Chuong 3 Truyền thông hiệu quả

Trang 1

Th.S DINH TIEN MINH 1

CHƯƠNG 3: CHƯƠNG TRÌNH TRUYỀN

THÔNG HIỆU QUẢ (Effective Communication)

1 Truyền thông là gì?

2 Qui trình thu thập, chuyển tiếp, xử lý

và lưu trữ thông tin

3 Các rào cản trong quá trình truyền

thông

ª Để đạt được hiệu quả cao trong hoạt

động truyền thông, chuyên viên PR

cần rèn luyện 3 kỹ năng sau:

1. Biên soạn và hiệu đính (Writing/

Editing → News Releases, Reports)

2. Nói chuyện thuyết trình (Speaking/

Presenting → Meetings, Speeches)

3. Tương tác, điều khiển độïi nhóm

Interacting → Seminars/ Conferences

Trang 2

Kỹ năng 1: Biên soạn

Hãy viết một bài ngắn (khoảng 50 từ) để

đăng trên báo Tiếp Thị về một loại nước

rửa chén/ máy nghe nhạc MP3 thế hệ mới

sẽ được tung ra thị trường vào tháng

11/2005 (10 phút)

Hãy đọc thật kỹ câu chuyện dưới đây và

hãy hoàn toàn tin tưởng vào những gì

được kể Chỉ có vài chổ trong câu chuyện

là hơi mơ hồ.

Kỹ năng 1: Hiệu đính

Trang 3

Tuấn mệt đừ khi tới nơi Xe bus đi gì mà lâu

thế……

Anh mặc áo blue vào thật nhanh Dũng đi ngang

qua và chào Tuấn.

-Tối hôm qua anh có xem phim không ?

-Anh biết đấy, tôi đâu có khoái phim Viễn Tây

cao bồi

-Phim hết trễ ghê …… À, mà này anh biết

không, sếp đã đề cập với tôi về vấn đề đi trễ

đấy.

-Vậy sao ?

-Đương nhiên là ông ta không hài lòng rồi.

-Tôi nói là sau lễ chắc mọi chuyện sẽ khá hơn.

-Chắc chắn rồi … Thôi đi làm nhé.

Tuấn đi vào xưởng B Đồng hồ treo tường chỉ 6h.

Bây giờ, hãy đọc lại những lời khẳng định

được đánh số dưới đây Suy nghĩ xem

những lời khẳng định đó ĐÚNG, SAI hay

PHẢI XEM LẠI và ghi vào giấy.

Đ nếu bạn chắc là hoàn toàn đúng.

S nếu bạn chắc là hoàn toàn sai.

? Nếu bạn phân vân giũa đúng và sai.

Khi bắt tay vào làm, bạn bắt đầu từ trên

xuống theo thứ tự, không quay ngược lên

trên để sửa lỗi và không đọc lại những câu

đã trả lời rồi.

Trang 4

1 Tuấn là đốc công

2 Công việc của Tuấn bắt đầu sớm

3 Buổi sáng, anh ta mệt khi tới nơi

4 Nhà anh ta ở xa cơ quan

5 Hôm đó, anh ta đi làm trễ

6 Tối hôm trước, anh không xem phim

7 Sếp không hài lòng vì nhân viên đi làm trễ

8 Tình huống này diễn ra vào tháng giêng

9 Tuấn làm việc ở xưởng B

10.Tuấn vào xưởng lúc 6 giờ

Bây giờ, hãy viết lại câu chuyện cho hoàn

chỉnh để người đọc không cảm thấy nghi

ngờ, khó hiểu ở một vài điểm nào đó.

Trang 5

Nhiệt tình

¾ Bạn khơng thể thuyết phục được người khác nếu trình

bày vấn đề một cách miễn cưỡng, thiếu sự nhiệt tình, như

thể đang phải "trả bài''

¾ Hãy đặt hết niềm tin vào sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn

đang chào bán và truyền niềm tin đĩ đến khách hàng bằng

nhiệt tình của chính mình

¾ Lưu ý rằng nhiệt tình khơng cĩ nghĩa là phải nĩi nhanh

hay nĩi lớn, mà điều quan trọng là phải trình bày vấn đề

một cách sinh động và cĩ tính thuyết phục cao

Kỹ năng 2: Nói chuyện thuyết trình

Đơn giản

¾ Đừng dùng những từ quá kêu hay mang tính thuật ngữ

chuyên mơn sâu trong khi trình bày Nếu khách hàng

khơng hiểu điều bạn nĩi, họ sẽ chẳng lưu lại ấn tượng gì

những sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang chào bán

Trường hợp tệ hơn, họ cĩ thể chán nản bực dọc

¾ Hãy trình bày vấn đề một cách đơn giản, rõ ràng, chính

xác và dễ hiểu Nên sử dụng những ngơn ngữ mà bạn

thường dùng và tỏ ra tự nhiên như "bạn đang là chính

mình''

Trang 6

Thường xuyên kiểm tra phản ứng của người

nghe

¾ Một buổi thuyết trình nếu có hiệu quả và thành công,

thường thì phải có sự tương tác qua lại giữa người nói và

người nghe

¾ Trong khi trình bày, bạn nên thường xuyên hỏi lại người

nghe xem họ đã hiểu rõ chưa và có vấn đề gì cần thắc mắc,

trao đổi thêm hay không

Giao tiếp bằng mắt

¾ Một buổi thuyết trình là một cuộc hội thoại với nhiều

người và tất cả mọi người cần phải được đón nhận sự quan

tâm như nhau

¾ Không nên chỉ nhìn vào một người nào đó mà bạn nghĩ

rằng là nhân vật quan trọng Cũng không nhất thiết phải

bận tâm đến chuyện ai là nhân vật chủ chốt hoặc ai là

người có tầm ảnh hưởng đến việc ra quyết định mua sản

phẩm hoặc dịch vụ của bạn

Trang 7

Đặt mình vào vị trí của người nghe

¾ Để bài thuyết trình thêm phần thú vị và đem đến cho

người nghe nhiều thông tin cần thiết, ngoài nội dung, bạn

cần để ý đến thời lượng của buổi thuyết trình

¾ Hãy đặt mình vào vị trí của người nghe để xác định

mình cần nói điều gì Nên nhớ rằng, lúc đầu khách hàng

không quan tâm đến bạn hay sản phẩm và dịch vụ mà bạn

đang chào bán Để thu hút sự quan tâm của họ, bạn cần

phải làm cho họ thấy được lợi ích khi sử dụng sản phẩm

hoặc dịch vụ của bạn

Chuẩn bị kỹ

¾ Nội dung của bài thuyết trình cần được chuẩn bị kỹ và

bạn cần phải thực hành nhiều lần trước khi tiếp xúc với

khách hàng Điều này giúp bạn rèn luyện kỹ năng trình bày

và có thêm sự tự tin

¾ Bạn cũng nên chú ý đến yếu tố thời gian Nếu trong bài

thuyết trinh, bạn có sử dụng các đồ thị, bảng biểu thì phải

bảo đảm tính hợp lý và nhất quán của chúng

¾ Hãy dự trù trước những câu hỏi mà khách hàng có thể

đặt ra và chuẩn bị câu trả lời

Trang 8

Chú ý đến trang phục

¾ Ngày nay, trang phục công sở rất đa dạng tùy theo tính

chất của công việc Điều này cũng ít nhiều gây khó khăn

cho bạn trong việc lựa chọn trang phục khi làm buổi thuyết

trình chào bán hàng

¾ Nguyên tắc cơ bản là bạn không được ăn mặc kém trang

trọng hơn khách hàng Trong trường hợp không hiểu biết

rõ về trang phục làm việc của khách hàng, tốt nhất bạn nên

chọn trang phục truyền thống dành cho doanh nhân

Kết thúc lịch sự

¾ Khi thực hiện xong buổi thuyết trình, dù rằng

buổi thuyết trình đó thành công hay không thì

cũng phải cảm ơn khách hàng trước khi ra về và

hứa hẹn sẽ tiếp tục liên lạc lại với họ.

Theo báo Người Lao Động

Trang 9

Kỹ năng 3: Tương tác điều khiển

đội nhóm

Teamwork Social Studies Activity

This activity will give students the opportunity to consider what is involved in

cooperative efforts and why real teamwork can be very effective. As a

result, they may be able to offer suggestions for improving cooperation in

their own classroom.

Team building means so many different

things to people It can mean building

relationships, entertainment programs,

learning people skills, leadership skills,

leadership development, accelerating

change, merging cultures, kicking off

new project teams, incorporating

different methods or cultures, or literally

building teams

Trang 10

Truyền thông/ giao tiếp là quá trình

thông qua đó con người bày tỏ quan

điểm hoặc diễn tả cảm xúc của mình.

Truyền thông/ giao tiếp là việc chuyển

tiếp thông tin/ thông điệp từ một cá

thể/ tổ chức này đến một cá thể/ tổ

chức khác nhằm mục đích cho đôi bên

hiểu nhau.

1 Định nghĩa

2 Thu thập, chuyển tiếp, xử lý,

lưu trữ thông tin

Ý nghĩ Ỉ Mã hoá

Người phát Thông điệpkênh Tiếp nhận Ỉ giải mãNgười nhận

Phản hồi

Nhiễu

Trang 11

Hình 2: Sơ đồ quá trình truyền thông trong tổ chức

Mạng hình sao Mạng vòng tròn

Mạng đan chéo Mạng phân nhóm

Mạng dây chuyền

Hoàn thiện quá trình truyền thông cần trả

lời các câu hỏi sau đây:

Cái gì (What) ?

Tại sao (Why) ?

Với ai (Who) ?

Bao giờ (When) ?

Tại đâu (Where) ?

Bằng cách nào, như thế nào (How) ?

Trang 12

6C TRONG THÔNG ĐIỆP PR

Credibility - Uy tín của nguồn phát thông điệp

Một thông cáo khuyên dùng của trung tâm bác sĩ nha

khoa chắc chắn sẽ có ích cho các sản phẩm chăm sóc răng

miệng Đó là hình ảnh mà Colgate cố xây dựng nhằm

thuyết phục những người mua thông qua sự thử nghiệm

của bác sĩ chuyên khoa

Context - Phạm vi phân phối thông điệp

Cần thiết phải lựa chọn phương tiện truyền thông thích

hợp trong đó bao gồm cả việc xác định phạm vi mà

phương tiện được truyền tải phải phù hợp với sản phẩm

(Tạp chí Nhà Đẹp)

Đảm bảo mục đích mà hoạt động PR theo đuổi được

truyền tải một cách chính xác, ví dụ nỗ lực xây dựng

thương hiệu thông qua việc duy trì đội bóng của Công ty

Trang 13

Content - Nội dung thông điệp cần đơn giản, dễ

hiểu và có ý nghĩa đối với người nhận

Mead Johnson cho rằng, tình thương của người mẹ đối

với con bằng sữa Enfa A+ giúp trẻ thông minh và mang

đến niềm vui cho người mẹ “A+ cho bé và @ cho mẹ”

Tuy nhiên, hình ảnh A+ hơi khó hiểu, vì nếu hiểu là điểm

thì Việt Nam sử dụng thang điểm 10 chứ không dùng điểm

A+; nếu hiểu theo nghĩa khoa học thì A+ mang thêm

DHA+ARA

Việc này phức tạp đến mức Mead Johnson phải sử dụng

thông điệp PR trên báo thông qua các bài phỏng vấn Tổng

giám đốc Tradewind Asia - Trưởng đại diện chịu trách

nhiệm tiếp thị của Mead Johnson Nutritionals tại Việt Nam

về các chất bổ sung DHA và ARA

Clarity - Thông điệp phải rõ ràng

Thông điệp rõ ràng nhằm tránh những hiểu nhầm không

đáng có Hình ảnh trong thông điệp được thể hiện rõ ràng

thì công việc định vị sẽ được thực hiện tốt Điều đặc biệt là

thông điệp trong hoạt động PR mang tính chân thực cao

hơn trong các quảng cáo, do đó nó dễ lôi cuốn các đối

tượng và dễ gây dựng các giá trị và niềm tin về thương

hiệu hơn quảng cáo

Trang 14

Channel - Lựa chọn kênh quảng bá nào

Như đã được đề cập trong quá trình chọn lựa kênh quảng

bá, chủ thể của hoạt động PR phải biết đối tượng tiếp nhận

thông điệp nào sẽ sử dụng kênh PR nào Sự phù hợp giữa

đối tượng và kênh truyền là một yếu tố quan trọng thúc

đẩy thông điệp được truyền tải tốt hơn

Công ty Kinh Đô mong muốn tiếp cận đa số những

người yêu thích bóng đá thông qua việc tài trợ cho Giải vô

địch bóng đá quốc gia V.League 2004 Tuy nhiên, đặc tính

của các đối tượng xem bóng đá và hiện diện trên các sân

bóng lại không phải là đối tượng sẽ có quyết định mua đối

với các sản phẩm bánh ngọt

Capability - Khả năng tiếp nhận và hiểu thông

điệp của người nhận

Thông điệp “A+ cho bé và @ cho mẹ” của Mead Johnson

khá khó hiểu đối với những người mẹ Các đặc tính về kỹ

thuật nên được chuyển tải thông qua những gì đơn giản mà

dễ hiểu

TS Nguyễn Quốc Thịnh và CN Nguyễn Thành Trung

(Thương hiệu với nhà quản lý)

Trang 15

3 Các rào cản trong quá trình

truyền thông

a) Rào cản Văn hoá

b) Rào cản Thể chất/ Vật lý

c) Rào cản Tâm lý/ Nhận thức

d) Rào cản Ngôn ngữ/ Kỹ năng nghe

4 Giao thiệp với truyền thông

4.1 Soạn thảo một danh sách các đơn vị

truyền thông.

Trang 16

Một khi đã có danh sách, cần thực hiện các

công việc sau:

Gọi điện thoại cho phòng thông tin để có

được tên, chức danh, điện thoại, fax của

người mà bạn cần liên lạc.

Tìm kiếm những nhà báo chuyên viết về

lĩnh vực của tổ chức bạn.

Tự giới thiệu về bạn Tìm thời gian thích

hợp để gởi thông tin Tìm hiểu xem họ

thích gởi thông tin qua phương tiện nào ?

4.2 Các hình thức giao thiệp với giới truyền

thông

Điện thoại

Thông cáo báo chí

Phỏng vấn

Họp báo

Trang 17

4.3 Xây dựng mối quan hệ với một nhà báo

Hãy chắc rằng bạn đọc tạp chí, hay lắng

nghe/ xem chương trình mà người phóng

viên bạn liên lạc có tham gia viết bài.

Lần đầu tiên gọi đến, hãy giới thiệu bản

thân và nên hỏi xem lúc đó có thuận tiện

để nói chuyện hay không ?

Một khi bạn có dịp trình bày, hãy hỏi họ

về lịch trình làm việc.

Tìm hiểu xem họ quan tâm đến những

tin tức gì ?

Hãy ghi chú những yêu cầu và mong

muốn của phóng viên mỗi khi hai bên có

dịp trò chuyện.

Khi gặp lại phóng viên, bạn có thể nhắc

lại nội dung lần gặp trước Điều đó có

thể giúp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp.

Trang 18

Mời họ đến tham dự các sự kiện của tổ

chức bạn.

Luôn cố gắng xây dựng mối quan hệ tốt

đẹp.

Đừng nghĩ rằng tất cả các yêu cầu của

bạn đều có thể được đăng trên ấn phẩm.

4.4 Những yếu tố cần lưu ý trong việc thu

hút các phóng viên

Gởi bài ồ ạt

Thời gian đáp ứng

Ngăn nắp, trật tự

Tiêu đề	Chương Truyền Thông Hiệu Quả
Tác giả	Th.S. Dinh Tien Minh
Trường học	Trường Đại Học
Thể loại	Bài Giảng
Năm xuất bản	2005
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	18
Dung lượng	466,69 KB