Kỹ năng trình chiếu và thuyết trình

Tập bài giảng môn Kỹ năng trình chiếu và thuyết trình trong công tác văn phòng này dành cho sinh viên chuyên ngành Cao đẳng Quản trị văn phòng. Giáo trình không chỉ phù hợp cho người mới bắt đầu mà còn phù hợp cho những người cần tham khảo. Cấu trúc của giáo trình gồm các nội dung sau: Chương 1: Tổng quan về kỹ năng thuyết trình trong công tác văn phòng Chương 2: Kỹ năng xây dựng bài thuyết trình Chương 3: Ứng dụng Microsoft Powerpoint xây dựng bài trình chiếu và thuyết trình

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG CÔNG

TÁC VĂN PHÒNG 3

1 Thuyết trình 3

1.1 Khái niệm về thuyết trình 3

1.2 Các loại thuyết trình 4

2 Kỹ năng thuyết trình 6

2 1 Khái niệm về kỹ năng thuyết trình 6

2.2 Vai trò của kỹ năng thuyết trình trong công tác văn phòng 7

CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH 9

1 Chuẩn bị bài thuyết trình 9

1.1 Xác định mục đích, chủ đề và nội dung bài thuyết trình 9

1.2 Xác định đối tượng khán giả 11

1.3 Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình 12

1.4 Chuẩn bị công cụ hỗ trợ và địa điểm thuyết trình 15

1.5 Tập luyện 19

2 Kỹ năng kiểm soát căng thẳng và lo lắng 20

3 Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ 20

4 Kỹ năng nắm bắt diễn biến và xử lý câu hỏi của thính giả 25

4.1 Nắm bắt diễn biến của thính giả 25

4.2 Xử lý câu hỏi của thính giả 27

5 Những lỗi cơ bản khi thực hiện bài thuyết trình 29

6 Đánh giá kết quả 30

BÀI ĐỌC THÊM 33

CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG MICROSOFT POWERPOINT XÂY DỰNG VÀ TRÌNH CHIẾU BÀI THUYẾT TRÌNH 42

1 Các ứng dụng của Microsoft Powerpoint 42

2 Xây dựng và trình chiếu bài thuyết trình với Microsoft Powerpoint 43

2.1 Các thao tác xây dựng bài thuyết trình 43

2.2 Tùy chỉnh và trình chiếu bài thuyết trình 76

3 Kết nối máy chiếu với máy tính 83

3.1 Cách kết nối 83

3.2 Những lưu ý khi sử dụng Power Point và máy chiếu 86

Tài liệu tham khảo: 92

LỜI NÓI ĐẦU

Dù bạn là ai, bạn đang làm công việc gì, dù bạn có kiến thức và tài giỏinhiều đến đâu chăng nữa, nhưng nếu bạn không thể truyền đạt cho người kháchiểu những gì bạn muốn thì bạn sẽ rất khó thành công Vì vậy, việc nghiên cứu

và xây dựng cuốn bài giảng của môn học này rất cần thiết nhằm đáp ứng kịpphục vụ việc giảng dạy và học tập cho giáo viên và học sinh Sau khi học xongmôn học này, sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản nhất về kỹ năngthuyết trình và cách xây dựng bài trình chiếu hiệu quả, từ đó có thể áp dụng vàocông việc học tập cũng như mọi lĩnh vực của cuộc sống

Tập bài giảng môn Kỹ năng trình chiếu và thuyết trình trong công tác vănphòng này dành cho sinh viên chuyên ngành Cao đẳng Quản trị văn phòng Giáotrình không chỉ phù hợp cho người mới bắt đầu mà còn phù hợp cho nhữngngười cần tham khảo Cấu trúc của giáo trình gồm các nội dung sau:

Chương 1: Tổng quan về kỹ năng thuyết trình trong công tác văn phòng Chương 2: Kỹ năng xây dựng bài thuyết trình

Chương 3: Ứng dụng Microsoft Powerpoint xây dựng bài trình chiếu và thuyết trình

Khi xây dựng giáo trình có sự tham khảo các giáo trình và tài liệu giảngdạy môn học này của một số trường khác để giáo trình vừa đạt yêu cầu cao vềnội dung vừa thích hợp với đối sinh viên ngành cao đẳng Quản trị văn phòng

Tuy đã hết sức cố gắng nhưng chắc chắn tập bài giảng này còn nhiều thiếusót, rất mong sự góp ý của bạn đọc để bài giảng được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH TRONG

CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

1 Thuyết trình

1.1 Khái niệm về thuyết trình

Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về thuyết trình Sau đây là một số kháiniệm được nhiều nhà quản lý chia sẻ:

• Theo Wikipedia, thuyết trình là quá trình trình bày nội dung của một chủ

đề cho người nghe Những dụng cụ trực quan được sử dụng để minh họa cho nộidung của bài nói

• Theo Byrne (1989), thuyết trình là hoạt động do giáo viên tổ chức nhằmyêu cầu học sinh thể hiện khả năng giao tiếp tốt nhất

• Thuyết trình là trình bày bằng lời trước nhiều người về một vấn đề nào đónhằm cung cấp thông tin hoặc thuyết phục, gây ảnh hưởng đến người nghe (Kỹnăng thuyết trình - Chủ biên PGS TS Dương Thị Liễu)

• Thuyết trình là hoạt động trình bày và giải thích nội dung của một chủ đềnào đó đến người nghe hoặc người học (Kỹ năng thuyết trình - Lê Thành Nhânbiên soạn)

Như vậy, thuyết trình là một hình thức giao tiếp trong đó thuyết trình viên trực tiếp cung cấp thông tin trước một nhóm khán giả nhằm đạt được những mục đích nhất định

Hình 1 Minh họa hình ảnh thuyết trình

Bài thuyết trình có thể truyền tải đến người nghe những loại thông tin khác nhau vì vậy với mỗi loại thông tin bạn cần chú ý:

•Thông tin mang tính chính xác: Khi truyền đạt loại thông tin này, trongmọi trường hợp bạn cần phải đưa thông tin và nguồn cung cấp thông tin thậtchính xác Trong số khán giả nghe bài thuyết trình có thể sẽ có những người biết

rõ về thông tin mà bạn cung cấp Vì vậy, nếu thông tin không chính xác, rất cóthể bạn sẽ vấp phải sự phản đối của họ

•Thông tin mang tính hấp dẫn: Khi thuyết trình về loại thông tin này,thuyết trình viên cần tạo ra được hiệu ứng tích cực với người nghe Làm thế nào

để khán giả phải hào hứng lắng nghe, đồng thời có sự cảm nhận, đánh giá vềnhững thông tin đó Tính hấp dẫn thể hiện của bài thuyết trình không chỉ dừnglại ở nội dung thông tin đưa ra mà nó còn phụ thuộc rất nhiều vào cách truyềntải thông tin

•Thông tin mang tính thực tế: Thông tin đưa ra phải được người nghe chấpnhận, thông tin phải cần thiết và quan trọng với người nghe Qua đó người nghe

có thể xử lý thông tin trong chừng mực hiểu biết của mình

•Thông tin mang tính thuyết phục: Khi người nghe thấy những luận điểm,luận cứ và cách luận giải của thuyết trình viên hợp lý, họ sẽ chấp nhận và đồngtình với quan điểm của thuyết trình viên Đó là khi khán giả và người thuyếttrình đều cảm thấy hài lòng với bài thuyết trình

1.2 Các loại thuyết trình

Dựa theo mục đích bài thuyết trình được chia thành các loại sau:

•Thuyết trình cung cấp thông tin:

Một trong những bài thuyết trình phổ biến nhất khi nói trước công chúng làbài cung cấp thông tin Mục đích chính của bài thuyết trình thông tin là chia sẻhiểu biết của một người về một chủ đề, nội dung, kiến thước với khán giả Lý docủa việc thực hiện một bài phát biểu cung cấp thông tin là rất đa dạng Ví dụ,bạn có thể được yêu cầu để hướng dẫn một nhóm đồng nghiệp về cách sử dụng

phần mềm máy tính mới hoặc báo cáo với các nhà quản lý về dự án mới nhất …Một nhóm người dân địa phương muốn nghe về hoạt động tình nguyện của bạn

ở một thành phố khác trong thời gian nghỉ hè, hoặc bạn chia sẻ kinh nghiệm củabạn về nấu ăn với cả lớp Điểm chung của tất cả các ví dụ trên là chia sẻ thôngtin về một chủ đề nào đó tới khán giả/ người nghe

Một bài diễn thuyết cung cấp thông tin có thể được sử dụng cho nhiềungành nghề, chủ đề khác nhau Bác sĩ thường có những bài diễn thuyết, trìnhbày về lĩnh vực chuyên môn của họ cho các sinh viên y khoa, các bác sĩ khác vàcác bện nhân của họ Những người giáo viên sẽ thấy họ nói chuyện, trình bày vàtrao đổi với các bậc phụ huynh cũng như với học sinh Những người lính cứuhỏa sẽ diễn thuyết về việc làm sao để kiểm soát ngọn lửa trong các đám cháy…Bài diễn thuyết cung cấp thông tin là một phần khá phổ biến trong cuộc sốngthường ngày Bởi vậy, học cách nói hiệu quả đã trở thành một kỹ năng cần thiếttrong thế giới ngày nay

• Thuyết trình thuyết phục:

Trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta, chúng ta thường có những lúc sẽphải thuyết phục, động viên, hoặc làm người khác thay đổi suy nghĩ của họ, cómột hành động, hoặc xem xét lại quyết định của họ Ví dụ như thuyết phục ai đóủng hộ cho giáo dục âm nhạc trong trường tại địa phương của bạn, thuyết phụckhách hàng mua sản phẩm của công ty bạn, hoặc tạo cảm hứng cho sinh viêntrường để học tốt, hoặc lãnh đạo khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, tất

cả đều là việc liên quan, ảnh hưởng đến thay đổi suy nghĩ của người khác thôngqua “một bài nói thuyết phục”

Đối với một số người, ví dụ như các quan chức dân cử, truyền tải một bàidiễn thuyết có sức thuyết phục là một phần quan trọng của việc đạt được và tiếptục thành công trong sự nghiệp Những người khác, trong các nghành nghề khácthì sự nghiệp được quyết định bởi sự thuyết phục khách hàng – khách hàng đượctrả tiền để nghe và để được thuyết phục (bảo hiểm, bán hàng…)

Mặc dù việc nói trước công chúng là một cái gì đó bạn làm mỗi ngày haychỉ một vài lần một năm, nhưng thuyết phục người khác lại là một nhiệm vụ đầythử thách Nếu bạn có thể phát triển các kỹ năng để thuyết phục một cách hiệuquả, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong cuộc sống cá nhân hay trong học tập

và trong công việc

•Thuyết trình giải trí:

Nói giải trí liên quan đến một loạt các phát biểu trong nhiều dịp, sự kiệnkhác nhau, từ giới thiệu đến chúc mừng đám cưới, để trình bày và nhận giảithưởng, để khen ngợi hay trước/sau các buổi lễ nghi tưởng niệm…

Như bài thuyết trình có sức thuyết phục và cung cấp thông tin, có cácchuyên gia, các nhà lãnh đạo tôn giáo để các diễn viên hài, người thuyết trìnhtruyền tải nội dung mang tính giải trí Như bất cứ ai đã từng xem một buổi lễtrao thưởng trên sóng truyền hình thì với một bài thuyết trình mang tính giải trí

là nó cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tìm hiểu về khán giả, đối tượng cũngnhư đưa ra một câu chuyện Bài thuyết trình có thể có chút hài hước, một chútcảm động, một chút cảm hứng – phụ thuộc vào sự kiện để tạo được dấu ấn tronglòng người nghe

2 Kỹ năng thuyết trình

2 1 Khái niệm về kỹ năng thuyết trình

Kỹ năng thuyết trình rất cần thiết và quan trọng đối với nhiều người, kể cảkhi còn đang đi học cũng như khi đi làm Một người có khả năng thuyết trình tốt

là một người mất ít thời gian nhất để truyền tải thông tin nhưng người khác vẫnhiểu được cặn kẽ và rõ ràng thông tin được truyền tải đó

Để có một kỹ năng thuyết trình tốt, ta cần phải có sự đầu tư, chuẩn bị vềmặt thời gian để đưa ra một bài nói đạt được mục đích đã đề ra ban đầu Trướchết, chúng ta cần phải xác định được tình huống của bài thuyết trình Công việcxác định đấy gồm mục đích của việc thuyết trình, đối tượng nghe và hoàn cảnhcủa việc thuyết trình Sau khi tình huống đã được xác định ta bắt tay vào lựa

chọn loại hình thuyết trình Vì sao phải lựa chọn, bởi việc lựa chọn sẽ giúp ta tựtin nhất vào cái mà chúng ta làm tốt Có hai hình thức thuyết trình cơ bản là đọcvăn bản viết sẵn và dựa vào đề cương chính mình đã viết sau đó dùng theo lời lẽvăn nói để tạo ra bài thuyết trình Bước ba thu thập thông tin, sau đó làm đềcương và thuyết trình Việc thuyết trình đối với chúng ta lâu nay nghĩ chỉ là việcviết một bài viết hay, đủ nội dung lên đọc bài viết đó đứng trước mọi người làxong Tuy nhiên đấy là một tư tưởng sai, muốn có một bài thuyết trình tốt khôngchỉ nội dung hay mà còn phải có kỹ năng thuyết trình

Như vậy, kỹ năng thuyết trình là khả năng trình bày, giải thích của cá nhân về một chủ đề nào đó đến người nghe một cách hiệu quả

2.2 Vai trò của kỹ năng thuyết trình trong công tác văn phòng

Tất cả các lĩnh vực của đời sống, thuyết trình tốt sẽ tạo ra một vị thế cao,một sự kính nể từ những cá thể khác Trong lĩnh vực chính trị những nhà thuyếttrình tài ba, họ đều là những người lãnh đạo thế giới: Barack Obama, FidelCastro, Mather Luther King, John Kenedy, Hồ Chí Minh…Trong lĩnh vực giáodục, các bạn có nhận ra rằng một giáo viên không nói trước đám đông hấp dẫnthì không làm cho học sinh hiểu bài, mặc dù có kiến thức sâu rộng Tôi biết, cácbạn gắn cho những thầy cô này một danh hiệu rất hay “Tiến sĩ gây mê” Tronglĩnh vực kinh tế, quản lý, một giám đốc giỏi không chỉ là người có tầm nhìnchiến lược, ý tưởng kinh doanh sáng tạo mà còn phải là một người có khả năngthuyết trình tốt, một nhà lãnh đạo có có thể làm cho nhân viên hiểu và làm theonhững chiến lược và định hướng mà anh ta đề ra

Qua những gì nêu trên chắn hẳn ai cũng nhận ra rằng kỹ năng thuyết trình

là một kỹ năng quan trọng nhất vì nó tập hợp tất cả các yếu tố kỹ năng khác như:

sự tự tin, sử dụng ngôn từ, ngôn ngữ thân thể, lập luận chặt chẽ, sáng tạo… Vìthế có câu nói “Bạn nói trước đám đông như thế nào thì cuộc đời của bạn cũngthế” Do đó, kỹ năng thuyết trình chính là một bước không thể thiếu trên conđường thành công Kỹ năng thuyết trình là một kỹ năng khó nhưng hoàn toàn cóthể rèn luyện được

Trong công tác văn phòng cũng như trong các công việc khác thuyết trình

có các vai trò quan trọng sau:

- Thuyết trình là một công cụ giao tiếp hiệu quả

- Thuyết trình đóng vai trò to lớn trong sự thành công của mỗi cá nhân

- Thuyết trình như một nghề tạo thu nhập cao

Bạn là một sinh viên, bạn mong mình sẽ là nhà lãnh đạo cơ quan, bạn mongmình sẽ có thu nhập cao, bạn muốn ai cũng phải nể phục bạn thì hãy rèn chomình kỹ năng thuyết trình Đó là điều thực tế nhất bạn có thể chuẩn bị cho tươnglai Trong một lần diễn thuyết trước sinh viên ngành quản trị kinh doanh của Đạihọc Nebraska, hai nhà tỷ phú Mỹ Warren Buffett và Bill Gates nhận được mộtcâu hỏi: “Chúng tôi nên làm những gì để luôn thăng tiến trong công việc?”Buffett đã trả lời rằng “hãy dành thời gian để phát triển kỹ năng thuyết trình”

Dù bạn là ai, bạn đang làm công việc gì, dù bạn có kiến thức và tài giỏinhiều đến đâu chăng nữa, nhưng nếu bạn không thể truyền đạt cho người kháchiểu những gì bạn muốn thì bạn sẽ rất khó thành công

Vì vậy, rèn luyện kỹ năng thuyết trình cho mình mỗi ngày sẽ rút ngắn conđường đi đến thành công của bạn Và điều quan trọng là, bạn càng thuyết trìnhgiỏi, bạn càng dễ thuyết phục người khác Và đó cũng là hình ảnh mà hầu hếtnhững người đạt đến vị trí lãnh đạo đều cần có

Bài tập chương 1

1 Trình bày những hiểu biết của bạn về khái niệm thuyết trình? Cho ví dụ vềthuyết trình mà bạn đã gặp trong thực tế?

2 Bạn hãy phân biệt giao tiếp và thuyết trình?

3 Bạn hãy nêu các loại thuyết trình? Cho ví dụ?

4 Trình bày những hiểu biết của bạn về khái niệm kỹ năng thuyết trình?

5 Bạn hãy phân tích các vai trò của kỹ năng thuyết trình trong công tác vănphòng?

CHƯƠNG 2: KỸ NĂNG XÂY DỰNG BÀI THUYẾT TRÌNH

1 Chuẩn bị bài thuyết trình

Trong cuộc sống, chúng ta cần lưu ý một vấn đề, đó là: Không chuẩn bị

là chuẩn bị cho thất bại Để thuyết trình thành công, chúng ta luôn phải giải

quyết rất nhiều tình huống phát sinh một cách linh hoạt Do đó, công tác chuẩn

bị càng trở nên quan trọng Chuẩn bị càng kỹ, tỉ lệ rủi ro càng nhỏ và cơ hộithành công của ta càng lớn Để chuẩn bị cho buổi thuyết trình, ta có nhiều việcphải làm, tập trung vào các bước chính như sau:

Bước 1: Xác định mục đích, chủ đề và nội dung bài thuyết trình

Bước 2: Xác định đối tượng khán giả

Bước 3: Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình

Bước 4: Chuẩn bị công cụ hỗ trợ và địa điểm thuyết trình

Bước 5: Tập luyện

1.1 Xác định mục đích, chủ đề và nội dung bài thuyết trình

Trước khi đi sâu vào chủ đề và nội dung bài thuyết trình phải tự lượng

sức, tự đánh giá mình Tục ngữ có câu: “Biết địch, biết ta, trăm trận trăm

thắng” Vì vậy ta phải tự hỏi là vốn hiểu biết, kinh nghiệm thực tiễn, những cơ

sở lý luận, khoa học, những thông tin, số liệu liên quan đến nội dung đề tàithuyết trình của mình như thế nào? Mình có những ưu thế gì? Có những hạn chếgì?, Uy tín của mình với khán / thính giả như thế nào ? v v…

Cho nên chỉ nên chọn những đề tài mà mình hiểu biết tường tận và nắmvững, đừng bao giờ chọn và thuyết trình những đề tài mà mình còn chưa nắmvững, hoặc có chỗ nào đó còn lơ mơ, chưa tường tận

Khi đã xác định được đề tài phù hợp thì bước tiếp theo là vận dụng Quy

tắc ABC trong làm việc trí óc để xác định chính xác chủ đề và nội dung thuyết

trình (Quy tắc ABC trong làm việc trí óc là A: Analyse – Phân tích, B:Braintorm – Động não, C: Choose – Chọn lựa)

Analyse – Phân tích - để xác định rõ mục đích, chủ đề và nội dung chính

của bài thuyết trình, để định hướng phát triển bài thuyết trình, các khía cạnh cầntập trung để làm nổi bật chủ đề chính, tự đặt các tình huống có thể xẩy ra đối vớingười nghe và các biện pháp giải quyết…

Nếu đề tài quá rộng, thì cần phải xác định rõ phạm vi khảo sát, nghiên cứu

cả về mặt không gian và thời gian, để cho bài thuyết trình tập trung, cô đọng hơn

và phù hợp với quỹ thời gian cho phép của buổi thuyết trình

Braintorm – Động não, càng động não suy nghĩ nhiều, sâu sắc, chín

chắn… thì bài thuyết trình càng có giá trị, sẽ thu hút người nghe

Để quá trình suy nghĩ có hiệu quả cao, trước hết cần phải thu thập thông tin,

số liệu, tư liệu, hình ảnh… liên quan đến đề tài, càng nhiều càng tốt, kể cả dưluận công chúng hay quan điểm của những người trong cuộc Có thể làm việcnày bằng cách:

- Xem lại các nguồn tư liệu của bản thân (công trình, bài báo, ấn phẩm…của mình)

- Nghiên cứu các tài liệu, ấn phẩm đã xuất bản có ở các Thư viện, Niêngiám, Công báo, các báo, tạp chí, bản tin phát thanh, truyền hình…

- Tìm thông tin trên mạng, các trang Web tra cứu và trang Web của các cơquan, công ty, doanh nghiệp…

- Phỏng vấn các chuyên gia, nhà lãnh đạo, quản lý, những người trực tiếp

có liên quan đến đề tài

- Trong một số trường hợp, phải tìm thông tin qua việc điều tra khảo sát,lúc đó phải tổ chức công việc điều tra khảo sát (lại cần phải xác định quy

mô, đối tượng, mẫu, phiếu khảo sát, cách thu thập số liệu và cách xử lý sốliệu khảo sát…)

Choose – Lựa chọn - Trên cơ sở các tư liệu, dữ liệu đã có, hãy lựa chọn

những cái gì tốt nhất và thích hợp nhất để dùng cho bài thuyết trình

1.2 Xác định đối tượng khán giả

Trước khi bạn tạo nên bài trình diễn thì bạn cần phải biết về đối tượngkhán giả của nó, đối với những loại đối tượng khác nhau phải có những loại báocáo khác nhau vì mỗi loại đối tượng sẽ có kiến thức và kinh nghiệm thực tế khácnhau Bạn hãy tự hỏi mình các câu hỏi sau:

+ Vai trò của khán giả trong chủ đề báo cáo? Nếu bạn báo cáo về một sảnphẩm mới hoặc một hệ thống mới, các nhà quản lý sẽ quan tâm đến thông tintổng thể trong khi đó các công nhân sẽ cần đến các thông tin chi tiết Nói chung,đối với nhà quản lý cấp càng cao thì họ chỉ cần các thông tin cần thiết để raquyết định chứ không cần đến các thông tin quá chi tiết

+ Độ tuổi trung bình của khán giả? Điều này đôi khi khó xác định nhưngphải cố gắng xác định Nhìn chung nếu khán giả là trẻ tuổi (trẻ em hay thanhniên) thì bài báo cáo cần rõ ràng, trong sáng và thú vị Đối với khán giả lớn tuổithì bài báo cần phải thực tế và thông tin báo cáo cần có căn cứ và trích dẫn rõràng

+ Khán giả đã biết gì về chủ đề báo cáo? Nếu bạn báo cáo cho nhữngngười chưa hề biết gì về chủ đề đang báo cáo thì bạn cần phải cung cấp cácthông tin thật cơ bản và phải có các giải thích (định nghĩa) về các thuật ngữ mới.Trái lại, đối với khán giả là các chuyên gia trong chủ đề báo cáo thì bạn cần đặt

ra nhiều câu hỏi sau khi báo cáo và bạn phải dự trù thêm vài slide dự phòng(được ẩn) để trả lời các câu hỏi

+ Khán giả có quan tâm đến chủ đề này không? Nếu chủ đề cung cấp cácthông tin quan trọng liên quan đến người nghe (thông tin về bảo hiểm, phúclợi, ) thì người nghe sẽ thích thú và chú tâm lắng nghe Ngược lại thì bạn cầnphải tìm cách thuyết phục và làm cho họ lắng nghe

+ Khán giá có thành kiến tiêu cực hoặc tích cực đối với chủ đề haykhông? Hãy nhớ rằng, ý nghĩ của khán giả được hình thành trước từ những kinhnghiệm thành công hay thất bại thực tế của họ

+ Khán giả có đang bận rộn hoặc có việc gì gấp hay không? Khán giả códành thời gian cả buổi để nghe bạn báo cáo hoặc phải trở lại công việc thườngngày trong một khoảng thời gian nào đó? Nếu bài báo cáo không cung cấp thôngtin hữu ích nào họ sẽ cảm thấy rất bực tức và không thể kiên nhẫn ngồi cả buổi

để nghe bạn nói trong khi có các việc gấp cần phải giải quyết Do vậy, bạn cần

phải biết về lịch làm việc của khán giả và sự quan tâm của họ để có thể chuẩn bịchu đáo các thông tin báo cáo

+ Có bao nhiêu người sẽ tham gia trong buổi báo cáo? Nếu lượng ngườinghe đông thì màn hình và cỡ chữ cần phải thiết kế sao cho mọi người nhìn rõ

1.3 Chuẩn bị nội dung bài thuyết trình

Để thu hút người nghe và trình bày những vấn đề định nói một cách đầy

đủ, theo trình tự hợp lý và logic, một bài thuyết trình cần được xây dựng theocấu trúc: Mở bài, thân bài và kết thúc một cách rõ ràng, thời gian cho từng mụcđược xây dựng có kế hoạch, với mỗi ý đều có những dẫn chứng và minh họathuyết phục Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu từng phần của một bài thuyết trình

“Không có cơ hội thứ hai để gây ấn tượng ban đầu”

“Vạn sự khởi đầu nan”, “Đầu xuôi đuôi lọt”

Ta có thể tạo sự chú ý bằng nhiều cách khác nhau Một số cách phổ biếnlà:

+ Dùng ví dụ, minh họa: Ví dụ: Sử dụng chiếc đinh để minh hoạ bài giảng

“Cấu trúc thuyết trình”

+ Kể một mẩu chuyện có liên quan đến chủ đề: Ví dụ kể một câu chuyện

về tiết kiệm để bắt đầu một bài thuyết trình về Huy động tiết kiệm

+ Số liệu thống kê, câu hỏi hoặc trích dẫn Hãy thổi hồn vào những con sốkhô khan ta có thế thu hút được sự chú ý của thính giả

+ Ta cũng có thể nói lên cảm tưởng của bản thân khi bắt đầu thuyết trình

để có được sự đồng cảm của thính giả

+ Hài hước hoặc những câu chuyện liên tưởng liên quan đến chủ đề mình

sẽ nói cũng là một cách mà những người có khiếu hài hước hay làm để thu hút

sự chú ý của thính giả

+ Còn rất nhiều cách khác mà chúng ta có thể sáng tạo ra, hoặc đơn giảnchỉ bằng việc kết hợp nhiều cách lại với nhau

- Giới thiệu khái quát mục tiêu và nội dung chính:

Sau khi có được sự chú ý của thính giả, điều chúng ta cần làm tiếp theo đó

là cho họ biết mục đích của bài thuyết trình là gì, họ sẽ nhận được gì từ đó Mụctiêu thuyết trình không rõ ràng thì rất khó có thể thành công

Diễn giả cũng cần phải giới thiệu khái quát những nội dung chính và lịchtrình làm việc Điều này giúp cho người nghe có định hướng để nắm bắt đượctừng nội dung của bài thuyết trình

 Phần thân bài

- Lựa chọn nội dung quan trọng

Một lỗi thường gặp của các nhà thuyết trình là đưa quá nhiều nội dungvào bài thuyết trình của mình Điều này xảy ra do hai nguyên nhân cơ bản:

Thứ nhất: không xác định được đâu là thông tin bắt buộc thính giả phảibiết, đâu là cần biết và nên biết

Thứ hai: sợ thính giả không hiểu những gì mình nói Nếu ta đưa quá nhiềunội dung vào bài thuyết trình có thể gây phản ứng ngược lại là làm thính giả rốitrí không nhớ được gì

Vì vậy, trong phần thân bài cần thiết xác định được đâu là thông tin quantrọng bắt buộc ta phải truyền đạt, đâu là thông tin cần truyền đạt và cuối cùng

đâu là thông tin nên truyền đạt Theo thứ tự này, căn cứ vào thời gian cho phép

ta sắp xếp theo thứ tự từ thông tin bắt buộc, đến thông tin cần và cuối cùng là

thông tin nên biết Thách thức lớn nhất đối với người thuyết trình đó là “giới

hạn các điểm chính” hay còn gọi là lựa chọn nội dung quan trọng

- Chia thành các phần dễ tiếp thu

Một bài thuyết trình thông thường được chia làm 2 - 6 phần Các phần nàyđược sắp xếp với nhau theo một trật tự lôgíc nhất định Lôgíc có thể theo trình tựthời gian, có thể theo quan hệ nguyên nhân - kết quả

- Phân bổ thời gian cho từng nội dung

Sau khi phân chia thành các phần cơ bản thì điều cần thiết là phải phân bổthời gian phù hợp cho từng nội dung Thông thường phần đầu nên ngắn gọn đểgây cho thính giả cảm giác bài thuyết trình ngắn gọn và tăng mức độ tập trung

 Phần kết luận

“Lời nói gió bay” - đây chính là sự khác biệt giữa văn nói và văn viết Vìvậy trong thuyết trình luôn phải có kết luận Trong khoảng thời gian tập trungvào phần thân bài, người nghe có thể mất tập trung nên có thể không tiếp thuđược toàn bộ thông tin mà ta thuyết trình Kết luận giúp người nghe tóm tắt lạinhững ý chính ta đã trình bày và hơn nữa kết luận chính là thông điệp cuối cùng

ta gửi đến thính giả Với thông điệp cốt lõi này, thính giả có thể liên tưởng đếntoàn bộ phần nội dung của bài thuyết trình

- Thông báo trước khi kết thúc

Việc thông báo này có thể thể hiện bằng những cụm từ như: tóm lại ; đểkết thúc, tôi tóm tắt lại ; Trước khi chia tay, tôi xin tóm tắt lại những gì đã trìnhbày Việc thông báo này còn giúp thính giả chuẩn bị tinh thần để tiếp thu nhữngthông tin cốt lõi nhất

- Tóm tắt điểm chính

Theo các nghiên cứu về thính giả thì khoảng thời gian bắt đầu thuyết trình

và khoảng thời gian sắp kết thúc là hai khoảng thời gian mà độ tập trung chú ýcủa người nghe cao nhất Vì vậy ta tóm tắt lại những điểm chính sẽ giúp thínhgiả nhớ khái quát và lâu hơn về nội dung ta đã thuyết trình Việc tóm tắt có thể

là nêu lại những đề mục chính của bài thuyết trình kèm những ý cần nhấn mạnh

- Thách thức và kêu gọi

Mục đích cuối cùng của thuyết trình là thuyết phục người khác làm theomình Vì vậy phần kết luận của bài thuyết trình còn cần phải có phần kêu gọi,thúc đẩy người nghe đến hành động Trong phần này ta có thể dùng một số động

từ mạnh để hô khẩu hiệu: Quyết tâm, Sẵn sàng hoặc có thể kêu gọi sự cam kếtbằng hành động cụ thể như vỗ tay, giơ tay biểu quyết hoặc thực hiện ngay ví dụnhư đóng góp từ thiện Hoặc có thể đơn giản là sử dụng những cách hướngngười nghe đến hành động cụ thể

Phân bổ thời gian các phần của bài thuyết trình:

Một bài thuyết trình được coi là có bố cục hợp lý, khoa học, khi mà Phần

mở bài chiếm khoảng 10 - 15%, Phần thân bài chiếm 70 - 80 % và Phần kết luậnchiếm 10 -15% thời gian Nếu thuyết trình theo kiếu Hỏi và Đáp (Q & A) thìphần kết sẽ dài hơn và phần thân bài sẽ được rút ngắn lại tương ứng

1.4 Chuẩn bị công cụ hỗ trợ và địa điểm thuyết trình

1.4.1 Chuẩn bị công cụ hỗ trợ

Sự nhận thức, cảm nhận và hành động của con người là sự tổng hợp của

cả 5 giác quan: nghe, nhìn, đụng chạm, ngửi, nếm Vì thế khi thuyết trình, đểtruyền được thông điệp của mình người trình bày phải sử dụng các công cụ hỗtrợ trực quan kết hợp với các phương tiện nghe nhìn hiệu quả Tùy từng nộidung và tính chất của bài thuyết trình mà sử dụng các công cụ hỗ trợ phù hợp.Các công cụ hỗ trợ gồm:

- Bảng đen sử dụng phấn trắng, phấn màu

- Bảng trắng với các bút viết nhiều màu khác nhau

- Bảng ghim, bảng lật để có thể đính kèm các hình vẽ

- Flip chart ghi chú những từ khóa

- Phim nhựa, băng video, máy projector, máy chiếu vật thể, datashow

- Các loại bút chì, bút điện tử hỗ trợ trình chiếu khi sử dụng máy chiếu

- Các hình vẽ màu sắc, các mô hình mô phỏng

- Các công cụ trình chiếu trình diễn

- Các phương tiện nghe nhìn khác…

Hình 2 Một số công cụ hỗ trợ thuyết trình

 Điều cần lưu ý sau khi đã lựa chọn được các công cụ hỗ trợ:

Khi đã biết chắc chắn phải sử dụng các phương tiện nghe nhìn gì để hỗ trợthuyết phục cho bài thuyết trình, bạn nên lưu ý đến các điểm sau:

- Chọn vị trí thích hợp đặt phương tiện hỗ trợ đảm bảo mọi người đềunhìn thấy

- Các công cụ hỗ trợ nghe nhìn cần đơn giản, dễ sử dụng, quen thuộc đốivới diễn giả

- Cần đẹp, hiện đại đến mức độ cần thiết, nhưng không làm phân tâmkhán giả.

- Các phương tiện hỗ trợ nhìn phải được giải thích rõ ràng và chính xác

- Dành thời gian luyện tập trình bày các phương tiện hỗ trợ nghe nhìn

- Khi không còn sử dụng nữa thì hãy cất chúng đi

 Nguyên tắc thiết kế trang trình chiếu (Slides) để hỗ trợ cho bài thuyết trình:

- Về màu sắc:

Để nội dung thông tin trên màn chiếu rõ ràng, dễ đọc, cầnđảm bảo nguyên tắc sử dụng màu tương phản giữa nền và chữ,

có thể lựa chọn màu nền và chữ theo bảng sau:

Màu nền Màu trắng Màu đen Màu vàng Màu xanh

Màu chữ

Màu đenMàu đỏMàu xanh

Màu trắngMàu đỏMàu vàng

Màu đen Màu trắng

Cách chọn màu nền và màu chữ còn tùy vào bối cảnh và môitrường Thông thường, nếu hội trường nhỏ hay giảng dạy (lecture): chọn chữmàu tối trên nền sáng Ví dụ như chữ màu đen hay màu xanh đậm và nền trắng;Nếu hội trường rộng lớn: chọn chữ sáng trên nền tối, như chữ màu trắng / vàngtrên nền xanh đậm

Chú ý: Không nên sử dụng quá nhiều màu sắc trong một slide (không quá

3 màu), nếu sử dụng quá nhiều màu sắc trong một slide có thể khiến cho người theo dõi thấy mệt mỏi.

- Về font chữ:

Không nên dùng font chữ lạ mà hãy sử dụng font chữ phổ biến cho mọimáy tính Cho dù bạn nghĩ font chữ của mình tuyệt vời đến mức nào, nếu máy

tính sử dụng không được cài đặt sẵn, font chữ khác sẽ được thay thế và điều đóthường làm lệch giao diện văn bản của bạn trên slide.

Không sử dụng nhiều font chữ trong một báo cáo

Không bao giờ dùng tất cả chữ in hoa vì sẽ gây khó đọc và khó theo dõi

Có thể viết nghiêng, gạch chân hay tô đậm, khi cần nhấn mạnh một điều

gì quan trọng nhưng đừng nên lạm dụng những cách viết này

- Về cỡ chữ:

Về cỡ chữ (size), phần lớn các chuyên gia khuyến cáo nên dùng cỡ (size)

từ 28 trở lên, phần tiêu đề cỡ chữ từ 32 trở lên

Mỗi slide không nên trình bày nhiều chữ (dưới 7 dòng ) Một chủ đề nên được trình bày trên một slide

1.4.2 Bố trí địa điểm thuyết trình

- Nếu xác định được số lượng người tham gia bạn sẽ dễ dàng lựa chọn địađiểm phù hợp với lượng người đó Bên cạnh đó cần chọn địa điểm phù hợp vớinội dung thuyết trình Chương trình “Hành trình du học lấy địa điểm Văn Miếu -Quốc Tử Giám làm nơi tổ chức Đó là địa điểm phù hợp với lượng khách mờikhông quá lớn, phù hợp với tính chất khuyến học của chương trình bới Quốc TửGiám là trường đại học đầu tiên của Việt Nam

- Trước buổi thuyết trình cần sắp xếp nội thất, khung cảnh địa điểm Vớimột bài thuyết trình về văn học nghệ thuật bạn có thể chọn địa điểm ngoài trời,trang trí căn phòng ấn tượng với tranh, hoa, tượng Nhưng với một buổi thuyếttrình về đề tài khoa học bạn không cần sắp đặt căn phòng quá cầu kì với các đồtrang trí rườm rà

- Tập nói trước ở địa điểm đã chọn Nếu ở ngoài trời thì cần tăng âmthanh Nếu trong phòng nhỏ điều chỉnh âm lượng vừa phải là khôn ngoan Lưutâm đến độ sáng của địa điểm để bạn có thể đọc được những ghi chú của bảnthân và cả người tham dự có thể theo dõi được những tư liệu bạn cung cấp

1.5 Tập luyện

Bước cuối cùng quan trọng nhất và thường bị bỏ qua nhất, đó là tập luyệntrước khi thuyết trình Để tập các động tác cơ bản, chúng ta có thể tập trướcgương Tuy nhiên để hiệu quả hơn, ta nên tập luyện trước một vài người, mộtnhóm nhỏ với những điều kiện y hệt khi ta thuyết trình thật Quá trình đó sẽkhiến ta thu thập thêm rất nhiều ý kiến, ý tưởng mới được người khác đóng góp,những ý tưởng do quá trình tập luyện ta nảy sinh thêm Luyện tập dần dần từngbước nhỏ là bí quyết thành công lớn nhất của người thuyết trình

Cần luyện nói to, truyền cảm bài đã chuẩn bị, giống như là đang trình bàytrước người nghe Hãy chèn thêm vào những chỗ thích hợp, các từ ngữ, câuchuyển ý, chuyển đoạn, làm cho bài nói thêm sinh động, thể hiện tính logic chặtchẽ, có sức thuyết phục cao

Kết hợp nhuần nhuyễn bài nói với các phương tiện hỗ trợ như các slide,các công cụ đã chuẩn bị sẵn

Nên tưởng tượng ra mình đang đứng trước khán giả, đang diễn thuyết, dichuyển là thật Và phải canh giờ, nếu thấy quá giờ, thì phải điều chỉnh lại, cắtbớt nội dung, rút ngắn những chỗ diễn giải dài dòng, hoặc có thể nói nhanh hơnmột chút Luôn phải nhớ rằng, một bài thuyết trình có nội dung tốt, nhưng nóiquá giờ, cũng sẽ không mang lại kết quả như mong muốn

Có thể đặt Camera ghi hình lại để phân tích và điều chỉnh hành vi củachính mình Quá trình tập luyện sẽ giúp ta biến những động tác, cử chỉ, phongthái thành thói quen Khi tất cả các động tác thành phản xạ tự nhiên thì ta chỉ cầntập trung vào nội dung chính để có bài thuyết trình hiệu quả

2 Kỹ năng kiểm soát căng thẳng và lo lắng

Tâm lý run sợ, hồi hộp, lo lắng là những yếu tố mà các thuyết trình viênhay mắc phải, nhất là đối với những thuyết trình viên mới Khi đứng trước mộtlượng khán giả lớn, người thuyết trình hay mất bình tĩnh, mất tự tin và cảm thấy

khó truyền tải thông tin tới khán giả Đây là một rào cản không nhỏ với ngườithuyết trình

Để không bị căng thẳng và lo lắng bạn cần:

- Nắm chắc nội dung bài thuyết trình

- Chuẩn bị chu đáo và tập luyện thuyết trình trước

- Diễn đạt rõ ràng, trong sáng, mạch lạc, dễ hiểu, cô đọng thông tin

- Phải giàu hình ảnh, truyền cảm và dễ nhớ Số lượng từ càng nhiều, càng

phong phú, sinh động, giàu hình ảnh càng dễ gây ấn tượng, cảm xúc mạnh

- Người nói phải nắm được trình độ hiểu biết của người nghe, biết điều

chỉnh cách nói cho phù hợp với trình độ và đặc điểm tâm lý của người nghe

- Phong cách nói phải trí tuệ, khoa học và đôi khi phải pha lẫn sự hài hước

- Khi cần, có thể nhắc lại những điểm chính yếu để gợi nhớ cho người

nghe

Trong khi nói, tốc độ nói hoàn toàn phụ thuộc vào người nghe Với đốitượng cao tuổi cần nói chậm, nhẹ nhàng nhưng thuyết trình trước hội trườngtoàn thanh niên cần hào hùng, hoành tráng mới thuyết phục vì vậy khi thuyếttrình phải luôn quan sát và đo được phản ứng của người nghe với cách trình bày

của ta để điều chỉnh cho phù hợp Tóm lại, tốc độ nói bị điều chỉnh bởi tâm củangười nói hay chính là sự trao đổi chia sẻ và biểu hiện, phản ứng của ngườinghe Cũng như khi rót nước, với cái cốc to ta rót khác, với cốc nhỏ ta rót khác.Điều quan trọng nhất mà người thuyết trình cần nhớ là lời nói của chúng ta phảiphù hợp với nội dung, hoàn cảnh và đối tượng

Tốc độ trình bày nhanh hoặc chậm sẽ ảnh hưởng đến sự chú ý của ngườinghe, nhưng chúng ta đừng nên tăng hay giảm tốc độ mà không có chủ ý Kiểmsoát được tốc độ nói sẽ giúp bạn cải thiện được chất lượng lời nói của mình Thông thường, tốc độ nói trung bình của chúng ta là 100 – 120 từ/phút,trong khi khả năng nghe lại cao gấp 3 lần Điều này có nghĩa là, nếu ta chỉ nóivới tốc độ trung bình, khán giả sẽ còn thời gian để suy nghĩ những lập luận phảnbiện Việc chúng ta nói quá nhanh sẽ khiến tâm trí người nghe khó có thể tậptrung suy nghĩ về những gì chúng ta nói Trong khi đó, nói quá chậm và kéo dài

lê thê khiến người nghe trở nên mệt mỏi, chán nản và dễ dàng đoán được những

gì bạn sắp nói

Giọng nói thể hiện nhiều đặc điểm của người thuyết trình Qua giọng nói,chúng ta có thể nhận biết được giới tính, tuổi tác, quê quán Giọng nói cũng thểhiện trình độ học vấn của người thuyết trình Tâm trạng quan hệ với thính giảcũng được thể hiện rất rõ qua giọng nói

Âm lượng: Giọng nói cần phải rõ ràng, đủ nghe Giọng nói dù to hay nhỏ

đều phải có sinh lực, có khí lực mới có sức thuyết phục Khi thuyết trình,bạnphải dùng toàn bộ cơ thể cho việc nói chứ không chỉ dùng cái miệng để nói Chỉ

có như vậy giọng nói ta mói có sinh lực thuyết phục thính giả Thêm vào đó là

độ cao thấp, trầm bổng trong khi nói Giọng nói của ta cũng giống như một nhạc

cụ và bài thuyết trình là một bản nhạc Ta chơi bản nhạc đó hay, thính giả sẽchăm chú lắng nghe, vỗ tay tán thưởng Nếu bản nhạc của ta chậm, đều đều, họ

sẽ ngủ gật, bất luận là vấn đề ta nói quan trọng đến đâu

Phát âm: Âm vực phải chuẩn, tròn vành rõ chữ, không méo tiếng hay nuốt

chữ, không nhầm lẫn giữa các âm Nói sao cho dễ nghe, tránh sử dụng giọng đạiphương quá nặng nề

Độ cao: Giọng nói phải có lúc cao, lúc thấp, lúc đẩy, lúc kéo Vậy muốn

nói to, nói vang, nói cả ngày không biết mệt, ta phải phát âm như thế nào? Nếuphát âm trong cổ họng, ta dễ bị bệnh nghề nghiệp do luồng hơi đi qua cổ họnglàm tổn thương họng và dây thanh quản Nếu phát âm ở cửa miệng

Chất lượng: Theo nguyên lý phát âm, luồng hơi từ trong phổi đi ra chạm

vào dây thanh quản phát ra các nguyên âm Các nguyên âm này kết hợp với cácphụ âm do hình dạng của lưỡi, môi, răng tạo ra thành âm nói Âm này cộnghưởng trong khoang miệng rồi bắn ra ngoài Như vậy, muốn phát âm to, rõ ràngthì âm phải nổ trong khoang miệng, trong vòm cộng minh Cũng giống như khichúng ta hét trong hang động, ta thấy tiếng vọng âm, vang, rền Muốn nói to, rõ,

âm mạnh mẽ, tiếng phải được phát ra từ giữa khoang miệng

Điểm dừng: Văn nói khác văn viết, với văn viết, chúng ta có thể đọc đoạn

trên, đoạn dưới, xem dấu chấm câu để hiểu người viết định nói gì Nhưng vớivăn nói, cùng một câu nhưng cách nói khách nhau dẫn đến cách hiểu khác nhau

3.2 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể

Trong mỗi khoảnh khắc, chúng ta đều gửi đi những thông điệp không lờimột cách vô thức Trong thuyết trình cũng vậy, chúng ta có thể vận dụng ngônngữ cơ thể để khẳng định thêm thông điệp muốn chuyển tải Nếu bạn đang ởtrạng thái thoải mái và vận dụng ngôn ngữ cơ thể một cách tự nhiên, thì thôngđiệp chuyển tải sẽ tăng thêm sức thuyết phục đối với người nghe

Ngôn ngữ cơ thể, bao gồm: các cử chỉ, động tác được thể hiện qua ánhmắt, nụ cười, hành động của bàn tay tưởng như đơn giản nhưng lại có tác dụngrất hiệu quả, giúp chúng ta truyền đạt tới người khác những ý nghĩ, tình cảm…khó diễn đạt trực tiếp bằng lời

Để hiểu rõ khái niệm Phi ngôn ngữ, chúng ta hãy phân biệt với Ngôn ngữ.Ngôn ngữ là nội dung bài thuyết trình được các diễn giả nói ra hoặc viết ra Phingôn ngữ là giọng nói (bao gồm các yếu tố như: ngữ điệu, chất giọng, độ cao…)

và hình ảnh cơ thể (bao gồm những gì thính giả nhìn thấy: nét mặt, dáng vẻ,trang phục, di chuyển…) khi ta thuyết trình Để thuyết trình thành công ngoàiyếu tố nội dung, diễn giả cần quan tâm đến việc thuyết phục người nghe bằnggiọng nói, dáng điệu cử chỉ, trang phục, ánh mắt quan sát hội trường

Hình 3 Sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực

Lưu ý khi sử dụng ngôn ngữ thân thể trong thuyết trình:

- Ánh mắt: Giao tiếp bằng ánh mắt có hiệu quả rất tốt trong việc xây

dựng mối quan hệ thân mật giữa người nói và thính giả Bạn hãy nhìn bao quáttoàn bộ người nghe, cố gắng thu hút sự chú ý của những người ngồi xa bục phátbiểu Thông thường nhiều diễn giả có xu hướng nhìn nhiều vào mắt của nhữngngười nghe tỏ ra quan tâm và hứng thú đến bài thuyết trình, và bỏ qua nhữngngười nghe có thái độ trung lập hay chống đối Bạn nên nhớ, những người cảmthấy mình không được diễn giả quan tâm thường có xu hướng phản ứng tiêu cựcnhiều hơn so với những người được diễn giả chú tâm thu hút Trong hội trườngmột cách quan sát hiệu quả đó là chia hội trường thành các nhóm nhỏ đó làphương pháp giúp người nói quan tâm được tới từng thính giả trong hội trường

và thính giả cũng có cảm giác đang được quan tâm Mỗi một ý ta dừng trên một

nhóm người hoặc một cá nhân nào đó Bạn nên nhìn khắp khán phòng theo kiểuchữ “w” hoặc “z” nhìn như vậy sẽ tự nhiên hơn nhìn theo kiểu chữ “c” Trongquá trình tiếp xúc bằng mắt với khán giả, bạn nên dừng lại ở mỗi người khoảng

3 giây là vừa

- Biểu lộ bằng nét mặt:

“Hãy mỉm cười và cả thế giới sẽ cùng cười với bạn” Lời khuyên của

Charlie Chaplin vô cùng hữu ích cho mọi diễn thuyết viên Hãy mỉm cười, ít

nhất bạn sẽ đạt được ba lợi ích Thứ nhất, khi bạn cười thì dù tim bạn đang đập thinh thịch, chân bạn đang run, người ta vẫn tưởng là bạn rất tự tin Thứ hai,

bạn cười sẽ làm cho khán giả nghĩ rằng bạn là một người thân thiện, dễ mến, họ

sẽ cảm thấy đầu óc thư thái hơn, cởi mở và gần gũi với bạn hơn Thứ ba, khi

bạn cười bạn sẽ thấy một số khán giả mỉm cười lại với bạn, điều đó sẽ làm chobạn vững tin hơn, bớt hồi hộp, và trình bày hay hơn

- Dáng đứng: Thông thường bản năng con người khi sợ hãi sẽ tìm chỗ

dựa Ta cũng vậy, động tác thường xuyên hay gặp nhất của người thuyết trình làtựa vào bàn Nhưng xương sống mới là cái đỡ cơ thể Ta tựa vào bàn, tưởngthoải mái nhưng thực ra rất mỏi và còn làm gò ép các cơ quan phát âm khiếngiọng nói không mạnh mẽ, vang xa Dáng đứng là một loại ngôn ngữ của cơ thể,

nó mang tính minh hoạ và điều tiết Khi ta nói hào hùng, thuyết phục người khácthì dáng phải vững chãi, năng động Về tư thế khi thuyết trình, bạn hãy đứngnhiều nhất ở vị trí chính giữa sân khấu thuyết trình, nơi mọi người có thể nhìnthấy bạn càng rõ càng tốt Với vị trí này, bạn là trung tâm của sự chú ý, mọingười sẽ dễ dàng bị lôi cuốn khi bạn ở vị trí này Đừng ẩn nấp sau những bụcgiảng như nấp sau những công sự, khi không thể nhìn thấy rõ bạn, thính giả sẽ ítchú ý đến bạn khi mà lẽ ra bạn phải là trung tâm của sự chú ý

- Di chuyển: Khi thuyết trình, bạn có phải di chuyển qua lại trước thính

giả không? Làm sao có thể khiến cho thính giả cảm thấy hứng thú khi bạn cứđứng buông thõng hai cánh tay hoặc cứ đứng trơ ra như khúc gỗ? Như vậy, rõràng là khi thuyết trình, bạn không thể cứ đứng yên mãi một chỗ Mà giả dụ bạn

có muốn đứng yên một chỗ chăng nữa thì bạn cũng không đứng được đâu, vìmỏi chân lắm và lại dễ buồn ngủ nữa Vậy thì người thuyết trình trước hộitrường không nên đứng một chỗ Trong thuyết trình, điều cần tránh nhất là đơnđiệu, nhàm chán Hãy liên tục di chuyển tạo những góc nhìn, góc nghe mới chothính giả Nếu ta đứng im một chỗ, cơ thể sẽ cứng nhắc, giọng nói cũng sẽ đềuđều không linh hoạt.

- Trang phục: Trang phục là công cụ quan trọng giúp thu hút được sự chú

ý ngay từ đầu đối với người nghe, nhất là các bạn trẻ tuổi, nữ giới, có thể giúpthành công buổi thuyết trình Nữ hoàng Anh Elizabeth, thế kỷ 16 đã nói: “Chínngười thợ may có thể tạo ra một người nổi tiếng”, với ngụ ý rằng nếu biết ănmặc đẹp, hợp thời trang, lịch lãm, hợp với bối cảnh, địa vị, lứa tuổi… bạn sẽ trởthành người nổi tiếng, thu hút được người xung quanh Đối với người thuyếttrình, phải chuẩn bị trang phục thật phù hợp Một số lưu ý: Trang phục phải tềchỉnh, là ủi cẩn thận, kiều dáng, màu sắc, chất liệu vải… phải phù hợp với độtuổi, địa vị, chức tước, học vị của người thuyết trình, phù hợp với mức độ trangtrọng, quy mô, tính chất và hình thức của buổi thuyết trình Cũng đừng quên yếu

tố về thời tiết, nhiệt độ của khán phòng mà lựa chọn trang phục thế nào cho phùhợp

4 Kỹ năng nắm bắt diễn biến và xử lý câu hỏi của thính giả

4.1 Nắm bắt diễn biến của thính giả

 Nắm bắt tình hình

Thuyết trình là giao tiếp với khán giả Khi giao tiếp phải hiểu được diễnbiến tâm lý của người nghe, vì thế trong thuyết trình cũng vậy Trong khi thựchiện bài thuyết trình việc nắm bắt tâm lý khán giả là một điều cực kì quan trọng

để một bài thuyết trình thành công Thông thường với một bài thuyết trình thìtâm trạng khán giả sẽ có những đặc điểm sau:

- Khán giả tập trung nhất vào giai đoạn khi mở đầu: Vì thế để một bàithuyết trình ấn tượng phần mở đầu cực kì quan trọng Nó giúp khán giả có một

hứng khởi ban đầu và là ấn tượng tốt đẹp ban đầu Hãy làm cho khán giả tậptrung sự chú ý vào bạn và khởi đầu thật ấn tượng

- Khán giả chỉ tập trung khoảng 50% thời gian cho bài thuyết trình củabạn Vì thế hãy cố thu hút khán giả bằng nội dung thật hấp dẫn và sâu sắc đểnâng cao thời gian chú ý của khán giả khi thuyết trình

- Khán giả chỉ tập trung hào hứng nghe bạn từ 10 đến 15 phút, dù bạn làngười thuyết trình hay đến thế nào Khi bộ não đã mệt thì họ sẽ bắt đầu mất tậptrung, sao lãng và buồn ngủ

- Khán giả chỉ nhớ khoảng 5% đến 10 % những gì người thuyết trình nói

vì thế bạn hãy tập trung vào những thông điệp chính, những ý tưởng mà bạnmuốn khán giả nhớ sau khi nghe bài thuyết trình

- Khán giả luôn thích những bài thuyết trình càng ngắn càng tốt vì thế cóquan điểm là “một bài thuyết trình hay là một bài thuyết trình mà phần mở đầu

- Có khán giả ngủ trong khán phòng

- Khán giả không tập trung mà bắt đầu ồn ào và trò chuyện riêng.

- Khán giả không cười với bạn.

- Khuôn mặt khán giả tỏ vẻ khó chịu.

 Thay đổi tình hình

Nếu có trường hợp như trên bạn phải thay đổi và cố gắng gây sự tập trungcủa khán giả Như vậy trong khi thuyết trình bạn phải luôn luôn duy trì sự tập

trung của thính giảng bằng cách 10 đến 15 phút hãy thay đổi những gì bạn đanglàm:

- Hãy hỏi một câu hỏi và yêu cầu khán giả giơ tay trả lời, họ sẽ bừng tỉnh

và tham gia vào bài thuyết trình của bạn

- Hãy thay đổi công cụ hỗ trợ thuyết trình, khá giả sẽ chuyển ánh mắt và

hứng thú hơn với một công cụ hỗ trợ thuyết trình mới

- Hãy kể khán giả một câu chuyện cười liên quan đến nội dung bài thuyết

trình giúp khán giả thoải mái

- Hãy thay đổi giọng nói bằng cách nhấn giọng hay hạ âm lượng giọng nói

của bạn

- Hãy di chuyển càng nhiều vị trí khác nhau khán giả sẽ phải hướng ánh

mắt theo hướng bạn di chuyển

- Hãy yêu cầu nghỉ giải lao nếu bạn quan sát khán giả bắt đầu thấm mệt 4.2 Xử lý câu hỏi của thính giả

Một bài thuyết trình thành công là phải có sự tương tác hai chiều Buổithuyết trình nào cũng có thời gian đặt câu hỏi và giải đáp thắc mắc Đây cũng làphần quan trọng trong buổi thuyết trình vì nó là quãng thời gian tương tác giữangười trình bày và khán giả Nếu bài thuyết trình đề cập tới một chủ đề nóng hổi,đang thu hút được nhiều sự quan tâm của thính giả thì thời gian hỏi đáp này sẽ làlúc tranh luận khá sôi nổi và căng thẳng vì không chỉ người trình bày mà cả cáckhán giả ngồi dưới cũng được đưa ra ý kiến và trình bày quan điểm của mình.Mục hỏi đáp là một cách để người thuyết trình kiểm tra lại những thông điệp vàcủng cố những điểm mấu chốt mà người thuyết trình muốn người nghe tiếp nhậnđược

Một trật tự hợp lý là yếu tố rất quan trọng khi dẫn đắt những câu hỏi củakhán giả Người thuyết trình mở đầu phần đặt câu hỏi bằng cách nói: “Ai có câuhỏi đầu tiên?” và sau đó tìm kiếm những cánh tay giơ lên Hoặc để khơi mở, bạn

có thể nói: “Một câu hỏi mà tôi thường được hỏi là…” và trả lời nó Nếu sau đó

vẫn không có câu hỏi nào, bạn có thể nói: “Không biết có còn câu hỏi nàokhông?”

Sau đây là các bước khi trả lời câu hỏi của khán giả

- Cảm ơn người hỏi: Phép lịch sự tối thiểu khi nhận được câu hỏi việc đầutiên của người thuyết trình là cảm ơn người hỏi một cách chân thành Ví dụ:

“Cảm ơn câu hỏi của bạn, tôi cho rằng câu hỏi của bạn rất thú vị”

- Diễn giải lại những câu hỏi khó hiểu: Nếu bạn không chắc chắn về câuhỏi, hãy diễn đạt nó lại theo cách của bạn và hỏi người này xem đó có phải lànhững gì họ đã thắc mắc không Điều này sẽ tiết kiệm thời gian vì bạn khôngcần thiết phải nghiên cứu kỹ về lời giải thích

- Trả lời: Nguyên tắc khi trả lời là hãy trả lời rõ ràng và súc tích và ngắngọn Chúng ta thường có xu hướng giải thích thêm vì chúng ta sợ rằng mình đãkhông trả lời rõ ràng và đơn giản hoặc những người khác đã không nhận đượcthông điệp chính xác Hãy trả lời ngắn gọn và đi vào trọng tâm Khi bạn kết thúchãy hỏi người đó xem bạn đã trả lời thỏa đáng cho câu hỏi của anh ta chưa Đây

là cách để bạn có thể tiếp tục và nói được nhiều hơn mà không tốn nhiều thờigian

- Kiểm soát thời gian: Thông báo cho các khán giả bạn sẽ chỉ trả lời thêm

X câu hỏi Bằng cách này, bạn đang cho biết là buổi họp sắp kết thúc Điều này

có 2 cái lợi Nó cho phép những người đang chờ hỏi có cơ hội xen vào và chắcchắn rằng họ hiểu tất cả mọi thứ Ngoài ra, nó làm cho mọi người ngừng nhìnđồng hồ và ngưng mơ mộng vì nhận ra bài thuyết trình cũng không kéo dài như

họ tưởng Bạn làm cho sự tập trung quay trở lại mình

5 Những lỗi cơ bản khi thực hiện bài thuyết trình

Các bài thuyết trình không thành công, cơ bản người trình bày đã phạm phải một hay nhiều lỗi sau đây:

- Những lỗi khi thuyết trình: lan man, ít hình ảnh, sợ, thiếu chuẩn bị.

- Đọc trước đám đông: “Triệu chứng” của bệnh này là chỉ chăm chăm đọc

toàn bộ những gì mình đã soạn ra trong tờ giấy mà quên không tương tác vớingười nghe, khiến cho người nghe cảm thấy nhàm chán và người thuyết trìnhkhó lôi cuốn những người khác vào nội dung mà mình muốn diễn đạt

- Nội dung thiếu trọng tâm: có nhiều bài thuyết trình xong, khán giả ra về

về không nhớ bất cứ nội dung gì mà diễn giả nói Có nhiều bài thuyết trình lạc

đề, lan man, thiếu tập trung vì những người thuyết trình thiếu kỹ năng cơ bảntrong việc xây dựng nội dung và truyền tải thông điệp

- Sử dụng ngôn ngữ thân thể không phù hợp: Một bài thuyết trình hay là sự

kết hợp nhuần nhuyễn của ba yếu tố: Ngôn từ, giọng điệu (lời nói) và ngôn ngữ

cơ thể (cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nụ cười ), trong đó ngôn ngữ cơ thể chiếmmột vị trí hết sức quan trọng trong việc tạo nên sự lôi cuốn của bài thuyết trình.Nếu chúng ta quá lạm dụng lời nói, trong khi ngôn từ thì quá khô khan học thuậtthì tác động của bài thuyết trình tới học viên sẽ rất hạn chế

- Ánh mắt: Một người nói thiếu kinh nghiệm thì ánh mắt thường đảo liên

tục, hay nhìn lên nhìn xuống, liếc ngang liếc dọc Ánh mắt hướng lên là biểuhiện của sự kiêu ngạo và coi thường người nghe, ánh mắt nhìn xuống, có nghĩa

là diễn giả đang xấu hổ, sợ hãi hay hối hận vì một điều gì đó; ánh mắt nhìn trái,nhìn phải là biều hiện của sự hốt hoảng hay lúng túng còn nếu khi nói mà nhìn

ra cửa sổ thì diễn giả có lẽ không thèm để ý đến người nghe

- Thiếu chuẩn bị: Không chuẩn bị là chuẩn bị cho thất bại Hầu hết những

bài thuyết trình thành công là những bài thuyết trình được chuẩn bị một cáchchu đáo, ít khi mà bạn có thể thuyết trình thuyết phục được nếu bạn chỉ ứngkhẩu, càng chuẩn bị nhiều, càng tập luyện nhiều bài thuyết trình của bạn sẽ dễdàng thành công

6 Đánh giá kết quả

Như ta đã nói kỹ năng thuyết trình không phải là bẩm sinh mà nó đượcphát triển thông qua thực hành và huấn luyện Cũng như các hoạt động khác mộtbài thuyết trình là kết quả của của đầu vào từ các ý tưởng, thông tin và các lậpluận và những yếu tố đầu ra là kết quả bài thuyết trình của bạn Và cũng nhưnhững quá trình khác nó có thể được cải thiện Vì thế sau mỗi bài thuyết trình,người thuyết trình nên và cần thiết phải nhìn lại bài thuyết trình của mình và tựđánh giá kết quả những gì mình đạt được Dưới đây là các tiêu chí để đánh giábài thuyết trình:

 Đánh giá mức độ nội dung thông tin đã truyền tải

- Nội dung bài thuyết trình: Có một mục đích rõ ràng, mọi phần trong bàithuyết làm sáng tỏ mục đích này

- Phần mở đầu giới thiệu: Phần giới thiệu cho khán giả biết mục đích củabài thuyết trình, mở đầu cuốn hút khán giả một cách sống động

- Bố cục bài thuyết trình: Sắp xếp các ý chính một cách lôgic và thuyếtphục, các lập luận có tính thuyết phục về hành động để khán giả thực hiện

- Sự hấp dẫn: Các nội dung trình bày làm cho khán giả rất hứng thú vìnhững nội dung này người trình bày rất am hiểu và rất hữu ích với khán giả

- Phần kết bài thuyết trình: Tóm tắt các điểm chính một cách thú vị, để lạitrong đầu khán giả một ý tưởng quan trọng để suy nghĩ và nhấn mạnh hành động

để khán giả thực hiện

 Đánh giá thời gian thuyết trình

Phân phối thời gian cho bài thuyết trình hiệu quả và không sử dụng quáthời gian cho phép

 Đánh giá phương pháp thuyết trình

- Kỹ thuật thuyết trình: Nói rõ ràng và tự tin, luyện tập cho bài thuyếttrình nhiều lần Giọng nói thuyết trình mang tính thuyết phục cao Luôn duy trì

việc tiếp xúc bằng mắt và dùng ngôn ngữ cử chỉ để thuyết phục và tạo sự hứngthú Phát âm chuẩn trong suốt bài nói chuyện, trừ trường hợp muốn phá cách đểnhấn mạnh một điểm nào đó Sử dụng trích dẫn, và ẩn dụ để thông tin, gây hứngthú, và thuyết phục người nghe một cách hiệu quả Trang phục chuyên nghiệp,

ấn tượng khi thuyết trình

- Công cụ hỗ trợ thuyết trình: Sử dụng công cụ hỗ trợ thuyết trình phùhợp Những công cụ hỗ trợ thuyết trình đảm bảo nguyên tắc: hình ảnh vừa đủ, ítchữ, sinh động…

 Đánh giá sự phản hồi của người nghe

- Khán giả nghĩ tốt về chủ đề báo cáo: Một vài báo cáo thiết kế cho cácbuổi họp và được thiết kế để làm thay đổi ý nghĩ và quan điểm của khán giả

- Khán giả hiểu thông suốt: Đôi khi bạn cần phải truyền đạt thông tin chomột nhóm người và cần phải thiết kế bài thuyết trình sao cho mọi người hiểuthông suốt thông tin cần truyển đạt

- Hồi đáp những câu hỏi của khán giả đặt ra một cách thuyết phục và khán

giả khá hài lòng với những câu trả lời

 Xác định các vấn đề cần khắc phục và cải tiến

Tất cả các bước chuẩn bị nếu được thực hiện cẩn thận thì chắc chắn buổi báocáo của bạn sẽ thành công tốt đẹp Nhằm chuẩn bị tốt hơn cho các buổi báo cáokhác trong tương lai, bạn nên tự hỏi rồi trả lời các câu hỏi sau và sau đó nhờđồng nghiệp ngồi dự nhận xét:

- Các màu sắc và thiết kế của các slide có hợp lý hay không?

- Tất cả mọi người có dễ dàng đọc nội dung trên slide hay không?

- Khán giả nhìn bạn, nhìn màn hình hay nhìn bản in (handout) nhiều hơn?Điều đó có giống như mong đợi của bạn hay không?

- Khán giả có ghi chú lại trong khi bạn trình bày báo cáo hay không? Nếu

có, bạn có gửi cho khán giả bản in (handout) với các đường kẻ dành cho

việc ghi chú bên cạnh hay không?

- Thời gian báo cáo có hợp lý hay không? có điểm nào trong bày báo cáolàm người nghe chán nản hoặc thích thú hay không?

- Có slide nào bạn dự định thêm vào báo cáo nhưng đã không làm haykhông?

- Có slide nào bạn tính bỏ qua nhưng đã chuẩn bị quá kỹ hay không?

- Các ghi chú cho slide mà bạn chuẩn bị có đủ đáp ứng hay không?

- Các hoạt cảnh và hiệu ứng thêm vào có làm bài báo cáo hấp dẫn hơn haylàm người nghe mất tập trung?

- Chất lượng các âm thanh và đoạn phim có đạt hay không? chúng có hữuích hay không?

Bài tập chương 2

1 Bạn hãy trình bày các bước chuẩn bị bài thuyết trình?

2 Bạn hãy nêu các ví dụ về cách mở đầu tạo sự thu hút khán giả? Các điều cấm

kỵ khi mở đầu mà có thể gây ấn tượng không tốt trong lòng khán giả?

3 Bạn hãy trình bày các kỹ năng sử dụng ngôn ngữ để có bài thuyết trình hiệuquả?

4 Bạn hãy trình bày cách kiểm soát căng thẳng và lo lắng?

5 Phân tích diễn biến khán giả và cách thay đổi tình hình

6 Bạn hãy nêu các lỗi có thể gặp phải khi thuyết trình và cách khắc phục?

7 Được lựa chọn địa điểm và phương tiện kỹ thuật phụ trợ sẽ mang lại lợi ích gìcho bạn khi thuyết trình?

8 Trình bày cách sử dụng các công cụ hỗ trợ giúp cho bài thuyết trình đạt hiệuquả cao?

9 Để thu hút thính giả cần làm những công việc gì? Trình bày vắn tắt nhữngcông việc đó?

10 Theo bạn, tuổi tác và địa vị của người nghe cỏ ảnh hưởng như thế nào đốivới bài thuyết trình về chủ đề “Thời trang và cuộc sống”?

11 Là Giám đốc của một công ty đạt giải thưởng Sao Đỏ (giải Doanh nhân ViệtNam tiêu biểu), bạn được mời đến báo cáo điển hình tại “Hội nghị Doanh nhânĐất Việt" về đề tài: “Những bài học kinh nghiệm của công ty trong việc nângcao khả năng cạnh tranh khi Việt Nam gia nhập WTO” Hãy cho biết bài thuyếttrình của bạn sẽ tập trung vào những nội dung chủ yếu nào

12 Mỗi nhóm lựa chọn 1 chủ đề thuyết trình, phác thảo các nội dung của bài,thiết kế cách mở đầu ấn tượng và trình bày trước lớp

BÀI ĐỌC THÊM THUYẾT TRÌNH THEO CÁCH CỦA NGƯỜI HY LẠP

Để biết cách thuyết trình ấn tượng, hãy học hỏi từ những người Hy Lạp cổđại Khi bắt đầu thử nghiệm chính quyền dân chủ, họ đã phát triển một số kỹthuật thuyết trình Nghệ thuật diễn thuyết trước công chúng cũng bắt đầu từ đó

1 Lập đề cương thuyết trình

Quả thực, bản đề cương gồm năm phần để thực hiện một buổi thuyết trình đầy tính thuyết phục - giới thiệu, tường thuật, lập luận, phản biện và kết luận, của

người Hy Lạp chưa bao giờ phải thay đổi nhiều Trải qua hơn 2500 năm, chúng

ta vẫn có thể sử dụng bản đề cương ấy để củng cố thêm cho những bài thuyếttrình của mình

Phần giới thiệu

Mọi người thường khuyên rằng: Hãy nói cho khán giả biết những gi bạn sẽnói, và sau đó đi sâu vào những gi bạn vừa giới thiệu Người Hy Lạp cổ đạikhông hoàn toàn tán thành cách tiếp cận như vậy Họ nhận thấy biện pháp đónhàm chán và dễ dự đoán, và nhiều khán giả đã đồng ý như vậy Khán giả sẽnhanh chóng nhận ra được điều bạn sẽ nói, khi đó họ chỉ lắng nghe một phần bàithuyết trình và phớt lờ những phần còn lại

Các thuyết gia Hy Lạp cổ đại thường dành phần giới thiệu để thu hút sự chú

ý của khán thính giả Sau đây là một số chiến lược mà họ đã dùng:

- Nói về khán giả Bạn không bao giờ phạm sai lầm khi dành tặng khán

giả lời khen

- Nói về người thuyết trình trước đó Nếu bài trình bày của bạn là một

phần trong một loạt các trình bày, hãy ca ngợi người thuyết trình trước

đó đã để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khán giả

- Nói về sự kiện Hãy hướng sự chú ý của người nghe tới một điều đặc

biệt hay độc đáo về một sự kiện nào đó Điều này sẽ kích thích hứngthú ở họ

- Nói về một thời khắc trong lịch sử Nếu như bạn có thể đưa thời gian và

ngày tháng của bài thuyết trình vào trong một bối cảnh lịch sử, ngườinghe sẽ chú ý và quan tâm hơn đến bài phát biểu của bạn

- Nói về địa điểm Tòa sảnh, thành phố hay thậm chí quốc gia nơi diễn ra

bài thuyết trình mang lại lợi thể lớn cho phần giới thiệu

- Nói về một chủ điểm trong bài phát biểu Là người thuyết trình, bạn có

quyền sắp xếp chủ đề và tạo dựng bối cảnh đàm thoại Hãy sử dụngđiều này để hướng khán giả ra khỏi những chủ đề bạn không muốn thảoluận, hoặc tập trung sự chú ý của họ tới những chủ đề mà bạn tâm đắc

Phần tường thuật

Cốt lỗi của phần tường thuật chính là nội dung chính của bài thuyết trình.Trong phần này, bạn cần thể hiện được cốt lõi của vấn đề muốn thuyết trình Đểđạt được hiệu quả cao, bạn cần tự hỏi: Liệu vấn đề đó có liên quan đến những gìbạn muốn người nghe làm, hay những điều bạn muốn thuyết phục họ, hoặcnhững điều bạn muốn nói với họ Nếu bạn không nhận thấy mình phải nói gìtrong câu chuyện, thi hãy suy nghĩ lại Hãy chuyển mục đích việc giao tiếpthành nội dung bạn muốn nói, hay thành những điều liên quan đến vấn đề màbạn muốn khán giả hiểu được theo cách này hay cách khác

Phần lập luận

Khi lập luận cho bài thuyết trình của mình, bạn phải đưa ra được nhữngbằng chứng hoặc những lý luận chặt chẽ để khẳng định quan điểm của minh.Lập luận có thể nói là phần quan trọng nhất trong bài thuyết trinh Vi khán giảnchỉ hồi tưởng rẩt ít những gì họ đã được nghe, bạn hãy đưa ra những bằng chửngxác đáng và giói hạn phần lập luận của mình trong vòng ba đến bốn ý chính khithuyết trinh Việc đưa ra quá nhiều luận điểm sẽ không có hiệu quả, thậm chíkhiến người nghe có cảm tưởng bạn đang cố gắng cứu vãn sự thiếu lý lẽ củamình trong từng luận điểm

Phần phản biện

Khi phản biện, người Hy Lạp cho rẳng bạn hãy dự đoán những ỷ kiến chốnglại lập luận của bạn Bạn phải biết lắng nghe những quan điểm trái ngược vớibạn, dù bạn hoàn toàn có thể bác bỏ quan điểm đó bằng những lập luận sắc bén.Nếu không làm được như vậy, bạn gần như sẽ chắc chắn thất bại trong việctruyền đạt quan điểm của mình đến người nghe Điều này đặc biệt quan trọngđổi với những chủ đề gây nhiều tranh cãi, khi khán giả đưa ra ý kiến phản bác làtất yếu

Bạn có thể thực hiện quá trình phản biện theo các cách sau:

- Trả lời những phản biện được dự báo trước đối với lập luận của bạn

- Tận dụng cơ hội để xem xét lại và phản bác lập luận của người phảnbiện Một lần nữa, chiến thuật này có ý nghĩa quan trọng đổi với nhũngchủ điểm gây nhiều tranh cãi

- Kểt hợp cả hai phương pháp vừa nêu

Phần kết luận

Những người Hy Lạp cổ đã chỉ ra rằng: khán giả không cần bạn thuần túynhắc lại những điều bạn đã nói trong suốt phần thuyết trình Vì vậy, phần kếtluận không chỉ đơn thuần tóm tắt lại những lập luận của bạn Khi kết luận, bạn

nên tận dụng để tạo sự ủng hộ và hứng thú với hành động bạn mong muốn ngườinghe thực hiện.

2 Bốn phương thức hùng biện

Ngoài năm phần trong cấu trúc của bài thuyết trình, người Hy Lạp cổ cònphát triển những phương thức hùng biện để kết nối với khán giả nhằm truyền đạtnội dung bạn muốn nói Những phương thức này cho đến ngày nay vẫn có hiệuquả cao, bao gồm: cấu trúc song song, bộ ba, phản đề và những câu hỏi hùngbiện

Cấu trúc song song

Cấu trúc song song sử dụng các thành phần câu giống nhau cả vềchức năng lẫn cách cấu tạo cấu trúc song song đặc biệt hữu ích khi thuyếttrình, vì việc lặp lại một cấu trúc ngôn ngữ sẽ giúp khán giả nghe và nhớđược những điều chúng ta muốn nói Điều này được thể hiện trong bài phátbiểu của Churchill về trận Dunkirk trước Hạ viện vào ngày 4-6-1940:

“Chúng ta sẽ không đầu hàng hay thất bại Chúng ta sẽ đi đến tận

cùng Chúng ta sẽ chiến đấu ở Pháp Chúng ta sẽ chiến đấu trên các vùng

biển và đại dương Chúng ta sẽ chiến đấu cùng với sự tự tin và sức mạnhđang lên Chúng ta sẽ bảo vệ hòn đảo bằng bất cứ giá nào Chúng ta sẽchiến đấu trên bãi biển Chúng ta sẽ chiến đấu ở những nơi đổ bộ Chúng ta

sẽ chiến đấu trên cánh đổng và đường phố Chúng ta sẽ chiến đấu trênnhững quả đồi, và chúng ta sẽ không bao giờ đầu hàng”

Bạn có thể học Churchill sử dụng những cấu trúc song song để đạt được hiệu qua cao trong kinh doanh và cuộc sống, ví dụ: “Chúng ta sẽ học

hành chăm Chúng ta sẽ làm việc cẩn mẫn Chúng ta sẽ sáng tạo khôngngừng trong công việc hàng ngày Chúng ta sẽ tạo nên một tương lai sánlạn cho bản thân và Tổ quốc"

Bộ ba

Người Hy Lạp nhận thấy con người thường bị hấp dẫn bởi nhữngdanh sách gồm ba đơn vị Họ gọi đó là Luật bộ ba, hay đơn giản là "bộ ba”(Triad) Một bộ ba thường khiến chúng ta có cảm giác đầy đủ và thỏa mãn.Mục sư Martin Luther King đã áp dụng thành công quy luật này trong bàiphát biểu nổi tiếng “Tôi có một giấc mơ” của ông:

“Khi chúng ta để tự do ngân lên, khi chúng ta để nó ngân lên từ mọilàng quê và thôn xóm, mọi thành phố và tiểu bang, chúng ta có thể làm chongày ấy đến thật nhanh, ngày mà mọi đức con của Chúa, da trắng và dađen, Do Thái và không Do Thái, người theo đạo Tin lành và Thiên chúagiáo, tất cả sẽ cùng nắm tay nhau hát vang ca thiêng của người da đen: Tự

do đã đến! Tự do đã đến! Xin cảm ơn Đức Chúa toàn năng, cuối cùngchúng ta đã được do!"

Bạn có thể sử dụng bộ ba để để đạt được kết quả mong muốn trong bất kỳ bài thuyết trình kinh doanh nào, ví dụ: “Chiến lược mới sẽ mang lại

kết quả tốt đẹp nếu tất cả chúng ta tiến hành công việc như những ngườiquản lý Điều đó có nghĩa là chúng ta phải kết nối những mục tiêu, đồngthời đàm bảo chắc chắn rằng mỗi nhân viên đều hiểu được công việc củamình phủ hợp với chiến lược đã được hoạch định và chấp nhận khenthưởng với thái độ đúng đắn"

Phản đề

Trong thuật hùng biện, phản đề là việc đặt một câu hay một phần củacâu đối lập với một câu hay một phần khác của câu để thu hút sự chú ý và

khơi gợi phản ứng từ phía khán giả, ví dụ: “Sống tự do hay là chết" hay

trong phần kết bài phát biểu nhậm chức cùa Tổng thống Mỹ Kenedy vàotháng 1 năm 1961, bằng hình thức phản đề tác giả đã tác động mạnh mẽ

đến người nghe: “Và vì thế, hỡi những người bạn Mỹ của tôi, đừng hỏi Tổ quốc có thể làm gi cho ta, mà hãy hỏi ta có thể làm được gì cho Tổ quốc".

Ngày nay, phản đề ít được sử dụng dù đó là cách diễn đạt có hiệu quảcao Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thấy các diễn giả sử dụng phương pháp này

trong giao tiếp kinh doanh Ví dụ: “Quyền lựa chọn nằm trong tay chúng

ta Chúng ta có thể tái cấu trúc để phát triển, hoặc giữ nguyên như cũ để tiếp tục chìm trong suy thoái".

Những câu hỏi hùng biện

Những câu hỏi hùng biện được sử dụng vói mục đích duy nhất là tạo

ra tác động đối với người nghe Tuy nhiên, người thuyết trình thườngkhông hy vọng người nghe trả lời tất cả câu hỏi của mình

Câu hỏi hùng biện có tác dụng hướng sự chú ý của người nghe tới chủ đề Một trong những ví dụ kinh điển về sử dụng những câu hỏi hùng biện là bài phát biểu của Patrik Henry vào đêm trước khi nổ ra cuộc cách mạng Mỹ (tháng 3-1775): "Các quý ông có thể kêu gào: “Hòa bình! Hòa

bình!", thế nhưng không hề có hòa bình Chiến tranh đã thực sự bắt đầu.Cơn cuồng phong kế tiếp quét từ phía Bắc sẽ mang theo tiếng vũ khí rềnvang! Anh em bạn hữu của chúng ta đã sẵn sàng trên chiến trường! Tại saochúng ta ngồi nhàn nhả ở nơi đây? Những quý ông kia ước muốn điều gi?

Họ muốn có gì? Cuộc sống có thực sự tuyệt vời, hay hòa bình thật ngọtngào khi nó được mua bằng xiềng xích và nô lệ?

Lạy Chúa! Hãy ngăn cấm điều đó! Tôi không những người khác cóthể làm gì, thế nhưng đối với hoặc là cho tôi được tự do, hoặc là để tôichết"

Chúng ta có thể vận dụng những câu hỏi hùng biện một cách hữu hiệu trong các bài thuyết trình ở nhiều lĩnh vực khác nhau, ví dụ: "Nếu

chúng ta cứ tiếp tục học theo kiểu cũ: "học gạo”, thụ động, ngại tim tòi,lười suy nghĩ, thì kiến thức sẽ ngày càng mai một, con người càng thêm ù

lỳ Bạn có muốn trở thành một con người như vậy hay không? Bạn có

muốn suốt đời là một viên chức gò lưng cạo giấy, với đồng luơng còm cõikhông đủ nuôi sống bản thân? Tôi tin chắc là không Đó chính là lý do vìsao tôi đến với các bạn và cùng các bạn học theo kiểu mới”

3 Ba phong cách lĩnh hội

Một điểm khác bạn cần nhớ khi chuẩn bị bải thuyết trình là những khángiả khác nhau có thể có những phong cách lĩnh hội khác nhau Tuy nhiên, có bacách lĩnh hội cơ bản:

- Những người lĩnh hội bằng thị giác Những người này phản ứng rất tốt

trước tranh ảnh, đồ họa và những tác nhân kích thích thị giác khácNghiên cửu cho thấy tỉ lệ người lĩnh hội bằng thị giác là khoáng 30-40%

- Những người lĩnh hội bằng thính giác Những người nảy thường nhạy

cảm hơn trước từ ngữ và âm thanh Ước tính số người lĩnh hội bằngthính giác chiếm khoảng 20-30%

- Những người lĩnh hội bằng cảm giác vận động Kiểu người này

thường liên quan nhiều đến hoạt động thẻ chất: Sử dụng hình mẫu,làm việc ở phòng thí nghiệm hay nhìn ngắm hoặc quan sát động tháicủa người thuyết trinh, hòa nhập với người nghe hay cách sử dụngnhững đạo cụ trẽn sân khấu, số người lĩnh hội theo cảm giác vận độngchiếm khoảng 30-50%

Nếu bạn muốn thu hút sự chú ý của những người có phong cách lĩnh hộikhác nhau, bạn cần diễn đạt quan điểm của mình theo phương thức lĩnh hội phùhợp với họ Việc thích nghi như vậy thường khó thực hiện vì bạn không có đốitượng người nghe cụ thể phù hợp với một phong cách đồng nhất Thực tế chothấy khán giả của bạn thường bao gồm cả ba kiểu người với các cách lĩnh hộikhác nhau

Chúng ta hãy xét ví dụ sau:

Một trong số đổng nghiệp của bạn thông báo kết quả hoạt động của quýcuối cùng Cô ấy đứng trước nhóm, bật máy chiếu hoặc máy vi tính lên và bắtđầu trình bày vấn đề Bài thuyết trình có rất nhiều số liệu và từ ngữ làm bạn mệtmỏi Khi đó, cô quyết định đọc từng chữ trên màn hình Bạn ngồi nhấp nhỏm

trên ghế và cố tìm cảm giác thoải mái trong khi đổng nghiệp của bạn vẫn tiếp

tục trình bày Kết quả là cô ấy lần lượt đi qua các dữ liệu khác nhau trong khibạn thì ngủ gà ngủ gật, mất tập trung và khi kết thúc buổi họp, bạn phân vân vềchủ đề của bài thuyết trình vừa rồi

Sau đây là đề xuất tận dụng ba phong cách lĩnh hội để truyền đạt một cáchtốt hơn trong tình huống vừa nêu

- Áp dụng phương pháp lĩnh hội bằng thị giác Như hầu hết những người

thuyết trình, đồng nghiệp của bạn có thể nghĩ rằng cô đã thu hút được sựchú ý của người lĩnh hội bằng thị giác qua việc sử dụng máy chiếu Tuynhiên, người lĩnh hội bằng thị giác không chỉ muốn từ ngữ số liệu đượcchiếu lên màn hình mà còn cả hỉnh ảnh Vì vậy, hãy truyền đạt ý tưởng củabạn một cách trực quan, kết nối phần thuyết trình với hình ảnh như bảngbiểu, sơ đồ, đồ thị và các tranh ảnh liên quan Tuy nhiên, hình ảnh được sửdụng nên đơn giản và trực quan chứ không rườm rà, phức tạp

- Kích thích những người lĩnh hội bằng thính giác Bạn có thể tiếp cận

những người lĩnh hội bằng thính giác thông qua những cuộc trò chuyện.Một phương pháp hiệu quả là lối kể chuyện dí dỏm Những câu chuyện ngụngôn hay giai thoại thường dễ nhớ và thu hút sự chú ý của những người lĩnhhội bằng thính giác Bên cạnh đó, bạn có thể sử dụng các hình thức nhưthảo luận, tranh cãi, đặt vấn đề để đảm bảo bài thuyết trình của bạn mangthuyết phục và có tính gắn kết cao chứ không lan man rời rạc

- Tăng sự sôi nổi thông qua phong cách lĩnh hội bằng cảm giác vận động.

Những người lĩnh hội theo cảm giác vận động thường bị lãng quên nhiềunhất trong các cuộc thuyết trình Bạn hãy lôi kéo người nghe bằng nhữngphương pháp như các trò chơi, đóng vai minh họa, làm việc với hình mẫu,tạo bảng biểu hay các hoạt động thể chất khác hỗ trợ bài thuyết trình củabạn Thậm chí, bạn có thể khiến người nghe hào hứng hơn khi mở đầu bằngcách mời khán giả đứng lên và hô to một điều gì đó Điều này hoàn toànkhông có gì mới mẻ nhưng lại có tác dụng