Một số hàm Excel thông dụng

Hàm MAX: • Dạng hàm: MAX Dãy cell • Công dụng: Dùng để tìm giá trị lớn nhất của dãy cell được chỉ ra.. Hàm MIN: • Dạng hàm: MIN Dãy cell • Công dụng: Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất của dãy

MỘT SỐ HÀM THÔNG DỤNG CỦA EXCEL

A/ CÁC HÀM XỬ LÝ SỐ:

1 Hàm SUM:

• Dạng hàm: SUM (Dãy cell)

• Công dụng: Dùng để tính tổng các Dãy cell.

• Ví dụ:

= SUM (B1: B5) → 31

= SUM (B1; B5) → 14

= SUM (A1: A5; B5) → 113

= SUM (A1; B1; 100) → 119

2 Hàm AVERAGE:

• Dạng hàm: AVERAGE (Dãy cell)

• Công dụng: Dùng để tính trung bình cộng các Dãy cell

• Ví dụ:

= AVERAGE (B1: B5) → 6,2

= AVERAGE (B1; B5) → 7

= AVERAGE (A1; B1) → 9,5

= AVERAGE (A1; B5; 2) → 9

3 Hàm ROUND:

• Công dụng: Dùng để làm tròn giá trị của Biểu thức số tại vị

trí chữ số thứ N

- Nếu N > 0: Hàm sẽ làm tròn phần thập phân (tức sau dấu phẩy) về bên phải

- Nếu N < 0: Hàm sẽ làm tròn phần nguyên (tức trước dấu phẩy) về bên trái

• Ví dụ:

= ROUND (4545,4545; 3) → 4545,455 = ROUND (4545,4545; -3) → 5000

= ROUND (4545,4545; 2) → 4545,45 = ROUND (4545,4545; -2) → 4500

= ROUND (4545,4545; 1) → 4545,5 = ROUND (4545,4545; -1) → 4550

= ROUND (4545,4545; 0) → 4545 = ROUND (4545,6545; 0) → 4546 Chú ý:

 Nếu N = -3 thì gọi là làm tròn hàng nghìn

 Nếu N = -2 thì gọi là làm tròn hàng trăm

 Nếu N = -1 thì gọi là làm tròn hàng chục

 Nếu N = 0 thì gọi là làm tròn hàng đơn vị

• Dạng hàm: INT (Biểu thức số)

• Công dụng: Hàm cho giá trị là phần nguyên của Biểu thức số.

• Ví dụ:

= INT (5,4) → 5

= INT (4 + 5,6) → 9

5 Hàm MOD:

• Dạng hàm: MOD (Số bị chia; Số chia)

• Công dụng: Hàm dùng để lấy số dư của phép chia nguyên khi đem Số bị chia chia cho

Số chia.

• Ví dụ:

= MOD (16; 2) → 0

= MOD (15; 4) → 3

= MOD (5;42) → 5

6 Hàm SQRT:

• Dạng hàm: SQRT (Biểu thức số)

• Công dụng: Dùng để tính căn bậc hai của Biểu thức số.

• Ví dụ:

= SQRT (16) → 4

= SQRT (100 + 21) → 11

7 Hàm ABS:

• Dạng hàm: ABS (Biểu thức số)

• Công dụng: Hàm cho giá trị tuyệt đối của Biểu thức số.

• Ví dụ:

= ABS (-16) → 16 = ABS (100 - 169) → 69

= ABS (10) → 10

8 Hàm MAX:

• Dạng hàm: MAX (Dãy cell)

• Công dụng: Dùng để tìm giá trị lớn nhất của dãy cell được chỉ ra.

• Ví dụ:

= MAX (B1: B5) → 10

= MAX (B1; B4) → 6

= MAX (A1; B1) → 15

= MAX (A1; B1; 189) → 189

9 Hàm MIN:

• Dạng hàm: MIN (Dãy cell)

• Công dụng: Dùng để tìm giá trị nhỏ nhất của dãy cell được chỉ ra.

• Ví dụ:

= MIN (B1: B5) → 3

= MIN (B1; B5) → 4

= MIN (A1; B5) → 10

= MIN (A1; B5; -6) → -6

10 Hàm VALUE:

• Dạng hàm: VALUE (Chuỗi ở dạng số)

• Công dụng: Hàm dùng để đổi chuỗi ở dạng số thành số.

• Ví dụ:

= VALUE (“1”) → 1

= VALUE (“1237”) → 1237 Chú ý: Chuỗi dạng số không chứa các ký tự và dấu cách mà chỉ chứa các chữ số ở dạng

Text

1 Addition + = 5 + 3 → 8 = A1 + B1 → 19

2 Subtraction - = 5 - 3 → 2 = A1 - B1 → 11

3 Multiplication * = 5 * 3 → 15 = A1 * B1 → 60

4 Division / = 5/3 → 1,66 = A1/ B1 → 3,75

5 Exponent (luỹ thừa) ^ = 5 ^ 3 → 125 = A1^ 3 → 3375

6 Percent % = 5% → 0,05 = A1% →0,15

B/ CÁC HÀM LUẬN LÝ:

1 Hàm NOT:

• Dạng hàm: NOT (BTLG)

• Công dụng: Hàm sẽ cho giá trị đúng (True) nếu BTLG nhận giá trị sai (False) và

ngược lại

• Ví dụ:

= NOT (4 <> 4) → True = NOT (4 = 4) → False = NOT (5 > 24) → True

2 Hàm AND:

• Dạng hàm: AND (BTLG 1; BTLG 2; … ; BTLG N)

• Công dụng: Hàm sẽ cho giá trị đúng nếu các BTLG đều nhận giá trị đúng và ngược

lại sẽ cho giá trị sai khi chỉ cần một trong các BTLG trên nhận giá trị sai.

• Ví dụ:

= AND (4 < 5 ; 10 > 6; 9 + 1 = 10; -5 < 1) → True

= AND (4 > 5; 10 > 6; 9 + 1 = 10; -5 < 1) → False

3 Hàm OR:

• Dạng hàm: OR (BTLG 1; BTLG 2; … ; BTLG N)

• Công dụng: Hàm sẽ cho giá trị là sai nếu tất cả các BTLG đều nhận giá trị sai và

ngược lại sẽ nhận giá trị đúng khi chỉ cần một trong các BTLG trên nhận

giá trị đúng

• Ví dụ:

= OR (4 < 5; -5 < -7; 4 - 3 = 7; 5 <> 5) → True

= OR (4 > 5; -5 < -7; 4 - 3 = 7; 5 <> 5) → False

Chú ý: Để minh hoạ cho các hàm ta lấy các ví dụ đơn giản, nhưng thực tế có thể biểu thức

logic là các địa chỉ ô, chẳng hạn: A1 > B1, A1<= 5…

3 Hàm IF:

a Dạng hàm: IF (BTLG; Biểu thức 1; Biểu thức 2).

b Công dụng: Hàm sẽ cho giá trị của Biểu thức 1 nếu BTLG nhận giá trị đúng.

Hàm sẽ cho giá trị của Biểu thức 2 nếu BTLG nhận giá trị sai

c Ví dụ:

- Cho Kết quả của các học sinh theo yêu cầu:

+ Nếu Điểm >= 5 thì Kết quả là Đậu

+ Nếu Điểm < 5 thì Kết quả là Rớt

- Xếp loại học tập cho học sinh theo yêu cầu sau:

ĐTB >= 8 : Giỏi

6,5 <= ĐTB < 8 : Khá

5 <= ĐTB < 6,5 : Trung bình

Còn lại : Yếu

- Xếp loại học tập cho học sinh theo yêu cầu sau:

ĐTB >= 8 và không có môn nào dưới 6,5 : Giỏi

6,5 <= ĐTB < 8 và không có môn nào dưới 5 : Khá

5 <= ĐTB < 6,5 và không có môn nào dưới 3,5 : Trung bình

3,5 <= ĐTB < 5 và không có môn nào dưới 2 : Yếu

Giải:

+ Tính điểm trung bình (Gõ vào ô O4 công thức):

= ROUND((D4*2+E4+F4+G4*2+SUM(H4:N4))/13;1)

+ Xếp loại theo công thức sau (Gõ vào ô P4 công thức):

= IF(AND(N13>=8,MIN(C13:M13)>=6.5),"Giỏi",IF(AND(N13>=6.5,MIN(C13:M13)

>=5),"Khá",IF(AND(N13>=5,MIN(C13:M13)>=3.5),"TB",IF(AND(N13>=3.5,

MIN(C13:M13)>=2),"Yêú", "Kém"))))

Trong ô D2 gõ công thức:

Cách 1 = IF (C2 >= 8; ”Giỏi”; IF (C2 >= 6,5;

”Khá”; IF (C2 >= 5; ”Trung bình”;

”Yếu”)))

Cách 2 = IF (C2 < 5; “Yếu”; IF (22 < 6,5; “Trung

bình”; IF (C2 < 8; “Khá”; “Giỏi”)))

Trong ô D2 gõ công thức:

= IF (C2 >= 5; “Đậu”; “Rớt”)

- Tính Phụ cấp chức vụ (PCCV) theo yêu cầu sau:

+ Nếu Chức vụ là GĐ thì PCCV là 5000

+ Nếu Chức vụ là PG hoặc TP thì PCCV là 4000

+ Nếu Chức vụ là PP hoặc KT thì PCCV là 3000

+ Nếu Chức vụ là BV và ngày công trên 22 thì PCCV là 1500

+ Còn lại không có PCCV

Trong ô E2 gõ công thức:

= IF(C2 = “GĐ”; 5000; IF (OR (C2 =”PG”; C2=”TP”); 4000; IF (OR (C2 = “PP”; C2 =

”KT”); 3000; IF (AND (C2 = “NV”; D2 > 22); 1500; 0))))

Chú ý:

- Số hàm IF dùng luôn luôn là số trường hợp - 1 (nói cách khác: Nếu có N trường hợp thì

dùng N -1 hàm IF)

- Để tránh lỗi khi viết công thức thì tuân thủ nguyên tắc: "Mở bao nhiêu ngoặc thì đóng bấy nhiêu ngoặc” (hay: sử dụng N hàm IF thì đóng N dấu ngoặc).

1 Greate than > = 5 > 3 → True = A1 > B1 → True

2 Less than < = 5 < 3 → False = A1< B1 → False

3 Equal to = = 5 = 3 → False = A1= B1 → False

4 Greate than or Equal to >= = 5 >= 3 → True = A1>= 3 → True

6 Less than or Equal to <= = 5 <= 3 → False = A1<= 3 → False

7 Not Equal to <> = 5 <> 3 → True = A1 <> 3 → True

C/ HÀM XỬ LÝ CHUỖI:

1 Hàm LEFT:

a- Dạng hàm: LEFT (Biểu thức chuỗi; N)

b- Công dụng: Dùng để giữ lại N ký tự của Biểu thức chuỗi kể từ phía bên trái qua.

c- Ví dụ:

= LEFT (“Trung nam”; 5) → Trung

= LEFT (“S001”; 1) → S

= LEFT (“Pari ISO 2005”; 8) → Pari ISO

2 Hàm RIGHT:

a- Dạng hàm: RIGHT (Biểu thức chuỗi; N)

b- Công dụng: Dùng để giữ lại N ký tự của Biểu thức chuỗi kể từ phía bên phải qua.

c- Ví dụ:

= RIGHT (“Trung nam”; 3) → nam

= RIGHT (“S001”; 1) → 1

= RIGHT (“ùPari ISO 2005”; 9) → ISO 2005

3 Hàm MID:

a- Dạng hàm: MID (Biểu thức chuỗi; M; N)

b- Công dụng: Dùng để giữ lại N ký tự kể từ vị trí thứ M trong Biểu thứ c chuỗi.

c- Ví dụ:

= MID (“MIOROSOFT;6 ; 4) → SOFT

= MID (“S001”; 3; 2) → 01

= MID (“ISO 2005”; 2 ; 3) → SO

4 Hàm LOWER:

a- Dạng hàm: LOWER (Biểu thức chuỗi)

b- Công dụng: Dùng để chuyển Biểu thức chuỗi thành chữ viết thường.

c- Ví dụ:

= LOWER (“Trung tâm”) → trung tâm

= LOWER (“S001”) → s001

= LOWER (“LÁ BAY ISO 2005”) → lá bay iso 2005

5 Hàm UPPER:

a-Dạng hàm: UPPER (Biểu thức chuỗi)

b- Công dụng: Dùng để chuyển Biểu thức chuỗi thành chữ in hoa.

c- Ví dụ:

= UPPER (“Trung tâm”) → TRUNG TÂM

= UPPER (“s001”) → S001

= UPPER (“Lá bay ISO 2005”) → LÁ BAY ISO 2005

6 Hàm PROPER:

a- Dạng hàm: PROPER (Biểu thức chuỗi)

b- Công dụng: Dùng để chuyển các ký tự đầu tiên của từ trong Biểu thức chuỗi thành chữ

in hoa

c- Ví dụ:

= PROPER (“việt nam”) → Việt Nam

= PROPER (“PHÙ CÁT 2”) → Phù Cát 2

= PROPER (“lê thị mộng dừa”) → Lê Thị Mộng Dừa

Chú ý: Trong Excel không thể ban hành công thức cho một cell trong đó tham chiếu

tới chính nó, mà công thức kiểu đó gọi là tham chiếu xoay vòng (circular refrence) Do đó ta

phải thực hiện như sau:

- Tạm dùng một khối cell nào đó làm trung gian

- Lập công thức với hàm chỉnh sửa dữ liệu (Lower, Upper, …)

- Quét chọn khối trung gian, gõ: Ctrl-C (hoặc Edit\ Copy)

- Trở lại cell cần sửa, gọi: Edit\ Paste Spacial\ Value\ OK để lấy giá trị đã sửa

- Cuối cùng ta xoá khối cell trung gian đó, công việc chỉnh sửa dữ liệu hoàn thành

Adjacent to

(Toán tử này dùng để

&

= 1234 & 4567 → 1234567

ghép nối 2 chuỗi, 2 số,

số và chuỗi với nhau)

= 100 & “ năm cô đơn” → 100 năm cô đơn

= “Anh” & “ Tôi” → Anh Tôi

D/ HÀM THỜI GIAN:

1 Hàm DAY:

a- Dạng hàm: DAY (Biểu thức ngày)

b- Công dụng: Hàm cho kết quả là ngày trong Biểu thức ngày.

c- Ví dụ:

2 Hàm MONTH:

a- Dạng hàm: MONTH (Biểu thức ngày)

b-Công dụng: Hàm cho kết quả là tháng trong Biểu thức ngày.

c-Ví dụ:

3 Hàm YEAR:

a- Dạng hàm: YEAR (Biểu thức ngày)

b- Công dụng: Hàm cho kết quả là năm (bốn chữ số) trong Biểu thức ngày.

c- Ví dụ:

= YEAR (“02/07/05”) →2005

4 Hàm NOW:

a- Dạng hàm: NOW()

b- Công dụng: Hàm cho kết quả là ngày giờ hiện tại.

c- Ví dụ:

= NOW() → 12/08/2005 3:55

5 Hàm TODAY:

a- Dạng hàm: TODAY()

b- Công dụng: Hàm cho kết quả là ngày hiện tại.

c- Ví dụ:

= TODAY() → 12/08/2005

Chú ý:

- Hàm NOW(), TODAY() sẽ phụ thuộc vào ngày bạn thực hiện hàm đó, do đó kết quả không phải lúc nào cũng như trên

- Giá trị của Biểu thức ngày phải đặt trong cặp dấu nháy đôi, chẳng hạn: “05/09/2005”…

E/ HÀM THỐNG KÊ:

1 Hàm COUNT:

• Dạng hàm: COUNT (Dãy cell)

• Công dụng: Hàm dùng để đếm số cell chứa giá trị là số trong Dãy cell.

• Ví dụ: Tính tổng số sinh viên trong danh sách.

Cách 1 = COUNT (A3:A12)

Cách 2 = COUNT (D3:D12).

Cách 3 = A12 - A3 + 1

Chú ý: - Hàm này chỉ đếm những ô chứa trị số

- Ta cũng có cách tính khác: cell cuối - cell đầu + 1

2 Hàm COUNTIF (COUNT = đếm, IF = nếu → COUNTIF = Đếm theo điều kiện):

• Dạng hàm: COUNTIF (Dãy cell; Cell)

• Công dụng: Dùng để đếm số lần xuất hiện của cell trong dãy cell thoả điều kiện đặt ra.

Trong đó:

- Dãy cell: là vùng cần đếm số cell, nó phải là địa chỉ tuyệt đối.

- Cell: cũng có thể là một điều kiện nào đó Trong điều kiện có dùng <, >, = thì phải đặt

trong cặp dấu nháy đôi “…”, chẳng hạn: “>1975”, “Giỏi”,…

• Ví dụ:

- Đếm số sinh viên sinh trước năm 1975

= COUNTIF (D3:D13; “<1975”) → 4

- Đếm số sinh viên Nam

= COUNTIF (D3:D13; “Nam”) → 6

- Tính cột TỔNG SỐ trong BẢNG TỔNG HỢP

= COUNTIF ($F$3:$F$13;H3) → 4 (Giỏi)

3 Hàm SUMIF (SUM = tổng, IF = nếu → SUMIF = Tính tổng theo điều kiện):

• Dạng hàm: SUMIF (Dãy cell 1; Cell; Dãy cell 2)

• Công dụng: Dò trong Dãy cell 1 tìm ô nào có giá trị giống như giá trị của Cell thì cộng

số tương ứng tại vị trí đó trong Dãy cell 2 Trong đó:

- Dãy cell 1: là vùng chứa những ô cần xét thoả điều kiện, nó phải là các địa chỉ tuyệt đối

- Cell: cũng có thể là một điều kiện nào đó Trong điều kiện có dùng <, >, = thì phải đặt trong cặp dấu nháy đôi “…”, chẳng hạn: “>1975”, “Giỏi”,…

- Dãy cell 2: là vùng chứa những ô sẽ được tính tổng, nó phải là các địa chỉ tuyệt đối

• Ví dụ: Tính tổng số lượng, tổng doanh thu cho từng tên hàng là:Sữa, Đường, Bột ngọt Cách 1 Chỉ ghi công thức 1lần rồi sao chép các ô còn lại.

= SUMIF ($B$3:$B$9; B13; $C$3: $C$9) (trong ô C13)

= SUMIF ($B$3:$B$9; “B13; $E$3: $E$9) (trong ô D13)

Cách 2 Dùng công thức cho các ô, không sao chép.

= SUMIF (B3: B9; “Sữa”; C3: C9) (trong ô C13)

= SUMIF (B3: B9; “Đường”; C3: C9) (trong ô C14)

= SUMIF (B3: B9; “Bột ngọt”; C3: C9) (trong ô C15)

= SUMIF (B3: B9; “Sữa”; E3: E9) (trong ô D13)

= SUMIF (B3: B9; “Đường”; E3: E9) (trong ô D14)

= SUMIF (B3: B9; “Bột ngọt”; E3: E9) (trong ô D15)

F/ HÀM TÌM KIẾM VÀTHAM CHIẾU:

1 Hàm VLOOKUP (Vertical Look Up = Dò tìm theo cột dọc):

• Dạng hàm: VLOOKUP (Giá trị dò tìm; Bảng dò tìm; Cột tham chiếu; Cách dò)

• Công dụng: Tìm giá trị trong bảng, nếu tìm thấy lấy giá trị cột được chỉ ra,trongđó:

- Giá trị dò tìm: là giá trị sẽ được dò tìm (Gtdt có thể là số, ký tự hay địa chỉ ô).

- Bảng dò tìm: là dãy cell mà cột đầu tiên (cột 1) luôn chứa các trị để dò tìm còn các

cột tiếp theo (từ cột 2 trở đi) chứa các trị để ta tham chiếu, dãy cell đó phải là địa chỉ tuyệt đối

- Cột tham chiếu: là số thứ tự cột của bảng tính từ trái qua phải, cột đầu tiên là 1.

- Cách dò: là 1 nếu dãy cell đã được sắp xếp; là 0 nếu dãy cell chưa sắp xếp.

• Ví dụ:

- Điền tên CLB dựa vào Bảng mã câu lạc bộ

= VLOOKUP (MID (B3; 2;2); $D$12 : $E$19; 2; 0)

- Điền tên nước dựa vào Bảng mã nước

= VLOOKUP (LEFT(B3; 1); $A$12 : $B$19; 2; 0)

- Tính Định mức, Phụ thu dựa vào Bảng phụ.

= VLOOKUP (B3; $B$13: $E$16; 2; 0)

= VLOOKUP (B3; $B$13: $E$16; 3; 0)

- Điền vào cột Ghi chú dựa vào Bảng phụ

= VLOOKUP (B3; $B$13: $E$16; 4; 0)

2 Hàm HLOOKUP (Horizontal Look Up = Dò tìm theo hàng ngang):

• Dạng hàm: HLOOKUP (Giá trị dò tìm; Bảng dò tìm; Hàng tham chiếu; Cách dò).

• Công dụng: Tìm giá trị trong bảng, nếu tìm thấy thì lấy giá trị hàng được chỉ ra

Trong đó:

- Giá trị dò tìm: là giá trị sẽ được dò tìm (Gtdt có thể là số, ký tự hay địa chỉ ô).

- Bảng dò tìm: là dãy cell mà hàng đầu tiên (hàng 1) luôn chứa các trị để dò tìm còn các

hàng tiếp theo (từ hàng 2 trở đi) chứa các trị để ta tham chiếu, dãy cell đó phải là địa chỉ tuyệt đối

- Cột tham chiếu: là số thứ tự hàng của bảng tính từ trái qua phải, hàng đầu tiên là 1.

- Cách dò: là 1 nếu dãy cell đã được sắp xếp; là 0 nếu dãy cell chưa sắp xếp.

• Ví dụ:

- Điền vào Phòng ban dựa vào Bảng mã

= HLOOKUP (RIGHT(B3;2); $A$11:$E$13; 2; 0)

- Tính Lương cho các nhân viên dựa vào Bảng mã

= HLOOKUP (RIGHT(B3;2); $A$11:$E$13; 3; 0)

Chú ý: Một câu hỏi nhỏ được đặt ra:

- Khi nào dùng hàm VLOOKUP và khi nào dùng hàm HLOOKUP? Ta có thể thấy, khi trường hợp bảng dò tìm có số cột nhiều hơn số hàng thì ta dùng hàm HLOOKUP, ngược lại nếu bảng dò tìm có số hàng nhiều hơn số cột thì dùng hàm VLOOKUP

- Vậy thì hai hàm VLOOKUP và HLOOKUP khác nhau ở điểm nào? Về nguyên tắc hoạt động đều giống nhau, nó chỉ khác nhau:

+ VLOOKUP: dò tìm ở cột trái và tham chiếu số liệu ở các cột bên phải

+ HLOOKUP: dò tìm ở hàng trên cùng và tham chiếu số liệu ở các hàng phía dưới

Ví dụ minh hoạ:

- Cách 1 Dùng hàm VLOOKUP.

= VLOOKUP (LEFT (C3; 1); $H$4: $J$10; 2; 0) (cột 2)

= VLOOKUP (LEFT (C3; 1); $H$4: $J$10; 3; 0) (cột 3)

- Cách 2 Dùng hàm HLOOKUP

= HLOOKUP (LEFT (C3; 1); $C$15: $I$17; 2; 0) (dòng 2)

= HLOOKUP (LEFT (C3; 1); $C$15: $I$17; 3; 0) (dòng 3)

4 Hàm RANK:

• Dạng hàm: RANK (CELL; DÃY CELL).

• Công dụng: Dùng để xếp hạng cho CELL trong DÃY CELL Trong đó: DÃY CELL

phải là địa chỉ tuyệt đối

• Ví dụ:

- Xếp vị thứ các học sinh sau:

Gõ công thức trong ô D3: = RANK (C3; $C$3: $C$13)

- Xếp vị thứ thi đua giữa các lớp trong toàn trường:

+ Điểm còn lại (Gõ vào ô F3 công thức):

= 250 - D3 - E3

+ Vị thứ (Gõ vào ô G3 công thức):

= RANK(F3;$F$3:$F$24)

3 Hàm MATCH:

• Dạng hàm: MATCH (CELL; DÃY CELL; Cách dò).

• Công dụng: Tìm CELL trong DÃY CELL nếu tìm thấy xác định hàng hoặc cột chứa

giá trị tìm thấy

- DÃY CELL: phải là địa chỉ tuyệt đối

- Cách dò: là 1 nếu dãy cell đã được sắp xếp; là 0 nếu dãy cell chưa sắp xếp

• Ví dụ: Dùng hàm Match tìm số hàng hoặc cột của Cell được chỉ ra trong Dãy cell: