- CVP hoặc TPHC là người trực tiếp giúp Thủ trưởng CQ tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác vănthư ở các cơ quan cấp dưới và
Trang 1Câu 1: Phân tích khái niệm, nội dung, yêu cầu của công tác văn thư
1 khái niệm công tác văn thư
CTVT là hoạt động cung cấp thông bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo,chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước,các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (gọichung là các cơ quan, tổ chức)
* Phân tích khái niệm
Thứ nhất, CTVT là hoạt động cung cấp thông tin bằng văn bản Trong quá
trình hoạt động hàng ngày, thông tin chính là nguồn lực quan trọng nhất phục vụquá trình thực thi nhiệm vụ của CQ,TC,cá nhân Có nhiều nguồn thông tin khácnhau như thông tin từ VB, từ phương tiện truyền thông, từ dư luận xã hội… Trong
đó, thông tin bằng văn bản là nguồn thông tin quan trọng, đáng tin cậy nhất, vìchúng được ban hành dưới danh nghĩa của cơ quan hoặc người đứng đầu CQ,TC,
có đầy đủ chữ ký và con dấu vì vậy chúng đảm bảo được tính chính xác và mức độtin cậy
Thứ hai, CTVT phục vụ cho việc hđộng lãnh đạo, quản lý của CQ Hđộng
này gồm các công việc như soạn thảo, ban hành VB quản lý; tổ chức thực hiện;kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các VB đó Muốn ban hành các QĐ hành chínhnói chung, cần phải có thông tin, thông tin lại được chứa đựng trong văn bản
Thứ ba, CTVT phục vụ cho hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức.
Không một cơ quan, tổ chức nào có thể hoạt động nếu thiếu cong tác văn thư
2 Nội dung của CTVT
CTVT bao gồm các nội dung dưới đây:
Một là, soạn thảo và ban hành văn bản, nội dung này bao gồm các công việc
sau đây:
- Thảo văn bản
- Duyệt bản thảo
Trang 2- TC hướng dẫn LHS theo danh mục vào giao nộp HS, TL vào LTCQ
- Kiểm tra, đôn đốc các đvị, cá x lập các loại HS và giao nộp HS vào LTCQ
Bốn là, quản lý và sử dụng con dấu:
- Bảo quản các loại dấu của CQ
- Trực tiếp đóng dấu vào các loại VB và TL khác
3 Yêu cầu công tác văn thư:
Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều
vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Do đó, xây dựngvăn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyếtnhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảmtiến độ giải quyết công việc của mọi cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đềcập trong văn bản Đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơquan
Chính xác:
- Chính xác về nội dung của văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợpvới Hiến pháp, Pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấptrên
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù hợp thực tế,không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…
+ Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng
- Chính xác về thể thức văn bản:
Trang 3+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành
- Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâunghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độquy định của Nhà nước về công tác văn thư
Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản
và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thưđến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu bí mật
Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn
liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, yêucầu hiện đại hoá công tác văn thư là tiền đề bảo đảm cho công tác văn thư của mỗi
cơ quan đạt năng suất, chất lượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư cần phải tiếnhành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nướccũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan
Câu 2: Trình bày trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ Công tác văn thư trong đơn vị Liên hệ thực tế tại cơ quan thực tập.
1 Trách nhiệm thực hiện CTVT
Thứ nhất: trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
- Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trongphạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cơ quan cấp dưới và cácđơn vị trực thuộc
- Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chính xác cácvăn bản đến cơ quan Phân công giải quyết các văn bản đến cho từng đơn vị theochức năng nhiệm vụ
Thứ hai: Trách nhiệm của Chánh văn phòng (hoặc TP Hành chính)
Trang 4- CVP (hoặc TPHC) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng CQ tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác vănthư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc.
- CVP (hoặc TPHC) phải trực tiếp thực hiện các công việc sau:
-Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáoThủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng;
-Ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao và kýnhững văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;
-Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơ quan;
-Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả các văn bản trước khi ký gửi đi Kýnháy vào cuối của phần Nơi nhận của mỗi văn bản;
-Trong những điều kiện cụ thể, có thể đợc Thủ trưởng giao làm một số việc thuộcnhiệm vụ của văn thư chuyên trách
Thứ ba: Trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị
- Thủ trưởng đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan vètoàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểmtra
-Tổ chức giải quyết văn bản đi-đến thuộc phạm vi đơn vị;
-Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị;
-Tổ chức LHS và giao nộp hồ sơ vào LTCQ;
-Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao
Thứ tư: Trách nhiệm của cán bộ CC, VC
-Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng và cán bộ phụtrách đơn vị;
-Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
-LHS công việc mình làm và nộp hồ sơ và LT theo đúng quy định của cơ quan;-Bảo đảm giữ bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;
Trang 5-Thực hiệm nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thư cơquan.
-Hàng năm, các cán bộ CC,VC lập danh mục hồ sơ (dựa vào những hồ sơ nămtrước đã lập) để giúp việc LHS một cách dễ dàng
Thứ năm: Trách nhiệm của văn thư cơ quan
*Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
-Tiếp nhận văn bản;
-Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;
-Trình văn bản đến;
-Chuyển giao vb đến;
-Giúp CVP hoặc TPHC theo dõi việc giải quyết vb đến
* Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi
-Tiếp nhận các dự thảo vản bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký banhành;
-Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng,
-Đóng dấu văn bản đi:
-Đăng ký văn bản đi;
-Chuyển giao văn bản đi;
-Sắp xếp, bảo quản;
-Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
-Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, ghi số, ngày,tháng…;
* Đối với việc LHS và nộp hồ sơ, tài liệu vào LTCQ
-Giúp CVP (hoặc TPHC) làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc LHS theo danhmục;
-Giúp CVP (hoặc TPHC) khiểm tra, đôn đốc việc LHS và nộp hồ sơ vào LTCQ;
Trang 6-Thu thập, quản lý hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào LTCQ;
-Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào LTCQ
* Đối với quản lý và sử dụng con dấu
-Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu theo quy địnhcủa Nhà nước (Theo Nghị định Số: 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ);
-Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các loại văn bản khác của cơ quan
* Đối với những công việc có liên quan
Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tùy theo năng lực và yêu cầu cụ thể của cơquan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm một số công việc nhưđánh máy,…
2 Liên hệ thực tế
Trong thời gian thực tập vừa qua tại Sở Y tế thành phố Đà Nẵng, em đã cóthời gian tìm hiểu về trách nhiệm thực hiệm nhiệm vụ về Công tác văn thư nhưsau:
Thứ nhất: Giám đốc Sở
GĐ sở là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơquan và 28 đơn vị trực thuộc GĐ phân công, chỉ đạo giải quyết kịp thời và chínhxác các văn bản đến của cơ quan Ký các văn bản do cơ quan ban hành theo đúngquy định của Nhà nước hoặc có thể giao cho cấp phó ký thay hoặc thừa lệnh choCVP hay TP các đơn vị Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị,
Trang 7Thứ 3: Trưởng các phòng chuyên môn
Đôn đốc, giám sát giải quyết các công được GĐ sở giao và chuyển văn bảnđến các chuyên viên trong đơn vị để thực hiện;
Thứ 4: Cán bộ CC,VC
-Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Ban giám đốc Sở
và cán bộ phụ trách đơn vị;
-Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;
-LHS công việc mình làm và nộp hồ sơ và LT theo đúng quy định của cơquan;
-Hàng năm, các cán bộ CC,VC lập danh mục hồ sơ (dựa vào những hồ sơnăm trước đã lập) để giúp việc LHS một cách dễ dàng
Thứ 5: Văn thư cơ quan
*Quản lý giải quyết văn bản đến:
*Quản lý giải quyết văn bản đi:
-Tiếp nhận các dự thảo vản bản trình Lãnh đạo sở xem xét, duyệt, ký banhành;
-Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng,
-Đóng dấu văn bản đi:
-Scan văn bản, nhập và đăng ký văn bản trên phần mềm hệ thống quản lývăn bản Đi của Sở
Trang 8-Chuyển giao văn bản đi (chuyển qua đường bưu điện và qua đường mạng);-Sắp xếp, bảo quản;
-Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;
* Quản lý và sử dụng con dấu
- VT có trách nhiệm bảo quản con dấu của Sở và thực hiện việc quản lý và
sử dụng con dấu theo quui định của Nhà nước
Câu 3: Phân tích khái niệm, nguyên tắc quản lý và giái quyết văn bản
1 Khái niệm:
* Văn bản đi: Là tất cả văn bản bao gồm văn bản QPPL, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ
và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi
-> Phân tích:
- VB đi là tất cả vban do cơ quan, tổ chức phát hành
- VB đi phong phú về thể loại, đa dạng về nội dung Đó có thể là VB QPPLnhư Nghị định của Chính phủ, Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Thông tư của
Bộ trưởng, Đó có thể là văn bản hành chính như kế hoạch, thông báo, báo cáo,công văn hay các VB chuyên ngành như dự toán, hóa đơn, chứng từ,…
- VB do cơ quan, tổ chức phát hành và được chuyển giao trong nội bộ cơquan, không chuyển phát ra bên ngoài
- Ngoài ra, VB đi còn là vban của cơ quan khác gửi đến và cơ quan tiến hànhsao lại như Sao y bản chính, sao lục, trích sao phục vụ cho quá trình giải quyếtcông việc của cq, tc
Trang 9* Văn bản đến: là tất cả các VB bao gốm VB QPPL, VB hành chính và VB
chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) vàđơn thư gửi đến cq, tc
-> Phân tích:
- VB đến chứa đựng các nội dung thông tin liên quan đến chức năng, nhiệm
vụ mà cơ quan nhận VB phải giải quyết
- VB đến phong phú về thể loại và đa dạng về nội dung: Luật, Pháp lệnh,Nghị quyết của Quốc hội và Ủy ban thường vụ Qhoi; Nghị định, nghị quyết củaChính phủ; Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước; Thông tư của các Bộ;…
- VB đến từ nhiều cq, tc khác nhau như loại từ cấp trên gửi xuống để chỉđạo, hướng dẫn; loại từ cấp dưới gửi lên để báo cáo tình hình, đề xuất hoặc xin ýkiến giải quyết 1 công việc; loại do cq ngang cấp gửi đến để phối hợp công tác;loại là đơn thư của nhân dân gửi đến để góp ý hay khiếu nại, tố cáo,…
- Là loại công cụ và phương tiện quan trọng trong chỉ đạo, điều hành hoạtđộng của cq, tc VB đến phải được giải quyết triệt để nhằm nâng cao hiệu suất vàchất lượng công tác của cq, tc
* Quản lý VB: Vb là tài sản, là phương tiện hoạt động đặc biệt của cq, tc nên phải
được quản lý chặt chẽ Quản lý VB là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp
vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn VB hìnhthành trong hoạt động hằng ngày của cq, tc; lưu giữ VB phục vụ cho như cầu khaithác, sử dụng
* Giải quyết VB: Trong quá trình thực hiện chức năng và nhiệm vụ các cq, tc cần
giài quyết VB nhanh chóng, kịp thời, đúng pháp luật nhằm đảm bảo thông tin chohoạt động quản lý, nâng cao năng suất, hiệu quả và giữ uy tín của cq GQ VB là
Trang 10khái niệm dùng để chỉ việc nghiên cứu, đề xuất chủ trương, biện pháp hoặc ra vănbản nhằm xử lý hoặc thực hiện các vấn đề, sự việc được đề cập đến trong các VB
VB của cq được chính xác, kịp thời và tiết kiệm
* Nhanh chóng, kịp thời
- Vb đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành, chuyển giaotrong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo VB đến có đóng dầu chủmức độ khẩn phải đăng ký, trình, chuyển giao ngay sau khi nhận được VB khẩn điphải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển giao ngay sau khi vb được ký
- Các cá nhân trong cq phải có trách nhiệm giải quyết VB nhanh chóng theoquy định của pháp luật, quy chế của cq hay ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cq Hạnchế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ dẫnđến tình trạng giải quyết công việc chậm, lỡ việc làm giảm hiệu quả công việc vàmất uy tín của cq, tc
* Chính xác:
- Chính xác về khâu nghiệp vụ như quá trình đăng ký, nhân bản, tiếp nhận,chuyển giao, vào sổ vb đi, đến…không được sai sót, nhầm lẫn
Trang 11- Chính các về đối tượng nhận và giải quyết VB Nguyên tắc này giúp choviệc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn được pháp luật và cqquy định.
- Chính xác về quá trình giải quyết VB Mỗi cá nhân trong cq khi được giaonhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định pháp luật của NN vàhướng dẫn của các cq liên quan về lĩnh vực mà mình phụ trách Trong trường hợpcác cá nhân không dựa vào các quy định mà dựa vào ý kiến chủ quan -> việc giảiquyết thiếu chính xác, gây ảnh hưởng đến uy tín cq, tc, làm mất lòng tin của cán
bộ, công chức, viên chức và nhân dân
* An toàn, bí mật
- Để đảm bảo được yêu cầu này cần:
+ Nắm vững các quy định của Đảng và NN về quản lý VB mật
+ Xác định chính xác độ mật của VB
+ cán bộ văn thư cần là người có ý thức, biết giữ gìn bí mât
+ Không mang tài liệu mật về nhà hoặc nơi đông người; VB mật phải để ởhòm, tủ có khóa; việc soạn thảo và chuyển giao VB mật phải làm trên máy tínhkhông kết nôi mạng thông tin
+ VB mật phải đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý vàgiải quyết; không chuyển giao VB mật qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa
* Đảm bảo quy trình
- Tất cả quy trình quản lý VB như trình tự, thủ tục, đăng ký, chuyển giao VB
đi đều được tuân theo quy định các bước, thống nhất theo quy định của NN, theoquy chế của cơ quan
Trang 12Chú thích:
Đường đi của văn bản điện tử
Đường đi của văn bản giấy
Có
Không
Lãnh đạo đơn vị
Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật,
có bổ sung, sửa đổi
CBCCVC chuyên môn Văn thư cơ quan Lãnh đạo cơ quan
Ý kiến chỉ đạo, có bổ sung, sửa đổi Không
cơ quan/Lãnh đạo văn phòng
Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện dự thảo văn bản
Trang 13Nội dung công việc
1 CBCCVC chuyên môn
- Dự thảo văn bản
- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp,tiếp thu và hoàn thiện dự thảo;
- Chuyển dự thảo văn bản đã hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét;
- Chỉnh sửa dự thảo văn bản;
- In và trình lãnh đạo đơn vị;
- Chuyển văn bản giấy cho văn thư cơ quan;
- Đăng ký văn bản đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI chuyểnvăn thư cơ quan
2 Lãnh đạo đơn vị
- Kiểm tra nội dung văn bản;
- Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi thì cho ý kiến và chuyển cho:
+ Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị chỉ đạogiải quyết);
+ CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn bản
- Chuyển pháp chế cơ quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Tiếp thu ý kiến và chỉ đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo;
- Ký tắt về nội dung
3 Lãnh đạo văn phòng
Chánh văn phòng (hoặc văn thư cơ quan được uỷ quyền) kiểm tra thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi vàlãnh đạo cơ quan
4 Lãnh đạo cơ quan
Trang 14Nội dung công việc
- Kiểm tra văn bản (cả nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày);
- Trường hợp không chấp thuận thì cho ý kiến và chuyển lại cho trưởngđơn vị được giao chủ trì giải quyết để chỉ đạo bổ sung, sửa đổi;
- Trường hợpchấp thuận thì cho ý kiến đồng ý và chuyển cho:
+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức (để báo cáo);
+ Trưởng đơn vị được giao chủ trì giải quyết (để biết và chỉ đạo CBCCVCchuyên môn);
+ Chánh văn phòng (để biết)
- Ký ban hành
Việc ký văn bản có thể thực hiện bằng chữ ký điện tử (nếu đã đăng ký chữ
ký số và được cấp chứng thực chữ ký số theo quy định của Luật giao dịchđiện tử)
5 Văn thư cơ quan
- Nhận văn bản giấy từ CBCCVC chuyên môn đã có chữ ký tắt về nội dungcủa trưởng đơn vị;
- Chuyển cho pháp chế cơ quan và lãnh đạo văn phòng để ký tắt về phápchế, hình thức, thể thức, kỹ thuật;
- Trình lãnh đạo cơ quan để ký ban hành;
- Đăng ký văn bản đi và làm thủ tục phát hành bao gồm các công việc:+ Đóng dấu văn bản (dấu cơ quan, dấu khẩn, mật và các dấu khác);
+ Đăng ký văn bản đi trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
+ Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;
+ Lưu văn bản đi
Văn bản giấy gửi đi, văn thư cơ quan lưu lại 02 bản: 01 bản lập thành tậplưu văn bản đi và 01 bản chuyển cho CBCCVC chuyên môn chủ trì giảiquyết để lập hồ sơ công việc Văn bản đi lưu tại tập lưu văn bản đi phải làbản gốc, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền Bản lưu văn bản đi tại
Trang 15Nội dung công việc
văn thư cơ quan phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký
4.2 Lưu đồ mô tả văn bản đi trong môi trường truyền thống
Trách nhiệm Các bước thực hiện
nhân soạn thảo
- Văn thư cơ
quan
Dự thảo VB
ự
Duyệt nội dung
Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trìnhbày văn bản
Ký tắt hình thức
Trình ký
Trang 16nhân soạn thảo
Mô tả chi tiết
Trang 17Người thực hiện Nội dung công việc
Cán bộ chuyên
môn viên soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm độ chính xác vê nộiNhận sự phân công từ trưởng phòng để cán bộ, chuyên
dung, hình thức và tính pháp lý của VBTrưởng đơn vị Duyệt nội dung nếu có sai xót trả về cho cán bộ chuyên
tố về thể thức, kỹ thuật trình bày có đúng theo quy địnhkhông, phát hiện sai xót báo cho người có trách nhiệm xemxét, giải quyết
Văn thư cơ quan VTCQ ghi số ngày tháng năm văn bản, ghi những thông
tin cần thiết về VB như số, ký hiệu; ngày tháng năm, tên loạitrích yếu nội dung, nơi nhận và những thông tin khác vào sổđăng kí VB đi hoặc CSDL quản ló VB trên máy tính để quản
lí và tra tìm VB
Văn thư cơ quan Nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi
nhận của VB và đúng thời gian quy định Đóng dấu cơ quannhằm khẳng định giá trị pháp lí
Văn thư cơ quan Chuyển giao văn bản được VTCQ gửi đúng nơi nhận đã ghi
trên VB
Trang 18Câu 5: Vẽ sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến(Truyền thống + môi
trường mạng) Trình bày các bước trong quy trình Cho ví dụ.
* Quản lý văn bản đến trong môi trường mạng
Lãnh đạo đơn vị Công chức viên
chức chuyên môn
Văn bản điện tử: tiếp nhận, kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản, đóng dấu
“Đến”, ghi số và ngày đến, đăng ký, chuyển giao
Ý kiến phân phối văn bản
Giải quyết, lập hồ
sơ công việc
Trang 19* Mô tả chi tiết sơ đồ
1 Văn thư cơ quan
* Đối với văn bản giấy:
- Tiếp nhận văn bản đến;
- Phân loại sơ bộ (loại bóc bì và loại không bóc bì);
- Bóc bì văn bản đến (đối với loại được bóc bì);
- Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến;
- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
- Scan văn bản đến (đối với loại được bóc bì) và đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀQUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
- Chuyển lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối văn bản đến
- Văn bản đến bằng giấy sau khi scan được văn thư cơ quan giữ lại Sau khi nhận được ý kiến phân phối văn bản đến qua mạng, văn thư cơ quan chuyển văn bản giấy cho CCVC chuyên môn được giao chủ trì giải quyết
* Đối với văn bản điện tử gửi đến qua mạng:
- Kiểm tra tính xác thực về nguồn gốc nơi gửi và sự toàn vẹn của văn bản;
- Đăng ký văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
- Đính kèm biểu ghi văn bản đến trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
- Chuyển lãnh đạo văn phòng hoặc lãnh đạo cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối văn bản đến
2 Lãnh đạo văn phòng / lãnh đạo cơ quan, tổ chức
* Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối:
Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất trong PHẦN MỀM QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐẾN và chuyển cho:
- Lãnh đạo cơ quan, tổ chức để báo cáo hoặc xin ý kiến chỉ đạo đối với văn bản có nội dung quan trọng;
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì để tổ chức thực hiện;
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có)
Văn bản giấy: tiếp nhận, phân loại sơ
bộ, bóc bì, đóng dấu
“Đến”, ghi số và ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao
Tổ chức thực hện Quan trọng
Ý kiến chỉ đạo giải quyết
không
có
Trang 20* Trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc chỉ đạo) trong PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN và chuyển cho:
- Cấp phóthuộc lĩnh vực phụ trách để chỉ đạo giải quyết;
- Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành chính để theo dõi;
- Lãnh đạo đơn vị chủ trì để tổ chức thực hiện;
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có)
* Trường hợp cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến phân phối:
Trường hợp cấp phó được người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho ý kiến phân phối thì cấp phó thực hiện các công việc như người đứng đầu cơ quan, tổ chức và báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức
3 Lãnh đạo đơn vị
Căn cứ nội dung văn bản đến, ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan và vị trí việc làm của công chức,viên chức trong đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến chỉ đạo trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN và chuyển cho:
- Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực hiện (nếu cần);
- CCVC chuyên môn trong đơn vị;
- Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải quyết (nếu cần)
4 CCVC chuyên môn
- Nhận văn bản giấy hoặc văn bản điện tử do văn thư cơ quan chuyển đến;
- Xác định và nhập thông tin “Mã hồ sơ” trong PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
- Nghiên cứu nội dung văn bản đến để thực hiện;
- Tập hợp văn bản liên quan đến công việc được giao chủ trì giải quyết thành hồ sơ (hồ sơ ở dạng giấy và hồ sơ ở dạng dữ liệu điện tử);
- Đối với văn bản đến không cần lập hồ sơ thì không phải xác định “Mã hồ sơ”
Trang 21* Quản lý văn bản đến trong môi trường truyền thống
Văn thư cơ quan Lãnh đạo văn phòng/ lãnh
đạo cơ quan
Giải quyết văn bản
Phân công CB giải quyết Bóc bì,
đóng dấu đến