lỗi thường gặp trong quản lý thời gian là cố gắng ghi nhớ quá nhiều thứ trong đầu dẫn đến quá tải. Sử dụng một danh sách để viết ra những việc cần làm là cách rất tốt
Trang 150 CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN
1 Viết mọi thứ ra giấy.
Một lỗi thường gặp trong quản lý thời gian là cố gắng ghi nhớ quá nhiều thứ trong đầu dẫn đến quá tải Sử dụng một danh sách để viết ra những việc cần làm là cách rất tốt để kiểm soát các kế hoạch và nhiệm vụ và luôn làm cho bạn sự ngăn nắp
2 Xác định những công việc ưu tiên.
Tạo ưu tiên trong danh sách những việc cần làm giúp bạn tập trung và dành nhiều thời gian hơn vào những điều thực sự quan trọng đối với bạn Hãy xếp hạng những nhiệm vụ theo thứ bậc ABCD để xác định việc nào là quan trọng
3 Đặt kế hoạch cho tuần làm việc
Dành một chút thời gian đầu mỗi tuần để sắp xếp lịch Việc dành thời gian
để làm điều này giúp tăng cường tính hiệu quả và sự cân đối giữa những
kế hoạch dài hạn với những nhiệm vụ tức thời Tất cả những gì bạn cần là
15 đến 30 phút mỗi tuần để lên lịch
4 Luôn mang theo sổ tay
Bạn không thể biết lúc nào mình sẽ nảy sinh ra những ý tưởng tuyệt vời hay những suy nghĩ sâu sắc Dù bạn có đi bất cứ đâu, hãy mang theo mình một cuốn ghi chép, bạn sẽ lưu lại được những suy nghĩ của mình Nếu phải đợ quá lâu mới viết ra thì bạn có thể quên Một lựa chọn khác là dùng thiết bị ghi âm kỹ thuật số (điện thoại, máy nghe nhạc MP3…)
5 Học cách nói không.
Nhiều người trở nên bị quá tải với quá nhiều việc bởi họ hứa quá nhiều; họ nói đồng ý trong những trường hợp mà họ thực sự nên nói không Nói không làm giảm những nhiệm vụ ưu tiên và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn
để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn
6 Suy nghĩ trước khi làm.
Đã bao nhiêu lần bạn trả lời có rồi sau đó hối tiếc? Trước khi hứa hẹn làm một công việc mới, hãy dừng lại và suy nghĩ về nó trước khi bạn trả lời Điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi quá nhiều công việc bề bộn
7 Không ngừng tự nâng cao học hỏi
Hãy giành thời gian trong lịch của mình để học những điều mới và phát triển tài năng và khả năng của mình Ví dụ, bạn có thể đi học một lớp, tham dự một khóa tập huấn, đọc một quyển sách Việc tiếp tục cải thiện
Trang 2hiểu biết và kỹ năng của mình tăng cường giá trị của bạn, có thể giúp bạn thăng tiến trong sự nghiệp, và là con đường hiệu quả nhất để có sự độc lập tài chính
8 Suy nghĩ về thời gian mà bạn dành cho những hoạt động thường ngày.
Đánh giá một cách thường xuyên về cách bạn dùng thời gian hàng ngày là điều nên làm Trong một số trường hợp, điều tốt nhất bạn có thể làm để tiết kiệm thời gian là không dùng thời gian vào những việc không còn hữu ích nữa Bạn phải ngừng một số việc để duy trì tốt những hoạt động hiện tại
9 Sử dụng hệ thống quản lý thời gian.
Sử dụng hệ thống quản lý thời gian có thể giúp bạn ghi nhớ được mọi thứ bạn cần làm, tổ chức và ưu tiên công việc, và phát triển những kế hoạch đúng đắn và hoàn thành chúng Một hệ thống được kết hợp đúng đắn như
là chất keo dính tất cả những gì giúp bạn tiết kiệm thời gian
10 Xác định những thói quen xấu.
Lập một danh sách những thói quen xấu đang lấy đi thời gian của bạn, phá hoại mục tiêu của bạn và làm cản trở thành công Sau khi bạn thực hiện những thói quen đó một thời gian và thấy rằng chúng không phù hợp với hệ thống công việc Nhớ rằng cách dễ dàng nhất để hạn chế một thói quen xấu, là thay thế nó bằng một thói quen tốt hơn
11 Không làm hộ công việc của người khác
Liệu bạn có thói quen làm hộ công việc của người khác bởi muốn trở thành
“anh hùng” trong tư tưởng? Làm những việc thế này làm cho bạn mất thời gian trong khi bạn đang thiếu Thay vì đó, hãy tập trung vào kế hoạch và mục tiêu của chính bạn, hãy học cách chuyển giao công việc một cách hiệu quả, và hướng dẫn người khác cách để họ hoàn thành công việc của chính mình
Giành thời gian để đặt ra và đánh giá các mục tiêu Bắt đầu một quyển nhật ký công việc và viết ra tiến trình cho mỗi mục tiêu Xem lại mục tiêu hàng ngày vào mỗi tuần để chắc chắn rằng bạn đang đi đúng tiến độ Viết nhật ký trên máy tính chưa bao giờ dễ hơn thế!
Hơn là một quyển nhật ký đơn thuần, chương trình phần mềm nhật ký cá nhân có thể giúp bạn kiểm soát cuộc sống của mình
Trang 3Một số nhiệm vụ không cần đến nỗ lực cao nhất của bạn Gửi thư đến cho một đồng nghiệp là một ví dụ, không tốn nhiều hơn vài phút Vậy hãy học cách phân biệt các công việc cần được làm tốt nhất và các công việc chỉ cần được làm
14 Hãy thận trọng với những nhiệm vụ “được lấp đầy”
Khi danh sách công việc của bạn được lấp đầy với toàn những nhiệm vụ quan trọng, hãy cẩn thận nếu không có thể bị rối trí với quá nhiều việc Những việc như sắp xếp lại tủ sách hay tài liệu có thể đợi đến lúc bạn giải quyết xong những nhiệm vụ cần được ưu tiên nhất
15 Tránh “bẫy công việc hiệu quả”
Làm một công việc hiệu quả không nhất thiết có nghĩa là bạn là hữu ích Tránh thực hiện những nhiệm vụ mà bạn có thể làm hiệu quả mà không cần làm tất cả Đơn giản bởi vì bạn rất bận và có nhiều việc phải làm không có nghĩ rằng bạn thực sự cần làm trọn vẹn mọi thứ
16 Sử dụng “trì hoãn hiệu quả”.
Trì hoãn không hoàn toàn có nghĩa là điều xấu nếu bạn dùng nó vào việc trì hoãn những nhiệm vụ có tính ưu tiên thấp không cần phải làm ngay Đợi đến khi công việc đó trở nên đủ quan trọng để xứng đáng có được thời gian của bạn trước khi làm
17 Đặt những câu hỏi.
Đặt câu hỏi có thể là một công cụ hiệu quả giúp bạn giữ tiến độ công việc Bất cứ khi nào bạn không chắc chắn cần làm gì tiếp theo, hãy tự hỏi “Cách
sử dụng thời gian nào là hợp lý nhất bây giờ?”
18 Áp dụng lý thuyết 80/20.
Lý thuyết 80/20 có nghĩa là 20% công việc của bạn chiếm 80% thời gian trong danh sách công việc Một số công việc mang lại cho bạn nhiều hơn những việc khác Cần ưu tiên và tập trung nhiều hơn vào những tỷ lệ phần trăm này
19 Tránh làm quá nhiều
Khi việc cân bằng giữa những kế hoạch dài hạn và ngắn hạn (khẩn cấn ngay lúc đó) Nếu bạn giành quá nhiều thời gian và năng lượng cho quá nhiều kế hoạch khác nhau, bạn có thể sẽ không làm tốt chúng được Quản
lý thời gian tốt thường cần đến việc bạn tập trung thời gian vào số lượng những kế hoạch ít hơn
20 Sử dụng chu trình năng lượng của mình.
Trang 4Tất cả chúng ta đều có những ngày vui vẻ, tràn đầy năng lượng và những ngày chậm chạp, uể oải Hãy sử dụng điều này như một lợi thế cho bạn Làm những việc cần nhiều năng lượng tinh thần và phức tạp trong những ngày bạn hào hứng Trong những ngày năng lượng thấp hơn, bạn nên làm những công việc thường xuyên, không phức tạp và ưu tiên thấp hơn
Các chuyên gia đánh giá rằng khoảng 60 đến 80 % những thứ bạn lưu giữ lại không bao giờ được ngó lại nữa Học cách lưu giữ lại những gì và “ném đi” những gì là bước đầu tiên để tạo ra một hệ thống lưu giữ hiệu quả
22 Những nhiệm vụ khẩn cấp cạnh tranh với những nhiệm vụ quan trọng
Một điều then chốt trong quản lý thời gian là không phải tất cả công việc quan trọng đều khẩn cấp và không phải tất cả công việc khẩn cấp đều quan trọng Học cách phân biệt giữa hai loại này là cần thiết để quản lý tốt thời gian Đặt kế hoạch hàng tuần giúp bạn duy trì cân bằng giữa những kế hoạch dài hạn quan trọng và những vấn đề tức thời
23 Đặt thời gian cho những kế hoạch quan trọng.
Đặt thời gian đều đặn hàng tuần cho những kế hoạch quan trọng dài hạn Đối với những kế hoạch quan trọng nhưng không khẩn cấp, sẽ có nguy cơ
là bạn sẽ bỏ mặc nếu không đặt thời gian đều đặn cho chúng
24 Dọn dẹp bàn làm việc
Khi bạn để quá nhiều thứ trên bàn làm việc, bạn có thể bị phân tán Bạn chỉ nên để những thứ cần thiết trên bàn Khi bạn làm giảm những vật gây sao nhãng không cần thiết, bạn sẽ thấy rằng mình sử dụng thời gian khôn ngoan hơn
25 Học cách thư giãn
Muốn thành đạt phải làm việc chăm chỉ, tất nhiên rồi! Nhưng bạn cũng cần biết dành thời gian để thư giãn và thời gian riêng cho bản thân mình Sau khi thư giãn, bạn sẽ thấy rằng mình làm việc tốt hơn Thời gian nghỉ ngơi sẽ giúp bạn làm mới năng lượng của mình và bộ não được nghỉ ngơi
26 Tránh những suy nghĩ mơ ước/mơ hão.
Những suy nghĩ mơ mộng có thể làm hỏng những kế hoạch tốt Tránh điều này bằng cách xác định những nguy cơ và học cách để đưa ra những hy vọng thực tế cho kế hoạch của bạn Hãy chắc chắn là bạn dành thời gian cho những lỗi và vấn đề không hy vọng khi thiết lập bảng thời gian
Trang 527 Đừng đặt biểu thời gian cho tất cả mọi thứ
Khi bạn thiết lập thời gian một cách quá mức, nó có thể tạo ra những căng thẳng không cần thiết Khi thiết lập kế hoạch tuần và đặt thời gian những cuộc hẹn, luôn tạo khoảng trống cho những lỗi có thể gặp phải
28 Học cách sắp xếp các nhiệm vụ thành nhóm.
Để sử dụng thời gian một cách khôn ngoan, cố gắng xếp những nhiệm vụ thành các loại Ví dụ, sắp xếp giấy tờ trên bàn và các tệp dữ liệu cùng một lúc, hay sắp xếp lại email trong hộp thư cùng một lúc Những nhiệm vụ liên quan đến nhau không chiếm nhiều thời gian nếu bạn làm chúng cùng một lúc
29 Không dùng chương trình tự động đọc email.
Một số chương trình email có tiện ích đặt thời gian để bạn kiểm tra email vào lúc nào đó Hãy tắt tiện ích này đi Đọc email vào bất cứ lúc nào nó được gửi đến sẽ gây sao nhãng và mất thời gian Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, mỗi ngày nên kiểm tra email từ 3 đến 5 lần đã được xác định trước
30 Đừng ghi công việc vẫn mà bạn vẫn đang cần làm
Tránh lưu trữ những mục vẫn cần sự chú ý của bạn trước khi bạn ghi vào
hệ thống quản lý thời gian Mặt khác, bạn có thể dễ dàng quên mục đó và công việc liên quan mà bạn vẫn đang phải làm Quy tắc này cũng được áp dụng cho việc nộp hay gửi email và hồ sơ giấy tờ
31 Tạo cân bằng trong thời gian của bạn.
Khi bạn có rất nhiều loại hoạt động khác nhau cần phải làm, bạn có thể tạo ra sự cân bằng bằng cách đề ra cho mỗi tuần tập trung vào một hoạt động nhất định Ví dụ, bạn có thể tập trung một tuần vào vấn đề tài chính
và dọn dẹp nhà cửa, và tuần tiếp theo vào thư giãn và giải trí
32 Lập kế hoạch đều đặn mỗi tuần
Đặt kế hoạch đều đặn hàng tuần sẽ giúp bản quản lý thời gian tốt hơn Dành thời gian để viết và ưu tiên những kế hoạch và nhiệm vụ sắp tới, kết nối lại với mục tiêu, và tạo kế hoạch cho tuần tiếp theo
33 Thực hành cách sắp xếp tài liệu mà có thể lấy lại nhanh
Cố gắng lấy lại những dữ liệu, văn bản trong một hệ thống lưu trữ phức tạp có thể làm bạn mệt mỏi và mất thời gian Thay vì để chúng quá xa, hãy để chúng trong phạm vi bạn có thể lấy dễ dàng Ngăn kéo lưu trữ trong bàn làm việc của bạn là một nơi rất tốt để giữ những thứ thường xuyên được sử dụng
Trang 634 Hộp đựng tài liệu và việc ghi nhãn.
Để hộp đựng tài liệu và ghi nhãn gần chỗ ngồi có thể giúp cải thiện việc tổ chức dữ liệu Thay vì để giấy tờ thành một đống trên bàn làm việc, bạn có thể ngay lập tức có cách lưu trữ tốt hơn cho chúng
35 Ghi lại những chương trình hay
Bạn rất thích một chương trình tivi nào đó? Thay vì phải bố trí thời gian để xem chúng, hãy ghi chúng lại và bạn có thể xem bất cứ lúc nào thuận lợi
36 Học cách đọc thật nhanh
Đọc nhanh là một kỹ năng giá trị, đặc biệt khi suốt cả ngày bạn phải đọc tài liệu Bạn có thể đến một lớp học, xem một chương trình hướng dẫn, hoặc đọc sách về chủ đề này
37 Sao lưu lại dữ liệu
Bạn thường sao lưu dữ liệu bao nhiêu lần một tuần? Bạn không thể biết được lúc nào máy tính có thể gặp vấn đề Sao lưu lại dữ liệu của bạn một cách thường xuyên để tránh những căng thẳng sau này
Khi nào bạn dồi dào năng lượng nhất? Hãy cố gắng nắm được khi nào bạn nhiều năng lượng nhất để sử dụng thời gian hiệu quả hơn Khi thực hiện nhiệm vụ bạn cần sử dụng nhiều năng lượng, và sẽ rất tốt khi bạn có nhiều năng lượng
39 Cho mỗi mục trong danh sách công việc một “địa điểm”
Một trong những điều then chốt trong tổ chức là chắc chắn rằng mỗi mục
có một địa điểm (nhà, cơ quan hay ở nơi khác) mà chúng thực sự thuộc
về Điều này có thể thực sự cải thiện tính tổ chức ở nhà và ở văn phòng
40 Sắp xếp các tạp chí và bỏ đi những cái bạn không cần
Để tránh những sự lộn xộng, hãy bỏ đi những tạp chí và báo cũ mà bạn không đọc nữa Điều này sẽ giúp bạn có nhiều chỗ trống hơn để cho
những thứ khác và giúp bạn tổ chức tốt hơn
41 Viết bản liệt kê những danh mục cần kiểm tra cho những nhiệm
vụ được lặp lại
Có phải những nhiệm vụ đó cần được hoàn thành theo một cách quen thuộc hàng ngày? Liệt kê những danh mục cần kiểm tra là một cách dễ dàng để bạn chắc chắn hoàn thành nhiệm vụ mà không quên thứ gì quan
Trang 7Học cách quản lý thời gian là cả một nghệ thuật Hãy làm từng bước nhỏ một để có sự thay đổi lớn hơn Hãy nhớ rằng cần ít nhất một vài tuần để
có được thói quen mới
43 Viết nhật ký hàng ngày
Viết và lưu lại nhật ký cá nhân cũng như chuyên môn giúp bạn tiến bộ Hãy sử dụng nó như là một cách xem xét lại những ngày và những tuần làm việc của bạn Nghĩ về những gì bạn đã làm tốt, những gì bạn định thay đổi và những gì mà bạn đã có thể làm tốt hơn
44 Mục tiêu chia thành những bước nhỏ
Để đặt mục tiêu một cách hiệu quả, hãy chia chúng thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn và bạn có thể đạt được dễ dàng hơn Khi bạn lập kế hoạch hành động và thực hiện từng bước nhỏ hơn, cơ hội thành công sẽ cao hơn
45 Tìm mô hình mẫu cho mình.
Có ai từng đạt được cùng mục tiêu như bạn không? Hãy coi người này như
là mô hình mẫu hoặc cố vấn cho bạn và đi theo các bước của họ Một mô hình mẫu có thể truyền cảm hứng cho bạn và nâng cao tinh thần cho bạn mệt mỏi
46 Hãy bắt đầu!
Khi bạn có mục tiêu cần đạt được và nhiệm vụ cần hoàn thành, hãy bắt đầu Một khi bạn đã bắt đầu, đà làm việc mà bạn đã xây dựng sẽ giúp bạn hoàn thành những gì bạn bắt đầu
47 Sắp xếp lại nơi làm việc
Chỗ làm việc lộn xộn có thể khiến bạn mất tập trung và làm ít hiệu quả hơn
48 Hãy hoạt động/ vận động
Một cơ thể luôn hoạt động sẽ giúp cho bộ não luôn nhanh nhạy Tập thể dục hàng ngày sẽ giúp bạn cải thiện khả năng làm việc của não bộ Nếu bạn không có nhiều thời gian, hãy dành khoảng 10 phút lúc nghỉ để thể dục mỗi ngày
49 Ngủ đủ giấc
Nếu bộ não được nghỉ ngơi tốt, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn Hãy chắc
Trang 8chắn rằng bạn ngủ đủ hàng đêm Khi bạn quá mệt mỏi thì hầu như không thể làm việc tốt nhất được
50 Luôn vui vẻ.
Cuộc đời sẽ như thế nào nếu thiếu những trò vui? Hãy dành thời gian đi cùng với bạn bè và những người yêu thương Niềm vui sẽ giúp bạn cảm thấy hài lòng hơn với cả cuộc sống và công việc