Guide de mise en route

Programmes fournis PaperPort 14 comprend une imprimante d'image PaperPort, une application ScanDirect décrite plus loin, un Assistant de configuration de scanner, une application ImageVi

Guide de mise en route

I M P O R TA N T

Nuance Communications, Inc fournit cette publication « telle quelle », sans aucune garantie d'aucune sorte, ni expresse ni implicite, y compris mais non seulement, aucune garantie implicite de qualité commerciale ou d'adéquation à un usage particulier Certains états et certaines juridictions n'autorisant pas l'exclusion de garanties expresses ou implicites dans certains types de transaction, il est possible que la déclaration ci-dessus ne vous concerne pas Par ailleurs, Nuance se réserve le droit de réviser cette publication et d'en modifier le contenu sans être tenu d'avertir quiconque de ces révisions ou

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Bureau divisé en deux espaces de travail 24

Configuration de votre scanner à l'aide de PaperPort 30

Importation de photos à partir d'un appareil numérique 35

Annotation d'une page 43

Ajout de critères de recherche à un objet 48

Recherche d'un objet en fonction de ses propriétés 49

Ajout d'objets à l'index All-in-One Search 51

Connexion à des sites de stockage distant 56

Personnalisation de la barre Envoyer vers 58

PaperPort – Présentation générale

Bienvenue dans le Guide de mise en route de Nuance® PaperPort® Ce guide au format PDF est adapté aux logiciels de lecture d'écran Si vous l'imprimez sur papier, nous vous conseillons d'imprimer deux pages par feuille en recto verso.PaperPort offre la solution la plus simple et la plus rapide pour toute personne qui souhaite transformer des documents papier en fichiers numériques faciles à gérer, à retrouver et à manipuler PaperPort peut communiquer avec des scanners, des imprimantes multifonction et des photocopieurs numériques en réseau pour transformer des documents papier en fichiers numériques PaperPort propose également un système de dossiers clair et pratique

Grâce aux larges vignettes de documents affichées sur le bureau PaperPort, vous pouvez réaliser visuellement le classement, la récupération et la manipulation des documents numérisés : fichiers Word, feuilles de calcul, fichiers PDF et photos numériques Les outils SET (Scanner Enhancement Technology) de PaperPort vous permettent de retoucher vos documents numérisés, et les outils d'annotation permettent d'ajouter des commentaires et des mises en surbrillance

à n'importe quelle image numérisée

Programmes fournis

PaperPort 14 comprend une imprimante d'image PaperPort, une application ScanDirect (décrite plus loin), un Assistant de configuration de scanner, une application ImageViewer (pour visualiser et manipuler des images dans une fenêtre distincte de PaperPort) et PDF Viewer Plus (pour visualiser et manipuler des fichiers PDF)

Cette nouvelle version comprend de nouveaux composants, parmi lesquels

Nuance Cloud Connector, qui permet d'accéder à d'autres sites distants, et un Assistant pour la conversion de fichiers MAX en fichiers PDF.

Dans PaperPort Professional, PDF Viewer Plus est accompagné de Nuance PDF Create, qui offre de puissantes fonctions de création de fichiers PDF à partir d'un large éventail de fichiers source

Installation de PaperPort

Vous pouvez installer PaperPort à partir d'un CD, d'un DVD, ou du site Web de Nuance Le programme d'installation offre des instructions simples et claires Suivez les instructions qui s'affichent à l'écran pour installer le logiciel Vous devez disposer des droits d'administrateur pour installer et désinstaller le programme L'installation de PaperPort comprend cinq éléments qui sont installés en une seule opération :

• Le programme PaperPort (avec ImageViewer, ScanDirect, l'Assistant de conversion de fichiers MAX en PDF, un connecteur Evernote et

l'Assistant de configuration de scanner)

• PDF Viewer Plus (avec PDF Create si vous installez PaperPort

Professional)

• L'imprimante d'image PaperPort

• Le composant Nuance Cloud Connector (installation facultative)

PDF Viewer Plus n'est pas installé si PDF Converter Professional (version 6 ou supérieure), le produit PDF haut de gamme de Nuance, est détecté sur votre ordinateur En effet, PDF Converter Professional offre toutes les fonctionnalités

de PDF Viewer Plus, et bien d'autres encore

La dernière version de PDF Viewer Plus ne peut pas coexister avec Nuance PDF Converter Professional 5 ou une version inférieure Vous devrez choisir le programme que vous souhaitez conserver Pour utiliser une ancienne version de PDF Converter Professional avec PaperPort, cette application doit être associée aux fichiers PDF dans votre système Windows, et PaperPort doit être configuré pour ouvrir les fichiers PDF avec ce programme associé (voir page 63)

Pour installer PaperPort et ses composants clés :

1 Cliquez sur Autorun

2 Sélectionnez une langue d'installation

3 Acceptez l'emplacement par défaut du programme ou modifiez-le

Si vous installez PDF Viewer Plus/Create, les options suivantes apparaissent :

Définir Nuance PDF comme programme d'affichage par défaut pour Windows et Internet Explorer

Cette option fait de PDF Viewer Plus le programme associé par défaut à

l'affichage des fichiers PDF Les fichiers PDF du bureau PaperPort s'ouvrent par

défaut dans un produit PDF Nuance Si vous sélectionnez cette option, les fichiers s'ouvrent dans PDF Viewer Plus lorsque vous double-cliquez sur un PDF n'importe ó sur votre système

Installer tous les compléments, menus et boutons de Nuance PDF

Ce choix apparaỵt uniquement dans PaperPort Professional Cette option place

un ruban ou une barre d'outils Nuance PDF dans Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Internet Explorer, l'Explorateur Windows et Corel WordPerfect, vous permettant ainsi d'utiliser les fonctions de PDF Create pour générer des fichiers PDF à partir du document, de la pièce jointe ou de la page

Web en cours Sélectionnez Panneau de configuration > Ajout/Suppression

de programmes pour activer ou désactiver ultérieurement ces différents

compléments

Installer Nuance Cloud Connector

Ce composant, dont l'installation est facultative, offre des fonctions pratiques pour le transfert de fichiers depuis et vers la plupart des sites de stockage en ligne du marché Par défaut, ce composant n'est pas installé

Le fichier Autorun lance ensuite le programme d'installation Ce programme vous permet de choisir entre une installation complète et personnalisée

Choisissez l'installation personnalisée uniquement si vous souhaitez ajouter vos propres dossiers aux dossiers PaperPort fournis pendant l'installation Vous avez

la possibilité d'ajouter des dossiers par la suite (reportez-vous à la page 33)

Activation de PaperPort

La plupart des versions de PaperPort 14 exigent une activation L'activation et la désactivation du programme requièrent une connexion à Internet Vous serez invité à activer votre logiciel à la fin de l'installation L'activation peut être automatique ou manuelle Nous vous recommandons l'activation automatique

Si le numéro de série du logiciel est stocké au bon endroit et qu'il a été saisi correctement, aucune interaction n'est requise de votre part Aucune information personnelle ne sera transmise

Si vous n'activez pas immédiatement le logiciel à la fin de l'installation, vous serez invité à le faire à chaque démarrage du programme Si vous n'activez pas PaperPort 14, vous ne pourrez lancer le programme qu'un nombre limité de fois

Enregistrement

Lorsque votre copie de PaperPort est enregistrée, vous bénéficiez du support technique de Nuance® et vous êtes informé en priorité des mises à jour de nos produits

À la fin de l'installation de PaperPort, un message vous propose de procéder à l'enregistrement en ligne de votre copie À tout moment, vous pouvez modifier vos informations d'enregistrement en vous rendant sur le site de Nuance, à

l'adresse : http://www.nuance.fr

Apprentissage

Ce guide décrit les principales fonctions de PaperPort et explique comment utiliser le programme pour mettre en place un système de gestion de vos informations Si vous souhaitez obtenir plus de détails sur l'utilisation de PaperPort, consultez le système d'aide complet, les guides d'apprentissage, les notes de version et le site Web de Nuance Vous pouvez les consulter à partir du

ruban Aide.

Utilisation de ce guide

Ce guide présuppose que vous maîtrisez les principes de travail sous Microsoft®Windows® Pour tous détails sur cet environnement (utilisation des boîtes de dialogue, des menus déroulants et contextuels, des barres de défilement, de la fonction Glisser-déplacer, etc.), reportez-vous à la documentation Windows appropriée

Utilisation de l'aide

L'aide de PaperPort offre des informations détaillées sur les fonctions, les paramètres de configuration et les procédures de travail du programme L'aide

est disponible à partir du ruban Aide de PaperPort.

Le ruban Aide de PaperPort permet d'accéder à des services complémentaires :

notes techniques, mises à jour du programme, informations sur le produit, support technique, etc

PDF Viewer Plus et PDF Converter Professional possèdent leurs propres systèmes d'aide, qui fournissent notamment des informations concernant la création de fichiers PDF

Notes de version

Les Notes de version fournissent des informations de dernière minute sur cette version de PaperPort Ce document est disponible sur le CD d'installation,

affichable à partir du ruban Aide de PaperPort, et constitue l'un des modèles de

documents présents sur le bureau PaperPort lors du premier lancement du programme

Support technique

Nuance propose un service de support technique gratuit et un service facturé à l'incident (par téléphone et par e-mail) Par ailleurs, vous pouvez accéder en permanence et gratuitement à la Base de connaissances (en anglais) proposée sur notre site Web

Pour plus de détails sur nos différents services de support technique local et international et sur la mise à jour de vos logiciels, rendez-vous sur Internet, à

l'adresse www.nuance.fr Avant de contacter Nuance pour un service de support

technique, nous vous conseillons de lire attentivement la documentation et les Notes de version

Configuration minimum requise

• Configuration matérielle requise :

― Processeur compatible Intel Pentium™ ou supérieur

― 1 Go de RAM

― 700 Mo d'espace disque disponible pour les fichiers de l'application et l'installation

― 30 Mo pour Nuance Cloud Connector

― Résolution d'affichage de 1024 x 768 avec 16 bits (65 536 couleurs) ou plus

• Systèmes d'exploitation pris en charge :

― Windows XP 32 bits avec SP3 ou version supérieure

― Windows Vista 32 bits et 64 bits avec SP2 ou version supérieure

― Windows 7, version 32 bits et 64 bits

• Navigateurs Web pris en charge :

― Internet Explorer 7, 8 et 9

― Firefox version 3, 4 et 5

― Chrome : version actuelle (les versions 4 à 12 ont été testées)

Un lecteur de CD/DVD ou un accès à Internet est nécessaire pour l'installation

Un accès à Internet et un navigateur Web sont nécessaires pour l'activation en ligne, l'enregistrement, le support technique et les mises à jour automatiques

Vous obtiendrez de meilleures performances avec un processeur plus puissant

et des valeurs supérieures de RAM et d'espace disque L'amélioration des performances sera particulièrement perceptible sur des fichiers image et PDF volumineux et en couleurs

Nouveautés de PaperPort 14

La version 14 de PaperPort s'est enrichie de nombreuses fonctionnalités qui vous aident à gérer encore plus efficacement l'ensemble de vos documents :

Nuance Cloud Connector

Ce service permet de connecter votre ordinateur et PaperPort à d'autres sites de stockage distant, notamment Microsoft SkyDrive™, GoogleDocs™, Box™, des sites FTP, et bien plus encore Pour une flexibilité optimale, Nuance Cloud Connector s'intègre directement à Microsoft Windows Vous pouvez ainsi transférer par simple « glisser-déposer » des fichiers vers des espaces de stockage distant Si vous exigez des fonctionnalités de transfert plus complètes, vous pourrez mettre à niveau Nuance Cloud Connector vers Gladinet Cloud Desktop Pro Cette version avancée permet notamment d'utiliser des services de stockage distant pour la sauvegarde et la synchronisation automatiques de fichiers

Connecteur Evernote

La barre Envoyer vers propose un lien vers le service de stockage distant

Evernote, pour permettre le transfert d'objets PaperPort vers ce service de stockage

Ajout de pages Web aux signets

PaperPort Professional permet de mettre en signet des espaces de travail, mais également des pages Web, pour un accès en un seul clic Les signets définis dans votre navigateur Web par défaut apparaissent également dans PaperPort

Menu contextuel Windows dans PaperPort

Au moment de l'installation, indiquez si vous souhaitez que le menu contextuel Windows soit repris dans le menu contextuel des objets dans PaperPort

Nouveaux outils SET

Le large éventail d'algorithmes du nettoyage manuel permet d'obtenir de meilleures images noir et banc, pour des résultats d'OCR optimisés

Les nouveaux outils de nettoyage des bordures incluent la suppression

automatique des perforations, le recadrage automatique des pages et le nettoyage des zones noires

Accès aux derniers documents numérisés et consultés

De nouvelles commandes du ruban Bureau et de la liste de raccourcis

Windows 7 vous permettent d'accéder rapidement aux documents que vous avez récemment numérisés ou consultés

Fonctionnalités clés

Performances PDF haute qualité

Il est possible d'ouvrir des fichiers PDF en un temps record et de les afficher dans PDF Viewer Plus, une application PDF développée par Nuance et

entièrement compatible avec les logiciels de création de PDF les plus courants Avec PDF Viewer Plus, l'ouverture des fichiers est plus rapide qu'avec le module polyvalent ImageViewer, ce qui réduit les besoins en ressources mémoire et permet d'obtenir des fichiers de taille inférieure PDF Viewer Plus optimise la résolution du rendu de chacun des éléments, d'ó un affichage plus net et une résolution d'impression optimale

En outre, PDF Viewer Plus vous permet d'ajouter des annotations et des tampons transparents ou dynamiques Il est possible d'envoyer les images d'un document PDF traité par PDF Viewer Plus vers ImageViewer ó elles peuvent être améliorées à l'aide des outils SET, puis de réintégrer ensuite l'image modifiée dans le PDF

Vous pouvez remplir des formulaires PDF et les envoyer par courrier

électronique, mais aussi en créer de nouveaux, soit de toute pièce, soit en transformant en un clin d'œil un formulaire statique en formulaire remplissable à l'aide de FormTyper dans PDF Viewer Plus FormTyper exploite la technologie Logical Form Recognition™ pour détecter les éléments du formulaire et permet

de gérer efficacement leurs propriétés

Les fichiers PDF avec recherches sont disponibles via les profils de

numérisation, en cliquant avec le bouton droit sur le bureau PaperPort, puis en sélectionnant « Enregistrer sous » ou directement dans PDF Viewer Plus Le contenu de vos fichiers image ou documents numérisés devient ainsi accessible aux moteurs de recherche tels que Windows Desktop Search™ ou Google™

Précision d'OCR

Il est possible d'appliquer des paramètres de langue à la reconnaissance optique des caractères afin d'améliorer la précision dans toutes les langues prises en charge

Données issues d'appareil photo numérique

Il est possible de prendre une photographie d'un document à l'aide d'un appareil photo numérique, et de la convertir avec précision en un document texte.Pour

ce faire, des algorithmes de redressement 3D spécifiques sont appliqués Ils aplanissent les images et rectifient les distorsions, améliorant la précision du document texte ainsi généré

Fiabilité accrue de PaperPort

Il arrive que les fichiers PDF soient corrompus, empêchant ainsi leur ouverture Dans ce cas, PaperPort risque de ne pas pouvoir générer de vignette de bureau,

ce qui l'empêche de se lancer correctement

Un utilitaire, CheckPPFolders.exe, est fourni dans le dossier d'installation de PaperPort et accompagné d'une aide concise Il suffit d'exécuter ce programme qui identifie et supprime tout fichier corrompu pour assurer le bon

fonctionnement de PaperPort

PaperPort Professional offre les fonctions avancées suivantes :

Gestion de dossiers

Vous pouvez créer automatiquement plusieurs dossiers en important une liste de noms de dossiers depuis un fichier texte Cette option est disponible en cliquant avec le bouton droit sur n'importe quel dossier Reportez-vous à la rubrique

d'aide Dossiers PaperPort pour connaître la syntaxe requise.

Assistant PDF Create

Créez en un temps record des documents PDF de qualité professionnelle depuis n'importe quelle application d'un simple clic droit sur le bureau Windows ou PaperPort (jusqu'au format PDF 1.7), à l'aide de l'Assistant PDF Create ou en imprimant directement depuis n'importe quelle application avec le pilote d'impression « ScanSoft PDF Create! » L'Assistant PDF Create vous permet de créer des lots PDF, de créer des documents PDF par lots et bien plus encore Un

tableau dans la rubrique d'aide Créer un fichier PDF récapitule les points de

départ, entrées, options et cibles disponibles

Prise en charge de SharePoint

PaperPort Professional peut communiquer avec les systèmes de gestion

documentaire Microsoft SharePoint Services 2003, SharePoint Portal 2003, SharePoint Services 2007 et SharePoint Server 2007 : récupérez-y les fichiers, traitez-les comme vous le souhaitez, puis enregistrez les résultats en envoyant les fichiers de sortie via la barre Envoyer vers ScanDirect prend en charge la numérisation au format PDF avec envoi des résultats vers SharePoint

PaperPort est également disponible dans différentes versions SE (Special Edition), réservées

à certains fabricants de scanners et autres revendeurs sélectionnés Les fonctionnalités offertes par ces versions peuvent varier en fonction des besoins des fournisseurs

Découverte de PaperPort

Cette section présente les différents composants de PaperPort Pour plus

de détails, consultez l'aide de PaperPort (ruban Aide).

Bureau PaperPort

La première fois que vous lancez le programme, le bureau PaperPort

apparaît avec le volet Dossiers dans sa partie gauche Le bureau affiche les

documents du dossier choisi sous forme de vignettes et propose des outils pour les gérer PaperPort offre tous les outils nécessaires pour organiser,

rechercher et utiliser les documents et images Choisissez Options du

bureau dans le ruban Bureau et ouvrez l'onglet Bureau PaperPort pour

attribuer un thème de couleur au bureau et à ses éléments

Le volet des fonctions peut afficher

les éléments suivants :

Accès aux autres pages de cet objet multipage

Bureau

affichant les objets sous forme de vignettes

Barre Envoyer vers

Rubans avec boutons

Volet des

fonctions

affichant des dossiers

Ruban PaperPort

PaperPort 14 et ImageViewer possèdent une interface moderne avec onglets et rubans Les principaux éléments de l'interface sont les suivants :

1 Bouton PaperPort

2 Barre d'outils Accès rapide (Pour plus de détails, voir page 27.)

3 Onglet

4 Ruban associé à l'onglet

5 Groupe au sein du ruban

6 Bouton au sein du groupe

7 Liste déroulante d'un bouton

Objets PaperPort

Les documents que vous importez dans PaperPort (pages de texte,

photos, etc.) sont généralement désignés par le terme objets Il existe deux types d'objets PaperPort : les images et les objets de texte.

• Une image est un document numérisé, une photo, un dessin ou tout

type d'objet numérique au format graphique, notamment PDF Image, PDF avec recherches, JPEG, TIFF et PaperPort Image (ces fichiers MAX sont en lecture seule) Une image peut être

numérisée, copiée ou importée sur le bureau PaperPort

• Les objets de texte sont des documents contenant du texte éditable,

par exemple des fichiers Word (.doc), HTML ou Excel qui sont créés par une application de traitement de texte ou par toute autre application texte Les fichiers PDF standard sont considérés comme des objets de texte

Lorsque vous cliquez deux fois sur un objet image, celui-ci s'ouvre par défaut dans une fenêtre d'image qui offre de nombreux outils de retouche,

notamment les outils SET Sélectionnez Options > Bureau PaperPort

pour modifier ce paramètre Vous pouvez choisir d'ouvrir l'image dans ImageViewer Ce programme offre les mêmes fonctionnalités que la fenêtre d'image, mais il s'affiche dans une fenêtre distincte pour vous permettre de voir le bureau PaperPort lorsque vous modifiez l'image, Ce qui est particulièrement utile lorsque vous travaillez sur deux écrans Vous pouvez également choisir d'ouvrir l'image dans l'application associée au type de fichier concerné

PaperPort supporte différents formats de fichier PDF : PDF Image, PDF avec recherches et PDF Texte formaté et graphiques (PDF standard) Par défaut, les fichiers PDF s'ouvrent dans PDF Viewer Plus ou (si disponible)

dans PDF Converter Professional Sélectionnez Options > Bureau

PaperPort pour modifier ce paramètre Vous pouvez ouvrir des fichiers

PDF Image ou PDF avec recherches dans ImageViewer pour utiliser les outils SET et améliorer la qualité des PDF constitués uniquement

d'images

Le bureau PaperPort affiche les documents créés par des applications extérieures et stockés sur votre ordinateur : il suffit pour cela de les copier

ou de les déplacer dans un dossier PaperPort

Sans quitter PaperPort, vous pouvez envoyer un objet vers une application extérieure Il vous suffit de faire glisser l'objet vers l'icône de l'application correspondante dans la barre Envoyer vers, située dans la partie inférieure

du bureau PaperPort PaperPort supporte la plupart des applications du marché : programmes de traitement de texte et d'édition graphique, tableurs, télécopie, Internet, e-mail, graphiques, OCR, FTP, services en ligne, etc

Convertisseur de fichiers MAX en PDF

Les fichiers MAX ont longtemps été le format propriétaire des images dans PaperPort Mais aujourd'hui, ce rôle est désormais rempli par le format universel PDF Dans PaperPort 14, les fichiers MAX conservent des fonctionnalités limitées Ils peuvent être visualisés page par page, mais ils ne peuvent plus être annotés, empilés ou édités Aucune métadonnée (auteur, sujet, mot clés ) ne peut être ajoutée à un fichier MAX dans PaperPort 14 En revanche, les métadonnées existantes sont conservées

En d'autres termes, les fichiers MAX sont désormais en lecture seule

Par conséquent, Nuance offre un Assistant pour convertir les fichiers MAX au format PDF Vous trouverez le convertisseur de fichiers MAX en

PDF dans le sous-menu PaperPort du menu Démarrer de Windows Il

permet de générer des PDF Image ou des PDF autorisant les recherches en exécutant une reconnaissance par OCR du texte contenu dans les fichiers MAX L'Assistant de conversion permet également de transférer les annotations vers le PDF généré Vous pouvez choisir une langue différente pour le contenu du fichier MAX et ses annotations Le convertisseur peut détecter automatiquement tous les fichiers MAX présents dans vos dossiers PaperPort

Avec PaperPort Professional, les fichiers MAX peuvent être détectés et importés à l'aide de DesktopDelivery Ils peuvent aussi être exportés vers d'autres programmes (par exemple, des applications de messagerie ou vers OmniPage à des fins d'OCR)

Volet Dossiers

Le volet Dossiers présente une vue hiérarchique des

dossiers PaperPort, semblable à celle de l'Explorateur Windows Utilisez les boutons de la barre d'outils de dossier pour accéder rapidement aux fonctions correspondantes

Lors de l'installation, le sous-dossier Mes documents

PaperPort est automatiquement créé dans le dossier

Windows Mes documents Si vous utilisez PaperPort en

mode multi-utilisateur, chaque utilisateur dispose de son propre dossier Mes documents PaperPort

Le dossier Mes documents PaperPort contient plusieurs sous-dossiers

(Articles, Cartes de visite, Photos, Reçus, etc.) qui illustrent un exemple de structure pour les objets PaperPort

Le dossier Exemples contient des documents et des photos destinés à

faciliter la prise en main de PaperPort Ce Guide de mise en route est

disponible au format PDF en lecture seule dans le dossier Exemples Nous

vous recommandons d'en effectuer une copie, puis de lever la propriété de lecture seule de la copie pour obtenir un fichier texte (PDF standard) sur lequel vous pourrez tester les fonctionnalités du programme

Choisissez Dossiers pour afficher le volet Dossiers et les dossiers

préconfigurés Sélectionnez un dossier, cliquez avec le bouton droit de la

souris et choisissez Nouveau dossier pour ajouter un sous-dossier vide

et lui attribuer le nom et la couleur de votre choix Vous pouvez utiliser le

Gestionnaire de dossiers pour ajouter des dossiers et sous-dossiers déjà

présents dans votre système de fichiers Vous pourrez ainsi bénéficier d'un affichage différent des dossiers présents sur votre ordinateur, parfaitement adapté au travail que vous effectuez dans PaperPort

Choisissez Gestionnaire de dossiers dans le ruban Outils, ou cliquez avec le bouton droit de la souris dans le volet Dossiers, puis choisissez Gestionnaire de dossiers Cliquez sur Ajouter et naviguez

vers un dossier ou un sous-dossier existant Ceux-ci sont ajoutés, avec leurs sous-dossiers et leur contenu, comme des dossiers de niveau

supérieur au bureau PaperPort Par exemple, si vous choisissez le dossier

« C:\MesRapports\Trimestre 4 », celui-ci apparaîtra dans PaperPort sous le nom « Trimestre 4 sur C » Pour connaître le chemin d'accès complet d'un dossier ajouté, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, plus

sélectionnez Propriétés

Cliquez avec le bouton droit sur un dossier pour changer sa couleur, y ajouter des notes de dossier, créer des sous-dossiers et (dans PaperPort Professional) définir des options DesktopDelivery

Le Gestionnaire de dossiers vous permet de renommer, de supprimer et

de réorganiser les dossiers de niveau supérieur dont il assure la gestion Ces modifications n'affectent pas les noms, l'emplacement ou l'existence des dossiers physiques (mappés) sur votre ordinateur En revanche, les sous-dossiers que vous renommez ou réorganisez et qui n'ont pas été

ajoutés via le Gestionnaire de dossiers sont renommés et déplacés dans

votre système

Retrait de dossiers

N'importe quel sous-dossier apparaissant dans PaperPort peut être

supprimé en appuyant sur la touche Suppr, ou en sélectionnant Supprimer

dans son menu contextuel Ce dossier est non seulement supprimé de

PaperPort, mais également de votre ordinateur Tous les éléments (y

compris les sous-dossiers) de ce dossier sont également supprimés Un message vous demande de confirmer la suppression Seuls les dossiers de niveau supérieur peuvent être supprimés depuis PaperPort Le dossier

« Mes documents PaperPort » est un sous-dossier

Suppression de dossiers

Tous les dossiers et sous-dossiers ajoutés à PaperPort par l'intermédiaire

du Gestionnaire de dossiers apparaissent comme des dossiers de niveau supérieur, et peuvent être retirés avec le Gestionnaire de dossiers Ces dossiers ne seront plus visibles dans PaperPort, mais ils seront conservés sur votre ordinateur Lorsqu'un dossier est retiré, tous les éléments qu'il contient (y compris ses sous-dossiers) sont également retirés

Vignettes d'objets PaperPort

PaperPort supporte deux types de vignette : les vignettes d'objets et les vignettes de pages Chaque vignette d'objet est une représentation graphique miniature d'un

document ou d'une photo Une vignette de page permet

de visualiser les pages des images et fichiers PDF, à la fois sur le bureau PaperPort et dans ImageViewer.Une méthode rapide permettant de trouver les objets PaperPort consiste à parcourir du regard les vignettes d'objets du bureau PaperPort ; vous pouvez ainsi connaître le contenu de l'objet correspondant sans avoir à l'ouvrir Les vignettes d'objets multipage permettent de « feuilleter » les pages de l'objet sans avoir à ouvrir celui-ci

Les vignettes PaperPort peuvent représenter les documents suivants :

• Pages et photos numérisées

• Photos téléchargées d'un appareil numérique

• Fichiers image sous de nombreux formats, dont BMP, TIFF, JPEG, GIF et MAX (lecture seule)

• Documents créés par les applications les plus répandues (Word, PowerPoint®, Excel®, WordPerfect , etc.)

indique que l'objet est en lecture seule

indique que l'image contient des annotations

informations sous forme d'icône sur l'auteur, les mots clés, les conseils et les fonctionnalités

indique que le fichier PDF possède du texte pouvant faire l'objet de recherches

L'icône est associée aux objets multipage (TIFF, DCX, PDF, MAX, etc.) ; elle permet de « feuilleter » les pages de l'objet même si le volet

Vignettes de pages est fermé.

Pour pouvoir appliquer une fonction PaperPort à un objet, vous devez d'abord sélectionner sa vignette sur le bureau PaperPort Une bordure rouge apparaît autour de l'objet pour indiquer qu'il est sélectionné Vous pouvez, si vous le souhaitez, sélectionner plusieurs fichiers Actions possibles avec les vignettes d'objets :

• Faire glisser une vignette d'un emplacement à un autre du bureau PaperPort

• Faire glisser une vignette sur un dossier pour transférer l'objet correspondant dans ce dossier (Ctrl+glisser pour copier le

document)

• Faire glisser une vignette sur un autre espace de travail ouvert pour transférer l'objet correspondant dans ce dossier ouvert

• Cliquer deux fois sur une vignette pour afficher l'objet

correspondant dans une fenêtre de page

• Maintenir la touche Ctrl enfoncée et cliquer deux fois sur une

vignette pour ouvrir l'objet correspondant dans son application d'origine

• Cliquer avec le bouton droit sur une vignette pour afficher un menu contextuel présentant les commandes applicables à l'objet

correspondant à cette vignette

• Envoyer un objet vers une application extérieure en faisant glisser

sa vignette sur l'icône de cette application, dans la barre Envoyer vers

Vous pouvez également créer un « objet multipage » en combinant plusieurs images PaperPort ou PDF – ce qui est particulièrement utile si votre scanner peut numériser une seule page à la fois

Si vous ne voyez pas de vignettes, cliquez avec le bouton droit sur l'espace

de travail ou utilisez le bouton Changer de mode d'affichage et

choisissez Vignettes Les autres choix possibles sont : Petites icônes,

Grandes icônes, Liste et Détails

Vignettes de pages PaperPort

Le volet Vignettes de pages du bureau PaperPort et d'ImageViewer

contient les vignettes des objets multipage Sélectionnez un objet image

multipage, puis cliquez sur le bouton Vignette du ruban Bureau Il est

possible d'effectuer des opérations sur les pages, sans avoir à ouvrir les fichiers Vous pouvez réaliser les opérations suivantes :

• Agrandir ou réduire la taille des vignettes (images et PDF de tout type)

• Copier les pages sélectionnées vers un espace de travail, en autant

de fichiers PDF individuels (à partir de tous les objets qui ne sont pas au format PDF)

• Déplacer les pages sélectionnées vers un espace de travail, en autant

de fichiers PDF individuels (à partir de tous les objets qui ne sont pas au format PDF, à l'exception des fichiers MAX)

• Copier et déplacer les pages entre plusieurs documents ouverts dans des volets différents (à partir de n'importe quel objet, sauf les fichiers MAX)

Les opérations suivantes peuvent être réalisées sur des fichiers PDF (sur le bureau PaperPort et dans PDF Viewer Plus) :

• Copier, couper, coller, supprimer et réorganiser des pages

• Insérer de nouvelles pages à un endroit précis du document

• Ajouter de nouvelles pages à la fin du fichier

Pour afficher la vignette de page d'un fichier PDF sécurisé, vous devez spécifier

le mot de passe correspondant.

Bureau divisé en deux espaces

de travail

La première fois que vous lancez PaperPort Professional, le bureau apparaît divisé en deux espaces de travail séparés horizontalement Cette présentation vous offre une vue d'ensemble optimale pour organiser et combiner vos documents de la façon la plus efficace qui soit, même entre plusieurs dossiers Les commandes sont toujours associées au bureau actif

Si le bureau n'est pas divisé, sélectionnez Diviser le bureau dans le groupe Affichage du ruban Bureau Pour annuler la division du bureau,

cliquez de nouveau sur cette option

Si vos documents contiennent plusieurs pages, vous pouvez visualiser les vignettes de pages à l'aide du volet des fonctions correspondant, sans ouvrir le document en question Ces zones permettent également de visualiser les dossiers ou les propriétés de l'objet sélectionné

Signets

Vous pouvez également associer un signet à un espace de travail en

sélectionnant la commande Ajouter l'espace de travail aux signets dans

le groupe Espace de travail du ruban Bureau La commande Organiser

les signets permet de gérer les signets de l'espace de travail Tous les espaces de travail sont regroupés dans la même liste et peuvent être activés d'un seul clic D'autres boutons de ce groupe vous permettent de revenir rapidement à des objets que vous avez récemment ouverts ou numérisés

Vous pouvez également ajouter vos pages Web préférées aux signets, à

l'aide des signets Web placés dans le groupe Extras du ruban Outils Les

signets d'origine de votre navigateur Web par défaut sont déjà ajoutés Sélectionnez une nouvelle page Web et cliquez sur le bouton pour l'ajouter aux signets

L'image suivante illustre un bureau divisé :

Volet des fonctions affichant

les vignettes de pages

Bureau divisé

Volet des fonctions affichant les dossiers

Espace de travail inactif

Espace de travail actif

Barre Envoyer vers

Fenêtre d'image

Pour afficher une image dans la fenêtre d'image, cliquez deux fois sur sa

vignette sur le bureau, ou choisissez Ouvrir dans une fenêtre d'image dans le ruban Bureau ou dans son menu contextuel Par défaut, les fichiers

PDF s'ouvrent dans PDF Viewer Plus et non dans la fenêtre d'image

La fenêtre d'image permet de consulter le contenu d'un objet, d'améliorer

ce contenu et (images uniquement) d'y insérer des annotations Dans cette fenêtre, vous pouvez également agrandir ou réduire l'affichage (zoom avant/arrière) Les outils d'édition SET offrent des fonctions conçues pour

améliorer l'image de page actuelle Le volet Vignettes de pages permet de

modifier les pages des documents

Volet Vignettes de pages affichant une

Bouton Retour au bureau, par

défaut sur la barre d'outils Accès

rapide (également dans le ruban

Barre d'outils Accès rapide

personnalisable

Les boutons de PaperPort sont rassemblés dans différents rubans, en fonction de la nature des opérations qu'ils permettent de réaliser Vous

pouvez placer les boutons fréquemment utilisés sur la barre d'outils Accès

rapide de PaperPort et d'ImageViewer Cliquez avec le bouton droit dans

la zone des rubans et choisissez Personnaliser la barre d'outils Accès

rapide.

PDF Viewer Plus

Lorsque vous cliquez deux fois sur un fichier PDF du bureau PaperPort, celui-ci s'ouvre par défaut dans PDF Viewer Plus Vous pouvez faire glisser d'autres fichiers vers l'icône de PDF Viewer Plus placée dans la

barre Envoyer vers (voir page 57) pour créer une copie au format PDF et

l'ouvrir dans PDF Viewer Plus La première page apparaît dans la zone principale de l'écran À gauche, un volet de navigateur affiche des vignettes de page ou des commandes de formulaire Vous pouvez afficher

un volet de commentaires le long du bas de l'écran Des tampons figurent

Définissez ici l'ordre des boutons de la barre d'outils

Boutons affichés actuellement

Choisissez le ruban

dont vous souhaitez

ajouter les boutons

Ajouter/supprimer des boutons Autres boutons

disponibles

dans le volet de l'organiseur, à droite Les outils d'annotation des PDF sont décrits à la page 44 Si des PDF constitués uniquement d'images sont ouverts dans PDF Viewer Plus, le programme peut vous proposer

d'autoriser les recherches sur ces fichiers Si ce n'est pas le cas, choisissez

Créer un PDF avec recherches dans le menu Outils.

Vous pouvez remplir directement les formulaires PDF actifs dans PDF Viewer Plus Les formulaires statiques, par exemple ceux numérisés vers PaperPort, peuvent être convertis en formulaires remplissables à l'aide de FormTyper, comme décrit à la page 62

Les fichiers PDF ouverts depuis le bureau PaperPort sont rétablis à cet emplacement une fois édités ou annotés

Acquisition d'objets

Avant de pouvoir manipuler, modifier, annoter, indexer des documents et des images dans PaperPort, vous devez les « importer » Vous pouvez par exemple :

• Numériser des pages, des photos et d'autres types d'image à l'aide d'un scanner

• Ajouter dans PaperPort des dossiers Windows contenant déjà des documents

• Importer des fichiers créés par des applications installées sur votre ordinateur (« applications extérieures »)

• Récupérer des fichiers depuis des sites de stockage distant (Web), par

le biais de Nuance Cloud Connector

• « Imprimer » sur le bureau PaperPort des documents provenant d'applications extérieures

• Faire glisser ou copier-coller sur le bureau PaperPort des objets disponibles dans l'Explorateur Windows ou dans des applications extérieures

• Importer des clichés pris à l'aide d'un appareil photo numérique

• Importer des fichiers dans PaperPort Professional à l'aide de DesktopDelivery

• Imprimer des pages Web au format PDF, pour une utilisation dans PaperPort.

Importation d'objets par numérisation

PaperPort supporte les scanners compatibles avec les normes TWAIN et WIA

Cliquez sur le bouton Paramètres de numérisation pour afficher le volet Numériser ou importer une

photo Sélectionnez un profil de numérisation Les

profils offrent des paramètres optimisés pour des tâches

de numérisation courantes

Choisissez ensuite d'utiliser l'interface native du scanner

ou le nouveau volet Paramètres du scanner de

PaperPort afin d'obtenir les meilleurs résultats possibles Pour utiliser l'interface du pilote du scanner, cochez la

case Afficher la boîte de dialogue du scanner Si cette option n'est pas

cochée, l'objet numérisé sera placé sur l'espace de travail actif

Cochez la case Afficher l'Assistant de capture pour définir le sujet,

l'auteur et les mots clés des documents que vous numérisez et (dans PaperPort Professional) visualiser et contrôler le processus de

Les pages numérisées peuvent être importées sur le bureau PaperPort sous

la forme de plusieurs objets distincts ou sous la forme d'un seul objet

« multipage » Si vous disposez d'un scanner à chargeur automatique (ADF), vous pouvez numériser des pages imprimées recto verso et les importer sur le bureau PaperPort Lorsque tous les rectos de la pile de feuilles ont été traités, un message vous demande de retourner celle-ci ;

retournez la pile et cliquez sur Numériser l'autre face : PaperPort

numérise le verso des pages et importe toutes les pages, triées et dans l'ordre correct

Vous pouvez également utiliser les boutons de votre scanner pour lancer une numérisation directement vers PaperPort Ouvrez le Panneau de

configuration de Windows, choisissez Scanneurs et appareils photo

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur votre périphérique de

numérisation et, dans l'onglet Événements, affectez un événement à

Tout scanner préalablement installé et fonctionnant correctement peut immédiatement être utilisé avec PaperPort Pour ce faire, cliquez sur le bouton

Sélectionner du volet de numérisation, puis

sélectionnez le périphérique que vous souhaitez utiliser

Si vous avez accès à un scanner rapide connecté au réseau, vous pouvez l'utiliser pour numériser des objets vers un dossier en réseau, puis ajouter ce dossier dans PaperPort Utilisez la fonctionnalité DesktopDelivery (disponible dans PaperPort Professional) pour surveiller les dossiers et détecter l'arrivée d'images

numérisées.

Si vous n'êtes pas satisfait des résultats de numérisation obtenus, vous pouvez exécuter l'Assistant de configuration de scanner PaperPort Cet utilitaire est disponible dans le groupe de programmes PaperPort 14, dans

le menu Démarrer de Windows.

Profils de numérisation

PaperPort est livré avec des profils de numérisation, optimisés pour les travaux de numérisation les plus courants Pour obtenir les meilleurs résultats de numérisation, choisissez le profil correspondant au document

que vous importez : Document en noir et blanc, Document en niveaux

de gris, Document en couleur, Photo en couleur, PDF en couleur autorisant les recherches ou PDF en couleur - MRC Haute

• Sortie : définissez le format de fichier, ainsi que l'ajout automatique

de suffixes aux noms de fichiers

• Numérisation : modifiez les réglages du scanner (mode, résolution,

taille, orientation, couleur de filtre, luminosité et contraste)

Si vous disposez de PaperPort Professional, vous pouvez créer des profils personnalisés, et supprimer des profils existants PaperPort Professional propose également un profil de numérisation supplémentaire : PDF couleur-MRC Haute compression La technologie MRC vous permet de générer des fichiers PDF de beaucoup plus petite taille, en particulier pour les documents sur fonds en couleurs

Impression sur le bureau PaperPort

Pour importer des objets créés dans des applications extérieures,

imprimez-les sur le bureau PaperPort sous forme de fichiers PDF Image ou

de PDF avec recherches Le format par défaut est PDF Image

Sélectionnez Bureau > Options > Objet pour modifier ce paramètre

Avec cette fonction, vous pouvez importer rapidement tous types de fichiers PDF sur le bureau PaperPort : photos et autres éléments

graphiques, feuilles de calcul, lettres, mémos, etc Pour cela, vous devez

passer par le menu Fichier (ou menu équivalent) de l'application source Choisissez Imprimer sur le bureau PaperPort, ou choisissez Imprimer

et sélectionnez l'imprimante d'image PaperPort

Si vous disposez de PaperPort Professional, vous pouvez utiliser les boutons PDF Create des applications Office pour créer un PDF au format Texte formaté et graphiques (PDF standard) à partir du document ou de la

pièce jointe en cours Une autre solution consiste à choisir Imprimer et à sélectionner l'imprimante ScanSoft PDF Create! Choisissez Imprimer

dans votre navigateur Web pour capturer des pages Web et les formater en vue de leur impression L'imprimante d'image PaperPort permet d'obtenir des fichiers au format PDF Image ou PDF avec recherches, tandis que l'imprimante ScanSoft crée des fichiers au format PDF standard

Dans tous les cas, PaperPort sera lancé (s'il n'est pas en cours d'exécution)

et le fichier PDF sera placé sur le bureau

Capture d'une page Web

Vous pouvez capturer des pages Web sur Internet et les enregistrer en tant qu'objets PDF sur le bureau PaperPort

Le programme de capture Web est installé avec PaperPort, mais il n'est pas intégré au logiciel car il fonctionne uniquement sous Windows XP Pour l'installer, accédez au dossier du programme et cliquez deux fois sur PPwebcapture.exe Cette opération place une icône dans la zone de notification Utilisez le menu contextuel correspondant pour accéder aux paramètres de création (par exemple, choisir entre le format PDF image ou PDF avec recherches) et pour capturer des pages Web, qu'il s'agisse de

Ajout d'un dossier dans PaperPort

PaperPort dispose d'un système de classement en dossiers qui facilite l'archivage et le partage d'objets

Dans le volet Dossiers, vous pouvez effectuer les

La première fois que vous lancez PaperPort, le volet Dossiers affiche une

structure de dossiers standard destinée à servir de point de départ pour vos

activités À l'exception du dossier Mes documents PaperPort, vous

pouvez déplacer ou supprimer ces dossiers à tout moment Si vous optez pour une installation personnalisée, vous pouvez ajouter vos propres dossiers durant cette étape

Par la suite, vous pourrez utiliser le Gestionnaire de dossiers pour ajouter

des dossiers déjà présents sur votre ordinateur, y compris des dossiers réseau ou des dossiers présents sur des périphériques externes raccordés à

votre ordinateur Tout objet accessible à partir du volet Dossiers est

disponible dans PaperPort

Pour plus de détails sur la gestion et l'utilisation des dossiers PaperPort, consultez l'aide

La fonction Imprimer sur le bureau PaperPort permet de créer des fichiers

PDF avec recherches à partir de pages Web ; ces fichiers peuvent ensuite être ajoutés à l'index All-in-One Search de PaperPort Cette méthode de capture de pages Web est disponible avec l'ensemble des systèmes d'exploitation

Les notes de dossier vous permettent d'attribuer automatiquement les mêmes propriétés à tous les fichiers PDF placés dans un dossier, par numérisation ou à l'aide de la fonction DesktopDelivery

DesktopDelivery (PaperPort Professional uniquement) surveille les

dossiers locaux ou en réseau et détecte l'arrivée de fichiers du type spécifié

(PDF, TIFF, JPEG et MAX) dans ces dossiers Il permet également de

surveiller l'arrivée de fichiers joints dans les dossiers de réception de vos

e-mails, et d'importer automatiquement ces fichiers vers les dossiers

PaperPort DesktopDelivery spécifiés (dossiers PaperPort désignés pour

recevoir les fichiers d'un dossier surveillé à l'extérieur de PaperPort)

Cliquez avec le bouton droit sur un dossier PaperPort, puis sélectionnez

DesktopDelivery dans le menu contextuel qui apparaît

Vous pouvez définir automatiquement les propriétés des fichiers PDF

placés dans un dossier DesktopDelivery spécifique Reportez-vous aux

Guides d'apprentissage ou à l'aide en ligne de PaperPort pour plus

d'informations

Dossier de messagerie surveillé Dossier surveillé

Importation de photos à partir

d'un appareil numérique

Vous pouvez importer sur le bureau PaperPort les photos prises à l'aide d'appareils numériques Pour ce faire, vous devez connecter votre appareil photo à l'ordinateur S'il est reconnu comme un nouveau lecteur, vous pouvez commencer à importer vos fichiers Dans le cas contraire, vous pourrez importer les images via l'interface TWAIN ou WIA de l'appareil qui doit apparaître si vous avez correctement installé le pilote

correspondant

Retouche d'une image

Lorsque vous affichez une image (photo ou autre élément graphique) dans une fenêtre d'image ou dans ImageViewer, vous disposez de nombreux outils pour l'améliorer

Vous pouvez redresser une page numérisée, éclaircir une photo sous-exposée, ajuster les couleurs ou les nuances d'un élément graphique, supprimer les taches et les marques

« parasites » sur une page, effacer les ombres et les traces qui apparaissent autour d'une page numérisée, ou réduire les effets de flou Vous pouvez également faire pivoter un objet, améliorer les lignes d'un tableau ou d'un formulaire, supprimer les yeux rouges des photos prises au flash et découper des sections dans une image

Ne modifiez pas les images sur votre appareil photo, vous risquez d'être déçu du résultat obtenu Nous vous conseillons plutôt d'importer vos fichiers dans PaperPort et d'utiliser les outils SET pour les éditer.

Certains outils SET sont spécialement conçus pour la retouche de photos

ou d'images D'autres (présentés avec un fond grisé dans le tableau suivant) vous permettent d'optimiser vos documents en vue de la

reconnaissance optique de leur texte

Dans une fenêtre d'image, les outils SET du ruban Page ne s'appliquent

qu'à la page actuellement affichée Certains de ces outils sont également disponibles depuis le bureau PaperPort, ó ils s'appliquent à toutes les pages de l'objet sélectionné

Outils SET (Scanner Enhancement

l'aide des commandes du ruban Page ou du

menu contextuel Il permet également de sélectionner une zone à recadrer, ou sur

laquelle appliquer les outils Anti-yeux rouges,

Effacer intérieur ou Effacer extérieur.

Faire pivoter

(PO)

Cliquez sur le bouton Faire pivoter pour faire

pivoter la page ou l'objet sélectionné de

90 degrés (vers la droite ou vers la gauche)

ou de 180 degrés

Redresser

une image

Lorsqu'une page est numérisée de travers,

utilisez les outils Redresser (P) et Redresser

automatiquement (PSI) pour la corriger Le

redressement des lignes de texte d'un fichier image noir et blanc permet d'obtenir de meilleurs résultats d'OCR

Améliorer

automati-quement

(PPO)

L'outil Améliorer automatiquement ajuste la

luminosité, le contraste, les couleurs et les nuances d'une image ou d'un objet PaperPort analyse celle-ci et essaie de corriger les problèmes détectés

Améliorer

une image

(P)

Vous pouvez également ajuster une image

manuellement à l'aide de l'outil Améliorer

Cet outil vous permet de modifier

manuellement la luminosité, le contraste, la couleur et les nuances, et de choisir le meilleur rendu parmi les neuf aperçus qui vous sont proposés, comme illustré à la page 40

Affiner

une image

(P)

L'outil Affiner permet de réduire le flou d'une

image (ou de créer un effet de flou dans une image nette)