Quản lý dự án phát triển

Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về kết cấu và nội dung các giai đoạn của chu trình dự án, tuy nhiên có thể thấy rằng các giai đoạn của chu trình đều phải tuân thủ theo một [r]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2014

2

3

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý dự án phát triểnlà môn học trong chương trình đào tạo kỹ sư ngành Khuyến nông của trường Đại học Lâm nghiệp, được đưa vào giảng dạy từ khóa 56 ngành Khuyến nông

Bài giảng “Quản lý dự án phát triển” được biên soạn nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo, học tập và nghiên cứu Bài giảng gồm có các nội dung chính sau:

Chương 1: Những khái niệm cơ bản về quản lý dự án phát triển

Chương 2: Xây dựng dự án phát triển

Chương 3: Thẩm định dự án phát triển

Chương 4: Thực hiện dự án phát triển

Chương 5: Giám sát và đánh giá dự án phát triển

Để hoàn thành cuốn bài giảng này, chúng tôi đã nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các nhà chuyên môn, các nhà quản lý, các thầy cô giáo và các đồng nghiệp Chúng tôi xin chân thành cảm ơn những ý kiến đóng góp quý báu đó

Trong quá trình biên soạn cuốn bài giảng, mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được nhiều ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các nhà chuyên môn, các nhà quản lý, các thầy, cô giáo và các đồng nghiệp để cuốn bài giảng ngày càng được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Tác giả

4

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Viết tắt Diễn giải

DDSH Đa dạng sinh học

LFA Logical Framework Approach

LFM Logical Framework Matrix

HST Hệ sinh thái

NLKH Nông lâm kết hợp

PTD Phát triển kỹ thuật có sự tham gia

PTNT Phát triển nông thôn

PRA Phương pháp đánh giá nông thôn có sự tham gia của người dân

5

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa dự án, chương trình, kế hoạch, chính sách 14

Sơ đồ 1.2: Hình thành dự án phát triển nông thôn 16

Sơ đồ 2.3: Chuyển cây vấn đề thành cây mục tiêu 51

Sơ đồ 2.5: Mối quan hệ giữa mục tiêu và các phương án 54

Sơ đồ 2.6: Các bước xác định giả định quan trọng 65

Sơ đồ 4.2: Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý dự án phát triển quy mô nhỏ 84

Hình 5.1: Tiến trình các bước giám sát dự án 94

Hình 5.2: Mối quan hệ giữa khung logic và các nội dung đánh giá 101

Bảng 2.2: Nội dung và các công cụ phân tích các bên liên quan 40

Bảng 2.3: Ví dụ bảng phân tích các bên liên quan của dự án Xóa đói

Bảng 2.7: Mối liên hệ giữa các loại chỉ tiêu giám sát trong khung logic 62

Bảng 2.8: Ví dụ các loại chỉ tiêu của một dự án 63

Bảng 2.10: Ma trận 4 cột để lập kế hoạch hoạt động 68

Bảng 2.11: Trình tự các hoạt động tạo cây con trồng rừng ở một cộng đồng 69

Bảng 5.2: Ví dụ về theo dõi tình hình thực hiện dự án tín dụng 95

Bảng 5.3: Ví dụ việc giải quyết các vấn đề nảy sinh của dự án tín dụng 97

Bảng 5.4: Sự khác nhau giữa giám sát, đánh giá có sự tham gia và

Bảng 5.5 : Mẫu biểu thu thập số liệu đánh giá dự án 104

Bảng 5.7: Hệ thống câu hỏi, chỉ tiêu, nguồn và phương pháp thu thập

thông tin giám sát và đánh giá Áp dụng với lĩnh vực trồng trọt, lâm nghiệp 110

8

Bảng 5.8: Hệ thống câu hỏi, chỉ tiêu, nguồn và phương pháp thu thập

thông tin giám sát và đánh giá

Áp dụng với lĩnh vực chăn nuôi

112

Bảng 5.9: Hệ thống câu hỏi, chỉ tiêu, nguồn và phương pháp thu thập

thông tin giám sát và đánh giá Áp dụng với lĩnh vực tín dụng 114

Bảng 5.10: Hệ thống câu hỏi, chỉ tiêu, nguồn và phương pháp thu thập

thông tin giám sát và đánh giá

Áp dụng với lĩnh vực xây dựng cơ sở hạ tầng

116

9

Chương 1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÁT TRIỂN

Theo David (1995), dự án là chuỗi các hoạt động liên kết được tạo ra nhằm đạt được kết quả trong nhất định trong phạm vi ngân sách và thời gian xác định

Theo Stanley (1997), dự án là tập hợp những hoạt động khác nhau có liên quan với nhau theo một logic nhằm vào những mục tiêu xác định, được thực hiện bằng những nguồn lực trong một khoảng thời gian đã được định trước

Theo Nguyễn Thị Oanh (1995), dự án là sự can thiệp một cách có kế hoạch, nhằm đặt được một hay một số mục tiêu cũng như hình thành những công việc đã được định trước tại một địa bàn trong một khoảng thời gian nhất định, với những tiêu phí về tài chính và tài nguyên đã được định trước

Ở Việt Nam, quan điểm phổ biến cho rằng dự án là một tổng thể các hoạt động dự kiến với các nguồn lực và chi phí cần thiết, được bố trí theo một kế hoạch chặt chẽ với lịch thời gian và địa điểm xác định nhằm tạo ra những kết quả cụ thể để thực hiện những mục tiêu nhất định

Tóm lại, dự án là tổng thể các hoạt động dự kiến với các nguồn lực và chi

phí cần thiết, được bố trí theo một kế hoạch chặt chẽ với lịch thời gian và địa

Dự án nhằm tạo ra sự thay đổi theo những mục đích và mục tiêu đã vạch

ra được đặt vào một khoảng thời gian xác định trước Bất kỳ một sự chậm trễ nào cũng đều kéo theo chuỗi các biến cố bất lợi như bội chi, khó tổ chức lại nguồn lực, ảnh hưởng đến tiến độ cung ứng sản phẩm, Vì vậy việc quản lý dự

án có các tính chất riêng, khác với các hoạt động thường xuyên

2) Phải có kế hoạch cụ thể để đạt được các mục tiêu đã định

Mỗi dự án đều có một kế hoạch riêng Kế hoạch này bao gồm một khung thời gian với điểm bắt đầu và điểm kết thúc Lập kế hoạch là để đảm bảo dự án được hoàn thành trong thời gian và nguồn ngân sách đã định và mang lại kết quả như mong đợi

3) Dự án thường bị ràng buộc về nguồn lực

Để đạt được mục tiêu, các dự án cần phải có các nguồn lực nhất định như: tài chính, phương tiện, nhân lực, công cụ, Các nguồn lực này đều được xác định từ trước và có thể huy động từ nhiều nguồn khác nhau Một trong những nhiệm vụ của quản lý dự án là đảm bảo cho các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu nhằm tạo ra những kết quả và tác động như mong đợi Khối lượng chi phí các nguồn lực là thông số chủ yếu phản ánh mức độ thành công của dự

án Thực hiện dự án trong giới hạn các nguồn lực đã thỏa thuận là điều quan trọng trong công tác quản lý dự án

4) Về phương diện quản lý

Dự án được hoàn thành với sự đóng góp công sức và trí tuệ của một nhóm người làm việc chung với nhau Bộ máy quản lý chỉ tồn tại trong thời gian của

dự án và tập trung chủ yếu cho việc thực thi dự án

11

5) Dự án thường được thực hiện trong một bối cảnh không chắc chắn

Tất cả các dự án, từ lớn đến nhỏ đều triển khai trong một môi trường luôn biến động (tự nhiên, xã hội, chính sách, ) nên bất kỳ dự án nào cũng tiềm ẩn những rủi ro, bất trắc Do vậy người điều hành dự án phải luôn chú ý đặc điểm này để phân tích và ước lượng các rủi ro, lựa chọn các giải pháp cho tương lai,

dự kiến những trường hợp phòng thủ cần thiết cũng như luôn theo dõi và có phản ứng thích hợp, kịp thời nhằm đảm bảo cho dự án sẽ đi đến thành công Đây cũng chính là điều thử thách đối với các cán bộ quản lý dự án

Từ những đặc điểm trên có thể thấy dự án có tính chất phức tạp, gồm nhiều hoạt động liên quan lẫn nhau, liên quan đến nhiều người, nhóm người và các chức năng có thể bị chồng chéo Chính vì vậy, sự thành công hay thất bại của một dự án phụ thuộc nhiều vào các yếu tố: trình độ và năng lực của người quản lý, và cần nắm được các đặc điểm, đánh giá đúng bản chất, tính phức tạp của dự án để đưa ra những giải pháp thích hợp

1.1.3 Phân loại dự án

Dự án nói chung bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có những đặc điểm, tính chất, yêu cầu khác nhau Vì vậy, công tác quản lý các loại dự án cụ thể phải tuân theo những yêu cầu và quy chế riêng

Trong thực tế có nhiều cách phân loại dự án, tùy theo mục đích nghiên cứu và quản lý mà có thể lựa chọn các tiêu chí phân loại cho phù hợp Trên thực

tế nhiều tác giả đã thống nhất sử dụng cách phân loại như sau:

1.1.3.1 Phân loại theo mục đích

Tùy theo mục đích, dự án có thể phân thành 2 loại chính: Dự án đầu tư kinh doanh và dự án phát triển

1) Dự án đầu tư kinh doanh: Là dự án có liên quan đến việc đầu tư vào

sản xuất kinh doanh hoặc những sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm tạo ra sản phẩm, nâng cao năng lực sản xuất và tính cạnh tranh của một doanh nghiệp Đó

là các dự án sử dụng nguồn lực của các doanh nghiệp hay các đơn vị sản xuất kinh doanh để đem lại hiệu quả kinh tế và lợi nhuận

2) Dự án phát triển: Là dự án nhằm tạo ra năng lực mới hoặc tăng năng

lực sản xuất vì mục tiêu phát triển Các dự án phát triển nhằm đến mục đích đa dạng như làm thay đổi các điều kiện kinh tế, xã hội của địa phương, cải tổ một

12

hệ thống quản lý tài nguyên môi trường, phát triển nguồn nhân lực, triển khai một công nghệ mới,

Dự án phát triển có thể chia thành hai loại chính

+ Dự án sản xuất nhằm tạo ra một hay một số loại sản phẩm cụ thể Ví dụ như, dự án phát triển các hoạt động sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, phát triển các ngành nghề truyền thống,

+ Dự án không sản xuất: Với loại này sản phẩm của dự án không phải là những hàng hóa cụ thể Ví dụ, dự án cải thiện điều kiện chăm sóc sức khỏe cho cộng đồng, dự án nhằm nâng cao chất lượng sống của người dân vùng nông thôn, dự án nâng cao điều kiện học tập cho trẻ em vùng cao,

Trong phạm vi môn học này, không đi sâu vào các dự án sản xuất kinh doanh mà sẽ tập trung vào các dự án phát triển, các dự án này nhằm đến việc tạo

ra sự thay đổi tích cực cho một địa phương hay một ngành, chúng có liên quan trực tiếp đến nhiều khía cạnh: con người, tài nguyên thiên nhiên, môi trường, tài chính, công nghệ, thể chế, Chính vì vậy việc đánh giá các dự án phát triển thường không đặt trọng tâm vào các tiêu chí thuần túy về kinh tế như các dự án sản xuất kinh doanh mà cần kết hợp hài hòa giữa các yếu tố

1.1.3.2 Phân loại dự án theo phạm vi hoạt động

Theo quan điểm này, các dự án được phân loại theo phạm vi hoạt động của chúng ở các cấp quản lý lãnh thổ khác nhau:

- Cấp quốc gia

- Cấp vùng

- Cấp tỉnh/huyện

- Cấp cộng đồng

1.1.3.3 Phân loại theo ngành

Theo các ngành khác nhau như: dự án phát triển sản xuất nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản; xây dựng hạ tầng nông thôn (hệ thống điện, đập thủy lợi, đường, cầu cống, công trình công cộng, ); dự án về y tế và chăm sóc sức khỏe cho người dân,

13

1.1.3.4 Phân loại dự án theo quy mô và thời gian

1) Theo quy mô: Đây là cách phân loại căn cứ vào quy mô của dự án,

trong đó chỉ tiêu quan trọng nhất để đánh giá quy mô là tổng mức đầu tư theo từng lĩnh vực

Theo quy định hiện nay ở Việt Nam thì các dự án được chia làm 3 loại như sau:

- Dự án nhóm A (Dự án lớn), có tổng mức đầu tư lớn, cụ thể:

+ Trên 200 tỷ đồng Việt Nam hoặc trên 20 triệu USD đối với các ngành: Điện lực, công nghiệp nặng, nhiên liệu, xi măng, giao thông, thuỷ lợi

+ Trên 100 tỷ đồng Việt Nam hoặc trên 10 triệu USD đối với các ngành:

Kỹ thuật điện, điện lực, hoá chất, công nghiệp nhẹ, chế biến nông lâm sản, sản xuất nông lâm nghiệp

+ Trên 50 tỷ đồng Việt Nam hoặc trên 5 triệu USD đối với các ngành còn lại + Đầu tư khôi phục, mở rộng, đổi mới kỹ thuật và công nghệ có mức vốn đầu tư bằng 70% so với các mức quy định trên

- Dự án nhóm B (Dự án trung bình), có tổng vốn đầu tư ở mức:

+ Từ 25 đến 200 tỷ đồng Việt Nam hoặc từ 2,5 đến 20 triệu USD đối với các ngành: Điện lực, công nghiệp nặng, nhiên liệu, xi măng, giao thông, thuỷ lợi

+ Từ 15 đến 100 tỷ đồng Việt Nam hoặc từ 0,5 đến 10 triệu USD đối với các ngành: Kỹ thuật điện, điện tử, hoá chất, công nghiệp nhẹ, chế biến nông lâm sản, sản xuất lâm nghiệp,

+ Từ 5 đến 50 tỷ đồng Việt Nam hoặc từ 0,5 đến 5 triệu USD đối với các ngành còn lại

- Dự án nhóm C (Dự án nhỏ), bao gồm các dự án không thuộc các đối tượng trên

2) Theo thời gian:Đây là cách phân loại căn cứ vào thời gian thực tế của

dự án, có thể chia thành: Dự án dài hạn có thời gian trên 5 năm, dự án trung hạn

có thời gian từ 3 – 5 năm và dự án ngắn hạn thời gian khoảng 1 năm

1.1.4 Phân biệt giữa dự án, chương trình, kế hoạch, chính sách

Mối liên hệ giữa dự án, chương trình, kế hoạch, chính sách được thể hiện

ở sơ đồ sau:

14

Sơ đồ 1-1 Mối quan hệ giữa dự án, chương trình, kế hoạch, chính sách

Chính sách: Là những chủ trương, đường lối được quyết định ở cấp cao

hơn, thường do Chính phủ đề ra và được áp dụng trên phạm vi toàn quốc

Kế hoạch:Nhằm đưa ra chiến lược phát triển của đất nước, của ngành,

liên ngành và là cơ sở để xây dựng các chương trình và kế hoạch hàng năm Một

kế hoạch có thể có nhiều chương trình Hiện nay đối với Việt Nam, chúng ta thường áp dụng các kế hoạch 5 năm, hoặc 10 năm

Chương trình: Là tổ hợp các dự án được thực hiện trong một thời gian

nhất định nhằm đạt được một số mục đích chung đã định trước Chương trình có tính chất định hướng các công việc chính cần phải làm để đạt được mục tiêu của

kế hoạch

Dự án: Mỗi chương trình có thể bao gồm nhiều dự án liên quan với nhau

và lồng ghép trong một tổng thể nhằm đạt được mục tiêu của chương trình Các

dự án được thực hiện ở nhiều nơi khác nhau trong phạm vi một vùng, một nước, thậm chí ở một số nước trên thế giới (ví dụ, các dự án thuộc chương trình của các tổ chức Quốc tế)

Ngoài ra, một số dự án còn được phân ra thành các dự án nhỏ hơn, các dự

án nhánh được thực hiện trên một địa bàn cụ thể hoặc tại một cộng đồng

Một số ví dụ sau đây sẽ làm rõ mối liên hệ đó

Ví dụ: Để thực hiện các chủ trương và chính sách của Đảng và Nhà nước,

ở nước ta hiện nay có một số chương trình như sau (theo QĐ 2406/QĐ-TTg ban hành Danh mục các Chương trình mục tiêu quốc gia giai đoạn 2012 - 2015 và phân công cơ quan quản lý, triển khai thực hiện Chương trình):

11- Sử dụng năng lượng tiết kiệm và hiệu quả;

12- Ứng phó với biến đổi khí hậu;

13- Xây dựng nông thôn mới;

1- Đổi mới và phát triển dạy nghề;

2- Đào tạo nghề cho lao động nông thôn;

3- Vay vốn tạo việc làm từ Quỹ quốc gia về việc làm;

4- Hỗ trợ đưa người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; 5- Hỗ trợ phát triển thị trường lao động;

6- Nâng cao năng lực, truyền thông và giám sát, đánh giá thực hiện Chương trình

Đối với, Chương trình mục tiêu quốc gia Giảm nghèo bền vững gồm 4 dự

án thành phần:

1- Hỗ trợ đầu tư cơ sở hạ tầng các huyện nghèo, các xã đặc biệt khó khăn vùng bãi ngang, ven biển và hải đảo;

2- Hỗ trợ đầu tư cơ sở hạ tầng các xã đặc biệt khó khăn, xã biên giới, xã

an toàn khu; các thôn đặc biệt khó khăn;

3- Nhân rộng mô hình giảm nghèo;

4- Nâng cao năng lực giảm nghèo, truyền thông và giám sát, đánh giá thực hiện Chương trình

16

1.2 Dự án phát triển nông thôn

1.2.1 Khái niệm dự án phát triển nông thôn

Dự án phát triển nông thôn là một loại dự án để giải quyết một hay một số các vấn đề của cộng đồng nông thôn với sự tham gia tích cực của nhiều lực lượng

xã hội (bên trong và bên ngoài cộng đồng) nhằm mục đích tạo ra những chuyển biến xã hội theo hướng tích cực tại cộng đồng, thể hiện bằng một chương trình hành động với những tiêu phí về tài chính và tài nguyên đã được định trước

Sơ đồ

Sơ đồ.1.2 Hình thành dự án phát triển nông thôn 1.2.2 Đặc điểm của dự án phát triển nông thôn

1) Cơ sở hình thành dự án dựa trên sự tham gia của các bên

Mục tiêu của dự án phát triển nông thôn được hình thành nhằm giải quyết các vấn đề hay nhu cầu thiết thực của cộng đồng Để hình thành được dự án tại địa phương, cần phải có sự hội tụ giữa ý định, nhu cầu của cộng đồng và khả năng của các bên tham gia Hình 1-1 có thể minh họa cho vấn đề này

DỰ ÁN (Thay đổi)

Ý định của người ngoài cộng đồng

Nhu cầu của cộng đồng

Khả năng của người ngoài và của cộng đồng

DỰ ÁN

17

Các hoạt động của dự án phải đi đến sự phát triển, nghĩa là phải có sự thay đổi theo chiều hướng tích cực, thỏa mãn ngày càng tốt hơn các nhu cầu chính đáng của cộng đồng Cần lưu ý rằng, không phải bất kỳ sự thay đổi nào cũng đều hướng tới sự phát triển Các thay đổi được coi là phát triển nếu đảm bảo các yếu tố sau đây: (1) Cải thiện điệu kiện sống và thỏa mãn được nhu cầu tối thiểu của mọi người trong cộng đồng; (2) Kích thích và tăng được khả năng

tự chủ của cộng đồng; (3) Mang lại sự cải thiện lâu dài, bền vững; không tàn phá hoặc làm tổn hại đến môi trường

3)Dự án phát triển nông thôn mang tính toàn diện: Khác với các dự án

đầu tư, chỉ chú ý đến mục tiêu kinh tế và lợi nhuận, thì dự án phát triển nông thôn coi trọng cả mục tiêu kinh tế, xã hội và môi trường, nhằm tạo ra những điều kiện tốt hơn cho cộng đồng trong đó việc xây dựng các hành động tập thể là rất quan trọng

4) Có sự phối hợp của nhiều lực lượng xã hội: Các lực lượng xã hội tham

gia vào dự án gồm người bên trong (cộng đồng địa phương) và bên ngoài (Nhà nước, các tổ chức xã hội, Cơ quan nghiên cứu, các nhà chuyên môn, tổ chức quốc tế, ) Cần có sự phố hợp chặt chẽ vì mục tiêu phát triển, có huy động các loại tài nguyên và nguồn lực, phân bổ chúng một cách hợp lý để tạo ra sự phát triển

5) Chú trọng đến việc nâng cao năng lực của cộng đồng: Dự án phát triển là

một dự án tập thể, được tạo nên bởi ý chí, sự đồng thuận của cộng đồng và sự trợ giúp của các lực lượng bên ngoài Dự án là nơi các thành viên trong cộng đồng tự chủ để xác định nhu cầu, các khó khăn, nguồn lực và cùng nhau thực hiện các hoạt động để đáp ứng những nhu cầu đa dạng của cộng đồng Sự can thiệp của người bên ngoài chỉ mang tính xúc tác nhằm giúp cộng đồng xác định những nhu cầu đích thực, giúp họ tự lực, gây dựng ý thức để tự giải quyết các khó khăn của cộng đồng Nghĩa là nhằm xây dựng năng lực của cộng đồng để họ tự chủ và tự giải quyết vấn đề Điều này nhằm thực hiện được một trong các mục tiêu trọng tâm của các dự án phát triển là làm tăng tính hội nhập và bền vững

Các dự án phát triển nông thôn rất chú trọng đến sự tham gia của cộng đồng.Cộng đồng trong vùng dự án đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng

và quản lý dự án Sự tham gia của cộng đồng là phương diện hữu hiệu để tổ chức và vận dụng những năng lực, tri thức bản địa, tính sáng tạo vào các hoạt động phát triển Do vậy cần tạo điều kiện để phát huy sự tham gia tích cực của

6) Địa bàn hoạt động có nhiều khó khăn

Các dự án phát triển nông thôn thường được thực hiện ở các vùng nông thôn, nhất là vùng sâu vùng xa, nơi mà cơ sở hạ tầng rất yếu kém, điều kiện kinh

tế và khả năng đầu tư của người dân rất hạn chế, trình độ dân trí thấp, phong tục tập quán còn lạc hậu nên tạo không ít khó khăn khi thực hiện Bên cạnh đó, các

dự án phát triển nông thôn còn chịu nhiều rủi ro tiềm ẩn về thời tiết, thiên tai, sự tác động của các yếu tố bên ngoài

1.3 Chu trình của dự án phát triển

Chu trình dự án phản ảnh các giai đoạn chính cần phải tiến hành trong công tác quản lý dự án từ lúc hình thành ý tưởng cho đến khi dự án kết thúc và các mối liên hệ giữa chúng Thuật ngữ “chu trình” được sử dụng để nhấn mạnh rằng việc kết thúc một dự án chỉ là kết thúc một chu trình để bắt đầu một chu trình mới ở mức độ cao hơn Vì vậy cần phải nhìn nhận chu trình dự án không

phải là một vòng tròn khép kín mà nó phát triển theo “hình xoáy trôn ốc”, kết

quả của giai đoạn trước là tiền đề cho các hoạt động của giai đoạn sau và trong quá trình thực hiện dự án cần luôn có điều chỉnh để phù hợp với mục tiêu và thực tiễn

Các bước của một chu trình dự án phát triển không khác với một chu trình

dự án nói chung, nhưng về bản chất các hoạt động, quản lý trong từng bước là khác nhau Do đó cần phân tích các giai đoạn để làm rõ các hoạt động có liên quan và nhất là chỉ mối liên hệ giữa bộ phận lập dự án với cộng đồng người dân

1.3.1 Các giai đoạn của chu trình dự án

Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về kết cấu và nội dung các giai đoạn của chu trình dự án, tuy nhiên có thể thấy rằng các giai đoạn của chu trình đều phải tuân thủ theo một trình tự nhất định, trong đó kết quả của giai đoạn trước là tiền đề cho các hoạt động của giai đoạn sau Chu trình dự án có thể được minh họa bằng sơ đồ sau:

19

Hình 1-2 Chu trình dự án (Nguồn: Ngân hàng Thế giới )

1) Nhận biết dự án: là giai đoạn đầu để xây dựng một dự án Những người

làm công tác xây dựng dự án cần nắm rõ tình hình, vấn đề, nhu cầu và nguồn lực, Đây là quá trình thu thập và phân tích thông tin để có thể mô tả tình trạng ban đầu hay điểm xuất phát của dự án

2)Xây dựng dự án: Đây là giai đoạn quan trọng trong chu trình dự án, bao

gồm việc xác định mục đích, mục tiêu, lập kế hoạch dự án Trong giai đoạn này các bên liên quan cùng thảo luận và nhất trí về kết quả dự kiến dự án muốn đạt được, cách thức để có thể đạt được chúng Vấn đề quan trọng là phải xây dựng được một dự án hợp lý và khả thi

Đối với dự án phát triển nông thôn, việc xây dựng dự án là một quá trình hợp tác giữa cộng đồng với nhóm chuyên gia, đây là điểm khác biệt quan trọng giữa nhóm dự án phát triển nông thôn với các dự án đầu tư Một cách lý tưởng, các nhà chuyên môn, các cán bộ phát triển có thể biết tường tận về các vấn đề của cộng đồng, họ có thể tự lập được kế hoạch hoàn chỉnh và có thể là người quản lý dự án tốt hơn cộng đồng Nhưng với mục tiêu tăng cường năng lực cho cộng đồng và với triết lý phát triển cộng đồng thì không cho phép việc áp đặt và

án

Thực thi

và giám sát dự án

Phê duyệt dự

án

Dự án mới

20

làm thay Quá trình ra quyết định của người dân thể hiện quyền lực và quyết tâm của họ trong việc giải quyết các vấn đề của chính mình Sự tham gia chủ động của cộng đồng phản ánh bản chất của các dự án triển nông thôn và bộc lộ nhiều

ưu điểm như: phát huy được năng lực, tính chủ động, sáng tạo, thời gian, các nguồn lực sẵn có tại địa phương, vốn tri thức bản địa của cộng đồng, đây sẽ là

cơ sở góp phần đến sự thành công của dự án

3) Thẩm định dự án: là giai đoạn được tiến hành sau khi có bản đề xuất

dự án, còn được gọi là giai đoạn nghiên cứu khả thi dự án Đây là giai đoạn mà các cấp quản lý xem xét để đảm bảo rằng các đề xuất được đưa ra là hợp lý và khả thi Dự án được thẩm định thông qua việc đánh giá khoa học, toàn diện, có

hệ thống về các phương diện: nhu cầu và những vấn đề khó khăn mà dự án giải quyết, mục tiêu dự án, tính khả thi về kinh tế, xã hội, môi trường, chính trị; Những tác động có thể có của dự án với từng cá nhân, gia đình, xã hội Kết quả của thẩm định dự án là nhằm trả lời các câu hỏi: Có nên tiến hành dự án hay không? Nếu tiến hành, nên làm thế nào để dự án đạt kết quả tốt nhất trong điều kiện nguồn lực?

4) Thực thi dự án: là giai đoạn tổ chức triển khai các hoạt động của dự án

Đây là giai đoạn quan trọng nhất vì nó liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực, triển khai các hoạt động và giám sát tiến trình để có thể thực hiện các mục tiêu và kế hoạch đề ra một cách tốt nhất trong phạm vi có hạn về nguồn lực (kinh phí, nhân lực, vật lực, thời gian, )

5) Giám sát và đánh giá dự án

- Giám sát dự án: Là quá trình thường xuyên kiểm tra, theo dõi công việc

để so sánh giữa thực tế đạt được với kế hoạch của dự án nhằm phát hiện những dấu hiệu không bình thường và kịp thời điều chỉnh Đây là hoạt động thường

xuyên, cần được thực hiện trong tất cả các giai đoạn của dự án

- Đánh giá dự án: Đánh giá dự án bao gồm đánh giá tiến độ, đánh giá đầu

kỳ, đánh giá giữa kỳ, đánh giá kết thúc Đánh giá dự án không chỉ để khẳng định lại tính đúng đắn của dự án mà quan trọng hơn là tìm ra cơ hội/vấn đề để thực hiện dự án ở giai đoạn tiếp theo Việc đánh giá có thể được thực hiện do các tư vấn thường được các cơ quan tài trợ mời từ bên ngoài vào, nhưng quan trọng

21

hơn là phương pháp đánh giá có sự tham gia của người dân Việc đánh giá dự án nhằm để đạt được các mục đích sau:

+ Xác định mức độ đạt được về mục tiêu của dự án;

+ Đánh giá tác động về kinh tế, xã hội, môi trường; Tác động trực tiếp và gián tiếp; Tác động trước mắt và lâu dài, ;

+ Rút ra bài học kinh nghiệm cho các dự án tương tự;

+ Điều chỉnh các hoạt động của dự án trong giai đoạn tiếp theo (đối với đánh giá giữa kỳ) hoặc tìm ra vấn đề, các cơ hội mới cho việc hình thành một chu trình dự án mới

1.3.2 Nội dung công tác quản lý trong các giai đoạn của chu trình dự án phát triển

Quản lý dự án là một loạt các hoạt động diễn ra có tính chu trình từ việc phân tích vấn đề và phát hiện dự án, thiết kế các thành phần chính của một dự

án, tổ chức thực thi dự án đến việc theo dõi giám sát và đánh giá dự án

Như vậy, chu trình dự án gồm nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi giai đoạn đều có nội dung cụ thể khác nhau, vì thế công tác quản lý cũng phải có các nội dung và phương pháp khác nhau

Những nội dung chính trong từng giai đoạn của một chu trình dự án như sau:

1) Trong giai đoạn chuẩn bị dự án:Đây là giai đoạn đầu tiên trong chu

trình dự án, nội dung cơ bản của công tác quản lý trong giai đoạn này bao gồm:

- Tổ chức ban chuẩn bị dự án, thu thập các thông tin cần thiết ban đầu, tìm hiểu các cơ hội đầu tư;

- Tổ chức các hoạt động khảo sát, đánh giá tình hình thực tiễn, thu thập và phân tích các thông tin trên các mặt khác nhau để xác định triển vọng của cơ hội đầu tư;

- Tổ chức soạn thảo văn bản dự án tiền khả thi;

- Tổ chức trình duyệt bước đầu bản dự án tiền khả thi;

- Tổ chức soạn thảo văn bản dự án khả thi;

- Tổ chức thẩm định và phê duyệt dự án

Công việc quản lý ở giai đoạn này có thể do tổ chức chủ đầu tư trực tiếp tiến hành hoặc thuê khoán một tổ chức phù hợp thực hiện

22

2) Trong giai đoạn thực hiện dự án:Đây là giai đoạn quan trọng nhất,

quyết định sự thành công của dự án Nội dung quản lý dự án trong giai đoạn này bao gồm:

- Thành lập ban quản lý dự án;

- Tổ chức công tác thiết kế chi tiết từng hạng mục;

- Tổ chức đàm phán, ký kết các hoạt động thầu khoán cho từng hạng mục của dự án;

- Tổ chức triển khai thi công các hạng mục của dự án;

- Tổ chức công tác giám sát các hoạt động của dự án;

- Tổ chức nghiệm thu các hạng mục hoàn thành

Các hoạt động quản lý ở giai đoạn này chủ yếu thuộc về trách nhiệm của ban quản lý dự án và cơ quan chủ đầu tư

3) Trong giai đoạn vận hành kết quả dự án: Đây là giai đoạn đưa các

hạng mục của dự án đi vào hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đặt ra của dự án Nội dung công tác quản lý ở giai đoạn này bao gồm:

- Xây dựng bộ máy để trực tiếp vận hành các kết quả đã hoàn thành của

dự án, đưa các hạng mục vào hoạt động;

- Tổ chức giám sát các hoạt động của dự án;

- Tổ chức đánh giá cuối cùng dự án

Các hoạt động quản lý ở giai đoạn này có thể do ban quản lý dự án trực tiếp thực hiện, hoặc có thể chuyển giao cho một bộ phận vận hành riêng nằm dưới sự giám sát của ban quản lý dự án

1.4 Sự tham gia của cộng đồng trong dự án phát triển

Sự tham gia được hiểu một cách đơn giản là cùng tham dự, chia sẻ và hành động với nhau Sự tham gia trong dự án phát triển là trạng thái mà ở đó tri thức, kỹ năng và tài nguyên của cộng đồng được huy động và áp dụng một cách đầy đủ nhất

1.4.1 Các cấp độ của sự tham gia

Thuật ngữ “tham gia” bao trùm nhiều mức độ của sự liên quan Việc phân biệt được các cấp độ khác nhau là rất quan trọng vì các cấp độ khác nhau đòi hỏi các cách tiếp cận khác nhau Cấp độ tham gia phụ thuộc vào các yếu tố như:

23

- Mục tiêu của chủ thể hành động;

- Khung thời gian của chủ thể hành động;

- Môi trường hỗ trợ;

- Môi trường chính trị; các chính sách và luật pháp của quốc gia;

- Các nguồn lực con người và tài chính có sẵn

Các cấp độ của sự tham gia của cộng đồng trong dự án phát triển có thể dao động từ mức thấp nhất (người bên ngoài cộng đồng điều khiển hoàn toàn) đên mức độ cao nhất (cộng đồng tự chủ trong các hoạt động) Giữa hai thái cực này có nhiều cấp độ trung gian khác nhau, được hiểu như sau:

- Tham gia thụ động: Các quyết định chỉ do các bên có liên quan ở bên

ngoài đưa ra.Các cộng đồng địa phương tham gia bằng cách họ được thông báo cái gì sẽ xảy ra hay cái gì đã xảy ra rồi

- Tham gia bằng cách cung cấp thông tin: Cộng đồng tham gia bằng

cách trả lời các câu hỏi được đưa ra bởi những bên có liên quan ở bên ngoài hay cán bộ dự án Họ không có cơ hội ảnh hưởng đến việc ra các quyết sách do các phát hiện không được chia sẻ

- Tham gia bằng sự tham vấn: Cộng đồng tham gia bằng cách được

tham vấn, và các bên có liên quan ở bên ngoài sẽ cân nhắc sự hiểu biết và lợi ích của họ; những người bên ngoài xác định cả vấn đề và giải pháp nhưng có thể sửa đổi dựa vào sự hưởng ứng của người dân địa phương; tiến trình không thừa nhận bất cứ sự phân chia quyền ra quyết định và những người bên ngoài không bị bắt buộc phải theo quan điểm của người dân

- Tham gia mang tính chức năng: Cộng đồng tham gia bằng cách thành

lập các nhóm để đáp ứng các mục tiêu được định ra trước của một chương trình;

bị điều khiển bởi các bên có liên quan ở bên ngoài; sự tham gia như vậy có thể chưa có ở giai đoạn dự thảo mà có được sau khi các quyết định quan trọng được đưa ra Các tổ chức như vậy có thể phụ thuộc vào những người khởi xướng ở bên ngoài nhưng cũng có thể tự lập

- Tham gia tương tác: Cộng đồng tham gia vào các phân tích chung, dẫn

tới hành động, hình thành các nhóm địa phương mới hay củng cố các nhóm hiện

có Các bên có liên quan ở địa phương kiểm soát các quyết định ở địa phương, tạo cho họ động lực để duy trì các cấu trúc hay thực hành

24

- Tự huy động: Cộng đồng tham gia bằng cách thực hiện các hành động

độc lập với các tổ chức bên ngoài để thay đổi hệ thống Người dân tự mình xác định được các vấn đề, lập kế hoạch và đề ra các giải pháp để giải quyết vấn đề Các tác nhân bên ngoài có thể xúc tác hay chất xúc tác Đây là cấp độ lý tưởng nhất mà tất cả các hoạt động phát triển đều mong muốn đạt tới

Hình dưới đây minh họa cho các cấp độ tham gia của cộng đồng

Tự huy động

Tham gia tương tác

Tham gia mang tính chức năng

Tham gia bằng sự tham vấn

Tham gia bằng cách cung cấp thông tin

Tham gia thụ động

Hình 1-3 Các cấp độ của sự tham gia 1.4.2 Các hình thức tham gia trong dự án phát triển

1.4.2.1 Tham gia đại diện

Đây là hình thức tham gia ở cấp độ thấp nhất, là sự hiện diện của một vài đại biểu đại diện cho cộng đồng trong một số phiên họp để phổ biến chủ trương hoặc triển khai kế hoạch của dự án Thực tế, sự tham gia này không mang lại nhiều kết quả mong đợi, các biện pháp đề ra không giải quyết các vấn đề thiết yếu của cộng đồng và do đó không đáp ứng được nguyện vọng của người dân

4.2.2 Tham gia đóng góp lao động

Trong một số dự án phát triển, “tham gia” được hiểu như là sự đóng góp lao động Người quản lý dự án ở bên ngoài cộng đồng chú ý đến việc vận động người dân tham gia vào dự án và kết quả được cho là thành công khi người dân tham gia bằng cách đóng góp lao động giản đơn, như đắp đường, đào mương

25

không lấy tiền công…, trên quan điểm gắn trách nhiệm của cộng đồng vào dự

án Các công việc thuộc về "phần mềm" của dự án như thiết kế và lập kế hoạch

là công việc của các cơ quan chuyên môn và các nhà lãnh đạo Một số người tin rằng khi có sự đóng góp nhân lực, người dân sẽ bảo quản tốt các công trình ấy Tuy nhiên trong thực tế, vì không được tham vấn đầy đủ, người ta không lấy gì

để chắc chắc rằng công trình đáp ứng nhu cầu ưu tiên cao của cộng đồng Nếu

dự án không đáp ứng yêu cầu có độ ưu tiên cao của số đông người dân trong cộng đồng, họ sẽ tham gia đóng góp lao động dưới những sự ràng buộc nhất định mà không phải là hoàn toàn tự nguyện, và công trình có thể không thành công Trên quan điểm phân tích dự án, "Sự tham gia" này đồng nghĩa với biện pháp làm giảm chi phí của dự án bằng một nguồn lao động địa phương Hệ quả của cách suy nghĩ giản đơn này dẫn đến không thực sự nâng cao năng lực của cộng đồng để giải quyết các vấn đề của chính họ

1.4.2.3 Chia sẻ chi phí

Đối với một số người quản lý dự án, điều đáng quan tâm không phải chỉ là vấn đề làm giảm chi phí của dự án mà là việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, để có thể thu hồi các chi phí được đầu tư Để đạt được "Sự tham gia", họ thường chú trọng việc xây dựng một cơ chế để người dân đóng góp chi phí, ví

dụ, chi phí sử dụng cầu đường, kênh mương, công trình công cộng, Tuy nhiên, một khi các công trình không xuất phát từ lợi ích của cộng đồng, người dân sẽ trở về với cách thức giải quyết trước đây của họ

1.4.2.4 Chia sẻ trách nhiệm

Một quan điểm khác không đặt trọng tâm trên chi phí mà chú ý đến trách nhiệm của cộng đồng trong việc duy trì dự án Ví dụ, để tránh việc lạm dụng hay làm hư hỏng một công trình được đầu tư, một số cơ chế được xác lập, như giao trách nhiệm cho những người lãnh đạo địa phương hay thành lập Ban quản lý

Để duy trì một công trình, thông thường, một thỏa thuận được ký kết, nêu rõ trách nhiệm của các đơn vị liên quan bên trong dự án (chính quyền và cộng đồng) Trong thực tế, người dân không có điều kiện suy nghĩ về các điều khoản của thỏa thuận, việc thương thảo thường bị chi phối bởi các nhà lãnh đạo địa phương Ngay cả khi một Ban điều hành được cử ra, cũng không chắc rằng những người tốt nhất trong cộng đồng sẽ được bầu

26

1.4.2.5 Chia sẻ quyền quyết định của cộng đồng

Sự tham gia sẽ chỉ đạt được hiệu quả khi các hoạt động được thực hiện trên cơ sở quyết định của cộng đồng Nó liên quan đến sự vận động các thành viên của cộng đồng nhằm tới các mục tiêu phát triển, sự cộng tác giữa một bên các nhà lập chính sách, kế hoạch, các cấp chính quyền triển khai thực hiện và bên kia là những người được gọi là nhóm mục tiêu được hưởng lợi của một dự

án Trong điều kiện lý tưởng, các cộng đồng dân cư địa phương thuộc nhóm mục tiêu sẽ tích cực tham gia trong các giai đoạn khác nhau của dự án phát triển với tư cách là chủ thể của dự án Các nhà nghiên cứu phát triển, cán bộ chuyên môn đóng vai trò xúc tác cho quá trình Đây là một sự đảo ngược "lấy dân làm gốc" thay vì hướng áp đặt từ trên xuống

1.4.3 Vai trò của cộng đồng và các tổ chức cộng đồng trong dự án phát triển

Khác với các dự án đầu tư, các tổ chức ở cộng đồng có vai trò rất quan trọng đối với các dự án phát triển nông thôn Huy động được sự tham gia tích cực của các tổ chức này vào hoạt động của dự án là một trong những yếu tố quan trọng cho sự thành công của dự án

- Chính quyền tỉnh, huyện và cơ sở có thể đóng vai trò ngày càng tăng không chỉ trong việc cung cấp và bảo dưỡng các cơ sở hạ tầng vật chất và xã hội

mà còn trong việc quản lý các chương trình phát triển

- Các tổ chức quần chúng, bao gồm những tổ chức đại diện cho nông dân, phụ nữ, thanh niên và cựu chiến binh: họ có thể giúp huy động công sức và tiền tiết kiệm của các thành viên trong tổ chưc và có thể cung cấp các dịch vụ mở rộng, đào tạo và tín dụng

- Các hợp tác xã kiểu mới có thể có vai trò chủ yếu trong việc giúp đỡ các thành viên về tiêu thụ sản phẩm, cập nhật thông tin về thị trường, giá tiêu thụ sản phẩm,

- Các ngân hàng và hiệp hội tín dụng có thể huy động thêm tiền tiết kiệm

và cung cấp tín dụng là những thứ thiết yếu đối với nông dân và các doanh nghiệp nhỏ khác

- Khu vực tư nhân đang phát triển cả về số lượng lẫn sự đa dạng, đóng vai trò then chốt trong việc đa dạng hoá nền kinh tế nông thôn; nó bao gồm cả các liên doanh với các công ty nước ngoài

- Nâng cao năng lực của người dân, đặc biệt là người nghèo;

- Thông qua các tổ chức cộng đồng, người dân (đặc biệt là người nghèo và phụ nữ) đã tham gia tích cực và chủ động trong các hoạt động của dự án;

- Tạo điều kiện để người dân cùng học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm về kỹ thuật sản xuất;

- Nguồn vốn tín dụng của dự án được quan lý tốt và sử dụng hiệu quả;

- Các công trình cơ sở hạ tầng được quản lý, sử dụng tốt;

- Nâng cao tinh thần đoàn kết, tương thân tương ái trong cộng đồng;

- Thay thế vai trò của cơ quan tư vấn khi kết thúc dự án

1.5 Nguồn thông tin dữ liệu trong dự án phát triển

1.5.1 Vai trò của thông tin

Thông tin đóng vai trò quan trọng và có giá trị cao trong các hoạt động của

dự án phát triển, đặc biệt đối với những người làm công tác quản lý dự án Vai trò của nó được thể hiện ở các lý do sau:

- Là cơ sở để đưa ra những quyết định đúng đắn;

- Là căn cứ để giải quyết vấn đề;

- Là căn cứ quan trọng để lập kế hoạch;

- Tìm ra nguyên nhân dẫn đến thành công/thất bại của các hoạt động trong

dự án;

- Cơ sở để xác minh ý tưởng và cảm nhận về một tình huống cụ thể

28

1.5.2 Thông tin trong chu trình của dự án

Trong chu trình của dự án, thông tin đóng vai trò rất quan trọng Bảng dưới đây nhằm mô tả một số loại thông tin mà các nhà nghiên cứu và cộng đồng có thể sử dụng trong các giai đoạn chính của dự án

Bảng 1-1 Một số loại thông tin mà nhà nghiên cứu và cộng đồng có thể cần

trong các giai đoạn của dự án

Thông tin Lý do cần có Thông tin Lý do cần có

Phân tích

tình hình

Các vấn đề mà cộng đồng đang gặp phải

Giải thích và tìm nguyên nhân

Các khó khăn và vấn đề ưu tiên cần giải quyết

Tham gia vào quá trình quyết định

Lập kế

hoạch

Các nguồn lực/tiềm năng của cộng đồng

Các phương án

Có thể phát huy tiềm lực như thế nào

để phát triển cộng đồng

Mục tiêu của dự án

Sự đóng góp của cộng đồng

Dự án đáp ứng thế nào đối với sự mong đợi của cộng đồng

Thực thi các

hoạt đông

Những khó khăn

và trở ngại trong việc thực thi

Thúc đẩy việc thực thi

Những khó khăn

và trở ngại trong việc thực thi

Thúc đẩy việc thực thi

Chất lượng của các hoạt động

Sử dụng nguồn lực của dự án có hiệu quả nhất

Đánh giá

dự án

Tình hình trước

và sau khi thực thi các hoạt động

Đánh giá hiệu quả và tìm khả năng nhân rộng

Tình hình có và không có dự án

Đánh giá hiệu quả

Những điều cần lưu ý trong suốt chu trình dự án:

- Cần nhiều thông tin để giải thích và ra quyết định;

- Có một loạt thông tin được hình thành ngay trong tiến trình của dự án;

- Thông tin trong giai đoạn trước được sử dụng trong giai đoạn sau;

- Ngoài ra, chúng ta cũng lưu ý rằng thông tin có thể được tiếp cận và sử dụng một cách khác nhau bởi những nhóm người liên quan khác nhau đối với một

dự án cụ thể

29

1.5.3 Các yêu cầu của thông tin

Thông tin là một khái niệm quan trọng vì các dự án thường bắt đầu bằng các thông tin, được thẩm định, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra và đánh giá bằng các thông tin Những người làm công tác phát triển các dự án đòi hỏi một số lượng thông tin khác nhau trong từng giai đoạn khác nhau Những thuộc tính liên quan đến chất lượng của thông tin:

Bảng 1-2 Các yêu cầu của thông tin

Thuộc tính Giải thích và bình luận

Đầy đủ

(complete)

Nhà nghiên cứu và quản lý nào cũng mong muốn có đầy đủ thông

tin về vấn đề mình đang quan tâm để có thể đưa ra các kết luận và quyết định đúng đắn

effective)

Mọi thông tin đều có giá của nó nhưng ta không muốn có thông tin với bất cứ giá nào; điều này cũng có nghĩa là phải biết “tiết kiệm” thông tin

Truyền thông

(communicable)

Nếu không truyền thông được thì còn gì là thông tin, nhất là trong

điều kiện có nhiều nhóm quan tâm khác nhau

1.5.3.1 Yêu cầu về độ tin cậy

Nhà nghiên cứu chỉ tin cậy các thông tin khi chúng được chứng minh hay phối kiểm Trong công tác thẩm định nông thôn, cần phân biệt bản chất của nguồn tin liên quan đến mức độ tin cậy Về khía cạnh này, ta có thể phân chia thông tin theo bản chất như sau:

- Sự kiện: Thông tin về sự kiện là thông tin khách quan: một công việc

được thực hiện, một hiện tượng xẩy ra, một bằng chứng được trình bày như là hiện thực khách quan

30

- Quan niệm: Đây là những thông tin chủ quan của nguồn cung cấp tin:

một quan điểm, tư duy, sự lượng định về một vấn đề Các tầm mức của quan niệm từ cao đến thấp là sự hiểu biết về một vấn đề, sự tin tưởng vào một phát biểu và sự cảm nhận về vấn đề đó Đối với các thông tin về quan niệm, tính chủ quan của nó đòi hỏi sự thận trọng để tránh sự thiên lệch

- Nghe nói: Điều mà người được phỏng vấn nghe từ một người khác là

một thông tin còn mơ hồ và dĩ nhiên là cần phải phối kiểm Tuy vậy, nó cũng chỉ thị về một hướng cần tìm kiếm và một số vấn đề cần được làm sáng tỏ

- Suy diễn: Thông tin kết quả từ một suy diễn logic, nghĩa là chuyển từ

một sự kiện, mệnh đề hay quan niệm được cho là đúng sang một mệnh đề khác được tin là đúng Suy diễn là việc cần thiết để làm phong phú thông tin, với điều kiện mô hình logic áp dụng là đúng

- Giả định: một phát biểu được giả thiết là đúng nhưng chưa được chứng

minh Lập các giả định đúng sẽ cho phép định hướng quá trình tìm kiếm thông tin và đi đến sự thực Tuy nhiên, điều nguy hại có thể xẩy ra sự nhảy vọt từ giả định sang kết luận một cách vội vả

Dù là bằng phương pháp thu thập thông tin nào, người ta cũng không thể xem một điều được nghe nói tới ngang bằng với một sự kiện được xác nhận, bởi

vì "Trăm nghe không bằng mắt thấy" Người ta cũng không thể đồng hóa một giả định như là một sự thật Người sử dụng thông tin cũng phải thật thận trọng trong việc xử lý các thông tin suy diễn bằng cách xem xét mô hình logic của sự suy diễn Các mô hình logic này có thể sai khác theo các xã hội khác nhau, ở các không gian và thời gian khác nhau

1.5.3.2 Yêu cầu không bị thiên lệch

Nhà nghiên cứu và những người quản lý dự án có thể bị thiên lệch và đem lại các thông tin thiên lệch nếu không thận trọng trong khi bố trí công tác thu thập thông tin Sự thiên lệch có thể do các yếu tố:

 Không gian (như không vào sâu trong làng mà chỉ đi theo trục lộ),

 Thời gian (cảnh quan và cuộc sống của người dân có thể thay đổi theo mùa),

 Con người (không thu thập thông tin đầy đủ từ các nhóm người khác nhau, giàu và nghèo, phụ nữ và đàn ông, nhân vật chủ chốt và người dân bình thường v.v.)

31

1.5.3.3 Yêu cầu về tính liên quan

Thông tin rất đa dạng, nhưng đối với một nhiệm vụ cụ thể, trong một thời hạn cụ thể, nhà nghiên cứu dự án sẽ phải tập trung vào một số vấn đề mấu chốt được quan tâm Trước khi tiến hành thu thập thông tin, nhà nghiên cứu phải tự mình trả lời câu hỏi "Sẽ phải thu thập thông tin gì ?" Một bảng liệt kê các vấn

đề cần được quan tâm sẽ rất có ích, tuy nhiên, kinh nghiệm cho thấy rằng cứng nhắc theo bảng liệt kê quá chi tiết cũng không đem lại kết quả mong đợi, nhất là trong giai đoạn đầu của quá trình tìm hiểu một vấn đề hay một đối tượng mới

mẻ Chính vì lý do đó, tính chất "bán cấu trúc" thường được nhấn mạnh trong các phương pháp thẩm định nông thôn

1.5.3.4 Tính kịp thời và cập nhật

Công việc thu thập thông tin không thể kéo dài vì cuộc sống không chờ đợi, các cộng đồng mong muốn có ngay những tác động nhất định, các nhiệm vụ phải được hoàn thành Một mặt khác, thông tin phải cập nhật vì các đặc tính của cộng đồng và tài nguyên biến đổi rất nhanh

1.5.3.5.Tính truyền thông được

Thông tin phải truyền thông được, nghĩa là nội dung thông tin phải được hiểu biết một cách đầy đủ và trung thực đối với người tiếp nhận Điều này đặt tầm quan trọng của việc trình bày thông tin và những cố gắng xây dựng các công cụ có tính trực quan cao khi làm việc với các cộng đồng địa phương, như

đa số các công cụ của PRA khi thu thập thông tin cùng với cộng đồng

1.5.3.6 Tính kinh tế

Sau cùng, công việc thu thập thông tin thường tốn kém Nhà nghiên cứu phải tối ưu hóa quá trình thu thập thông tin sao cho chi phí được sử dụng một cách có lợi Đó là lý do của việc sử dụng các thông tin định tính trong đánh giá nông thôn có sự tham gia Tư tưởng chủ đạo của nghiên cứu hướng hành động

và có sự tham gia là phát triển sự hiểu biết về một tình hình một cách tiệm tiến

đi kèm với các hành động để thay đổi nó

32

Chương 2 XÂY DỰNG DỰ ÁN PHÁT TRIỂN

Xây dựng dự án hay còn gọi là thiết kế và lập dự án, là giai đoạn nghiên cứu chi tiết và toàn diện các điều kiện của dự án trên tất cả các lĩnh vực: điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế - xã hội, môi trường tài chính, kỹ thuật, nhằm

để hình thành được một dự án khả thi Đối với các dự án quy mô lớn, trước khi lập dự án thường có giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi (lập dự án tiền khả thi) Với các dự án quy mô nhỏ thường chỉ có một giai đoạn, là lập dự án khả thi

- Nghiên cứu tiền khả thi: Tất cả mọi phương diện chuẩn bị và phân tích dự

án đều được đề cập tới, song chỉ ở mức độ chi tiết vừa đủ để chứng minh rằng ý

đồ dự án được đề xuất là đúng đắn và việc phát triển ý đồ này là hiện thực

- Nghiên cứu khả thi: còn được gọi là lập dự án khả thi, là bước nghiên cứu dự án đầy đủ và tòan diện nhất Có nhiệm vụ tạo cơ sở để chấp nhận hay bác bỏ dự án, cũng như để xác định một phương án tốt nhất Nghiên cứu khả thi nhằm chứng minh khả năng thực thi của dự án về tất cả mọi phương diện có liên quan Thiết kế và chỉ đạo lập dự án khả thi là một công tác phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan, nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau

Xây dựng dự án phát triển (nhất là các dự án PTNT) thực chất là một quá trình lập kế hoạch dự án có sự tham gia Đó là quá trình phối hợp chặt chẽ giữa cộng đồng và các bên liên quan để hình thành nên ý tưởng, quyết định lựa chọn các phương án và lập nên các kế hoạch hoạt động của dự án Phân tích kỹ lưỡng trong lập dự án sẽ giảm khó khăn trong giai đoạn thực thi dự án

2.1 Lập kế hoạch dự án

2.1.1 Khái niệm

Lập kế hoạch: là sự sắp xếp, phối hợp một cách khoa học công việc hay

hoạt động theo một trình tự thời gian và không gian để thực hiện nhằm đạt được mục đích của cá nhân, nhóm người hay một tập thể xã hội

Lập kế hoạch dự án phát triển: là quá trình phối hợp giữa cộng

đồng/người dân, các tổ chức liên quan để xây dựng, hoàn thiện và quyết định lựa chọn phương án kế hoạch

33

2.1.2 Đặc điểm của lập kế hoạch dự án

Đặc điểm của lập kế hoạch dự án phát triển là sự phối hợp của các bên có liên quan ở các vị trí, chức năng khác nhau, không cùng trình độ nhưng cùng

bàn bạc thống nhất để cùng thực hiện một mục tiêu phát triển

Về khía cạnh quản lý dự án, sự tập hợp toàn bộ các hoạt động của dự án và

sự thực hiện các hoạt động đó trong một khoảng thời gian xác định được gọi là kế hoạch hoạt động của dự án Kế hoạch của dự án được các tổ chức, cá nhân có chức năng, nhiệm vụ, vị trí xã hội khác nhau nhưng cùng thống nhất và thực hiện để đạt mục tiêu Mỗi hoạt động có thể được chia thành nhiều nhiệm vụ cụ thể Việc thực hiện các hoạt động, nhiệm vụ cũng là việc thực hiện kế hoạch của dự án

Lập kế hoạch đảm bảo được mục tiêu và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của dự án; là công cụ để theo dõi, giám sát, trao đổi thông tin, phối hợp và thúc đẩy các hoạt động của dự án Ngoài ra, lập kế hoạch còn là cơ sở khoa học

để tìm được nguồn tài chính cho dự án hoạt động (đối với các dự án chưa có kinh phí để thực hiện)

Yêu cầu của một kế hoạch dự án:

- Các hoạt động được mô tả rõ ràng và phải phù hợp với mục tiêu;

- Các nguồn lực phải phù hợp với hoạt động;

- Có các chỉ số theo dõi, giám sát rõ ràng cho từng hoạt động;

- Cộng đồng phải được tham gia chủ động và tích cực trong suốt quá trình lập kế hoạch

2.1.3 Các loại kế hoạch dự án phát triển

Trong dự án phát triển, có 2 giai đoạn lập kế hoạch tương ứng với 2 loại

kế hoạch: lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch thực hiện dự án

2.1.3.1 Kế hoạch chiến lược dự án

Là kế hoạch mô tả vấn đề, mục tiêu, các kết quả mong muốn và cách giải quyết vấn đề mang tính tổng thể và logic Đồng thời, kế hoạch chiến lược cũng

đề ra các chỉ tiêu để đánh giá, đo lường các kết quả đạt được của dự án Kế hoạch chiến lược là cơ sở để xây dựng kế hoạch thực hiện của dự án Các nội dung chính của kế hoạch chiến lược gồm:

- Tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị mà dự án theo đuổi;

- Các đầu ra của kế hoạch thực hiện;

- Các bước tiến hành để đạt được mục tiêu;

- Lịch thời gian;

- Người chịu trách nhiệm;

- Các nguồn lực cần thiết

2.2 Phương pháp lập kế hoạch dự án theo khung Logic

2.2.1 Cơ sở của tiếp cận khung logic (Logical Framework Approach – LFA)

Tiếp cận khung logic (LFA) được phát triển vào cuối thập niên 60 của thế

kỷ 20 bởi Cơ quan phát triển quốc tế Hoa Kỳ nhằm cải thiện hệ thống lập và đánh giá các dự án Nó được thiết kế để giải quyết ba mối quan tâm, vấn đề tồn tại cơ bản là:

- Lập dự án rất mơ hồ, các mục tiêu không được xác định rõ ràng; trong khi đó các mục tiêu lại dùng để giám sát và đánh giá sự thành công hay thất bại của một dự án

- Trách nhiệm quản lý dự án không rõ ràng

- Việc đánh giá thường thực hiện theo một tiến trình mơ hồ bởi vì không

có sự đồng thuận chung là dự án thực sự phải đạt được điều gì

LFA đã được áp dụng cho nhiều tổ chức quốc tế, liên quốc gia như là một công cụ để lập và quản lý dự án phát triển Trải qua một thời gian dài, các tổ chức khác nhau đã biến đổi, cải tiến định dạng, thuật ngữ và các công cụ của

35

LFA, tuy vậy các nguyên tắc phân tích cơ bản vẫn được duy trì Do đó các kiến thức về các nguyên tắc của LFA được xem là thiết yếu đối với người lập, quản

lý và thực hiện dự án phát triển trên toàn thế giới

2.2.2 Tiếp cận khung logic (LFA) là gì?

Tiếp cận khung logic là công cụ để quản lý quá trình phát triển một cách hợp lý Đây là một phương pháp phân tích, bao gồm phân tích vấn đề, xác định các mức độ khác nhau của mục tiêu chiến lược thực hiện; giúp nhận ra những thành phần của quản lý dự án bao gồm đầu vào, đầu ra, mục tiêu và mối quan hệ nhân quả giữa chúng cũng như những giả định bên ngoài ảnh hưởng đến sự thành công của dự án Đồng thời, LFA cũng sẽ tạo ra sự cam kết, tham gia nhiệt tình và tính linh hoạt của các bên tham gia vào dự án

Tiếp cận khung logic là một tiến trình phân tích và xác lập các công cụ để

hỗ trợ cho lập và quản lý dự án Nó cung cấp giải pháp phân tích có tính cấu trúc

và hệ thống ý tưởng của một dự án hay chương trình LFA nên được xem như là một cách hỗ trợ cho suy luận Nó cho phép thông tin được phân tích, tổ chức có tính cấu trúc; vì vậy các câu hỏi quan trọng cần được đặt ra, các điểm yếu cần được xác định và người ra quyết định được thông báo rõ ràng lý do của dự án, các mục tiêu định hướng và các giải pháp để đạt được các mục tiêu đó

Cần có sự phân biệt giữa Tiếp cận khung logic (LFA) với Ma Trận khung logic (Logical Framework Matrix – LFM) LFA là một tiến trình phân tích như

là phân tích các bên liên quan, phân tích vấn đề, lựa chọn mục tiêu và chiến lược

dự án; trong khi đó LFM phân tích các yêu cầu, cách tiến hành để đạt được các mục tiêu và các nguy cơ tiềm năng cũng như cung cấp sản phẩm được tài liệu hóa trong tiến trình phân tích Ma trận khung logic (LFM) là một bảng gồm 4 cột và 4 hàng (có thể nhiều hơn), trong đó tóm tắt các thành tố chính của một kế hoạch dự án, bao gồm:

- Tóm tắt các mục tiêu theo thứ bậc của dự án (Mục tiêu tổng thể, các mục tiêu cụ thể, kết quả đạt được, các hoạt động);

- Các nhân tố bên ngoài quan trọng ảnh hưởng đến thành công của dự án (Các giả định);

- Làm thế nào giám sát và đánh giá được thành tựu của dự án (Chỉ thị và nguồn để thẩm định chỉ thị đó);

36

- Ngoài ra LFM cũng cung cấp cơ sở để xác định yêu cầu nguồn lực (đầu vào) và kinh phí

Bảng 2-1 Ma trận khung logic- LFM

Mô tả dự án Các chỉ thị Nguồn, phương pháp

giám sát các chỉ tiêu Giả định

Mục tiêu chung

Mục tiêu cụ thể

Kết quả mong đợi

Các hoạt động

2.2.3 Ưu, nhược điểm của phương pháp LFA

LFA không cung cấp những giải pháp thần thông, nhưng khi hiểu và áp dụng một cách thông minh thì nó là một công cụ phân tích và quản lý có hiệu quả Tuy vậy, nó không thể thay thế cho các kinh nghiệm và phân tích chuyên môn; do đó cũng cần hoàn thiện bởi các công cụ cụ thể khác như: thẩm định năng lực tổ chức, phân tích giới, thẩm định tác động môi trường Bên cạnh đó, thông qua áp dụng kỹ thuật làm việc để thúc đẩy sự tham gia có hiệu quả của các bên liên quan

Tiến trình áp dụng các công cụ phân tích LFA cần được tiến hành có sự tham gia, điều này đặc biệt quan trọng, quyết định đến sự thành công và bền vững về lợi ích của các dự án phát triển, khi mà ý tưởng của dự án được thực hiện bởi các đối tác và các bên liên quan

2.2.3.1 Ưu điểm của LFA

- Tính logic cao: Đảm bảo cho người lập kế hoạch có được các kỹ năng

và một bộ công cụ chặt chẽ để từng bước thiết kế các thành phần chính của dự

án Cho phép kiểm tra tính khả thi của dự án thông quan việc làm rõ mối liên kết nội tại của kế hoạch và khả năng triển khai kế hoạch

- Tạo điều kiện thuận lợi cho các bên liên quan trao đổi thông tin về kế hoạch Làm rõ trách nhiệm của các bên cũng như thúc đẩy sự tham gia của các bên trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch

- Xác định được các mục tiêu một cách rõ ràng, đích thực đúng theo nhu cầu và nguyện vọng của các bên, đặc biêt là của cộng đồng Thúc đẩy công tác

37

hoạch định đi theo định hướng của mục tiêu và kết quả chứ không phải định hướng của hoạt động

- Cung cấp được các chỉ số cho việc giám sát và đánh giá

- Dự kiến được kết quả thông qua các giả định về rủi ro có thể xảy ra

- Tạo điều kiện để quản lý thống nhất các hoạt động khác nhau thông qua mục tiêu chung

- Tạo điều kiện cho các bên tham gia nêu rõ những ảnh hưởng của việc tiến hành các hoạt động trong kế hoạch đối với nguồn lực, giả định và các rủi ro

- Là một hệ thống mở, cho phép kết hợp được với các phương pháp khác

2.2.3.2 Nhược điểm của LFA

- Để lập được kế hoạch dự án phải bắt đầu bằng việc phân tích vấn đề, do vậy có thể dẫn đến một số hạn chế, đó là:

+ Do quá tập trung vào những vấn đề khó khăn nên sẽ làm giới hạn tầm nhìn đối với các tiềm năng của cộng đồng;

+ Đôi khi không thích hợp với văn hóa của cộng đồng, đặc biệt với những địa phương không thích thảo luận thẳng thắn hay phê bình;

+ Không phù hợp với những tình huống có quá nhiều sự không chắc chắn hoặc không thể đạt được sự thỏa thuận về vấn đề chính

- Việc bám quá chặt vào khung logic có nguy cơ biến khung thành một công cụ kém linh hoạt hoặc sử dụng một cách cứng nhắc Điều này có thể làm giảm đi những suy nghĩ sáng tạo trong quản lý

- Khung logic tuân theo giả định quan hệ nhân – quả, vì vậy không xử lý được các quan hệ tương hỗ

- Khung logic không đề cập tới các vấn đề giới và môi trường, vì vậy người lập kế hoạch có thể bỏ quả các vấn đề này

- Với phương thưc tiếp cận mở rộng có sự tham gia của các bên liên quan, việc sử dụng khung logic có thể dẫn tới việc đặt ra mục tiêu quá cao hoặc bỏ qua các hoạt động có giá trị do đối tượng tham gia đông hoặc thiếu kinh nghiệm

2.3 các bước lập kế hoạch dự án theo phương pháp LFA

Quy trình xây dựng dự án được thực hiện theo trình tự logic gồm 7 bước sau:

- Phân tích nguyên nhân, hậu quả của vấn đề ưu tiên

Bước 3: Phân tích mục tiêu

Bước 4: Phân tích các khả năng/phương án

- Xác định các nguồn lực và trở ngại;

- Phát triển các phươn án;

- So sánh các phương án;

- Lựa chọn phương án

Bước 5: Phát triển ma trận khung logic

- Xác định kết quả mong đợi;

- Phân tích rủi ro

Bước 6: Lập kế hoạch thực hiện dự án

- Các bước lập kế hoạch thực hiện dự án;

- Công cụ sử dụng để lập kế hoạch thực hiện dự án

Bước 7: Viết đề xuất dự án

2.3.1 Phân tích các bên liên quan của một dự án phát triển

Các bên liên quan bao gồm cá nhân, nhóm người, cộng đồng hoặc các cơ quan tổ chức mà có mối quan tâm, có lợi ích trực tiếp hay gián tiếp, có mối quan

hệ tác động đến sự thành công hay thất bại của dự án

39

Phân tích các bên liên quan trước hết xác định ai liên quan, mối quan tâm, năng lực của họ và họ sẽ đóng góp gì cho việc hoàn thành chiến lược dự án

2.3.1.1 Mục đích của phân tích các bên liên quan

- Xác định rõ các bên liên quan đến dự án: ai sẽ là những đối tượng hưởng lợi trực tiếp và gián tiếp của dự án, Ai sẽ làm ảnh hưởng đến dự án; Ai sẽ bị dự

án làm ảnh hưởng; Ai quan tâm đến kết quả; Ai sẽ phản đối dự án,

- Xác định điểm mạnh, điểm yếu của các bên khi tham gia dự án, đồng thời xác định mối quan tâm và những mong đợi của họ từ dự án

- Thu hút sự quan tâm của các bên vào vấn đề của dự án

- Phân công trách nhiệm để phối hợp tốt giữa các bên trong quá trình thực hiện công việc của dự án

2.3.1.2 Nội dung phân tích các bên liên quan

- Xác định được toàn bộ các cá nhân, nhóm và các tổ chức có liên quan hoặc bị ảnh hưởng tích cựv hay tiêu cực bởi dự án, đồng thời xác định rõ những nhóm quan trọng nhất của dự án

- Xem xét mối quan tâm của mỗi bên liên quan

- Xác định chức năng, nhiệm vụ và các hoạt động của mỗi bên Xem xét khả năng đạt được mục tiêu chung của dự án

- Xác định khả năng đóng góp của mỗi bên và những lợi ích các bên liên quan có được từ dự án

- Giải pháp huy động tối đa sự tham gia của tất cả các bên vào hoạt động của dự án

- Xác định mối quan hệ giữa các bên như: các quan tâm chính, mâu thuẫn

về quyền lợi và sự hợp tác, cạnh tranh,

- Xác định điểm mạnh, điểm yếu/ trở ngại khi các bên liên quan thực hiện các hoạt động được giao

- Xác định giải pháp khắc phục các trở ngại

2.3.1.3 Các bước phân tích các bên liên quan

- Xác định vấn đề tổng thể hoặc cơ hội cần được quan tâm giải quyết;

- Xác định các bên liên quan có ý nghĩa trong dự án tiềm năng;