Bài tiểu luận tin học

Bài tiểu luận tin họcI.PHẦN MỞ ĐẦU Đối với mọi tổ chức vai trò của cách quản lý và điều hành có vai trò quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của tổ chức. Quản lý và điều hành tổ chức tốt sẽ giúp tổ chức nâng cao khả năng hoạt động hiệu quả và sử dụng nguồn nhân lực một cách tối ưu hiệu quả nhất. Để đưa ra được các quyết định tốt thì điều cần chú ý đầu tiên phải là chất lượng nguồn thông tin, ví dụ như các nguồn thông tin về nhân lực, tài lực, vật lực, môi trường,…Bởi vì thông tin là cơ sở để đưa ra các quyết định quản lý hay cách điều hành tổ chức.Tuy nhiên, thông tin trong tổ chức dung để quản lý và điều hành không thể tồn tại riêng lẻ dưới dạng thông tin thô mà phải được sắp xếp thành hệ thống thông tin thống nhất và chính xác phù hợp với tổ chức thì mới giúp ích cho nhà quản lý, đáp ứng yêu cầu của tổ chức. Do vậy, hệ thống thông tin là công cụ trực tiếp tác động đến chất lượng của quyết định quản lý và cách điều hành của một tổ chức. Ngoài ra, hệ thống thông tin còn giúp nhà quản lý và điều hành đưa ra các chiến lược cạnh tranh, các quyết định kinh doanh, hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ của tổ chức.

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TIỀU LUẬN MÔN: THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

NỘI DUNG 6: GIẢI THÍCH CÁCH QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH MỘT TỔ CHỨC THÔNG QUA HỆ THỐNG THÔNG TIN NHỮNG YẾU TỐ NÀO CÓ Ý NGHĨA QUYẾT ĐỊNH ĐẾN HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG TỔ CHỨC CHO VÍ DỤ MINH HỌA

HỌ VÀ TÊN: LÝ THỊ NHÀN

LỚP: KH16A6

NGÀY SINH: 04/12/1997

MÃ SỐ SINH VIÊN: AH150376

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: Th.s HOÀNG THỊ KIM CHI

HÀ NỘI 2017

I PHẦN MỞ ĐẦU

Đối với mọi tổ chức vai trò của cách quản lý và điều hành có vai trò quan trọng, có ý nghĩa quyết định đến sự thành công của tổ chức Quản lý và điều hành tổ chức tốt sẽ giúp tổ chức nâng cao khả năng hoạt động hiệu quả

và sử dụng nguồn nhân lực một cách tối ưu hiệu quả nhất Để đưa ra được các quyết định tốt thì điều cần chú ý đầu tiên phải là chất lượng nguồn thông tin,

ví dụ như các nguồn thông tin về nhân lực, tài lực, vật lực, môi trường,…Bởi

vì thông tin là cơ sở để đưa ra các quyết định quản lý hay cách điều hành tổ chức.Tuy nhiên, thông tin trong tổ chức dung để quản lý và điều hành không thể tồn tại riêng lẻ dưới dạng thông tin thô mà phải được sắp xếp thành hệ thống thông tin thống nhất và chính xác phù hợp với tổ chức thì mới giúp ích cho nhà quản lý, đáp ứng yêu cầu của tổ chức Do vậy, hệ thống thông tin là công cụ trực tiếp tác động đến chất lượng của quyết định quản lý và cách điều hành của một tổ chức Ngoài ra, hệ thống thông tin còn giúp nhà quản lý và điều hành đưa ra các chiến lược cạnh tranh, các quyết định kinh doanh, hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ của tổ chức

Hệ thống thông tin gồm nhiều yếu tố tạo thành như yếu tố con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu,…để có một hệ thống thông tin chất lượng tốt nhất, nhà quản lý cần chú ý nhiều hơn cả đến yếu tố con người và yếu tố dữ liệu, vì nếu con người là yếu tố xây dựng và thực hiện các yếu tố còn lại thì

dữ liệu là yếu tố có ý nghĩa như nguồn nguyên liệu cơ bản và thiết yếu để con người có thể xây dựng và thực hiện cả quá trình vận hành của hệ thống thông tin

II PHẦN NỘI DUNG

1 Các khái niệm liên quan

- Quản lý (theo quản lý học đại cương) là sự tác động có tổ chức, có đích hướng của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiêu dự kiến

- Điều hành là hoạt động đưa ra định hướng lên kế hoạch, phân công nhiệm vụ và ra các quyết định để thi hành

- Tổ chức theo Ducan(1981) được định nghĩa là tập hợp các cá nhân riêng lẻ tương tác lẫn nhau, cùng làm việc, cùng hướng tới những mục tiêu chung và mối liên hệ làm việc của họ được xác định theo

cơ cấu nhất định

- Hệ thốn là một tập hợp nhiều phần tử ( đối tượng ) có mối liên hệ tương tác với nhau, ràng buộc nhau một cách có quy luật để tạo thành một thể thống nhất nhằm thực hiện một số chức năng hay một

số mục tiêu nhất định, hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra các yếu tố đầu ra trong một quá trình xử

lý có tổ chức

- Thông tin là kết quả của một tiến trình vận dụng và tổ chức dữ liệu theo cách thức bổ sung them kiến thức của người nhận

- Hệ thốn thông tin là hệ thống dung các nguồn tài nguyên bao gồm con người (người sử dụng và các chuyên gia về công nghệ thông tin), phần cứng (máy tính, các phương tiện lưu trữ và truyền dữ liệu), phần mềm (các chương trình, thủ tục) để thực hiện các hoạt động nhập vào, xử lý, đưa ra, lưu trữ và kiểm soát nhằm chuyển các tài nguyên dữ liệu thành các sản phẩm thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm các hoạt động chủ yếu như nhập dữ liệu vào, xử lý dữ liệu, đưa thông tin ra, lưu trữ, kiểm soát, quản lý hệ thống Thực hiện các hoạt động này nhằm cung cấp khả năng xử lý

dữ liệu cho một đơn vị cỡ phòng ban hay cả tổ chức và làm căn cứ

để làm quyết định tốt hơn

- Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống hợp nhất các cơ sở dữ liệu và các dòng thông tin làm tối ưu cho việc thu thập, phân tích, lưu trữ, truyền dẫn và trình bày thông tin trong một tổ chức nhiều cấp, có nhiều thành phần thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau đạt được mục tiêu thống nhất của hoạt động quản lý

2 Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin trong tổ chức

Các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin bao gồm:

- Con người: gồm những người sử dụng và các chuyên gia về hệ thống thông tin Người sử dụng là người trực tiếp sử dụng hệ thống thông tin và các sản phẩm thông tin mà hệ thống tạo ra Các chuyên gia về

hệ thống thông tin là người xây dựng và vận hành hệ thống thông tin Đó là các nhà phân tích hệ thống, các nhà lập trình và các kỹ sư tin học Trong tổ chức, người sử dụng cụ thể là các nhà quản lý và đội ngũ nhân sự của tổ chức

- Phần cứng là tất cả các thiết bị và các phương tiện kỹ thuật dung để

xử lý thông tin Trong đó chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dung để lưu trữ và vào ra dữ liệu, mạng lưới viễn thông dùng để truyền dữ liệu

- Phần mềm bao gồm các chương trình máy tính, các phần mềm hệ thống và các phần mềm chuyên dụng , các thủ tục dành cho người sử dụng

- Thủ tục là các quy trình hoạt động, các thủ tục giao tiếp giữa người

và máy

- Nguồn dữ liệu bao gồm các dữ liệu là dữ liệu thô của hệ thống thông tin Dữ liệu có thể có nhiều dạng như văn bản, âm thanh, hình ảnh,

…

Trong các yếu tố trên, yếu tố có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin trong tổ chức là yếu tố con người và yếu tố nguồn dữ liệu

Về yếu tố con người, trước hết hệ thống thông tin phải luôn gắn kết với các quy trình nghiệp vụ và hoạt động của đội ngũ nhân sự trong

tổ chức Việc tổ chức và sử dụng các nguồn tài nguyên cơ bản trong

hệ thống thông tin nhằm đạt mục đích của tổ chức đều do con người xây dựng, sử dụng, vận hành và thay đổi Muốn có một hệ thống thông tin đáp ứng đủ các yêu cầu chủ yếu của tổ chức thì phải có những nhà phân tích, nhà lập trình và các kỹ sư tin học giỏi Khi đã

có một hệ thống thông tin tốt thì yêu cầu thiết yếu là phải có những người sử dụng hệ thống giỏi, có tình độ tin học nhất định Như vậy, con người là yếu tố chi phối các yếu tố còn lại, có ý nghĩa quyết định đến các yếu tố còn lại, bởi vì suy cho cùng thì hệ thống thông tin là do con người tạo ra, phục vụ con người, không có con người sẽ không có tổ chức, không có hệ thống thông tin

Về yếu tố nguồn dữ liệu, đối với hệ thống thông tin thì nguồn

dữ liệu đóng vai trò như nguồn sống của hệ thống, nếu không có

dữ liệu thì hệ thống thông tin không thể tồn tại, nó sẽ chỉ là một

hệ thống lý thuyết, không thể vận hành vào một tổ chức nào Mặt khác, nguồn dữ liệu là cơ sở để các nhà quản lý ra quyết định và

để tổ chức thực hiện các nghiệp vụ, vì vậy, nguồn dữ liệu đầy đủ

và chính xác sẽ giúp hệ thống thông tin trong tổ chức đáp ứng đủ các yêu cầu của tổ chức, giúp tổ chức hoạt động hiệu quả, ngược lại, nguồn dữ liệu ít, không chính xác sẽ làm các quyết định của nhà quản lý không chính xác, gây thiệt hại cho tổ chức

Vậy,có thể khẳng định con người và nguồn dữ liệu là hai yếu tố

có ý nghĩa quyết định đến hệ thống thông tin

3 Giải thích cách quản lý và điều hành của tổ chức thông qua hệ thống thông tin

Qua những kiến thức ở trên về hệ thống thông tin trong tổ chức, có thể minh họa cách quản lý và điều hành của tổ chức thông qua hệ thống thông tin bằng sơ đồ sau:

a, Hệ thống thông tin quản lý hoạt động của Ủy ban nhân dân xã Hạnh Phúc( huyện Quảng Uyên, tỉnh Cao Bằng)

- Khi người dân đến ủy ban làm các dịch vụ công thì cán bộ công chức ở phòng tiếp dân sẽ tiếp nhận dữ liệu về yêu cầu của người dân, sau đó nhập dữ liệu vào máy tính, lúc này hệ thống thông tin khởi động và bắt đầu chạy phần mềm kiểm tra hoạt động của hệ thống, tiếp

đó máy tính sẽ hiển thị lệnh “ghi tệp” hoặc “in bản ghi”, dữ liệu sẽ được máy tính phân tích và phân loại Sau khi đã xử lý dữ liệu, tiếp tục đưa kết quả dữ liệu đã xử lý diễn giải và nhập vào máy tính để dữ liệu về người dân lưu trữ vào hệ thống và thông báo cho người dung khác của hệ thống, ví dụ trường hợp người dân đến thay sổ hộ khẩu thì sau khi đã gặp người tiếp dân và dữ liệu được nhập, lưu trữ và xử

lý sẽ được thông báo cho người ở phòng tư pháp để người ở phòng này làm và đưa kết quả cho người dân

- Đối với các dịch vụ công, các hoạt động nội bộ có thể là sau một tuần, tình trạng xử lý các dịch vụ và các hoạt động nội bộ đã diễn ra trong tuần sẽ được ghi lại vào hệ thống thông qua máy tính bằng một giao tác, sau đó xử lý dữ liệu( sắp xếp dữ liệu theo chức năng từng phòng trong ủy ban) và lưu trữ , sau đó đưa thông tin ra ngoài theo nhiều dạng, ví dụ như in thành báo cáo cho Chủ tịch Ủy ban, bảng

CQNN cấp trên

Thu thập dữ liệu

Kiểm tra hoạt động của HTTT

Lưu trữ thông tin

Thành viên trong

UBND

Phổ biến thông tin

Kết quả

Xử lý

Người dân Các dịch vụ

công

Hành động

Các hoạt động nội

bộ

Diễn giải

Nhân dân Các cq, tc, cá nhân

liên quan

Làm thủ tục cho người dân

Làm báo cáo nội bộ

Phân phối văn bản đến các phòng

Văn bản từ bên ngoài gửi đến

Hệ thống thông tin quản lý hoạt động của UBNN xã Hạnh Phúc

biểu cho phòng Lao đọng thương binh và xã hội về các đối tượng thuộc diện chính sách đã nhận trợ cấp trong tuần, …

- Đối với các văn bản từ bên ngoài gửi đến, người của bộ phận văn thư lưu trữ sẽ tiếp nhận và ghi sổ công văn, thông báo vào máy tính, sau

đó dùng phần mềm trong máy tính phân loại các loại văn bản và thông báo qua máy tính của các phòng ban còn lại trong ủy ban

- Toàn bộ hệ thống từ lúc khởi động sẽ được kiểm tra hoạt động và kiểm soát quá trình thực hiện, vì vậy nếu có một bộ phận không giải quyết công việc sẽ ảnh hưởng cả hệ thống

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CÔNG TY A

Giải thích:

Hệ thống thông tin quản lý của công ty A được thiết kế theo mô hình

sơ đồ chức năng với phương pháp phân rã chức năng từu trên xuống( top down).Theo kiểu xây dựng này, nhà quản lý và điều hành của công ty sẽ quản lý công ty bằng cách quản lý 3 chức năng quản

lý là quản lý văn phòng, quản lý nhân sự, quản lý thị trường.Trong chức năng quản lý văn phòng, nhà quản lý và điều hành sẽ sử dụng các chương trình, phần mềm do các chuyên gia về hệ thống thông tin

đã thiết lập cùng với phần cứng để quản lý các phòng như phòng tài chính(tiền vốn công ty, tiền lương, thưởng, tiền lãi ), phòng kế hoạch( kế hoạch tuyển dụng nhân sự, kế hoạch mở rộng quy mô công ty, ), phòng hành chính( xử lý các giấy tờ kinh doanh, báo cáo về đối tác,về hồ sơ kinh doanh cho nhà quản lý)

Trong chức năng quản lý nhân sự, tương tự như chức năng quản lý văn phòng, nhà quản lý và điều hành cũng dùng các phần mềm, phần cứng và thủ tục để quản lý nhân sự về các mảng như quản lý hồ sơ(hồ

sơ nhân viên cũ, nhân viên mới vào, nhân viên thực tập), quản lý lương( bảng chấm công, thưởng, hỗ trợ, phạt), thống kê báo cáo(trình

độ nhân viên, ý thức nhân viên,thành tích )

Trong chức năng quản lý thị trường, nhà quản lý và điều hành công

ty sẽ quản lý về thông tin thị trường hiện tại(danh sách đối tác, phạm

vi người tiêu dùng), thông tin thị trường mới (thị hiếu khách hàng, khảo sát sản phẩm mới), chiến lược mở rộng thị trường

Mô hình hệ thống thông tin quản lý công ty A

Thông tin có vai trò đặc biệt quan trọng trong quản lý và điều hành trong mỗi tổ chức, để cho các hoạt động quản lý và điều hành có hiệu quả thì điều không thể thiếu được là phải xây dựng được hệ thống thông tin tối ưu Hệ thống thông tin tối ưu sẽ giúp cho việc lập kế hoạch và ra quyết định được dễ dàng, chính xác và hiệu quả, giúp cho công tác tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra trong tổ chức thuận tiện hơn Con người và nguồn dữ liệu luôn phải được đặt làm yếu tố hàng đầu trong xây dựng và cải tiến hệ thống thông tin.Để làm được điều này phải luôn để yếu tố sang tạo và dựa vào nhu cầu của tổ chức làm kim chỉ nam cho ý tưởng xây dựng hệ thống

Hệ thống thông tin quản lý công ty A

Nhà quản lý và điều hành

Quản lý nhân sự Quản lý thị trường Quản lý văn phòng

Thị trường hiện tại

Hồ sơ Phòng tài chính

Phòng hành

Chiến lược mở rộng thị trường

Phòng kế hoạch

Thống kê, báo cáo