ĐỊNH NGHĨA 1 Đối với các đơn vị không có CBQLTS thì CBQLTS công ty sẽ làm việc trực tiếp với các đơn vị và công tác quản lý tài sản sẽ tập trung về CBQLTS công ty... CÁC BƯỚC THỰC H
Trang 1MÔ TẢ QUÁ TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN
Mã hiệu: 03-QT/HC/HDCV/FPT Lần ban hành/sửa đổi: 1/2 Ngày hiệu lực: 10/09/2013
I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG
Mục đích: Quy định các nội dung, phương pháp, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân trong công tác quản lý tài sản, công cụ
và dụng cụ
Phạm vi áp dụng:
không được trái với các nội dung đã được thể hiện trong mô tả quá trình Quản lý tài sản này
+ Máy móc, thiết bị, dụng cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh và thiết bị phụ trợ (máy phát điện, điều hòa, quạt gió, máy biến thế, ổn áp, thiết bị đo lường, kiểm tra,…)
+ Phương tiện vận tải, truyền tải: Ô tô, dây điện, đường truyền internet, dây điện thoại,…
+ Thiết bị, dụng cụ văn phòng: Máy vi tính, máy photo, máy chiếu, máy scan, máy fax, điều hòa, thiết bị lưu điện, ổn áp, điện thoại, máy ảnh, máy ghi âm, tivi, tủ lạnh, máy hủy tài liệu, bàn, ghế, tủ văn phòng, bảng,…
+ Thiết bị dụng cụ khác
II ĐỊNH NGHĨA
1 Đối với các đơn vị không có CBQLTS thì CBQLTS công ty sẽ làm việc trực tiếp với các đơn vị và công tác quản lý tài sản sẽ tập trung về CBQLTS công ty.
52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 1/13
Trang 3MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi:1/2
IV THÔNG SỐ TỔNG HỢP
- Duy trì tình trạng hoạt động tốt của các tài sản
- Lưu giữ các hồ sơ về tài sản và tình trạng của tài sản
03.5-QT/TC/HDCV/FPT - MTQT Quản lý thông tin tài sản
04-QT/HH/HDCV/FPT – MTQT Xuất hàng hóa ra khỏi kho
V CÁC BƯỚC THỰC HIỆN
Bước 1: Đề xuất nhu cầu tài sản
thể bằng bản cứng, mail,…)
Nhu cầu tài sản của đơn vị phát sinh trong các
trường hợp sau:
- Tài sản cho nhân viên mới
- Khi tài sản cũ không còn phù hợp hoặc hư hỏng
Phiếu yêu cầu tài
2 Tỷ lệ thời gian đáp ứng nhu cầu tài sản (sửa chữa/bảo dưỡng, cấp tài sản mới, các nhu cầu khác) = Số lần đáp ứng đúng hạn*100%/Tổng số nhu cầu
52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 3/13
Trang 4không thể sửa chữa.
- Yêu cầu phục vụ công việc phát sinh (họp, hội
nghị, hội thảo, bổ sung thêm, đi lại)
tài sản
04-QT/HH/HDCV/FPT (MTQT Xuất hàng hóa
ra khỏi kho)
đúng yêu cầu nếu không còn tài sản tại công ty
theo yêu cầu tài sản
10-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT mua sắm)
Bước 2: Bàn giao và tiếp nhận tài sản
môn (IT,…) (nếu cần)
Trước khi bàn giao tài sản cho đơn vị
CBQLTS đơn vị/người sử dụng Trưởng đơn vị
Khi bàn giao
Trang 5MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2
Bước 3: Sử dụng và bảo quản tài sản
3.1 Bảo trì, bảo dưỡng tài sản
(Điều hòa, máy móc thiết bị sản xuất, ô tô, hệ thống
quạt, máy phôtôcopy,…)
- Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng định kỳ đối với
các tài sản của đơn vị
Kế hoạch bảo trì,
3.2 Sửa chữa tài sản
có đề nghị
tài sản được xem xét
52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 5/13
Trang 6Hồ sơ thanh toán
05 ngày sau khi kết thúc sửa chữa
sự cố thường xuyên xảy ra và mang tính hệ thống Hồ sơ hành độngkhắc phục phòng
ngừa
CBQLTS Công ty/
(MTQT Khắc phục phòng ngừa)
3.3 Thu hồi tài sản
Nhân viên nghỉ việc, nhân viên luân chuyển công
tác, tài sản hư hỏng, tài sản không còn phù hợp
hoặc trường hợp khác
Yêu cầu có thể bằng mail hoặc bản cứng
Người sử dụng CBQLTS đơn vị
Theo các trường hợp được nêu
Trường hợp nghỉ việc, chuyển công tác: chi
04-QT/NS/HDCV/FPT (MTQT Quản lý cán bộ)
CBQLTS đơn vị Người sử dụng
Trong thời gian 1 ngày sau khi có thông báo
03.2-BM/HC/HDCV/FPT
CBQLTS Công ty
Trang 7MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2
3.4 Luân chuyển tài sản
CBQLTS đơn vị, CBQLTS công ty
(Luân chuyển tài sản là sự di chuyển trong nội bộ
đơn vị hoặc giữa các đơn vị- từ người này qua
người khác hoặc ra khỏi công ty)
CBQLTS đơn vị
Khi có nhu
chuyển
có nhu cầu
Lưu ý: Các tài sản chứa thông tin/dữ liệu phải
được xóa trước khi bàn giao cho người sử dụng
mới
Biên bản bàn giao
Người sử dụng CBQLTS đơn vị
Trong thời
trong yêu cầu
03.2-BM/HC/HDCV/FPT
công ty
Người sử dụng CBQLTS đơn vị
Khi có nhu
3.5 Kiểm kê tài sản
tài sản toàn Công ty
Công tác kiểm kê tài sản định kỳ của Công ty phải
tiến hành ít nhất 1 lần/ năm
Quyết định kiểm kê tài sản
Kế hoạch kiểm kê tài sản
Lập: Kế toán tài
sản
Xem xét: Lãnh
đạo phòng/ban Tài chính
Phê duyệt: Lãnh
đạo Công ty
Theo lịch kiểm kê tài sản hàng năm
03.7-BM/HC/HDCV/FPT
03.8-BM/HC/HDCV/FPT
52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 7/13
Trang 82 Thông báo quyết định, kế hoạch tới các đơn vị liên
thông báo tới các đơn vị
hoạch kiểm kê
chịu trách nhiệm chính
CBQLTS Công ty, cán bộ IT, cán bộ được phân công của đơn vị phối hợp thực hiện
hoạch kiểm kê
03.9-BM/TC/HDCV/FPT
Thông tin trong báo cáo phải ít nhất bao gồm:
- Thời gian tiến hành kiểm kê
- Phạm vi kiểm kê (đối với toàn bộ tài sản hay 1 số
loại tài sản)
- Sai lệch trong quá trình kiểm kê (Sổ sách kế toán
và thực tế tại đơn vị)
- Giải trình về sự sai lệch
- Đề xuất thanh lý tài sản
- Đề xuất khác
- Thời gian thực hiện các đề xuất
Các thông tin trong báo cáo kiểm kê phải được sự
xác nhận của lãnh đạo các đơn vị liên quan trước
khi gửi chính thức báo cáo tới lãnh đạo cấp cao
Báo cáo kiểm kê tài
Trang 9MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2
hơn
kê
CBQLTS Công ty
(phối hợp)
Theo thời gian đề xuất trong báo cáo
Lãnh đạo Công ty
Thông tin trong báo cáo phải ít nhất bao gồm:
- Các đề xuất trong báo cáo kiểm kê, tình hình xử
lý
- Những tồn tại cần khắc phục
- Kế hoạch và đề xuất tiếp theo
Báo cáo kết quả xử
CBQLTS Công ty
(phối hợp)
Sau thời gian thực hiện đề xuất được nêu trong báo cáo kiểm kê
kiểm kê khác có thể không theo tất cả các bước
trên nhưng phải có biên bản kiểm kê tài sản
3.6 Thanh lý tài sản
Các tài sản được đề xuất thanh lý khi:
+ Các tài sản hết thời gian khấu hao
Đề nghị thanh lý tài
Kế toán tài sản
Sau đợt kiểm
kê tài sản/đột xuất
03.10-BM/HC/HDCV/FPT
52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 9/13
Trang 10+ Các tài sản bị hư hỏng
+ Các tài sản không còn phù hợp với hoạt động
của đơn vị
+ Các tài sản đã được thay thế bằng công nghệ
cao hơn
giám đốc phê duyệt
Thành phần của hội đồng thanh lý ít nhất phải bao
gồm: Lãnh đạo công ty, Trưởng ban/phòng tài
chính kế toán, Kế toán tài sản, CBQLTS Công ty,…
Việc bổ sung hoặc thay thế các thành phần tùy
theo điều kiện cụ thể của từng đơn vị
Quyết định thành lập Hội đồng thanh lý tài sản
Trưởng ban/phòng tài chính kế toán
Trong thời gian 7 ngày trước khi có đợt thanh lý tài sản
03.11-BM/HC/HDCV/FPT
- Xác định giá trị của các tài sản cần thanh lý
- Thông báo việc thanh lý các tài sản qua các
phương tiện thông tin đại chúng (Tin nội bộ, đài
báo, internet, tivi,…) Ưu tiên cho các đơn vị trong
tập đoàn FPT
- Tiến hành ban giao tài sản và thực hiện các thủ
tục thanh toán với bên tham gia thanh lý
Biên bản thanh lý tài
Bước 4: Cập nhật và theo dõi tài sản
- Cập nhật các tài sản mới theo mã tài sản trên Sổ
06-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Quản lý thông tin tài sản)
Trang 11MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2
Cung cấp mã tài sản cho CBQLTS Công ty
- Cập nhật thông tin các tài sản được xuất sử dụng
vào Sổ theo dõi tài sản
CBQLTS đơn vị
đơn vị
Ngay sau khi bàn giao
03.13-BM/HC/HDCV/FPT
CBQLTS đơn vị
Ngay khi bàn giao nhập kho tài sản
06-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Quản lý thông tin tài sản)
03.13-BM/HC/HDCV/FPT
CBQLTS đơn vị
Ngay sau khi bàn giao
03.13-BM/HC/HDCV/FPT
- Cập nhật việc nâng cấp tài sản trên Sổ kế toán tài
sản
- Cập nhật thông tin tài sản vào Sổ theo dõi tài sản
Sổ theo dõi tài sản
Kế toán tài sản CBQLTS Công ty CBQLTS đơn vị
Ngay sau khi kết thúc việc thay thế nâng cấp
06-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Quản lý thông tin tài sản)
03.13-BM/HC/HDCV/FPT
Cập nhật Sổ theo dõi bảo dưỡng sửa chữa tài sản
Sổ theo dõi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản
bảo dưỡng sửa chữa tài sản
06-QT/TC/HDCV/FPT (MTQT Quản lý thông tin tài sản)
03.5-BM/HC/HDCV/FPT
Bước 5: Báo cáo và lưu hồ sơ
52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 11/13
Trang 12TT Tên hồ sơ Mã biểu mẫu Người lập Hình thức
lưu Thời hạn lưu giữ (năm) Mức độ quan trọng
Kế toán TS
H
đồng thanh lý tài sản
tài chính kế toán
đơn vị
tài sản
Trang 13MTQT: Quản lý tài sản Lần ban hành/ sửa đổi: 1/2
lưu Thời hạn lưu giữ (năm) Mức độ quan trọng
Bùi Quang Ngọc Phó Chủ tịch HĐQT FPT
Chu Thị Thanh Hà Phó Tổng giám đốc FPT
Đinh Vân Nam Chánh văn phòng FPT
52-BM/CL/HDCV/FPT 2/0 Internal Use 13/13