Khóa học Powerpoint cơ bản dành cho người mới bắt đầu

Các bước làm Powerpoint Đầu tiên, bạn sẽ chọn một hình ảnh để làm hình nền, hay còn gọi background, cho bài thuyết trình của bạn.. Cách chèn video vào Powerpoint Để chèn video vào trong

LỜI MỞ ĐẦU

Chào bạn,

Bạn đọc những dòng này nghĩa là bạn đang muốn học cách sử dụng phần mềm Microsoft Powerpoint để phục vụ cho công việc hoặc học tập của bạn Tôi biết bạn rất bận rộn nên tôi sẽ không làm mất thời gian của bạn thêm nữa

Trước khi bắt đầu học, để bạn tin tưởng và thoải mái khi học, tôi xin tự giới thiệu đôi chút về bản thân Tôi tên Trương Thành Công, tôi đã tốt nghiệp Thạc sỹ Quản trị kinh doanh, đồng thời cũng tốt nghiệp Thạc sỹ Hành chính công Trong quá trình học tập từ bậc đại học đến thạc sỹ, tôi rất nhiều lần sử dụng phần mềm Microsoft Powerpoint để phục vụ cho việc thuyết trình các đề tài của mình Đó có thể là thuyết trình theo nhóm và thuyết trình cá nhân Ngoài ra, trong quá trình công tác, tôi cũng nhiều lần sử dụng phần mềm Microsoft Powerpoint phục vụ cho việc trình bày các kế hoạch của đơn vị Những kỹ năng về thuyết trình và thiết kế bài thuyết trình bằng Powerpoint đã giúp tôi được sếp và đồng nghiệp ưu ái hơn Do đó, tôi rất sẵn lòng hướng dẫn cho bạn cách sử dụng phần mềm Powerpoint, cũng như chia sẻ cách học Powerpoint nhanh nhất

Trong quá trình học hoặc làm theo hướng dẫn trong sách, nếu bạn có thắc mắc hoặc chưa hiểu điều gì, hãy đặt câu hỏi trên website www.hocpowerpoint.com hoặc qua kênh Youtube hoặc qua fanpage trên Facebook, tôi và những cộng sự của tôi luôn

ở đây để giúp bạn ngay lập tức

Chúc bạn học thật tốt, chúng ta hãy cùng bắt đầu nào!

Cách tải phần mềm Microsoft Powerpoint về máy tính

Tại thời điểm tôi viết quyển sách này, Microsoft Office 365 là phần mềm tin học văn phòng mới nhất Bạn có thể tìm mua phần mềm này tại các cửa hàng tin học với giá dao động từ 950.000 đồng đến 11.000.000 đồng cho một năm sử dụng Đừng

lo lắng! Nếu bạn sử dụng cho mục đích cá nhân, bạn chỉ cần sử dụng phần mềm phiên bản dành cho một người sử dụng với mức giá 950.000 đồng là được

Đối với các phiên bản cũ hơn, bạn cũng có thể mua ở các cửa hàng tin học hoặc tải trên các website Việt Nam Quyển sách này tôi sẽ sử dụng phần mềm Microsoft Powerpoint 2007 để hướng dẫn các bạn Tôi sẽ cập nhật quyển sách này lên những phiên bản Microsoft 2010, 2013, 2016 nếu bạn có nhu cầu Hãy gửi thư về cho tôi nhé

Cách cài đặt phần mềm Powerpoint cho máy tính

Cách cài đặt phần mềm Powerpoint rất đơn giản Bạn cho đĩa phần mềm vào ổ đĩa máy tính Khi hệ thống khởi động cài đặt, tại cửa sổ ‘Enter your

Product Key’, bạn gõ 25

ký tự trên đĩa vào và nhấp nút Continue để tiếp

tục

Tiếp theo, tại cửa sổ

‘Read the Microsoft Software License Terms’,

bạn nhấp vào ô trống trước dòng ‘I accept the terms of this agreement’

và nhấp nút Continue để

tiếp tục

Tại cửa sổ ‘Choose the installation you want’,

nhấp nút Install Now để

cài đặt

Cách mở Powerpoint trên máy tính

Tôi đang sử dụng máy tính

sử dụng Windows nên tôi sẽ hướng dẫn bạn cách mở Powerpoint trên máy tính sử dụng Windows

Trên màn hình Desktop, bạn chọn Start hoặc biểu tượng cửa sổ ở góc trái bên dưới màn hình Sau đó bạn chọn Microsoft Office Cuối cùng bạn chọn Microsoft Office Powerpoint

Các bước làm Powerpoint

Đầu tiên, bạn sẽ chọn một hình ảnh để làm hình nền, hay còn gọi background, cho bài thuyết trình của bạn

Sau đó, bạn tạo slide tiêu đề và các slide nội dung

Tiếp theo, bạn tạo hiệu ứng theo kịch bản cho các slide

Cuối cùng, bạn trình chiếu thử

Cách tạo thêm trang slide mới trong Powerpoint

Khi bạn mở Powerpoint lên, chương trình sẽ tự động có 1 slide tiêu đề với 1 ô text box dành để viết tiêu đề ‘title’ và 1 ô text box dành để viết phụ đề ‘subtitle’ Bạn

có thể xem thêm ở hình bên dưới

Để tạo thêm trang mới trong Powerpoint, tại mục Home, bạn nhấp chuột phải chọn New Slide

Hoặc bạn nhấp chuột trái lên màn hình bên dưới slide, và chọn New Slide

Cách chèn video vào Powerpoint

Để chèn video vào trong bài thuyết trình Powerpoint, bạn hãy nhấp chuột trái

chọn chức năng Insert > Nhấp chuột trái chọn Movie > Nhấp chuột trái chọn file

video > Nhấp nút OK

Phần mềm sẽ hiện lên một hộp thoại ‘How do you want the movie to start in

the slide show?’ để hỏi bạn muốn chạy file video này như thế nào Bên dưới có 2 ô để

bạn chọn Ô bên trái là ‘Automatically’ tức là file video sẽ tự động chạy khi đến slide này Ô bên phải là ‘When Clicked’ nghĩa là file video chỉ chạy khi bạn nhấn nút

Cách chạy video trong Powerpoint

Ở phần trên, bạn đã gặp hộp thoại mà Powerpoint hỏi bạn cách chạy video như thế nào Nếu bạn muốn video tự chạy khi bạn đến slide này, hãy nhấp chọn

‘Automatically’ Nếu bạn muốn video chỉ chạy khi bạn cho phép, hãy nhấp chọn

‘When Clicked’, nghĩa là video chỉ chạy khi bạn nhấn nút

Trong trường hợp bạn đã chọn một trong hai nút ở trên nhưng bạn suy nghĩ lại

và muốn thay đổi lựa chọn, bạn hãy chọn công cụ ‘Options’ ( ô vuông màu đỏ trên

hình) Tại mục ‘Play Movie’ ( ô vuông màu xanh dương trên hình), bạn chọn nút

mũi tên hướng xuống, tại đây sẽ có 3 lựa chọn cho bạn ( Bạn được thêm một lựa chọn nữa!) như sau:

‘Automatically’: Công dụng như trên nhưng tôi cũng nói lại để bạn nắm, chức

năng này cho phép video của bạn tự động chạy khi đến slide này

‘When Clicked’: Công dụng như trên tôi đã nói, video của bạn sẽ chỉ được

chạy khi bạn cho phép bằng cách nhấn nút bất kỳ

‘Play across slides’: Chức năng này cho phép bạn tiếp tục chiếu video cho dù

bạn đã nhấn nút qua slide tiếp theo

Cách chèn hình ảnh vào Powerpoint

Cách chèn hình ảnh cũng rất đơn giản Bạn chọn ‘Insert’, chọn ‘Picture’, sau

đó chọn hình ảnh mà bạn muốn chèn vào

Cách chỉnh kính thước ảnh trong Powerpoint

Để chỉnh kích thước hình ảnh, bạn chọn hình ảnh mà bạn muốn chỉnh kích

thước, bạn sẽ thấy có 4 hình tròn nhỏ ở 4 góc (tôi có đánh dấu bằng vòng tròn màu đỏ trên hình) và 4 hình vuông nhỏ ở cạnh (tôi có đánh dấu bằng hình vuông màu xanh

dương trên hình)

Bạn nhấp chọn và giữ hình tròn nhỏ ở góc để kéo hình theo đường chéo

Bạn nhấp chọn và giữ hình vuông ở cạnh để kéo hình theo đường ngang hoặc đường dọc

Tôi khuyến khích bạn chỉnh kích thước theo đường chéo để giữ tỷ lệ hình rõ nét giúp người xem thích hơn

Để chỉnh kích thước hình ảnh theo nhiều hình dạng khác nhau và phù hợp với nội dung mà bạn đang trình bày thì bạn vui lòng xem thêm Bộ tài liệu hướng dẫn Powerpoint nâng cao, có rất nhiều chức năng nâng cao hơn phục vụ nhu cầu của bạn

Cách chèn hình động vào Powerpoint

Cách chèn hình động trong Powerpoint cũng tương tự như cách chèn hình như trên, bạn cần lưu ý là hình động sẽ không chạy liền khi bạn chèn vào mà hình động chỉ chạy khi ở chế độ trình chiếu

Cách chèn nhạc vào Powerpoint

Để chèn nhạc vào Powerpoint, bạn chọn ‘Insert’, sau đó bạn chọn tiếp ‘Sound’ (có

hình cái loa) và chọn file âm thanh mà bạn muốn chèn vào

Cách làm hiệu ứng trong Powerpoint

Để tạo hiệu ứng chuyển slide hoặc hiệu ứng cho từng khung chữ hoặc hình ảnh, bạn

chọn chức năng ‘Animations’

Cách tạo hiệu ứng chạy từng chữ trong Powerpoint

Nếu bạn muốn tạo hiệu ứng chạy từng chữ khi thuyết trình, bạn sẽ làm theo các bước rất đơn giản sau:

Bạn chọn khung chữ bạn muốn, sau đó bạn chọn ‘Animations’, nhấp chuột trái chọn ‘Custom Animations’

Ở khung ‘Custom Animations’, bạn nhấp chuột trái chọn ‘Add Effect’, nhấp chuột trái chọn tiếp ‘Entrance’, nhấp chuột trái chọn ‘More Effect’, chọn ‘Color

Typewriter’ hoặc ‘Swish’ và nhấn nút OK

Cách sử dụng Custom Animation trong Powerpoint

Bằng các thao tác tạo hiệu ứng chạy từng chữ như trên thì bạn đã vào chức năng

‘Custom Animation’, chức năng này có rất nhiều kiểu biểu diễn đẹp và chuyên

nghiệp để bạn lựa chọn, bạn hãy chạy thử từng cái để tìm ra cái mình thích và phù hợp với bài thuyết trình nhất Mỗi khi bạn chọn một hình biểu diễn, Powerpoint sẽ chạy

thử để bạn xem Nếu bạn không biết nên chọn gì thì bạn có thể chọn mục ‘Random

Effects’, Powerpoint sẽ tự động chọn hiệu ứng cho bạn và không giống nhau

Cách chèn hình nền vào Powerpoint

Để chèn hình nền (hay còn gọi

là background) vào Powerpoint, bạn chọn ‘Design’, chọn tiếp ‘Background Styles’, chọn tiếp ‘Format

Background’

Tại cửa sổ ‘Format

Background’, mục ‘Fill’, bạn chọn

‘Picture or texture fill’,

Tại mục ‘Insert from:’, chọn

‘File’, chọn hình nền bạn muốn chèn

vào, chọn ‘Apply to All’, nhấn nút

‘Close’

Để thay đổi background trong Powerpoint, bạn cũng thực hiện tương tự

Cách trình bày slide Powerpoint đẹp, ấn tượng và chuyên nghiệp

Cách lưu Powerpoint

Sau khi đã hoàn thành bài thuyết trình trong Powerpoint, để lưu lại, bạn hãy

chọn chức năng có hình logo Office ở góc trên bên phải màn hình, chọn ‘Save’

Ở cửa sổ ‘Save As’, bạn hãy chọn ‘Tools’, chọn tiếp ‘Save Option’

Bạn chọn tiếp ‘Embed fonts in the file’, chọn ‘Embed all characters (best for

editing by other people’ Điều này sẽ giúp các font chữ trong bài thuyết trình của bạn

không bị biến dạng khi chuyển sang máy tính khác

 Tại sao lại như vậy? Bạn đã thực hiện lệnh đính kèm toàn bộ font chữ bạn

sử dụng vào file Powerpoint của bạn, vì vậy bạn có thể yên tâm mang file Powerpoint sang các máy tính khác mà không sợ máy tính đó không có font của bạn

Cách in slide trong Powerpoint

Để in các slide ra giấy để làm tài liệu, bạn chọn biểu tượng logo Office ở góc

trên bên phải, chọn ‘Print’ Hộp thoại ‘Print’ như hình dưới sẽ hiện ra

Tại ô ‘Print what:’ (tôi đã đánh dấu bằng ô vuông màu đỏ), chọn ‘Slides’ nếu

bạn muốn in 1 slide là 1 trang giấy

Cách in nhiều slide trong Powerpoint

Để in 4 slide Powerpoint trong cùng 1 trang giấy, tại ô ‘Print what:’, bạn chọn

‘Handouts’ Tại mục ‘Handouts’ mà tôi đánh dấu bằng ô vuông màu xanh dương, bạn chọn số 4 tại mục ‘Slides per page’

Để in Powerpoint 6 slide trên 1 trang giấy, bạn làm tương tự như trên nhưng

chọn số 6 tại mục ‘Slides per page’

Cách chạy slide trong Powerpoint

Chạy slide trong Powerpoint có 2 cách: Một là chạy slide tự động trong

Powerpoint, tức là bạn cho phép Powerpoint tự chạy Hai là Powerpoint chỉ chạy khi bạn nhấn nút, hay nói cách khác là khi bạn cho phép

Để chạy slide, bạn chọn ‘Slide Show’, bạn chọn ‘From Beginning’ nếu muốn chạy slide từ đầu hoặc chọn ‘From Current Slide’ nếu bạn muốn bắt đầu chạy từ

slide bạn đang mở

Cách chọn phông chữ cho Powerpoint

Trong phần này tôi sẽ giúp bạn chọn phông chữ cho bài thuyết trình của bạn

Về cơ bản, bạn cần 2 phông chữ: Một cho title và subtitle, một cho phần chữ còn lại của bài thuyết trình

Tôi sẽ chỉ cho bạn 2 loại kiểu chữ cơ bản nhất, đó là phông chữ có chân, hay còn gọi là Serif font, và phông chữ không có chân, hay còn gọi là San serif font Dưới đây là mô tả hai kiểu chữ này

Serif San serif

Cách tạo phông chữ đẹp cho Powerpoint

Sau khi cài đặt, phần mềm Powerpoint đã chứa rất nhiều phông chữ đẹp và đủ dùng nếu bạn không quá cầu kỳ Tuy nhiên khi gõ tiếng Việt có dấu, thì tôi khuyên bạn chỉ nên chọn những font chữ Unicode phổ thông như Arial, Tahoma, Times New Roman,…Điều này giúp bạn không mất nhiều thời gian chọn phông, người đọc cũng không bị mỏi mắt và lạ lẫm với kiểu chữ của bạn

Các font chữ đẹp trong Powerpoint

Tôi đã chọn lọc và tìm kiếm những font chữ đẹp nhất mà bạn có thể sử dụng trong bài thuyết trình của mình Ví dụ như Các font chữ đẹp cho thiết kế

Bạn có thể sử dụng font chữ lớn cho tiêu đề và font chữ nhỏ hơn cho nội dung Bản thân tôi thường sử dụng Open Sans Open Sans là một font chữ rất nổi tiếng trên thế giới Nó trông có vẻ dễ đọc và nhiều kiểu để tôi chọn cho tiêu đề và nội dung

Tuy nhiên, không phải font chữ nào cũng sử dụng được trong Powerpoint Do

đó, bạn hãy chọn 2 font chữ bạn thích nhất, cài đặt nó và kiểm tra xem nó có hiển thị trong Powerpoint không và nếu nó hiển thị tốt, hãy chọn nó để sử dụng cho bài thuyết trình của bạn

Trong ví dụ bên dưới, bạn thấy rằng đây là font Campton, nó có thể là một font chữ tuyệt vời cho tiêu đề lớn Chữ to, đậm và cực kỳ dễ đọc

Một điều quan trọng bạn nên nhớ là font chữ sẽ ảnh hưởng đến kiểu thuyết trình

và tâm trạng của bạn nên hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn được font chữ phù hợp

Ví dụ nếu bạn chuẩn bị bài thuyết trình có hơi hướng hoài cổ, có thể gọi là retro, thì bạn chọn các font chữ cũ Bạn chuẩn bị thuyết trình về công nghệ, bạn có thể

sử dụng font chữ Tesla Điều này sẽ giúp bài thuyết trình của bạn thú vị hơn, cá tính hơn và người đọc hứng thú hơn

Kích thước slide Powerpoint

Để thay đổi kích cỡ trang chiếu, bạn chọn mục ‘Design’, chọn tiếp ‘Page Setup’ Tại hộp thoại ‘Page Setup’, ở mục ‘Slides sized for:’, nếu bạn muốn hiển thị màn hình tiêu chuẩn 4:3 thì bạn chọn ‘On-screen Show (4:3)’, hoặc nếu bạn muốn hiển thị màn hình rộng 16:9 thì bạn chọn ‘On-screen Show (16:9)’

Cách download mẫu slide Powerpoint đẹp thuyết trình

Hiện tôi đang liên tục cập nhật bổ sung các mẫu slide Powerpoint đẹp trên website chuyên đề Học Powerpoint tại www.hocpowerpoint.com, bạn có thể truy cập vào website này để download các mẫu slide Powerpoint đẹp dành cho thuyết trình

Bài tập Powerpoint

Các bài tập Powerpoint đang có tại website trên, tôi cũng đang cố gắng dành thời gian để cập nhật các bài tập từ cấp độ dễ đến khó Hi vọng sau khi hoàn thành các bài tập, kỹ năng của bạn cũng được cải thiện đáng kể

LỜI KẾT

Giáo trình Powerpoint cơ bản đến đây đã kết thúc Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hay gặp khó khăn nào trong quá trình đọc quyển sách này, tôi rất sẵn lòng nhận những phản hồi của các bạn để cải thiện nó tốt hơn Bạn có thể liên lạc với tôi qua website

www.hocpowerpoint.com , tôi thường xuyên cập nhật thông tin và nhận các bình luận trên đó

Chúc bạn ngày càng hoàn thiện các kỹ năng và thành đạt trong cuộc sống!

HẾT