Giáo trình Pwerpoint

Các biểu tượng trên thanh công cụ Standard và chức năng của nó: Biểu tượng Chức năng New Bắt đầu một file trình chiếu mới Open Mở một file trình chiếu Save Lưu một file trình chiếu Pe

Một số thuật ngữ cần lưu ý

Khi sử dụng chương trình PowerPoint 2003, ta sẽ thường xuyên gặp một số thuật ngữ sau:

Presentation: (bài trình diễn) đây là một file PowerPoint, chứa đựng những thông tin cần

trình bày

Slide: một trang trình chiếu Tập hợp nhiều slide sẽ thành một presentation.

Blank Presentation: một bài trình diễn được tạo ra từ những slide trắng, không chứa sẵn các

hướng dẫn hoặc định dạng nào

Blank Slide: slide trắng, không chứa sẵn bất kỳ hướng dẫn hoặc định dạng nào.

Slide Show: lệnh trình chiếu bài trình diễn.

Layout: cách bố trí các văn bản, hình ảnh và các thành phần khác trên slide

Design Template: các mẫu thiết kế sẵn của chương trình PowerPoint Các mẫu này được

thiết kế sẵn về sự phối màu, hình nền, font chữ, màu sắc của văn bản, vị trí của văn bản

☺Theo kinh nghiệm của cá nhân, khi tạo một bài trình diễn, chúng ta nên sử dụng các Design

Template để bài trình diễn của chúng ta thể hiện được tính chuyên nghiệp cao và quy củ Nên tránh sử dụng Blank Presentation và Blank Slide vì chúng ta phải mất công thiết kế, chỉnh sửa màu sắc,…và bài trình diễn của ta không đồng nhất trong phối màu, kết cấu.

Animation: hiệu ứng Các hiệu ứng này sẽ giúp đối tượng trên slide xuất hiện, biến mất, tạo

các chuyển động Hiệu ứng giúp lôi kéo sự chú ý của người xem, đem lại sự uyển chuyển, linh hoạt trong lúc trình diễn

Slide Transition: cách thức chuyển từ slide này sang slide Khi sử dụng các kiểu chuyển

slide này, bài trình diễn của chúng ta sẽ uyển chuyển và dễ xem hơn

Tổng quan về MS PowerPoint 2003

A Bắt đầu với chương trình PowerPoint

Kích vào nút Start, chọn Programs, tiếp đó chọn Microsoft Office và kích vào biểu tượng Microsoft Office PowerPoint 2003

Ngay lập tức, bạn sẽ nhìn thấy hình ảnh của chương trình như hình dưới Phía bên phải là thanh Getting Started sẽ trợ giúp bạn sử dụng nhanh một số chức năng thường dùng

Nếu không sử dụng đến thanh Getting Started này bạn có thể tắt bằng cách kích vào biểu

tượng Close (X) Bạn cũng có thể bắt đầu bằng cách kích vào Create a new presentation…

(Tạo một bản trình bày mới) ở phía dưới thanh tác vụ

Thành phần trong màn hình PowerPoint 2003:

Các thành phần của màn hình PowerPoint 2003:

1 Thanh tiêu đề (Title bar): Cho chúng ta biết tên chương trình (Microsoft PowerPoint) và

tên của tập tin đang làm việc (Presentation 1)

2 Thanh trình đơn (Menu bar): gồm 9 mục từ File đến Help Mỗi mục sẽ chứa nhiều mục

khác nếu ta nhấp vào chúng

3 Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar): chứa biểu tượng của các lệnh thường dùng

4 Thanh công cụ định dạng (Formatting Toolbar): chứa các biểu tượng dùng cho việc

trình bày văn bản như font chữ, cỡ chữ, màu sắc, canh biên,…Ngoài ra, chúng ta còn có

thể mở thêm nhiều thanh công cụ khác từ menu lệnh View/Toolbars/

5 Outline & slides tab: dùng chọn cách xem các slide hay dàn bài của bài trình diễn Phía dưới có 3 biểu tượng View icons:

a Normal View: Trình bày theo kiểu thông thường, dùng để xử lý từng slide

b Slide Sorter View: Trình bày toàn thể các slide có trong bài trình diễn, dùng để theo dõi

vị trí, thứ tự các slide

c Slide Show: trình chiếu bài trình diễn từ slide đang chỉnh sửa

6 Slide pane khu vực của slide đang được chỉnh sửa

7 Task Pane: chứa nhiều thành phần khác nhau như:

a New Presentation: tạo file mới

b Slide Layout: chọn kiểu bố trí cho mỗi slide

c Slide Design: chọn các kiểu trang trí slide có sẵn, các hệ màu, các hiệu ứng cho toàn

bộ bài trình diễn

d Custom Animation: chọn các hiệu ứng cho mỗi thành phần của bài trình diễn

e Slide Transition: chọn các hiệu ứng khi chuyển từ slide này sang slide khác Để đóng hay mở Task Pane, ta vào View/Task Pane

8 Trang ghi chú (Notes Page): dùng để ghi các ghi chú cho slide đang được chỉnh sửa

9 Thanh công cụ vẽ (Drawing Toolbar): dùng để vẽ và chỉnh sửa một số hình đơn giản,

chèn các các chữ nghệ thuật, thay đổi màu sắc của văn bản,…

10 Thanh trạng thái: thông báo về số lượng slide có trong bài trình diễn và một số thông tin

khác

B Các thanh công cụ của PowerPoint

Thanh công cụ là nơi tập hợp các lệnh thông dụng nhất từ thanh thực đơn lệnh thành các nút lệnh để giúp người sử dụng thao tác nhanh

PowerPoint có 13 thanh công cụ, gồm cả Task Pane Theo mặc định, thanh Standard (thanh công cụ chuẩn), Formatting (thanh định dạng) và Drawing (thanh công cụ vẽ) đã được hiển

thị sẵn

Các thanh công cụ khác chỉ được sử dụng cho từng chức năng riêng biệt trong PowerPoint

Hiện một thanh công cụ

Từ menu View, chọn Toolbars sau đó lựa chọn thanh công cụ mà bạn muốn hiển thị (bạn sẽ

nhìn thấy dấu chọn bên cạnh thanh công cụ khi đã hiển thị)

Ẩn một thanh công cụ

Từ menu View, chọn Toolbars

Lựa chọn thanh công cụ muốn ẩn (bạn sẽ không nhìn thấy dấu chọn bên cạnh thanh công cụ khi nó được ẩn)

• Standard chứa các lệnh cơ bản từ menu File, Edit.

Các biểu tượng trên thanh công cụ Standard và chức năng của nó:

Biểu tượng Chức năng

New Bắt đầu một file trình chiếu mới

Open Mở một file trình chiếu

Save Lưu một file trình chiếu

Permission Thiết lập sự cho phép đối với việc mở và thay đổi một file

trình chiếu

E-mail Gửi file trình chiếu dưới dạng email

Print In file trình chiếu

Print Preview Xem trước khi in

Spelling Chương trình kiểm tra lỗi chính tả

Search Hiển thị ô tìm kiếm cơ bản

Cut Cắt đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn

Copy Sao chép đoạn văn bản hoặc đối tượng Clipboard đã lựa chọn

Paste Dán mục chọn từ Clipboard

Format Painter Sao chép định dạng

Undo Bỏ qua thao tác vừa làm

Redo Lặp lại hành động vừa bỏ qua

Insert Chart Vẽ biểu đồ

Insert Table Chèn một bảng

Table and Borders Hiển thị bảng và thanh công cụ Borders (đường viền)

Insert Hyperlink Chèn một siêu liên kết

Expand All Mở rộng tiêu đề và văn bản cho slide trên Outline tab

Show Formatting Hiện hoặc ẩn ký tự định dạng

Show/Hide Grid Hiện hoặc ẩn gridlines

Color/Grayscale Hiện bản trình chiếu với màu, đen, trắng hoặc grayscale

Zoom Phóng to Slide, vùng tab outline hoặc vùng tab Slide

• Formatting chứa các lệnh định dạng như thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu nền, màu

chữ, canh lề

Font Lựa chọn kiểu font từ danh sách thả xuống

Font Size Lựa chọn kích cỡ font từ danh sách thả xuống

Bold Áp dụng định dạng chữ đậm cho văn bản

Italic Áp dụng định dạng chữ nghiêng cho văn bản

Underline Áp dụng định dạng ngạch chân cho văn bản

Shadow Áp dụng định dạng chữ bóng cho văn bản

Align Left Căn lề văn bản hoặc đối tượng sang bên trái

Center Căn lề văn bản hoặc đối tượng ra giữa dòng

Align Right Căn lền văn bản hoặc đối tượng sang bên phải

Distributed Căn lề văn bản hoặc đối tượng

Change Text

Direction Thay đổi hướng văn bản (ngang - dọc)

Numbering Thêm/bớt định dạng số vào đầu dòng đoạn văn bản được lựa

chọn

Bullets Thêm/bớt định dạng ký tự vào đầu dòng đoạn văn bản được

lựa chọn

Increase Font Size Tăng cỡ chữ

Decrease Font Size Giảm cỡ chữ

Decrease Indent Giảm lề của đoạn văn bản

Increase Indent Tăng lề của đoạn văn bản

Font Color Chuyển đổi màu chữ

Slide Design Hiển thị Slide Design Task Pane

New Slide Chèn một slide mới

• i[i] Control Toolbox các đối tượng điều khiểu bao gồm các nút lệnh, các ô chữ

(textbox), và các đối tượng dùng để điều khiển trình chiếu - thường dùng trong việc kết hợp lập trình với PowerPoint

• Drawing chứa các lệnh đồ họa như vẽ các ô chữ, các hình đồ họa như trong các trình

soạn thảo thông thường khác

• Outlining chứa các lệnh làm việc với bản thảo trình chiếu.

• Picture dùng để định dạng hình ảnh, đối tượng đồ họa

• Reviewing, Revisions

•

• Tables and Borders dùng để làm việc với bảng và đường kẻ, khung viền

Task pane vùng tác nghiệp, là ô cửa sổ nằm ở góc phải màn hình.

• Visual Basic hiển thị cửa sổ lập trình, viết lệnh điều khiển trình chiếu

• Web các công cụ dành cho web khi bạn muốn biến trình chiếu của mình thành một

trang web

• WordArt chữ nghệ thuật.

Trong quá trình soạn thảo trình chiếu bạn nên hiển thị 3 thanh công cụ Standard, Formatting

và Drawing để thao tác nhanh với bản thảo của mình Và nên tắt bớt những thanh công cụ khác nếu chưa thực sự cần dùng đến chúng để có không gian soạn thảo rộng rãi hơn

Để ẩn hiện các thanh công cụ bạn có thể dùng 1 trong 2 cách sau:

Cách 1: Vào menu View - Toolbars Đánh dấu vào thanh công cụ cần hiển thị, bỏ đánh dấu

để ẩn thanh công cụ chưa sử dụng đến

Cách 2: Kích phải trên thanh công cụ hoặc thanh menu, đánh dấu và thanh công cụ cần hiển

thị và bỏ đánh dấu thanh công cụ chưa dùng đến

C Nhập một văn bản trình chiếu

Tại Slide pane trong PowerPoint, trong ô có nhãn “Click to add title” Một thao tác đơn giản là

kích vào ô đó và nhập dòng tiêu đề

Ví dụ, bạn có thể nhập “Trường THPT Nguyễn Huệ”

Sau đó kích vào ‘Click to add subtitle’ và để nhập thêm một vài đoạn văn bản vào đó.

D Lưu và đóng một bản trình chiếu

Tính năng cho phép bạn lưu giữ bản trình chiếu mới hoặc có sẵn trên đĩa, nếu không lưu file, bạn sẽ không thể xem bản trình chiếu đó Mỗi lần lưu, bạn có thể mở lại file đó để xem hoặc sắp xếp lại

Cách lưu một file trình chiếu

Vào menu File, chọn Save

Nếu đó là một file mới, thì hộp thoại Save As hiển thị, bạn hãy chọn vị trí thư mục/ổ đĩa để lưu

file bằng cách kích vào mũi tên phía bên phải Save in: kích xuống và chọn vị trí mong muốn

Hoặc kích chọn theo một số đối tượng ở bên cột trái (Gồm có Desktop, My Documents, My Computer…)

Nhập tên file vào mục File name Chế độ mặc định tên file là Presentation1, bạn có thể sử

dụng nó hoặc đặt một tên khác

Chúng ta hãy để “presentation” cho tên file đầu tiên, kích vào nút Save để lưu lại Chú ý: Lúc

này file được ghi ở thư mục My Documents

Đóng file trình chiếu

Vào menu File, chọn Close Hoặc kích vào biểu tượng Close Window

Nếu bạn chưa lưu file thì khi đóng sẽ xuất hiện một hộp thoại hỏi có muốn lưu bản trình chiếu trước khi đóng hay không?

• Kích vào Yes để lưu trước khi đóng

• Hoặc Kích vào No để không lưu trước khi đóng

• Kích vào Cancel để bỏ qua thao tác

Thoát khỏi Microsoft PowerPoint

Kích vào biểu tượng Close (X) ở góc phía bên phải trên màn hình

Sử dụng tiếng Việt

• Để gõ được tiếng Việt trong bài trình diễn, bạn cần có một chương trình gõ tiếng Việt

như Vietkey hay Unikey

• Bạn nên sử dụng bộ mã Unicode vì nó là bộ mã chung cho tất cả các ngôn ngữ trên thế giới, trong đó có tiếng Việt và hiện nay bộ mã Unicode đã được quy định đểsử dụng trong các văn bản hành chính của Việt Nam.

Xem và làm việc với các trang trình diễn

A Tạo Slide trình diễn

Hiển thị Task Pane (trong trường hợp đã bị đóng)

Từ menu View, kích vào Task Pane (hoặc dùng phím tắt Ctrl + F1)

Hiển thị mục New Presentation

Từ menu File, kích vào New

Chọn các Task Panes khác nhau

Kích vào mũi tên sổ xuống ở phần Other Task Panes và chọn Task Pane từ menu đó.

Mở bản trình diễn có sẵn

Từ phần New Presentation, kích vào From existing presentation… để hiển thị hộp thoại

New from Existing Presentation, sau đó chọn file muốn mở

Ví dụ, bạn chọn file trình diễn đầu tiên đã được tạo từ bài 1

Kích vào nút Create New Bản trình diễn đã mở và bạn có thể thay đổi nếu cần

Tạo một bản trình diễn mới

Kích vào Blank Presentation trong New Presentation Pane hoặc kích vào biểu tượng New

trên thanh Standard (thanh công cụ chuẩn)

Xuất hiện phần Slide Layout cho phép bạn chọn mẫu trình diễn đã có sẵn theo các cách bố trívăn bản, nội dung hoặc cả văn bản và nội dung

Kích vào 1 kiểu bố trí cụ thể và bắt đầu tạo slide (bản trình chiếu)

B Outline và Slides Tabs

Tab Outline cho phép hiển thị đường bao ngoài của tiêu đề và văn bản của mỗi slide trong bản trình diễn Các Slides có thể được soạn thảo trong phạm vi đường bao này Nếu bạn muốn chỉnh sửa văn bản và slide trong vùng đường viền, thanh công cụ Outlining sẽ được dùng để thực hiện công việc đó

Thay đổi kích thước Outline và Slides Tabs

Kích vào khu vực tab Slides hoặc Outline

Kích vào mũi tên xuống bên cạnh ô Zoom trên thanh Standard và chọn phần trăm bạn thích Slides Tab hiển thị tất cả những slides trong bản trình diễn với hình ảnh nhỏ Vùng Slides tab

là một phương pháp dễ dàng để điều chỉnh bản trình diễn Bạn có thể thay đổi một slide bằng cách kích vào nó

C Bốn cách hiển thị bản trình chiếu PowerPoint

Để thấy các cách hiển thị khác nhau của PowerPoint, Từ thanh Menu, kích vào View, bạn sẽ nhìn thấy 4 kiểu xem Kích vào từng cái cụ thể để thấy rõ

1, Normal View (Chế độ xem thông thường): là cách hiển thị mặc định trong PowerPoint Tât

cả các slide đang căn chỉnh sẽ được hiển thị, bao gồm cả Slide Pane, Outline Slides và cả Notes Pane

2, Slide Sorter View (Chế độ sắp xếp Slide): Cách này hiển thị tất cả các slides trong bản

trình diễn nhỏ Giúp bạn xếp lại thứ tự, thêm vào, hoặc xóa bỏ các slide Bạn cũng có thể xemtrươc các hình ảnh áp dụng cho từng slides

3, The Slide Show View (Chế độ trình chiếu Slide): Cách này cho phép bạn xem bản trình

diễn như bản trình chiếu Bản trình diễn của bạn hiện lệ trên tòan màn hình và bạn có thể xem được các hiệu ứng hoạt ảnh trình chiếu của nó

4, The Notes View (Chế độ xem có phần ghi chú): Phần ghi chú sẽ hiển thị như khi sẽ in ấn

ra Phần chú ý như một phiên bản nhỏ của slide và nội dung chú ý được nhập vào trong phần Notes Pane ở bên dưới slide

TẠO BÀI TRÌNH DIỄN

Trong bài này, ta sẽ bắt đầu sử dụng chương trình PowerPoint 2003 thông qua việc tạo một bài trình diễn, thêm vào các slide, lưu trữ bài trình diễn

1 Tạo mới bài trình diễn:

• Khởi động chương trình PowerPoint 2003

• Màn hình khởi động của PowerPoint 2003 sẽ giống như bên dưới:

(Hình 2.1)

2 Chọn Layout cho slide của bản trình chiếu

Slide layout trong PowerPoint là việc sắp xếp vị trí các thành phần trong một giao diện slide

Mỗi một slide chứa các thành phần khác nhau đi kèm với nội dung và kiểu chữ khác nhau Một slide cơ bản được phân tách thành tiêu đề (title) và nội dung cơ bản

Tạo mới slide:

Cách 1: Vào Insert - New Slide

Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + M

Cách 3: Kích vào nút trên thanh công cụ

Chọn một layout phù hợp cho nội dung cần thể hiện và gõ nội dung vào phần soạn thảo

Hiển thị lại phần Slide Layout (nếu đã bị đóng)

• Từ menu Format, kích vào Slide Layout

Áp dụng layout văn bản cho một slide

• Từ phần Slide Layout, phần Text Layouts, kích vào layout đặc biệt mà bạn muốn

• Text Layout thông thường chỉ chứa văn bản Các layout đó bao gồm: Text Slide (Chỉ cónội dung văn bản), Title Only (Chỉ có tiêu đề), Title and Text (Tiêu đề và nội dung), Titleand 2-Column Text (Tiêu đề và 2 cột nội dung), Title and Vertical Text (Tiêu đề và nội dung theo chiều dọc), và Vertical Title and Text (Tiêu đề dọc và văn bản)

Áp dung layout nội dung cho một slide

• Từ phần Slide Layout, phần Content Layouts, kích vào kiểu layout mà bạn muốn

• Content layouts bao gồm: Charts, Clip Art, Pictures, Tables, Diagrams or Organization Charts, hoặc Media Clips

Áp dụng layout nội dung và văn bản cho một slide

• Từ phần Slide Layout, tại Text and Content Layouts kích vào layout mà bạn muốn

• Từ phần Slide Layout, tại Other Layouts kích vào kiểu layout mà bạn muốn

• Other Layouts là các layout khác ngoài văn bản, nội dung, và văn bản kèm nội dung

3 Điều chỉnh – Di chuyển khung:

Không phải bao giờ kích thước của các khung cũng vừa với lượng văn bản mà bạn muốn nhập vào, và đôi khi bạn cũng cần di chuyển các khung này đến các vị trí mà bạn mong muốn

• Muốn di chuyển các khung, ta phải chọn nó trước bằng cách nhấp chuột lên khung Sau

đó, đưa chuột đến các đường biên, lúc này chuột sẽ có dạng mũi tên 4 đầu, lúc đó ta

nhấp giữ chuột, rê và thả khung đến vị trí mong muốn

• Để thay đổi độ rộng của khung, ta nhấp chọn khung, sau đó đưa chuột đến một trong 8

vòng tròn xung quanh khung Lúc này, chuột sẽ có dạng mũi tên 2 đầu, nhấp giữ chuột, rê

và thả đến độ rộng mong muốn

4 Lưu trữ bản trình diễn:

Để lưu lại file PowerPoint, bạn làm như sau:

 Vào menu File/Save, màn hình sẽ xuất hiện như bên dưới

 Bạn chọn nơi lưu trữ trong khung Save in và đặt tên cho tập tin trong khung File name

 Trong PowerPoint, bạn có thể lưu trữ với nhiều định dạng khác nhau, nhưng thông thườngcác định dạng sau đây được sử dụng nhiều:

• Presentation (*.ppt): khi bạn lưu file trình diễn, máy sẽ chọn mặc định để lưu là dạng này.

Khi lưu file ở dạng này, để trình chiếu, bạn phải mở chương trình PowerPoint trước rồi mới ra lệnh trình chiếu

• PowerPoint Show (*.pps): để trình diễn file lưu với định dạng *.pps chúng ta chỉ cần nhấp

đúp vào file mà thôi

• Web Page (*.htm): khi lưu file với định dạng này, bạn có thể dễ dàng đưa lên mạng để

nhiều người cùng xem

5 Chèn thêm – Xóa – Sao chép – Sắp xếp các Slide:

• Để thêm vào một slide sau slide đang hiện hành bạn vào menu Insert/New Slide

• Để xóa slide bạn vào chế độ Slide trong Normal View (thanh bên trái màn hình) hoặc Slide Sorter View (nút nằm phía dưới thanh Normal View ), chọn slide muốn xóa và bấm Delete trên bàn phím

• Để sao chép một slide, bạn di chuyển đến trang muốn sao chép, bạn chọn menu

Insert/Duplicate Slide.

• Để sắp xếp các slide, bạn chọn menu View/ Slide Sorter, chọn trang muốn di chuyển,

nhấn giữ chuột kéo đến vị trí mong muốn thả ra

Bạn cũng có thể kích giữ chuột và kéo thả các silde trên phần cửa sổ bên trái màn hình soạn thảo bạn có thể thay đổi vị trí các trang trình chiếu

6 Trình chiếu:

• Sau khi đã thực hiện hoàn chỉnh file PowerPoint, để trình chiếu từ đầu bạn vào menu

Slide Show/View Show (hay nhấn phím F5)

• Để trình chiếu từ slide đang hiện hành, bạn bấm vào nút trong thanh Normal View (hay

nhấn Shift + F5)

• Khi đang trình chiếu, nếu muốn quay về chế độ chỉnh sửa, bạn nhấn Esc trên bàn phím.

• Nếu muốn màn hình trình chiếu chuyển hoàn toàn sang màu đen thì nhấn phím B, để quay lại màn hình trình diễn thì nhấn phím B một lần nữa

• Nếu muốn màn hình trình chiếu chuyển hoàn toàn sang màu đen thì nhấn phím W, để

quay lại màn hình trình diễn thì nhấn phím W một lần nữa

• Khi đang trình chiếu, nếu muốn quay lại slide đầu tiên: nhấn phím Home

• Khi đang trình chiếu, nếu muốn tới slide cuối cùng: nhấn phím End

Tạo trình chiếu mới bằng cách sử dụng Wizard

1 Nếu khung Task pane (khung tác vụ) chưa được hiển thị, vào View > Task Pane

2 Để chuyển sang một cửa sổ khác giúp bạn tạo một trình chiếu mới, trong khung tác

vụ Getting Started, nhấp vào mũi tên của thanh Getting Started, chọn New Presentation.

3 Tạo một trình chiếu với những nội dung sẵn có, trong khung tác vụ New Presentation,

nhấp From AutoContent wizard….

4 Trong cửa sổ AutoContent Wizard, phần Start (mở đầu), nhấp Next

5 Trong cửa sổ tiếp theo, phần Presentation type, có các tùy chọn sau:

+ All: Hiển thị tất cả kiểu trình chiếu

+ General: Hiển thị các kiểu trình chiếu thông dụng

+ Corporate: Hiển thị các kiểu trình chiếu về các công việc trong một công ty như: lập kế hoạch kinh doanh, tổng quan về tài chính, … + Projects: Hiển thị các kiểu trình chiếu về dựán

+ Sales/Marketing: Hiển thị các kiểu trình chiếu về chiến lược kinh doanh

Bạn chọn một trong các kiểu trình chiếu trên, ở đây tôi chọn là Sales/Marketing Tiếp theo, trong danh sách các kiểu trình chiếu hiển thị, nhấp chọn Marketing Plan, sau đó nhấp Next

6 Trong cửa sổ tiếp theo, phần Presentation style, bên dưới dòng What type of output

will you use ?, đánh dấu chọn On_screen presentation để tạo một trình chiếu được

hiển thị lên màn hình, nhấp Next

7 Trong cửa sổ kế tiếp, phần Presentation options, đặt tên tiêu đề cho trình chiếu bằng cách gõ tên tiêu đề vào ô Presentation title Nhập chú thích vào ô Footer để tạo một chú thích đặt phía dưới cùng cho tất cả các trang Nếu muốn ẩn ngày tháng trên mỗi slide, bạn

bỏ chọn mục Date last updated Để hiển thị số slide trên mỗi slide, đánh dấu chọn mục Slide number Nhấp Next để tiếp tục

8 Nhấp Finish để hoàn tất việc tạo một trình chiếu

Cửa sổ hoàn tất việc tạo một trình chiếu

Tạo trình chiếu mới bằng cách sử dụng Template (mẫu thiết kế)

1 Để tạo một trình chiếu mới dựa vào template, vào menu Format - Slide Desgin hay trong

khung tác vụ New Presentation, nhấp chọn From design template

Để hiển thị biểu tượng của các mẫu thiết kế ở dạng lớn hơn, trong khung tác vụ Slide Design,

trỏ chuột đến biểu tượng thumbnail trong phần Used in this Presentation, nhấp vào mũi tên

nằm bên phải biểu tượng đó, trong danh sách các lệnh hiện ra, chọn

Show Large Preview

Để chọn một mẫu cho riêng một slide đang chọn thì kích phải

chuột trên các mẫu trong vùng tác nghiệp, chọn Apply to Selected Slides.

Để chọn một mẫu chung cho tất cả các slide thì kích phải chuột trên các mẫu trong

vùng tác nghiệp, chọn Apply to All.

Trong phần Apply a design Template, chọn một mẫu thiết kế

Nếu sử dụng một mẫu khác mà bạn đã lưu ở một thư mục khác của riêng mình thì nhấn nút Browse ở cuối vùng tác nghiệp

Các mẫu (template) này bạn có thể bổ sung thêm vào máy của bạn bằng cách vào www.microsoft.com để tải về hoặc dùng từ khóa "free powerpoint template" trong www.google.com.vn để tìm những website cho bạn tải những mẫu Powerpoint miễnphí

4 Để hiện thanh tác vụ giúp bạn làm việc với các kiểu trình bày, nhấp vào mũi tên Other Task Panes nằm bên phải của thanh tiêu đề khung tác vụ Slide Design và nhấp chọn Slide Layout hay vào menu Format - Slide layout

Vùng tác nghiệp (task pane) sẽ hiện ra các layout để bạn chọn cho trang slide của mình

Tùy nội dung cần trình bày mỗi trang trình chiếu cần có một phương thức thể hiện riêng.Nếu các layout có sẵn không thích hợp thì bạn có thể dùng một layout trắng, không có định dạng và tự thiết kế theo nội dung cần của trang trình chiếu

Ở cửa sổ Slide Layout, để áp dụng một kiểu trình bày cho slide, trong phần Text Layout, chọn

một kiểu trình bày tùy ý cho phần tiêu đề và nội dung của slide

Chèn một phác thảo (Outline) từ chương trình Word

Để chèn vào các slide một trình chiếu dựa trên phác thảo Word, thực hiện các bước sau:

1 Trên thẻ Outline của khung tác vụ Outline/Slides, nhấp vào phần bên dưới của các slide để

chỉ định nơi muốn chèn các slide mới

2 Nhấp Insert > Slides from Outline để chọn tài liệu muốn chèn.

3 Trong hộp thoại Insert Outline, nhấp chọn file word muốn chèn và nhấp Insert

- Để thu nhỏ phần outline, nhấp nút Expand All trên thanh công cụ Toolbar.

- Để mở rộng phần outline, nhấp nút Expand All lần nữa.

ĐỊNH DẠNG CHO CÁC TRANG TRÌNH DIỄN

1.Chọn và sử dụng một mẫu thiết kế:

• Chọn lệnh Format – Apply Design Template

• Bấm chuột phải vào mẫu cần chọn

• Muốn thay đổi tất cả các Slide chọn Apply to All.

• Chỉ thay đổi Slide hiện tại chọn Apply to Selected Slide.

2.Chọn và sử dụng một bảng phối màu:

• Thay đổi màu nền (giữ nguyên mẫu thiết kế)

• Lệnh Format – Slide Design

• Chọn Color Schemes

3.Thay đổi màu nền của trang trình diễn

Vào menu Format - Background Kích vào ô có nút mũi tên để chọn một màu thích hợp có

sẵn

Màu nền cho slide

• Automatic: màu nền mặc định theo mẫu đã chọn.

• More colors để xuất hiện bảng màu đầy đủ nếu các màu có sẵn không phù hợp.

• Nhấn Apply để cập nhật màu nền vừa chọn cho trang slide hiện tại.

• Nhấn Apply to All để cập nhật màu nền vừa chọn cho tất cả các trang slide hiện

Hiệu ứng cho nền slide

• Nếu không có hình nền phù hợp bạn có thể sử dụng một số hiệu ứng cho sẵn để làm cho nền slide không đơn điệu, thẩm mỹ hơn, làm nổi bật nội dung cần trình bày

• Cũng vào menu Format - Background, kích chọn ô chọn màu Chọn Fill Effect, chọn các thẻ Gradient, Texture, và Pattern để chọn một kiểu hiệu ứng phù hợp

4.Thay đổi hình thức hiện tại của trang trình diễn

• Lệnh Format – Slide Layout

SỬ DỤNG SLIDE MASTER & TITLE MASTER

Slide master

PowerPoint cung cấp một kiểu slide rất đặc biệt là Slide master Slide master dùng để quản lý các đặc tính của văn bản (master text) như: kiểu font, size, màu chữ cũng như quản lý màu nền và các hiệu ứng, … Ngoài ra slide master còn quản lý đối tượng footer, ngày, thời gian vàđánh số slide

Khi chúng ta muốn thực hiện một sự thay đổi về hình dáng của tất cả các slide không nên thao tác riêng lẽ trên từng slide mà nên dùng slide master Bạn chỉ cần thay đổi trong slide master thì PowerPoint sẽ tự động cập nhật sự thay đổi đó cho tất cả các slide và cả các slide thêm vào sau đó

Bạn nên dùng slide master để làm các việc sau: thêm hình ảnh, thay đổi nền, màu nền, kích thước các placeholder (footer, date/time, slide number), thay đổi kiểu font, kích thước font và màu font,… và đặc biệt là áp dụng các hiệu ứng

Title master

Làm cho Title Slide khác với các slide khác trong trình diễn ta dùng Title master Sự hiệu chỉnh Title master chỉ ảnh hưởng đến các Title Slide, điều này rất có ích khi tá muốn nhấn

mạnh slide mở đầu cho các phần nội khác nhau trong trình diễn Lưu ý nên thực hiện hiệu

chỉnh Slide Master trước khi hiệu chỉnh Title Master vì các định dạng của Slide master sẽ

áp dụng cho cả Title Master

Hiệu chỉnh Slide Master hoặc Title Master

B1 Vào View, chọn Master, và chọn Slide Master hoặc chọn Title Master.

B2 Thực hiện các thay đổi theo ý muốn như đã nêu ở trên Tham khảo các phần hướng dẫn khác về hiệu chỉnh slide để thực hiện ở bước này Lưu ý trong chế độ Slide master hoặc Title master ta có thể thực hiện hầu hết các sự hiệu chỉnh giống như đối với chế độ hiệu

chỉnh slide bình thường

B3 Nhấp vào nút Close trên thanh công cụ Master thoát khỏi chế độ Master Lưu ý: Nếu

thanh công cụ Master không hiện ra, bạn có thể gọi nó ra bằng cách vào thực đơn View, chọn Toolbars và chọn Master

NHẬP VĂN BẢN

1 Nhập tiêu đề trang trong cửa sổ dàn bài:

• Chọn chế độ Normal view hoặc Outline view.

• Trong cửa sổ Outline nháy chuột vào khoảng trống bên trái biểu tượng trang, nhập nội dung tiêu đề (lúc này tiêu đề cũng xuất hiện trên trang trình diễn)

2 Nhập tiêu đề và văn bản khác trong cửa sổ trang trình diễn:

• Trong cửa sổ Slide, nháy chuột vào khung muốn nhập và nhập nội dung văn bản

3 Sao chép một khung văn bản trên cùng một trang trình diễn

• Nháy chuột vào mép trái khung văn bản muốn sao

• Chọn menu Edit-Duplicate (Ctrl D).

• Dùng các phím mũi tên di chuyển đến vị trí mới

• Bạn cũng có thể chỉnh sữa nội dung trong khung văn bản mới

4 Sao chép một khung văn bản trên một trang trình diễn khác:

• Nháy chuột vào mép trái khung văn bản muốn sao

• Chọn menu Edit-Coppy (Ctrl C).

• Chuyển đến trang muốn dán

• Chọn menu Edit-Paste (Ctrl V).

5 Xoá một khung văn bản

• Nháy chuột vào mép trái khung văn bản muốn xoá, nhấn phím Delete trên bàn phím.

6 Thay đổi định dạng hoặc font chữ trong một trang

• Chọn văn bản muốn thay đổi (muốn đổi toàn bộ thì nháy chọn khung)

Dùng các công cụ trên khung định dạng dể thay đổi font , co chữ, kiểu chữ, canh lề, màu chữ…

• Dùng thanh công cụ bảng để tuỳ chỉnh.

8 Thêm hoặc chèn một biểu đồ

• Chọn menu Insert à Chart… , hoặc click chọn biểu tượng

Cần phải chọn những hình minh họa phụ hợp với chủ đề đang trình bày, không nên chèn các hình có tính giải trí vào bài giảng làm người học phân tán tâm lý không tập trung vào bài giảng Nên sử dụng hình có nền đơn giản phù hợp với nền trang trình chiếu và nên sửa lại màu chữ phù hợp để tránh trường hợp hình ảnh che mất nội dung.

Chọn hình phù hợp với nội dung cần minh họa, kích phải trên hình chọn lệnh Copy, đóng cửa

sổ trình quản lý ClipArt để trở về màn hình soạn thảo trình chiếu Nhấn Ctrl + V để dán hình ảnh từ ClipArt

Từ màn hình soạn thảo và menu Insert - Picture - From file Chọn đến file hình ảnh cần đưa vào mình họa, nhấn nút Insert

Để xem trước hình dưới dạng thu nhỏ trong hộp thoại Insert Pictures này bạn kích nút Views

ở phần thanh công cụ của hộp thoại, chọn Thumbnails Để xem hình ảnh với kích cỡ nguyên mẫu chọn Preview

4 Hình chụp từ màn hình

Bạn cũng có thể chụp hình màn hình của phần mềm khác, hoặc chụp hình từ đoạn film đang chiếu trên màn hình máy bạn bằng cách nhấn phím Print Screen Ngay sau khi nhấn phím nội dung trên màn hình sẽ chuyển vào bộ nhớ tạm, nếu muốn đưa hình ảnh đó vào slide của bạn thì từ màn hình soạn thảo nhấn Ctrl + V để dán nội dung vừa chụp vào phần nội dụng của bạn

Sử dụng phím Alt + Print Screen để chụp hình các hộp thoại, cửa sổ con đang nổi lên trên cùng trên màn hình của bạn

Đối với máy xách tay sử dụng phím Fn + Print Screen để chụp màn hình

5 Cắt xén hình

Sau khi chèn hình vào trang trình chiếu, trong trường hợp bạn chỉ cần lấy một phần của hình ảnh mới đưa vào thì có thể cắt xén bớt các phần thừa đi Trước tiên bạn phải hiển thị thanh công cụ chuyên dùng Picture bằng cách kích phải trên thanh menu, đánh dấu chọn Picure

Kích chọn hình cần cắt xén, chọn nút Crop: trên thanh công cụ Picture Nhấn giữ chuột tại

vị trí các biên của hình để xén hình Để xén được hình ảnh với kích thước chính xác bạn nên

sử dụng kết hợp phím Alt + chuột.

6 Nén ảnh

Đưa ảnh vào trong bản trình diễn sẽ làm tăng kích thước của tập tin PowerPoint Tinh năng nén ảnh của PowerPoint sẽ giúp tiết kiệm được không gian lưu trữ trên máy tính và làm giảm thời gian download Bằng cách sử dụng tính năng này ta có thể nén kích cỡ ảnh và độ phân giải xuống còn

96 dpi (dots per inch) cho web và 200 dpi cho trang in, loại bỏ các thông tin khác không cần thiết Chú ý: nén ảnh có thể làm giảm chất lượng , do đó nếu chỉ thuần tuý dùng Powerpoint

để chế bản in thì không cần nén ảnh

Giảm bớt kích thước ảnh

1 Chọn ảnh từ thư mục hoặc từ một web site nào đó,

2 Trong menu View , chọn Toolbars, chọn tiếp Picture

3 Trên thanh công cụ Picture, bấm chọn Compress Picture

8 Làm ảnh có màu nền trong suốt

Khi chèn hình có nền không trùng với màu nền của slide sẽ làm mất tính thẩm mỹ của slide của bạn Sử dụng chức năng làm màu nền của hình thành trong suốt để hình ảnh hợp với slide hơn Bạn kích chọn hình, kích nút trên thanh công cụ Picture, dùng chuột kích vào phần nền cần làm trong suốt để mất nền Ví dụ ở hình bên nền trắng ở hình 1 sẽ ra hình 2

10 Sử dụng trục (Guide) và lưới (grids)

Trục và lưới là các công cụ trực quan giúp canh thẳng hàng các đối tượng trong slide như: văn bản, hình ảnh, Trục là những đường nằm ngang và thẳng đứng giống như một hệ trục toạ độ trong mặt phẳng, còn lưới là tập hợp những đường thẳng năm ngang và thẳng đứng cách đều nhau Cả hai công cụ này không hiện ra khi trình chiếu, nó chỉ xuất hiện trong quá trình thiết kế slide Khi sử dụng trục và lưới, ta có thể:

• Cho hiển thị, che dấu đi, hoặc xoá các đường trục và lưới

• Điều chỉnh vị trí của các đường trục

• Xác định khoảng cách giữa các đường lưới theo một độ dài định trước

11 Canh thẳng hàng các hình bằng grid

1 Mở một bản trình diễn mới với(*.ppt).

2 Trên menu View, chọn Grid and Guides

3 Dưới phần Snap to, đánh dấu chọn Snap objects to grid Các đối tượng tự động canh thẳng hàng trên đường lưới Bấm OK để xác nhận

4 Ở dưới phần Grid settings, đánh dấu chọn Display grid on screen

5 Bấm Click OK Các đối tượng vẽ và hình ảnh sẽ được canh thẳng hàng trên lưới

LÀM VIỆC VỚI CÁC WORDART

Chèn một WordArt vào slide

B1 Để mở hộp thoại WordArt ta tào thực đơn Insert, Picture, WordArt hoặc nhấp vào nút WordArt trên thanh công cụ WordArt

B2 Chọn kiểu WordArt vào nhấp vào nút OK Hộp thoại Edit WordArt Text sẽ xuất hiện

B3 Nhập nội dung văn bản mà bạn muốn định dạng bằng WordArt B4 Chọn kiểu Font, Size

và kiểu chữ nghiên hoặc đậm cho văn bản B5 Nhấp vào nút OK để chèn WordArt vào slide

Các nút trên thanh công cụ Wordart

Các bước định dạng lại WordArt

B1 Nhấp chọn WordArt cần định dạng

B2 Nhaáp vào nút Format WordArt trên thanh công cụ WordArt

Insert WordArt Mở hộp thoại WordArt Gallery để bạn có

thể thm một hình ảnh WordArt

Edit Text Mở hộp thoại Edit WordArt Text để bạn có

thể chỉnh sửa nội dung của WordArt hiện có

WordArt Gallery Mở WordArt Gallery để bạn có thể áp dụng

kiểu dáng mới cho WordArt hiện có

Format WordArt Mở hộp thoại Format WordArt, đề bạn có

thể chỉnh sửa màu sắc, các đường kẻ, kích

cỡ v vị trí

WordArt Shape Làm hiển thị một bảng (palette) chứa các

hình dáng bổ sung mà bạn có thể áp dụng cho WordArt của mình

Free Rotate Cho phép ba ̣n quay tự do một WordArt

WordArt Same

Letter Heights Làm cho tất cả các mẫu tự trong WordArt

có cùng chiều cao

WordArt Character

Spacing

Cho phép bạn điều chỉnh khoảng cách giữa các ký tự, để chúng trở nên thưa hơn hoặc khít hơn bình thường, hoặc để thiết lập một

tỷ lệ phần trăm theo một khoảng cách đặc biệt nào đó

B2 Nhấp vào nút WordArt Character Spacing trên thanh công cụ WordArt, một danh sách các

kiểu định dạng hiện ra

B3 Nhấp chọn kiểu thích hợp.

Chèn các đoạn video, ảnh,… vào Slide

• Phương pháp thủ công

Từ menu Insert của PowerPoint Chọn Movies and Sounds Chọn Movie from file Từ đây

bạn có thể chọn file video nào bạn muốn chèn vào Slide

• Movie from clip organizer: chọn phim từ có sẵn.

• Movie from file: Chọn phim từ tập media trên đĩa.

• Sound from clip organizer: chọn nhạc từ Clip có sẵn

• Sound from File: Chọn nhạc từ tập media trên đĩa.

• Play CD audio file: Chọn nhạc từ đĩa CD.

• Record sound: tự thu âm thanh.

Chèn clip có sẵn

1 Trong chỗ dành sẵn, bấm vào biểu tượng Chèn Clip Phương tiện

2 Trong hộp Tìm kiếm văn bản, gõ từ hoặc cụm từ mô tả âm thanh hoặc phim bạn muốn rồi bấm Đi.

Ví dụ, để tìm kiếm âm thanh tiếng trống, gõ drum rồi bấm Đi Một tuyển tập âm thanh

tiếng trống xuất hiện

3 Bấm đúp chuột vào âm thanh hoặc phim bạn muốn rồi làm một trong những việc sau:

o Để PowerPoint tự động phát clip khi bản chiếu được hiển thị trong bản trình

bày, bấm Tự động

o Để PowerPoint tự động phát clip khi bạn bấm vào nó, bấm Khi được bấm

B Sử dụng phần mềm

Bạn cần download miễn phí add-ins này về từ địa chỉ này, tương thích tốt với các phiên bản PowerPoint

2000 trở lên Sau khi download về bạn hãy giải nén vào thư mục dễ nhớ trên máy để lấy file giải nén (ví

dụ: C:\WMP) Vào trong PowerPoint rồi chỉnh lại Macro ở mức trung bình bằng cách vào Tools >Macro

> security Sau đó chọn Medium rồi nhấn OK Trên menu Tools> add ins> Add New, chọn đường dẫn

của file Wmp.ppa tại thư mục đã giải nén ở bước trên Nhấn Ok rồi nhấn I AGREE để chấp nhận sử dụng

Add Ins này Sau lần khởi động PowerPoint đầu tiên, sẽ có một hộp thoại hiển thị và bạn nên chọn vào Enable macros Để sử dụng Add Ins này, bạn khởi động PowerPoint rồi vào menu Insert >movies and

Sounds Bạn sẽ thấy có thêm một menu là Movie Using Windows Media Player hãy click chọn vào tuỳ