Luận Văn Chương trình quản lý sinh viên

Căn cứ vào các quy chế đào tạo người quản lý sẽ lập ra các danh sách theo yêu cầu của thực tế đòi hỏi như danh sách lớp, danh sách sinh viên thi lại, danh sách sinh viên học lại, CHƯƠNG

LỜI CẢM ƠN

Trước hết em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu trường ĐHSP Hà Nội 2, Ban Chủ nhiệm Khoa Công nghệ thông tin, đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận thực tế, áp dụng kiến thức lý thuyết vào đời sống thực tiễn, tạo

cơ sở tổng hợp được nhiều kiến thức, trang bị nhiều kỹ năng cần thiết và tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý báu Qua đó, nó còn giúp chúng em làm quen được cơ cấu tổ chức cũng như cách làm việc tại các cơ quan Đó chính

là những hành trang vô cùng quý giá để chúng em vững bước vào đời

Đặc biệt em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành và sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn TS Trịnh Đình Vinh đã giúp đỡ và chỉ dẫn tận tình cho em trong việc hình thành bản đồ án, hướng dẫn triển khai đề tài, cách sử dụng tài liệu

hệ thống hóa kiến thức và tổng kết các kết quả nghiên cứu một cách có hệ thống và khoa học

Và em cũng xin chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trong Khoa đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những kiến thức cần thiết trong suốt quá trình học tập tại trường, để hôm nay chúng em vận dụng những kiến thức tích lũy được áp dụng vào thực tế Cám ơn tập thể lớp K34 – Cử nhân Tin cùng bạn bè thân hữu đã giúp đỡ, đóng góp những ý kiến quý báu cho tôi Tất cả những điều đó là nguồn động lực rất lớn để tôi có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 05 năm 2012 Sinh viên

Nguyễn Thị Xuân

LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là: Nguyễn Thị Xuân

Sinh viên lớp: K34 – Cử Nhân Tin, Trường ĐH Sư phạm Hà Nội 2

Tôi xin cam đoan:

1 Đề tài: “Chương trình quản lý sinh viên” là kết quả nghiên cứu của riêng tôi, dưới sự hướng dẫn của thầy giáo TS Trịnh Đình Vinh và có sử

dụng sách tham khảo của một số tác giả

2 Khóa luận không sao chép từ các tài liệu sẵn có nào

3 Kết quả nghiên cứu không trùng với các tác giả khác

Nếu sai, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm!

Hà Nội, tháng 05 năm 2012

Người cam đoan

Nguyễn Thị Xuân

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

LỜI NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích của đề tài 2

3 Yêu cầu phạm vi của đề tài 2

4 Phương pháp nghiên cứu 4

5 Ý nghĩa khoa học của đề tài 4

6 Cấu trúc của khóa luận 5

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG 6

1.1 Khảo sát 6

1.1.1 Khảo sát hiện trạng 6

1.1.2 Đánh giá hiện trạng 7

1.1.2.1 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn 8

1.1.2.2 Yêu cầu đặt ra với hệ thống mới 8

1.2 Các chức năng của hệ thống 8

1.3 Phân tích 10

1.3.1 Phân tích về xử lý 10

1.3.2.Phân tích về dữ liệu 11

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 13

2.1 Phân tích hệ thống về chức năng 13

2.1.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng 13

2.1.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu 17

2.1.2.1 DFD mức ngữ cảnh 20

2.1.2.2 DFD mức đỉnh 21

2.1.2.3 DFD mức dưới đỉnh 22

2.2 Phân tích hệ thống về dữ liệu 28

2.2.1 Khái niêm chung về cơ sở dữ liệu 28

2.2.2 Công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu 28

2.2.3 Các bảng trong hệ thống 32

2.2.4 Mối quan hệ giữa các bảng trong hệ thống 38

CHƯƠNG 3 THIẾT KẾ VÀ THỰC HIỆN HỆ THỐNG 39

3.1 Công cụ thiết kế hệ thống 39

3.1.1 Microsoft Visual Studio.NET 40

3.1.2 Thiết kế giao diện 43

3.1.3 Lập trình cơ sở với Visual Basic.Net 46

3.1.4 Kết nối với cơ sở dữ liệu Access 57

3.2 Thiết kế chương trình 59

3.2.1 Định nghĩa lưu đồ thuật toán 59

3.2.2 Lưu đồ thuật toán chức năng “Đăng nhập” 60

3.2.3 Lưu đồ thuật toán chức năng “Thêm sinh viên” 61

3.2.4 Lưu đồ thuật toán chức năng “Sửa thông tin sinh viên” 62

3.2.5 Lưu đồ thuật toán chức năng “Xóa sinh viên” 63

3.2.6 Lưu đồ thuật toán chức năng “Tìm kiếm” 64

3.3 Thiết kế giao diện chương trình 65

3.3.1 Giao diện đăng nhập 65

3.3.2 Giao diện chính 65

3.3.3 Một số giao diện khác 66

KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 74

1 Kết quả đạt được 74

2 Hướng phát triển của đề tài 74

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH 76

LỜI NÓI ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay song song với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ

thuật thì ngành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan trọng, nó đã đạt được những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với những bước tiến nhảy vọt Việc

áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó

Đi đôi với sự phát triển của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc các sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc

áp dụng ngành khoa học này

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, Công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin Ở nước ta hiện nay, việc áp dụng tin học trong việc quản lý tại các

cơ quan, trường học, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết Nhưng một vấn đề đặt ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách xử lý

dữ liệu, bởi mỗi trường học, mỗi xí nghiệp, mỗi cơ quan là một cách xử lý khác nhau Ở đây em muốn đề cập tới tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống quản lý nhờ tin học hoá

Với mong muốn tìm hiểu xây dựng một hệ thống thông tin quản lý có

áp dụng tin học, em muốn trình bày nội dung về phân tích thiết kế hệ thống

thông tin trong đề tài “ Chương trình quản lý sinh viên”, tiến tới thiết kế

một chương trình quản lý sinh viên trên máy tính Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, xong thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên việc khảo sát thực tế và phân tích thiết kế còn có nhiều thiếu xót cần được

bổ xung Vì vậy, em mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè

để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn

2 Mục đích của đề tài

Cùng với sự phát triển của xã hội thì công nghệ thông tin đã và đang triển khai các ứng dụng trên địa bàn toàn quốc, dần tiến tới tin học hóa tất cả các hoạt động trong mọi lĩnh vực của các ngành nghề Máy tính thực sự là công cụ đáng tin cậy không thể thiếu được trong mọi hoạt động của xã hội trong thời đại thông tin này Chính vì thế việc quản lý sinh viên trong các trường phải được tin học hóa toàn bộ, không còn làm theo lối thủ công để quản lý sổ sách, giấy tờ, chậm chạp trong việc khai thác thông tin và chiếm nhiều không gian lưu giữ Mục đích của việc xây dựng đề tài này là:

- Giảm bớt thời gian ghi chép, không gây nhầm lẫn, thiếu chính xác

- Thực hiện sửa dữ liệu rất thuận tiện

- Tận dụng tối đa khả năng tính đã có

- Mọi công việc cập nhật, điều chỉnh, tìm kiếm, tra cứu đều được thực hiện nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian

- Công việc của cán bộ không còn vất vả, hiệu suất lao động cao

3 Yêu cầu phạm vi của đề tài

Dựa vào các thông tin đã thu thập được và những đặc điểm cơ bản của

hệ thống quản lý sinh viên của trường Đại học Sư Phạm Hà Nội 2, hệ thống quản lý sinh viên cơ bản cần thực hiện quản lý các thông tin sau:

- Quản lý hồ sơ sinh viên

- Quản lý điểm

3.1 Quản lý hồ sơ sinh viên

- Hồ sơ sinh viên là nơi lưu trữ tất cả các thông tin về một sinh viên như:

Họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, quê quán, địa chỉ

- Trong hồ sơ sinh viên ghi lại chi tiết quá trình học tập của sinh viên

- Các diễn biến về điểm, quá trình học tập của sinh viên sẽ do phòng giáo

Điểm tổng kết môn sẽ được tính theo công thức:

ĐTBM = a1* 0.1 + a2* 0.2 + a3*0.7

Trong đó điểm a1 là điểm chuyên cần, điểm a2 là điểm kiểm tra giữa kỳ, điểm a3 là điểm thi hết môn

Điểm tổng kết học kỳ sẽ được tính bằng điểm tổng kết các môn nhân với

số đơn vị học trình tương ứng và chia cho tổng số đơn vị học trình

Sinh viên phải thi lại các môn nếu điểm tổng kết của môn đó nhỏ hơn 5 Sau khi thi lại, điểm tổng kết mới sẽ được tính theo điểm thi lại của từng môn Sinh viên phải học lại những môn có điểm thi lại < 5 vào thời điểm sớm nhất do nhà trường tổ chức

Nếu phải học lại một học phần làm cơ sở cho các học phần tiếp theo sau, sinh viên không được học và dự thi các học phần tiếp sau nếu nhà trường

Trong đó ĐTKHK: Điểm tổng kết học kỳ

M1, M2: Điểm tổng kết môn 1, môn 2

Mn : Điểm tổng kết thi môn thứ n

H1, H2: Số đơn vị học trình của môn 1, môn 2

Hn: Số đơn vị học trình của môn thứ n

< 5 xếp loại Yếu ( thi lại và học lại)

- Xét loại học bổng: Đạt điểm trung bình từ 7.00 trở lên và không có môn nào

có điểm tổng kết dưới 5

Với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong việc quản lý sinh viên đảm bảo việc quản lý sinh viên được đầy đủ và chính xác, tiện lợi và phù hợp với nhu cầu thực tế

4 Phương pháp nghiên cứu

 Thu thập và phân tích các tài liệu và thông tin có liên quan đến đề tài

 Phân tích- tổng hợp

 Kết hợp nghiên cứu tài liệu với tiến hành cài đặt cụ thể

5 Ý nghĩa khoa học của đề tài

Chương trình được xây dựng để đáp ứng các yêu cầu quản lý, giúp cho việc quản lý được thuận lợi khoa học, tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả tối

ưu cho công tác quản lý sinh viên

6 Cấu trúc của khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết thúc, khóa luận bao gồm ba chương chính:

Chương 1 Khảo sát hệ thống Chương 2 Phân tích hệ thống Chương 3 Thiết kế và thực hiện hệ thống

1.1 Khảo sát

Đây là phần mà chúng ta tiến hành khảo sát phê phán hiện trạng, từ đó

đề ra các phương hướng giải quyết Và đề xuất ra các cải tiến bằng cách đưa

cứ theo địa chỉ quê quán của sinh viên, ngành học mà sinh viên dự thi Quá trình học tập của sinh viên được theo dõi bằng điểm số của các môn học qua các học kỳ Điểm của các môn trong từng học kỳ được người quản lý sinh viên nhập vào máy tính để xử lý và lưu trữ Xử lý bao gồm các công việc như tính điểm trung bình bằng cách sử dụng các công thức Căn cứ vào các quy chế đào tạo người quản lý sẽ lập ra các danh sách theo yêu cầu của thực tế đòi hỏi như danh sách lớp, danh sách sinh viên thi lại, danh sách sinh viên học lại,

CHƯƠNG I

KHẢO SÁT HỆ THỐNG

khác tuỳ chọn nội dung cho phù hợp với mục đích và yêu cầu đặt ra Khi tốt nghiệp, ra trường sinh viên được nhận lại hồ sơ sinh viên cùng với bằng tốt nghiệp và bảng điểm ghi lại kết quả thi các môn học trong suốt quá trình học tập tại trường

1.1.2 Đánh giá hiện trạng

Quản lý sinh viên là một công việc rất phức tạp và khó bởi vì số lượng sinh viên thì nhiều lại có nhiều vấn đề liên quan tới sinh viên như hồ sơ sinh viên xử lý các yêu cầu của sinh viên đặt ra, xử lý điểm thi học kỳ, xử lý tốt nghiệp và các xử lý khác liên quan đến sinh viên Làm sao người làm công tác quản lý sinh viên phải xử lý nhanh chính xác tránh gây ra nhầm lẫn lưu trữ và bảo quản phải an toàn Điều này thật khó đòi hỏi chúng ta phải mất nhiều thời gian và công sức cho việc này thì mới mong có kết quả tốt được

Hiện nay việc quản lý sinh viên phải trải qua nhiều công đoạn làm thủ công bằng tay nên mất rất nhiều thời gian mà hiệu quả công việc lại không cao, hay gây ra nhầm lẫn Khi làm thủ công như vậy thì việc tìm kiếm, sửa chữa, lưu trữ và bảo quản là những công việc rất vất vả Nếu số lượng sinh viên càng nhiều thì các công việc này càng vất vả hơn rất nhiều Và tất cả những thông tin về sinh viên người quản lý đều phải dùng sổ để ghi lại và theo dõi dẫn đến sự quản lý còn rời rạc không nhất quán, việc lưu trữ cần rất nhiều bản ghi Khi sinh viên có yêu cầu lấy bảng điểm cá nhân của năm học nào đó thì người quản lý phải tìm quyển sổ đó và viết ra những điểm số cho sinh viên đó, công việc rất đơn giản nhưng người quản lý lại rất vất vả và mất nhiều thời gian Sinh viên đó không thể lấy bảng điểm đó ngay được và phải chờ một thời gian Nếu như có nhiều người yêu cầu, mỗi người một kiểu thì người quản lý sẽ bận rộn suốt cả ngày mà vẫn không đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của thực tế Nhưng nếu như có sự trợ giúp của máy tính thì các công

việc đó lại rất là đơn giản mà vẫn đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của thực tế

Do đó, tin học hoá là một nhu cầu cần thiết cho hệ thống quản lý sinh viên

1.1.2.1 Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn

Trước một khối lượng sinh viên nhiều như hiện nay thì các yêu cầu đặt

ra cho việc quản lý theo phương pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng được, do

đó công việc gặp rất nhiều khó khăn Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian và công sức, mỗi sinh viên đều có một bảng điểm riêng cho nên việc lưu trữ, tìm kiếm, bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng

có khi còn có cả nhầm lẫn và sai xót

Từ những nhược điểm trên ta nhận thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá cho việc quản lý điểm sinh viên cũng như các hệ thống quản lý khác

1.1.2.2 Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới

Cùng với sự phát triển của xã hội , công tác tổ chức quản lý cũng cần được đầu tư và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng như giúp cấp lãnh đạo thực hiện tốt các chủ trương chính sách đối với cán bộ giáo viên nhà trường

Trước hết để quản lý được một khối lượng lớn sinh viên của một trường học, phải tổ chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng được những yêu cầu: tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi Hệ thống quản

lý mới phải khắc phục được những nhược điểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệ thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của

dữ liệu ngay từ khi cập nhật

- Đăng nhập hệ thống

- Thoát khỏi hệ thống

+ Chức năng cập nhật hồ sơ: gồm có 5 chức năng con sau:

- Thêm hồ sơ mới

- Cập nhật điểm thi lại

- Cập nhật điểm thi tốt nghiệp

- Cập nhật điểm trung bình

- Cập nhật điểm rèn luyện

+ Chức năng cập nhật thông tin hệ thống: gồm có 5 chức năng con sau:

- Cập nhật khoa: Thêm khoa mới, sửa thông tin khoa, xoá khoa

- Cập nhật ngành: Thêm ngành mới, sửa thông tin ngành, xoá ngành

- Cập nhật lớp: Thêm lớp mới, sửa thông tin lớp, xoá lớp

- Cập nhật môn học: Thêm môn học mới, sửa thông tin môn học, xoá môn học

- Cập nhật giáo viên: Thêm giáo viên mới, sửa thông tin giáo viên, xoá giáo viên

+ Chức năng tìm kiếm: gồm có 4 chức năng con sau:

- Tìm kiếm sinh viên

- Tìm kiếm điểm thi

- Tìm kiếm danh sách thi lại

- Tìm kiếm giáo viên

+ Chức năng báo cáo thống kê: gồm có 4 chức năng con sau:

- In bảng điểm

- In các danh sách

- Báo cáo kết quả học tập của sinh viên

- Báo cáo kết quả tốt nghiệp của sinh viên

1.3 Phân tích

Phân tích chính là sự khảo sát nhận diện và phân lập các thành phần của một phức hợp nào đó và cái quan trọng hơn là ta phải chỉ ra được cái liên quan giữa các thành phần và làm rõ được cấu trúc hệ thống

1.3.1 Phân tích về xử lý

Đối với hệ đơn giản ta biểu diễn các xử lý bằng biểu đồ phân cấp chức năng là đủ Nhưng đối với bài toán quản lý sinh viên này tính liên kết giữa các chức năng là cao, phức tạp nên cần phải biểu diễn bằng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu nhưng chủ yếu là biểu diễn bằng biểu đồ luồng

dữ liệu

Với phương pháp này em diễn tả hệ thống bằng cách theo dõi sự dịch chuyển, theo dõi việc xử lý dữ liệu một cách lần lượt ra sao Trong phương pháp này em xây dựng công cụ phân tích từ trên xuống bằng cách này phân rã biểu đồ luồng dữ liệu thành nhiều mức -> làm mịn dần

Mức 1: Thu được biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Ta tiến hành coi cả hệ thống chỉ là một chức năng đại diện cho nhiệm vụ chung của hệ thống Bên cạnh đó ta cho xuất hiện các tác nhân ngoài (xuất hiện ở chỗ vào ra của hệ thống)

Mức 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Từ mức 2 trở đi, ở mức trên có bao nhiêu chức năng thì mức dưới sẽ có bấy nhiêu biểu đồ luồng dữ liệu tương ứng

Mức 3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Từ mức 3 tiếp tục phân rã các chức năng ở mức đỉnh theo từng chức năng

Dữ liệu của hệ thống được lưu trữ dưới dạng bảng, trong đó các dữ liệu

đã được chuẩn hoá về dạng 3 NF, giữa các bảng có các mối quan hệ 1-1, 1- n

Chuẩn hoá dữ liệu gồm có:

Dạng chuẩn 1 (1NF): Một quan hệ được gọi là ở dạng chuẩn 1 nếu như tất cả các thuộc tính của nó đều là thuộc tính nguyên tố

Dạng chuẩn 2 (2NF): Một quan hệ được gọi là ở dạng chuẩn 2 nếu

như nó đã ở dạng chuẩn 1 và tất cả các thuộc tính không khoá đều phụ thuộc

đầy đủ vào thuộc tính khoá

Dạng chuẩn 3 (3NF): Một quan hệ được gọi là dạng chuẩn 3 nếu như

nó đã ở dạng chuẩn 2 và không tồn tại những thuộc tính bắc cầu

Trong đó:

+ Thuộc tính nguyên tố: A gọi là 1 thuộc tính nguyên tố nếu như A

không thể phân chia nhỏ hơn nữa

+ Thuộc tính khoá: A được gọi là thuộc tính khoá nếu như A thuộc khoá

tối thiểu của r Ngược lại A được gọi là thuộc tính không khoá

+ Khoá tối thiểu: K gọi là khoá tối thiểu của r nếu K là khoá của r và không tồn tại K‟ thuộc K để K‟ là khoá

+ Khoá của một quan hệ : r <U,F> K được gọi là khoá của r nếu K -> U

là 1 phụ thuộc hàm thoả mãn trên r (K -> U được suy dẫn từ F)

+ Phụ thuộc hàm : Cho quan hệ r xác định trên tập thuộc tính U , X và

Y là 2 tập con của U Người ta nói X xác định hàm Y hay Y phụ thuộc hàm vào X và kí hiệu X -> Y nếu như mọi t1 , t2 (- r mà t1[X] = t2[X] thì t1[Y] =

t2[Y])

Mục đích của chương này nhằm:

+ Phân tích hệ thống về chức năng

+ Phân tích hệ thống về dữ liệu

2.1 Phân tích hệ thống về chức năng

Phần này nhằm xây dựng các biểu đồ:

+ Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

2.1.1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

Bước đầu tiên trong việc phân tích một hệ thống là xác định các chức năng cần phải được tiến hành bởi hệ thống dự định xây dựng Nó mô tả điều cần thực hiện để nghiệp vụ được thực hiện, chứ không phải là việc nghiệp vụ

đó được thực hiện ở đâu, như thế nào hoặc do ai làm Quan điểm chức năng này chỉ là một trong nhiều quan điểm xem xét hệ thống trong giai đoạn phân tích, nó là một quan điểm đặc biệt có ích vào lúc bắt dầu tiến hành tiến trình

đó

Mục tiêu của biểu đồ phân cấp chức năng là:

+ Để giúp xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích

CHƯƠNG II

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

+ Để giúp tăng cường cách tiếp cận logic tới việc phân tích hệ thống Các chức năng xác định sẽ được dùng trong nhiều mô hình sau này như những tiến trình tiềm năng và các tiến trình này càng thuần tuý chức năng thì chúng càng mềm dẻo sẵn sàng cho giai đoạn thiết kế

+ Để chỉ ra vị trí của miền khảo sát hệ thống trong toàn bộ hệ thống

tổ chức Điều này có thể làm rõ trách nhiệm giúp tránh được sự trùng lặp công việc và xác định được các tiến trình trùng lặp và dư thừa trong hệ thống

Biểu đồ phân cấp chức năng được thực hiện như sau:

Cập nhật điểm thi học kỳ

Cập nhật điểm rèn luyện

Cập nhật điểm trung bình

Cập nhật điểm thi lại

Cập nhật điểm thi tốt nghiệp

Cập nhật khoa

Cập nhật môn học

Cập nhật giáo viên

Cập nhật ngành

Cập nhật lớp

In bảng điểm

In các danh sách

Báo cáo kết quả học tập

Báo cáo kết quả tốt nghiệp

Tìm kiếm điểm

Tìm kiếm sinh viên

Tìm kiếm danh sách thi lại

Tìm kiếm giáo viên

Cập nhật thông tin

Hệ thống quản lý sinh viên

Thay đổi hồ

Các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý sinh viên được mô tả cụ thể như sau:

1 Chức năng “Hệ thống ”

Chức năng này có nhiệm vụ bảo vệ chương trình Khi chương trình bắt đầu khởi động, để sử dụng được chương trình thì người sử dụng phải nhập tên đăng nhập và mật khẩu, nếu nhập đúng thì sẽ đăng nhập được vào chương trình, ngược lại nó sẽ yêu cầu phải nhập lại mật khẩu

2 Chức năng “Cập nhật hồ sơ”

Có nhiệm vụ cho phép nhập thêm sinh viên mới, với điều kiện không được trùng mã (chương trình sẽ tự động kiểm tra mã mỗi khi người sử dụng

nhập vào mã mới để tránh việc mã đó đã được nhập rồi) Khi những thông tin

về sinh viên vì một lý do nào đó trong quá trình học tập có thể bị thay đổi như quê quán, điểm thi lại, học lại, xếp loại, lớp ,khoa v.v Người thực hiện sẽ sử dụng chức năng này để cập nhật những thông tin mới nhất về họ Thông tin hiện lên bao gồm toàn bộ các mục như trong hồ sơ sinh viên, những thông tin

này cho phép thay đổi, cập nhật mới Những thông tin mới sẽ được ghi lại và

tra cứu về sau Chức năng chỉnh sửa được thiết kế ở các form sửa thông tin sinh viên, để tiện cho việc sửa những thông tin mà người sử dụng cần thay đổi Người sử dụng có thể dùng chức năng xóa để xóa các thông tin nếu muốn, chương trình sẽ tự động loại những thông tin bị xóa ra khỏi dữ liệu Khi tốt nghiệp, ra trường sinh viên được nhận lại hồ sơ sinh viên cùng với bằng tốt nghiệp và bảng điểm ghi lại kết quả thi các môn học trong suốt quá

4 Chức năng “Cập nhật thông tin”

Chức năng cập nhật thông tin cho phép cập nhật thông tin như: Cập nhật khoa học, cập nhật ngành học, cập nhật môn học, cập nhật lớp học, cập nhật giáo viên Chức năng cập nhật gồm có thêm sửa xóa thông tin

5 Chức năng “Tìm kiếm”

Có nhiệm vụ tìm kiếm các thông tin như tìm kiếm sinh viên (theo tên, theo

mã, theo lớp) Ngoài ra còn cho phép người sử dụng tìm kiếm danh sách sinh viên thi lại, tìm kiếm điểm sinh viên, hoặc tìm kiếm thông tin giáo viên Chức năng này tương tự chức năng cập nhật chỉ khác là không cho phép thay đổi cập nhật mà chỉ cho phép đọc

6 Chức năng “Báo cáo thống kê”

Bao gồm các chức năng như:

- Chức năng in bảng điểm, bao gồm các chức năng con:

 Bảng điểm cá nhân: Đưa ra bảng điểm của sinh viên theo kỳ, hoặc tất cả các kỳ

 Bảng điểm tổng kết môn theo lớp: Cho biết điểm tổng kết của môn học trong lớp được chọn sau khi chọn khóa, lớp, môn và học kỳ

- Chức năng in các danh sách: Chức năng này cho phép in ra các danh sách

như:

 Danh sách sinh viên theo lớp: Sau khi sinh viên nhập học, dữ liệu ra sẽ

cho ta các danh sách sinh viên theo lớp đã được phân theo một yêu cầu cụ thể nào đó Sử dụng chức năng này cho ta danh sách sinh viên được chọn theo khóa, lớp

 Sinh viên thi lại: Sau khi thi học kì và điểm các môn học được nhập vào

máy tính thì người dùng có thể sử dụng chức năng này để xem danh sách sinh viên thi lại của từng môn, tức là bị điểm tổng kết < 5 của môn đó

 Sinh viên học lại môn: Tương tự như thống kê danh sách sinh viên thi

lại nhưng ở đây là các sinh viên đã thi lại số lần mà nhà trường quy định nhưng vẫn không đạt yêu cầu của môn đó, buộc sinh viên đăng kí với phòng giáo vụ để được học lại môn đó với sinh viên khóa sau Sau khi chọn khoa, lớp, học kì và môn học ta sẽ có được danh sách này

- Chức năng báo cáo kết quả học tập

Có nhiệm vụ đưa ra các báo cáo như điểm trung bình học kỳ của lớp Thông tin ra sẽ báo cho sinh viên biết điểm trung bình của học kỳ cùng tổng

số đơn vị học trình đã tích lũy trong học kỳ được chọn Chức năng này cho phép in bảng điểm theo khóa lớp học kỳ Đây là chức năng tổng kết không thể thiếu với chương trình quản lý điểm sinh viên, thường được sử dụng vào cuối mỗi học kì

- Chức năng báo cáo kết quả tốt nghiệp

Chức năng này có nhiệm vụ hiện lên danh sách điểm thi tốt nghiệp của sinh viên theo khóa, lớp, môn thi Chương trình còn cho ta biết được điểm trung bình thi tốt nghiệp của sinh viên

2.1.2 Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu: sử dụng các yếu tố biểu diễn sau:

- Chức năng

+ Định nghĩa: Chức năng là quá trình biến đổi dữ liệu như thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của một dữ liệu hay một số dữ liệu đã cho tạo ra một dữ liệu mới

+ Biểu diễn: bởi một hình tròn hay một hình elip, bên trong có tên của chức năng đó và tên đó phải là động từ

Tên chức năng

+ Định nghĩa: Tác nhân ngoài là thực thể nằm ngoài hệ thống nhưng

có trao đổi thông tin với hệ thống

+ Biểu diễn: dưới dạng một hình chữ nhật, bên trong có tên của tác nhân ngoài

Tên tác nhân ngoài

Biểu đồ luồng dữ liệu nêu ra một mô hình về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ liệu và tiến trình Nó chỉ ra cách thông tin chuyển từ một tiến trình hoặc từ chức năng này trong hệ thống sang một tiến trình hoặc chức năng khác Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra những thông tin nào cần phải có sẵn trước khi thực hiện một hành động hay một tiến trình Điều này nhấn mạnh vào việc định dạng các yêu cầu dữ liệu và xếp biểu đồ luồng dữ liệu vào một phần tiến trình phân tích chứ không phải của tiến trình điều tra và phân biệt rõ rệt với sơ đồ khối có tính truyền thống hơn, vốn chỉ nêu được dãy thủ tục và dòng điều khiển của tiến trình Một số hạn chế của biểu đồ luồng dữ liệu là không cho được một sự phân tích đầy đủ về cả hệ thống Chẳng hạn nó không chỉ ra được yếu tố thời gian, nó cũng không xác định được trật tự thực hiện các chức năng Nó cũng không chỉ ra được yếu tố định lượng đối với dữ liệu có liên quan như khối lượng tối đa và tối thiểu, những thông tin là thành phần cơ bản trong tiến trình phân tích Cho nên biểu đồ luồng dữ liệu cũng có những giới hạn nhất định

trả lời

Phòng đào tạo

Thông tin yêu cầu

Thông tin trả lời Y/c cập nhật thông tin

2.1.2.2 DFD mức đỉnh

Yêu cầu Thông tin Thông tin

đăng nhập trả lời trả lời

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật hồ sơ sinh viên

Hồ sơ sinh viên

Cập nhật hồ sơ Thông tin Thông tin

sinh viên mới trả lời trả lời Cập nhật việc trả

hồ sơ cho sinh viên

Yêu cầu

Yêu cầu sửa cật nhật hồ sơ

hồ sơ cũ Thông tin

Hồ sơ sinh viên

Hồ sơ sinh viên

Hình 5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật hồ sơ sinh viên

Sửa hồ sơ cũ

Xoá hồ sơ

Cập nhật trả hồ sơ

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật điểm thi

Điểm

Yêu cầu Thông tin

xem điểm trả lời

Yêu cầu Yêu cầu

nhập điểm học kỳ nhập điểm tốt nghiệp

Yêu cầu trả lời Yêu cầu

nhập điểm nhập điểm Thông tin

thi lại rèn luyện trả lời

Điểm

Cập nhật điểm thi lại Cập nhật điểm rèn lyện

Cập nhật điểm

thi học kỳ

Cập nhật điểm trung bình

Giáo vụ

Cập nhật điểm thi tốt nghiệp

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật thông tin

Yêu cầu cập nhật Thông tin Thông tin khoa trả lời

ngành học

Yêu cầu cập nhật lớp học Thông tin

Thông tin trả lời

trả lời Yêu cầu cập nhật

môn học

Thông tin Yêu cầu cập nhật trả lời giáo viên

Danh sách môn học Danh sách lớp

Danh sách giáo viên

Hình 7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng cập nhật thông tin

Cập nhật giáo viên

Giáo vụ

Cập nhật

khoa

Cập nhật ngành

Cập nhật môn học Cập nhật

lớp

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng tìm kiếm

Yêu cầu

Yêu cầu Thông tin tìm kiếm

tìm kiếm trả lời giáo viên

sinh viên

Yêu cầu

Yêu cầu Thông tin tìm kiếm

tìm kiếm trả lời Thông tin

sinh viên trả lời

Danh sách lớp

Hồ sơ sinh viên

Yêu cầu tìm kiếm Thông tin Yêu cầu tìm kiếm

điểm trả lời danh sách thi lại

Thông tin trả lời

Tìm kiếm

sách thi lại

Tìm kiếm giáo viên

Giáo vụ

 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo cáo thống kê

Hồ sơ sinh viên

2.2 Phân tích hệ thống về dữ liệu

2.2.1 Khái niệm chung về cơ sở dữ liệu

Trước hết ta cần phải biết dữ liệu về các thông tin được lưu trữ trên máy vi tính theo một qui định nào đó và được gọi là cơ sở dữ liệu

Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu trên máy vi tính là

hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Như vậy, một hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các chương trình hỗ trợ các tác vụ quản lý, khai thác dữ liệu theo mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ

Nó có nhiệm vụ rất quan trọng như là một bộ diễn dịch với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần quan tâm đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy

Có nhiều loại cơ sở dữ liệu nhưng ở đây ta chỉ quan tâm đến cơ sở dữ liệu quan hệ

Cơ sở dữ liệu quan hệ là cơ sở dữ liệu mà dữ liệu bên trong nó được tổ chức thành các bảng Các bảng được cấu tạo bởi các dòng còn gọi là các mẫu tin, và các cột còn gọi là các trường Cho phép lấy về (hay truy vấn) các tập hợp dữ liệu con từ các bảng Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẫu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau

2.2.2 Công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu

- Công cụ dùng để xây dựng cơ sở dữ liệu là Microsoft Access

- Tên cơ sở dữ liệu là dulieu.mdb

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu dựa trên mô hình quan

hệ Theo quan điểm của Microsoft Access, một cơ sở dữ liệu (Database) có thể chứa 6 loại đối tượng Database: Table, Query, Form, Report, Macro và

Module

Table (Bảng) : Được tổ chức thành dòng và cột để thể hiện một lược

đồ quan hệ Các cột được gọi là các field, mỗi field tương ứng với một lược

đồ quan hệ Các dòng được gọi là các record, mỗi record là một bộ giá trị của các field, nó chứa tất cả thông tin về một đối tượng dữ liệu

Query : Dùng để xem, thay đổi và phân tích dữ liệu trong cách khác

nhau Cũng có thể dùng chúng như một nguồn record cho Form hoặc Report Khi một Table (hay Query) được làm nguồn cho một Form hay một Report thì Table (hay Query) đó được gọi là Table (hay Query) cơ sở cho Form hay Report căn cứ trên Table (hay Query) đó

Trong Microsoft Access có 5 loại Query với các công dụng khác nhau,

đó là Select Query, Parameter Query, CrossTab Query, Action Query và SQL Specific Query Tuỳ theo mục đích yêu cầu mà sử dụng các loại Query cho phù hợp

Form : Được dùng cho nhiều mục đích khác nhau Chúng được dùng

để tạo ra các dạng thật trực quan, hấp dẫn và hiệu lực để xem và sửa dữ liệu Ngoài ra Form còn được thiết kế như một dạng Dialog box (dạng hộp đối thoại) để nhắc người dùng nhập liệu, rồi thực hiện một hành động nào đó căn

cứ trên dữ liệu vừa nhập hoặc được thiết kế như một Form bật chuyển mà từ

đó có thể mở các Form và các Report khác trong cơ sở dữ liệu

Report : Cung cấp một cách rất hiệu quả để trình bày dữ liệu cho công

việc in Có thể trình bày thông tin theo cách muốn in nó, bởi vì có thể điều khiển kích cỡ và diện mạo của mọi thành phần trên các Report được cung cấp

từ các Table cơ sở, tạo liên kết giữa dữ liệu nguồn và Report thông qua các Control Điều khác biệt là Form cung cấp cho người dùng các phương thức để thao tác với dữ liệu, trong khi Report cung cấp các công cụ hữu hiệu nhất phục vụ cho công tác in ấn

Macro : Là một action (hành động) hay một tập action Một action là

một khối đã được xây dựng sẵn để làm cơ sở cho một Macro Mỗi action sẽ thực hiện một thao tác riêng biệt, như là mở một Form hay một Report Macro

có thể giúp cho người làm ứng dụng thực hiện tự động hoá các công việc thường thực hiện Một Macro có thể thực hiện một loạt các action để tạo thành một Macro group Có thể dùng biểu thức điều kiện để quyết định khi nào thì thực hiện một Macro

Module : Dùng cho người lập trình ứng dụng Nó được dùng để khai

báo các biến, hằng, hàm và thủ tục do người dùng định nghĩa Vì Microsoft Access dùng Visual Basic làm ngôn ngữ lập trình cho nên hàm và thủ tục trong này được gọi là Sub procedure và Function procedure Nguyên tắc xây dựng ác hàm, thủ tục, việc đặt tên các biến hầu hết đều tuân theo các nguyên tắc của một ngữ trình thông thường

2.2.2.2 Mối quan hệ trong Microsoft Access

Trong Access, mối quan hệ là một cầu nối giữa hai bảng mà hai bảng này chỉ ra rằng dữ liệu chứa trong chúng liên quan đến nhau như thế nào Mối quan hệ làm tăng chất keo dính các trường trong cơ sở dữ liệu với nhau tạo nên một hệ quản trị cơ sở dữ liệu Linh hồn của các mối quan hệ giữa các bảng là các trường có kiểu giống nhau Thông thường các trường đó là khoá chính trong bảng

Các kiểu quan hệ giữa các bảng:

- Quan hệ “một - một ”: Tồn tại khi mỗi bản ghi trong bảng A chỉ có

thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B, và mỗi bản ghi trong bảng B chỉ

có thể có một bản ghi phù hợp trong bảng B Mối quan hệ này ít dùng vì cả hai bảng về thực chất có thể gộp lại thành một bảng kiểu quan hệ này dùng trong các trường hợp: tách một bảng rất nhiều trường thành các bảng con cho

dễ quản lý, một số trường của một bảng được tách thành bảng con vì lý do bí mật thông tin (điểm thi các môn)

- Quan hệ “một - nhiều”: Đây là loại quan hệ phổ biến nhất được sử

dụng trong cơ sở dữ liệu Trong mối quan hệ “một - nhiều”, mỗi bản ghi trong bảng A tương ứng với nhiều bản ghi trong bảng B, ngược lại một bản ghi trong bảng B chỉ tương ứng với một bản ghi trong bảng A

- Quan hệ ” nhiều - nhiều ”: Tồn tại khi một bản ghi trong bảng A có

thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B và một bản ghi trong bảng B có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng A Kiểu quan hệ này chỉ có thể xác định bởi bảng thứ ba (gọi là bảng kết nối) mà khoá chính của nó chứa cả hai trường là khoá ngoài của cả hai bảng A và B Thực chất quan hệ “nhiều – nhiều” là hai quan hệ “một – nhiều” đối với bảng thứ ba

2.2.3 Các bảng trong hệ thống

1 Bảng User

Lưu các thông tin liên quan đến người sử dụng chương trình

UsersName Text Long Integer Tên người sử dụng

2 Bảng sinhvien

3 Bảng monhoc

Lưu danh sách các môn học

4 Bảng diem

Lưu điểm các môn học của từng sinh viên

masv Text 10 Mã sinh viên mamonhoc Text 10 Mã môn học

hocky Number Integer Học kỳ

diemA1 Number Byte Điểm hệ số 1 diemA2 Number Byte Điểm hệ số 2 diemA3 Number Byte Điểm học kỳ lanthi Number Byte Lần thi

5 Bảng lop

Lưu thông tin của các lớp

malop Text 10 Mã lớp học tenlop Text 30 Tên lớp học manganh Text 10 Mã ngành

6 Bảng khoa

Lưu danh sách các khoa học

makhoa Text 10 Mã khoa

tenkhoa Text 10 Tên khoa

7 Bảng nganh

Lưu danh sách các ngành học

manganh Text 10 Mã ngành

tennganh Text 10 Tên ngành

makhoa Text 10 Mã khoa

8 Bảng giaovien

Lưu trữ thông tin giáo viên trong trường

9 Bảng diemrenluyen

Lưu điểm rèn luyện của sinh viên theo từng kỳ học