Hoan thanh nhiem vu hanh chinh

Tài liệu bài giảng giới thiệu về các nhiệm vụ về hành chính đối với một nhân viên cần phải biết và hoàn thành trong quá trình làm việc. Công việc hành chính thường bị nhiều người “coi thường” cho rằng đó là những công việc giấy tờ nhỏ nhặt. Tuy nhiên thực tế, trách nhiệm của một nhân viên hành chính khá đa dạng và bao quát.

HOÀN THÀNH CÁC NHIỆM VỤ HÀNH CHÍNH

Bài tập nhóm

• Chia nhóm của Anh chị thành 6 nhóm để thực hiện nhiệm vụ dưới đây

1 Tài liệu có thể bao gồm những gì? Hãy lập sơ đồ về các loại tài liệu.(A4)

2 Thiết bị văn phòng bao gồm những cái gì? Hãy lập sơ đồ về những loại thiết

bị văn phòng (A4)

3 Hãy lập sơ đồ về những quy trình những hướng dẫn và sơ đồ liên quan đến

an toàn và an ninh trong khách sạn, trong khách sạn (A4)

4 Hãy lập sơ đồ về những tài liệu mà thông tin có thể bao gồm (A4)

5 Hãy lập sơ đồ về những yêu cầu của đơn vị có thể bao gồm (A4)

6 Hãy lập sơ đồ TỔNG HỢP về các nhiệm vụ hành chính cần hoàn thành

trong khách sạn.

1.Chuẩn bị tài liệu

kinh doanh

• Chuẩn bị và xử lý tài liệu với thiết bị văn phòng phù hợp theo đúng quy trình của đơn vị trong thời gian hạn định

• Soạn thảo các văn bản giao tiếp

cơ bản bằng cách sử dụng các thiết bị văn phòng phù hợp

2.Đọc và trả lời các tài liệu

kinh doanh khác nhau

• Nhận, làm rõ và đánh giá những yêu cầu

về chỉ dẫn và hướng dẫn theo đúng quy định và quy trình của đơn vị

• Đọc và hiểu rõ những thông tin chi tiết trong các bản hướng dẫn, chỉ dẫn và các

sơ đồ hướng dẫn cho các công việc cụ thể

• Tuân theo những hướng dẫn hay chỉ dẫn trong thời gian hạn định

3.Duy trì hệ thống thông tin và lưu trữ

• Duy trì hệ thống thông tin và lưu

theo yêu cầu của đơn vị

• Cập nhật hệ thống tra cứu và tham

khảo theo yêu cầu của đơn vị

• Tìm lại các tập tin khi có yêu cầu

về thông tin

• Tuân thủ các quy trình về an ninh

và bảo mật

Tài liệu có thể bao gồm

• Thư, ví dụ các thư đến và đi, thư điện tử và bưu phẩm của khách hàng

• Tập tin, chẳng hạn hồ sơ khách, thư tín, chứng từ kế toán, biên nhận, hóa đơn và đơn đặt hàng

• Thư tín như thư viết, fax, bản ghi nhớ, báo cáo và các loại thư tín khác

• Thực đơn

Thiết bị văn phòng

có thể bao gồm

• Máy vi tính

• Máy Photocopy

• Máy Fax

• Máy in hoặc chụp tài liệu

• Các loại máy khác

Các quy trình có thể

liên quan đến

• Quy định và quy trình xử lý mối nguy hiểm

• Quy trình xử lý tình huống khẩn cấp, hỏa hoạn và tai nạn

• Quy trình về an toàn cá nhân

• Quy trình sử dụng xe có động cơ

• Quy trình công việc và hướng dẫn làm việc

Tài liệu hướng dẫn và sơ đồ hướng dẫn có thể bao gồm

• Hướng dẫn làm việc

• Hướng dẫn cách sử dụng thiết bị an

toàn

• Hướng dẫn cách hoàn thành một

nhiệm vụ an toàn

• Sơ đồ chỉ dẫn quy trình làm việc an

toàn

• Các chính sách và quy trình

• Tài liệu hướng dẫn

Tài liệu hướng dẫn và/hoặc chỉ dẫn

có thể liên quan đến:

• Thư tín

• Bản ghi nhớ

• Fax

• Thư điện tử

• Đơn đặt hàng và chứng từ

• Chính sách và quy trình

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng

• Các tài liệu khác

Thông tin có thể bao gồm

• Quy trình, danh sách kiểm tra và hướng dẫn tại nơi làm việc

• Số hiệu và mã hàng hóa

• Chi tiết sản phẩm từ nhà sản xuất

• Các chính sách tại nơi làm việc

• Hướng dẫn khách hàng và/hoặc của nhà cung cấp

• Văn bản luật, quy định và tài liệu liên quan

• Các quy trình xử lý trường hợp khẩn cấp

• Các tài liệu khác

Thông tin có thể bao gồm

• Thư tín như fax, bản ghi nhớ, thư viết, thư điện tử và các tài liệu khác

• Cơ sở dữ liệu máy tính, hồ sơ khách hàng

• Hồ sơ bán hàng, bao gồm các bản dự báo tháng, mục tiêu cần đạt

• Các biểu mẫu, bao gồm bảo hiểm, hội viên

• Chứng từ, chẳng hạn chứng từ, hóa đơn từ nhà cung cấp, chứng từ gửi cho người nợ

• Hồ sơ cá nhân bao gồm chi tiết thông tin cá nhân, mức lương

• Thông tin về nhu cầu đào tạo

• Báo cáo thị trường/kế hoạch/ngân sách

• Dữ liệu tài chính

• Các tài liệu khác

Các yêu cầu của đơn

vị có thể bao gồm

• Yêu cầu về an ninh và bảo mật

• Quy định/ hướng dẫn và các

yêu cầu pháp lý của đơn vị

• Các kênh quản lý và kế toán

• Các yêu cầu khác