quan ly thoi gian 11-2012

Mục Tiêu Khóa Học Sau khi học xong khóa học quản lý thời gian, bạn có thể xác định rõ e Cac tro ngại chính yếu ngăn cản bạn sử dụng hiệu quả thời gian e Hiéu duoc ban chat quan ly thời

Quản Lý Thời Gian

Mục Tiêu Khóa Học

Sau khi học xong khóa học quản lý thời gian, bạn có thể xác định rõ

e Cac tro ngại chính yếu ngăn cản bạn sử dụng hiệu quả thời gian

e Hiéu duoc ban chat quan ly thời gian

e Nam được các công cụ quản lý thời gian

e _ Hiểu được và quản lý các công cụ như mạng xã hội, email nhằm

tiết kiệm thời gian

a E ¬ VIM.EDU.VN NGAYHOIVIECLAM.VN ASSESSMENT.VN

aa Move Ahead Competitors Make Own Opportunities Make Right Decisions 07091049 \NAGEMENT Synergizing Organizations.ý ng VỤ

Các mục tiêu học tập

se Hiểu được các công cụ, kỹ thuật và khái niệm của quản lý thời

gian

e Str dung cac công cụ, kỹ thuật và khái niệm nhằm xây dựng qui

trình quản lý thời gian hiệu quả để gia tăng năng suất và giảm nhẹ

áp lực trong công việc

se Giải thích rõ các lợi ích của qui trình quản lý thời gian hiệu quả

VIM.EDU.VN NGAYHOIVIECLAM.VN ASSESSMENT.VN

Move Ahead Competitors Make Own Opportunities Make Right Decisions RESOURCE MANAGEMENT Synergizing Organizations Š92/7752561211/8MANG) Synergiaing People

BU

Ea

Quản Lý Thời Gian và Tổ Chức

Quản lý thời gian hiệu quả đem lại các lợi ích quản lý sau đối với

công ty và tổ chức:

— Nâng cao năng suất do sử dụng thời gian hiệu quả

— Nang cao dich vụ khách hàng do giao hàng hoặc thực hiện các

cam kết sớm hơn về thời gian

— Tăng cường lợi nhuận do việc sử dụng hiệu quả nhân lực và

các nguôn lực phi nhân lực trong công ty

Quản Lý Thời Gian và Tổ Chức

— Cải thiện chức năng lên kế hoạch và kiểm soát kinh doanh

thông qua hệ thống quản lý thời gian

— Cải thiện phối hợp giữa các cá nhân, phòng ban chức năng

bằng cách áp dụng hệ thống thời gian hoàn thành trong việc phối hợp các bước công việc và dự án trong kinh doanh

— Giảm được các căng thẳng và xung đột xẩy ra bằng việc hoạch

định thời gian và kế hoạch tốt hơn

Giới Thiệu

Quan ly thoi gian la gi

Thời gian là hàng hóa

thời gian hoàn thành

Quản Lý Thời Gian Là Gì ?

Quản lý thời gian có 4 mục như sau

— Lên kế hoạch và mục tiêu cần đạt

— Quản lý bản thân

— Quản lý giao tiếp với các cá nhân khác

— Thời gian của chính bạn

Kết quả công việc

Bốn mục trên liên kết chặt chẽ và tạo ra kết quả cuối cùng-

kết quả công việc

VIM.EDU.VN NGAYHOIVIECLAM.VN ASSESSMENT.VN Move Ahead Competitors Make Own Opportunities Make Right Decisions 07091049 ý ng VỤ

BU

Ea \NAGEMENT Synergizing Organizations.

Thời gian như là hàng hóa

se Thời gian là nguồn lực quý giá nhất các bạn có

se _ Thời gian là nguồn lực quan trọng nhất

e Thoi gian và các bạn sử dụng nó cần phải được thực hiện một

cách hiệu quả trong công ty và tổ chức

se _ Thời gian là hàng hóa không tôn trữ được

e© Thời gian là hàng hóa không tái tạo lại được

Các thói quen tốt

Các thói quen tốt quản lý thời gian

— Biết tiêu tốn từng giờ làm việc vào các công việc nào

— Tập trung vào kết quả cuối cùng

— Xác lập mục tiêu ưu tiên

— Lên kế hoạch cho các công việc quan trọng

— Ủy quyền các công việc thường nhật không quan trọng và

chịu trách nhiệm về các công việc này

— Đương đầu với các trì hoãn quyết định và các chậm trễ của

chính bạn

— Giảm bớt căng thẳng trong công việc

— Luôn luôn cố gắng áp dụng các thói quen tốt

Phân loại thời gian

Thời gian chia làm hai loại

— Thời gian trôi nhanh

e Khi các bạn chú tâm hoặc rất thú vị với các hoạt động đang

diễn ra

— Thời gian trôi chậm

e Khi chán nản với các hoạt động hoặc trong tâm trạng

Ước lượng nhiều hay ít thời gian hoàn thành

Thời gian hoàn thành cho mỗi công việc có thể ước lượng nhiều hơn

hoặc ít hơn do

— Mức độ nghiêm trọng của công tác

— Mức độ khác nhau của chức năng não

— Thời gian giữa các khoảng nghỉ ngơi

— Sợ hãi hay phấn khích

— Kinh nghiệm làm việc

— Năng lực của cá nhân

Ảnh hưởng của việc xác định thời gian hoàn

thành không chính xác

se _ Xác định thời gian hoàn thành ít hơn cần thiết

e Căng thẳng do hứa làm quá nhiều công tác

se Chất lượng công việc kém

e Không đáp ứng thời gian hoàn thành

se _ Xác định thời gian hoàn thành nhiều hơn cần thiết

e Căng thẳng do đồng nghiệp tạo sức ép hoàn thành

-= se Chất lượng công việc kém

e Có thể không đáp ứng thời gian hoàn thành

Các nguyên lý quản lý thời gian

Các nguyên lý quản lý thời gian

mg WoveAhead Compctiors Make Own Opportunities Make Righ(Declsions — ?7:0uesver Synergiing Orgenizations

Quản lý thời gian

Covey xác định có bốn phương pháp quản lý thời gian

— Nhận thức thời gian không quản lý được- chúng

ta phải quản lý bản thân chúng ta

==

a Ong Một sô cuộc họp Các công việc bận rộn

=—

naa Move Ahead Competitors Make Own Opportunities Make Right Decisions eg | aman Onna:

Ô số ba và bôn

Nếu các bạn ở ô số ba và bốn

— Các bạn hoàn toàn không có trách nhiệm

— Phụ thuộc vào cá nhân khác ngay cả những công việc căn bản

— Không tôn tại lâu trong tổ chức

Tích cách cá nhân tại ô số hai

Có 6 tiêu chuân để cá nhân tại ô số hai

— Logic — liên kết chặt chẽ trong công việc

Yêu câu cá nhân trong ô số hai

Các yêu cầu cơ bản để cá nhân trong ô số hai

e©_ Hiểu rất rõ về vai trò tổ chức và vai trò của mình cần thực hiện

những vấn đê gì

e© Lựa chọn và tập trung vào các mục tiêu SMART

se Phát triển và sử dụng kế hoạch làm việc

Để luôn luôn trong ô số hai chúng ta cần phải biết nói không

— Theo hành xử chuyên nghiệp

— Đổi với các công việc trong ô số ba và bốn nếu

se Không quan trọng không cấp thiết

se Không quan trọng và cấp thiết

se Không tạo ra lợi thế cạnh tranh

LILIL

mm Move Ahead Competitors Make Own Opportunities Make Right Decisions

VIM.EDU.VN NGAYHOIVIECLAM.VN ASSESSMENT.VN

Quản lý theo thời gian

Các khái niệm quan trọng

— Tập trung vào thời gian và nguôn lực

— Phân tích trước khả năng thực hiện

Tập trung vào thời gian và nguôn lực

a ¢ Quan ly thoi gian hiéu qua yéu cau chung ta phai danh gia

— thời gian và nguôn lực thực hiện công việc

se Chất lượng công việc là hàm số của nguồn lực và thời gian

dành cho công việc

Phân tích trước hiệu năng

nghiệm quản lý thời gian hiệu quả nhằm tăng cường hiệu năng

công việc

— Phát hiện các sai sót và lỗi trước khi xẩy ra đồng thời lượng

giá được các tài nguyên có thể lãng phí xấu ra sau các sai hỏng

đó

— Xác định những điểm quan trọng trong quá trình nhằm quan

tâm đặc biệt trong triển khai

— Sử dụng tài nguyên hiệu quả nhất khi chúng ta có thể sử dụng

các phương thức thực hiện tốt nhất- best practices trong các

Phân tích mục tiêu và mục đích

Thông qua việc xác định mục tiêu và mục đích theo phương pháp

SMART khiến cho hiệu suất công việc tăng lên

— Specific : mục tiêu phải cụ thể và mô tả rõ

— Measurable: mục tiêu và mục đích phải đo lường được, áp

dụng cho cả các nguôn lực đầu vào

— Achievable: phải khả thi với nguồn lực hiện có và kỳ vọng thực

Hệ thông hóa qui trình

se Hệ thống hóa qui trình là khả năng thiết kế và thực hiện các qui

trình đảm bảo tính đồng nhất đối với

— Nguôồn lực đầu vào

— Sản phẩm và dịch vụ

— Đào tạo và chuyển giao kỹ năng

— Tính đồng nhất trong việc quản lý cho phép công ty lập kế hoạch theo thời gian thông nhất và điều năng dân tới tăng năng suất trong toàn tổ chức

Quản lý dựa trên thời gian

Các bạn cần quan tâm tới

— Thời gian phân bổ hoàn thành công việc có thực tế với cá

nhân và nhóm được giao ?

— Công việc đó có giá trị so với thời gian mất không ?

— Đối với nhóm, quỹ thời gian sử dụng như thế nào để tạo ra kết quả tối ưu?

— Việc sử dụng quản lý bằng thời gian có phù hợp trong hoàn cảnh công việc hay không?

Làm việc năng suất

Làm viêc năng suất

Ban ron Vs Nang suat

Khong ra quyét dinh

Ban trong công việc

e Khác biệt giữa

— Hiệu quả làm đúng điều cân làm

— Hiệu năng - làm tốt những điêu cần làm

Bận vs Làm việc hiệu quả

se Vấn đề 1: Trì hoãn trong công việc

se _ Trì hoãn những việc cần phải làm ngay

se Giải pháp

e© Liệt kê các việc đang trì hoãn

e Chia nhỏ các việc đang trì hoãn

e Xác định 2-3 việc cân thực hiện trước

e Lên kế hoạch và lịch trình làm việc cho các việc còn lại

e Tự thưởng khi hoàn thành việc

e Có các hình thức tự phạt khi không hoàn thành công việc

Đôi phó với trì hoãn

e© _ Khi tiệp nhận một công việc các bạn có lựa chon

— Thực hiện công việc

— Ủy quyền công việc

— Không thực hiện công việc

— Ra thời hạn thực hiện công việc

Bận vs Làm việc hiệu quả

se Vấn đề thứ 2: Hoàn Hảo Dư Thừa

— Luôn luôn tôn tại sự khác biệt giữa hoàn thành tuyệt vời và hoàn thành hoàn hảo

e Tuyét voi - Excellence

Bận vs làm việc hiệu quả

se Vấn đê thứ 3: Xác lập mục tiêu không hiệu quả

— Các mục tiêu cần phải thách thức bản thân nhưng phải phù

hợp với nguồn lực trong thực tế e©_ Tiêu chuẩn mục tiêu SMART

Làm việc quá tải

s«_ Quá tải có các ảnh hưởng không tốt về

— Tinh thần

— Vật lý

e Qua tai do cac lý do

— Tập trung làm quá nhiêu cho công việc

— Có quá nhiều công việc để thực hiện

Vượt qua quá tải

Các biện pháp vượt qua quá tải

— Xác định các áp lực

— Bình tĩnh không hoảng sợ

— Đừng suy nghĩ mình chịu trách nhiệm về mọi thứ

— Tạm nghỉ công việc

— Đánh giá lại nguồn lực, kế hoạch và các mốc mục tiêu

— Xác định lại các thứ tự ưu tiên

— Luôn luôn nhớ tài nguyên là hạn hẹp

— Nói không với các công việc không cân thiết

— Gia tăng nguôn lực vô hình

— Làm việc thông minh hơn — work smart not work hard

Hệ thông lưới ưu tiên

"ng Move Ahead Competitors Make Own Opportunities Make Right Decisions NiirtiiiiEiEii| sụmardoing Orgentzxtone.

ƯUu tiên công việc

se Mục tiêu của ưu tiên công việc đó là tránh các khủng hoảng trong

thực hiện

e Dé thực hiện điều đó, các bạn nên

Lên kế hoạch cho những ưu tiên

Khủng hoảng trong công việc

Quản lý khủng hoảng trong công việc

Thụ động và chủ động

xử lý công việc

Tao sao xảy ra khúng hoảng

Dự đoán và ngăn ngừa

gg = Move Ahead Competitors Make Own Opportunities Make Righ(Declsions — ?7:0uesver Synergiing Orgenizations

Thụ động xử lý công việc

e Thu d6éng xay ra khi tập trung giải quyết các vấn đề

— Xử lý các công việc hàng ngày

— Xử lý cấp bách

— Giải quyết khủng hoảng

— Giải quyết các ngắt quãng

Chủ động xử lý công việc

Chủ động xử lý công việc -tập trung vào làm thế nào để công việc

diễn ra hiệu quả

— Xây dựng và phát triển kế hoạch và lịch trình làm việc

— Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng

— C6 gang dat cac thời điểm hoàn thành và mục tiêu

Tại sao khủng hoảng xẩy ra

se _ Các lý do xấẩy ra

— Không nhận thức ra khủng hoảng

— Không đánh giá đúng thời gian cần thiết thực hiện

— Không có kế hoạch đối phó rủi ro

— Không kiểm soát các tác nghiệp ủy quyền

Dự báo và phòng ngừa khủng hoảng

se Các phương pháp dự báo và đối phó khủng hoảng

— Lên kế hoạch và quản lý chặt theo kế hoạch

— Sử dụng các mục tiêu trung gian và chia nhỏ các nhiệm vụ ra

các tác nghiệp nhỏ có thể quản lý được

— Xây dựng nguôn lực - thời gian, con người hợp lý

— Xác định rủi ro và kế hoạch phòng ngừa

— Lập hệ thống giám sát, theo dõi

— Tập trung các điểm rủi ro và tới han

Lên kê hoạch

ASSESSMENT.VN

Make Right Decisions RESOURCE MANAGEMENT in izing Organizations

Thất bại khi lập kế hoạch có nghĩa là

Bạn đang lập kế hoạch cho thất bại

Kê hoạch là gì

Kế hoạch là bản chỉ đường được lập ra trong thực tế nhằm đạt tới

một tập hợp mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian xác định

với nguôn lực hữu hạn xác định

Thông tin và kê hoạch

Các thông tin căn bản

e Sau khi xac lap

— Chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ hơn hoặc các

Hệ thông quản lý thời gian

Các tiêu chuẩn của hệ thống quản lý thời gian

— Theo chuc nang

— Xử dụng tại mọi nơi, hoàn cảnh trong mọi trường hợp

— Không thể xác định khi có yêu cầu

e _ Hệ thống quá hoàn hảo

— Tiêu tốn nhiều thời gian để giữ hệ thống hoàn hảo thay vì tập trung giải quyết các vấn đê phát sinh trong hệ thống đó

Hệ thông quản lý thời gian

Các thành tố của hệ thống quản lý thời gian

— Lịch hẹn

— Lịch hoàn thành kế hoạch

— Theo dõi công việc- đang thực hiện và hoàn thành

— Ghi nhận ý tưởng và các ghi chú

— Nhận dạng các nhiệm vụ quan trọng

— Thông tin cá nhân

— Ghi chép các thông tin tài chính phát sinh

— Số theo dõi khủng hoảng

a E ¬ VIM.EDU.VN NGAYHOIVIECLAM.VN ASSESSMENT.VN

a Move Ahead Competitors Make Own Opportunities Make Right Decisions Sakae seu) Synecdizing People:

Mục tiêu và thời gian

Hệ thống quản lý thời gian sẽ không hiệu quả nếu như không gắn kết

giữa mục tiêu và thời gian hoàn thành

— Mục tiêu chiến lược: thời gian từ 1- 5 năm

— Mục tiêu chiến thuật: thời gian từ 3-12 tháng

Bảng checklist khi thành lập mục tiêu

Bảng kiểm tra khi thành lập mục tiêu

— Mục tiêu có thực tế và thách thức không

— Mục tiêu đã được cấp quản lý đồng ý và được kết nối tới

hệ thống đánh giá công việc?

— Các bạn có hình dung mục tiêu hoàn thành sẽ như thế

nào visualization?

— Mục tiêu có quan trọng với các bạn hay không

— Mục tiêu có tuân thủ qui tắc smart

— Các bạn có nhận được tưởng thưởng khi hoàn thành

Kê hoạch ngày

Kế hoạch ngày bao gồm các hạng mục sau

— Các nhiệm vụ trong ngày và khoảng thời gian dành cho các

nhiệm vụ

— Xác định các nhiệm vụ quan trọng để xác định thứ tự ưu tiên

— Xác định các quan hệ các bạn cần liên hệ để hoàn thành công

a E ¬ VIM.EDU.VN NGAYHOIVIECLAM.VN ASSESSMENT.VN