Hướng dẫn sử dụng MS project 2000

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng AIT1 HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS PROJECT 2000 PHẦN MONITORING bằng EARNED VALUE Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng

Trang 1

Biên soạn & giảng: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)

1

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG MS

PROJECT 2000

PHẦN MONITORING bằng EARNED VALUE

Tài liệu lưu hành nội bộ phục vụ cho lớp”Bồi dưỡng kiến thức & kỹ năng

MS PROJECT2000”

Giảng viên: Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)

Trung tâm bồi dưỡng nghiệp vụ kế toán Khoa Kinh tế & Quản trị kinh doanh ĐẠI HỌC MỞ BÁN CÔNG TP.HCM

Trang 2

PHÂN TÍCH EAC, BAC, VAC

Bạn nên xem tài liệu về “Phân tích Earned Value” trong bài giảng khoá học “Bồi dưỡng kiến thức &

kỹ năng Quản Lý Dự ÁnXây Dựng” của Trung Tâm Bồi Dưỡng Kế Toán – Đại Học Mở Bán Công

TP.HCM

Một công tác A có Duration=3 ngày,chi phí là 1500 Bạn vào Windows, chọn Split.

Ở màn hình bên dưới, chọn View → Gantt Chart

Trên cửa sổ More Tables ta chọn Earned Value,

rồi ấn Apply

Trang 3

3

Trang 4

Aán vào nút “Apply”

Trang 5

5

Trang 6

Quan sát màn hình ta thấy:

EAC (Estimate at Completion)= $1500: thểhiện chi phí cuối cùng để hoàn thành công

việc Chúng ta có thể để MS Project tự tính toán, trong trường hợp này, nó chính là Total Cost của phương án hiện hữu Nếu bạn nhập giá trị này mà có chênh lệch với giá trị do

MS Project tự tính toán, MS Project sẽ tự coi đó là Fixed Cost

Trang 7

7

BAC (Budget at Completion): thể hiện tổng chi

phí của công tác theo kế hoạch cơ sở (Baseline

Cost) Nó cũng là Total Cost khi chùng ta lưu kế

hoạch cơ sở (Baseline Schedule)

VAC (Variance at Completion): thể hiện chênh lệch chi phí giữa tổng chi phí của công tác theo

Baseline và tổng chi phí công tác theo Current

VAC = BAC – EAC

Chú ý : BAC = Baseline Cost của công tác, nhưng EAC=Total Cost của phương án tiến độ hiện thời

Trang 8

Cập nhật công tác đã hoàn thành 50%, với

cách tính tự động của MS Project = “Actual are always calculated by MP” thì được kết

quả trên màn hình như sau:

Trang 9

9

MS Project tự động tính toán theo quy định mặc định là “Actual cost are always

calculated by MP” thì được kết quả như sau:

Trang 10

Bây giờ ta xóa bỏ cách tính tự động của MS Project = “Actual are always calculated by

MP” bằng cách gỡ bỏ dấu √ ra khỏi vị trí códòng chữ “Actual are always calculated by

MP”

Sau đó cũng cập nhật công tác đã hoàn thành 50%, thì được kết quả trên màn hình như sau:

Trang 11

11

Trang 12

Gỡ bỏ dấu √ ra khỏi vị trí này

Trang 13

13

Trang 14

Giả định rằng ta cần đến $800 để hoàn thành 50% của công tác A.

Lúc này ta nhập trực tiếp $800 vào cột ActualBạn sẽ quan sát được trên màn hình như sau:

Trang 15

15

Trang 16

Nhận xét:

EAC đã tăng lên 1550 và VAC là -50 Lúc

này MS Project hiểu: công tác A ước lượng phải cần một chi phí như vậy mới hoàn thành

100% MS Project xem $800 để hoàn thành

50%, còn 50% còn lại thì MP quan niệm

theo giá cũ tức là 1500*50%=750, do vậy

Total Cost của phương án hiện tại là

=800+750= $1550

Trang 17

17

Trường hợp khác:

Xem chi phí thực tế vẫn là $800 nhưng khối lượng công tác đã hoàn thành 75% : thì ta cókết quả như sau:

MS Project xem 75% của công tác được hoàn thành với chi phí $800, 25% còn lại coi như

giá cũ là 1500*0,25 = $375 ⇒ Tổng chi phí

(Total Cost) = 800+375 = $1175

Trang 19

19

Bây giờ xét trường hợp:

Xem chi phí thực tế vẫn là $800 nhưng khối lượng công tác đã hoàn thành 25% : thì ta có kết quả trên

Trang 21

21

Thực hành với BCWS, BCWP,

ACWP, SV, CV, CPI, SPI

Trang 22

Bây giờ:

Thêm một công tác B có D=4 ngày và chi phílà $1000, bạn quan sát được trên màn hình

như sau:

Trang 23

23

Trang 24

Sau khi cập nhật lại Baseline, ta được:

Trang 25

25

Bây giờ:

Ta xem như dự án làm được 1 ngày so với ngày khởi đầu (18Dec 2004) là cuối ngày 20 Dec 2004

Vào Project

Chọn Project Information

Nhập 20 Dec 2004 vào cửa sổ Status Date

ỴBạn quan sát được trên màn hình như sau:

Trang 26

Nhập vào 20 Dec 2004

Trang 27

27

Trang 28

Lúc này:

Ta có: BCWS = $500, nếu cập nhật BCWS

vào cuối ngày 21 Dec 2004 thì ỴBạn quan sát được trên màn hình như sau:

Trang 29

29

Trang 31

31

Lúc này:

Ta có: BCWS = $1000, nếu cập nhật BCWS vào cuối ngày 23 Dec 2004 thì ỴBạn quan sát được trên màn hình như sau:

Trang 33

33

Trang 34

Lúc này:

Ta có:

BCWS (của công tác A) = $1500

BCWS (của công tác B) = $250

⇒ BCWS chính là chi phí tích lũy theo kế hoạch của công tác đó (tính từ thời điểm bắt đầu dự án cho đến ngày cập nhật trạng thái dự án (Status Date))

Bây giờ, ta xem xét đến BCWP và SV, ta trở về

trường hợp Status Date là cuối ngày 20 Dec 2004, rồi xem công tác A hoàn thành 25%, lúc này ta có: giá trị BCWP của công tác A là $375

Trang 35

35

Trang 37

37

Trường hợp Status Date là cuối ngày 20 Dec

2004, rồi xem công tác A hoàn thành 25%, vàbật cơ chế tính toán tự động của MP, ta có:

Trang 39

39

Khi không bật cơ chế tính toán tự động của

MP, ta có thể nhập vào Actual Cost theo ý

muốn Giả sử chiphí để làm 25% của công

tác A là 550 thì :

Trang 41

41

CV = BCWP – ACWP = $375 - $550 = -$175

Trang 42

Yêu cầu: Tính chỉ số SPI, CPI trong MS Project

2000

MS Project 2002 có hổ trợ trường này

MS Project 2000 không hổ trợ trường này, vìvậy chúng ta phải tự thiết lập bằng cách nhưsau:

Ví dụ: Chi phí dự trù để hoàn thành 1 hạng mục

A trong 9 ngày là $1500 Hôm nay là ngày

thứ 9 của tiến trình thực hiện Tuy nhiên đến lúc này từ sổ sách chi tiêu thực tế đã chi ra

$1350, qua đo lường thực trạng hạng mục này chỉ hoàn thành được 2/3 khối lượng dự trù

Trang 43

43

2000

Nếu tính toán bằng thủ công ta có kết quả sau:

BCWS = $1500 (vì dự trù làm trong 9 ngày & hiện nay

ta đã làm được 9 ngày)

Trang 44

2000

Nếu tính toán bằng MS Project ta làm như sau:

Tạo một dự án mới với hạng mục A có

duration = 9 ngày, ngày bắt đầu là 20 Dec

2004

Nhập vào Total Cost = 1500 {Khai báo BAC}

Khai báo Status Date = 30 Dec 2005 {Tính

BCWS}

Nhập tỷ lệ hoàn thành dự án là 67%{Tính

BCWP}

Tiêu đề	Hướng Dẫn Sử Dụng Ms Project 2000
Tác giả	Lưu Trường Văn
Người hướng dẫn	Lưu Trường Văn, M.Eng (AIT)
Trường học	Đại Học Mở Bán Công TP.HCM
Chuyên ngành	Kinh Tế & Quản Trị Kinh Doanh
Thể loại	Tài Liệu
Thành phố	TP.HCM

Định dạng
Số trang	44
Dung lượng	1,17 MB