Aan de slag

In PaperPort Professional ontvangt u bij PDF Viewer Plus het programma Nuance PDF Create, waarmee u op geavanceerde wijze PDF's kunt maken van een groot assortiment bronbestanden... Als

Aan de slag

J U R I D I S C H E K E N N I S G E V I N G E N

Copyright © 2013 Nuance Communications, Inc Alle rechten voorbehouden Niets uit deze publicatie mag worden overgedragen, bewerkt, gekopieerd of opgeslagen in een archiveringssysteem of vertaald in een andere taal of computertaal in welke vorm of

op welke wijze dan ook, hetzij mechanisch, elektronisch, magnetisch, optisch, chemisch, handmatig of op andere wijze, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Nuance Communications, Inc., 1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, V.S De software die in deze handleiding wordt beschreven, wordt onder licentie verstrekt en mag uitsluitend gebruikt en gekopieerd worden in overeenstemming met

de voorwaarden van betreffende licentie.

B E L A N G R I J K E K E N N I S G E V I N G

Nuance Communications, Inc verstrekt deze publicatie "as is", zonder enige garantie, uitdrukkelijk noch stilzwijgend, met inbegrip, maar niet beperkt tot de stilzwijgende garantie van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel Sommige staten

of rechtsgebieden staan bij bepaalde transacties geen afwijzing van uitdrukkelijke of stilzwijgende garanties toe Daarom is deze kennisgeving wellicht niet op u van toepassing Nuance behoudt zich het recht voor om deze publicatie te herzien en van tijd tot tijd wijzigingen in de inhoud ervan aan te brengen zonder verplicht te zijn derden van deze herzieningen of wijzigingen op de hoogte te stellen.

H A N D E L S M E R K E N

Raadpleeg de lijst achter in deze handleiding.

L I C E N T I E O V E R E E N K O M S T V O O R E I N D G E B R U I K E R S

Raadpleeg deze tekst via het deelvenster Info, dat u opent via het lint Help.

Nuance Communications, Inc.

1 Wayside Road, Burlington, Massachusetts 01803-4609, V.S.

Nuance Communications International BVBA

Guldensporenpark 32, Gebouw D, BE-9820 Merelbeke, België

LID:PP140P/010313

PaperPort 14 Aan de slag, maart 2013

SET-functies (Scanner Enhancement Technology) 34

Pagina's voorzien van annotaties 40

Items toevoegen aan de All-in-One Search-index 48Het deelvenster All-in-One Search gebruiken 49

PaperPort gebruiken in combinatie met OmniPage 54

Welkom bij PaperPort

Welkom bij de Nuance® PaperPort®-handleiding Aan de slag Deze handleiding

wordt geleverd als PDF-bestand, geschikt voor gebruik in combinatie met een schermlezer Als u de handleiding afdrukt, raden we u aan deze dubbelzijdig af

te drukken met twee pagina's per vel

PaperPort biedt u de gemakkelijkste manier om papieren documenten om te zetten in georganiseerde digitale documenten die iedereen op kantoor snel kan terugvinden en gebruiken In combinatie met scanners, multifunctionele printers

en digitale kopieermachines op het netwerk zet PaperPort papieren documenten

om in digitale documenten Vervolgens helpt het programma u deze bestanden

en alle andere digitale documenten te beheren via een handig,

gebruiksvriendelijk opbergsysteem

Met behulp van grote, duidelijke miniaturen kunt u uw gescande documenten, waaronder Word-bestanden, spreadsheets, PDF-bestanden en zelfs digitale foto's gemakkelijk visueel ordenen, ophalen en gebruiken De SET-functies (Scanner Enhancement Technology) van PaperPort zorgen ervoor dat de kwaliteit van de gescande documenten uitstekend is Met de annotatiefuncties kunt u notities en markeringen aan de gescande beelden toevoegen

Toegevoegde onderdelen zijn de Nuance Cloud Connector voor toegang tot andere cloud-sites en een MAX-bestand voor PDF Converter

In PaperPort Professional ontvangt u bij PDF Viewer Plus het programma Nuance PDF Create, waarmee u op geavanceerde wijze PDF's kunt maken van een groot assortiment bronbestanden

PaperPort installeren

U kunt PaperPort vanaf een cd, een dvd of het web installeren Het programma biedt eenvoudige stapsgewijze instructies Volg de richtlijnen op het scherm om de software te installeren Voor het installeren en verwijderen van programma's heeft u beheerdersrechten nodig De installatie van PaperPort omvat vijf onderdelen die in één procedure worden geïnstalleerd:

installatie-• Het programma PaperPort (inclusief ImageViewer, ScanDirect, de wizard voor conversie van MAX naar PDF, een Evernote-connector en de scannerwizard)

• PDF Viewer Plus (in PaperPort Professional inclusief PDF Create)

• PaperPort Image Printer

• De Nuance Cloud Connector (optionele installatie)

PDF Viewer Plus wordt niet geïnstalleerd als op de computer het gevende PDF Converter Professional van Nuance (versie 6 of later) wordt gedetecteerd Dit programma biedt alle functionaliteit van PDF Viewer Plus

toonaan-en nog veel meer

U kunt de nieuwste versie van PDF Viewer Plus niet combineren met Nuance PDF Converter Professional 5 of lager U kunt zelf kiezen welk programma

u wilt behouden Als u een oude versie van PDF Converter Professional met PaperPort wilt gebruiken, moet het programma aan PDF-bestanden in uw Windows-systeem worden gekoppeld en moet PaperPort worden ingesteld

om PDF-bestanden met dat gekoppelde programma te openen (zie pagina 60)

U installeert PaperPort en de bijbehorende kernonderdelen als volgt:

1 Klik op Autorun

2 Selecteer een taal voor de installatie

3 Accepteer of wijzig de programmalocatie

Als PDF Viewer Plus/Create moet worden geïnstalleerd, worden de volgende vinkjes weergegeven:

Nuance PDF als standaardviewer instellen voor Windows Verkenner en Internet Explorer

Hiermee stelt u PDF Viewer Plus in als de standaardviewer voor alle PDF's op

uw systeem PDF-bestanden op het PaperPort-bureaublad worden standaard geopend in een PDF-programma van Nuance Als u deze optie selecteert en u dubbelklikt op een PDF-bestand, waar ook in het systeem, wordt het bestand geopend in PDF Viewer Plus

Alle Nuance PDF-knop- en menu-invoegtoepassingen installeren

Deze optie wordt alleen weergegeven in PaperPort Professional Hiermee plaatst

u het lint of de werkbalk Nuance PDF in Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet Explorer, Windows Verkenner en Corel WordPerfect U kunt dan via PDF Create PDF-bestanden maken van het huidige document of de huidige e-mailbijlage of webpagina Ga naar het Configuratiescherm en kies Software (of Programma's en onderdelen) om deze invoegtoepassingen later afzonderlijk in of uit te schakelen

De Nuance Cloud Connector installeren

Dit optionele programma biedt handige bestandsoverdracht van en naar de meeste gangbare sites voor bestandsopslag op internet Dit programma wordt standaard niet geïnstalleerd

Vervolgens wordt het installatieprogramma automatisch gestart U kunt kiezen uit een volledige of een aangepaste installatie Kies de aangepaste installatie alleen als u tijdens de installatie uw eigen mappen wilt toevoegen aan de meegeleverde PaperPort-mappen U kunt ook later mappen toevoegen (zie pagina 31)

PaperPort activeren

De meeste versies van PaperPort 14 moeten worden geactiveerd Voor het activeren en deactiveren van het programma heeft u een internetverbinding nodig Wanneer de installatie is voltooid, wordt u verzocht het product te activeren Geef aan hoe u het programma wilt activeren: automatisch of hand-matig We raden u aan Automatisch te kiezen Als het serienummer correct is ingevoerd en overeenstemt met het opgeslagen nummer, hoeft u als gebruiker niets te doen en wordt er geen persoonlijke informatie verzonden

Als u het programma niet bij de installatie activeert, wordt u verzocht dit alsnog

te doen wanneer u het programma start U kunt PaperPort 14 slechts een beperkt aantal keren starten zonder het programma te activeren

In deze handleiding maakt u kennis met PaperPort en ziet u hoe u met PaperPort

uw informatie kunt beheren Daarnaast kunt u gebruik maken van andere informatiebronnen, zoals een uitgebreid Help-systeem, Instructies, Release-opmerkingen en de website van Nuance U opent deze via het tabblad Help van het lint

Deze handleiding

In deze handleiding gaan we ervan uit dat u bekend bent met de Microsoft®Windows®-omgeving Zie uw Windows-documentatie voor vragen over dialoogvensters, menuopdrachten, schuifbalken, slepen en neerzetten,

snelmenu's, enzovoort

Het Help-systeem gebruiken

De Help van PaperPort bevat gedetailleerde informatie over functies,

instellingen en procedures U opent de Help via het tabblad Help van het lint van PaperPort

Via het tabblad Help van PaperPort heeft u bovendien toegang tot verdere technische ondersteuning, inclusief technische documentatie, software-updates, programma-informatie en compatibiliteitsgegevens

PDF Viewer Plus en PDF Converter Professional hebben hun eigen systeem met instructies voor het maken van PDF-bestanden

Help-Release-opmerkingen

De PaperPort Release-opmerkingen bieden belangrijke informatie over deze release van het programma U vindt dit document op de installatie-cd, via het tabblad Help van het lint van PaperPort en als voorbeelddocument op het bureaublad van PaperPort

Technische ondersteuning

Nuance biedt allerlei technische ondersteuningsmogelijkheden die zijn

afgestemd op uw individuele behoeften Sommige hiervan zijn gratis, voor andere moet u betalen U kunt technisch ondersteund worden via de telefoon of per e-mail U kunt ook zelf uw problemen oplossen via onze Knowledge Base, die 24 uur per dag toegankelijk is

Ga naar http://netherlands.nuance.com voor informatie over het

onder-steuningsbeleid, plaatselijke ondersteuningscontacten en productupdates Lees voordat u contact opneemt met Nuance eerst de gebruikersdocumentatie en bekijk de Release-opmerkingen

– 30 MB voor de Nuance Cloud Connector

– Scherm met resolutie van 1024 x 768 en 16-bits (Hoge kleuren) of beter

• Ondersteunde besturingssystemen:

– Windows XP 32-bits met SP3 of hoger

– Windows Vista 32-bits en 64-bits met SP2 of hoger

– Windows 7 (32-bits en 64-bits)

• Ondersteunde webbrowsers:

– Internet Explorer 7, 8 en 9

– Firefox 3, 4 en 5

– Chrome: actueel (versies 4 tot en met 12 zijn getest)

Voor installatie is een cd- of dvd-station of toegang tot internet vereist Voor online activering, registratie, technische ondersteuning en live updates zijn een internetverbinding en toegang tot internet vereist

Het programma werkt beter en sneller als de processor, het geheugen en de beschikbare schijfruimte van de computer de minimale eisen overtreffen Dit is met name het geval bij de verwerking van hele grote kleurenafbeeldingen en PDF-bestanden

Nieuw in PaperPort 14

PaperPort 14 bevat een aantal waardevolle nieuwe functies om u te helpen bij het beheer van uw documenten

Nuance Cloud Connector

Met deze service worden uw computer en PaperPort verbonden met andere populaire sites voor bestandsopslag, zoals Microsoft SkyDrive™, Google Documenten™, Box™, meerdere FTP-sites, en veel meer Dankzij de

rechtstreekse integratie met Microsoft Windows kunt u items direct naar cloud-services slepen Het is ook mogelijk om de Nuance Cloud Connector te upgraden naar een meer uitgebreide versie met de naam Gladinet Cloud Desktop Pro In deze uitgebreide versie zijn extra functies beschikbaar waarmee u cloud-services kunt gebruiken voor automatische back-up en synchronisatie van bestanden

Evernote-connector

De balk Verzenden naar bevat een koppeling naar de Evernote-site voor opslag zodat u PaperPort-items naar deze cloud-service kunt overzetten

bestands-Bladwijzers voor webpagina's

In PaperPort Professional kunt u behalve bladwijzers voor werkruimten ook bladwijzers voor uw favoriete webpagina's maken zodat u ze met één klik kunt openen De bladwijzers van uw standaardbrowser worden ook in PaperPort weergegeven

Windows-snelmenu in PaperPort

Kies tijdens de installatie of het Windows-snelmenu voor bestanden van een bepaald type beschikbaar is in het PaperPort-snelmenu van het item

Toegang tot recent gescande en bekeken documenten

Met de nieuwe opties op het lint Bureaublad of in een Windows 7-Jump List kunt u snel documenten openen die recent zijn bekeken of gemaakt

Belangrijkste functies

Krachtige PDF-ondersteuning

PDF-bestanden kunnen snel worden geopend en weergegeven in PDF Viewer Plus, een PDF-programma van Nuance dat volledig compatibel is met alle toonaangevende producten voor het maken van PDF's Met PDF Viewer Plus verschijnen bestanden sneller op het scherm dan met de algemene ImageViewer

en wordt er minder van het geheugen vereist De viewer kiest voor elk element

op de pagina de beste resolutie, met als resultaat een scherpere weergave en optimale afdrukresolutie

PDF Viewer Plus biedt annotatiemogelijkheden en dynamische of transparante stempels Afbeeldingen in een PDF-document die zijn verwerkt door PDF Viewer Plus, kunnen worden verzonden naar ImageViewer, waar u ze kunt verbeteren met SET-functies De gewijzigde afbeelding wordt vervolgens teruggeplaatst in de PDF

U kunt PDF-formulieren invullen en per e-mail verzenden, volledig nieuwe formulieren maken of statische formulieren in een handomdraai digitaal invulbaar maken via FormTyper in PDF Viewer Plus Met behulp van Logical Form Recognition™-technologie worden de formulierelementen gedetecteerd Bovendien kunt u in FormTyper de eigenschappen van de elementen efficiënt beheren

U kunt doorzoekbare PDF-bestanden maken via scannerprofielen, via de optie Opslaan als in het snelmenu op het PaperPort-bureaublad of rechtstreeks in PDF Viewer Plus Hiermee zorgt u ervoor dat de inhoud van uw gescande papieren documenten of beeldbestanden toegankelijk is voor zoekmachines als Windows Desktop Search™ of Google™.

afgevlakt en vervormingen worden gecorrigeerd om de nauwkeurigheid van het tekstdocument te vergroten

Grotere betrouwbaarheid van PaperPort

PDF-bestanden raken soms beschadigd, zodat ze niet meer kunnen worden geopend Als er geen miniatuur kan worden gegenereerd, start PaperPort soms niet goed op

In de programmamap van PaperPort vindt u het hulpprogramma

CheckPPFolders.exe Voer dit programma uit om beschadigde bestanden

te identificeren en te verwijderen, zodat PaperPort naar behoren werkt

De volgende geavanceerde functies zijn alleen beschikbaar in

PaperPort Professional:

Mappenbeheer

U kunt automatisch meerdere mappen maken door vanuit een tekstbestand een lijst met mapnamen te importeren Deze optie is beschikbaar als u met de

rechtermuisknop op een map klikt Zie het Help-onderwerp PaperPort-mappen

voor de vereiste syntaxis

bestanden maken en veel meer In het Help-onderwerp PDF-bestanden maken

vindt u een overzicht van alle startpunten, invoerbestanden, opties en

uitvoerbestanden die beschikbaar zijn

Ondersteuning voor SharePoint

PaperPort Professional ondersteunt communicatie met de

document-managementsystemen Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal

2003, SharePoint Services 2007 en SharePoint Server 2007 U kunt bestanden eruit ophalen, op de gewenste manier verwerken en de uitvoerbestanden vervolgens weer in het DMS opslaan via de balk Verzenden naar Met

ScanDirect kunt u de scanresultaten rechtstreeks opslaan als PDF in SharePoint

Voor bepaalde scannerfabrikanten en andere leveranciers bestaan er Special Editions van PaperPort De functies en mogelijkheden van deze edities zijn afhankelijk van de vereisten van de leverancier

Vertrouwd raken met PaperPort

In dit gedeelte maakt u kennis met de verschillende onderdelen van PaperPort Raadpleeg de PaperPort Help voor gedetailleerde informatie over al deze onderwerpen

Het PaperPort-bureaublad

Wanneer u voor het eerst het programma start, verschijnt het bureaublad met het deelvenster Mappen U ziet de documenten in de geko-zen map in miniatuurvorm en de functies voor het beheer ervan PaperPort biedt alle functies die nodig zijn om documenten en afbeeldingen te orde-nen, zoeken en gebruiken Klik op het tabblad Bureaublad van het lint op

PaperPort-de knop Opties en ga naar het tabblad Bureaublad om een kleurenschema

te kiezen voor het bureaublad en de bijbehorende elementen

Toegang tot andere pagina's in dit item met meerdere pagina's

Bureaublad

met miniaturen Lint met opdrachtknoppen

Het PaperPort-lint

De vernieuwde interface van PaperPort 14 en ImageViewer bestaat uit tabbladen en linten De belangrijkste elementen zijn:

1 PaperPort-knop

2 Werkbalk Snelle toegang (zie pagina 26)

3 Tabblad

4 Lint met het tabblad

5 Groep binnen het lint

6 Knop binnen de groep

7 Vervolgkeuzelijst van de knop

PaperPort-items

De documenten en foto's die u in PaperPort ophaalt, worden items

genoemd Er zijn twee soorten items: beelditems en tekstitems.

• Beelditems zijn gescande documenten, foto's, tekeningen en andere

digitale items in een beeldindeling, zoals PDF Image, PDF

Searchable, JPEG, TIFF of PaperPort Image-bestanden (deze MAX-bestanden zijn alleen-lezen) U kunt ze scannen, kopiëren

of importeren naar het PaperPort-bureaublad

• Tekstitems zijn documenten die bewerkbare tekst bevatten, zoals

Word- (.doc), HTML- en Excel-bestanden, en in programma's en andere tekstgeoriënteerde programma's worden gemaakt Normale PDF-bestanden worden beschouwd als

tekstverwerkings-tekstitems

Als u dubbelklikt op een beelditem, wordt het standaard in Beeldweergave geopend Hierin vindt u een groot aantal functies voor beeldverwerking,

waaronder de SET-functies Ga naar Opties > Bureaublad als u

beelditems in een ander programma wilt openen U kunt ImageViewer kiezen Dit biedt dezelfde functionaliteit als Beeldweergave, maar in een apart venster, zodat u tijdens het bewerken van het gekozen item het PaperPort-bureaublad blijft zien Dit is met name handig in een omgeving met twee schermen U kunt ook het programma kiezen dat is gekoppeld aan het bestandstype

U kunt in PaperPort werken met alle typen PDF-bestanden: PDF Image, PDF Searchable en PDF Formatted Text & Graphics (PDF Normal) PDF-bestanden worden standaard geopend in PDF Viewer Plus of, indien

beschikbaar, in PDF Converter Professional Ga naar Opties >

Bureaublad om dit aan te passen U kunt PDF Image- of PDF

Searchable-bestanden in ImageViewer openen en vervolgens met de SET-functies de kwaliteit van de PDF-items met alleen beeld verbeteren

In PaperPort kunt u ook niet-PaperPort-items op de computer bekijken Kopieer of verplaats hiervoor het documentbestand of de foto een-voudigweg naar een PaperPort-map

U kunt snel een item naar een ander programma verzenden zonder PaperPort te verlaten U hoeft alleen het item naar het koppelings-pictogram op de balk Verzenden naar te slepen Deze balk bevindt zich onder aan het bureaublad PaperPort ondersteunt een groot aantal programma's, waaronder tekstverwerkings-, spreadsheet-, fax-, internet-, e-mail-, beeld-, OCR- en online serviceprogramma's

Conversie van MAX naar PDF

MAX-bestanden waren lange de eigen bestandsindeling voor afbeeldingen Deze functionaliteit is nu echter overgenomen door het universele PDF-bestandstype In PaperPort 14 hebben MAX-bestanden nog steeds beperkte functionaliteit: u kunt ze per pagina bekijken, maar geen annotaties maken, stapelen of andere bewerkingen maken U kunt geen metagegevens (zoals auteur, onderwerp en trefwoorden) toevoegen in PaperPort 14, alleen reeds bestaande tekst blijft behouden Met andere woorden: MAX-bestanden zijn nu alleen-lezen

PaperPort-Nuance biedt daarom een wizard waarmee u MAX-bestanden naar PDF kunt converteren Open de wizard voor conversie van MAX naar PDF in het submenu PaperPort van het menu Start in Windows Hiermee kunt u PDF Image- of PDF Searchable-bestanden maken door OCR op tekst in het MAX-bestand uit te voeren Met de conversiewizard kunt u ook annotaties naar het PDF-doelbestand overzetten Voor de inhoud en annotaties van het MAX-bestand zijn afzonderlijke taalkeuzes

beschikbaar De conversiewizard kan automatisch alle MAX-bestanden binnen uw PaperPort-mappen zoeken

Met DesktopDelivery worden MAX-bestanden gedetecteerd en

geïmporteerd in PaperPort Professional U kunt ze ook naar andere programma's exporteren (bijvoorbeeld naar e-mailprogramma's of naar OmniPage voor OCR)

Het deelvenster Mappen

Het deelvenster Mappen geeft een hiërarchisch overzicht van uw PaperPort-mappen,

vergelijkbaar met het overzicht dat u ziet in Windows Verkenner Via de Mapfuncties heeft u snel toegang tot de bijbehorende opdrachten

In de map Mijn documenten wordt de

PaperPort-map Mijn PaperPort-documenten

geïnstalleerd Op een systeem met meerdere gebruikers heeft iedere gebruiker zijn eigen map Mijn PaperPort-documenten

De map Mijn PaperPort-documenten bevat verscheidene submappen met namen die aangeven op welke manieren u uw items kunt ordenen in PaperPort (zoals Artikelen, Visitekaartjes, Foto's en Ontvangstbewijzen)

De map Voorbeelden bevat voorbeelddocumenten en foto's om u op weg te helpen met PaperPort Deze handleiding Aan de slag bevindt zich in de map Voorbeelden als alleen-lezen PDF-bestand We raden u aan dit bestand te kopiëren en de alleen-lezeneigenschap van de kopie te

verwijderen als u een tekstbestand (PDF Normal) als voorbeeld wilt gebruiken

Kies Mappen om het deelvenster Mappen met vooraf

gedefinieerde mappen te bekijken Selecteer een map, klik met de rechtermuisknop en kies Nieuwe map maken om een lege submap te maken met de gewenste naam en kleur U kunt met Mappenbeheer bestaande mappen en submappen uit uw bestandssysteem toevoegen

Zo kunt u een andere mapweergave instellen, aangepast aan de taken die

u met PaperPort wilt uitvoeren

Kies op het lint Extra de optie Mappenbeheer of klik met de rechtermuisknop in het deelvenster Mappen en kies Mappenbeheer Klik

op Toevoegen en blader naar een bestaande map of submap Mappen worden op het hoogste niveau aan het PaperPort-bureaublad toegevoegd, inclusief alle submappen en inhoud Als u bijvoorbeeld

C:\MijnRapporten\Vierde kwartaal kiest, wordt dit in PaperPort

weergegeven als 'Vierde kwartaal op C' Als u later het volledige pad van een toegevoegde map wilt weergeven, klikt u met de rechtermuisknop op

de map en selecteert u Eigenschappen

Klik met de rechtermuisknop op een map als u de mapkleur wilt wijzigen, mapnotities wilt toevoegen, nieuwe submappen wilt maken en (in PaperPort Professional) opties voor DesktopDelivery wilt instellen

U kunt in Mappenbeheer beheerde mappen op het hoogste niveau een andere naam geven, verwijderen of opnieuw ordenen Dit heeft geen invloed op de naam, locatie of het bestaan van deze toegewezen mappen

op uw computer Wanneer u submappen die niet via Mappenbeheer zijn toegevoegd, een andere naam geeft of opnieuw ordent, krijgen ze wel een nieuwe naam en worden ze verplaatst op uw systeem

Mappen verwijderen

U kunt elke submap in PaperPort verwijderen via het snelmenu of met de

toets Delete De map wordt dan uit PaperPort verwijderd en ook van de

schijf van uw computer Ook alle submappen van de geselecteerde map

worden verwijderd Er verschijnt een waarschuwingsbericht waarin u om bevestiging wordt gevraagd Alleen mappen op het hoogste niveau kunnen

niet in PaperPort worden verwijderd De map 'Mijn

PaperPort-documenten' is een submap

Mappen verwijderen

Alle mappen of submappen die via Mappenbeheer aan PaperPort zijn toegevoegd, worden mappen op het hoogste niveau U kunt deze mappen later weer via Mappenbeheer verwijderen Dit wil zeggen dat de map uit PaperPort wordt verwijderd, maar wel op de schijf van de computer behouden blijft Als een map op het hoogste niveau wordt verwijderd, worden ook alle submappen ervan verwijderd

PaperPort-itemminiaturen

Er zijn twee soorten miniaturen in PaperPort: item- en paginaminiaturen Elke itemminiatuur is een kleine grafische voorstelling van een document of foto Paginaminiaturen geven pagina's van beelditems en PDF-bestanden weer Ze staan in het deelvenster Pagina-miniaturen van zowel het PaperPort-bureaublad als ImageViewer

U kunt PaperPort-items snel terugvinden door visueel te 'bladeren' door de itemminiaturen op het bureaublad van PaperPort Met miniaturen kunt u zien wat een document bevat zonder het te openen Bovendien kunt u door

de pagina's van een document bladeren zonder het document te openen

PaperPort toont grote, duidelijke miniaturen van al uw documenten en foto's, zoals:

• gescande pagina's en foto's

• foto's van uw digitale camera

• beeldbestanden in indelingen als BMP, TIFF, JPEG, GIF en MAX (alleen-lezen)

• Microsoft Word-, PowerPoint®-, Excel®-, WordPerfect®

-documenten en andere -documenten die zijn gemaakt in populaire programma's

• PDF-documenten

• PDF Image-items

Hiermee wordt aangegeven dat het beelditem annotaties bevat Dit is pictograminformatie over auteur, trefwoorden, tips en functies.

Hiermee wordt aangegeven dat het PDF-bestand doorzoekbare tekst bevat

Beelditems met meerdere pagina's (TIFF, DCX, PDF, MAX, enzovoort) zijn voorzien van , zodat u door de pagina's kunt bladeren, zelfs als het deelvenster Paginaminiaturen is gesloten

Voordat u met een item kunt werken, moet u eerst de miniatuur op het PaperPort-bureaublad selecteren Rond het item verschijnt een rood kader

om aan te geven dat het item is geselecteerd U kunt meerdere bestanden tegelijk selecteren Met de itemminiaturen kunt u:

• Items op een andere plaats op het PaperPort-bureaublad zetten door

• Op een miniatuur dubbelklikken om het item te bekijken

• Op de Ctrl-toets drukken en dubbelklikken op een miniatuur om

het item in het bronprogramma te openen

• Met de rechtermuisknop klikken om het snelmenu van het item weer te geven

• Een kopie van items naar een ander programma sturen door de miniaturen naar de balk Verzenden naar te slepen

Via de miniaturen op het PaperPort-bureaublad kunt u ook heel eenvoudig afzonderlijke PaperPort Image-items of PDF Image-items combineren en

zo items met meerdere pagina's maken Dit is met name handig als u een scanner gebruikt die een pagina alleen als een afzonderlijk item kan scannen

Als u geen miniaturen ziet, klikt u met de rechtermuisknop in de

werkruimte of klikt u op de knop Andere weergave en kiest u Miniaturen

U kunt ook grote of kleine pictogrammen, een lijst of een lijst met details weergeven

PaperPort-paginaminiaturen

Het deelvenster Paginaminiaturen op het PaperPort-bureaublad en in ImageViewer bevat miniaturen voor beelditems die uit meerdere pagina's bestaan Selecteer een beelditem dat uit meerdere pagina's bestaat en klik

op het lint Bureaublad op de knop Miniatuur U kunt bewerkingen op

paginaniveau razendsnel uitvoeren zonder de bestanden te openen U kunt:

• De grootte van miniaturen aanpassen (alle typen beelditems en PDF-bestanden)

• Geselecteerde pagina's als afzonderlijk PDF-bestand naar een werkruimte kopiëren (vanuit alle niet-PDF-beelditems)

• Geselecteerde pagina's als afzonderlijk PDF-bestand naar een werkruimte verplaatsen (vanuit alle niet-PDF-beelditems behalve MAX-bestanden)

• Pagina's van en naar documenten in verschillende deelvensters kopiëren en verplaatsen (vanuit alle beelditems behalve MAX-bestanden)

De volgende bewerkingen zijn beschikbaar voor PDF-bestanden, op het PaperPort-bureaublad of in PDF Viewer Plus:

• Pagina's kopiëren, plakken, knippen, verwijderen en opnieuw ordenen

• Nieuwe pagina's in het document invoegen

• Nieuwe pagina's aan het eind toevoegen

Het tweedelige bureaublad

Als u PaperPort Professional voor de eerste keer start, ziet u het

bureaublad opgesplitst in twee werkruimten boven elkaar Deze indeling geeft u een prettig overzicht, zodat u documenten effectiever kunt ordenen

en combineren, zelfs van de ene map naar de andere Opdrachten worden altijd uitgevoerd in het bureaublad dat op dat moment actief is

Als het bureaublad niet is opgesplitst, selecteert u Bureaublad splitsen in

de groep Beeld op het lint Bureaublad Klik nogmaals hierop als u de splitsing wilt verwijderen

Als u met documenten werkt die uit meerdere pagina's bestaan, kunt u via het bijbehorende functievenster paginaminiaturen bekijken zonder dat u het document hoeft te openen Via de bureaubladruimten kunt u ook uw mappen of de eigenschappen van het geselecteerde item bekijken

Bladwijzers

U kunt werkruimten voorzien van een bladwijzer Kies hiervoor de knop

Bladwijzer toevoegen in de groep Werkruimte op het lint Bureaublad U

kunt bladwijzers in werkruimten ordenen via de opdracht Bladwijzers

ordenen Omdat alle bladwijzers in dezelfde lijst worden weergegeven,

bent u altijd slechts één muisklik verwijderd van een werkruimte die u veel gebruikt Met de andere knoppen in de groep kunt u snel teruggaan naar recent geopende of gescande items

Met de webbladwijzers in de groep Extra's, op het lint Extra, kunt u ook favoriete webpagina's voorzien van een bladwijzer De bladwijzers uit uw

in uw standaardbrowser zijn al toegevoegd Selecteer een nieuwe webpagina en klik op de knop om een bladwijzer te maken

U kunt alleen de paginaminiatuur van een beveiligd PDF-bestand bekijken als u het bijbehorende wachtwoord invoert.

In deze afbeelding ziet u een gesplitst bureaublad:

Het venster Beeldweergave

Als u een beelditem wilt bekijken in het venster Beeldweergave,

dubbelklikt u op het bijbehorende miniatuur op het bureaublad of kiest u

op het tabblad Bureaublad van het lint of in het snelmenu de optie Openen

met Beeldweergave Standaard verschijnen PDF-bestanden in PDF

Viewer Plus en niet in Beeldweergave

Met het venster Beeldweergave kunt u items van dichtbij bekijken en deze retoucheren en annoteren U kunt de weergave ook vergroten of verkleinen

Functievenster met

paginaminiaturen

splitsing

Bureaublad-Functievenster met mappen

Niet-actieve werkruimte

Actieve werkruimte

Balk Verzenden naar

zodat de informatie eenvoudig leesbaar is Met de SET-functies kunt u het huidige paginabeeld verbeteren In het deelvenster Paginaminiaturen kunt

u het document op paginaniveau bewerken

SET-functies op het tabblad Pagina

Knop Gebied

selecteren

Deelvenster Paginaminiaturen met één

miniatuur voor elke pagina in het document.

Knop Terug naar bureaublad,

standaard aanwezig op de werkbalk

Snelle toegang (en het tabblad Beeld)

De instelbare werkbalk Snelle toegang

De PaperPort-knoppen zijn op basis van hun functie op verschillende tabbladen geplaatst U kunt knoppen die u veel gebruikt opnemen op de werkbalk Snelle toegang in PaperPort en ImageViewer Klik met de rechtermuisknop in het lintgedeelte en kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen

PDF Viewer Plus

Als u dubbelklikt op een PDF-bestand op het PaperPort-bureaublad, verschijnt het standaard in PDF Viewer Plus U kunt niet-PDF-bestanden slepen naar het pictogram van PDF Viewer Plus op de balk Verzenden naar (zie pagina 53) Een kopie ervan wordt dan geconverteerd naar PDF en geopend in PDF Viewer De eerste pagina verschijnt in het hoofdgebied Links verschijnt een navigatiescherm met paginaminiaturen of formulie-relementen en onder in het scherm desgewenst een commentaarvenster Een Organizer-venster rechts biedt een lijst met stempels De PDF-annotatiefuncties worden beschreven op pagina 41 Als u in de PDF-viewer een PDF-bestand met alleen beeld opent, wordt u meestal gevraagd

of u het doorzoekbaar wilt maken Als dat niet gebeurt, kiest u in het menu

Extra de optie Doorzoekbare PDF maken.

Knopvolgorde wijzigen

Momenteel zichtbare knoppen

Kies het tabblad

waarvan u knoppen

wilt toevoegen

Knoppen toevoegen/

verwijderen Overige beschikbare

knoppen

Actieve PDF-formulieren kunt u rechtstreeks in PDF Viewer Plus invullen Statische formulieren, bijvoorbeeld formulieren die u naar PaperPort heeft gescand, kunt u met FormTyper omzetten in digitaal invulbare formulieren (zie pagina 59).

Als u een PDF-bestand opent vanuit het PaperPort-bureaublad, wordt de bijgewerkte versie na afloop hierop teruggeplaatst, met alle wijzigingen en annotaties

Items ophalen

Er zijn vele manieren om afbeeldingen en pagina's over te brengen naar PaperPort, zodat u de functies van PaperPort voor weergave, bewerking, annotatie, indexering, OCR en bestandsbeheer kunt gebruiken U kunt bijvoorbeeld:

• Foto's, pagina's en andere afbeeldingen op een scanapparaat scannen

• Mappen die al beelden en documenten bevatten toevoegen aan PaperPort

• Bestanden vanuit andere programma's op uw computer importeren

• Bestanden van opslag-websites via Nuance Cloud Connector downloaden

• Documenten vanuit andere programma's naar het bureaublad afdrukken

PaperPort-• Beelden en documenten vanuit Windows Verkenner of vanuit andere programma's naar het PaperPort-bureaublad slepen of knippen en plakken

• Foto's vanaf een digitale camera ophalen

• Bestanden via DesktopDelivery overbrengen naar PaperPort Professional

• Webpagina's naar PDF-bestanden afdrukken voor gebruik in PaperPort

Scannen naar het

PaperPort-bureaublad

PaperPort ondersteunt TWAIN- en WIA-compatibele scanners

Klik op de knop Scaninstellingen om het deelvenster

Scannen of foto ophalen te openen Kies een scanprofiel Elk profiel is optimaal afgestemd op een veelvoor-komende scantaak

Kies vervolgens de eigen interface van de scanner of gebruik het nieuwe deelvenster Scannerinstellingen van PaperPort Als u de interface van het scannerstuur-programma wilt gebruiken, schakelt u het selectievakje

Scannerdialoogvenster weergeven in Als u het

selectievakje niet inschakelt, wordt het gescande item in de actieve werkruimte geplaatst

Schakel de Scanassistent in om items te voorzien van onderwerp, auteur en trefwoorden en om (in PaperPort Professional) het scanproces te volgen

Na afloop van de scan wordt het item weergegeven op het bureaublad

PaperPort-Met PaperPort kunt u heel simpel pagina's als afzonderlijke items of als een item met meerdere pagina's scannen Als u tweezijdige pagina's op uw ADF-scanner wilt scannen en sorteren, draait u de pagina's om als dit

gevraagd wordt en klikt u op Andere kant scannen PaperPort scant en

sorteert de pagina's automatisch in de juiste volgorde

U kunt ook via de knoppen op uw scanner direct naar PaperPort scannen Open het Configuratiescherm van Windows, kies Scanners en camera's, kies een gebeurtenis op het tabblad Gebeurtenissen en wijs PaperPort toe aan de gebeurtenis

Als uw scanner geen TWAIN- of WIA-apparaatstuurprogramma gebruikt, gebruikt u het bij uw scanner geleverde programma om items te scannen Kopieer of verplaats vervolgens de gescande items naar PaperPort Raadpleeg PaperPort Help voor nadere informatie over het scannen

De scanner instellen met PaperPort

Voordat u met PaperPort gaat scannen, moet u uw scanner plus het bijbehorende scannerstuurprogramma installeren en testen Scannerstuurprogramma's worden niet meegeleverd bij PaperPort

Scanners die goed zijn geïnstalleerd en op de juiste manier werken, zijn direct beschikbaar in PaperPort via

de knop Selecteren Het dialoogvenster Beschikbare

scanners verschijnt Hierin kunt u een scanner kiezen

Als u niet tevreden bent over de scanresultaten, kunt u via het menu Start

de PaperPort-wizard Scannerinstelling starten U vindt deze optie in de programmagroep PaperPort 14

Scanprofielen gebruiken

PaperPort wordt geleverd met scanprofielen die optimaal zijn afgestemd

op veelvoorkomende scantaken Kies Zwart-witdocument,

Grijstintendocument, Kleurendocument, Kleurenfoto, Doorzoekbaar kleurendocument of PDF-MRC-kleurencompressie

PDF-De scanprofielvensters hebben de volgende tabbladen:

• Profiel: Hier ziet u het scanprofiel dat op dit moment wordt

gebruikt

• SET: Hiermee definieert u verbeteringen die u automatisch wilt

uitvoeren

• Uitvoer: Hiermee stelt u het bestandstype in en worden

bestandsnamen automatisch van een achtervoegsel voorzien

U kunt ook een snelle netwerkscanner gebruiken om items naar een netwerkmap

te scannen Voeg de map vervolgens toe aan PaperPort Gebruik DesktopDelivery (beschikbaar in PaperPort Professional) om mappen te controleren op

binnenkomende gescande beelden.

• Scannen: Hiermee past u scaninstellingen aan, zoals modus,

resolutie, grootte, afdrukstand, filterkleur, helderheid en contrast

In PaperPort Professional kunt u profielen toevoegen en verwijderen Deze versie van het programma bevat een extra scanprofiel: PDF-MRC-kleurencompressie MRC is een technologie waarmee u kleinere PDF-bestanden kunt maken, vooral voor documenten met gekleurde

achtergronden

Afdrukken naar PaperPort

Als u items vanuit andere programma's wilt ophalen, drukt u ze af naar het PaperPort-bureaublad als PDF Image of PDF Searchable De standaard-

instelling is PDF Image Ga naar Bureaublad > Opties > Item om dit te

wijzigen Zo kunt u snel spreadsheets, afbeeldingen, database- en verwerkingsbestanden en andere bestanden als PDF-item naar het PaperPort-bureaublad importeren U gebruikt hiervoor het menu Bestand (of een vergelijkbaar menu) van het bronprogramma Kies Afdrukken naar PaperPort of kies Afdrukken en kies vervolgens de printer PaperPort Image

tekst-Via de knoppen van de invoegtoepassing PDF Create in ma's kunt u met PaperPort Professional een normale PDF (Formatted Text

Office-program-& Graphics) maken van het huidige document of de huidige bijlage Dit doet u door Afdrukken te kiezen en vervolgens ScanSoft PDF Create! als printernaam te selecteren Kies in de webbrowser Afdrukken om een weergave van webpagina's te maken die geschikt is voor een afdruk Met

de printer PaperPort Image maakt u PDF Image- of PDF bestanden Met de printer ScanSoft maakt u normale PDF's

Searchable-In alle gevallen wordt PaperPort gestart als het programma niet actief is

en wordt het PDF-bestand op het huidige bureaublad geplaatst

Webpagina's vastleggen

U kunt webpagina's vastleggen vanaf internet en sla ze opslaan als items op het PaperPort-bureaublad

PDF-Het programma Web Capture wordt samen met PaperPort geïnstalleerd, maar is er niet in geïntegreerd aangezien het alleen met het besturings-systeem Windows XP werkt Ga naar de programmamap en dubbelklik

op PPwebcap.exe Hierdoor wordt een pictogram in het systeemvak weergegeven Gebruik het pictogramsnelmenu voor toegang tot

instellingen (bijvoorbeeld om PDF Image of PDF Searchable op te geven)

en webpagina's vast te leggen (volledige pagina's of alleen het zichtbare gebied)

PaperPort-mappen toevoegen

PaperPort biedt een gebruiksvriendelijk archiveringssysteem waarmee u items kunt ordenen en delen met anderen In het deelvenster Mappen kunt u het volgende doen:

• Bestaande mappen op uw computer toevoegen aan het deelvenster Mappen

• Nieuwe mappen maken, ook op toegewezen netwerkstations en externe apparatuur Als u PaperPort de eerste keer start, bevat het deelvenster Mappen een aantal mappen die zijn bedoeld om u op weg te helpen met PaperPort U kunt deze mappen desgewenst verplaatsen of verwijderen Als u de aangepaste installatie kiest, kunt u op dat moment uw eigen mappen toevoegen

Ook later kunt u met Mappenbeheer mappen die reeds op uw computer staan, toevoegen aan het deelvenster Mappen Dit geldt ook voor

netwerkmappen en mappen op externe apparaten die zijn aangesloten

op uw computer Documenten in deze mappen zijn dan beschikbaar voor gebruik in PaperPort

Met de functie Afdrukken naar PaperPort maakt u doorzoekbare PDF-bestanden van webpagina's, die vervolgens kunnen worden toegevoegd aan de All-in-One Search-index voor het zoeken op tekstinhoud Het is dus onder alle

besturingssystemen mogelijk webpagina's vast te leggen

Raadpleeg de PaperPort Help voor nadere informatie over het toevoegen

en gebruiken van PaperPort-mappen

Werken met DesktopDelivery

Met DesktopDelivery (alleen in PaperPort Professional) controleert u automatisch of lokale mappen en netwerkmappen bestanden binnenkrijgen van het type dat u heeft opgegeven (PDF, TIFF, JPEG en MAX) Met de functie kunt u ook e-mailmappen controleren op bijlagen DesktopDelivery importeert deze bestanden naar de opgegeven PaperPort DesktopDelivery-mappen Dit zijn PaperPort-mappen die zijn aangewezen om bestanden uit bewaakte mappen buiten PaperPort te ontvangen Klik met de rechter-muisknop op een willekeurige PaperPort-map en selecteer in het snelmenu

de opdracht DesktopDelivery

Gebruik Mapnotities om dezelfde bestandsinformatie op te geven voor alle bestanden die in de geselecteerde map binnenkomen via de scanner of DesktopDelivery

PDF-Bewaakte e-mailmap (Postvak IN) Bewaakte map

U kunt automatisch eigenschappen toevoegen aan PDF-bestanden die in

de geselecteerde DesktopDelivery-map binnenkomen Raadpleeg de Instructies of Help van PaperPort voor nadere informatie

Foto's vanaf een camera importeren

Als u digitale foto's wilt overbrengen naar het PaperPort-bureaublad, sluit

u eerst uw camera aan Zodra de camera wordt weergegeven als station, kunt u bestanden importeren Als uw camera dit niet ondersteunt en het stuurprogramma van de camera correct is geïnstalleerd, verschijnt de TWAIN- of WIA-interface van de camera en kunt u de foto's alsnog importeren

Beelden retoucheren

Als u een beelditem weergeeft in het venster Beeldweergave of ImageViewer, biedt PaperPort meerdere functies om het beeld aan te passen of te verbeteren

U kunt bijvoorbeeld een gescande pagina rechtzetten, een onderbelichte foto lichter maken,

de kleuren in een kleurenfoto aanpassen, vlekjes van een documentpagina verwijderen, schaduwen of vlekjes van paginaranden wissen of wazige foto's scherper maken Bovendien kunt u een item draaien, spikkels of rode ogen verwijderen, lijnen verbeteren en een beeld bijsnijden

Bewerk nooit foto's op de camera zelf Niet alle bewerkingshandelingen geven namelijk direct het gewenste resultaat Breng de bestanden in plaats daarvan eerst over naar PaperPort en verbeter ze vervolgens met de SET-functies.

Sommige SET-functies zijn voornamelijk bedoeld voor de verbetering van foto's of beelditems Met andere kunt u items met tekst optimaal geschikt maken voor optische tekenherkenning (OCR, Optical Character Recognition)

Het tabblad Pagina van het lint in het venster Beeldweergave bevat de SET-functies waarmee u de huidige pagina kunt wijzigen Een aantal hiervan is ook beschikbaar op het PaperPort-bureaublad voor gebruik met alle pagina's in het geselecteerde item

SET-functies (Scanner Enhancement

Technology)

De beschikbaarheid wordt als volgt aangegeven:

P = Beeldweergave of ImageViewer (tabblad Pagina) voor het wijzigen van de huidige pagina.

PI = Ook op het PaperPort-bureaublad (tabblad Item) voor het wijzigen van alle pagina's in

Gebied

selecteren

(P)

Met de functie Gebied selecteren kunt u het

gedeelte van het beeld selecteren dat u wilt knippen, kopiëren of verwijderen met de opdrachten op het tabblad Pagina of in het snelmenu Gebruik de functie om het gedeelte van het beeld te selecteren dat u wilt

bijsnijden of waarop u de functie Rode ogen

verwijderen, Binnen wissen of Buiten wissen wilt toepassen.

Draaien

(PI)

Klik op de knop Draaien om de geselecteerde

pagina of het geselecteerde item 90 graden naar links of rechts of 180 graden te draaien.Een beeld

rechtzetten

Soms komt een document scheef uit de scanner Als dit gebeurt, kunt u met de

functies Rechtzetten (P) en Automatisch

rechtzetten (PSI) het document rechtzetten

Als u tekstregels in een zwart-wit

beeldbestand recht zet, leidt dit tot betere OCR-resultaten

Automatisch

verduidelijken

(PSI)

De functie Automatisch verbeteren stelt

helderheid, contrast, kleur en tint van een beeld of item bij Het beeld wordt door PaperPort geanalyseerd en waar mogelijk automatisch gecorrigeerd

Een beeld

verbeteren

(P)

U kunt beelden handmatig aanpassen met

behulp van de functie Verbeteren Hiermee

kunt u helderheid-, contrast-, kleur- en tintwaarden wijzigen en uit negen opties het beste beeld kiezen (zie pagina 37)

Een beeld

scherper maken

(P)

Selecteer de functie Verscherpen om de

scherpte van een wazig beeld bij te stellen, of

om een scherp beeld te vervagen voor een speciaal effect