Commercial correspondence

Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói Auto của các ngài, và xin cho chúng tôi biết thêm thông tin về các sản phẩm đó.2 Commercial Correspon

Commercial Correspondence

Unit 1: Letter Layout, Content and Style

Practice 1: Answer the following questions

1

2

3

4

What are the important parts of a business letter?

Where and how do you write the date? Give examples

Where do you write the inside address?

How do you write the inside address when you know the recipient’s surname? Give

an example

5 What does “Messrs” in the name of a business indicate?

6 When do you write “Dear Sir” and “Dear Sirs” in the salutation?

7 How do you address a person in the salutation when you know his/her name? Give examples

8 How do you end a letter which begins with “Dear Sir or Madam”?

9 How do you end a letter which begins with “Dear Mrs Brown”?

10 What does the signer do to let the recipient know that the signer is male or female?

Practice 2: Write a letter in blocked letter style with the following details

• Ngày viết: ngày hôm nay

• Người gửi: Thang Long Garment Export Co., 264 Minh Khai Street, Hai Ba Trung

District, Ha Noi, Viet Nam

• Người nhận: J.C Gilbert Ltd, Columbia House, Aldwych, London WC2, UK

• Ký thư là ông Nguyễn Nam, chức vụ Giám đốc Kinh doanh

• Nội dung thư: Được biết về J.C Gilbert Ltd qua quảng cáo của họ trên tờ “Textile

World”, và đề nghị họ gửi các mẫu thiết kế áo len nữ mới nhất.

• Tham chiếu: NN/bn

• Chủ đề: Mẫu thiết kế áo len nữ

246 Minh Khai Street

Hai Ba Trung District

Re: Patterns of ladies’ woolen sweaters

We have seen your advertisement in the “Textile World” and could you please send

us your latest patterns of ladies’ woolen sweaters

1 Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông.

2 Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói

Auto của các ngài, và xin cho chúng tôi biết thêm thông tin về các sản phẩm đó.2

Commercial Correspondence

Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English

1 Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùngvới những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng

2 Tôi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan tâm đến các máy sưởi điện mà các ngài quảng cáo trên tờ West Country Gazette.Xin vui lòng gửi cho tôi catalô có minh hoạ và bảng giá của các ngài

Practice 3: Asking for details – Translate into English

1 Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà các ngài đang quảng cáo trên trang web của mình

2 Xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình” được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu các sản phẩm mùa hè của các ngài

Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc

1 Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu vải để chúng tôi xem xét chất liệu và chất lượng

2 Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vuimừng nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài có thể chào bán

3 Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ của các ngài giao hàng ngay Đề nghị các ngài gửi các mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán

Practice 5: Write an enquiry on the following details

• Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải giường và áo gối vải bông polyester.

• Chúng tôi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một thị trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này

• Xin vui lòng cho chúng tôi thông tin về các loại sản phẩm khác nhau, bao gồm kích cỡ, màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệuđược sử dụng

• Xin cho biết các điều kiện thanh toán và chiết khấu khi mua với số lượng từ 500 sản phẩm trở lên Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tôi như ghi

ở phía trên

• Mong sớm nhận được thư trả lời

Unit 2 – Enquiries - Key

Practice 1: Opening – Translate into English

1 Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Ngân hàng thương mại Quốc tế, giới thiệu ông

2 Các đồng nghiệp của chúng tôi trong ngành công nghiệp bao bì rất đề cao máy đóng gói

Auto của các ngài, và chúng tôi muốn có thêm thông tin về các sản phẩm đó

1 We were given your name/ You were recommended to us by Mr John Harry, ofInternational Merchant Bank

3

Commercial Correspondence

2 Our associates in the packaging industry speak highly of your Auto packing machines, and we would like to have more information about them

Practice 2: Asking for catalogues, price lists – Translate into English

1 Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy fax, cùngvới những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển cho các khách hàng tiềm năng

2 Tôi có một cửa hàng kim khí lớn (hardware store) ở Southampton và rất quan tâm đến các máy sưởi điện mà các ngài đang quảng cáo trên tờ West Country Gazette.

Xin vui lòng gửi cho tôi catalô có minh hoạ và bảng giá của các ngài

1 Please send me a copy of your latest catalogue and current price list of fax

machines, together with copies of any descriptive leaflets that I could pass to

prospective / potential customers

2 I have a large hardware store in Southampton and am interested in the electric heaters you are advertising in the West Country Gazette

Please send me your illustrated catalogue and price list

Practice 3: Asking for details – Translate into English

1 Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng mới mà các ngài đang quảng cáo trên trang web của mình

2 Xin vui lòng gửi cho tôi thêm thông tin về tua du lịch “Bốn ngày Hà Nội – Quảng Bình” được quảng cáo trong mục Du lịch Việt Nam trong cuốn giới thiệu các sản phẩm mùa hè của các ngài

1 I would appreciate (I would like to have) more details about the new household electrical application facilities which you are currently advertising on your website

2 Could you please give me more information about the “4-day Hanoi – Quang Binh Tour”, which appears in the Vietnam Traveling section of your summer

prospectus?

Practice 4: Asking for samples, demonstrations, terms of payment, etc

1 Chúng tôi rất cảm kích nếu các ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu vải để chúng tôi xem xét chất liệu và chất lượng

2 Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng này và chúng tôi sẽ rất vuimừng nếu các ngài gửi một số mẫu hàng mới nhất và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài có thể chào bán

3 Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam, nữ của các ngài giao hàng ngay Đề nghị các ngài gửi các mẫu hàng này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh toán

1 We would appreciate it if you could send us some samples of the material so that

we can examine the texture and quality

2 We are regular buyers of this kind of products, and should be glad if you would send some of your latest samples and let us know your most competitive/ best prices.

4

Commercial Correspondence

3 We are interested in your men’s and ladies’ ready-made clothing for immediate shipment Could you please send us samples of these items and let us know details

of your prices and terms of payment

Practice 5: Write an enquiry on the following details

• Hiệp hội thương mại của các ngài cho chúng tôi biết các ngài sản xuất ga trải giường và áo gối vải bông polyester

• Chúng tôi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng tôi có một thị trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng này

• Xin vui lòng cho chúng tôi thông tin về các lô sản phẩm khác nhau, bao gồm kích

cỡ, màu sắc, và giá cả, cùng với mẫu hàng của các loại chất lượng về chất liệu được sử dụng

• Xin cho biết các điều kiện thanh toán và chiết khấu khi mua số lượng từ 500 sản phẩm trở lên Xin chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của chúng tôi như ghi ở phía trên

• Mong sớm nhận được thư trả lời

Please state your terms of payment and discounts allowed on purchases of

quantities of not less than 500 of specific items Prices quoted should include delivery to our address shown above

Your prompt reply would be appreciated /We look forward to hearing from you soon

Yours faithfully

UNIT 3 – REPLIES TO ENQUIRIES

Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word

Dear Mrs King

In reply (1) your enquiry I am pleased to (2) _ a leaflet showing

(3) latest fax machines

All the models illustrated can be supplied (4) _ stock at competitive (5) as shown on the price (6) _ inside the catalogue

5

Commercial Correspondence

May I suggest a visit (7) _ our showrooms (8) you could see demonstrations of the (9) machines and at the same (10) _ view our wide (11) of office equipment

Yours (12) _

Practice 2: Translate into English

1 Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các ngài bằng bưu kiện những mẫu sau

2 Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới nhất và bán chạy nhất của chúng tôi

3 Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự

4 Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng nhu cầu của các ngài

5 Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán chè giao hàng ngay.

Practice 3: Write a reply to the enquiry for polyester cotton bed sheets and pillow cases in the previous Unit, Practice 5, with the following details

 Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị liên hệ nếu cần biết thêm thông tin về các sản phẩm đó

 Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư

Practice 4: Write a reply to an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager) Hãy gửi thư phúc đáp thư hỏi hang đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị.Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại

xi măng nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại kháchhàng hỏi mua

Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy

Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt hàng sớm

Practice 5: Write an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager) của công ty The

Jameson

Construction Co Pty có địa chỉ tại Harbour Road, Melbourne, Australia Hãy gửi thư cho công ty The Aluminium Alloy Co Ltd có địa chỉ tại 79 Prince Albert Street,Birmingham

B21 8DJ, Great Britain, với nội dung như sau:

cả cạnh tranh và giao hàng ngay.

UNIT 3: REPLIES TO ENQUIRIES - KEY

Practice 1: Fill in each of the blanks with a suitable word

Dear Mrs King

In reply (1) _to your enquiry I have (2) pleasure_ in (3) _enclosing_ a leaflet

showing our latest fax machines

All the models illustrated can be supplied (4) _from_ stock at competitive (5) _prices_ as

shown on the price (6) _list inside the catalogue

May I suggest a visit (7) _to_ our showrooms (8) _where_ you could see

1 Chúng tôi vui mừng báo cho ngài biết rằng hôm nay chúng tôi đã gửi cho các ngài bằng

bưu kiện những mẫu sau

2 Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ các mẫu thiết kế mới nhất và

bán chạy nhất của chúng tôi

3 Chúng tôi chắc chắn rằng các ngài sẽ thấy mặt hàng này bán chạy thật sự

4 Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng đáp ứng

nhu cầu của các ngài

5 Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán

3 We are sure that you will find it sells very well indeed

4 We regret to inform you that we are not in a position to meet your requirements for the

mẫu hàng, khách hàng sẽ thấy hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý.

• Thông thường khi mua với số lượng từ 500 đơn vị trở lên chúng tôi sẽ cho hưởng chiết

khấu thương mại/bán sỉ là 33% Nếu thanh toán trong vòng 10 ngày kể từ khi nhận được

hoá đơn thì sẽ được chiết khấu thêm 5% trên giá thực

Gợi ý khách hàng xem các sản phẩm khác của ta trong catalô ta gửi và đề nghị liên

hệ nếu

cần biết thêm thông tin về các sản phẩm đó

Thêm vào các chi tiết khác để hoàn thành bức thư

Dear Mr Johnson/ Mrs Harrison

Thank you for your enquiry of 15 August and I am pleased to enclose our

illustrated

catalogue and price list giving the details requested

A full range of samples has also been sent by separate post When you have had anopportunity to examine them, I feel confident that you will agree that the goods areexcellent in quality and very reasonably priced

On regular purchases of quantities of not less than 500 individual items, we would allow a

trade discount of 33% For payment within 10 days from receipt of invoice, an extra

discount of 5% of net price would be allowed

I am sure you will also be interested to see information on our other products which are

shown in our catalogue If you need further details on any of these please contact me

I look forward to hearing from you

Yours sincerely

Practice 4: Write a reply to an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng kinh doanh (Sales Manager) Hãy gửi thư phúc đáp thư hỏi hàng

đề ngày … hỏi mua xi măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của công ty anh/chị

Báo cho khách hàng là mặt hàng này hiện nay đã hết nhưng anh/chị có thể bán loại

xi măng

nhãn hiệu Con Rồng Xanh chất lượng tương tự và cùng giá như loại khách hàng hỏi mua

Loại xi măng này được nhiều khách hàng ưa chuộng nên bán rất chạy

Gửi kèm thư này bảng giá theo điều kiện FOB Hải Phòng và hy vọng họ sẽ đặt hàng sớm

asked for This range is very popular with customers here and sells very well

We (are pleased to) enclose our price list, FOB Hai Phong port, and hope to receiveyour

order soon

Yours sincerely,

Enc Price list

Practice 5: Write an enquiry

Anh/chị là trưởng phòng mua hàng (Purchasing Manager) của công ty The

long gửi cho thông tin về máy khoan

Đề nghị họ chào các loại máy khoan đã liệt kê trong đơn hỏi hàng gửi kèm theo đây

Yêu cầu họ cho biết thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán, chiết khấu đối với đơn

hàng lớn và mua thường xuyên

Cho họ biết nhu cầu hàng năm đối với máy khoan rất lớn và có thể đặt hàng lớn nếu giá

cả cạnh tranh và giao hàng ngay

THE JAMESON CONSTRUCTION CO PTY

Harbour Road, Melbourne, Australia

17 August 20

The Aluminium Alloy Co Ltd

79 Prime Albert Street

your drillers Please quote us for the supply of the items/drillers listed on the

competitive and your deliveries (are) prompt

We look forward to receiving your early reply

Yours faithfully

9

Commercial Correspondence

Enc Enquiry form

Unit 4: Offers and Cover Letters of Offers

Practice 1: Translate into English

3 Chúng tôi đã nhận được và xin rất cám ơn thư của các ngài đề ngày 1/12 hỏi mua apatit

Lào Cai (xi măng Hoàng Thạch, dụng cụ nhà bếp, ghế mây, thảm len các loại)

4 Trả lời thư hỏi mua lạc hộp, dứa hộp và dưa chuột của các ngài đề ngày 20/10 chúng tôi

rất vui mừng chào bán ba mặt hàng này với những điều kiện hết sức có lợi

5 Chúng tôi rất vui mừng nhận được thư của các ngài đề ngày 14/11 hỏi mua dầu hồi và

dầu tùng, và theo yêu cầu chúng tôi đã gửi mẫu qua bưu điện

6 Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 8/10 hỏi mua vaseline và rất vui mừng

chào bán cố định cho các ngài 1000 tấn, giá mỗi tấn CIF tại Luân Đôn là 815 USD chấp

nhận trong vòng mười ngày.

7 Chúng tôi muốn mua 10 máy bơm loại X30 và 10 máy bơm loại K25, và muốn biết với

số lượng này các ngài có cho chúng tôi được hưởng chiết khấu 5% không?

8 Rất tiếc chúng tôi không thể chiết khấu cho những đơn hàng mà số lượng mua nhỏ như

thế Nếu ngài vui lòng mua tổng số là 30 máy, chúng tôi là sẽ sẵn sàng chiết khấu cho

chậm nhất là vào cuối tháng ấy

11 Về điều kiện thanh toán, chúng tôi đề nghị tiến hành bằng tín dụng thư không thể huỷ

còn lại sẽ giao tiếp sau đó hai tuần

Practice 2: Write a free offer by translating this letter into English, using the blockstyle

Kính thưa Ông X

Về: Chiếu cói

Chúng tôi xin cám ơn thư của các ngài đề ngày 25 tháng 6 và rất vui mừng thấy các ngài

muốn mua chiếu cói của chúng tôi Chúng tôi xin chào bán với các điều kiện sau đây, tuỳ

thuộc vào sự chấp nhận cuối cùng của chúng tôi khi nhận được đơn đặt hàng của các ngài:

Qui cách: theo qui cách kèm theo

Giá: 1 Bảng Anh/ 1 chiếc, CIF Luân Đôn, kể cả đóng gói bao bì

Bao bì: 20 chiếc đóng thành một kiện bọc trong chiếu cói loại cứng (strong

rushmating) và được kẹp bằng nẹp sắt (steel hooped)

6 Giao hàng: một chuyến vào tháng 8 năm 20

7 Thạnh toán: bằng tín dụng thư không thể huỷ ngang, bằng đồng bảng Anh, được mở

vào tài khoản của Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam cho chúng tôi được hưởng qua

Ngân hàng Thương mại Luân Đôn 15 ngày trước chuyến hàng

Chúng tôi mong nhận được đơn đặt hàng sớm của các ngài và đảm bảo với các ngài

rằng bất kỳ đơn hàng nào của các ngài cũng được chúng tôi hết sức chú ý

Kính chào

Practice 3: Write a firm offer

Công ty XNK Tạp phẩm (The National Sundries Import and Export Corporation), địa chỉ

36 Bà Triệu, Hà Nội, điện thoại …, fax …, email … nhận được thư hỏi hàng của hãng M.D

Edward & Co Ltd ở địa chỉ Finewell House, 8 Fínbury Square, London EC2, England, đề

ngày 17 tháng 8 năm 20 hỏi mua vợt bóng bàn kiểu VS 44TD (table tennis bat)

và vợt

cầu lông kiểu VB 50MT (badminton bat)

Anh/chị hãy viết thư chào hàng cố định bán vợt cầu lông có giá trị đến ngày 3 tháng 9 theo

các điều kiện thông thường, chú ý:

-Quy cách: giống như catalo đính kèm số 22/95 VS

Số lượng: 500 đôi

Giá vợt cầu lông: 2 đô la/chiếc FOB Hải Phòng, bao gồm cả đóng gói bao bì

Đóng gói: theo tập quán xuất khẩu

Ký mã hiệu: ghi theo chỉ dẫn của người mua

Giao hàng: một chuyến vào tháng 10/ 2011

Thông báo rằng hiện công ty ta đã hết vợt bóng bàn VS 44TD, tuy nhiên công ty xin

chào bán vợt bóng bàn VS 45MH có cùng chất lượng và các điều kiện bán tương

-Công ty anh/chị sẵn sàng dành chiết khấu 2,5 % nếu trị giá đơn hàng của khách lêntới

Quốc Anh, hỏi mua các loại áo sơ mi nam và điều kiện bán hàng của công ty.

Anh/chị hãy soạn thảo một thư để gửi kèm với chào hàng số OS/05 cùng cataloguemùa hè

và bảng giá hiện hành để bà Thanh Hà ký với một số nội dung chính sau:

Tín dụng thư được mở tại ngân hàng Northminster, Birmingham, 15 ngày trước ngày

giao hàng, vào tài khoản của công ty Thăng Long tại Ngân Hàng Ngoại Thương Việt

Nam cho tổng trị giá hàng hóa sẽ giao

+ Ngày viết thư: 23/11/2009

+ Số tham chiếu của thư hỏi hàng: MJ/rm

Cám ơn công ty Ceraco đã hỏi hàng trong thư ngày 23 tháng 11 năm 20 và xin gửi kèm

thư này chào hàng và catalo mới nhất Tuy nhiên ta cũng lưu ý khách hàng một số điểm

giao hàng có thể phải lâu hơn

Lưu ý khách: hàng của ta có mẫu mã đẹp, giá cả phải chăng và tin tưởng hàng sẽ bán

chạy và được khách hàng tại Anh ưa chuộng

requested, we have already sent you the samples by (parcel) post

4 We thank you for your enquiry of 8 October for our vaseline and are pleased to make

you a firm offer, which is subject to acceptance within 10 days, for 1,000 tons of