Báo cáo kèm source code xây dựng chương trình quản lý nhân sự bằng Visual Basic

Báo cáo kèm source code xây dựng chương trình quản lý nhân sự bằng Visual BasicKèm source code chương trình

LỜI NÓI ĐẦU

Ở nước ta trong những năm gần đây, tin học đã trở nên quen thuộc và trở thành công

cụ hữu ích cho mọi lĩnh vực, ngành nghề Tin học giúp con người có tác phong làm việc nhanh hơn, khoa học hơn, chính xác hơn, hiệu quả hơn và đạt năng suất cao hơn trong công việc.

Sự phát triển của công nghệ thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi diện mạo của các ngành kinh tế, đóng vai trò là một lực trợ giúp và là một chất xúc tác trong việc nâng cao tầm quan trọng của thông tin Những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm, vệ tinh viễn thông và tin học, internet là công cụ xử lý thông tin mà các tổ chức hiện đại đang có trong tay Giờ đây hệ thống quản lý dữ liệu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu của bất cứ một cơ quan hay một doanh nghiệp hiện đại nào Vì mức độ quan trọng của nó mà người ta

đã ví nó như hệ thống nhớ hay một bộ nhớ của cơ quan Khi mà cơ quan bị mất trí nhớ thì

nó sẽ không thể tồn tại được.

Ngày nay thông tin đã trở thành vấn đề sống còn của mọi lĩnh vực đời sống kinh tế

xã hội, đặc biệt trong vấn đề quản lý kinh tế Nó quyết định sự thành bại của doanh nghiệp trên thương trường khi họ biết sử dụng thông tin như thế nào sao cho đạt hiệu quả nhất Vì vậy các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều có riêng một bộ phận xử lý chuyên về xử lý thông tin Có những hãng chuyên về cung cấp dịch vụ thông tin đáp ứng những thay đổi trên phạm

vi toàn cầu

Ứng dụng tin học trong quản lý nhân sự là một trong những kết quả của tin học Nó làm giảm tới mức tối thiểu việc tham gia thực hiện thủ công bằng sức người, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, làm hẹp không gian lưu trữ, hệ thống hoá, cụ thể hoá những thông tin yêu cầu của người sử dụng Nhiều cơ quan xí nghiệp đã đặt kế hoạch tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính.

Ngày nay nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức

độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết Điều này là một khó khăn trở ngại lớn cho các

cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương pháp giấy bút thông thường Đặc biệt một lĩnh vực quan trọng như quản lý kế toán - tài chính, quản lý cán

bộ luôn luôn đòi hỏi chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên Vì thế, đối với các hoạt động này, giải pháp duy nhất thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ

thông tin vào quản lý dữ liệu trên cơ sở đó đề tài "áp dụng tin học vào chương trình quản lý nhân sự " nhằm trợ giúp công tác quản lý nhân sự trong công ty đạt hiệu quả cao

hơn.

Đề tài gồm các phần

Chương 1: Giới thiệu đề tài đồ án

Chương 2: Phương pháp luận phân tích, thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản lý Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.

Chương 4: Sản phẩm

CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ĐỒ ÁN

1.1 GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI LỰA CHỌN

Đề tài lựa chọn: Xây dựng chương trình quản lý nhân sự cho một công ty

Yêu cầu: Quản lý được nhân viên, phòng ban, chức vụ, lương

Có in báo cáo, có trợ giúp, hướng dẫn sử dụng phần mềm

1.2 GIỚI THIỆU THÀNH PHẦN CỦA MỘT CÔNG TY

Trong nhiều năm qua nhà nước ta luôn coi trọng việc tin học hoá tổ chức quản trị doanh nghiệp và luôn coi vấn đề này là một trong những nội dung chủ yếu đối với quản trị doanh nghiệp Trong phạm vi từng doanh nghiệp việc tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo hoàn thành những nhiệm vụ của doanh nghiệp thực hiện đầy đủ các chức năng quản lý của doanh nghiệp

Sơ đồ các bộ phận của công ty

P tổ chức

Hệ thống kinh doanh

Hệ thống kĩ thuật

P.kĩ thuật P.Triển

khai dự án

Phòng bảo hành

Ban giám đốc:Công ty đứng đầu lãnh đạo công ty là Giám đốc và hai Phó giám đốc

giúp việc (một Phó giám đốc giúp việc quản lý điều hành kinh doanh và một phógiám đốc phụ trách kĩ thuật) có kế toán trưởng phụ trách công tác kế toán thống kê -tài chính, có bộ máy giúp việc chuyên môn nghiệp vụ và có lực lượng lao động trựctiếp

Giám đốc là người đại diện pháp nhân người điều hành cao nhất, điều hành mọi hoạtđộng cuả công ty theo chức năng nhiệm vụ, theo dõi và chỉ đạo cụ thể các hoạt độngcủa công ty.Hai Phó giám đốc công ty điều hành một số lĩnh vực giám đốc phâncông, chịu trách nhiệm về các công việc đó, thay giám đốc điều hành và quản lý đơn

vị khi giám đốc đi vắng

Phòng tổ chức: Nhiệm vụ của phòng này là phụ trách công tác nhân sự và nội vụ

công ty (tuyển dụng, đào tạo nhân viên, theo dõi, tham mưu giúp Giám đốc sắp xếp

tổ chức, nâng lương, khen thưởng, )

Phòng kĩ thuật: Chức năng lập và quản lý các chương trình phần mềm theo nhiệm

vụ được giao tuân thủ theo qui trình qui định nghiệp vụ của công ty phần mềm kếtoán các chương trình do cấp trên giao, tham mưu cho giám đốc công ty về kĩ thuậtnghiệp vụ, bảo dưỡng sửa chữa các chương trình phần mềm kế toán

Phòng kế toánCó chức năng làm tham mưu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính kế

toán thống kê và thực hiện đúng nguyên tắc thể lệ thủ tục quản lý tài chính kế toáncủa đơn vị

Phòng kinh doanh:Có chức năng làm tham mưu cho giám đốc quản lý các lĩnh vực

công tác kế hoạch kinh doanh vật tư và tài sản trung tâm

Phòng marketing:Chức năng phụ trách lĩnh vực kinh doanh thương mại, phát triển

thị trường, tìm kiếm bạn hàng và đối tác, nắm bắt kịp thời thông tin thị trường, dựbáo biến động thị trường, tham mưu cho lãnh đạo những vẫn đề thuộc lĩnh vực kinhdoanh

Phòng triển khai dự ánChức năng chuyên trách về các dự án phần mềm kế toán phù

hợp yêu cầu của khách hàng

Phòng bảo hànhCó trách nhiệm thực hiện bảo hành cho khách hàng khi khách hàng

có yêu cầu

1.3 SỰ CẦN THIẾT PHẢI XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

Chúng ta đang trong kỷ nguyên thông tin, hướng đến thế kỷ 21, ngày nay không ai còn nghi ngờ gì vai trò của tin học trong đời sống, trong khoa học kĩ thuật, kinh doanh cũng như mọi mặt vận động của xã hội, dưới mọi quy mô từ xí nghiệp, công ty cho đến quốc gia và toàn thế giới

Đúng vậy nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏimức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết Điều này là một trở ngại lớn chocác cơ sở vẫn duy trì những biện pháp lưu trữ, thống kê báo cáo theo phương phápgiấy bút thông thường đặc biệt là lĩnh vực quản lý nhân sự

Công đã ứng dụng tin học vào trong công tác quản lý kinh doanh Nhưng hiệntại phòng nhân sự của công ty vẫn duy trì biện pháp quản lý nhân sự thủ công thôngthường Vì vậy đề tài đưa tin học vào quản lý nhân sự của công ty là một trongnhững vấn đề được công ty quan tâm

Công vấn đề còn người là khâu đầu tiên công ty quan tâm Phòng nhân sự củacông ty đang thực hiện quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công thông qua cácbảng biểu, hồ sơ nhân viên để theo dõi ngày công , trình độ chuyên môn, trình độ vănhoá với thủ tục thủ công này, người quản lý phải làm rất lâu, mất nhiều thời gian màhiệu quả không cao, nhiều khi vẫn xảy ra sai sót trong công tác quản lý Mỗi lần nhânviên yêu cầu lĩnh lương thì người quản lý lại phải giở sổ ra để tra xem nhân viên đólàm việc được bao lâu, hệ số lương là bao nhiêu tra cứu rất lâu

Hơn nữa với thủ tục thủ công như hiện nay, phòng nhân sự không thể tập trungđược nhân viên Khi người quản lý muốn xem tình hình ngày công, phòng ban nhưthế nào đều không thể cập nhật nhanh

Trên cơ sở thực tế đó của công ty và đáp ứng yêu cầu thực tế của công tác quản

lý nhân sự, công ty đã quyết định đưa tin học vào quản lý nhân sự Đây là một quyếtđịnh đúng đắn phù hợp yêu cầu thực tế đặt ra của công tác quản lý nhân sự, đưa tinhọc vào quản lý nhân sự thì hệ thống sẽ đáp ứng được việc cung cấp các thông tin vềnhân sự một cách chính xác, kịp thời, giảm bớt thời gian tra cứu, đáp ứng được yêucầu của lãnh đạo trở nên đơn giản hơn

Hệ thống được viết trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Basic 6.0 nhằm giảiquyết 3 vấn đề:

 Quản lý thông tin cơ bản nhân sự

 Quản lý thông tin liên quan nhân sự

 Quản lý thông tin hệ thống

CHƯƠNG 2

PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ

2.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN

Trong thời đại ngày nay cũng như trước đây, công tác quản lý và điều hànhmột tổ chức phải nắm bắt chính xác các thông tin và xử lý chúng khi ra quyết định.Nhưng ngày nay đòi hỏi có những quyết định nhanh và chính xác Nếu quyết địnhkhông chính xác nó sẽ dẫn đến những hậu quả rất to lớn, vì vậy công tác quản lý ngàynay không chỉ dựa trên những kinh nghiệm mà còn dựa vào những công cụ, phươngtiện hiện đại để nắm bắt, xử lý nhanh, chính xác các luồng thông tin để phục vụ ra cácquyết định.

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng,phần mềm dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thôngtin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và thiết bị tin học.đầu vào (input) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lýbởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý(Output) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữliệu (Storage)

2.1.1 Sơ đồ hệ thống thông tin

Như hình trên minh hoạ, mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa

dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu, và bộ phận đưa dữ liệu ra

Từ mô hình hệ thống thông tin tổng quát ta có mô hình hệ thống thông tin phục

2.1.2 Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Sơ đồ quản lý hệ thống

 Ban lãnh đạo ban hành các quyết định quản lý  Cấp dưới thực hiện các quyết định quản lý, biến các yếu tố đầu vào của hệ thống thành các yếu tố đầu ra  Hệ thống thông tin phục vụ quản lý là trung gian của hai hệ thống trên có chức năng thu thập, lưu trữ và truyền thông tin trong hệ thống, đưa thông tin vào quá trình xử lý và truyền đạt thông tin ra một cách kịp thời Hoạt động của tổ chức được đánh giá là tốt hay xấu tuỳ thuộc vào chất lượng của việc xử lý, sự phù hợp của thông tin Với sơ đồ quản lý hệ thống trên, ta có thể ứng dụng vào công ty và có sơ đồ hệ thống quản lý nhân sự của công ty

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý

Cấp dưới

Ban lãnh đạo

Đầu ra Đầu vào

Thông tin

Thông tin

đã được

xử lý

Thông tin thu thập

Kiểm tra hồ sơ nhận

Hồ sơ nhân viên

Phân hệ quản lý nhân sự

Bộ phận quản lý nhân sự

Hệ thống thông tin quản lý nhân sự

Thông tin đã

xử lý

Quyết định quản lý nhân sự

Báo cáo tổng hợp nhân sự

Hồ sơ được chấp

nhận

Dữ liệu quản lý

Thông báo của phòng nhân sự

tin nhân viên

2.1.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểmcủa người mô tả Có ba mô hình đã được đề cập tới để mô tả cùng một hệ thốngthông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Mô hình logic mô tả hệ thống làm gì Mô hình này trả lời câu hỏi “Cái gì?” và

“Để làm gì?” Nó không quan tâm tới phương tiện được sử dụng cũng như địa điểm

hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lý

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống.

Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là những thời điểm mà

các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu?

và Khi nào?

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy

nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Mô

hình giải đáp câu hỏi: Như thế nào?

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quảcủa góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong

là của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là

ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra một trong những nền tảngcủa phương pháp phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin sẽ được trình bày ởphần sau

2.1.4 Cơ sở dữ liệu

Hệ thống quản lý dữ liệu

Trong hệ thống thông tin người ta lưu trữ và quản lý dữ liệu trong những kho

dữ liệu, đó là nơi cất giữ dữ liệu một cách có tổ chức sao cho có thể tìm kiếm nhanh

chóng những dữ liệu cần thiết Nếu kho dữ liệu này được đặt trên các phương tiệnnhớ của máy tính điện tử và được bảo quản nhờ chương trình máy tính thì nó còn

được gọi là ngân hàng dữ liệu hay hệ cơ sở dữ liệu Ngân hàng dữ liệu là một hệ

thống dùng máy tính điện tử để lưu trữ, quản lý tập trung dữ liệu nhằm phục vụ chonhiều người và nhiều mục đích quản lý khác nhau

Bản thân kho dữ liệu (hay ngân hàng dữ liệu) cùng với con người và các

phương tiện để duy trì sự hoạt động của nó tạo thành hệ thống quản lý dữ liệu

Việc xử lý nghiệp vụ và việc ra quyết định đều phải dựa vào những hệ thốngquản lý dữ liệu, vì vậy các tổ chức phải duy trì những hệ thống quản lý dữ liệu

 Mô hình phấn cấp (Hierarchical Model) thể hiện mối quan hệ Cha - Con.

Một thực thể cha có thể có nhiều thực thể con, nhưng mỗi thực thể con chỉ có thể cómột thực thể cha Quan hệ này còn được gọi là quan hệ Một - Nhiều

 Mô hình mạng lưới (Network Model) tỏ ra mềm dẻo hơn nhiều so với mô

hình phân cấp Theo sơ đồ này thực thể cha có thể có nhiều thực thể con và ngược lại.Quan hệ này còn được gọi là quan hệ Nhiều - Nhiều Mô hình này mềm dẻo nhưngcũng có điểm yếu của nó Kích thước và sự phức tạp của các mối quan hệ sẽ làm cho

cơ sở dữ liệu trở thành rất lớn, rất cồng kềnh và dễ nhầm lẫn

Hai mô hình trên đã là nền tảng cho hầu hết các hệ quản trị cơ sở dữ liệu pháttriển vào những năm từ 1960 đến những năm đầu 1980 Vào năm 1970, khi nhận thấynhững nhược điểm của các HQTCSDL phân cấp và mạng lưới, E.F Codd đã đưa ra

mô hình quan hệ (relational model).

 Việc nghiên cứu để sáng lập ra mô hình quan hệ nhằm vào ba mục tiêu Mụctiêu thứ nhất là vạch ra một đường ranh giới rõ ràng giữa các phương diện logic vàvật lý của việc quản trị CSDL Khi đó các nhà lập trình ứng dụng không cần phải để

ý tới cách trình bày dữ liệu trên các phương tiện vật chất nữa Codd gọi mục tiêu này

là mục tiêu độc lập dữ liệu Mục tiêu thứ hai là tạo ra một mô hình đơn giản mà đông đảo các nhà lập trình và những người dùng có thể hiểu được ngay Đây là mục tiêu

truyền đạt nhằm tăng hiệu suất và hiệu quả của việc trao đổi giữa người dùng và các

cán bộ hệ thống thông tin quản lý Mục tiêu thứ ba được gọi là mục tiêu xử lý tập

hợp, nhằm tăng khả năng xử lý từ “lần lượt từng bản ghi” đến “đồng thời nhiều bản

ghi” Đạt được các mục tiêu này nghĩa chỉ cần viết một số ít dòng lệnh cho cácchương trình ứng dụng đồng thời những người dùng và những cán bộ phân tích sẽ íthiểu lầm nhau hơn trong giao tiếp

Theo mô hình quan hệ thì HQTCSDL xem xét và thể hiện các thực thể nhưmột bảng hai chiều với bản ghi là các hàng và các trường là các cột Có một cột đóngvai trò trường khoá hay còn gọi là trường định danh Mỗi giá trị của nó xác định mộtbản ghi duy nhất Bảng có thể chứa các trường liến kết, chúng không phải là nhữngtrường mô tả về thực thể mà là móc xích liên kết với một hoặc nhiều bản ghi của mộtbảng khác Cấu trúc như vậy có rất nhiều thuận lợi cho việc thao tác với dữ liệu trêncác bảng Mô hình quan hệ là mô hình được dùng phổ biến nhất hiện nay

Cơ sở dữ liệu nhân sự được tổ chức theo mô hình quan hệ.

Gần đây xuất hiện mô hình dữ liệu hướng đối tượng, mô hình này được dùngkết hợp với mô hình quan hệ

Mô hình dữ liệu giúp chúng ta hiểu được cấu trúc, quan hệ và ý nghĩa của dữliệu, đây là điều hết sức cần thiết trước khi bắt tay tạo lập một cơ sở dữ liệu

Lập mô hình dữ liệu là phần việc chính của việc thiết kế cơ sở dữ liệu

2.1.5 Các giai đoạn của việc phát triển một hệ thống thông tin

Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong một môitrường cũng rất phức tạp Do đó phân tích viên cần phải có một phương pháp tiếnhành nghiêm túc

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụcho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hơn.Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung của nhiềuphương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệ thống thông tin Ba nguyên tắc đólà:

- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Trong phần 3 đã nêu ra định nghĩa ba mô hình của hệ thống thông tin, đó là

mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách cùng mô tả

về một đối tượng chúng ta thấy ba mô hình này được quan tâm từ những góc độ khácnhau Phương pháp phát triển hệ thống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm củanhững mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ

mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

Các giai đoạn của phát triển hệ thống

Phương pháp được đưa ra ở đây có 7 giai đoạn Mỗi giai đoạn bao gồm mộtdãy các công đoạn Phát triển hệ thống là một quá trình lặp Tuỳ theo kết quả của mộtgiai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cáchkhắc phục những sai sót Phương pháp có các giai đoạn sau.

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức những dữ liệuđích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án pháttriển hệ thống Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chiphí lớn Nó bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

 Làm rõ yêu cầu

 Đánh giá khả năng thực thi

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được thực hiện sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Mục đích chính của giai đoạn này là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiêncứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề, xác định những đòi hỏi và

những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệ thống thông tinmới phải đạt được Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

 Nghiên cứu hệ thống thực tại

 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

 Đánh giá lại tính khả thi

 Thay đổi đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Một số khái niệm

 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo

cách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trongthế giới vật lý bằng các sơ đồ

 Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau:

- Xử lý

- Kho lưu trữ dữ liệu

người - máy

Tin học hoá hoàn toàn

- Dòng thông tin - Điều khiển

 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin

như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng Trên sơ đồ chỉ bao gồm cácluồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhưng không hề quan tâmtới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tảđơn thuần hệ thống làm gì và để làm gì

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu

Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể,tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

Tài liệu

Tên người/bộ phận phát/nhận tin

Tên người/bộ phận

Tên dòng dữ liệu

Tên tiến trình xử lý

Tên tiến trình xử lý

Tệp dữ liệu

Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

Kho dữ liệu

Các mức của DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ

thống thông tin Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu; bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh còn

được gọi là sơ đồ mức 0.

Phân rã sơ đồ

Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ

đồ Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân ra thành sơ đồ mức 1, tiếp sau mức 1 làmức 2…

Giai đoạn 3: Thiết kế lô gíc

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thốngthông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được nhữngmục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước Thiết kế lô gíc bao gồm các công đoạnsau:

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế xử lý

 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

 Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

 Hợp thức hoá mô hình logic.

Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu:

Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin ra

Thiết kế cơ sở dữ liệu logic bằng phương pháp mô hình hoá

Trong đề tài này lựa chọn thiết kế bằng phương pháp mô hình hoá

Khái niệm cơ bản

 Thực thể quản lý (Entity)

Là tập hợp các đối tượng có cùng bản chất được nhà quản lý quan tâm tới

Một thực thể có thể là nhân sự (cán bộ nhân viên, giáo viên, sinh viên, người

làm dịch vụ); tổ chức (ngân hàng, kho bạc); nguồn lực hữu hình (tiền, đồ dùng văn phòng phẩm) Thực thể được biểu diễn bằng một hình chữ nhật có ghi tên thực thể

bên trong

Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác Có sự

liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau Khái niệm quan hệ được dùng để trình

bày, thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

Cán bộ nhân viên

Giữa thực thể nhân viên và thực thể chức vụ tồn tại mối quan hệ: một nhânviên có thể có nhiều chức vụ, một chức vụ nhiều người nắm giữ

 Số mức quan hệ

Ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao còn phải biết cóbao nhiêu lần xuất của thực thể A tương ứng với mỗi lần xuất của thực thể B vàngược lại

Một nhân viên có nhiều khoản lương nhưng lương đó chỉ thuộc về một nhânviên

 N@M Quan hệ Nhiều-Nhiều

Một lần xuất của thực thể A được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thựcthể B và mỗi lần xuất của thực thể B được liên kết với một hoặc nhiều lần xuất củathực thể A

Một nhân viên có thể có nhiều ngoại ngữ, một ngoại ngữ có nhiều nhân viêntheo học

Khả năng tuỳ chọn của quan hệ

Trong thực tế có những lần xuất của thực thể A không tham gia vào liên kếtđang tồn tại giữa thực thể A và thực thể B Trong trường hợp như vậy ta gọi là quan

hệ tuỳ chọn

Dùng hình ovan nhỏ để chỉ một quan hệ tuỳ chọn

 Chiều của một quan hệ

Chiều của một quan hệ chỉ ra số lượng các thực thể tham gia vào quan hệ đó.Người ta chia các quan hệ làm 3 loại: một chiều, hai chiều, ba chiều

 Quan hệ một chiều là một quan hệ mà một lần xuất của một thực thể được

quan hệ với một lần xuất của chính thực thể đó

Ví dụ:

Quan hệ “Là bạn” trong một thực thể sinh viên

 Mối quan hệ hai chiều là quan hệ trong đó có hai thực thể liên kết với nhau.

Ví dụ:

Quan hệ giữa nhân viên và lương

 Quan hệ nhiều chiều là một quan hệ có nhiều hơn hai thực thể tham gia.

Ví dụ

SINH VIÊN

Là bạn

M

Chức vụ

M

Các máy tính hiện nay không biểu diễn được quan hệ ba chiều (nhiều chiều)nên chúng ta phải phân rã quan hệ này thành các quan hệ hai chiều.

 Thuộc tính

Thuộc tính dùng để mô tả các đặc trưng của một thực thể hoặc một quan hệ

Có ba loại thuộc tính: thuộc tính mô tả, thuộc tính định danh và thuộc tínhquan hệ

 Thuộc tính định danh (Identifier) là thuộc tính dùng để xác định một cách

duy nhất mỗi lần xuất của thực thể

Giá trị của thuộc tính đó là duy nhất đối với mọi lần xuất của thực thể Ví dụ,

“Mã nhân viên” là duy nhất cho mỗi nhân viên.

 Thuộc tính mô tả (Description) dùng để mô tả về thực thể.

Ví dụ: Tên phòng ban, chức vụ…

 Thuộc tính quan hệ dùng để chỉ đến một lần xuất nào đó trong thực thể có

quan hệ

Ví dụ: thuộc tính “Mã nhân viên” là để trỏ tới thực thể “Nhân viên”

Một quan hệ được định danh bằng việc ghép định danh của các thực thể tham gia vào quan hệ.

Thuộc tính được đặt ở bên cạnh thực thể và quan hệ, gạch chân các thuộc tínhđịnh danh trong các biểu diễn về thực thể và quan hệ

Nhân viên

Ngoại ngữ

Có N

 Chuyển đổi sơ đồ khái niệm dữ liệu (ERD) sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD)

Sau khi có được sơ đồ khái niệm dữ liệu thì cần chuyển nó thành tập hợp cáctệp và vẽ sơ đồ cấu trúc dữ liệu Sau đây là một số quy tắc chuyển đổi từ mô hìnhquan hệ thực thể hai chiều sang sơ đồ cấu trúc dữ liệu

 Quan hệ hai chiều 1@1

Đối với quan hệ này cần phải tạo ra hai tệp ứng với hai thực thể, thuộc tínhđịnh danh của một trong hai thực thể sẽ là thuộc tính phi khoá của thực thể kia Trongtrường hợp sự tham gia của một thực thể vào quan hệ là tuỳ chọn thì tốt nhất là đặtkhoá vào tệp ứng với thực thể bắt buộc trong quan hệ để tránh thuộc tính nhận giá trịrỗng

 Quan hệ hai chiều loại 1@N

Trong trường hợp này ta tạo ra hai tệp, mỗi tệp ứng với một thực thể Khoá củatệp ứng với thực thể có số mức quan hệ 1 được dùng như khoá quan hệ trong tệp ứngvới thực thể có số mức quan hệ N Khoá quan hệ có thể nhận giá trị rỗng nếu thực thể

có số mức N là tuỳ chọn trong quan hệ

 Quan hệ hai chiều loại N@M

Trong trường hợp này ta phải tạo ra ba tệp: hai tệp mô tả hai thực thể và mộttệp mô tả quan hệ Khoá của tệp mô tả quan hệ được tạo thành bởi việc ghép khoácủa các thực thể tham gia vào quan hệ

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Sau khi mô hình logic được người sử dụng lựa chọn thì cần xây dựng cácphương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Những người sử dụng sẽ chọn lấymột phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràngbuộc của tổ chức Giai đoạn này gồm các công đoạn:

 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

 Xây dựng các phương án của giải pháp

 Đánh giá các phương án của giải pháp

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giảipháp

5.5 Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Sau khi một phương án của giải pháp được lựa chọn sẽ tiến hành thiết kế vật lýngoài Những công đoạn chính của giai đoạn này là:

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

 Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Kết thúc giai đoạn này cần có hai tài liệu kết quả:

+ Tài liệu chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống sẽ cần cho việc thực hiện kỹthuật

+ Tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giaodiện với những phần tin học hoá

 Mục đích của thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết hình thức bên ngoài cho hệ

thống thông tin

Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm:

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra: xác định HTTT trình bày thông tin nhưthế nào cho người sử dụng khi nhập dữ liệu vào hệ thống hoặc đưa kết quả ra

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá: xác định cách thức màngười sử dụng hội thoại với HTTT

- Thiết kế các thủ tục thủ công

 Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào/ra

- Xác định cách thức hội thoại với phần tin học hoá của hệ thống

- Cỏch thực hiện cỏc thủ tục thủ cụng

Một số nguyờn tắc:

- Làm sao cho người sử dụng luôn kiểm soát được hệ thống.Thiết kế hệthống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng

- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đó được dùng

- Che khuất toàn bộ phần cứng và phần mềm

- Cung cấp thông tin về tư liệu đang sử dụng trên màn hỡnh

- Làm sao để giảm tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng cần phảinhớ

- Sử dụng các quy tắc cơ bản về mầu sắc và ký hiệu

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm, các công đoạn chínhgồm:

 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

 Thiết kế vật lý trong

 Lập trình

 Thử nghiệm hệ thống

 Chuẩn bị tài liệu

Kết thúc giai đoạn này cần có tài liệu hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng nhưcác tài liệu mô tả về hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này gồm các công đoạn:

 Lập kế hoạch cài đặt

 Chuyển đổi

 Khai thác và bảo trì

 Đánh giá

2.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN LỰC

Đối với một hệ thống thông tin quản lý nhân lực thì nó bao gồm các nội dungsau:

3 Sao lưu dữ liệu

Dữ liệu phục vụ quản lý nhân sự phải được lưu trữ lâu dài, bởi vì khi cần thiết

dữ liệu phải cung cấp ngay cho người sử dụng Chương trình sau khi sử dụng phảisao lưu ra đĩa mềm hoặc một thư mục khác để cất trữ

4 Các loại báo cáo

Báo cáo là phần quan trọng nhất mà chương trình cung cấp cho người sử dụng.Dựa vào báo cáo người sử dụng mới có thể thống kê tính toán được các công việc cầnthiết

- Danh sách nhân sự

- Bảng lương nhân viên

- Danh sách phòng ban

3.1 PHÂN TÍCH VÀ THU THẬP DỮ LIỆU

3.1.1Tìm hiểu tình hình thực tế và yêu cầu quản lý tại công ty

Phân tích tình hình thực tế tại công ty

Công ty Khi một nhân viên mới vào công ty thì ta phải cập nhật hồ sơ của nhânviên đó vào kho hồ sơ Sau đó, từ kho hồ sơ ta có thể lấy ra để xem xét các thông tincủa nhân viên đó, nếu có thiếu sót gì thì đưa ra để sửa chữa.

- Trong quá trình công tác nếu có sự biến động thông tin của nhân viên như:chuyển đổi phòng ban, bổ xung thêm dữ liệu thì phải cập nhật kịp thời

- Thông tin nhân viên nghỉ hưu, chuyển đổi công tác khác hay bị sa thải phảiđược theo dõi trong kho hồ sơ lưu

- Mỗi tháng nhân viên lĩnh lương lại phải kiểm tra ngày công, bậc lương, hệ sốlương, mức lương để xác định được lương nhân viên

- In ấn báo cáo khi cấp trên có yêu cầu

- Hiện nay công ty ứng dụng tin học trong công tác quản lý kinh doanh vàchuyên viết phần mềm kế toán cung cấp cho thị trường phần mềm kế toán Nhưngtrong khâu nhân sự thì vẫn áp dụng phương pháp thủ công thông thường rất phức tạp

và mất nhiều thời gian và công sức cho việc cập nhật, sao chép sửa chữa, xoá, tìmkiếm, do đó không đảm bảo được yêu cầu về thời gian và độ chính xác của báo cáo

Để khắc phục nhược điểm đó yêu cầu có hệ thống phù hợp quy mô của công ty

Yêu cầu của hệ thống

Yêu cầu đặt ra là thiết kế một hệ thống quản lý nhân sự cho công ty Hệ thống đóphải được ứng dụng thực tế và tin học hóa một cách khả thi, đáp ứng được yêu cầuđặt ra trong thời kì mới, phải thuận tiện an toàn và đạt hiệu quả cao

Để thực hiện các mục tiêu trên thì hệ thống mới cần làm các việc sau:

+ Cập nhật thông tin hồ sơ phải nhanh chóng thuận tiện và chính xác

+ Xem, sửa, xoá một cách dễ dàng mà vẫn đảm bảo đẹp đẽ, rõ ràng

+ Tìm kiếm các thông tin một cách nhanh chóng, chính xác

+ Chương trình sử dụng đơn giản, người sử dụng không cần có trình độ đào tạosâu về máy tính cũng có thể sử dụng được

Các thông tin đầu vào

2.1 Thông tin phục vụ cập nhật hồ sơ nhân sự ban đầuBao gồm những thông tin cơ bản về CBCNV

Thông tin phục vụ cho việc cập nhật và bổ sung dữ liệu

- Bảng thông tin cơ bản nhân viên

- Bảng thông tin lương của nhân viên

- Bảng thông tin chức vụ của nhân viên

- Bảng thông tin trình độ chuyên môn của nhân viên

- Bảng thông tin phòng ban của nhân viên

- Bảng thông tin quá trình công tác của nhân viên

- Bảng thông tin hệ thống

Các thông tin đầu ra

Bao gồm các báo cáo

- Danh sách nhân sự

- Bảng lương nhân viên

- Danh sách phòng ban

3.2 THIẾT KẾ LÔ GÍC HỆ THỐNG

Sơ đồ IFD và DFD của hệ thống

* Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự

Gồm 4 chủ thể: Nhân viên, phòng nhân sự, phòng kế toán và Giám đốc

Gồm 5 xử lý: Nhập hồ sơ, nhập thông tin liên quan, cập nhật tìm kiếm, xử lý dữ liệu,tính lương

Dòng thông tin gồm dòng vào và dòng ra

Các dòng vào: Thông tin của nhân sự , những thông tin liên quan nhân sự, yêu cầu Dòng ra: Lương, trả lời, báo cáo,thông tin đã xử lý

Có 2 kho lưu trữ dữ liệu: Kho hồ sơ cá nhân, kho hồ sơ nhân viên

Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống quản lý nhân sự

Nhân viên Phòng nhân Sự Phòng kế toán Giám đốc

Báo cáo

Nhập TT liên quan

Kho hồ sơ

cá nhân

Kho hồ sơ nhân viên

Cập nhật tìm kiếm

Xử lý

dữ liệu Thông tin đã

* Sơ đồ DFD của hệ thống quản lý nhân sự

Trong quá trình phân tích thì sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho ta dễ dàng xác địnhđược yêu cầu của người sử dụng Sơ đồ dòng dữ liệu nêu ra một mô hình hệ thốngthông tin chuyển vận từ một quá trình này sang một quá trình khác Điều quan trọng

là phải xác định được đầy đủ các thông tin vào ra

Giám đốc

P.kế toán

Quản lý nhân sự

Lương

Yêu cầu

Thông tin

Lưu trữ hồ sơ nhân sự nhân sự

Yêu cầu được đáp ứng

cơ bản nhân sự

P.nhân sự

3.0Cập nhật thông tin

hệ thống

2.0Quản lý các thông tin liên quan nhân sự

Hồ sơ nhân sự cơ bản

Giám đốc

P.nhân sự

P.nhân sự

P.kế toánBáo cáo