quan li thu vien

Phân tích và thiết kế hệ thốngđề tài quản lý thư viện

Trong tình hình đất nước đang có chuyển biến to lớn, Đảng và Nhà nước ta coi trọng vấn

đề áp dụng tin học vào các lĩnh vực đời sống xã hội Sự công nghiệp hóa và hiện đại hóa của đất nước rất cần đến sự phát triển công nghệ thông tin Tin học ở Việt Nam tuy mới phát triển nhưng đã khẳng định được vị trí quan trọng trong quá trình cải thiện nâng cao hiệu quả góp phần đổi mới trong nền kinh tế, đặc biệt là lĩnh vực quản lý

Đề tài này đề cập đến việc ứng dụng của tin học trong công tác quản lý thư viện nói chung và quản lý thư viện Trường Đại Học Thành Đô

Trong nền kinh tế thị trường của nước ta hiện nay đòi hỏi nhu cầu thông tin đa dạng phong phú Chính vì vậy áp dụng tin học vào công tác quản lý sẽ tạo điều kiện xây dựng một

hệ thống thông tin quản lý thỏa mãn những tiêu chuẩn tối ưu nhất về phương tiện và thao tác

mà kinh nghiệm chưa nhiều nên chương trình của chúng em không tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô giáo cũng như của các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn

Chương I: Khảo sát tình hình thực tế Trường cao đẳng kinh tế - kỹ thuật

1.1 Giới thiệu về Trường Đại học Thành Đô

Trường Đại học Thành Đô nằm trên Xã Kim Chung, huyện Hoài Đức, TP.Hà Nội

Điện thoại liên hệ: 043.386 1763 - 043.386 1791, Fax: 043.386 1693Email: daihocthanhdo@thanhdo.edu.vn

Loại hình trường: Đại học tư thục

Cơ quan quản lý (cấp trên): Bộ giáo dục đào tạo

Ngành nghề đào tạo: Đa ngành

“Sứ mạng của Đại học Thành Đô là đào tạo những sinh viên có phẩm chất đạo đức chính trị,

có trình độ chuyên môn nghiệp vụ chất lượng cao đáp ứng nhu cầu của người học và của thị trường lao động trong thời đại mới của nền kinh tế tri thức”

Các Trung tâm

Trung tâm tuyển sinh và giới thiệu việc làm

Trung tâm Thông tin thư viện

Khoa Điện – Điện tử

Khoa Công nghệ thông tin

1.2 Hoạt động của thư viện Trường Đh Thành Đô:

Trung tâm Thông tin - Thư viện trường Đại Học Thành Đô có tổng diện tích sử dụng gần 400m2 với 7 phòng chức năng

Với mục tiêu hoạt động là tổ chức, khai thác, lưu trữ và cung cấp thông tin tư liệu trong các lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế, xã hội, nhân văn phục vụ cho công tác đào tạo

và nghiên cứu khoa học của cán bộ giảng viên và sinh viên toàn trường

Nhìn chung, việc quản lý sách của thư viện chủ yếu là làm thủ công trên giấy tờ, máy tính chưa hỗ trợ nhiều và chưa có phần mềm quản lý

1.2.1 Tổ chức thư viện:

Giám Đốc THs Nguyễn Thị Hảo

1.2.2 Nguyên tắc quản lý thư viện:

Cán bộ viên chức, giáo viên, học sinh trong trường CĐ – KT Kỹ thuật mới được mượn sách

a,Đối với cán bộ thư viện:

- Khi học sinh có yêu cầu làm thẻ thì cán bộ thư viện sẽ làm thủ tục cấp thẻ cho học sinh và ghi vào sổ theo dõi độc giả của thư viện, còn đối với cán bộ giáo viên thì chỉ cần có giấy xác nhận của Trưởng bộ môn hoặc thẻ cán bộ

- Nếu độc giả đủ điều kiện mượn sách thì cán bộ thư viện tiến hành thủ tục cho mượn sách

và yêu cầu độc giả ký tên vào sổ theo dõi hàng ngày của thư viện

- Khi có sách mới về thì cán bộ thư viện tiến hành vào sổ theo dõi sách có của thư viện và

in danh sách để độc giả tham khảo

- Có trách nhiệm hướng dẫn độc giả nội quy và quy định của thư viện

- Đảm bảo phục vụ nhanh chóng, chính xác hiệu quả nhu cầu mượn và đọc của độc giả

- Quản lý khai thác sử dụng có hiệu quả trang thiết bị, tài liệu thuộc phạm vi thư viện

- Có thái độ pục vụ văn minh lịch sự

-Trường hợp độc giả mượn sách quá hạn, hư hỏng, mất sách thì cán bộ thư viện sẽ gửi giấy yêu cầu đền sách hoặc phạt tiền

-Tất cả các trường hợp thu tiền của độc giả đều phải có hóa đơn thu tiền, có sổ theo dõi và quyết toán

b Đối với độc giả:

- Độc giả được tra cứu, khai thác thông tin đọc và mượn tài liệu

- Độc giả có nghĩa v ụ:

+ Xuất trình thẻ thư viện

+Nếu đủ điều kiện mượn sách thì độc giả sẽ tự tra phích và ghi vào phiếu yêu cầu mượn sách

+ không cho người khác mượn thẻ hoặc dung thẻ của người khác

+ Nếu mất thẻ phải báo ngay cho cán bộ thư viện

+ Tuân thủ hướng dẫn của cán bộ thư viện, tôn trọng cán bộ thư viện và các độc giả khác

+ không được mượn tài liệu khác khi chưa trả tài liệu đang mượn, không được mang tài liệu của thư viện ra ngoài khi chưa được phép của cán bộ thư viện

+ Không làm hư hỏng mã số, mã vạch trên tài liệu

+ Có ý thức giữ gìn tài sản của thư viện, không đánh tráo, xé rách, gạch xóa hoặc làm hu hỏng tài liệu của thư viện

+ Không được hút thuốc, mang đồ ăn vào thư viện gây mất cảnh quan của thư viện

C Quy Định bồi thường

Làm mất sách phải bồi thường bằng cuốn khác có giá trị tương đương nhưng phải được

sự đồng ý của cán bộ thư viện Hoặc bị phạt tiền

* Hướng phát triển của đề tài:

Hệ thống xây dựng cần đạt được các yêu cầu:

- Khắc phục được những điểm yếu của hệ thống hiện tại

- Bổ xung chức năng cần thiết

- Dễ sử dụng

- Đáp ứng tốt các yêu cầu báo cáo, chuyển đổi qua lại với hệ thống cũ

Tóm lại việc xây dựng và thiết kế một hệ thống quản lý nhằm đáp ứng và khắc phục những hạn chế nói trên và mang tính thực tiễn cao

1.3 Các Yêu Cầu Về Quản Lý Thư Viện

*Quản Lý Độc Giả:

Mỗi độc giả khi đến mượn sách phải có thẻ thư viện và phiếu yêu cầu

THẺ THƯ VIỆN Trường ĐH Thành Đô Ảnh 3x4 Thẻ Thư Viện Mã Thẻ:………

Họ Tên:………

Lớp :………

Khoa :………

Có Giá Trị Đến Hết:…./… /…

Ngày… Tháng… Năm…

Phụ Trách Thư Viện

Ngày Trả TT Sách

Trả

Mã

Vi Phạm

Hinh thuc

Xử : Lý

Ký Ten

Mã SáchTên SáchMã PLTên PLTên Tác GiảTên NXBNăm XBMã sách hủyTên

Sách hủylý do

SỔ THEO DÕI SÁCH:

SỐ :………

 Phiếu Nhập Sách

* Nhập sách mới

+ Đăng kí cá biệt

+ Đưa vào sổ đang ký

Đóng sổ sách mới bổ xung trước hết phải được phân loại theo nội dung cơ cấu bảng phân loại sách của thư viện và thực hiện khâu nghiệp vụ thư viện hoàn chỉnh để đưa sách vào kho Quá trình xử lý như sau:

Hệ thống quản lý đến nhiều giấy tờ, vì vậy việc bảo quản, tìm kiếm mất nhiều thời gian

Hệ thống mắc phải nhiều sai sót, công việc quản lý gặp nhiều khó khăn khi số lượng độc giả tăng, do vậy việc kiểm tra thời gian mượn, số sách mượn điều phải làm thủ công vì vậy xảy ra nhiều sai sót trong quá trình sử lý.Việc phân loại sách cũng mất nhiều thời gian

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Mã sáchTên SáchTên NXBNăm XBTên Tác GiảDVTĐơn giáSố

2.1 Mục đích yếu cầu của hệ thống

2.2.1 Mục đích:

Mục đích của đề tài là khảo sát phân tích thiết kế chương trình quản lý sách thư viện để hiểu biết và phục vụ cho việc mượn trả sách, quản lý đầu sách, quản lý độc giả và thống kê báo cáo tại thư viện sao cho có hiệu quả

2.1.2 Yêu cầu:

Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc của quản lý thư viện từ đó đi đến khảo sát, phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện đúng theo yêu cầu, cuối cùng là phải thết kế được chương trình với các chức năng đã chỉ rõ ở bước phân tích hệ thống

Mỗi luồng biểu đồ dữ liệu gồm 4 thành phần:

+ Chức năng xử lý (Proces) Ký hiệu:

+ Luồng thông tin ra, vào (Data flows) Ký hiệu:

+ Kho dữ liệu (Data store) Ký hiệu:

+ Tác nhân ngoài (External Entiry) Ký hiệu:

2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu Đồ phân cấp chức năng (BPC) là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã đần dần

các chức năng từ đại thể dến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và

quan hệ duy nhất giữa các nút chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền nút, là quan

hệ bao hàm Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc cây

* Đặc điểm của BPC là:

- Cho một cái nhìn khái quát, dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng

nhiệm vụ cần thực hiện (thường ở mức diễn tả logic)

- Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống

- Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ thấy các chức năng mà không cho

- Thiếu sự trao đổi thông tin giữa các chuwcsa năng

* Các thông tin đầu vào, đầu ra:

- Thông tin đầu vào:

+ Thông tin về độc giả như: Họ tên, ngày tháng, năm sinh, lớp, khoa…

+ Thông tin về sách: mã số sánh, tên sách, Phân loại, tên tác giả, nhà xuất bản, năm

xuất bản, số lượng, ngày nhập, đơn giá

- Thông tin đầu ra:

+ Thông tin độc giả

+ Thông tin sách

+ Thông tin mượn trả

* Xác định và phân tích các chức năng:

- Quản ký độc giả: chức năng này quản lý vấn đề sau: Nhập độc giả, làm thẻ, tìm

kiếm độc giả, hủy thẻ

- Quản lý sách: chức năng này quản lý: nhập sách, phân loại sách, thông tin sách,

hủy sách

- Quản lý mượn trả: chức năng này quản lý mượn sách, trả sách và sử lý vi phạm.

- Thống kê báo cáo: chức năng này quản lý việc thống kê các thông tin về độc giả,

thông tin về sách, thông tin mượn trả sách

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu.

* Biểu đồ luồng dữ liệu: Mang tính động cho ta nhìn thấy được toàn cảnh hoạt động của

hệ thống, và thấy được mối liên hệ logic giữa các chức năng qua việc các chức năng chuyển giao thông tin cho nhau Thông tin ra của chức năng này sẽ là thông tin vào của chức năng kia

+ Các chức năng: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu Một chức năng được

biểu diễn bởi một hình tròn hay là một hình ovan, teeb\n chức năng có thể là một động từ, có thể thêm bổ ngữ nếu cần

+ Các luồng dữ liệu: Một luồng dữ liệu hay là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra

một chức năng nào đó Một luồng dữ kiệu được vẽ dưới dạng một mũi tên trên đó có ghi luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu có thể là một danh từ kèm thêm tính từ nếu cần

+ Các kho dữ liệu: Một kho dữ liệu là một dữ liệu được lưu lại, để có thể được truy nhập

nhiều lần về sau Kho dữ liệu được vẽ dưới dạng 2 đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu Tên của kho dữ liệu phải là một danh từ, kèm theo tính từ nếu cần

+ Tác nhân ngoài: Là một người hay một nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực

nghiên cứu của hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống tác nhân ngoài sẽ được vẽ bằng hình chữ nhật với 2 nét kép 2 bên, tên c ủa tác nhân được ghi bên trong Nó có thể là danh từ kèm theo tính từ nếu cần

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống, được mô tả ở một

trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của

mô hình Tác nhân trong được vẽ trong một mô hình chữ nhật trong đó có ghi tên tác nhân trong Tên tác nhân trong là một động từ có thể kèm bổ ngữ nếu cần

Tên kho dữ liệu

Tên tác nhân ngoài

Tên chức năng

Tên luồng dữ liệu

* Biểu Đồ Phân Cấp Chức năng

Tác nhân trong

2.QL Độc Giả Báo cáo thống kê

3.Báo cáo thống kê

3.2 Báo cáo có vi phạm

3.3 Báo cáo sách tồn

3.4 Thống kê độc giả mượn/trả 2.4 Xỷ lý vi phạm

2.3 Ql độc giả trả sách

* Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

* Biểu Đồ Luồng Dữ Liệu Mức Đỉnh

Phiếu y/c mượn

Y/c làm thẻ

Báo chỉnh sửaY/c tt về mượn/trảTrả sáchCấp sách

Thông báo đã sửa

Độc giả xem TT về sách

Y/c nộp phạt

Y/c mua sách Sách mua

Y/c báo cáo, thống kê

* Biểu Đồ Dữ Liệu Mức Dưới Đỉnh

1 QL

sách

2.QL độc giả

3.Báo cáo, thống kê

Cho độc giả xem TT sách Y/c nộp phạt

TT về mượn/trả

TB đã sửaCấp thẻ

Nộp phạtBáo chính sácY/c cung cấp TT về mượn/trảY/c làm thẻ

Cc tt

về sách

Tt phản hồi

+ Chức Năng 2.Quản Lý Độc giả

1.7

Gia hạn

1.4

Nhập sách

+ Chức năng báo cáo

2.2

TB đã sửa

Y/c cấp TT trả sách

TT trả sách

TT về mượn sách

CC TT về mượn sáchNộp phạt

Y/c nộp phạt

CC TT về độc giả mượn sách

TT về độc giả mượn sách

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

3.1

Cán Bộ TV

3.3

TK báo cáo sách tồn

Vi phạm

Y/c báo cáo, TK độc giả

báo cáo độc giả

Báo cáo sách mượn trả

3.1 Chuẩn hóa các lược đồ Quan hệ

* chuẩn hóa sách (từ sổ theo dõi sách):

Sau khi chuẩn hóa về dạng 3NF ta có 2 Quan hệ

Masach

Tensach Tentacgia TenNXB NamXB Masachhuy Tensachhuy Maphanloai

Maphanloai

Tenphanloai

Masachhuy

Tensachhuy Lydo

Masach

Tensach Tentacgia TenNXB NamXB Masachhuy Maphanloai

* chuẩn hóa theo dõi mượn trả:

Sau khi chuẩn hóa về dạng 3 NF ta có 4 Quan Hệ:

THẺ (Mathe, Hoten, Tenlop, Tenkhoa).

SÁCH MƯỢN(Masach, Tensach, Ngaymuon, Ngayhentra, TTsachmuon).

Mathe Masach

Tensach Ngaymuon Ngayhentra TTsachmuon NgayTra TTsachtra TTgiahansach Mavipham hinhthucxuly

Masach

Tensach Ngaymuon Ngayhentra TTsachmuon

Mathe Masach

NgayTra TTsachtra TTgiahansach Mavipham hinhthucxuly

Mavipham

hinhthucxuly

Mathe Masach

NgayTra TTsachtra TTgiahan Mavipham

VI PHAM(Mavipham, hinhthucxuly).

SÁCH TRẢ(Mathe, Masach, NgayTra, TTsachtra,TTgiahan, Mavipham).

 chuẩn hóa thẻ thư viện:

Sau khi chuẩn hóa về dạng 3NF ta có 3 quan hệ

LỚP(Malop, Tenlop).

KHOA(Makhoa, Tenkhoa).

ĐỘC GIẢ(Mathe,Hoten, Ngaycap, Ngayhethan, Malop, Makhoa).

* Chuẩn hóa phiếu nhập sách

Malop

Tenlop

Mathe

Hoten Ngaycap Ngayhethan Malop Makhoa Tenkhoa

Makhoa

Tenkhoa

Mathe

Hoten Ngaycap Ngayhethan Malop Makhoa

Sau khi chuẩn hóa về dang 3NF ta có 4 Quan hệ:

NHÀ CUNG CẤP(MaNCC, TenNCC, Điachi).

SỐ PHIẾU(soPN, ngayPN, MaNCC).

SÁCH MUA(Masach, Tensach, TenNXB, NamXB, Tentacgia, ĐVT,

Đơngia)

SỐ LƯỢNG(soPN, Masach , soluong).

KẾT QUẢ THU ĐƯỢC C ÁC QUAN HỆ:

NHÀ CUNG CẤP(MaNCC, TenNCC, Điachi).

SỐ PHIẾU(soPN, ngayPN, MaNCC).

soPN

Masach Tensach TenNXB NamXB Tentacgia ĐVT Đơngia Soluong

2NF

Masach

Tensach TenNXB NamXB Tentacgia ĐVT Đơngia

soPN

Masach soluong

3NF

MaNCC TenNCC Điachi

soPN

ngayPN MaNCC

KHOA(Makhoa, Tenkhoa).

ĐỘC GIẢ(Mathe,Hoten, Ngaycap, Ngayhethan, Malop, Makhoa).

THẺ (Mathe, Hoten, Tenlop, Tenkhoa).

SÁCH MƯỢN (Masach, Tensach, Ngaymuon, Ngayhentra, TTsachmuon).

VI PHAM (Mavipham, hinhthucxuly).

SÁCH TRẢ(Mathe, Masach, NgayTra, TTsachtra,TTgiahan, Mavipham).

SACH(Masach, ensach, Tentacgia, TenNXB, NamXB, Maphanloai, Masachhuy) SÁCH HỦY (Masachhuy, Tensachhuy,Lydo).

PHANLOAI (Maphanloa i , Tenphanloai)

3.2 Thiết kế Cơ Sở Dữ Liệu

3.2.1 Bảng dữ liệu NHÀ CUNG CẤP.

3.2.2 Bảng dữ liệu SỐ PHIẾU

3.2 3 Bảng dữ liệu SÁCH MUA

3.2.4 Bảng dữ liêu SỐ LƯỢNG

3.27 Bảng dữ liệu ĐỘC GIẢ

3.2.9 Bảng dữ liệu SÁCH MƯỢN

3.2.10 Bảng dữ liệu VI PHẠM

3.2.11 Bảng dữ liệu SÁCH TRẢ

3.2.13 Bảng dữ liệu SÁCH HỦY

3.2.14 Bảng dữ liệu PHÂN LOẠI

Masach

TensachNgaymuonNgayhentraTTsachmuon

SÁCH

Masach

TensachTentacgiaTenNXBNamXBMaphanloaimasachhuy

SÁCH HỦY

masachhuy

tensachhuylydo

SỐ PHIẾU

soPN

NgayPNMaNCC

SỐ LƯỢNGsoPN

masachsoluong

SÁCH MUA

Masach

TensachTenNXBTentacgiaNamXBDVTDongia

* Bảng ĐỘC GIẢ

* Bảng LỚP

* Bảng SÁCH MUA

* Bảng SỐ LƯỢNG

* Bảng NHÀ CUNG CẤP

*Bảng SỐ PHIẾU

* Bảng SÁCH MƯỢN

* Bảng SÁCH TRẢ

* Bảng PHÂN LOẠI

* Bảng VI PHẠM

* Bảng SÁCH

* Bảng SÁCH HỦY

* Bảng KHOA

3.3.2 Mô Hình Thực Thể Liên Kết

CHƯƠNG IV THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH

4.1.1 Giới Thiệu Chung về Ngôn Ngữ Microft Access.

MS Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu của hang Microsoft chạy trên môi trường Windows trên đó có các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh chương trình cho hầu hết các bài toán Quản lý thường gặp trong thực tập Với Microsoft Access , mọi người

sử dụng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà vẫn có được một chương trình hoàn chỉnh Sáu đối tượng mà Access cung cấp cho mọi người dung là: Bảng(Table), Truy Vấn(Query), Biểu Mẫu( Form), Báo Cáo(Report), Maco và Module Các đối tượng này có đầy đủ khả năng lưu trữ dữ liệu, thống kê, kết xuất, báo cáo thông tin và tự động cung cấp nhiều các tác vụ khác

Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là hệ quản trị CSDL quan hệ( Relation Data Base) Access cung cấp công cụ Winzar để tự động tạo bảng, truy vấn, báo cáo hỗ trợ cho người dùng Ta có thể sử dụng việc phân tích bảng để tránh dư thừa dữ liệu Access hỗ trợ rất tốt cho những người mới bước vào tin học Với Winzard và các phương tiện hoạt động khác, sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức trong viêc xây dựng và thiết kế chương trình

Hế Quản Trị CSDL:Theo địn nghĩa thông thường cơ sỏ là một tập hợp dữ liệu lien quan đến một chủ đề hay một công việc nào đó,có thể hiểu cơ sở dữ liệu là hệ chuyên dung

để lưu trữ quản lysmoij thông tin mà ta cần, và nó phải có khả năng truy xuất đồng thời

Cơ Sở Dữ Liệu Quan Hệ: Là cơ sở dữ liệu trong đó các dữ liệu được đặt trong các bảng

có quan hệ, mỗi bảng có hình thức cột, mỗi cột gọi là một vùng mỗi hang là một bản ghi Hầu hết các Hệ Quản Trị CSDL hiện nay đều lưu trữ và xử lý thông tin bằng mô hình Quản trị CSDL quan hệ

Một hệ CSDL có 3 khả năng chính:

Định nghĩa dữ liệu

Xử lý dữ liệu

Kiểm soát dữ liệu

Toàn bộ các chức năng trên nằm trong các tính năng mạnh mẽ của Microsoft Access

Định nghĩa dữ liệu:

Xác định dữ liệu nào sẽ được lưu trữ trong một CSDL, loại các dữ liệu và mối quan hệ giữa các dữ liệu