháng cho phòng/sở/UBND địa phương

2 Đánh giá công tác tháng, triển khai kế hoạch công tác tháng tới, phối hợp thực hiện công tác với các tổ chức đoàn thể trong/ ngoài nhà trường

3 Chi trả lương và giải quyết các chế độ chính sách

4 Xem xét và duyệt dự trù kinh phí các hoạt động (chuyên môn nghiệp vụ, đào tạo bồi dưỡng, mua sắm , sửa chữa, )

5 Duyệt chi / tạm ứng kinh phí cho các hoạt động

6 Kiểm tra việc bảo quản và sử dụng CSVC, trang thiết bị dạy học, hoạt động thư viện

7 Kiểm tra hoạt động dạy và học theo phân phối chương trình

8 Các hoạt động giáo dục ngoài giờ lên lớp, giáo dục hướng nghiệp

9 Thanh tra, kiểm tra đánh giá

4 Hàng tuần

TT Công việc

1. Sinh hoạt đầu tuần

2 Lập lịch công tác tuần

3 Quản lý văn bản đi, đến

4 Dự giờ giáo viên

5 Chỉ đạo việc dự giờ của PHT, Tổ khối trưởng bộ môn

6 Sinh hoạt cuối tuần

B Nghiệp vụ đặc thù theo tháng

7 1 Tổ chức ôn tập văn hóa trong hè cho học sinh yếu, kém

2 Sửa chữa, mua sắm thiết bị phục vụ năm học mới

3 Tuyển sinh học sinh đầu cấp

8

1 Tổ chức ôn tập, thi lại cho học sinh chưa lên lớp thẳng và đánh giá hạnh kiểm rèn luyện trong hè cho học sinh có hạnh kiểm yếu / học sinh chưa hoàn thành nhiệm vụ (đối với tiểu học)

2 - Phân ban (THPT), xếp lớp HS mới tuyển

- Điều chỉnh biên chế các lớp trong toàn trường

3 - Bổ nhiệm các chức danh nhà trường theo Điều lệ

- Thành lập các tổ chuyên môn, các ban, hội đồng trong nhà trường ; phân công chuyên môn, kiêm nhiệm cho CB, GV

4 Lập kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm học

5 Xếp thời khoá biểu

6 Chuẩn bị cho khai giảng

7 Cung ứng văn phòng phẩm và lập hồ sơ, sổ sách, kế hoạch chuyên môn nghiệp vụ

8 Bồi dưỡng thường xuyên cho cán bộ, giáo viên

9 Bồi dưỡng chuyên môn trong hè

10 Tổ chức dạy và học trước khai giảng theo chỉ đạo của Bộ, Sở, Phòng

11 Khảo sát chất lượng học sinh đầu năm

9 1. Khai giảng năm học

2 Hoàn thành hồ sơ phổ cập giáo dục (Thời gian cụ thể theo sự chỉ đạo của địa phương)

3 Khám và lập sổ theo dõi sức khỏe học sinh

4 Tổ chức hội nghị CBCNVC và ký cam kết thi đua năm học

5 Hội nghị cha mẹ học sinh đầu năm

12 1 Xét duyệt nâng lương đợt 2 trong năm

2 Sơ kết đợt thi đua 22/12

3 Tổ chức ôn tập chuẩn bị cho kiểm tra chất lượng học kỳ 1

4 Tổ chức kiểm tra chất lượng học kỳ 1 , đánh giá xếp loại HL- HK học sinh

1 1. Đánh giá thi đua - khen thưởng giáo viên nhân viên, học sinh học kỳ I.

2 Sơ kết học kỳ 1, quán triệt phương hướng nhiệm vụ học kỳ 2

3 Nộp các báo cáo học kỳ 1 theo hướng dẫn, chỉ đạo, yêu cầu của cấp trên

4 Tính thừa giờ học kỳ 1

Tháng TT Công việc trọng tâm trong tháng

5 Tổ chức Hội nghị cha mẹ học sinh giữa năm

6 Điều chỉnh việc phân công giảng dạy, xếp thời khoá biểu học kỳ 2

7 Tuyên truyền nhân ngày Học sinh, sinh viên 9/1 Phát động phong trào thi đua mừng Đảng, mừng Xuân

8 Xét tốt nghiệp GDTX cấp THCS

1 Tổ chức kỷ niệm ngày thành lập Đảng Cộng sản Việt Nam 3/2

2 Sơ kết phong trào thi đua mừng Đảng, mừng Xuân

3 Phát động thi đua, Hội học- Hội giảng chào mừng ngày Quốc tế Phụ nữ 8/3 và ngày thành lập Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh 26/3

4 Tổ chức cho giáo viên nhân viên, học sinh nghỉ Tết nguyên đán

3

1 Tổ chức kỷ niệm (ngày QTPN 8/3 và ngày thành lập Đoàn thanh niên cộng sản

Hồ Chí Minh 26/3) và sơ kết thi đua

2 Phát động phong trào thi đua chào mừng ngày Giải phóng miền Nam 30/4, ngày sinh nhật Bác 19/5

3 Tổ chức Hội khỏe phù đổng cấp trường, tham gia HKPĐ các cấp (nếu có)

4 Tổ chức tư vấn tuyển sinh, hướng dẫn HS lớp 9 (phân luồng học sinh sau

THCS), lớp 12 làm hồ sơ tuyển sinh đại học, Cao đẳng, trung cấp, học nghề.

1 Tổ chức ôn tập học kỳ 2 cho học sinh

2 Kiểm tra hồ sơ học sinh lớp cuối cấp (5,9,12)

1 Tổ chức xét duyệt nâng lương đợt 1 trong năm cho CB, GV

2 Đánh giá xếp loại học sinh học kỳ 2 và năm học

3 Tổ chức đánh giá thi đua - khen thưởng CBGV, HS học kỳ 2 và năm học

4 Xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ, giáo viên

5 Tổng kết năm học

6 Xét tốt nghiệp THCS

7 Tính thừa giờ học kỳ 2

8 Báo cáo tổng kết năm học

9 Bàn giao học sinh về sinh hoạt hè tại địa phương

10 Hội nghị cha mẹ học sinh cuối năm

11 Chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất, hồ sơ, phương án tổ chức cho kỳ thi/xét tốt nghiệp/thi Quốc gia Tập huấn cho CBGV, HS về quy chế, nghiệp

vụ liên quan Tham mưu với địa phương về tổ chức kỳ thi Tuyên truyền tới phụ huynh học sinh, nhân dân về kỳ thi

12 Kiểm tra, duyệt học sinh lên lớp, ở lại lớp thi lại, ký học bạ

1 Tổ chức thi tốt nghiệp THPT

2 Làm hồ sơ cho học sinh dự thi / xét vào lớp đầu cấp mỗi bậc học

3 Cấp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời cho HS cuối cấp (THCS, THPT)

4 Chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất, hồ sơ, phương án tổ chức cho kỳ thi / xét tuyển sinh lớp đầu cấp Tập huấn cho CBGV, HS về Quy chế, nghiệp vụ liên quan Tham mưu với địa phương về tổ chức kỳ thi…vv Tuyên truyền tới phụ huynh học sinh, nhân dân về kỳ thi/ xét tuyển sinh lớp đầu cấp

C Nghiệp vụ đột xuất

TT Công việc

1. Xếp thời khóa biểu (khi có sự thay đổi giáo viên).

2 Tiếp đoàn thanh tra

3 Giải quyết khiếu nại, xử lý tố cáo theo thẩm quyền

4 Khen thưởng, kỷ luật học sinh

5 Dự các hội nghị, tập huấn theo chỉ đạo, thư mời của các cấp

Chương 3: CHI TIẾT CÁC NGHIỆP VỤ THEO TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC

Công tác văn bản hồ sơ

a.1.1 Quản lý văn bản đi

1 Các bước thực hiện

- Cá nhân được giao soạn văn bản hoặc báo cáo thực hiện theo phân công (SMIS)

- Sau khi xong, trình cấp quản lý trực tiếp thẩm định, rà soát (SMIS)

- Nếu có sai sót, chỉnh sửa và chuyển lại cho cá nhân (SMIS)

- Cá nhân nhận văn bản đã được thẩm định (ký tắt, SMIS) để trình bày lần cuối

- Cá nhân chuyển văn bản hoàn chỉnh cho cấp quản lý trực tiếp trình Hiệu trưởng (SMIS)

- Cấp quản lý trực tiếp trình Hiệu trưởng ký duyệt (trực tiếp hoặc qua SMIS)

- Văn bản đã ký được chuyển cho nhân viên văn thư lưu trữ, đánh số văn bản, vào sổ và Gửi (SMIS)

2 Sơ đồ quy trình:

a.1.1.1.Soạn thảo văn bản/làm

báo cáo theo phân công

Văn bản do cá nhân thực hiện

a.1.1.2.Thẩm định, rà soát Cấp quản lý trực tiếp thực hiện

a.1.1.3.Chỉnh sửa Cấp quản lý trực tiếp chỉnh sửa lại nếu có sai sót

a.1.1.4.Trình bày lại Cá nhân trình bày lại văn bản

a.1.1.5.Trình Hiệu Trưởng Cấp quản lý trực tiếp trình Hiệu trưởng ký duyệt

a.1.1.6.Ký duyệt Hiệu trưởng ký duyệt

a.1.1.7.Đánh số văn bản, vào

sổ và gửi đi

Nhân viên văn thư đánh số văn bản, vào sổ và gửi văn bản đi

4 Trọng tâm cần chú ý

- Không để sót, thất lạc văn bản Gửi đúng nơi, đúng hạn

- Theo dõi việc phúc đáp văn bản nếu văn bản có yêu cầu

- Bản lưu trữ đầy đủ để tham khảo lại sau này

5 Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo:

- Về công tác văn thư: 110/2004/NĐ-CP, 2500/QĐ-BGDĐT

- Các văn bản chỉ đạo báo cáo của cấp trên

a.1.2 Quản lý văn bản đến

1 Các bước thực hiện

- Nhân viên văn thư tiếp nhận văn bản đến Nếu thư từ, hồ sơ của cá nhân thì Gửi trực tiếp cho cá nhân

- Nhân viên văn thư vào sổ (SMIS)

- Nhân viên văn thư phân loại văn bản thuộc trường

- Nhân viên văn thư chuyển HT xem xét, cho ý kiến

- Nhân viên văn thư chuyển cho cá nhân, bộ phận có liên quan

- Cá nhân hoặc bộ phận có liên quan báo cáo trực tiếp cho HT kết quả giải quyết (nếu có)

2 Sơ đồ quy trình:

3 Giải thích sơ đồ

Trường Quy trình diễn ra trong đơn vị trường học

Văn thư Phần việc của nhân viên văn thư hoặc GV được phân công

làm công tác này.

Cá nhân, bộ phận liên quan Phần việc của thành viên trong trường

a.1.2.1.Tiếp nhận văn bản đến Do bưu điện chuyển đến hoăc nhận trực tiếp từ phòng/sở Phân loại Phân loại thư của cá nhân hay của trường

Thư từ/hồ sơ cá nhân Nếu là thư từ hoặc hồ sơ của cá nhân thì trả cá nhân

a.1.2.2.Vào sổ và phân loại Bằng chương trình SMIS hoặc vào sổ bằng tay, sau đó trình

Hiệu trưởng a.1.2.3.Xem xét, cho ý kiến Hiệu trưởng xem xét, cho ý kiến

a.1.2.4.Chuyển cá nhân, bộ

phận liên quan

Sau khi nhận được văn bản có ý kiến của Hiệu trưởng Văn thư chuyển cho cá nhân hoặc bộ phận liên quan

a.1.2.5.Báo cáo Hiệu trưởng kết

quả giải quyết

4 Trọng tâm cần chú ý

Không để sót, mất văn bản và chú ý theo dõi tiến độ thực hiện văn bản.

5 Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: 110/2004/NĐ-CP, 2500/QĐ-BGDĐT

a.1.3 Lưu trữ hồ sơ học sinh

1 Các bước thực hiện

- Văn phòng tiếp nhận hồ sơ học sinh (bao gồm dữ liệu số) Nếu là học sinh mới, kết hợp với GV chủ nhiệm lập hồ sơ

- Kiểm tra đối chiếu tính hợp lệ, đầy đủ

- Cập nhật thông tin và nhập liệu vào chương trình

- Lưu trữ hồ sơ (nếu là dữ liệu số, cập nhật vào cơ sở dữ liệu)

a.1.3.1.Tiếp nhận hồ sơ học sinh

Học sinh mới Có phải là học sinh mới hay không?

a.1.3.2.Kết hợp với GVCN lập hồ sơ Nếu là HS mới thì kết hợp với GV chủ nhiệm lập hồ sơ a.1.3.3.Kiểm tra, đối chiếu tính hợp

lệ, đầy đủ

a.1.3.4.Nhập số liệu vào SMIS

a.1.3.5.Lưu trữ hồ sơ

4 Trọng tâm cần chú ý

- Nhập chính xác các thông tin của học sinh.

- Đối chiếu tính hợp lý, đầy đủ (làm sạch dữ liệu)

5 Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: theo Điều lệ trường của ngành học, cấp học tương ứng và tài liệu hướng dẫn nhập tin điện tử kèm theo chương trình SMIS

a.1.4 Trả hồ sơ học sinh

1 Các bước thực hiện

- Có yêu cầu rút hồ sơ của học sinh và được HT đồng ý (chuyển đi, thôi học)

- Bộ phận quản lý hồ sơ học sinh rút hồ sơ học sinh ra khỏi nơi lưu trữ

- Kiểm tra hồ sơ trước khi giao trả

- Vào sổ theo dõi và cho ký nhận (của học sinh hoặc người đại diện cho học sinh)

- Cập nhật trong SMIS (nếu có sử dụng)

a.1.4.1.Yêu cầu rút hồ sơ Học sinh/Người đại diện làm đơn yêu cầu rút hồ sơ

a.1.4.2.Đồng ý Hiệu trưởng đồng ý cho rút hồ sơ

a.1.4.3.Rút hồ sơ ra khỏi nơi

lưu trữ

Bộ phận quản lý hồ sơ rút hồ sơ ra khỏi nơi lưu trú

a.1.4.4.Kiểm tra hồ sơ và trả

hồ sơ

Bộ phận quản lý hồ sơ rút hồ sơ ra khỏi nơi lưu trú

Hồ sơ học sinh Học sinh/Người đại diện nhận hồ sơ

a.1.4.5.Vào sổ theo dõi Bộ phận quản lý hồ sơ vào sổ theo quy định

a.1.4.6.Ký nhận Người nhận hồ sơ ký nhận vào sổ theo dõi.

a.1.4.7.Cập nhật vào SMIS Bộ phận quản lý hồ sơ cập nhật vào SMIS

4 Trọng tâm cần chú ý

- Hồ sơ hoàn trả phải đầy đủ, đúng đối tượng

- Không gây khó khăn cho học sinh hoặc người đại diện cho học sinh khi rút hồ sơ

5) Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: theo Điều lệ trường của ngành học, cấp học tương ứng và công văn hướng dẫn

a.1.5 Cấp giấy chứng nhận

1 Các bước thực hiện

Quy trình này chỉ áp dung cho trường trung học phổ thông

- Nhân viên phụ trách tiếp nhận đơn xin cấp giấy chứng nhận

- Nhân viên phụ trách đối chiếu thông tin trên đơn với sổ điểm lưu tại trường

- Nếu đủ điều kiện cấp:

 Nhân viên phụ trách điền thông tin lên giấy chứng nhận đúng quy định

 Trình Hiệu trưởng ký

 Nhân viên phụ trách vào sổ theo dõi cấp giấy chứng nhận, ghi số cấp phát lên giấy chứng nhận Lưu đơn xin cấp

 Cấp giấy chứng nhận cho người xin cấp, cho người xin cấp ký tên vào sổ cấp

- Nếu không đủ điều kiện cấp: hoàn trả đơn lại cho người xin cấp và nêu rõ lý do

2 Sơ đồ quy trình

3 Giải thích sơ đồ.

Nhân viên phụ trách Phần việc của nhân viên phụ trách cấp giấy chứng nhận

a.1.5.1 Đơn xin cấp Đơn xin cấp ghi rõ thông tin

a.1.5.3 Đối chiếu hồ sơ Kiểm tra có hội đủ điều kiện theo quy định

Điều kiện quy định Điều kiện theo QĐ 39/2008/QĐ-BGDĐT

Kết thúc Nếu không đủ điều kiện: trả đơn và trình bày rõ lý do.

a.1.5.4 Lập giấy chứng nhận Nếu đủ điều kiện, lập giấy chứng nhận

a.1.5.5 Duyệt ký Trình Hiệu trưởng ký

a.1.5.6 Vào sổ, ghi số, lưu hồ sơ Vào sổ cấp, ghi số

a.1.5.7 Giao trả và thu lệ phí Giao trả

Nộp lệ phí và ký tên Người xin cấp ký tên vào sổ cấp khi nhận

4 Trọng tâm cần chú ý

Việc cấp giấy chứng nhận phải:

+ Được nhà trường công khai thủ tục: mẫu đơn, thời hạn, lệ phí (nếu có)

12 từ trung bình trở lên, học lực ở lớp 12 không bị xếp loại kém và tổng số buổi nghỉ học trong năm học lớp 12 không quá 45 buổi (nghỉ một lần hoặc nghỉ nhiều lần cộng lại)

4 Hiệu trưởng phải thường xuyên kiểm tra việc cấp giấy chứng nhận Thực hiện chuyển đổi vị trí công tác nếu thấy cần thiết

5 Văn bản quy phạm pháp luật tham khảo: 39/2008/QĐ-BGDĐT, 30/2008/QĐ-BGDĐT

- Nhân viên phụ trách tiếp nhận bằng tốt nghiệp của học sinh từ lãnh đạo trường (HT nhận từ Phòng/Sở)

- Nhân viên phụ trách đối chiếu thông tin trên bằng tốt nghiệp với hồ sơ lưu tại trường

- Nếu không có sai lệch: Lập sổ phát bằng

- Nếu có sai lệch:

+ Lập danh sách và nội dung sai lệch

+ Trình HT ký xác nhận

+ Trình lãnh đạo Phòng GD&ĐT hoặc Sở GD&ĐT (tùy mức bằng TN)

+ Nhân viên phụ trách nhận lại bằng tốt nghiệp đã điều chỉnh

Nhân viên phụ trách tiến hành phát bằng tốt nghiệp cho học sinh:

+ Cho học sinh ký nhận vào sổ;

+ Phát bằng

2 Sơ đồ quy trình

3 Giải thích sơ đồ