Lecture Accounting principles (8th edition) – Chapter 8: Fraud, internal control, and cash

In this chapter, the learning objectives are: Discuss fraud and the principles of internal control, identify the basic concepts of an accounting information system, describe the nature and purpose of a subsidiary ledger, explain how companies use special journals in journalizing.

Chapter 8-1

Chapter

INTERNAL CONTROL AND CASH

Accounting Principles,  Eighth Edition

Cash Controls Use of a Bank Use of a Bank

Reporting Cash

Reporting Cash

Cash equivalents Restricted cash

Compensating balances

Making deposits Writing checks Bank

statements Reconciling the bank account

Internal Control and Cash

Internal Control and Cash

Control over cash receipts Control over cash

disbursements

Supervisors count cash receipts  daily; treasurer compares total  receipts to bank deposits daily

Establishment of  Responsibility Only designated personnel are 

and deposit slips

Physical, Mechanical,  and Electronic Controls Store cash in safes and bank  vaults; limit access to  storage areas; use cash 

registers

Other Controls Bond personnel who handle  cash; require employees to take  vacations; deposit all cash in 

bank daily

Illustration 8­5

bank loans  proceeds from the sale of noncurrent assets

to cashier’s department. 

Cashier adds the checks to the over­the­counter receipts and  prepares a daily cash summary and makes the daily bank deposit. 

Copy of list sent to treasurer’s office for comparison with total  shown on daily cash summary.

LO 3 Explain the applications of internal control principles to cash receipts.

reconcile bank statement 

monthly

Establishment of  Responsibility Only designated personnel are 

Documentation  Procedures Use prenumbered checks and  account for them in  sequence; each check must  have an approved invoice

Physical, Mechanical, and  Electronic Controls Store blank checks in safes,  with limited access; print check  amounts by machine in  indelible ink

Other Controls Stamp invoices PAID

LO 4 Explain the applications of internal control principles 

Illustration 8­8

Chapter

8-23

Voucher System 

Network of approvals, by authorized individuals, to ensure all  disbursements by check are proper.

Chapter

E8­8    Lincolnville Company uses an imprest petty cash system. The fund was established on  March 1 with a balance of $100. During March the following petty cash receipts were found 

Instructions:  Journalize the entries in March that pertain to the operation of the petty  cash fund.

Cash Controls

Cash Controls

Chapter

E8­8  The fund was replenished on March 15 when the fund contained $3 in  cash. 

Illustration 8­10

Chapter

Writing Checks

Written order signed by depositor directing bank to pay a specified sum of  money to a designated recipient.

Illustration 8­13

Chapter

E8­11   a)  Prepare a bank reconciliation at July 31.

Use of a Bank

Use of a Bank

Chapter

8-39

  Miscellaneous expense 28 July 31 Cash      916      Cash       28

Note:  Adjusting journal entry includes only the adjustments to the cash 

balance per books. 

Dr Cr.

Miscellaneous expense      20 July 31

Chapter

The reconciling item in a bank reconciliation that will result in an  adjusting entry by the depositor is:

Illustration 8­16

Chapter

“Copyright © 2008 John Wiley & Sons, Inc. All rights reserved. Reproduction or  translation of this work beyond that permitted in Section 117 of the 1976 United  States Copyright Act without the express written permission of the copyright owner 

is unlawful. Request for further information should be addressed to the Permissions  Department, John Wiley & Sons, Inc. The purchaser may make back­up copies for  his/her own use only and not for distribution or resale. The Publisher assumes no  responsibility for errors, omissions, or damages, caused by the use of these programs 

or from the use of the information contained herein.”

Copyright

Copyright