Giáo trình tự học excel

NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 1 Bµi 1: c¸c kh¸i niÖm vµ thao t¸c ban ®Çu víi b¶ng tÝnh excel I. Mét sè kh¸i niÖm c¬ b¶n: Microsoft Excel lµ ch−¬ng tr×nh thuéc bé phÇn mÒm Microsoft Office ®−îc sö dông trong hÇu hÕt tÊt c¶ c¸c v¨n phßng trªn toµn thÕ giíi cña h·ng Microsoft. Excel lµ ch−¬ng tr×nh b¶ng tÝnh nã cã thÓ øng dông cho c¸c c«ng viÖc qu¶n lý, kÕ to¸n, thèng kª ... 1. Work Book, Sheet, Cell: Work book hay book lµ mét file chøa c¸c b¶ng tÝnh, trong mét Work book gåm nhiÒu c¸c Sheet. Mçi Sheet lµ mét b¶ng tÝnh rÊt lín bao gåm 256 cét ®−îc ®¸nh thø tù theo ch÷ c¸i vµ 65.536 hµng ®−îc ®¸nh thø tù theo sè. øng víi mét cét vµ mét hµng ®−îc gäi lµ mét Cell hay cßn gäi lµ mét «. Mçi Cell ®Òu cã to¹ ®é (®Þa chØ) t−¬ng øng lµ tªn cét, tªn hµng VD: D5, H30 .... 2. C¸ch nhËp d÷ liÖu vµo b¶ng tÝnh. §Æt con trá vµo tõng « vµ nhËp d÷ liÖu, khi kÕt thóc nhËp cho « nµo th× Ên enter. Khi nhËp sè liÖu vµo b¶ng tÝnh th«ng th−êng ta dïng c¸c phÝm sè ë bªn ph¶i bµn phÝm (Ên phÝm Num Lock cho ®Ìn Num Lock s¸ng) vµ nhËp theo cét.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 2 II. C¸c Thao t¸c c¬ b¶n: 1. Më b¶ng tÝnh míi. - Ên phÝm: Ctrl + N - Chän menu File -> New - Chän biÓu t−îng: 2. L−u b¶ng tÝnh. - Ên phÝm: Ctrl + S - Chän menu File -> Save - Chän biÓu t−îng: 3. §ãng b¶ng tÝnh. - Ên phÝm: Ctrl + W - Chän menu File -> Close - Chän biÓu t−îng: 4. Më b¶ng tÝnh cò. - Ên phÝm: Ctrl + O - Chän menu File -> Open - Chän biÓu t−îng: 5. L−u b¶ng tÝnh ra ®Üa mÒm.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 3 - §−a ®Üa mÒm vµo æ ®Üa -> chän menu File -> Save As -> t¹i dßng save in chän æ ®Üa A (Floppy A) -> gâ tªn file ë dßng file name -> chän nót save.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 4 Bµi 2: C¨n chØnh kÎ b¶ng, lËp c«ng thøc 1. C¨n chØnh. - Trén vµ canh gi÷a nhiÒu « -> b«i ®en c¸c « cÇn trén -> nh¸y chuét vµo biÓu t−îng Merge and Centre - Chän font ch÷ -> b«i ®en c¸c « cÇn chän font -> vµo menu Format -> Font. - §iÒn Series (®iÒn sè thø tù): + NhËp sè ®Çu tiªn vµ sè thø hai ë hai « liªn tiÕp -> b«i ®en 2 « ®ã -> trá chuét vµo chÊm ë gãc d−íi ph¶i cña khung b«i ®en -> gi÷ nót chuét vµ kÐo (nÕu chØ nhËp mét sè ë « ®Çu tiªn th× khi kÐo chuét Ên phÝm Ctrl). + NhËp mét sè ë « ®Çu tiªn -> vµo menu Edit -> Fill -> Series -> trong ®ã
Row: series theo hµng.
Columns: series theo cét.
Trend: t¨ng gi¶m theo xu h−íng
Linear: t¨ng theo cÊp sè céng.
Growth: t¨ng theo cÊp sè nh©n.
Date: t¨ng theo kiÓu ngµy
Auto Fill: tù ®éng ®iÒn.
Step value: b−íc nhÈy.
Stop value: gi¸ trÞ dõng.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 5 2. LËp c«ng thøc. - C¸c phÐp to¸n trong excel: céng (+), trõ (-), nh©n (*), chia (/), luü thõa (^). - Tr−íc khi lËp c«ng thøc bao giê còng ph¶i nhËp dÊu =. - Trªn mét b¶ng d÷ liÖu ta chØ viÖc lËp c«ng thøc t¹i mét hµng (th−êng lµ hµng ®Çu tiªn) sau ®ã copy c«ng thøc cho c¸c hµng cßn l¹i b»ng c¸ch trá chuét vµo chÊm d−íi ph¶i cña « chøa c«ng thøc -> gi÷ nót chuét vµ kÐo xuèng (trong tr−êng hîp b¶ng tÝnh lín gåm nhiÒu hµng, ta nh¸y ®óp chuét vµo chÊm d−íi ph¶i). 3. KÎ b¶ng. - B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn kÎ -> Format -> Cells -> Border.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 6 Bµi 3: To¹ ®é tuyÖt ®èi ChÌn hµng, cét, « 1. To¹ ®é tuyÖt ®èi. Trong c¸c bµi thùc hµnh tr−íc ta ®· thÊy lµ khi copy c«ng thøc th× to¹ ®é trong c«ng thøc thay ®æi theo hµng hoÆc cét. Muèn lÊy cè ®Þnh to¹ ®é trong c«ng thøc th× ngay sau khi chän to¹ ®é ta ph¶i Ên phÝm F4 (cßn gäi lµ lÊy to¹ ®é tuyÖt ®èi). 2. ChÌn, xo¸, Èn hµng, cét. B«i ®en cét hÆc hµng (b»ng c¸ch nh¸y chuét vµo tªn cét hoÆc hµng) -> nh¸y ph¶i chuét -> Insert Column (row): ®Ó chÌn cét (hµng). -> Delete Column (row): ®Ó xo¸ cét (hµng). -> Hide : ®Ó Èn. -> UnHide : bá Èn. 3. KiÓu d÷ liÖu. Trong Excel cã c¸c kiÓu d÷ liÖu sau: + KiÓu sè: khi nhËp nhËp d÷ liÖu sè vµo cell -> sè ®−îc canh sang ph¶i. + KiÓu ch÷ (text): khi nhËp nhËp d÷ liÖu vµo cell -> d÷ liÖu ®−îc canh sang tr¸i. + KiÓu ngµy: khi nhËp d÷ liÖu vµo cell -> d÷ liÖu ®−îc canh sang ph¶i.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 7 * Chó ý: - Khi nhËp kiÓu ngµy ph¶i chó ý lµ m¸y cña b¹n ®ang ®Æt hÖ ngµy lµ mm/dd/yy hay lµ dd/mm/yy. - Khi nhËp sè mµ canh sang tr¸i th× ph¶i xo¸ bá ®Þnh d¹ng hoÆc ®Þnh d¹ng l¹i.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 8 Bµi 4: §Þnh d¹ng cells sö dông mét sè hµm ®¬n gi¶n 1. §Þnh d¹ng d÷ liÖu cho cells. B«i ®en c¸c « cÇn lÊy ®Þnh d¹ng -> Format -> Cells -> Number trong ®ã: + Number: kiÓu sè. + Currency: kiÓu tiÒn tÖ. + Accounting: kiÓu kÕ to¸n. + Date: kiÓu ngµy. + Time: kiÓu giê. + Percentage: kiÓu phÇn tr¨m. + Fraction: kiÓu ph©n sè. + Scientific: kiÓu khoa häc. + Text: kiÓu v¨n b¶n, ch÷. + Special: kiÓu ®Æc biÖt. + Custom: lùa chän kiÓu. 2. VÝ dô vÒ mét sè ®Þnh d¹ng. - Tr−íc khi nhËp t¹i mét « nµo ®ã ta gâ dÊu ‘ -> thµnh kiÓu Text: ‘99999 kh¸c 99999 (kiÓu Text kh«ng céng, trõ, nh©n ... ®−îc). - §Þnh d¹ng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 9 B«i ®en c¸c cell -> Format -> Cells -> Custom -> gâ vµo ‘(0)’ d−íi dßng Type. - §Þnh d¹ng giê: Format -> Cells -> Custom -> gâ vµo ‘hh:mm:ss’ d−íi dßng Type. - §Þnh d¹ng ngµy: Format -> Cells -> Custom -> gâ vµo ‘mm/dd/yy’ hoÆc ‘dd/mm/yy’ hoÆc ‘mm/dd/yyyy’ d−íi dßng Type. Bµi 5: HÖ thèng c¸c hµm c¬ b¶n nhÊt trong excel 1. C¸c sö dông hµm trong c«ng thøc. Tæng qu¸t: = Tªn hµm(®èi sè1,®èi sè2,...) + Tªn hµm ph¶i nhËp theo ®óng quy ®Þnh cña excel. + Bao nhiªu ®èi sè th× tuú theo tõng hµm, cã hµm kh«ng cã ®èi sè. + Th«ng th−êng excel ngÇm ®Þnh dÊu phÈy ‘,’ ®Ó ng¨n c¸ch c¸c ®èi trong hµm nh−ng khi dïng chuÈn lµ dÊu phÈy ®Ó ng¨n c¸ch phÇn nguyªn vµ phÇn lÎ thËp ph©n th× dÊu ng¨n c¸ch c¸c ®èi trong hµm lµ dÊu ‘;’. 2. HÖ thèng hµm. Hµm thèng kª Statistical. + Hµm xÕp h¹ng - Rank.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 10 = Rank(Sè cÇn xÕp h¹ng, D·y cÇn so s¸nh, Tiªu chuÈn) - Sè cÇn xÕp h¹ng: lµ to¹ ®é, ®Þa chØ cña mét « nµo ®ã. - D·y cÇn so s¸nh: lµ to¹ ®é cña mét d·y c¸c sè so s¸nh ®Ó xÕp h¹ng (sau khi chän to¹ ®é cña d·y nµy cÇn Ên phÝm F4 ®Ó lÊy to¹ ®é tuyÖt ®èi). - Tiªu chuÈn nhËn hai gi¸ trÞ : 0 - xÕp h¹ng gi¶m dÇn (sè lín nhÊt xÕp thø nhÊt). 1 - xÕp h¹ng t¨ng dÇn (sè nhá nhÊt xÕp thø nhÊt). + Hµm tÝnh trung b×nh - Averge. = Average(D·y cÇn tÝnh). + Hµm t×m gi¸ trÞ lín nhÊt, nhá nhÊt - Min, Max. = Min(D·y sè) = Max(D·y sè) Bµi 6 HÖ thèng c¸c hµm (TiÕp) Hµm To¸n Häc Vµ l−îng gi¸c - Math & Trig. + Hµm tÝnh tæng - Sum. = Sum(D·y sè). + Hµm tÝnh luü thõa - Power.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 11 = Power(C¬ sè, Sè mò) vd: Power(2,3) = 8 + Hµm LÊy phÇn nguyªn - Int. = Int(sè) + Hµm LÊy phÇn d− cña phÐp chia - Mod. = Mod(Sè bÞ chia, Sè chia) vd: Mod(7,3) = 1; Mod(7,4) = 3. + Hµm lµm trßn sè - Round. = Round(Sè, sè ch÷ sè phÇn lÎ thËp ph©n) vd: ROUND(2.15, 1) = 2.2 ROUND(2.149, 1) = 2.1 ROUND(-1.475, 2) = -1.48 ROUND(21.5, -1) = 20 Bµi 7 HÖ thèng c¸c hµm (TiÕp) I. Hµm Logical.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 12 1. Hµm vµ, hoÆc c¸c ®iÒu kiÖn - And, Or, Not. = And(BiÓu thøc1, biÓu thøc2, ...) = Or(BiÓu thøc1, biÓu thøc2, ...) = Not(§iªu kiÖn) 2. Hµm ®iÒu kiÖn - If. = If(Logic_test, Value_if_true, Value_if_false) DiÔn gi¶i : NÕu logic_test th× value_if_true kh«ng th× value_if_false. - Logic_test: lµ biÓu thøc ®iÒu kiÖn (dïng hµm And, Or ®Ó vµ, hoÆc c¸c ®iÒu kiÖn). - Value_if_true: lµ gi¸ trÞ tr¶ vÒ nÕu ®iÒu kiÖn ®óng. - Value_if_false: lµ gi¸ trÞ tr¶ vÒ nÕu ®iÒu kiÖn sai (cã thÓ lµ mét hµm if kh¸c, gäi lµ hµm if lång nhau). - Hµm if kh«ng ®−îc lång nhau qu¸ 7 cÊp. II. C¸c hµm vÒ chuçi ký tù. 1. Hµm LEFT(). Qui c¸ch: Left(,n). Hµm nµy cho mét chuçi ký tù trong tõ bªn tr¸i vµ lÊy ra n ký tù. 2. Hµm RIGHT(). Qui c¸ch: Right(,n) Cho kÕt qu¶ nh− hµm Left() nh−ng tõ bªn ph¶i. 3. Hµm MID(). Qui c¸ch: Mid(,,n). Hµm nµy cho kÕt qu¶ lµ mét d·y ký tù lÊy ra trong , tõ vµ lÊy ra n ký tù.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 13 Bµi 8 HÖ thèng c¸c hµm (TiÕp) Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu - Lookup & Reference. + Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu theo hµng - Hlookup. Hlookup sÏ t×m kiÕm d÷ liÖu so s¸nh trªn hµng ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu (hay cßn gäi lµ b¶ng m·) vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ t−¬ng øng víi m· ®ã. = HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Row_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: lµ gi¸ trÞ t×m kiÕm, so s¸nh (cßn gäi lµ m·). - Table_array: To¹ ®é cña b¶ng tham chiÕu (cßn gäi lµ b¶ng m·, b¶ng phô). - Row_index_num: sè thø tù cña hµng, n¬i lÊy gi¸ trÞ tr¶ vÒ. - Range_lookup nhËn mét trong hai gi¸ trÞ: 0 : lµ t×m kiÕm chÝnh x¸c (gi¸ trÞ cÇn t×m vµ gi¸ trÞ ë hµng ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu gièng hÖt nhau). 1 : lµ t×m kiÕm t−¬ng ®èi (gi¸ ë hµng ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu ph¶i ®−îc S¾p xÕp t¨ng dÇn). + Hµm t×m kiÕm vµ tham chiÕu theo cét - Vlookup. Vlookup sÏ t×m kiÕm d÷ liÖu so s¸nh trªn cét ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu (hay cßn gäi lµ b¶ng m·) vµ tr¶ vÒ gi¸ trÞ t−¬ng øng víi m· ®ã.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 14 = VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup) - Lookup_value: lµ gi¸ trÞ t×m kiÕm, so s¸nh (cßn gäi lµ m·). - Table_array: To¹ ®é cña b¶ng tham chiÕu (cßn gäi lµ b¶ng m·, b¶ng phô). - Column_index_num: sè thø tù cña cét, n¬i lÊy gi¸ trÞ tr¶ vÒ. - Range_lookup nhËn mét trong hai gi¸ trÞ: 0 : lµ t×m kiÕm chÝnh x¸c (gi¸ trÞ cÇn t×m vµ gi¸ trÞ ë cét ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu gièng hÖt nhau). 1 : lµ t×m kiÕm t−¬ng ®èi (gi¸ ë cét ®Çu tiªn cña b¶ng tham chiÕu ph¶i ®−îc S¾p xÕp t¨ng dÇn). Bµi 9 LËp biÓu ®å, ®å thÞ BiÓu ®å, ®å thÞ. + C¸ch lËp ®¬n gi¶n: B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn lËp biÓu ®å (nÕu c¸c cét d÷ liÖu kh«ng liªn tiÕp th× Ên Ctrl khi b«i ®en) -> Nh¸y vµo biÓu t−îng Chart Wizard hoÆc vµo menu Insert -> Chart -> xuÊt hiÖn b¶ng chän -> chän kiÓu biÓu ®å -> Next -> Gâ tiªu ®Ò cho biÓu ®å vµo dßng Chart title -> Next -> Finish. + Thªm, söa kiÓu biÓu ®å:NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 15 Nh¸y ph¶i chuét vµo khung cña biÓu ®å -> Chart Options trong ®ã: Title (tiªu ®Ò). Legend (chó gi¶i, chó thÝch). Data labels (nh·n cña d÷ liÖu).NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 16 Bµi 10 S¾p xÕp vµ läc d÷ liÖu 1.S¾p xÕp d÷ liÖu. B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn s¾p xÕp -> Data -> Sort -> Tªn cét cÇn s¾p xÕp (ë sort by) -> chän chØ tiªu s¾p xÕp (Ascending lµ t¨ng dÇn, Descending lµ gi¶m dÈn) + Then by: trong tr−êng hîp nÕu trïng th× s¾p xÕp theo cét tiÕp. + Header row: S¾p xÕp vµ trõ hµng ®Çu tiªn (tªn cét). + No header row : S¾p xÕp c¶ hµng ®Çu tiªn. 2. Läc d÷ liÖu AutoFilter.NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 17 B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn läc -> Data -> Filter -> AutoFilter -> xuÊt hiÖn T¹i dßng ®Çu tiªn cña b¶ng -> Nh¸y chuét vµo -> chän Custom -> chän ®iÒu kiÖn ®Ó läc. - Sau khi läc ra kÕt qu¶ ta cã thÓ copy ra vïng kh¸c vµ in riªng. - Muèn hiÖn l¹i toµn bé d÷ liÖu ®Ó läc tiÕp -> Data -> Filter -> Show All. - Muèn bá chÕ ®é läc -> Data -> Filter -> AutoFilter. Bµi 11 ®Þnh d¹ng b¶ng tÝnh, in d÷ liÖu 1. §Þnh d¹ng b¶ng. Vµo menu File -> Page Setup -> + Page (®Æt trang). - Orientation: H−íng trang (Portrait ®Æt däc, Landscape ®Æt ngang). - Scaling: X¸c ®Þnh tû lÖ (§iÒu chØnh ‘adjust to’ tû lÖ bao nhiªu phÇn tr¨m so víi kÝch th−íc b×nh th−êng).NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 18 + Margins (®Æt lÒ). - Center on page: §Æt b¶ng vµo gi÷a trang giÊy (horizontally theo chiÒu ngang, vertically theo chiÒu däc). + Header/Footer (tiªu ®Ò ®Çu, cuèi trang). Chän Custom header hoÆc Custom footer ®Ó nhËp tiªu ®Ò. 2. §Æt vïng in. B«i ®en vïng cÇn ®Æt vµo menu File -> Print Area -> Set Print Area. Vµo menu File -> Print Area -> Clear Print Area ®Ó huû viÖc thiÕt lËp vïng in. 3. In b¶ng. Vµo menu File -> Print Preview ®Ó xem toµn bé tr−íc khi in. Vµo menu File -> Print -> - All: in toµn bé (tÊt c¶ c¸c trang).NguyÔn Th¾ng Lîi - tlcom@vnn.vn and tlcomhn@gmail.com Trang 19 - Pages; in tõ trang ... ®Õn trang ... - Number of copies: sè b¶n in. 

Trang 1

Bài 1:

các khái niệm và thao tác ban đầu

với bảng tính excel

I Một số khái niệm cơ bản:

Microsoft Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới của hãng Microsoft Excel là chương trình bảng tính nó có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê

1 Work Book, Sheet, Cell:

Work book hay book là một file chứa các bảng tính, trong một Work book gồm nhiều các Sheet Mỗi Sheet là một bảng tính rất lớn bao gồm 256 cột được đánh thứ tự theo chữ cái và 65.536 hàng được đánh thứ tự theo số ứng với một cột và một hàng được gọi là một Cell hay còn gọi

là một ô Mỗi Cell đều có toạ độ (địa chỉ) tương ứng là tên cột, tên hàng VD: D5, H30

2 Cách nhập dữ liệu vào bảng tính

Đặt con trỏ vào từng ô và nhập dữ liệu, khi kết thúc nhập cho ô nào thì ấn enter Khi nhập số liệu vào bảng tính thông thường ta dùng các phím số ở bên phải bàn phím (ấn phím Num Lock cho đèn Num Lock sáng) và nhập theo cột

II Các Thao tác cơ bản:

1 Mở bảng tính mới

- ấn phím: Ctrl + N

- Chọn menu File -> New

- Chọn biểu tượng:

2 Lưu bảng tính

- ấn phím: Ctrl + S

- Chọn menu File -> Save

- Chọn biểu tượng:

3 Đóng bảng tính

- ấn phím: Ctrl + W

- Chọn menu File -> Close

- Chọn biểu tượng:

4 Mở bảng tính cũ

- ấn phím: Ctrl + O

- Chọn menu File -> Open

- Chọn biểu tượng:

5 Lưu bảng tính ra đĩa mềm

Trang 3

- Đ−a đĩa mềm vào ổ đĩa -> chọn menu File -> Save As -> tại dòng save in chọn ổ đĩa A (Floppy A) -> gõ tên file ở dòng file name -> chọn nút save

Căn chỉnh kẻ bảng, lập công thức

1 Căn chỉnh

- Trộn và canh giữa nhiều ô -> bôi đen các ô cần trộn -> nháy chuột vào biểu tượng Merge and Centre

- Chọn font chữ -> bôi đen các ô cần chọn font -> vào menu Format -> Font

- Điền Series (điền số thứ tự):

+ Nhập số đầu tiên và số thứ hai ở hai ô liên tiếp -> bôi đen

2 ô đó -> trỏ chuột vào chấm ở góc dưới phải của khung bôi đen -> giữ nút chuột và kéo (nếu chỉ nhập một số ở ô

đầu tiên thì khi kéo chuột ấn phím Ctrl)

+ Nhập một số ở ô đầu tiên -> vào menu Edit -> Fill -> Series -> trong đó

Row: series theo hàng

Columns: series theo cột

Trend: tăng giảm theo xu hướng

Linear: tăng theo cấp số cộng

Growth: tăng theo cấp số nhân

Date: tăng theo kiểu ngày

Auto Fill: tự động điền

Step value: bước nhẩy

Stop value: giá trị dừng

Trang 5

2 Lập công thức

- Các phép toán trong excel: cộng (+), trừ (-), nhân (*), chia (/), luỹ thừa (^)

- Trước khi lập công thức bao giờ cũng phải nhập dấu =

- Trên một bảng dữ liệu ta chỉ việc lập công thức tại một hàng (thường là hàng đầu tiên) sau đó copy công thức cho các hàng còn lại bằng cách trỏ chuột vào chấm dưới phải của ô chứa công thức -> giữ nút chuột và kéo xuống (trong trường hợp bảng tính lớn gồm nhiều hàng, ta nháy đúp

chuột vào chấm dưới phải)

3 Kẻ bảng

- Bôi đen vùng dữ liệu cần kẻ -> Format -> Cells -> Border

Toạ độ tuyệt đối Chèn hàng, cột, ô

1 Toạ độ tuyệt đối

Trong các bài thực hành trước ta đã thấy là khi copy công thức thì toạ độ trong công thức thay đổi theo hàng hoặc cột Muốn lấy cố định toạ độ trong công thức thì ngay sau khi chọn toạ độ ta phải ấn phím F4 (còn gọi là lấy toạ độ tuyệt đối)

2 Chèn, xoá, ẩn hàng, cột

Bôi đen cột hặc hàng (bằng cách nháy chuột vào tên cột hoặc hàng) -> nháy phải chuột -> Insert Column (row): để chèn cột (hàng)

-> Delete Column (row): để xoá cột (hàng)

-> Hide : để ẩn

-> UnHide : bỏ ẩn

3 Kiểu dữ liệu

Trong Excel có các kiểu dữ liệu sau:

+ Kiểu số: khi nhập nhập dữ liệu số vào cell -> số được canh sang phải

+ Kiểu chữ (text): khi nhập nhập dữ liệu vào cell -> dữ liệu được canh sang trái

+ Kiểu ngày: khi nhập dữ liệu vào cell -> dữ liệu được canh sang phải

Trang 7

* Chú ý:

- Khi nhập kiểu ngày phải chú ý là máy của bạn đang

đặt hệ ngày là mm/dd/yy hay là dd/mm/yy

- Khi nhập số mà canh sang trái thì phải xoá bỏ định dạng hoặc định dạng lại

Định dạng cells

sử dụng một số hàm đơn giản

1 Định dạng dữ liệu cho cells

Bôi đen các ô cần lấy định dạng -> Format -> Cells -> Number trong đó:

+ Number: kiểu số

+ Currency: kiểu tiền tệ

+ Accounting: kiểu kế toán

+ Date: kiểu ngày

+ Time: kiểu giờ

+ Percentage: kiểu phần trăm

+ Fraction: kiểu phân số

+ Scientific: kiểu khoa học

+ Text: kiểu văn bản, chữ

+ Special: kiểu đặc biệt

+ Custom: lựa chọn kiểu

2 Ví dụ về một số định dạng

- Trước khi nhập tại một ô nào đó ta gõ dấu ‘ -> thành kiểu Text:

‘99999 khác 99999 (kiểu Text không cộng, trừ, nhân được)

- Định dạng

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Trang 9

Bôi đen các cell -> Format -> Cells -> Custom -> gõ vào ‘(0)’ dưới dòng Type

- Định dạng giờ: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào

‘hh:mm:ss’ dưới dòng Type

- Định dạng ngày: Format -> Cells -> Custom -> gõ vào

‘mm/dd/yy’ hoặc ‘dd/mm/yy’ hoặc ‘mm/dd/yyyy’ dưới dòng Type

Bài 5:

Hệ thống các hàm cơ bản nhất trong excel

1 Các sử dụng hàm trong công thức

Tổng quát:

= Tên hàm(đối số1,đối số2, )

+ Tên hàm phải nhập theo đúng quy định của excel

+ Bao nhiêu đối số thì tuỳ theo từng hàm, có hàm không

có đối số

+ Thông thường excel ngầm định dấu phẩy ‘,’ để ngăn cách các đối trong hàm nhưng khi dùng chuẩn là dấu phẩy

để ngăn cách phần nguyên và phần lẻ thập phân thì dấu ngăn cách các đối trong hàm là dấu ‘;’

2 Hệ thống hàm

Hàm thống kê Statistical

+ Hàm xếp hạng - Rank

= Rank(Số cần xếp hạng, Dãy cần so sánh, Tiêu

chuẩn)

- Số cần xếp hạng: là toạ độ, địa chỉ của một ô nào đó

- Dãy cần so sánh: là toạ độ của một dãy các số so sánh

để xếp hạng (sau khi chọn toạ độ của dãy này cần ấn phím F4

để lấy toạ độ tuyệt đối)

- Tiêu chuẩn nhận hai giá trị :

0 - xếp hạng giảm dần (số lớn nhất xếp thứ nhất)

1 - xếp hạng tăng dần (số nhỏ nhất xếp thứ nhất)

+ Hàm tính trung bình - Averge

= Average(Dãy cần tính)

+ Hàm tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất - Min, Max

= Min(Dãy số)

= Max(Dãy số)

Bài 6

Hệ thống các hàm (Tiếp)

Hàm Toán Học Và l−ợng giác - Math & Trig

+ Hàm tính tổng - Sum

= Sum( Dãy số )

+ Hàm tính luỹ thừa - Power

Trang 11

= Power(C¬ sè, Sè mò)

vd: Power(2,3) = 8

+ Hµm LÊy phÇn nguyªn - Int

= Int( sè )

+ Hµm LÊy phÇn d− cña phÐp chia - Mod

= Mod(Sè bÞ chia, Sè chia)

vd:

Mod(7,3) = 1;

Mod(7,4) = 3

+ Hµm lµm trßn sè - Round

= Round(Sè, sè ch÷ sè phÇn lÎ thËp ph©n)

vd:

ROUND(2.15, 1) = 2.2

ROUND(2.149, 1) = 2.1

ROUND(-1.475, 2) = -1.48

ROUND(21.5, -1) = 20

Bµi 7

HÖ thèng c¸c hµm (TiÕp)

I Hµm Logical.

= And(Biểu thức1, biểu thức2, )

= Or(Biểu thức1, biểu thức2, )

= Not(Điêu kiện)

2 Hàm điều kiện - If

= If( Logic_test, Value_if_true, Value_if_false ) Diễn giải : Nếu logic_test thì value_if_true không thì

value_if_false

- Logic_test: là biểu thức điều kiện (dùng hàm And, Or

để và, hoặc các điều kiện)

- Value_if_true: là giá trị trả về nếu điều kiện đúng

- Value_if_false: là giá trị trả về nếu điều kiện sai (có thể là một hàm if khác, gọi là hàm if lồng nhau)

- Hàm if không đ−ợc lồng nhau quá 7 cấp

II Các hàm về chuỗi ký tự

1 Hàm LEFT()

Qui cách: Left(<Biểu thức ký tự>,n)

Hàm này cho một chuỗi ký tự trong <Biểu thức ký tự> từ bên trái và lấy ra n ký tự

2 Hàm RIGHT()

Qui cách: Right(<Biểu thức ký tự>,n) Cho kết quả nh− hàm Left() nh−ng từ bên phải

3 Hàm MID()

Qui cách: Mid(<Btkt>,<Vị trí>,n)

Hàm này cho kết quả là một dãy ký tự lấy ra trong <Btkt>, từ <Vị trí> và lấy ra n ký tự

Trang 13

Bài 8

Hệ thống các hàm (Tiếp)

Hàm tìm kiếm và tham chiếu - Lookup & Reference

+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo hàng - Hlookup

Hlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên hàng đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đó

= HLOOKUP(Lookup_value, Table_array,

Row_index_num, Range_lookup)

- Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã)

- Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ)

- Row_index_num: số thứ tự của hàng, nơi lấy giá trị trả

về

- Range_lookup nhận một trong hai giá trị:

0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị ở hàng đầu tiên của bảng tham chiếu giống hệt nhau)

1 : là tìm kiếm tương đối (giá ở hàng đầu tiên của bảng tham chiếu phải được Sắp xếp tăng dần)

+ Hàm tìm kiếm và tham chiếu theo cột - Vlookup

Vlookup sẽ tìm kiếm dữ liệu so sánh trên cột đầu tiên của bảng tham chiếu (hay còn gọi là bảng mã) và trả về giá trị tương ứng với mã đó

= VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Column_index_num, Range_lookup)

- Lookup_value: là giá trị tìm kiếm, so sánh (còn gọi là mã)

- Table_array: Toạ độ của bảng tham chiếu (còn gọi là bảng mã, bảng phụ)

- Column_index_num: số thứ tự của cột, nơi lấy giá trị trả về

- Range_lookup nhận một trong hai giá trị:

0 : là tìm kiếm chính xác (giá trị cần tìm và giá trị

ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu giống hệt nhau)

1 : là tìm kiếm tương đối (giá ở cột đầu tiên của bảng tham chiếu phải được Sắp xếp tăng dần)

Bài 9

Lập biểu đồ, đồ thị

Biểu đồ, đồ thị

+ Cách lập đơn giản:

Bôi đen vùng dữ liệu cần lập biểu đồ (nếu các cột dữ liệu không liên tiếp thì ấn Ctrl khi bôi đen) -> Nháy vào biểu tượng Chart Wizard hoặc vào menu Insert -> Chart -> xuất hiện bảng chọn -> chọn kiểu biểu đồ -> Next -> Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title -> Next -> Finish

+ Thêm, sửa kiểu biểu đồ:

Trang 15

Nháy phải chuột vào khung của biểu đồ -> Chart Options trong đó:

Title (tiêu đề)

Legend (chú giải, chú thích)

Data labels (nhãn của dữ liệu)

S¾p xÕp vµ läc d÷ liÖu

1.S¾p xÕp d÷ liÖu

B«i ®en vïng d÷ liÖu cÇn s¾p xÕp -> Data -> Sort -> Tªn cét cÇn s¾p xÕp (ë sort by) -> chän chØ tiªu s¾p xÕp (Ascending

lµ t¨ng dÇn, Descending lµ gi¶m dÈn)

+ Then by: trong tr−êng hîp nÕu trïng th× s¾p xÕp theo cét tiÕp

+ Header row: S¾p xÕp vµ trõ hµng ®Çu tiªn (tªn cét) + No header row : S¾p xÕp c¶ hµng ®Çu tiªn

2 Läc d÷ liÖu AutoFilter

Trang 17

Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc -> Data -> Filter ->

AutoFilter -> xuất hiện

Tại dòng đầu tiên của bảng -> Nháy chuột vào -> chọn Custom -> chọn điều kiện để lọc

- Sau khi lọc ra kết quả ta có thể copy ra vùng khác và

in riêng

- Muốn hiện lại toàn bộ dữ liệu để lọc tiếp -> Data ->

Filter -> Show All

- Muốn bỏ chế độ lọc -> Data -> Filter -> AutoFilter

Bài 11

định dạng bảng tính, in dữ liệu

1 Định dạng bảng

Vào menu File -> Page Setup ->

+ Page (đặt trang)

- Orientation: Hướng trang (Portrait đặt dọc, Landscape

đặt ngang)

- Scaling: Xác định tỷ lệ (Điều chỉnh ‘adjust to’ tỷ lệ bao nhiêu phần trăm so với kích thước bình thường)

+ Margins (đặt lề)

- Center on page: Đặt bảng vào giữa trang giấy

(horizontally theo chiều ngang, vertically theo chiều dọc)

+ Header/Footer (tiêu đề đầu, cuối trang)

Chọn Custom header hoặc Custom footer để nhập tiêu đề

2 Đặt vùng in

Bôi đen vùng cần đặt vào menu File -> Print Area -> Set Print Area

Vào menu File -> Print Area -> Clear Print Area để huỷ việc thiết lập vùng in

3 In bảng

Vào menu File -> Print Preview để xem toàn bộ trước khi

in

Vào menu File -> Print ->

Trang 19

- Pages; in từ trang đến trang

- Number of copies: số bản in