Những lỗi thường gặp trong Excel và cách khắc phục- nâng cao \Excel là một công cụ hỗ trợ tính toán phổ biến nhất hiện nay mà bất cứ công ty nào cũng sử dụng. Khi làm việc với bảng tính Excel, chắc chắn không thể tránh khỏi những lỗi phát sinh ra khi thao các hàm, các công thức tính toán, các thao tác khác trên bảng tính. Vì thế việc nắm bắt được nguyên nhân phát sinh các lỗi này là rất cần thiết để bạn có thể xử lý một cách hiệu quả nhất. Dưới đây mình liệt kê những lỗi thường gặp trong Excel và cách khắc phục.
Trang 1Excel là một công cụ hỗ trợ tính toán phổ biến nhất hiện nay mà bất cứ công ty nào cũng sử dụng Khi làm việc với bảng tính Excel, chắc chắn không thể tránh khỏi những lỗi phát sinh ra khi thao các hàm, các công thức tính toán, các thao tác khác trên bảng tính Vì thế việc nắm bắt được nguyên nhân phát sinh các lỗi này là rất cần thiết để bạn có thể xử lý một cách hiệu quả nhất Dưới đây mình liệt kê những lỗi thường gặp trong Excel và cách khắc phục.
1 Lỗi không thấy tên dòng, cột
Bạn mở bảng tính ra nhưng không thấy tên các cột (A, B, C, D….) và tên các dòng (1, 2, 3, 4…) đâu cả Khắc phục: vào menu Tools/ Options/ View
và đánh dấu chọn mục Row & column headers trong Windows Options rồi nhấn OK.
Lỗi không thấy tên dòng, cột
2 Lỗi bị mất đường kẻ – lỗi thường gặp trong Excel
Khi bảng tính Excel không hiển thị các đường kẻ dọc, ngang bao quanh các ô thì bạn hãy vào menu Tools/ Options/ View, trong mục Window Options bạn đánh dấu vào ô Gridlines Trong Gridlines color, bạn có thể chọn màu cho những đường lưới mà bạn thích rồi nhấn OK.
Trang 23 Lỗi mất sheet tab
Trong bảng tính có rất nhiều sheet nhưng không thấy sheet tab đâu cả làm cho bạn không thể mở được các sheet khác Khắc phục: vào menu Tools/ Options/ View và trong vùng Window Options, bạn hãy đánh dấu chọn trong mục sheet tab rồi nhấn OK Với Excel từ 2007 trở về sau thì vào Excel Options\Advanced\Show sheet tabs.
Lỗi mất sheet tab
4 Cột hiển thị số 1,2,3… thay vì A,B,C…
Khi mở bảng tính mà không thấy tên của các cột hiển thị bởi các chữ cái A,
B, C… mà thay vào đó là những chữ số 1, 2, 3… thì bạn vào menu Tools/ Options, chọn thẻ General trong ô Settings, hủy dấu chọn mục R1C1
Reference style/ OK.
Trang 3Cột hiển thị số 1,2,3… thay vì A,B,C…
5 Hiện thị công thức thay vì kết quả
Các cột trong bảng tính rất rộng và trong các ô lại hiện công thức mà
không hiện kết quả Khắc phục: vào menu/ Options/ View, trong vùng
Window options hủy dấu chọn trong mục Formulas Với Excel từ 2007 trở
về sau thì vào Formulas và chọn Show Formulas
6 Nhấn Enter con trỏ nhảy lên
Khi nhấn phím Enter để kết thúc nhập liệu thì con trỏ lại nhảy lên ô bên trên, ô bên phải hay ô bên trái mà không nhảy xuống ô bên dưới Khắc phục: vào menu Tools/ Options/ Edit, trong mục Direction bạn chọn Down
và nhấn OK Với Excel từ 2007 trở về sau thì vào Excel Options\Advanced, trong mục Direction bạn chọn Down và nhấn OK.
Trang 4Nhấn Enter con trỏ nhảy lên
7 Lỗi phím mũi tên – lỗi thường gặp trong Excel
Khi nhấn các phím mũi tên trên bàn phím thì lại cuộn màn hình chứ không nhảy sang ô bên trên, dưới, trái, phải Để khắc phục, bạn hãy xem đèn của phím Scroll Lock có sáng không, nếu có thì bạn nhấn phím Scroll Lock để tắt nó đi.
8 #NULL! Lỗi dữ liệu rỗng
Dùng một dãy toán tử không phù hợp
Dùng một mảng không có phân cách.
(Lỗi này xảy ra khi sử dụng các phép toán tử như =SUM(A1:A5 B1:B5), giữa hai hàm này không có điểm giao nhau, để khắc phục bạn phải xác định chính xác điểm giao nhau giữa hai hàm).
9 ##### Lỗi độ rộng – lỗi thường gặp trong Excel
Khi cột thiếu độ rộng Dùng chuột kéo độ rộng cột ra cho phù hợp
Trang 5Khi bạn nhập giá trị ngày tháng hoặc thời gian là số âm.
10 #VALUE! Lỗi giá trị
Bạn nhập vào công thức một chuỗi trong khi hàm yêu cầu một số hoặc một giá trị logic.
Đang nhập một hoặc chỉnh sửa các thành phần của công thức mà nhấn Enter.
Nhập quá nhiều tham số cho một toán tử hoặc một hàm trong khi chúng chỉ dùng một tham số Ví dụ =LEFT(A2:A5)
Thi hành một marco (lệnh tự động) liên quan đến một hàm mà hàm đó trả
về lỗi #VALUE!
(Xuất hiện khi trong công thức có các phép toán không cùng một kiểu dữ liệu Chẳng hạn công thức =A1+A2, trong đó A1 có giá trị là 1, A2 là Tây Ninh.Vì 1 là một ký tự số học, còn Tây Ninh lại là một chuỗi mẫu tự nên không thực hiện được phép tính Để khắc phục, bạn phải chỉnh sửa cho giá trị của các phép toán có cùng một kiểu dữ liệu là ký tự số học hoặc chuỗi mẫu tự.)
11 #DIV/0! Lỗi chia cho 0
Nhập vào công thức số chia là 0 Ví dụ = MOD(10,0).
Số chia trong công thức là một tham chiếu đến ô trống.
12 #NAME! Sai tên – lỗi thường gặp trong Excel
Bạn dùng những hàm không thường trực trong Excel như EDATE,
EOMONTH, NETWORKDAYS, WORKDAYS,… Khi đó cần phải vào menu Tools – Add-in Đánh dấu vào tiện ích Analysis ToolPak.
Trang 6#NAME! Sai tên – lỗi thường gặp trong Excel
Nhập sai tên một hàm số Trường hợp này xảy tra khi bạn dùng bộ gõ tiếng Việt ở chế độ Telex vô tình làm sai tên hàm như IF thành Ì,
VLOOKUP thành VLÔKUP.
Dùng những ký tự không được phép trong công thức.
Nhập một chuỗi trong công thức mà không có đóng và mở dấu nháy đôi.”” Không có dấu 2 chấm: trong dãy địa chỉ ô trong công thức.
(Excel không nhận diện được tên trong công thức Ví dụ như hàm
=SM(BBB), ở hàm này sai cả tên công thức và tên mảng tham chiếu tới Muốn khắc phục bạn phải sửa lại tên hàm cho đúng hoặc nhập đúng mảng cần tham chiếu.)
13 #N/A Lỗi dữ liệu
Giá trị trả về không tương thích từ [color=] [/color] các hàm dò tìm như VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP hoặc MATCH.
Dùng hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH để trả về một giá trị trong bảng chưa được sắp xếp.
Trang 7Không đồng nhất dữ liệu khi bạn sử dụng địa chỉ mảng trong Excel.
Quên một hoặc nhiều đối số trong các hàm tự tạo.
Dùng một hàm tự tạo không hợp lý.
(Xảy ra khi công thức tham chiếu đến một ô trong mảng nhưng ô đó lại không có giá trị Lỗi này thường xảy ra với các hàm tìm kiếm như
VLOOKUP, HLOOKUP… Bạn chỉ cần xem kỹ lại công thức và chỉnh sửa ô
mà hàm tham chiếu tới.)
14 #REF! Sai vùng tham chiếu
Xóa những ô đang được tham chiếu bởi công thức Hoặc dán những giá trị được tạo ra từ công thức lên chính vùng tham chiếu của công thức đó (Đây là lỗi tham chiếu ô, chẳng hạn bạn xóa dòng hay cột mà dòng cột đó được dùng trong công thức, khi đó sẽ bị báo lỗi #REF!)
Liên kết hoặc tham chiếu đến một ứng dụng không thể chạy được.
15 #NUM! Lỗi dữ liệu kiểu số
Dùng một đối số không phù hợp trong công thức sử dụng đối số là dữ liệu kiểu số Ví dụ bạn đưa vào công thức số âm trong khi nó chỉ tính số
dương.
Dùng hàm lặp đi lặp lại dẫn đến hàm không tìm được kết quả trả về.
Dùng một hàm trả về một số quá lớn hoặc quá nhỏ so với khả năng tính toán của Excel.
(Giá trị số trong công thức không hợp lệ, số quá lớn hoặc quá bé Chẳng hạn như phép tính =99^999 sẽ bị báo lỗi #NUM!, bạn chỉ cần giảm bớt giá trị tính toán lại).
Phần 2
1 Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
Thay vì chỉ mở từng bảng tính Excel khi có nhiều tệp tin cần giải quyết, bạn có thể mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc Để làm được như vậy, bạn chọn các tệp tin muốn mở và nhấn phím Enter, tất cả các bảng tính sẽ được mở đồng thời
Trang 8Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc
2 Hiện/ ẩn các phím tắt – thao tác excel cơ bản
Đây là một chức năng thú vị ít được biết đến trong Excel 2007 trở về sau Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó Để sử dụng, bạn chỉ cần nhấn Alt + phím tắt tương ứng Điều này giúp bạn không cần phải nhớ các tổ hợp phím mà vẫn có thể dùng chúng để tăng tốc độ làm việc của mình
3 Chọn tất cả dữ liệu – thao tác excel cơ bản
Bạn có thể biết cách chọn tất cả dữ liệu bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + A, nhưng ít người biết rằng, chỉ cần nhấn đơn vào góc trên bên trái bảng tính như màn hình dưới đây thì toàn bộ dữ liệu sẽ được chọn
Chọn tất cả dữ liệu – thao tác excel cơ bản
Trang 94 Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại – thao tác Excel cơ bản
Bạn đã tạo xong một bảng và lại muốn chuyển dòng thành cột hoặc cột thành dòng Sau đây là cách thực hiện:Chọn dòng (hoặc cột) cần chuyển, sau đó nhấn Copy trên menu (Ctrl+C)
Chọn ô bạn muốn dán bảng mới vào và chọn Paste Special trên menu (hoặc Alt+E -> sau đó nhấn phím S)
Trong khung hội thoại Paste Special, chọn Transpose và nhấn OK
Chuyển dòng thành cột hoặc ngược lại – thao tác Excel cơ bản
5 Chuyển qua lại giữa các bảng tính Excel khác nhau
Khi bạn đã mở được nhiều bảng tín cùng một lúc, việc chuyển qua lại giữa các bảng tính có thể khiến bạn cảm thấy phiền phức Hãy sử dụng phím tắt Ctrl + Tab để chuyển giữa các bảng tính một cách dễ dàng Chức năng này cũng được sử dụng để chuyển giữa các tab Windows khác nhau trong Firefox trên hệ điều hành Windows 7
6 Tạo một Shortcut Menu mới – thao tác excel cơ bản
Về cơ bản có 3 Shortcut Menu là Save, Undo Typing và Repeat Typing Tuy nhiên, nếu bạn muốn sử dụng nhiều phím tắt hơn, chẳng hạn như Copy hay Cut, bạn có thể thiết lập như sau:
File->Options->Quick Access Toolbar, thêm Cut và Copy từ cột bên trái sang cột bên phải và lưu lại Bạn sẽ thấy có thêm 2 tùy chọn phím tắt ở menu trên cùng
Trang 107 Cách thêm một đường chéo trong ô
Khi tạo một danh sách hàng hóa hay vật tư, bạn có thể sẽ cần tạo một đường chéo để chia các thuộc tính khác nhaucho hàng và cột Bạn làm như sau: Tại ô muốn kẻ đường chéo, bạn nhấn chuột phải và chọn Format Cell > nhấn vàotab Border, sau đó nhấn vào nút đường chéo như hình dưới đây
8 Ẩn hoặc hiện dòng – thao tác excel cơ bản
Khi thao tác với các bảng tính Excel quá dài, vậy để ngắn bớt xem cho dễ hơn chúng ta hãy cho ẩn bớt các dòng đi, khi muốn xem chỉ cần nhấn đúp vào các dòng đấy sẽ hiển thị ra vô cùng nhanh chóng
Ẩn dòng đi mọi người hãy bôi đen các dòng cần ẩn đi và chọn đến menu Format –> Row –> Hide hoặc chúng ta có
thể nhấn chọn chuột phải chọn và chọn đến Hide
Muốn hiển thị lại dòng đã ẩn hãy bôi đen hai dòng gần nhất với vùng đã ẩn (nếu ẩn dòng 4 thì bạn phải bôi đen dòng
3 và 5 như hình dưới) –> Format –> Row –> Unhide Hoặc sau khi đã bôi đen hai dòng liền kề hãy nhấn chọn chuột phải –> Unhide.
Trang 119 Cách thêm nhiều dòng mới hoặc cột mới
Bạn có thể biết cách thêm một dòng mới hoặc một cột mới nhưng sẽ thật lãng phí thời gian nếu bạn thêm nhiều dòng mới hoặc nhiều cột mới bằng cách này Để thêm x dòng hoặc x cột, bạn kéo và chọn x dòng (hoặc x cột) sau
đó nhấn chuột phải và chọn Insert từ menu thả xuống
10 Di chuyển và sao chép dữ liệu trong ô một cách nhanh chóng
Để di chuyển dữ liệu từ một cột trong bảng tính thì cách nhanh nhất đó là chọn cột dữ liệu đó, sau đó đặt con trỏ chuột đường biên vùng ô được chọn cho tới khi nó chuyển sang biểu tượng mũi tên như hình dưới đây thì bạn kéo
dữ liệu sang cột khác
Còn nếu bạn muốn sao chép dữ liệu thì hãy nhấn Ctrl trước khi kéo dữ liệu để di chuyển, cột mới sẽ sao chép toàn
bộ dữ liệu được chọn
Trang 12Trên đây là tổng hợp những lỗi thường gặp trong Excel và cách khắc phục.
Hy vọng bài viết giúp ích cho bạn.
11 Thao tác excel cơ bản – Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng
Vì nhiều lý do mà một số ô trong bảng tính sẽ bị bỏ trống Nếu bạn cần xóa những ô này để duy trì độ chính xác của các dữ liệu khác – đặc biệt là khi tính toán giá trị trung bình thì cách nhanh nhất là lọc ra các ô trống và xóa chúng chỉ với một cú nhấp chuột
Thao tác excel cơ bản – Xóa ô dữ liệu trống một cách nhanh chóng
Để làm được như vậy, bạn chọn cột muốn lọc và vào Data->Filter Khi đó, một trình đơn sổ ra, bạn bỏ chọn Select All
và chọn Blank Tất cả các ô trống sẽ được hiển thị ngay lập tức Bạn quay trở lại và nhấn Delete để xóa các ô trống này
12 Thao tác excel cơ bản – Tìm kiếm với Will Card
Có thể bạn đã biết cách nhấn phím tắt Ctrl + F để tìm kiếm nhưng nếu bạn không chắc chắn về kết quả tìm kiếm thì
13 Chọn ra giá trị duy nhất trong một cột
Để lọc được giá trị dữ liệu duy nhất trong một cột, bạn vào Data->Advanced Khi đó, một cửa sổ hiện ra, và như ảnh dưới đây, bạn đánh dấu vào ô copy to another location và chọn cột muốn chứa dữ liệu được chọn, sau đó chọn ô Unique records only và nhấn OK
Trang 1314 Thao tác excel cơ bản – Thiết lập giá trị hợp lệ cho ô
Để duy trì tính hợp lệ của dữ liệu, đôi khi bạn cần thiết lập giá trị hợp lệ cho ô dữ liệu đầu vào Ví dụ, khi thực hiện một cuộc khảo sát, bạn chỉ lấy dữ liệu của những người có độ tuổi từ 18 đến 60 tuổi Để đảm bảo rằng dữ liệu ngoài
độ tuổi này không được nhập vào, bạn vào Data->Data Validation->Setting để nhập các điều kiện dữ liệu, sau đó chuyển sang Input Message để nhập thông báo nếu nhập dữ liệu ngoài khoảng trên, chẳng hạn bạn có thể nhập nhưsau: “Vui lòng nhập vào tuổi từ 18 đến 60”
15 Điều hướng nhanh với Ctrl + phím mũi tên
Khi nhấn Ctrl và nhấn vào bất cứ phím mũi tên nào trên bàn phím, bạn sẽ được chuyển đến các cạnh của Sheet theo các hướng mũi tên Nếu bạn muốn nhảy xuống dòng dưới cùng của bảng dữ liệu, hãy nhấn Ctrl + mũi tên xuống
16 Thao tác excel cơ bản – Ẩn hoàn toàn dữ liệu
Hầu hết người dùng đều biết một hàng, một cột ẩn dữ liệu bằng cách sử dụng tính năng Hide, nhưng làm cách nào
để ẩn một ô dữ liệu? Cách tốt nhất và dễ dàng nhất để ẩn dữ liệu đó là sử dụng tính năng Format Cells
Hãy chọn vùng dữ liệu cần ẩn và vào Home->Font->Open Format Cells->Number Tab->Custom->Type, sau đó gõ ;;;
và nhấn OK
Trang 1417 Thao tác excel cơ bản – Ghép nối văn bản với &
Để ghép các ký tự từ các ô khác nhau thành một chuỗi ký tự, bạn có thể sử dụng dấu & Trong ví dụ dưới đây, bạn
có thể sử dụng công thức =B3&C3&D3&E3 và có được kết quả Bột ngọt100250002500000 trong ô F3
18 Chuyển đổi chữ hoa và chữ thường
Bạn có thể sử dụng các hàm dưới đây để chuyển đổi chữ hoa, chữ thường:
Upper: Viết hoa tất cả
Lower: Viết thường tất cả
Proper: Chỉ viết hoa chữ đầu tiên của chuỗi
19 Nhập vào giá trị bắt đầu với 0
Khi nhập vào một giá trị bắt đầu với số 0, Excel sẽ tự động xóa giá trị 0 Thay vì phải định dạng trong Format Cells, vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng bằng cách thêm một dấu nháy đơn trước chuỗi kí tự cần nhập
20 Tăng tốc độ nhập liệu với Auto Correct
Việc phải nhập đi nhập lại các giá trị giống nhau thì thật nhàm chán phải không? Cách tốt nhất là bạn hãy sử dụng tính năng AutoCorrect để thay thế chuỗi văn bản nhập vào bằng một chuỗi chính xác
Chẳng hạn, bạn có thể gõ LZ thì Excel sẽ tự động thay bằng Liza Brown Để thiết lập được như vậy, bạn hãy vào File->Options->Proofing->AutoCorrect Options và nhập giá trị thay thế cùng giá trị đúng trong hình chữ nhật như dưới đây, sau đó nhấn OK
Trang 1521 Thao tác excel cơ bản – Xem thống kê về số liệu
Hầu hết mọi người đều biết cách xem thống kê về số liệu ở dưới cùng của bảng tính Excel, như trung bình, tổng giá trị của dữ liệu Tuy nhiên, nếu bạn muốn xem nhiều hơn thì có thể di chuyển con trỏ chuột xuống góc dưới cùng bên phải và nhấn chuột phải và chọn một thống kê như Minimum hay Maximum
Thao tác excel cơ bản – Xem thống kê về số liệu
22 Đổi tên một sheet bằng cách nhấn đúp
Có rất nhiều cách để đổi tên một sheet, hầu hết người dùng sẽ nhấn chuột phải và chọn Rename, tuy nhiên có một cách tiết kiệm thời gian hơn nhiều đó là nhấn đúp vào tên sheet để đổi tên
Trang 16Trên đây là những thao tác excel cơ bản nhưng cực hữu ích mà bạn nên nắm rõ và học cách sử dụng thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy nhanh tiến độ công việc.
Hàm PHP String
Trong chương này chúng ta sẽ xem xét một số chức năng được sử dụng phổ biến để thao tác dây
Nhận Chiều dài của một Chuỗi
Hàm PHP strlen () trả về chiều dài của một chuỗi
Ví dụ dưới đây trả về chiều dài của chuỗi “Xin chào thế giới!”:
Kết quả của đoạn mã trên sẽ là: 12
Đếm số từ trong một chuỗi
Hàm PHP str_word_count () tính số từ trong một chuỗi:
Đầu ra của đoạn mã trên sẽ là: 2
Đảo ngược một Chuỗi
Hàm strrev () của PHP đảo ngược một chuỗi: