Mục đích Dùng phần mềm nén một hoặc nhiều tập tin hoặc thư mục nhằm thu nhỏ dung lượng lưu trữ; hoặc để bảo mật các tập tin, thư mục bằng mật khẩu và đặc biệt hữu ích khi chúng ta di chu
Trang 1NÉN VÀ GIẢI NÉN TẬP TIN, THƯ MỤC
I Mục đích
Dùng phần mềm nén một hoặc nhiều tập tin hoặc thư mục nhằm thu nhỏ dung lượng lưu trữ; hoặc để bảo mật các tập tin, thư mục bằng mật khẩu và đặc biệt hữu ích khi chúng ta di chuyển, sao chép các tập tin thư mục đến nơi khác vì theo nguyên tắc sao chép, di chuyển một tập tin sẽ nhanh hơn nhiều tập tin nhưng cùng dung lượng, vì vậy sao chép di chuyển một tập tin nén sẽ nhanh hơn rất nhiều lần
so với sao chép, di chuyển nhiều tập tin, thư mục chưa được nén
Hầu hết các tài liệu đính kèm qua mail, tài liệu download từ Internet đều được nén lại thành file zip, rar để giảm dung lượng và dễ dàng tải lên và tải xuống
II Các phần mềm nén và giải nén tập tin và thư mục
2.1 Winzip
Phần mềm Winzip tạo file nén có phần mở rộng zip, phiên bản Windows XP trở về sau có tích hợp sẵn Winzip
2.2 Winrar
Phần mềm Winrar tạo file nén có phần mở rộng zip, rar Winrar tạo file nén có dung lượng nhỏ hơn file nén do phần mềm Winzip, winrar có giao diện thân thiện hơn, dễ sử dụng hơn
III Nén và giải nén (Hướng dẫn dưới đây thực hiện với phần mềm Winrar)
1 Nén tập tin, thư mục
Chọn một hoặc nhiều tập tin, thư mục cần nén,
kích phải chọn 1 trong 4 lựa chọn:
• Add to archive : hiện cửa sổ Winrar
với nhiều lựa chọn để nén các tập tin và
thư mục đã chọn
• Add to "Tên file rar": Winrar sẽ tạo ra
file nén với tên là tên thư mục cha nếu
chọn nếu nhiều thư mục hoặc tập tin,
hoặc sẽ lấy chính tên thư mục hoặc tên
tập tin nếu chọn 1 thư mục hoặc một
tập tin
• Compress and email: nén các tập tin
và thư mục để gửi đính kèm theo email,
để sử dụng thức năng này bạn phải có
tài khoản email cấu hình trên Outlook
Express hoặc MS Outlook
• Commpress to "Tên file rar" anh
email: nén các tập tin và thư mục thành
tên file rar với tên do Winrar đặt và gửi
đính kèm theo mail
Nếu chọn lựa chọn 1 sẽ xuất hiện hộp thoại như hình bên dưới, bạn có thể nhấn nút Browse để chỉ định nơi lưu trữ và tên file nén Nhấn OK để bắt đầu nén các tập tin, thư mục đã chọn và đợi trong giây lát tùy vào dung lượng các tập tin và thư mục
Trang 2cần nén.
2 Giải nén tập tin, thư mục
Kích phải trên tập tin nén, và chọn 1 trong
3 lựa chọn:
• Extract files : để hiển hộp thoại
chọn nơi đến cho các tập tin và thư
mục giải nén (nên chọn cách này để
chủ động nơi lưu trữ)
• Extract Here: giải nén tất cả tập tin,
thư mục ngay tại thư mục đang
đứng Cách này có thể làm bạn
nhầm nhẫn giữ các tập tin và thư
mục hiện có với tập tin và thư mục
sẽ được giải nén ra
• Extract to "Tên thư mục": phần
mềm sẽ tạo một thư mục tương ứng
với tên file nén bỏ phần mở rộng
.rar, zip và thư mục được tạo ra tại
thư mục đang đứng để chứa tất cả
các tập tin và thư mục trong file nén
IV Ứng dụng file nén để bảo vệ tài liệu
*Ưu điểm: Bảo vệ tài liệu bằng file nén là phương pháp bảo vệ tối ưu nhất vì file
nén có dung lượng nhỏ vừa bảo vệ được nhiều tập tin và thư mục cùng lúc, mật khẩu của file nén rất khó có thể dò ra bởi một phần mềm nào Trong khi đó để bảo
vệ một tập tin thì chúng ta phải tùy thuộc vào phần mềm ứng dụng tạo ra nó, đôi lúc các mật khẩu bảo vệ này rất dễ bị dò ra bởi các phần mềm chuyên dụng
* Thực hiện:
Trang 3- Chọn một hoặc nhiều tập tin hoặc thư mục cần bảo mật bằng mật khẩu file nén
Kích phải chọn Add to archive
- Trong hộp thoại xuất hiện, nhấn nút Browse để chọn vị trí và tên file nén Có thể đánh dấu chọn Delete files after archiving để xóa tất cả các file sau khi nén xong
chỉ để lại một file nén kết quả có mật khẩu
- Để nhập mật khẩu, kích chọn thẻ Advanced, nhấn nút Set password Nhập mật khẩu cho file nén ở cả 2 ô Nhấn OK để tắt màn hình nhập mật khẩu Nhấn OK lần nữa để bắt đầu nén
Cảnh báo!: Mật khẩu file nén bạn phải nhớ nếu không sẽ không có cách nào giúp
bạn lấy lại nếu nó nhiều hơn 4 ký tự
