Thảo luận nguyên lí kế toán

trình bày về sự khác nhau giữa chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp,liên hệ thực tế với công ty HNC

Mục lục Lời mở đầu 2

Chương I Cơ sở lí luận của hạch toán kế toán,

các phương pháp phân loại chứng từ

và phân biệt chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp 3

Chương II Tìm hiểu các chứng từ liên quan

tới hoạt động thu tiền công nợ của công ty

cổ phần chuyển phát nhanh

Hợp Nhất Miền Bắc(HNC) 9

Kết luận 19

Lời mở đầu Nền kinh tế Việt Nam những năm gần đây phát triển mạnh mẽ cả về chiều rộng và chiều sâu mở ra nhiều ngành nghề, đa dạng hóa nhiều ngành sản xuất Hệ thống kế toán trong những năm gần đây đã có những bước chuyển đổi mới, tiến bộ và nhảy vọt để phù hợp với sự phát triển của đất nước

Chính vì vậy, một bộ phận đông đảo sinh viên đã lựa chọn học tập, nghiên cứu chuyên ngành kế toán nhằm tiếp nhận nhiều hơn nữa những kiến thức bổ ích làm hành trang cho tương lai Để học tập thực sự hiệu quả, sinh viên cần nắm vững những kiến thức cơ bản và nền tảng để trau dồi kĩ năng một cách nhuần nhuyễn và áp dụng vào thực

tế Chính vị vậy nhóm I xin trình bày đề tài : “ Phân biệt chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp và áp dụng tìm hiểu thực tế vào công ty cổ phần chuyển phát nhanh hợp nhất miền Bắc”

Chương I

Cơ sở lí luận của hạch toán kế toán, các phương pháp phân loại chứng từ

và phân biệt chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp 1.1.Khái niệm hạch toán

Hạch toán kế toán: Hệ thống quan sát, đo lường, tính tóan, và ghi chép các họat động

kinh tế của con người nhằm thực hiện chức năng thông tin kiểm tra các hoạt động kinh tế trong quá trình tái sản xuất xã hội

1.2.Khái niệm phương pháp chứng từ kế toán và các phương pháp phân loại chứng từ

kế toán

1.2.1.Khái niệm phương pháp chứng từ kế toán

Phương pháp chứng từ kế toán là phương pháp kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh và thực sự hoàn thành theo thời gian và địa điểm phát sinh vào các bản chứng

từ kế toán và tổ chức xử lý, luân chuyển chứng từ để phục vụ công tác quản lý và công tác kế toán

Chứng từ kế toán là chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

và thực sự hoàn thành, làm cơ sở ghi sổ kế toán Mọi số liệu, thông tin ghi trong sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng những chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lệ Như vậy thực chất của chứng từ kế toán là những loại giấy tờ in sẵn ( hoặc chưa in sẵn) theo mẫu quy định, được sử dụng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã thực sự hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn

vị, gây ra sự biến động đối với các loại tài sản, các loại vốn cũng như các đối tượng kế toán khác

Chứng từ kế toán phải lập theo đúng quy định trong chế độ hiện hành và phải ghi chép rõ ràng, đầy đủ, chính xác, kịp thời đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Lập chứng từ là 1 phương pháp kế toán cần thiết được sử dụng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh hoặc đã thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh cụ thể

Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, nó là nhân tố đầu tiên ảnh hưởng đến chất lượng công tác hạch toán kế toán Vì vậy, khi lập chứng từ

kế toàn cần phải đảm bảo các yêu cầu:

Thứ nhất: rõ ràng, đầy đủ, chính xác, kịp thời

Thứ hai: hợp lệ và hợp pháp

Đảm bảo được các yêu cầu trên sẽ giúp cho công tác kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác và kịp thời mọi sự biến động về tài sản và nguồn vốn trong đơn vị, cho phép giám đốc 1 cách liên tục và chặt chẽ mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính trong khi và sau khi phát sinh cũng như đã hoàn thành

Ngoài việc đảm bảo tính pháp lý cho số liệu khi ghi vào sổ kế toán, việc lập chứng từ đúng theo các yêu cầu trên còn có tác dụng góp phần ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm, thoát ly các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính do Nhà nước ban hành; phát hiện và ngăn chặn kịp thời các hành vi tham ô, lãng phí tài sản của nhà nước, của tập thể , cung cấp những số liệu phục vụ cho thông tin kinh tế, truyền đạt và kiểm tra việc thực hiện các mệnh lệnh, chỉ thị công tác trong đơn vị

1.2.2.Các phương pháp phân loại chứng từ kế toán

Việc phân loại chứng từ kế toán được tiến hành theo nhiều tiêu thức khác nhau: theo hình thức và tính chất của chứng từ, theo địa điểm lập chứng từ, theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ, mức độ phản ánh của chứng từ, các quy định về quản lý chứng từ…Tương ứng với mỗi tiêu thức chứng từ kế toán được chia thành các loại chứng từ khác nhau

1.2.2.1 Theo tính chất và hình thức của chứng từ :Chia làm 2 loại là chứng từ thông thường(bằng giấy) và chứng từ điện tử

Chứng từ thông thường: Chứng từ bẳng văn bản là những chứng từ chứng minh bằng giấy tờ nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành

Chứng từ điện tử: Là các chứng từ kế toán được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh tóan.Các đơn vị, tổ chức sử đụng chứng từ điện tử và giao dịch thanh tóan điện tử phải có các điều kiện:

Có chữ kí điện tử của người đại diện theo pháp luật,người được ủy quyền của người đại diện theo pháp luật của đơn vị,tổ chức sử dụng chứng từ điện tử và thanh tóan điện tử Xác lập phương thức giao nhận chứng từ điện tử và kĩ thuật của vật mang tin

Cam kết về các hoạt động diễn ra do chứng từ điện tử của mình lập khớp đúng với quy định

1.2.2.2 Theo địa điểm lập chứng từ

Theo địa điểm lập chứng từ người ta thường chia chúng thành chứng từ bên trong (nội bộ) và chứng từ bên ngoài Trong đó:

Chứng từ bên trong: là loại chứng từ được lập trong phạm vi đơn vị, tổ chức kế toán không phụ thuộc vào đặc điểm của nghiệp vụ kinh tế, tài chính giải quyết trong nội bộ đơn vị Chẳng hạn: Phiếu xuất kho vật tư cho phân xưởng sản xuất, bảng kê thanh toán lương, biên bản kiểm kê nội bộ Một số bộ phận khác của chứng từ bên trong được lập tại đơn vị kế toán, nhưng giải quyết các mối quan hệ kinh tế với các đơn vị bên ngoài

Ví dụ: hóa đơn bán hàng, biên bản bàn giao tài sản

Chứng từ bên ngoài: là loại chứng từ của đơn vị kế toán, nhưng được lập tại các đơn

vị khác Thông thường là các chứng từ liên quan đến việc thu mua hàng hóa, dịch vụ hoặc các loại tài sản

Chẳng hạn: hóa đơn mua hàng, hóa đơn thanh toán vận chuyển thuê ngoài

Cách phân loại này tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu và xử lý các nghiệp vụ kinh tế, tài chính, phân biệt mức độ quan tâm khác nhau trong việc kiểm tra, đối chiếu với từng loại chứng từ

1.2.2.3 Theo mức độ phản ánh của chứng từ

Theo trình độ khái quát của tài liệu trong bản chứng từ, chứng từ được chia thành chứng từ ban đầu và chứng từ tổng hợp

Chứng từ gốc: Là những chứng từ được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh,

là “ tấm hình” chụp lại toàn bộ những dữ liệu mô tả nghiệp vụ kinh tế, tài chính thực tế xảy ra Chứng từ ban đầu có đầy đủ giá trị và hiệu lực pháp lý đối với công tác kế toán và quản lý

Ví dụ: hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu thu

Chứng từ tổng hợp: được xem là phương tiện tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại, nhằm giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán ghi sổ

Ví dụ: bảng kê chứng từ, bảng tổng hợp chứng từ

Cách phân loại này giúp cho việc lựa chọn chứng từ trong công tác kế toán cũng như trong công tác thanh tra, kiểm tra

1.2.2.4 Theo yêu cầu quản lý chứng từ của nhà nước

Chứng từ bắt buộc: là chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế thể hiện quan hệ kinh tế mang các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt ché, mang tính chất phổ biến Đối với loại chứng từ này, nhà nước tiêu chuẩn hóa về mẫu biểu các chỉ tiêu phản ánh và phương pháp lập

Ví dụ: hóa đơn GTGT

Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ sử dụng để phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát

sinh trong nội bộ đơn vị Đối với loại chứng từ này nhà nước chỉ hướng dẫn những chỉ tiêu đặc trưng để các đơn vị tự vận dụng

Ví dụ: phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

1.2.2.5 Theo nội dung kinh tế phản ánh trên chứng từ

Theo nội dung của nghiệp vụ kinh tế phản ánh trên chứng từ, hệ thống chứng từ được chia thành nhiều loại, chẳng hạn:

Chứng từ về tiền mặt

Chứng từ về vật tư

Chứng từ về tiêu thu hàng hóa

Chứng từ về thanh toán: thanh toán với ngân hàng, với ngân sách nhà nước, với công nhân viên

Chứng từ về tài sản cố định

…

Các chứng từ khác

1.3.Phân biệt chứng từ gốc và chứng từ tổng hợp

1.3.1.Giống nhau

1.3.1.1.Tác dụng

Đều là chứng từ kế toán

Là căn cứ để đơn vị kế toán tiến hành ghi sổ kế toán

1.3.1.2.Nội dung và hình thức:

Đều bắt buộc phải có tất cả các yếu tố bắt buộc của chứng từ: Tên gọi chứng từ, số chứng từ và ngày tháng năm lập, tên địa chỉ của cá nhân tổ chức lập và nhận chứng từ, nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế, số lượng đơn giá và số tiền của nghiệp vu, chữ kí của người lập và người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ kinh tế Và có thể có nội dung không bắt buộc như phương thức thanh toán, phương thức giao hàng… 1.3.2.Khác nhau

1.3.2.1.Tác dụng

Chứng từ gốc đảm bảo chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh các nghiệp vụ một cách chi tiết

Chứng từ tổng hợp không phản ánh chi tiết như chứng từ gốc mà tổng hợp chung nhất, những nội dung quan trọng nhất của chứng từ gốc

1.3.2.2.Hình thức

Chứng từ gốc chia thành các loại …(mệnh lệnh, ) và được trình bày dưới dạng phiếu ngang

Chứng từ tổng hợp không phân loại mà phân loại theo nội dung nghiệp vụ nghiệp vụ kinh tế Được trình bày dạng bảng tổng hợp

1.3.2.3.Nơi lập

Chứng từ gốc có thể do người bên trong hoặc người bên ngoài lập

Chứng từ tổng hợp thì chỉ do người trong DN lập

1.3.2.4 Chữ ký xác định tính hợp pháp

Chứng từ gốc thì chỉ cần có đầy đủ 3 chữ ký bắt buộc, đúng thủ tục, đúng theo thể lệ, điều lệ và có con dấu xác nhận thì chứng từ gốc có giá trị, chứng minh được nghiệp vụ kinh tế diễn ra.( lưu ý: dấu ở đây có giá trị nếu là dấu tròn)

Chứng từ tổng hợp đúng thể lệ, thủ tục, điều lệ, đóng dấu, ngoài ra, còn phải kèm, theo chứng từ gốc mới chứng minh được chứng từ tổng hợp là chính xác

1.3.2.5.Giá trị pháp lý

Chứng từ gốc có giá trị pháp lý trong thanh toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

chứng từ tổng hợp không có giá trị pháp lý trong thanh toán mà chỉ có giá trị trong việc tổng hợp số liệu và có giá trị trong việc báo cáo với các cơ quan có thẩm quyền 1.3.2.6.Thời gian lập

Chứng từ gốc được lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành

Ví dụ:khi có nghiệp vụ xuất kho một lô hàng thì ngay lập tức phiếu xuất kho được viết

Chứng từ tổng hợp thì được lập theo định kỳ(có thể là một ngày, một tuần, một tháng…)

1.3.2.7.Cách xử lí chứng từ khi bị lỗi

Chứng từ gốc : khi thủ tục không đúng, có sai số thì phải mang trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ để làm thêm thủ tục điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ Chứng từ tổng hợp: khi có bút toán sai, để điều chỉnh thì ngoài chữ ký của KT trưởng, phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị

Chương II Tìm hiểu các chứng từ liên quan tới hoạt động thu tiền công nợ của công ty cổ phần

chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc(HNC) 2.1.Tìm hiểu về công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc

2.1.1.Lịch sử hình thành và phát triển

Tiền thân của Tổng công ty Cổ phần Chuyển phát nhanh Hợp Nhất là Công ty TNHH Thương mại Hợp Nhất ra đời năm 2001, chuyên sâu trong lĩnh vực chuyển phát nhanh Đến năm 2005, chuyển đổi mô hình sang công ty cổ phần Đến năm 2007 chuyển sang

mô hình hoạt động Công ty Mẹ - Con, thành lập Công ty CP Chuyển phát nhanh Hợp Nhất (Miền Bắc và Miền Nam) – Tổng Công ty cổ phần Chuyển phát nhanh Hợp Nhất (Gọi tắt là Tổng công ty Nội địa)

Từ khi ra đời, với hệ thống vận hành đơn giản và mạng lưới tập trung ở một số khu vực trung tâm, đến nay, sau hơn 11 năm phát triển, Tổng công ty Nội địa đã xây dựng được mạng lưới độc lập, phủ khắp 64/64 tỉnh, thành phố, với hơn 180 trung tâm giao dịch, số lượng nhân sự đạt trên 1.000 nhân viên

Cùng với việc mở rộng mạng lưới dịch vụ, phát triển hệ thống trung tâm khai thác (Hub) ở các thành phố lớn, Tổng công ty Nội địa đã đưa ra các sản phẩm mới và dịch vụ

giá trị gia tăng như: dịch vụ chuyển phát trong ngày, dịch vụ phát trước 9h30, dịch vụ trả trước và dịch vụ cung cấp văn phòng phẩm

Tổng công ty Nội địa đã đạt được những thành tựu đáng kể như danh hiệu Thương hiệu mạnh do Thời báo Kinh tế Việt Nam trao tặng năm 2006, 2007

Với kinh nghiệm và nỗ lực không ngừng, chúng tôi luôn phấn đấu để ngày càng phục

vụ tốt hơn các dịch vụ đối với khách hàng

2.1.2.Các dịch vụ kinh doanh chính

2.1.2.1 Dịch vụ Chuyển phát nhanh hàng ngày

Chúng tôi cung cấp cho khách hàng dịch vụ chuyển phát nhanh door-to-door và các dịch vụ chuyển phát nhanh khác trên toàn quốc, đảm bảo nhanh chóng, an toàn Bưu phẩm, bưu kiện phần lớn được chuyển phát bằng đường hàng không Các bưu phẩm, bưu kiện có điểm nhận và điểm phát ngắn sẽ được chuyên chở bằng hơn 100 xe tải và 1.000

xe máy chuyên dụng Thời gian chuyển phát: từ 3h - 72h với chuyển phát trong nước 2.1.2.2 Chuyển phát nhanh hỏa tốc

Đây là dịch vụ cao cấp đáp ứng yêu cầu khắt khe về thời gian Thời gian chuyển phát:

3 tiếng đối với khu vực nội tỉnh của các thành phố chính, phát trong ngày và phát trước 9h30 đối với các tuyến liên tỉnh

2.1.2.3 Chuyển phát nhanh trả trước

Dịch vụ chuyển phát nhanh trả trước dựa trên công nghệ quản lý hiện đại bằng mã vạch và mã bảo mật, công nghệ chống làm giả cao, hệ thống phần mềm quản lý một cách chính xác mã bưu phẩm, bưu kiện cũng như tên khách hàng qua phong bì trả trước, giúp khách hàng quản lý chi phí, tiết kiệm được chi phí đến 15%

2.1.2.4 Chuyển phát hàng giá trị cao, hồ sơ thầu, vaccine, hàng lạnh…

Đây là những mặt hàng có mức bồi thường cao (lên đến 100% giá trị) khi xảy ra mất mát, hư hỏng, tuy nhiên, với quy trình vận hành được kiểm soát nghiêm ngặt và sự hỗ trợ tích cực của hệ thống phần mềm quản lý, HNC cung cấp đến khách hàng dịch vụ vận chuyển tốt nhất, nhanh nhất

2.1.2.5 Chuyển phát nhanh đường bộ

Với thời gian chuyển phát từ 2-5 ngày, chúng tôi cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh đường bộ bằng các xe tải hạng nặng với chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh

2.1.2.6 Các dịch vụ giá trị gia tăng

Để đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng, HNC cung cấp các dịch vụ giá trị gia tăng như đóng gói, phát tận tay người nhận, thanh toán đầu nhận, phát đồng kiểm, báo phát, chuyển hoàn, bảo đảm

2.2.Tìm hiểu các chứng từ liên quan tới hoạt động thu tiền công nợ của công ty HNC miền Bắc

2.2.1.Giới thiệu sơ qua về hoạt động thu tiền công nợ

Công ty HNC miền Bắc gồm nhiều trung tâm giao dịch nhỏ, mỗi trung tâm sẽ phục vụ những khách hàng trên phạm vi hoạt động của mình, đến cuối tháng các trung tâm sẽ chốt lại số lượng dịch vụ mà các khách hàng của mình đã sử dụng, sau đó báo cáo lên phòng công nợ Căn cứ vào báo cáo số lượng dịch vụ này thì phòng công nợ sẽ viết hóa đơn đưa cho các trung tâm để các trung tâm mang cho từng khách hàng nhằm giúp khách hàng lấy căn cứ để thanh toán Trung tâm nào thì thu tiền khách hàng của trung tâm đó, sau đó giám đốc trung tâm sẽ có trách nhiệm mang tiến tới phòng công nợ để nộp, thời gian thu tiền công nợ là 1 tháng kể từ ngày đưa hóa đơn

Nhóm chúng tôi tập trung nghiên cứu và phân biệt sự khác biệt giữa “phiếu thu tiền” (chứng từ gốc cho hoạt động thu tiền) và “bản kê thu tiền” (chứng từ tổng hợp cho hoạt động thu tiền của công ty)

Hình ảnh của 2 loại chứng từ này: