baocaotomtatxaydungcosodulieu dangkidatdai

XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU HỒ SƠ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI DẠNG SỐ TRÊN ĐỊA BÀN PHƯỜNG HÒA LỢI, THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƯƠNG ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP.HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN LÍ ĐẤT ĐAI & BẤT ĐỘNG SẢN

BÁO CÁO TÓM TẮT

ĐỀ TÀI:

“XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU HỒ SƠ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ ĐẤT ĐAI DẠNG SỐ TRÊN ĐỊA BÀN PHƯỜNG HÒA LỢI, THỊ XÃ BẾN CÁT,

DANH SÁCH CÁC CHỮ VIẾT TẮT i

DANH SÁCH CÁC HÌNH ẢNH ii

DANH SÁCH CÁC BẢNG – SƠ ĐỒ iii

ĐẶT VẤN ĐỀ 1

PHẦN I: TỔNG QUAN 2

I.1 Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu 2

I.1.1 Cơ sở khoa học 2

I.1.2 Cơ sở pháp lý 2

I.1.3 Cơ sở thực tiễn 2

I.2 Khái quát về địa bàn nghiên cứu 3

I.3 Nội dung, phương pháp nghiên cứu 3

I.3.1 Nội dung nghiên cứu 3

I.3.2 Phương pháp và phương tiện nghiên cứu 3

I.3.3 Quy trình thực hiện 4

PHẦN II: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 5

II.1 Đánh giá tình hình quản lý và sử dụng đất trên địa bàn phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương 5

II.1.1 Tình hình quản lý nhà nước trên địa bàn 5

II.1.2 Hiện trạng sử dụng đất năm 2017 5

II.2 Đánh giá cơ sở dữ liệu địa chính, hệ thống hồ sơ địa chính và kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai của địa phương 7

II.2.1 Đánh giá hiện trạng cơ sở dữ liệu địa chính 7

II.2.2 Đánh giá hiện trạng quản lý và sử dụng hệ thống hồ sơ địa chính 9

II.2.3 Đánh giá hiện trạng quản lý và sử dụng hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai 12

II.3 Xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 14

II.3.1 Scan (quét) hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai 15

II.3.2 Xử lý biên tập nội nghiệp 16

III.3.3 Xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 18

II.4 Ứng dụng phần mềm ViLIS 2.0 xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 19

II.4.1 Xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 19

II.4.2 Đánh giá vai trò của cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 29

II.5 Đánh giá hiệu quả sử dụng của phần mềm ViLIS 2.0 đối với việc xây dựng

cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 30

II.5.1 Thuận lợi 30 II.5.2 Khó khăn 30 II.5.3 Đánh giá hiệu quả sử dụng của phần mềm ViLIS 2.0 đối với việc xây dựng cơ

sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 31

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 32

DANH SÁCH CÁC HÌNH ẢNH

Trang

Hình 1: Sổ địa chính 11

Hình 2: Sổ theo dõi biến động đất đai 11

Hình 3: Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai bảo quản 13

Hình 4: Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai bảo quản tạm thời 13

Hình 5: Các thiết bị bảo quản tại kho lưu trữ 14

Hình 6: Thành phần hồ sơ sau khi thực hiện gom file 17

Hình 7: Giao diện chỉnh sửa trên phần mềm Foxit 18

Hình 8: Giao diện tổ chức dữ liệu trong CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 20

Hình 9: Giao diện kết nối CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 21

Hình 10: Giao diện nhập thông tin hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ lần đầu 21

Hình 12: Giao diện nhập bổ sung hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai 23

Hình 11: Giao diện tìm kiếm file hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 23

Hình 13: Giao diện tìm kiếm trong CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 24

Hình 14: Giao diện chuyển GCN thành lịch sử 24

Hình 15: Giao diện nhập thông tin đồng sử dụng 25

Hình 16: Giao diện chỉnh sửa thông tin hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ còn hiệu lực 26

Hình 17: Giao diện chỉnh sửa thông tin trong lịch sử 26

Hình 18: Giao diện xóa giấy tờ hiện hành 27

Hình 19: Giao diện xóa giấy tờ lịch sử 27

Hình 20: Giao diện xóa túi hồ sơ 28

Hình 21: Giao diện tìm kiếm trong CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 28

Hình 22: Giao diện liên kết CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ với CSDL địa chính 29

DANH SÁCH CÁC BẢNG – SƠ ĐỒ

Trang

Bảng 1: Diện tích sử dụng đất theo mục đích sử dụng năm 2017 6

Bảng 2: Hệ thống sổ bộ địa chính trên địa bàn phường Hòa Lợi 7

Bảng 3: Hệ thống sổ bộ địa chính trên địa bàn phường Hòa Lợi 10

Bảng 4: Thống kê các loại hồ sơ biến động từ tháng 8/2016 đến tháng 6/2017 12

Sơ đồ 1: Quy trình thực hiện đề tài 4

Sơ đồ 2: Quy trình xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai 14

Sơ đồ 3: Quy trình xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai 15

Sơ đồ 4: Quy trình xử lý nội nghiệp 17

Sơ đồ 5: Quy trình xây dựng kho hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ bổ sung 18

Sơ đồ 6: Quy trình ứng dụng ViLIS 2.0 xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ 19

Sơ đồ 7: Mô hình tổ chức dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số 19

Xuất phát từ thực tế trên và được sự phân công của khoa Quản lý đất đai và bất động sản Trường đại học Nông Lâm TP.HCM, chúng tôi thực hiện đề tài nghiên cứu

“Xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số trên địa bàn phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tình Bình Dương”

 Mục tiêu nghiên cứu

Xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số hoàn chỉnh, thống nhất và đồng bộ với cơ sở dữ liệu địa chính của địa phương nhằm nâng cao độ chính xác

và củng cố tính pháp lý của cơ sở dữ liệu địa chính Đồng thời, giúp đáp ứng yêu cầu bảo quản vĩnh viễn hệ thống hồ sơ pháp lý gốc của ngành cũng như giúp rút ngắn thời gian giải quyết các dạng hồ sơ hành chính về đất đai Đây chính là tiền đề căn bản của quá trình tăng cường, hoàn thiện và hiện đại hóa công tác quản lý Nhà nước về đất đai của địa phương

 Đối tượng nghiên cứu

- Hệ thống hồ sơ địa chính, bản đồ địa chính, cơ sở dữ liệu địa chính và các tài

liệu dữ liệu khác có liên quan trên địa bàn

- Chuẩn dữ liệu địa chính và quy định, quy trình liên quan đến việc xây dựng

cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số của ngành

- Một số phần mềm phục vụ quá trình xây dựng, quản lý và khai thác cơ sở dữ

liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số: PhanTom Boxit PDF, ViLIS 2.0

 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi không gian: Phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

- Phạm vi thời gian: Đề tài xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất

đai dạng số từ kho hồ sơ được lưu trữ và quản lý tại địa phương từ tháng 5/2018 đến tháng 8/2018

- Phạm vi nội dung: Do giới hạn về thời gian nghiên cứu nên đề tài chỉ thực

hiện đối với những thành phần hồ sơ chưa được số hóa và kết nối với cơ sở dữ liệu địa

chính của địa phương

PHẦN I: TỔNG QUAN

I.1 Cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu

I.1.1 Cơ sở khoa học

I.1.1.1 Khái niệm hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai

1 Khái niệm

Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai là tập hợp các tài liệu thực hiện để ghi nhận tình trạng pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở, tài sản gắn liền với đất và quyền quản lý đất đối với một thửa đất vào hồ sơ địa chính

2 Thành phần

- Giấy tờ pháp lý về nguồn gốc và sự thay đổi quyền sử dụng đất, quyền sở hữu

tài sản gắn liền với đất

- Trích lục bản đồ địa chính

- Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính và các giấy tờ của cơ quan có thẩm quyền

về việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất

3 Cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số

Cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số được hiểu là hồ sơ thủ tục đăng ký được tập hợp để lưu trữ dưới dạng số và tra cứu khi cần thiết trên cơ sở số hóa

hồ sơ địa chính dạng giấy

I.1.2 Cơ sở pháp lý

- Thông tư số 04/2013/TT-BTNMT ngày 24 tháng 04 năm 2013 của Bộ Tài Nguyên

và Môi Trường về quy định xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai;

- Quyết định số 22/2017/QĐ-UBND ngày 30 tháng 08 năm 2017 về một số vấn đề

liên quan đến việc đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất, cấp giấy chứng nhận quyền

sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất trên địa bàn tỉnh Bình Dương

I.1.3 Cơ sở thực tiễn

Phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương có tổng số bản đồ địa chính là

43 tờ Hiện nay, khối lượng thông tin và dữ liệu thông tin đất đai của phường ngày càng nhiều, cần phải đảm bảo độ chính xác, truy cập nhanh chóng Do vậy, việc tin học hóa công tác quản lý đất đai là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của phường Hòa Lợi hiện nay

Dựa trên sự ra đời của phần mềm ViLIS 2.0 việc xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai là rất cần thiết, việc số hóa hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai nhằm xử lý thông tin đất đai nhanh gọn, cắt giảm thời gian cập nhập biến động đất đai trên các loại

sổ bộ dạng giấy, lưu trữ dễ dàng, truy xuất thông tin nhanh chóng và tiện lợi Bên cạnh

đó, số hóa giúp kéo dài thời gian sử dụng tài liệu, thông tin được cập nhập thường xuyên đảm bảo giá trị pháp lý theo quy định Hồ sơ gốc được số hóa và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ thuận tiện trong công tác xác minh hồ sơ tại địa phương Tính

bảo mật tài liệu được nâng cao theo chức năng bảo mật của người được giao trách nhiệm

vị trí địa lý, kinh tế, chính trị, quốc phòng rất quan trọng Tổng diện tích tự nhiên của phường Hòa Lợi 1.705,3400 ha và 35.691 nhân khẩu, mật độ dân số là 1.316 người/km2

I.2.2 Điều kiện tự nhiên, kinh tế- xã hội

Điều kiện tự nhiên: Phường Hòa Lợi có vị trí địa lý, kinh tế, chính trị, quốc phòng rất quan trọng Phường nằm ngay trên tỉnh lộ 741 chạy qua theo hướng Bắc Nam là cửa ngõ giao lưu kinh tế giữa các vùng lân cận

Điều kiên kinh tế: Trong những năm gần đây, thực hiện chủ trương công nghiệp hóa - hiện đại hóa của Đảng và nhà nước, kinh tế của phường đã từng bước phát triển Tốc độ tăng trưởng bình quân mỗi năm đạt 22-23%, thu nhập bình quân đạt 45 triệu đồng/người/năm, góp phần cải thiện đời sống nhân dân

Điều kiện xã hội: Trên địa bàn phường có các nhà máy, xí nghiệp thuộc nằm phân tán trên địa bàn phường và thuộc KCN Đông An 2 vì vậy những năm gần đây dân nhập

cư tại địa phương tăng nhanh đáp ứng tốt về nguồn lao động phục vụ phát triển kinh tế

I.3 Nội dung, phương pháp nghiên cứu

I.3.1 Nội dung nghiên cứu

- Đánh giá tình hình quản lý và sử dụng đất trên địa bàn nghiên cứu

- Đánh giá cơ sở dữ liệu địa chính, hệ thống hồ sơ địa chính và kho hồ sơ thủ tục

đăng ký đất đai của địa phương

- Xây dựng kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số

- Ứng dụng phần mềm ViLIS 2.0 xây dựng CSDL hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số

- Đánh giá hiệu quả sử dụng của phần mềm ViLIS 2.0 đối với việc xây dựng cơ

sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai dạng số

I.3.2 Phương pháp và phương tiện nghiên cứu

I.3.2.1 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp điều tra thu thập số liệu, tài liệu

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp chuyên gia

- Phương pháp kế thừa

- Phương pháp ứng dụng công nghệ thông tin

I.3.2.2 Phương tiện nghiên cứu

- Phần Mềm Foxit Phantom PDF

- Phần mềm Microsoft SQL 2012 Express

- Phần mềm ViLIS 2.0 (phiên bản Enreprise)

I.3.3 Quy trình thực hiện

Máy scan (quét)

Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai gốc

Cơ sở pháp lý

Xây dựng kho hồ sơ thủ tục ĐKĐĐ dạng số

Xử lý, biên tập nội nghiệp

Scan (quét) các giấy tờ pháp lý

PHẦN II: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

II.1 Đánh giá tình hình quản lý và sử dụng đất trên địa bàn phường Hòa Lợi, thị

xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

II.1.1 Tình hình quản lý nhà nước trên địa bàn

Công tác quản lý nhà nước về đất đai trên địa bàn phường Hòa Lợi đã có nhiều chuyển biến tích cực Thời gian qua, các nhiệm vụ trọng tâm về lĩnh vực đất đai đã được cấp ủy, chính quyền phường Hòa Lợi quan tâm, tập chung chỉ đạo và tổ chức thực hiện đạt kết quả tốt

Công tác chuyển mục đích sử dụng đất theo quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất được cấp có thẩm quyền phê duyệt góp phần tạo điều kiện phát triển cho các ngành, các lĩnh vực trên địa bàn phường

Những kết quả của việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về đất đai trên địa bàn đã tạo ra những điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai trên phần mềm ViLIS hiện nay

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác quản lý Nhà nước về đất đai trên địa bàn phường vẫn còn một số hạn chế trong công tác cấp GCN QSDĐ cho hộ gia đình, cá nhân, cụ thể: trong quá trình cấp GCN QSDĐ chính quy xét duyệt nguồn gốc đất của phường vẫn còn sai sót dẫn đến khiếu nại Tình hình quản lý đất công trên địa bàn phường vẫn chưa được chặt chẽ… Công tác bồi thường giải phóng mặt bằng còn nhiều hạn chế và bất cập Chính sách bồi thường hỗ trợ đối với một số trường hợp vẫn chưa được thỏa đáng, giá đất bồi thường chưa theo được giá thị trường nên gây ra nhiều khó khăn cho công tác giải phòng mặt bằng và tiến độ thực hiện dự án… Quy hoạch - kế hoạch sử dụng đất được lập ra chưa được phù hợp với xu hướng phát triển hiện tại của địa phương

II.1.2 Hiện trạng sử dụng đất năm 2017

Tổng diện tích tự nhiên của phường Hòa Lợi năm 2017 là 1.075,3400 ha bao gồm đất nông nghiệp và phi nông nghiệp và đất chưa sử dụng, trong đó:

- Đất nông nghiệp (NNP) diện tích là 1.164,5338ha, chiếm 68,29% tổng diện tích

tự nhiên của phường

- Đất phi nông nghiệp (PNN) diện tích là 534,9088 ha, chiếm 31,36% tổng diện tích tự nhiên của phường

- Đất chưa sử dụng (CSD) diện tích là 5,8974 ha, chiếm 0,35% tổng diện tích tự

nhiên của phường

Bao gồm các loại đất với diện tích và tỷ lệ cụ thể như sau: (xem bảng 1)

Nhìn chung, công tác quản lý nhà nước về đất đai của phường trong thời gian qua

đã có xu hướng chuyển biến tích cực, đạt nhiều thành tựu quan trọng tạo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội và đảm bảo an ninh trật tự trên địa bàn

Bảng 1: Diện tích sử dụng đất theo mục đích sử dụng năm 2017

2.5 Đất sông suối và mặt nước chuyên

II.2 Đánh giá cơ sở dữ liệu địa chính, hệ thống hồ sơ địa chính và kho hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai của địa phương

II.2.1 Đánh giá hiện trạng cơ sở dữ liệu địa chính

1 Hiện trạng cơ sở dữ liệu bản đồ địa chính

Phường Hòa Lợi có tổng số 43 tờ bản đồ địa chính dưới định dạng file *.dgn gồm

tỷ lệ 1:2000 với 10.575 thửa đất Các bản đồ đã chuyển về hệ tọa độ chuẩn VN-2000 (là

hệ tọa độ thống nhất trong cả nước) Tất cả các bản đồ đều được chỉnh lý biến động và

có độ chính xác cao, là nguồn dữ liệu quan trọng trong công tác QLĐĐ Thông tin của thửa đất trên BĐĐC bao gồm số hiệu thửa, loại đất theo luật đất đai 2003, diện tích thửa đất tính theo bản đồ số, tên chủ sử dụng và địa chỉ thửa đất

2 Hiện trạng cơ sở dữ liệu thuộc tính địa chính

a Tình hình lập và quản lý HSĐC giấy

Bảng 2: Hệ thống sổ bộ địa chính trên địa bàn phường Hòa Lợi

b Hiện trạng dữ liệu hồ sơ

Nhìn chung, các dữ liệu hồ sơ được thành lập theo các định đạng và mục đích khác nhau Thời gian qua các nhiệm vụ về xây dựng các dữ liệu hồ sơ theo dạng chuẩn ngày càng được chú trọng Hiện nay phần mềm ViLIS 2.0 được coi là công cụ đắc lực trong công tác quản lý nhà nước về đất đai đối với cán bộ công nhân viên tại Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai, hàng ngày thường xuyên truy cập và khai thác để phục vụ cho công tác quản lý đất đai

Vì vậy, để quản lý tốt các dữ liệu hồ sơ cần xây dựng một dữ liệu trên nền tảng các nguồn dữ liệu sẵn có Thế nhưng các nguồn dữ liệu hồ sơ được xây dựng theo các

mục đích khác nhau và không được thường xuyên cập nhật, các thông tin được lưu trữ trong CSDL không đầy đủ, thiếu chính xác:

- Dữ liệu về chủ sử dụng đất, sở hữu tài sản gắn liền với đất: Nhập họ tên chưa

đúng theo cấu trúc chuẩn, thiếu năm sinh, ngày cấp CMND, nơi cấp CMND, thiếu địa chỉ chủ hoặc địa chỉ chủ nhập không đúng chuẩn

- Dữ liệu về thửa đất: Thiếu thời hạn sử dụng đất, mục đích sử dụng đất kiểm

kê, một số trường hợp nhập sai địa chỉ thửa (không chọn tên khu phố (ấp) ở danh mục

mà nhập nhầm sang trường dữ liệu tên đường), chọn thiếu nguồn gốc giao đất Một số trường hợp không chọn vào mục sử dụng chung đối với các trường hợp là đồng sử dụng quyền sử dụng đất

- Dữ liệu về tài sản gắn liền với đất: Thiếu địa chỉ nhà hoặc địa chỉ nhập không

đúng cấu trúc chuẩn, nguồn gốc sở hữu số tầng, kết cấu chi tiết, cấp hạng, diện tích sử dụng

- Dữ liệu về giấy chứng nhận: Thiếu số hiệu giấy chứng nhận, số vào sổ, ngày

vào sổ, số hồ sơ gốc, tính pháp lý, mã vạch Ngoài ra còn chọn sai loại giấy chứng nhận, ghi chú đồng sử dụng sai trang

c Hiện trạng cơ sở dữ liệu hồ sơ quét

Phường Hòa Lợi, thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương đã thực hiện số hóa và xây dựng

cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai kết hợp với xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính dựa trên những văn bản pháp lý sau:

- Thông tư số 04/2013/TT-BTNMT ngày 24 tháng 04 năm 2013 của Bộ Tài

Nguyên và Môi Trường về quy định xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai;

- Thông tư số 17/2010/TT-BTNMT ngày 04 tháng 10 năm 2010 của Bộ Tài

Nguyên và Môi Trường quy định về kỹ thuật chuẩn dữ liệu địa chính;

- Quyết định số 274/QĐ-STNMT ngày 22 tháng 4 năm 2015 của Sở Tài Nguyên

và Môi Trường về Ban hành quy chế quản lý, vận hành, khai thác và cập nhật, chỉnh lý biến động cơ sở dữ liệu đất đai trên địa bàn tỉnh Bình Dương

Theo đó thành phần hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai thực hiện số hóa theo thông tư 04/2013/TT-BTNMT quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai bao gồm:

- GCN cấp mới, cấp đổi hoặc Giấy chứng nhận đã cấp trước đây đang sử dụng;

- Giấy tờ pháp lý về nguồn gốc sử dụng đất làm cơ sở cho việc cấp GCN

- Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính về đất đai

- Quét bản đồ, sơ đồ, bản trích đo địa chính đã sử dụng để cấp GCN trước đây

Giá trị sử dụng của cơ sở dữ liệu hồ sơ quét đã giúp:

- Đánh giá được thông tin chính xác về cơ sở dữ liệu hồ sơ như chủ, thông tin

thửa, bản đồ vv…

- Nâng cao được độ chính xác của hồ sơ cũng như tìm kiếm tra cứu nhanh chóng

so với lục hồ sơ, giảm được thời gian, chi phí

- Liên kết với dữ liệu thuộc tính và thể hiện tính lịch sử của từng thửa đất

- Biết được quá trình giao dịch thửa đất trước và sau qua các thời điểm giao

dịch

Hiện nay tại chi nhánh văn phòng đăng ký đất đai đã có hồ sơ quét và phân hệ quản

lý hồ sơ quét với 51.680 hồ sơ được đưa vào lưu trữ và sử dụng Công tác số hóa hồ sơ được coi là công cụ đắc lực đối với cán bộ và công nhân viên ở đây Tuy nhiên các hồ

sơ số hóa có trong cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai vẫn chưa được đầy đủ, chưa đáp ứng đầy đủ nhu cầu về mặt khai thác và lưu trữ Do đó việc số hóa bổ sung các thành phần hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai là rất cần thiết góp phần quản lý tốt các hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai, đảm bảo tính pháp lý và tính thống nhất cho công tác quản lý nhà nước về đất đai, giúp quá trình thụ lý hồ sơ nhanh hơn, tiết kiệm thời gian lục hồ sơ, giảm diện tích lưu trữ của kho… Chính vì thế, cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai không đơn giản chỉ thực hiện công tác lưu trữ mà còn đáp yêu cầu về mặt truy xuất

dữ liệu cao, khả năng quản lý, chia sẻ Tuy nhiên, với đặc điểm dung lượng dữ liệu tăng không ngừng nhưng cơ sở hạ tầng vẫn chưa được đảm bảo phục vụ tốt việc luân chuyển

dữ liệu từ tỉnh về thị xã, điều này đòi hỏi cần phải được chú trọng quan tâm

II.2.2 Đánh giá hiện trạng quản lý và sử dụng hệ thống hồ sơ địa chính

1 Quá trình hình thành

Trong quá trình phát triển của nước ta, hệ thống hồ sơ địa chính đã trải qua 3 lần thay đổi để hoàn thiện hơn phục vụ cho công tác quản lý Nhà nước về đất đai như sau:

- Thông tư số 29/2004/ TT-BTNMT ngày 01 tháng 11 năm 2004 về việc hướng

dẫn lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính

- Thông tư 09/2007/ TT-BTNMT ngày 02 tháng 08 năm 2007 hướng dẫn việc

lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ địa chính

- Thông tư 24/2014/ TT-BTNMT ngày 19 thàng 05 năm 2014 quy định về hồ

sơ địa chính

Qua quá trình thay đổi thì hồ sơ địa chính có các thành phần chủ yếu như sau:

- Địa phương xây dựng, vận hành cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính được

lập dưới dạng số và lưu trong cơ sở dữ liệu đất đai, gồm có các tài liệu sau đây:

+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm: Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai + Sổ địa chính

+ Bản lưu Giấy chứng nhận

- Địa phương chưa xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính, hồ sơ địa chính gồm có:

+ Tài liệu điều tra đo đạc địa chính gồm: Bản đồ địa chính và sổ mục kê đất đai + Sổ địa chính dạng giấy hoặc dạng số

+ Sổ theo dõi biến động đất đai lập dưới dạng giấy

+ Bản lưu Giấy chứng nhận dạng giấy hoặc dạng số

Hệ thống sổ bộ tại địa phương được bảo quản tương đối kỹ, giúp cho quá trình sử dụng lâu dài Quá trình sử dụng diễn ra thường xuyên phục vụ cho công tác quản lý và thụ lý hồ sơ tại địa phương.Tuy nhiên việc cập nhập hồ sơ địa chính trên tại địa phương vẫn chưa được kịp thời, chưa phản ánh đúng thực trạng sử dụng đất tại địa phương

2 Thành phần Hồ sơ địa chính

Bảng 3: Hệ thống sổ bộ địa chính trên địa bàn phường Hòa Lợi

Nội dung hồ sơ địa chính bao gồm:

a Tài liệu điều tra đo đạc địa chính

- Bản đồ địa chính: Phản ánh thửa đất với bốn yếu tố:

+ Yếu tố tự nhiên của thửa đất như vị trí, hình dạng, kích thước, chất lượng đất + Yếu tố kinh tế của thửa đất như giá đất, thuế đất, giá trị các công trình trên

tờ bản đồ *.dgn với 10.575 thửa đất đưa vào sử dụng và khai thác Tuy nhiên, trên thực

tế thì bản đồ địa chính vẫn chưa được cập nhật kịp thời dẫn đến sự khác nhau giữa bản

đồ địa chính với hiện trạng sử dụng đất

b Sổ mục kê đất đai: Được lập ra dưới dạng giấy nhằm mục đích liệt kê từng

thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính của phường về các nội dung: tên chủ sử dụng đất, diện tích, loại đất đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra

cứu sử dụng các loại tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện, chính xác…

c Sổ địa chính

Nội dung thể hiện trên sổ địa chính gồm 2 thành phần:

- Người sử dụng đất: Tên chủ sử dụng; năm sinh, chứng minh nhân dân; địa

chỉ thường trú

- Thửa đất: Ngày tháng năm vào sổ; số thứ tự thửa đất; số thứ tự bản đồ;

diện tích sử dụng: chung, riêng; mục đích sử dụng đất; thời hạn sử dụng; nguồn gốc sử dụng; số phát hành GCN QSDĐ; số vào sổ cấp GCN QSDĐ

11

Hình 1: Sổ địa chính

d Bản lưu giấy chứng nhận: Đây là giấy có giá trị pháp lý cao nhất Do đó, đã

được scan từ giấy chứng nhận của người dân để đưa vào cơ sở dữ liệu hồ sơ thủ tục đăng

ký đất đai dạng số quản lý tránh tình trạng hư hỏng trong quá trình sử dụng Tuy nhiên,

trên thực tế tình hình các bản lưu giấy chứng nhận để đưa vào bảo quản vẫn đang trong tình trạng tồn động

e Sổ theo dõi biến động đất đai: Là sổ cập nhập toàn bộ thông tin về đất đai từ

sau khi đăng ký lần đầu

Mục đích lập sổ là thông qua thông tin biến động được ghi nhận ở sổ này cho biết được thực trạng mỗi loại đất tại mỗi thời điểm của phường Đồng thời dựa vào sổ này giúp ta thống kê biến động một cách dễ dàng biết được tổng quỹ đất của phường,

cơ cấu quỹ đất từ đó có biện pháp, chính sách nhằm điều chỉnh cơ cấu quỹ đất sao cho phù hợp với điều kiện phát triển của phường

Hiện nay trên địa bàn phường có 4 cuốn và được đưa vào bảo quản Tờ khi có CSDL địa chính sổ đã không được cập nhập, tuy nhiên công tác lưu trữ sổ dạng giấy trước đây vẫn được thực hiện tốt

Hình 2: Sổ theo dõi biến động đất đai

 Nhận xét- đánh giá

Nhìn chung, hệ thống sổ bộ của phường thể hiện đầy đủ và hoàn thiện các nội dung đáp cho việc quản lý đầy đủ về không gian và thuộc tính của thửa đất cũng như chủ sử dụng Tuy nhiên, từ khi có cơ sở dữ liệu địa chính các loại sổ mục kê, sổ biến động đất đai, sổ cấp giấy chứng nhận đã không được cập nhập và đưa vào sử dụng nhưng vẫn được bản quản kỹ lưỡng mang ra sử dụng khi cần thiết, riêng đối với sổ địa chính thì được lập trên máy tính và in ra để sử dụng khi cần thiết, bản đồ địa chính thực hiện trên phần mềm Microstation với độ chính xác cao

3 Đánh giá tình hình quản lý và cập nhật, chỉnh lý biến động đất đai trên hồ sơ địa chính

Bảng 4: Thống kê các loại hồ sơ biến động từ tháng 8/2016 đến tháng 6/2017

1 Cấp đổi, cấp lại GCN QSDĐ, QSHNƠ và tài

sản khác gắn liền với đất

44

2 Chuyển nhượng một phần, toàn bộ thửa đất 850

3 Đăng ký đất đai tài sản gắn liền với đất lần đầu 8

(Nguồn: Chi nhánh VPĐKĐĐ thị xã Bến Cát)

 Nhận xét: Từ bảng trên, cho thấy tình hình biến động trên địa bàn phường diễn

ra tương đối phức tạp với số lượng lớn, trong đó việc thực hiện các quyền sử dụng đất chiếm số lượng lớn, tiếp theo là công tác chuyển mục đích sử dụng đất nguyên nhân do phường đang trong quá trình đô thị hóa nên việc xin chuyển mục đích từ đất nông nghiệp sang đất phi nông nghiệp diễn ra tương đối lớn Tuy nhiên công tác cập nhật, chỉnh lý trên HSĐC chưa được kịp thời chưa phản ánh đúng thực trạng sử dụng đất, chưa đáp ứng kịp thời vai trò hồ sơ địa chính trong công tác quản lý nhà nước về đất đai

II.2.3 Đánh giá hiện trạng quản lý và sử dụng hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai

1 Hiện trạng hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai

Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai trước khi đưa vào thực hiện công tác lưu trữ việc phân loại hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai theo phường để đảm đảm cho việc hồ sơ không

bị thất thoát, và khó tìm kiếm trong quá trình sử dụng, sau đó tất cả các hồ sơ được đóng hộp và đưa lên kệ quản lý theo phường

Vị trí lưu hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai được chọn lưu trên các kệ ở những nơi khô ráo, độ ẩm thấp, môi trường xung quang trong lành, thuận lợi giao thông đi lại Sau khi

bố trí được chỗ vị trí lưu hồ sơ công việc sắp xếp hồ sơ trong kho lưu trữ một cách khoa học, thuận lợi cho sử dụng là hết sức cần thiết Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai được đưa vào hộp mỗi (trong mỗi hợp chứa 20-25 hồ sơ), đánh số thứ tự cho từng hộp từ trái sang phải

Đối với các loại hồ sơ chưa được đưa lên kệ thì được quản lý tạm thời, hồ sơ được cho vào túi, ghi bìa, xếp thành từng bố và đã được phân ra theo từng phường

Hiện nay, số lượng hồ sơ của VPĐK đang hiện có khoảng 218.530 hồ sơ lưu trữ Trong đó, phường Hòa Lợi có khoảng 10.250 hồ sơ đã được số hóa và đưa lên kệ để quản lý, phường Hòa Lợi có 406 hộp trên kệ trong mỗi hộp chứa khoảng 20 - 25 hồ sơ (tùy vào mức độ dầy mỏng của hồ sơ)

Tóm lại hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai được quản lý và bảo quản chặt chẽ để tránh tình trạng hư hỏng, thất thoát

2 Hiện trạng kho lưu trữ

Kho là khu vực bảo quản tài liệu, khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, để bảo bảo hồ

sơ thủ tục đăng ký đất đai được tốt thì hiện nay kho lưu trữ của Chi nhánh văn phòng đăng ký được chia làm 2 kho mỗi kho bảo quản tài liệu có diện tích 120m2 và 90m2

Về môi trường trong kho nhiệt độ, độ ẩm:

+ Đối với tài liệu giấy cần khống chế và duy trì ở nhiệt độ 200C (±20C) và độ

ẩm 50% (± 5 %);

Hình 3: Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai bảo quản

Hình 4: Hồ sơ thủ tục đăng ký đất đai bảo quản tạm thời