HƯỚNG dẫn sử DỤNG CMS

Đây là tài liệu hướng dẫn sử dụng CMS. CMS là phần mềm quản lý container rỗng (depot) dành cho các bạn đang làm việc tại các Depot, ICD ,cảng ....Đây là tài liệu hướng dẫn sử dụng CMS. CMS là phần mềm quản lý container rỗng (depot) dành cho các bạn đang làm việc tại các Depot, ICD ,cảng ....

Trang 1

PHẦN MỀM QUẢN LÝ CONTAINER RỖNG (DEPOT)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

CMS

Phiên bản 5.0

Trang 2

Hướng dẫn sử dụng chương trình CMS Phiên bản 5.0

MỤC LỤC

1 CÁC QUY ƯỚC 4

1.1 FONT TIẾNG VIỆT 4

1.2 CÁC PHÍM NÓNG THƯỜNG DÙNG 4

2 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 5

2.1 YÊU CẦU VỀ CẤU HÌNH MÁY TÍNH 5

2.2 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT 6

3 THIẾP LẬP KHỔ GIẤY EIR 8

3.1 WINDOWS XP 8

3.2 WINDOWS 7 13

4 THIẾT LẬP KHỔ GIẤY HÓA ĐƠN 19

4.1 WINDOWS XP 19

4.2 WINDOWS 7 25

5 CẬP NHẬT SỐ LIỆU GIAO NHẬN 30

5.1 KẾ HOẠCH NHẬP GIẢM TẢI 30

5.2 SẢN LƯỢNG CONTAINER XUẤT NHẬP BÃI 36

5.3 KẾ HOẠCH XUẤT TÀU 42

5.4 CẬP NHẬT DANH SÁCH CONTAINER CẤP CHỈ ĐỊNH 48

5.5 CẬP NHẬT DANH SÁCH BOOKING 55

6 CẬP NHẬT SỐ LIỆU CONTAINER REPAIR 61

6.1 INPUT ESTIMATE 61

6.2 CONTAINER CLEAN 64

6.3 QUERY REPAIR 66

6.4 HISTORY UPDATE REPAIR 68

7 CẬP NHẬT SỐ LIỆU THƯƠNG VỤ 70

7.1 PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN 70

7.2 HỦY HÓA ĐƠN ĐÃ PHÁT HÀNH 76

7.3 NHẬP HÓA ĐƠN HỦY 79

7.4 PHIẾU THU CƯỢC 79

7.5 HISTORY HÓA ĐƠN 82

8 TIỆN ÍCH 84

8.1 TRA CỨU THÔNG TIN CONTAINER – F9 84

8.2 TRA CỨU SỐ CONTAINER – F10 85

8.3 CẬP NHẬT BAY/ROW/TIER – F12 86

8.4 CẬP NHẬT REMARK CẤP CHỈ ĐỊNH 88

8.5 XUẤT SỐ LIỆU EDI CODECO 91

8.6 XEM THÔNG TIN LỊCH SỬ GỬI TỰ ĐỘNG EDI CODECO 96

8.7 XEM THÔNG TIN LỊCH SỬ GỬI BÁO CÁO TỰ ĐỘNG 104

8.8 XEM THÔNG TIN LỊCH SỬ NHẬN EDI COPARN TỰ ĐỘNG 109

8.9 XEM THÔNG TIN LỊCH SỬ CẬP NHẬT SẢN LƯỢNG CONTAINER – F11 116

9 BÁO CÁO 118

Trang 3

9.1.3 BÁO CÁO TÍNH LƯU BÃI 121

9.1.4 THỐNG KÊ SẢN LƯỢNG XUẤT NHẬP BÃI 123

9.1.5 THỐNG KÊ SẢN LƯỢNG XE NÂNG 125

9.1.6 BÁO CÁO DANH SÁCH BOOKING – F8 126

9.2 BÁO CÁO QUẢN LÝ CONTAINER REPAIR 128

9.2.1 ESTIMATE REPAIR REPORT 128

9.2.2 INVOICE ESTIMATE REPORT 130

9.2.3 DAMAGE/REPAIR REPORT 131

9.2.4 CONTAINER REPAIR REPORT 133

9.2.5 CONTAINER CLEAN REPORT 134

9.3 BÁO CÁO THƯƠNG VỤ 135

9.3.1 BÁO CÁO DOANH THU 135

9.3.2 BÁO CÁO HÓA ĐƠN HỦY 137

9.3.3 BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG HÓA ĐƠN 138

9.3.4 BÁO CÁO THỐNG KÊ SẢN LƯỢNG 139

10 DANH MỤC 139

10.1 DANH MỤC CẢNG 139

10.2 DANH MỤC TÀU 143

10.3 DANH MỤC BÃI 144

10.4 DANH MỤC KÍCH CỠ 144

10.5 DANH MỤC HÃNG TÀU 144

10.6 DANH MỤC CHỦ HÀNG 145

10.7 DANH MỤC XE NÂNG 146

10.8 DANH MỤC PHIẾU EIR 147

10.9 DANH MỤC PHƯƠNG ÁN 148

10.10 DANH MỤC TÌNH TRẠNG CONTAINER 148

11 HỆ THỐNG 149

11.1 ĐĂNG NHẬP VÀO HỆ THỐNG 152

11.2 THAY ĐỔI MẬT KHẨU 153

11.3 CẤP QUYỀN KHAI THÁC HỆ THỐNG 154

11.4 THAY ĐỔI CẤU HÌNH MÁY IN 158

Trang 4

1 CÁC QUY ƯỚC

1.1 FONT TIẾNG VIỆT

1 KIỂU GÕ TIẾNG VIỆT

- Để gõ được tiếng Việt có dấu trong phần mềm CMS Bạn phải chọn bảng mã là VNI-Windows

HOẶC

2 FONT CHỮ TIẾNG VIỆT

- Phần mềm CMS sử dụng font tiếng Việt để in ấn là font VNI-Aptima, VNI-Helve condense, VNI-Times

Trang 5

- - F5: Lọc số liệu trên lưới

- - F8: Tra cứu danh sách booking: Số lượng yêu cầu, đã cấp, còn lại

- - F9: Tra cứu thông tin container

- - F10: Tra cứu sản lượng theo số container

- - F11: Xem lịch sử cập nhật số liệu sản lượng

- - F12: Cập nhật vị trí, ghi chú tồn bãi, ghi chú cấp chỉ định, tình trạng container

- - ALT+F9: Xuất số liệu trên lưới ra tập tin excel, dbf

- - ALT+F11: Cập nhật notebook - Lưu danh sách liên lạc của nhân viên trong công

ty

- - SHIFT+F11: Xem lại các thông báo lỗi trong quá trình sử dụng (Error Log)

- - SHIFT+F12: Thiết lập cấu hình hệ thống

- - Ctrl+F: Tìm số liệu trên lưới

2 CÀI ĐẶT HỆ THỐNG

2.1 YÊU CẦU VỀ CẤU HÌNH MÁY TÍNH

Để cài đặt chương trình CMS, các yêu cầu về phần cứng và phần mềm như sau:

- Về máy chủ (Server):

 Bộ vi xử lý: Intel trở lên

 Bộ nhớ: 1-2 Gbytes trở lên

 Dung lượng đĩa cứng: 80 Gbytes trở lên

 Phần mềm hệ điều hành mạng: Window 2003 Server trở lên

 Phần mềm cơ sở dữ liệu: SQL Server 2008

 Các font VNI để in tiếng Việt

 Độ phân giải của màn hình: Tối thiểu là 1024x768

- Mạng: WAN, LAN

- Giao thức Mạng (Protocol): TCP/IP

Trang 6

2.2 HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT

1 CÀI ĐẶT MÁY CHỦ

Cơ sở dữ liệu CMS được cài đặt trên máy chủ một lần khi tiến hành triển khai và đưa vào vận hành hệ thống Định kỳ hệ thống sẽ tự backup số liệu ra các tập tin lưu trữ dự phòng Server có sự cố Trong trường hợp cài đặt lại máy chủ, nhân viên phụ trách IT phối hợp với nhà cung cấp FBSOFT để tiến hành cài đặt lại Database Server

2 CÀI ĐẶT MÁY TRẠM

- Bước 1: Copy toàn bộ thư mục CMSTC do FBSOFT cung cấp vào ỗ đĩa cứng (Ví

dụ copy vào ổ D:\CMS)

- Bước 2: Cài font chữ màn hình

 Install các file Font trong thư mục \CMS\FONTS vào Windows

- Bước 3: Tao Shortcut sử dụng

File Runtime để chạy phần mềm có tên là CMS.EXE

Trang 7

- Bước 4: Thiết lập cấu hình kết nối

Khởi động phần mềm Trước khi đăng nhập nhấn phím Shift + F12 để thiết lập cấu hình Chỉnh sửa trực tiếp trên lưới vào cột "Giá trị" Các thông số cần thiết bao gồm:

 _TenCty: Tên công ty, sẽ được thể hiện trên tiêu đề khi in các báo cáo

 _DiaChiCty: Địa chỉ công ty sẽ được thể hiện trên tiêu đề khi in phiếu thu cược

 _TenCN: Tên chi nhánh, sẽ được thể hiện trên tiêu đề khi in các báo cáo

 _TenCtyE: Tên công ty tiếng Anh, sẽ được thể hiện trên tiêu đề khi in các báo cáo

 _Server: Địa chỉ Server để máy trạm kết nối vào sử dụng Địa chỉ này phải gõ cho đúng thì mới sử dụng được phần mềnm

 _DBName: Mặc định là CMSTC

 Các thông số còn lại không bắt buộc phải chỉnh sửa

Trang 8

3 THIẾP LẬP KHỔ GIẤY EIR

3.1 WINDOWS XP

Bước 1: Setup khổ giấy printer windows

- Nhấn nút Start ở thanh taskbar windows -> Devices and Printers

- Giả sử máy in được cài đặt là: Epson LQ-300 ESC/P 2 Nếu chưa cài đặt thì nhấn chuột phải -> Add printer vào và Set default printer cho máy in vừa mới cài đặt

- Setup khổ giấy: Nhấp chuột phải vào máy in -> Printer properties

Trang 10

- Khổ giấy Rộng x Cao = 21.00cm x 15.24 cm

Bước 2: Page Setup file report:

- Mở chương trình Visual Foxpro: Chạy file VFP.EXE trong thư mục chương trình

- Tại cửa sổ Command, gõ câu lệnh MODIFY REPORT ? -> Nhấn enter

Trang 11

- Chọn mở file PHIEUR trong thư mục chương trình (Ví dụ CMS \REPORTS)

- Chọn menu File -> Page Setup

Trang 12

- Đóng file vào lưu file

Trang 13

3.2 WINDOWS 7

Trang 14

Trang 16

- Khổ giấy Rộng x Cao = 21.00cm x 15.24 cm

Trang 17

- Chọn mở file PHIEUR trong thư mục cài đặt (Ví dụ CMS \REPORTS)

Trang 18

Trang 19

4 THIẾT LẬP KHỔ GIẤY HÓA ĐƠN

4.1 WINDOWS XP

- Nhấn nút Start ở thanh taskbar windows -> Settings -> Printers and Faxes

Trang 20

- Giả sử máy in được cài đặt là: Epson LQ-300 ESC/P 2 Nếu chưa cài đặt thì nhấn chuột phải -> Add printer

Trang 21

- Set default printer cho máy in vừa mới cài đặt

- Setup khổ giấy: Vào menu File -> Server properties

Trang 22

Trang 23

- Tại cửa sổ Command, gõ câu lệnh MODIFY REPORT ? -> Nhấn enter

- Chọn mở file HD1_1180 trong thư mục cài đặt (Ví dụ CMS \REPORTS)

Trang 24

Trang 25

4.2 WINDOWS 7

Trang 26

Trang 27

 Trong trường hợp khổ giấy hóa đơn bằng với khổ giấy EIR thì gõ khổ giấy bằng với kích thước của phiếu EIR là: Rộng x Cao = 21.00cm x 15.24 cm

 Nếu khổ giấy hóa đơn ngắn hơn 1 chút, thì chọn khổ giấy là: Rộng x Cao = 21.00cm x 14.00cm

Trang 28

- Chọn mở file HD1_1180 trong thư mục cài đặt (Ví dụ CMS \REPORTS)

Trang 29

Trang 30

5 CẬP NHẬT SỐ LIỆU GIAO NHẬN

5.1 KẾ HOẠCH NHẬP GIẢM TẢI

Chức năng này dùng để cập nhật danh sách nhập container giảm tải theo danh sách excel, thay vì nhập liệu từng container với phương án GT trong màn hình sản lượng xuất nhập bãi Khi cập nhật ở chức năng này, mục đích là nhập nhanh theo danh sách, và ta có thể theo dõi được trong danh sách kế hoạch giảm tải đã nhập được bao nhiêu cont, chưa nhập bao nhiêu cont

Các bước thao tác thực hiện như sau:

1 Chuẩn bị file excel danh sách container chuẩn bị nhập giảm tải theo template

\CMS \TEMPLATES\IMGIAMTAI.XLS Lưu ý là các container trong danh sách này phải không có trong tồn bãi

Trang 31

2 Cập nhật kế hoạch từ file excel

- Chọn số liệu kế hoạch giảm tải theo ngày

- Thông tin kế hoạch xuất tàu cũ gần nhất sẽ hiển thị trên lưới

- Tạo kế hoạch mới: Nhấn nhút "Chọn kế hoạch" và thêm số kế hoạch mới

Trang 32

- Nhấn nút Import Excel để đưa thông tin danh sách container giảm tải từ file excel

đã chuẩn bị trước ở bước 1

Trang 34

- Kiểm tra dữ liệu đến khi nào thành công thì nhấn nút import

- Số liệu import vào được thể hiện trên lưới

- Nhập số xe nội bộ vào cho từng cont: Nhấn nút Sửa -> Nhấn Ctrl+Q để tìm theo số

Trang 35

- Khi cont thực nhập vào bãi, tiến hành xác nhận thực nhập

- Để xác nhận thực nhập, nhấn nút "Thực nhập"

Trang 36

- Khi xác nhận thực nhập thành công, hệ thống tự tạo ra trong màn hình sản lượng xuất nhập bãi một dòng chứng từ với phương án GT

* Các nút chức năng khác trên màn hình kế hoạch giảm tải:

- Nút Inlist: In danh sách kế hoạch container giảm tải

- Nút In EIR: In phiếu EIR nhập giảm tải cho nhiều cont

- Nút Tồn bãi: Xem số liệu container tồn bãi hiện tại

5.2 SẢN LƯỢNG CONTAINER XUẤT NHẬP BÃI

Chức năng này dùng để cập nhật số liệu container gatein/gateout hàng ngày Số liệu được cập nhật ở đây là số liệu nguồn đầu vào cho tất cả các báo cáo, gửi EDI Do đó số liệu đầu vào cần phải cập nhật chính xác

* Các bước thao tác thực hiện như sau:

Bước 1: Vào menu So lieu -> Sản lượng container xuất nhập bãi

Trang 37

Bước 2: Chọn số liệu và cập nhật thông tin

Bước 3a: Nhập mới một container gatein

Tại màn hình sản lượng xuất nhập bãi, nhấn nút Thêm Sau đó nhập các thông tin về container vào -> Nhấn GHI

Trang 38

Các thông tin trên màn hình bao gồm:

- PA: Giá trị này tham khảo trong danh mục phương án

- Container: Gõ số container vào

- Ngày thực hiện, giờ: Ngày giờ thực hiện phương án Hệ thống mặc định ngày giờ

hiện tại Trường hợp cập nhật ngược lại cho những container trước thời điểm hiện tại thì mới cần sửa ngày giờ này Lưu ý khi sửa ngày giờ thực hiện phải kiểm tra lại

hệ thống gửi EDI tự động, báo cáo tự động đã gửi số liệu cho hãng tàu chưa, nếu đã gửi rồi thì phải tiến hành gửi lại

- Kích cỡ: Giá trị này tham khảo trong danh mục kích cỡ

- Hãng tàu: Giá trị này tham khảo trong danh mục hãng tàu

- Hãng tàu 1: Chỉ dùng cho trường hợp OUT cont đối với hãng tàu CMA KHi OUT

container của CMA cấp cho các hãng con như DEL, ANL, CNC, AEW thì phải sửa lại hãng tàu 1 này Ví dụ: Cont của CMA cấp cho DEL thì chỗ hãng tàu='CMA' (hệ thống mặc định), hãng tàu 1 phải gõ lại là DEL Giá trị này tham khảo trong danh mục hãng tàu

- Status: Tình trạng container

- Status New: Tình trạng container sau khi vệ sinh, sửa chữa

- Tuổi cont: Nhập năm sản xuất

- Nhiệt độ: Chỉ áp dụng cho container lạnh

- B/R/T: Bay/Row/Tier Ô này nhập vị trí container trên bãi

Trang 39

- Số xe

- Điện thoại/Lái xe

- Số CMT/GPLX: Số chứng minh thư hoặc giấy phép lái xe (nếu cần theo dõi)

- Chủ hàng

- Booking: Nhập trong trường hợp container GateOut Nếu cont Gatein có nhập số

booking tức là nhập trong trường hợp Số booking cấp cho cont đó bị trả về

- Số seal: Chỉ nhập cho trường hợp cont gateout

- Tàu, chuyến, ETD, Cảng đích: Chỉ nhập cho trường hợp cont gateout

- Xe nâng

- KC: Kiểm cont

- Ghi chú 1: Ghi chú nội bộ Ghi chú này không gửi EDI, không gửi báo cáo cho

hãng tàu, không in trên phiếu EIR

- Chỉ định: Ghi chú chỉ định cảng, ghi chú sửa chữa xong

Khi nhấn nút GHI, Nếu kích cỡ là cont 20', hệ thống sẽ hỏi người dùng có cập nhật chung xe không ? Tức là muốn in 2 cont 20 trong cùng một phiếu (Dân gian hay gọi là cont kẹp cổ) Nhấn Yes để nhập thêm cont 20 thứ 2 có cùng số phiếu Khi đó mới in ra được 1 phiếu EIR cho 2 cont

Nhấn GHI xong hệ thống hiển thị ngay bảng in phiếu EIR -> Nhấn In để in phiếu EIR giao cho khách hàng

Trang 40

Bước 3b: Nhập mới một container gateout

Các thao tác tương tự như nhập container gatein Tuy nhiên có 1 số thông tin không cần phải gõ lại, hệ thống tự động lấy thông tin trong tồn bãi ra như: Kích cỡ, hãng tàu, hãng tàu 1 (Chỉ gõ lại trong trường hợp cấp cho hãng tàu phụ đối với cont của CMA), phương

án (chỉ gõ lại trong trường hợp đổi phương án XR thành XT hoặc DH), status, status new (Riêng Status New trước khi cấp phải cập nhật tình trạng mới đối với cont vệ sinh hư hỏng: Cập nhật qua F12), tuổi cont, vị trí (Bay, row, tier)

Các thông tin cần gõ khi OUT cont thường là: Số xe, chủ hàng, booking, số seal, ghi chú, tàu, chuyến, cảng đích, xe nâng, kiểm cont

Riêng thông tin Tàu, chuyến, cảng đích khi gõ booking sẽ lấy thông tin từ danh mục booking sang

Trang 41

Bước 3c: Sửa thông tin đã nhập trước đó

- Dùng phím mũi tên di chuyển đến mẫu tin cần sửa hoặc nhấn Ctrl+F để tìm

- Nhấn nút Sửa và tiến hành sửa thông tin trên các textbox

- Nhấn nút Ghi để lưu thông tin đã sửa vào cơ sở dữ liệu

Lưu ý: Trường hợp tìm số container đã nhập trước đó thì ta phải chọn lại số liệu và gõ lùi

Từ ngày lấy số liệu lại sao cho ngày gatein/gateout của container cần sửa nằm trong khoảng ta lấy số liệu từ ngày, đến ngày

Định dạng
Số trang	159
Dung lượng	17,04 MB