Lecture Management (2nd edition) – Chapter 16: Information and operations

This chapter’s objectives are to: Explain how managers use controls to operate organizational performance, describe the different forms and types of information technologies that managers apply, illustrate how managers use information and technology systems to create efficiencies and make more effective decisions,...

SECOND EDITION

Chapter 16

Information and

Operations

§ Explain how managers use controls to operate organizational  performance

§ Describe the different forms and types of information 

technologies that managers apply

§ Illustrate how managers use information and technology 

systems to create efficiencies and make more effective 

decisions

§ Identify the types of controls and the processes used by 

managers to measure and adapt organizational performance

§ Describe how managers effectively apply controls to 

influence performance, with both people and results

Learning Objectives

§ Control

• Tool that helps managers use information to influence 

behavior and affect operational performance through 

greater efficiencies and effective decision making

• Permits managers to oversee and direct employees toward  achieving organizational goals

• Regulates behavior and results around specific areas within  the organization

• Should not be too rigid

• Lack of control can lead to demise of the organization  

How Controls Make a Difference  (p. 400)

§ Types of controls (p. 401)

• Standards – models and examples of how items or tasks 

are expected to be executed

• Preliminary control (planning control) – control used as a  preventative measure to clarify potential deficiencies 

before they occur

• Screening control (real­time control) – control used to 

take corrective measures based on feedback during a 

process should barriers arise

• Post­action control – control used to assess results after a  process is complete in order to provide information for 

How Controls Make a Difference  (cont.)

§ Information technology

• Development, maintenance, and use of computer systems,  software, and networks for the processing and distribution 

of data

§ Types of information (p. 403)

• Knowledge – information gained by an individual or team  that is internalized

skills they possess, such as technology 

Information, Technology, and Systems  (p. 402)

§ Organizing information using technology and 

systems (p. 403)

• Firewall – software program designed to protect against 

unauthorized entry into a particular information system or  personal computer

• Extranet – system that is similar to the internet but used 

primarily within a company for its employees or vendors 

Information, Technology, and Systems  (cont.)

§ Management information system (MIS)

• Tool that aids organizations to run more efficiently by 

incorporating people, technology, and information 

systematically

• System that provides a flow of information to include 

accounting, manufacturing, customer relationship 

management, sales, and service

• Everyone able to see how one action carried out in one area  can affect another part of the organization

Management Information Systems  (p. 404)

§ Executive support system (ESS; p. 405)

aid the executive staff with their decision­making process with regard 

to organizational performance

reports

§ Decision support system (DSS)

decision­making process

§ Artificial intelligence

human intelligence and act accordingly to process information

Management Information Systems  (cont.)

§ Types of controls

• Controller – chief accounting officer within an 

organization that helps control finances

• Financial statement – summary that lists the revenue and  liabilities for a company during a particular time frame (p.  407)

• Balance sheet – financial statement that lists revenue, 

assets, and liabilities for a company during a particular 

time frame

Information and Controls for  Operations (p. 406)

§ Types of controls (cont.)

• Income statement – summary of revenue gained during a  specific time period, usually listed by month (p. 407)

• Ratio analysis – quantitative study of a company’s 

financial statements within a particular collection of data

• Audit – formal examination of a company, department, or  individual’s accounts or financial standing (p. 408)

• Budget – document used to predict revenues and 

expenditures during a certain period for financial 

forecasting 

Information and Controls for  Operations (cont.)