Để thuận lợi việc gửi email cho toàn bộ những địa chỉ có trong danh sách hoặc gửi vài địa chỉ trong cùng một nhóm, mà không phải nhập từng địa chỉ vào ô Tới (to), thay vào đó thì chúng t[r]
Trang 1HƯỚNG DẪN TẠO DANH SÁCH LIÊN HỆ VÀ TẠO NHÓM EMAIL
TỪ NGƯỜI SỬ DỤNG (http://mail.phuyen.edu.vn)
Để thuận lợi việc gửi email cho toàn bộ những địa chỉ có trong danh sách hoặc gửi vài địa chỉ trong cùng một nhóm, mà không phải nhập từng địa chỉ vào
ô Tới (to), thay vào đó thì chúng ta chỉ cần nhập tên nhóm vào ô Tới (to) thì hệ thống email tự động load những địa chỉ thuộc nhóm được chọn
Sau đây xin hướng dẫn 3 vấn đề có liên quan:
1 Tạo danh sách liên hệ
2 Tạo nhóm email
3 Sử dụng nhóm để gửi email
Tốt nhất bạn nên sử dụng trình duyệt IE7.0 trở lên hoặc Google Chrome hoặc Mozilla FireFox hoặc Opera để duyệt thư Trong hướng dẫn này tôi sử dụng Google Chrome ( Tiếng Việt cho dễ dùng)
Tải file cài đặt Google Chrome tại đây
1 Tạo danh sách liên hệ
- Truy cập địa chỉ: http://mail.phuyen.edu.vn hoặc http://www.phuyen.edu.vn/trangchu.php chọn mục Thư điện tử
- Hoặc Truy cập vào các website của các đơn vị, cơ sở giáo dục thuộc hệ
thống website phuyen.edu.vn ; Chọn Mục Thư điện tử
- Nhập Tên người dùng (Username) và mật khẩu (password) để đăng nhập vào Email
Sau khi đăng nhập thành công sẽ thấy màn hình như sau:
Trang 2Danh sách liên hệ: là những email mà mình liên lạc, trao đổi thông tin Gồm các thông tin như họ tên, địa chỉ, email, điện thoại, …
a) Thêm 1 liên hệ mới:
- Click chuột vào mục Danh sách liên hệ thấy hình dưới đây
Trang 3Sẽ xuất hiện như hình sau:
Nhập các thông tin cá nhân mình cần liên hệ;
- Sau đó bấm nút Lưu
Bấm vào
nút thêm
liên hệ
mới
Trang 4b) Tạo danh sách gồm nhiều liên hệ từ file danh sách nhập trước:
- Tiếp theo thực hiện các thao tác để tạo danh sách liên hệ bằng tập tin được tạo trước là danhsachlienhe.csv (download) (file Excel lưu ý dạng *.csv)
- Load tập tin danhsachlienhe.csv (download) từ email này về lưu trên đĩa cứng
* Mở file này bằng MS Excel nhập họ tên, email cá nhân mình cần liên hệ (Nếu ở trường thì tất cả GV )
- Bấm vào Danh sách liên hệ , tiếp sau bấm nút Nhập xem hình (khoanh
tròn)
- Tiếp theo Click chuột vào nút Browse/ Chọn Tệp tin để chọn tập tin
và dẫn đường đến tập tin danhsachlienhe.csv trên ổ cứng
- Bấm nút Nhập bên dưới Ta sẽ thấy hình như dưới đây:
- Bấm vào ô checkbox Thêm các
địa chỉ liên hệ đẵ nhập này vào
Chọn nhóm: Toàn trường
Bấm nút nhập bên dưới.
Bấm nút Chọn Tệp tin / Browse
(nếu là tiếng Anh)
Chọn nơi chứa tệp
Danhsachlienhe.cvs
Trang 5- Click chuột trái vào nút OK ta sẽ thấy hình như dưới đây
Trang 6Đến đây ta đã tạo thành công Danh sách liên hệ
Trang 7- Click chuột trái và nút Nhập sẽ thấy hình dưới đây
2 Tạo nhóm email
Trong danh sách địa chỉ Email ta chọn những email nào cùng phòng làm việc thì đưa vào cùng một nhóm Trong hướng dẫn này tôi chọn tất cả email trong Danh sách liên hệ và đưa vào cùng một nhóm là nhóm Toàn trường:
Toantruong.
- Click chuột trái vào tất cả để chọn tất cả email trong danh sách
- Click chuột trái vào Nhóm -> Nhóm mới
- Sau khi Click chuột trái vào Nhóm mới thì có hộp thoại hiện lên là Bạn muốn đặt tên cho nhóm này là gì ?
Ví dụ : Đặt tên nhóm là Toantruong rồi bấm đồng ý
Sẽ xuất hiện như hình:
- Click chuột trái vào nút Đồng ý / OK ta sẽ thấy hình như dưới đây
Chọn tất
cả email
của toàn
trường;
Bạn
chọn các
cùng
nhóm
Thêm nhóm mới
Trang 8Đến đây việc tạo nhóm Toantruong đã thành công
3 Sử dụng nhóm để gửi email
Các thao tác vào để soạn thư, nhập tiêu đề, soạn nội dung … vẫn bình thường, tuy nhiên thay vì phải nhập nhiều địa chỉ email người nhận vào ô Tới (to) thì ta nhập tên nhóm vào ô Tới (to)
Trong hướng dẫn này tôi muốn gửi thông tin đến tất cả email thành viên
sử dụng trong …info@123doc.org có tên nhóm là toantruong đã được tạo trong phần hướng dẫn ở mục số 2
Trang 9- Ta bấm chọn soạn thư, ô Tới (To) : gõ tên nhóm; sẽ tự động điền các email thành viên trong nhóm
- Soạn chủ đề email, đính kèm tệp (nếu có), …, soạn nội dung email, …
- Bấm gửi
Chúc thực hiện thành công