Quy trình xây dựng ISO 9000

Quy trình xây dựng ISO 9000

QUI TRINH XAY DUNG ISO 9000

lý chất lượng, như theo tiêu chuẩn ISO 9000

Thông qua việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, các tổ chức có thể thu nhận được các lợi ích sau:

 Các chính sách và mục tiêu do Ban lãnh đạo cấp cao nhất đặt ra

 Hiểu được các yêu cầu của khách hàng để đạt tới mục tiêu nhằm thoả mãn yêu cầu của khách hàng

 Nâng cao hiệu quả truyền thông trong nội bộ tổ chức cũng như với bên ngồi

 Hiểu được rõ hơn về các quá trình trong tổ chức

 Hiểu được tác động của các yêu cầu luật định đối với tổ chức cũng như đối với khách hàng của tổ chức

 Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn đối với các nhân viên

 Sử dụng hiệu quả thời gian và nguồn lực

 Giảm thiểu lãng phí

 Đảm bảo tính thống nhất và khả năng truy tìm nguồn gốc sản phẩm và dịch vụ

 Nâng cao đạo đức và động cơ làm việc

CHẤT LƯỢNG CỦA HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN

ISO 9000

Trung tâm Năng suất Việt Nam

Có thể nói, trước sức cạnh tranh và đòi hỏi của thị trường, việc áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn đã trở thành một xu hướng nổi bật Tuy vậy, để tạo lợi thế kinh doanh và thực sự có những bước đột phá, việc áp dụng này cần có hướng đi mới, giàu sức sáng tạo Bên cạnh những điều đáng mừng ở nước ta là

sự áp dụng rộng rãi các hệ thống này thì vấn đề chất lượng của hệ thống nhằm giúp doanh nghiệp khai thác tối đa những lợi ích của hệ thống ISO mang lại cũng cần được thảo luận

1 Động cơ cho việc áp dụng các hệ thống chất lượng

Nhận định về xu hướng phát triển kinh tế thế giới, các nhà phân tích đưa ra 5 chiếnlược cơ bản cho sự tồn tại và phát triển của các công ty, tổ chức Trước hết đó là

định hướng sản phẩm, dịch vụ theo xu thế tồn cầu hóa Bởi lẽ hầu hết các công ty

lớn, nhỏ hiện nay đều chịu tác động của cung - cầu trên thị trường quốc tế và sức

ép cạnh tranh ở các cấp độ khác nhau Thậm chí những công ty chưa bị ảnh hưởngtrực tiếp, nhưng nếu chỉ dừng lại ở phương thức kinh doanh truyền thống đơnthuần sẽ khó có thể chuyển đổi kịp thời trước tốc độ bùng nổ thông tin và khoahọc kỹ thuật hiện đại Hơn nữa, để sản phẩm dịch vụ đáp ứng được yêu cầu thị

trường trong nước và nước ngồi, việc đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế

trở thành yếu tố bắt buộc Có nhiều tập đồn còn xây dựng những yêu cầu tiêuchuẩn cho hàng hóa, dịch vụ của riêng mình nhằm tạo nét khác biệt và đáp ứng tốthơn thị hiếu của khách hàng trên diện rộng

Trong bối cảnh như vậy, hầu hết các tổ chức khi tìm đến ISO 9000 đều có mong muốn tìm ra một “chiếc đũa thần“ cho sự cạnh tranh bằng chất lượng và hiệu quả.

Có nhiều điều mà tổ chức mong đợi ở việc áp dụng ISO 9000, tuy nhiên có thể tóm lược lại trong hai điều cơ bản: đó là nâng cao kết quả kinh doanh (tăng trưởngdoanh thu và lợi nhuận) thông qua thoả mãn khách hàng, cải tiến chất lượng, tăng cường sức cạnh tranh và thứ hai là nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý nhằm giảm thiểu chi phí, phát huy nội lực nhằm đạt được sự phát triển bền vững và lâu dài

2 Và điều gì đã xảy ra?

Trên thực tế, để hội nhập với xu hướng phát triển kinh tế thế giới, các doanhnghiệp Việt Nam đã và đang áp dụng các Hệ thống Quản lý theo tiêu chuẩn, điểnhình là ISO 9000 Có thể thấy bước chuyển biến tích cực của nhiều công ty, tổchức sau khi áp dụng hệ thống này Tuy vậy, không ít nơi áp dụng ISO chỉ vì mụcđích đạt chứng chỉ hoặc do yêu cầu của thị trường xuất khẩu, không chú ý duy trìcập nhật hệ thống sau chứng nhận Những văn bản, quy trình, thủ tục cứng nhắc,

xa rời thực tế công việc trở thành gánh nặng cho người thực hiện

Có lẽ một trong những nguyên nhân sâu xa của việc áp dụng máy móc, quan liêutrên là do công ty chưa thực sự nhận thức được lợi ích lâu dài của hệ thống quản lýchất lượng ngồi những mục tiêu rõ ràng nhất về đảm bảo chất lượng và có chứngchỉ để quảng cáo, thoả mãn yêu cầu khách hàng Lãnh đạo nhiều doanh nghiệpphải đau đầu về lực lượng quản lý của mình, trong khi đó lợi ích về sự tăng cườnghiệu lực của bộ máy quản lý thông qua hệ thống chất lượng lại không được nhìnnhận và khai thác Việc nâng cao công nghệ, kỹ năng của nhân viên thông qua hệthống làm việc đã lập thành văn bản, việc chia sẻ và làm giàu nguồn tài sản trithức công ty, tăng cường văn hố công ty và còn nhiều hơn thế là tất cả những gìdoanh nghiệp có thể thu được thông qua hệ thống IS0 9000 Điều này không thểtrở thành hiện thực nếu cho rằng đây chỉ là công việc của bộ phận chất lượng vàkhông có sự cam kết thực sự của lãnh đạo Trong nhiều trường hợp, các ưu thế của

hệ thống có thể phát huy tốt hơn nhiều lần nếu có được sự đào tạo tăng cườngnăng lực không phải chỉ riêng của cán bộ chất lượng mà còn là của các cán bộquản lý cấp trung của tồn công ty

Khi hệ thống chất lượng không phát huy được sức mạnh, chi phí cho việc áp dụng

sẽ lớn hơn rất nhiều so với ích lợi trước mắt thu được từ việc có chứng chỉ đơnthuần Tổ chức phải có người duy trì hệ thống dù chỉ trên danh nghĩa, vẫn phảitiếp các chuyên gia đánh giá định kỳ Tất cả những việc này được thực hiện mộtcách đối phó, tốn kém thời gian Kết cục là chỉ có một hệ thống văn bản “chết’’ vànhiều khi làm giảm sức sáng tạo của các thành viên trong công ty

3 Làm thế nào để hệ thống chất lượng thực sự có chất lượng?

Trước thực tiễn áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng, có thể thấy điều quantrọng là các công ty, tổ chức áp dụng phải nhận thức và thực sự phát huy đượchiệu quả của hệ thống này Làm được việc đó, cần sự cam kết hết lòng của lãnhđạo; có các hình thức khuyến khích mọi thành viên tham gia xây dựng, khôngngừng cải tiến, cập nhật hệ thống Đồng thời, cần chú trọng đào tạo nhân viên, tạomôi trường chia sẻ tri thức Điều cốt lõi là xây dựng một hệ thống linh hoạt, năngđộng, có cơ chế mở để các thành viên dễ dàng đóng góp ý tưởng sáng tạo Chỉ khi

đó, hệ thống chất lượng mới không là gánh nặng mà thực sự trở thành nền tảngvững chắc cho sự phát triển của tổ chức

Trước hết chúng ta hãy xem xét tiêu chí nào để đánh giá chất lượng của một hệthống chất lượng Nếu xét một các tổng thể thì hệ thống đó phải là một công cụ đểgiúp tổ chức đạt được mục đích của mình là cải tiến hoạt động của mình và tăngtrưởng Để xem xét chi tiết hơn, xin đưa ra đây 10 tiêu chí, được xem như lànhững yếu tố cần thiết và cơ bản để giúp cho việc xây dựng và áp dụng hệ thốngchất lượng cho có hiệu quả hơn Đó là:

1 ISO 9000 là một công cụ quản lý, hãy để ISO 9000 phục vụ bạn Để làm

được điều này, ngay từ khi thiết kế hệ thống, doanh nghiệp đã cần phảiquan tâm tới việc thiết kế hệ thống sao cho có thể phản ánh sát thực nhất

những qui trình công việc cũng như những mối tương giao giữa chúng Khixây dựng hệ thống văn bản, hãy mô tả chính xác cách thức mà doanhnghiệp đang làm hoặc sẽ làm, vì ISO 9000 chỉ yêu cầu việc phải làm, cònviệc thực hiện cụ thể là do chính thực tế của doanh nghiệp quyết định Hãyđừng bao giờ xây dựng một qui trình hoặc sổ tay chất lượng vì ISO và chochuyên gia đánh giá

2 Hệ thống chất lượng là của tổ chức, do tổ chức và vì tổ chức Không

nên xây dựng hệ thống bằng cách copy hoặc sử dụng những hệ thống

“mẫu” Hãy tự xây dựng một hệ thống của chính mình Nếu cần thiết, hãynhờ sự giúp đỡ của các chuyên gia hoặc tổ chức tư vấn độc lập Việc saochép hoặc sử dụng những hệ thống đã có sẵn sẽ giống như việc đi một chiếcgiày của người khác – nó sẽ làm bạn đau chân

3 Người sử dụng không cảm thấy áp lực của hệ thống Không nên triển

khai hệ thống một cách áp đặt, hãy giải thích cho mọi nhân viên trong công

ty rằng hệ thống ISO 9000 là một cách thức mô tả chính nhưng công việc

mà mọi người vẫn làm, nó giúp cho việc tiến hành công việc một cách dễdàng hơn Hay nói một cách khác, hãy tìm cách “nhúng” hệ thống ISO

9000 vào tổ chức của bạn một cách hồn tồn tự nhiên Nếu những nhân viêntrong công ty của bạn không cảm thấy họ đang phải làm việc gì đó do ISOyêu cầu thì có thể xem như ở khía cạnh này, hệ thống của bạn đã đạt chấtlượng Có những công ty, nhiều nhân viên không hề biết rằng họ đang thựchiện theo các yêu cầu của ISO, nhưng những nhân viên này luôn luôn đápứng rất tốt các yêu cầu của tiêu chuẩn, ngược lại, ở một công ty khác, mọinhân viên đều rất “thuộc bài”, nhưng trong thực tế họ lại không thể thựchiện đúng các yêu cầu của hệ thống Điều đó là do bản thân hệ thống đượcxây dựng nên có thực sự đi sát với các hoạt động thực tế của Công ty haykhông

4 Hệ thống chất lượng giúp nâng cao năng lực làm việc Đừng quên vai trò

đặc biệt quan trọng của việc đào tạo, ngay từ khi thiết kế và xây dựng hệ

thống, hãy tìm ra những điểm mạnh và yếu của đội ngũ cán bộ và lậpchương trình đào tạo phù hợp – không chỉ là để thoả mãn yêu cầu của ISO

9000, mà để đảm bảo nguồn nhân có đủ năng lực tiến hành công việc theonhững mục tiêu mà tổ chức đặt ra Trong ISO 9001 cũng yêu cầu về việcđánh giá hiệu quả của việc đào tạo, không chỉ là lập kế hoạch và tiến hànhđào tạo

Thực tế cho thấy, việc đào tạo tại chỗ hay nói khác khác là phát triển các kỹnăng nghề nghiệp thông qua công việc thực tế là một hình thức đào tạomang lại hiệu quả cao nhất cho cả tổ chức lẫn cá nhân Bản thân hệ thốngvăn bản và các hồ sơ của hệ thống ISO 9000 chính là một kho tàng tri thức

và kinh nghiệm vô cùng quí giá của chính tổ chức đó, vì vậy có thể xem hệthống ISO 9000 như một cơ sở hạ tầng cho việc quản lý tri thức doanhnghiệp

5 Hệ thống chất lượng là công cụ điều hành của người quản lý Hãy khai

thác những lợi ích cụ thể và hiệu quả hoạt động từ việc áp dụng hệ thống,đây chính là công cụ hữu hiệu của người quản lý để điều hành tác nghiệp.Đội ngũ quản lý các cấp là yếu tố rất quan trọng tạo nên thành công củaviệc áp dụng ISO 9000, hãy đưa những mong muốn và những chính sáchcủa cán bộ quản lý vào trong hệ thống

6 Hệ thống đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng Một hệ thống tốt là một hệ thống

đầy đủ nhưng đơn giản, dễ hiểu, dễ áp dụng Hãy nhớ rằng, tiêu chuẩnkhông yêu cầu về số trang của hệ thống tài liệu Thực tế cho thấy, hệ thốngcàng đơn giản và dễ hiểu bao nhiêu thì số điểm không phù hợp được pháthiện trong các kỳ đánh giá càng ít bấy nhiêu và hiệu quả áp dụng càng cao.Điều đó có được là do mọi người dễ dàng hiểu và thực hiện theo các yêucầu của hệ thống chất lượng

7 Có được sự tham gia chủ động và tích cực của mọi người Hãy tăng tính

làm chủ của mọi người bằng cách khuyến khích mọi người tham gia vào

quá trình xây dựng hệ thống và trao quyền làm chủ đối với từng phần của

hệ thống

8 Đánh giá nội bộ nhằm tìm ra cơ hội cải tiến Hãy nhớ rằng việc đánh giá

nội bộ không chỉ là đảm bảo sự phù hợp mà còn là cơ hội để tìm ra nhữngyếu tố có thể cải tiến Hay nói cách khác, nếu quá trình đánh giá tìm rađược nhiều cơ hội cải tiến hơn là những điểm không phù hợp thì hệ thốngcủa tổ chức đang rất tốt và sẽ còn ngày càng tốt hơn Ngồi ra, càng cónhiều người tham gia vào quá trình đánh giá thì kết quả càng tốt Nếu cónhiều người tiến hành đánh giá ở phạm vi hẹp, gắn kết việc đánh giá hệthống với đánh giá quá trình để tìm ra những cơ hội cải tiến quá trình và cảitiến hệ thống, để đảm bảo rằng hệ thống thực sự bám sát và hỗ trợ quá trìnhhoạt động của tổ chức

9 Hệ thống không chỉ đánh giá và lựa chọn các nhà cung cấp, mà còn cùng với họ nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ của chính tổ chức.

Nếu các nhà cung cấp đóng vai trò quan trọng cho việc đạt tới các mục tiêuchất lượng, ngồi việc đặt ra các tiêu chí cụ thể cho việc lựa chọn và đánhgiá các nhà cung cấp, tổ chức cũng cần thiết phải giúp đỡ và khuyến khíchcác nhà cung cấp để họ có thể đạt được các tiêu chí này

10. Hệ thống có sự ứng dụng của các phương tiện hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin Sử dụng các ứng dụng công nghệ thông tin rất hữu

dụng cho việc xây dựng và áp dụng hệ thống Tuy nhiên, một lần nữa xinlưu ý rằng hãy để chúng phục vụ bạn trong khi thông thường thì bạn phảiphục vụ chúng trước Hiện nay, công nghệ thông tin phục vụ quản lý đãphát triển rất mạnh mẽ, và việc ứng dụng chúng cho việc xây dựng và ápdụng ISO 9000 đã trở thành khá phổ biến, đặc biệt ở các nước phát triển

4 Những xu hướng mới của việc áp dụng ISO 9000

Hiện nay, với sự cạnh tranh mạnh mẽ và trong quá trình tồn cầu hố, những yêu cầuhội nhập và sự cạnh tranh đã đặt ra cho các tổ chức áp lực phải luôn luôn tìm ra

những điểm mới, những phương pháp hiệu quả để tạo ra cho mình những sự khácbiệt, tạo ra ưu thế cạnh tranh cao hơn Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩnISO 9000 cũng không nằm ngồi vòng quay này Những xu hướng phát triển củaviệc áp dụng ISO 9000 chúng tôi thống kê dưới đây có thể phần nào giúp các tổchức có được cái nhìn xa hơn về tương lai phát triển của hệ thống và chuẩn bị sẵncho mình kế hoạch để áp dụng.

Thứ nhất đó là việc tích hợp của các công cụ quản lý trong hệ thống Chúng ta biết

rằng, ISO 9001:2000 chỉ đưa ra các yêu cầu đối với những việc phải làm, nhữngviệc đáp ứng như thế nào thì hồn tồn để mở, và mỗi một yêu cầu của ISO 9001 cóthể mở ra cả một “hệ thống con” nằm trong hệ thống lớn Chẳng hạn như nhữngcông cụ thống kê, kiểm sốt quá trình, các công cụ quản lý dự án hay lập kếhoạch Việc tích hợp những công cụ quản lý này trong một hệ thống tổng thể dựatrên các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 là rất quan trọng nhằm giảm thiểu nhữngnguồn lực, tận dụng tối đa những tác dụng của các công cụ naỳ và đặc biệt là đảmbảo một sự hoạt động nhịp nhàng không có xung đột trong các công cụ của hệthống Việc tích hợp các công cụ này trong hệ thống cũng bao gồm việc xây dựngcác qui trình, phân công trách nhiệm thực hiện, hệ thống quản lý các tài liệu và hồ

sơ theo tiêu chuẩn chung của ISO 9000 – và khi đó, những công cụ này đã trởthành một phần của hệ thống ISO 9000

Thứ hai là sự tích hợp của các hệ thống – bao gồm các hệ thống theo tiêu chuẩn

quốc tế như ISO 14000, OHS 18000 và các mô hình quản lý như HACCP, GMPhay quản lý tri thức doanh nghiệp (KM), quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Từ nền tảng vững chắc của hệ thống quản lý chất lượng truyền thống, các hệ thốngquản lý tiên tiến như Quản lý tri thức, Quản lý quan hệ khách hàng tạo điều kiệncho nguồn tri thức doanh nghiệp được kiến tạo và sẻ chia thấu đáo Những thôngtin về khách hàng, thị trường; những bài học kinh nghiệm; kiến thức, kỹ năng củacác thành viên trong tổ chức được trao đổi, cập nhật và ngày một nâng cao Chính

những công cụ quản lý mới này giúp cho hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn khôngngừng phát huy nội lực, đồng thời có những tính năng mới, đưa công ty, tổ chứclên tầm phát triển cao hơn.

Việc tích hợp các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế hoặc theo các mô hìnhquản lý hiện đại giúp tổ chức giảm thiểu được rất nhiều chi phí về nguồn lực vàđặc biệt là tạo ra được một hệ thống quản lý thống nhất, giúp cho việc điều hànhđược dễ dàng và hiệu quả

Các hệ thống này khi tích hợp với nhau, tổ chức sẽ có một hệ thống quản lý duynhất, bao gồm hệ thống các chính sách và mục tiêu chung của tổ chức (đề cập đếncác khía cạnh chất lượng, môi trường, an tồn sức khoẻ, chính sách đối với cộngđồng và khách hàng ), hệ thống các qui trình tác nghiệp – mô tả các qui trình tácnghiệp và hướng dẫn công việc tại các vị trí công việc khác nhau và các chức năngtrong tổ chức, và cuối cùng là hệ thống hồ sơ biểu mẫu – cơ sở dữ liệu làm việccủa tổ chức Ngồi ra, tổ chức chỉ cần một tổ công tác để “chăm sóc” hệ thống, vàcác cuộc đánh giá nội bộ cũng như họp xem xét của lãnh đạo không cần thiết phảitiến hành quá nhiều lần như khi các hệ thống còn tách rời

Điều này là hồn tồn rất tự nhiên, và xu hướng này đã được thể hiện rất rõ ràngtrong bộ tiêu chuẩn ISO 9000 phiên bản 2000 về tính tương thích với các hệ thốngkhác, và trong phiên bản mới nhất – ISO 19011:2002 đã là một sự tích hợp của cáctiêu chuẩn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 và hệthống quản lý môi trường theo tiêu chuẩn ISO 14000 thành tiêu chuẩn đánh giá hệthống quản lý

Ngồi các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế, các mô hình hệ thống kháccũng có thể được tích hợp vào hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9000 mộtcách rất dễ dàng, những yếu tố của các hệ thống tích hợp này sẽ được thể hiệntrong các hệ thống văn bản, trong các qui trình tác nghiệp và trong các hồ sơ và cơ

sở dữ liệu của hệ thống

Thứ ba, là sự phát triển các ứng dụng Công nghệ thông tin hỗ trợ hệ thống Ngày

nay khó có thể hình dung được các hệ thống quản lý hiện đại mà lại thiếu sự hỗ trợcủa công nghệ thông tin Dù ở mức độ cao hay thấp, việc áp dụng công nghệ thôngtin đã trở thành xu hướng chung trên thế giới Sức mạnh của công nghệ thông tingiúp tính năng ưu việt của hệ thống quản lý được thể hiện và giảm mối bận tâmđến mặt trái của nó Chẳng hạn với hệ thống văn bản ISO, việc lưu giữ, sử dụng hồ

sơ, tài liệu dạng giấy tờ trong nhiều công ty lớn đã trở thành nỗi lo lắng của nhânviên Việc áp dụng trực tuyến hệ thống ISO (ISO-Online) cho phép các thành viêntruy cập và sử dụng hệ thống một cách thuận tiện, việc chia sẻ thông tin, cập nhậttrở nên dễ dàng hơn

Kết luận

Việc áp dụng ISO 9000 ngày nay đã được rất nhiều các nhà quản lý xác định rõ,

đó không phải là chi phí, mà là một sự đâù tư cho chất lượng Và cũng giống nhưmọi sự đầu tư, hiệu quả phải đặt lên hàng đầu Một sự đầu tư không hiệu quả,mang tính hình thức sẽ trở thành một gánh nặng, một sự lãng phí lâu dài chodoanh nghiệp Hãy biến hệ thống chất lượng thành công cụ để tạo ra chất lượng

Khái niệm về ISO 9000:

Tổ chức tiêu chuẩn hố Quốc tế (International Organization for Standardization- ISO) được thành lập năm 1947, trụ sở chính đặt tại Geneve, Thuỵ sĩ ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật có nhiệm vụ biên soạn và ban hành ra các tiêu

chuẩn Cho đến nay, các ban kỹ thuật đã ban hành hơn 13.500 tiêu chuẩn bao gồm các tiêu chuẩn kỹ thuật và các tiêu chuẩn về quản lý Tiêu chuẩn ISO 9000 do ban

kỹ thuật TC 176 ban hành lần đầu vào năm 1987, được sửa đổi 2 lần vào năm

1994 và 2000 Hiện nay có hơn 140 nước tham gia vào tổ chức quốc tế này Việt nam tham gia vào ISO từ năm 1987.

ISO 9000 là bộ các tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng do

Tổ Chức Quốc Tế về tiêu chuẩn hố (ISO) ban hành, nhằm đưa ra các chuẩn mực cho hệ thống chất lượng và có thể áp dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống chất lượng, nó không phải là tiêu chuẩn, qui định kỹ thuật về sản phẩm

Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000:2000 bao gồm nhiều tiêu chuẩn Trong đó tiêu chuẩn chính ISO 9001: Hệ thống quản lý chất lượng - các yêu cầu, nêu ra các yêu cầu đốivới hệ thống quản lý chất lượng mà doanh nghiệp cần phải đáp ứng Ngồi ra còn các tiêu chuẩn hỗ trợ và hướng dẫn thực hiện, bao gồm:

 ISO 9000: thuật ngữ và định nghĩa

 ISO 9004: Hướng dẫn cải tiến hiệu quả

 ISO 19011: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý

ISO 9001 là tiêu chuẩn chính nêu ra các yêu cầu đối với hệ thống chất lượng và bao quát đầy đủ các yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng Doanh nghiệp khi xâydựng hệ thống theo tiêu chuẩn này cần xác định phạm vi áp dụng tuỳ theo hoạt động thực tế của doanh nghiệp

Nội dung chính của tiêu chuẩn ISO 9001:2000 bao gồm 5 điều lớn:

 Điều 4: Khái quát chung về các yêu cầu Hệ thống chất lượng

 Điều 5: Các yêu cầu về trách nhiệm lãnh đạo

 Điều 6: Các yêu cầu quản lý nguồn lực

 Điều 7: Các yêu cầu liên quan đến các quá trình chính

 Điều 8: Các hoạt động đo lường, phân tích và cải tiến

Các yêu cầu từ điều 5 đến điều 8 được minh hoạ bằng mô hình cách tiếp cận theo quá trình (hình 1) Mô hình này thừa nhận khách hàng đóng vai trò đáng kể trong việc xác định các yêu cầu như các yếu tố đầu vào Cần thiết phải giám sát sự thoả mãn của khách hàng để đánh giá và xác nhận xem các yêu cầu của khách hàng được đáp ứng hay không

Tổ chức chỉ có thể không áp dụng (loại trừ) một số yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng nếu như việc không áp dụng này không làm ảnh hưởng đến năng lực cung cấp sản phẩm thoả mãn yêu cầu khách hàng hoặc các yêu cầu luật định Việc loại trừ này được giới hạn cho những yêu cầu trong Điều 7 và mức độ loại trừ tuỳ thuộc vào:

a Bản chất sản phẩm của tổ chức;

b Các yêu cầu của khách hàng;

c Các yêu cầu luật định

Đầu trang

Các lợi ích chính

Tạo nền móng cho sản phẩm có chất lượng:

"Một hệ thống quản lý tốt sẽ tạo ra sản phẩm có chất lượng tốt" Một hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9000 sẽ giúp công ty quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hệ thống và kế hoạch, giảm thiểu và loại trừ các chi phí phát sinh sau kiểm tra, chi phí bảo hành và làm lại Cải tiến liên tục hệ thống chất lượng, như theo yêu cầu của tiêu chuẩn, sẽ dẫn đến cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm Như vậy, Hệ thống chất lượng rất cần thiết để cung cấp các sản phẩm có chất lượng

Tăng năng suất và giảm giá thành:

Thực hiện hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000 giúp công ty tăng năng suất và giảm giá thành Hệ thống chất lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp các

phương tiện giúp cho mọi người thực hiện công việc đúng ngay từ đầu và có sự kiểm soát chặt chẽ qua đó sẽ giảm tối thiểu khối lượng công việc làm lại và chi phí

xử lý sản phẩm sai hỏng và giảm được lãng phí về thời gian, nguyên vật liệu, nhânlực và tiền bạc Đồng thời, nếu công ty có hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ giảm được chi phí kiểm tra, tiết kiệm được cho cả công ty và khách hàng

Tăng tính cạnh tranh:

Hệ thống chất lượng phù hợp theo tiêu chuẩn ISO 9000 ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay Có được một hệ thống chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO 9000 sẽ đem đến cho doanhnghiệp lợi thế cạnh tranh, vì thông qua việc chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9000 doanh nghiệp sẽ có bằng chứng đảm bảo với khách hàng là các sản phẩm họ sản xuất phù hợp với chất lượng mà họ đã cam kết Trong thực tế, phong trào áp dụng ISO 9000 được định hướng bởi chính người tiêu dùng, những người luôn mong muốn được bảo đảm rằng sản phẩm mà họ mua về có chất lượngđúng như chất lượng mà nhà sản xuất đã khẳng định Một số hợp đồng mua hàng

ghi rõ, sản phẩm mua phải kèm theo chứng nhận hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9000 Một số doanh nghiệp đã bỏ lỡ cơ hội kinh doanh chỉ vì họ thiếu giấy chứng nhận ISO 9000 Trong giai đoạn hiện nay có thể nói rằng chứng chỉ ISO 9000 không còn là lợi thế cạnh tranh mà đã trở thành điều kiện tiên quyết

mà các doanh nghiệp cần phải có để có thể cạnh tranh, tồn tại và phát triển trong thị trường có tính cạnh tranh ngày càng cao

Tăng uy tín của công ty về đảm bảo chất lượng:

áp dụng hệ thống chất lượng theo ISO 9000 sẽ cung cấp bằng chứng khách quan

để chứng minh chất lượng sản phẩm, dịch vụ của công ty và chứng minh cho khách hàng thấy rằng các hoạt động của công ty đều được kiểm soát Hệ thống chất lượng còn cung cấp những dữ liệu để sử dụng cho việc xác định hiệu quả quá trình, các thông số về sản phẩm, dịch vụ nhằm không ngừng cải tiến hiệu quả hoạt động và nâng cao sự thoả mãn khách hàng

Bước 2: Lập ban chỉ đạo thực hiện dự án ISO 9000:2000 Việc áp dụng ISO 9000

có thể xem như là một dự án lớn, vì vậy các Doanh nghiệp cần tổ chức điều hành