Thông tin công việc cách nào tốt nhất

Thông tin công việc cách nào tốt nhất

Thông tin công việc cách nào tốt nhất

Ơ' một doanh nghiệp, xây dựng các bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc có chất lợng tốt có ý nghĩa quan trọng trong quản lý hiệu quả nguồn nhân lực Tuy nhiên, việc truyền đạt những tài liệu này tới tất cả mọi ngời trong tổ chức còn quan trọng hơn Ví dụ, hãy hình dung khi một công ty nhỏ thuê một nhà t vấn viết một bộ miêu tả công việc thật hay cho mỗi công việc trong công ty nhng không ai ngoài ngời chủ - nhà quản lý - hiểu đợc các tài liệu này Nh vậy, liệu những tài liệu này có hữu ích không? Câu trả lời tất nhiên là không Truyền đạt các tài liệu tới nhân viên là một quá trình liên tục, bởi vì chúng thờng xuyên đợc cập nhật Không thể chờ cho

đến khi các tài liệu đã hoàn tất mới phổ biến đến các nhân viên Việc truyền đạt có thể bắt

đầu bằng quá trình phân tích công việc thông qua việc lôi cuốn các nhân viên tham gia vào phát triển bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc của họ Một vài phơng pháp mà công ty nhỏ có thể áp dụng để truyền đạt các tài liệu công việc tới các nhân viên, bao gồm:

Lôi cuốn sự tham gia của nhân viên

Lôi cuốn những ngời đảm nhiệm công việc, những ngời quản lý trực tiếp và các nhân viên

có liên quan tham gia vào quá trình phân tích công việc là rất quan trọng Bởi họ là nguồn thông tin và là những ngời sẽ triển khai thực hiện các tài liệu công việc đã đợc xây dựng

Sổ tay hớng dẫn

Có thể truyền đạt bằng cách tập hợp toàn bộ các bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc của tất cả các vị trí công việc hiện tại (và tơng lai) vào trong sổ tay hớng dẫn của công ty và cho phép tất cả các nhân viên tiếp cận với chúng

Bảng thông báo

Bảng thông báo của công ty là một phơng pháp khác để truyền đạt cho nhân viên Có thể

đa lên bảng thông báo các tài liệu công việc hoặc bất cứ sự thay đối nào trong tài liệu công việc Để thực hiện có hiệu quả việc này, cần phải có các quy tắc về việc sử dụng bảng thông báo của công ty Bảng thông báo cần phải đợc đặt tại các khu vực mà tất cả các nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận

Bản tin

Một số công ty thờng xuyên phân phát bản tin tới các nhân viên của mình Bản tin có thể bao gồm các tài liệu công việc và nó là một công cụ quý báu phục vụ cho việc truyền đạt thông tin đến các nhân viên

Chơng trình định hớng nhân viên

Chơng trình này đóng vai trò đặc biệt quan trọng đối với những ngời mới vào làm việc ở công ty Các chơng trình định hớng cũng là một công cụ phục vụ cho việc cập nhật những thay đối trong các tài liệu công việc của các nhân viên hiện có

Cuối cùng, để công việc tiến hành đợc hiệu quả, ai là ngời truyền đạt thông tin?

Sẽ không hiệu quả nếu ngời phụ trách quản lý nguồn nhân lực hoàn toàn chịu trách nhiệm

đối với việc xây dựng và truyền đạt các tài liệu công việc Xét cho cùng thì ngời phụ trách quản lý nguồn nhân lực không thể hiểu biết công việc của từng công nhân bằng những

ng-ời giám sát trực tiếp hay các trởng phòng/bộ phận Sau khi các tài liệu công việc đã đợc xây dựng xong thì các trởng phòng/bộ phận (nếu có) cũng sẽ sử dụng chúng nh là công cụ

để quản lý công nhân của họ Vì vậy, việc các trởng phòng/bộ phận tham gia vào việc xây dụng và truyền đạt những tài liệu công việc này là rất quan trọng