Sự khác biệt giữa microsoft office và google docs

Mục đích chọn đề tài Cung cấp cho người dùng những thông tin cơ bản và chuyên sâu về các tính năng của Microsoft Office và Google Docs từ đó giúp người dùng có thể lựa chọn cho bản thân

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG CƠ SỞ 2

KHOA KINH TẾ ĐỐI NGOẠI

TIỂU LUẬN MÔN TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

SỰ KHÁC BIỆT GIỮA MICROSOFT OFFICE VÀ GOOGLE DOCS

Giáo viên bộ môn: Trần Anh Tài Sinh viên lớp K54CLC5:

Vũ Nguyễn Yến Vi Trịnh Thị Thu Trang

Lê Nguyễn Hoài Thương Đình Hùng Thanh Trang Hoàng Thị Thùy Trang Nguyễn Ngọc Bảo Trân Bùi Công Ngọc Thủy Hồng Thanh Trúc Nguyễn Nhật Vy

MỤC LỤC

Chương 1 LÝ DO VÀ MỤC ĐÍCH CHỌN ĐỀ TÀI 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Mục đích chọn đề tài 2

Chương 2 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ MICROSOFT OFFICE VÀ GOOGLE DOCS 3

2.1 Giới thiệu sơ lược về Microsoft Office 3

2.2 Giới thiệu sơ lược về Google Docs 5

Chương 3 NGHIÊN CỨU SỰ KHÁC NHAU GIỮA MICROSOFT OFFICE VÀ GOOGLE DOCS 8

3.1 Những điểm khác biệt cơ bản giữa Microsoft Office và Google Docs 8

3.1.1 Tích hợp tìm kiếm 8

3.1.2 Công cụ hỗ trợ tiện ích 9

3.1.3 Chia sẻ thuận tiện cho làm việc nhóm 10

3.1.4 Khả năng làm việc Offline 12

3.1.5 Chi phí sử dụng 12

3.1.6 Khả năng đồng bộ và kiểm soát thông tin 13

3.1.7 Các loại định dạng, chèn và biểu mẫu 14

3.2 Ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Office và Google Docs 15

3.2.1 Ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Office 15

3.2.2 Ưu điểm và nhược điểm của Google Docs 17

Chương 4 NHỮNG PHẦN MỀM SOẠN THẢO VĂN BẢN KHÁC HIỆN NAY 19

4.1 OpenOffice.org 19

4.2 ThinkFree Online Office (www.thinkfree.com) Error! Bookmark not defined 4.3 Live Documents (www.live-documents.com) 20

4.4 Acrobat.com (www.acrobat.com) 20

4.5 Kingsoft Office Suite Professional 20

Chương 5 LỰA CHỌN PHẦN MỀM SOẠN THẢO THÍCH HỢP 22

5.1 Làm việc nhóm 22

5.2 Thực hiện những văn bản phức tạp 22

5.3 Làm việc trong điều kiện không có kết nối internet 22

5.4 Dạy và học 23

5.5 Làm form khảo sát 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

Chương 1 LÝ DO VÀ MỤC ĐÍCH CHỌN ĐỀ TÀI

1.1 Lý do chọn đề tài

Trong hoạt động giao tiếp, văn bản là một trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật hiện hành Văn bản được hình thành trong nhiều lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội Chẳng hạn, trong học tập, văn bản được được các bạn học sinh, sinh viên sử dụng làm công cụ tổng kết, báo cáo kiến thức đã học, được giáo viên sử dụng để soạn thảo giáo án lên lớp Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước, văn bản là phương tiện thông tin cơ bản để ghi lại và truyền đạt các quyết định, nghị định, là hình thức cụ thể hóa Pháp luật và điều chỉnh các mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành chính của Nhà nước Trong hoạt động giải trí, soạn thảo văn bản lại có ý nghĩa vô cùng to lớn đối với truyền thông báo chí, là công cụ tuyệt vời để chỉnh sửa và cho ra những ấn phẩm đẹp mắt Vì vậy, có thể kết luận rằng, công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong hầu hết các lĩnh vực đời sống hàng ngày, nó tạo điều kiện cho việc giao tiếp qua mặt chữ được đa dạng và phong phú hơn

Bên cạnh đó, ngày nay, càng có nhiều sản phẩm công nghệ ra đời nhằm phục vụ cho nhu cầu ngày càng tăng của con người trong việc soạn thảo văn bản Và hai cái tên hàng đầu trong lĩnh vực này không thể không nhắc tới chính là Microsoft Office và Google Docs

Từ trước tới nay, Google và Microsoft vốn ở thế "nước sông không phạm nước giếng" vì

ở hai địa hạt khác nhau Trong đó, Microsoft nổi tiếng về phần mềm hệ điều hành và bộ ứng dụng văn phòng dùng cho các dòng máy tính cá nhân, trong khi Google có ưu thế về nền tảng tìm kiếm trực tuyến

Tuy nhiên, khi thế giới công nghệ di động phát triển, cả Google và Microsoft đều quyết liệt mở rộng lãnh thổ và hậu quả tất yếu xảy ra khi cả hai "người khổng lồ” này có những

va chạm trực tiếp

Và nhận thức được tầm quan trọng của công tác soạn thảo văn bản, nhóm chúng tôi đã

làm chủ đề viết bài thu hoạch nhằm nghiên cứu về một số vấn đề trong lĩnh vực chuyên

môn và đưa ra những kết luận khách quan giúp người dùng có thể lựa chọn cho mình phần mềm thích hợp nhất

1.2 Mục đích chọn đề tài

Cung cấp cho người dùng những thông tin cơ bản và chuyên sâu về các tính năng của Microsoft Office và Google Docs từ đó giúp người dùng có thể lựa chọn cho bản thân công cụ phù hợp nhất, bằng cách:

Tiến hành so sánh cụ thể từng tính năng của Microsoft Office và Google Docs

Rút ra kết luận về ưu và nhược điểm của Microsoft Office và Google Docs

Đưa ra lời khuyên đối với người đã và đang sử dụng 2 công cụ này để soạn thảo văn bản

Chương 2 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ MICROSOFT OFFICE VÀ GOOGLE DOCS

2.1 Giới thiệu sơ lược về Microsoft Office

Microsoft Office là một bộ phần mềm văn phòng dành cho máy tính cá nhân, máy chủ và

là các dịch vụ chạy trên hệ điều hành Microsoft Windows và Mac OS X Nó chính là một tổng hợp các ứng dụng có liên quan mật thiết với nhau.Tập hợp tất cả các phần mềm này gộp chung lại và đuợc gọi dưới cái tên phần mềm văn phòng - một ứng dụng hữu ích hỗ trợ trong các công việc nhập dữ liệu hay xử lí ,trình bày các dữ liệu Hiện nay thì phần mềm ứng dụng này được sử dụng trong rất nhiều các lĩnh vực khác nhau của cuộc sống bởi các tình năng vô cùng tuyệt vời của nó

Microsoft Office được giới thiệu lần đầu vào ngày 01-08-1989, được tiếp thị như tên của một gói các ứng dụng, phiên bản đầu tiên bao gồm Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft Powerpoint Phiên bản hoàn thiện nhất hiện tại là Microsoft Office 2016 dành cho Windows 10, được phát hành vào ngày 22-09-2015 và Microsoft Office 2016 dành cho Mac OS X, phát hành vào ngày 09-07-2015

Phiên bản Microsoft Office 2016

Microsoft Office 2016 gồm bộ Office: soạn thảo văn bản Word 2016, soạn thảo bảng tính Excel 2016, soạn thảo trình chiếu PowerPoint 2016, ứng dụng sổ tay tiện ích OneNote

2016, phần mềm quản lý thông tin cá nhân Outlook 2016, phần mềm thiết kế ấn phẩm Publisher 2016 và phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu Access 2016, được tích hợp nhiều tính năng bổ sung và hiệu quả hơn

Mặc dù Microsoft đã rất thành công và thu lại nhiều lợi nhuận từ gói ứng dụng Office tuy nhiên, về lĩnh vực văn phòng trực tuyến thì Microsoft vẫn đi sau Google với Google Apps Vì vậy, trong phiên bản Microsoft Office 2016, Microsoft đã tung ra bộ tiện ích văn phòng Office 365 được phát triển trên nền điện toán đám mây Việc tung ra Office

365 sẽ giúp Bill Gates (người sáng lập ra công ty Microsoft) giành lại miếng bánh của mình đồng thời bắt kịp xu hướng sử dụng của khách hàng Microsoft Office 365 được xem như vũ khí chiến lược của Microsoft trong “trận chiến đám mây” gay cấn

Theo nguồn tin từ trang web công nghệ Softpedia đáng tin cây, phần mềm Office được sử dụng hơn 1 tỷ người trên thế giới, vì vậy chúng ta có thể dễ dàng bắt gặp các tệp tin của

Microsoft Office trên bất kì máy tính nào Nó còn được biết đến như "một trong những phần mềm có giá trị nhất trên thế giới"

Là bộ phần mềm có thu phí được sử dụng nhiều nhất thế giới, Microsoft Office đã thiết lập khái niệm về ứng dụng văn phòng cũng như tự biến mình thành công cụ không thể thiếu trong việc tạo, chỉnh sửa, đọc văn bản, bảng tính, thuyết trình cũng như các tiện ích khác, trở thành một vũ khí tối tân cho mọi nhân viên tận dụng một cách triệt để, và trở thành một người bạn đồng hành trong công việc cũng như đời sống hằng ngày Với phiên bản Office 2016, vị thế của bộ công vụ văn phòng nổi tiếng này sẽ ngày càng vững vàng theo thời gian

2.2 Giới thiệu sơ lược về Google Docs

Google Docs (Google Documents) là một ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn phòng trực tuyến được cung cấp miễn phí bởi Google Nó bao gồm bộ ba ứng dụng: soạn thảo văn bản , soạn thảo bảng tính, soạn thảo trình chiếu

Google Docs tận dụng xu thế điện toán đám mây được xây dựng bởi Google, cho phép bạn lưu dữ liệu lên nền đám mây để có thể chỉnh sửa chúng ở bất kỳ một máy tính nào khác Nó nằm trong gói ứng dụng Google Apps for Work, là ứng dụng mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp Hơn cả lưu trữ thông tin trên mạng, Google Docs còn có đủ chức năng tương tác và hợp tác làm việc cho mọi thành viên, chia sẻ trực tuyến tài liệu đến những người dùng khác từ các địa điểm khác nhau nhưng trong thời gian thực

Tài liệu của người dùng được lưu vào một kho lưu trữ trực tuyến, có thể chia sẻ trên nhiều phương diện: quan sát, sao chép hay sữa chữa dưới sự cho phép của chủ sở hữu

Hơn nữa, tất cả các tài liệu được tạo ra đều tương thích với hầu hết các ứng dụng văn bản khác để có thể dễ dàng quan sát, chỉnh sửa cũng như in ấn

Về mặt bản chất, Google Docs là bộ tổ hợp các công cụ xử lý dữ liệu văn bản và trình chiếu, bao gồm: Document, Drawing, Presentation, Spreadsheet và Form Bất kỳ văn bản tài liệu hoặc trình chiếu nào được tạo bằng Google Docs (hoặc chuyển định dạng thành Doc) đều được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của Google bằng tài khoản của người sử dụng Theo thông tin từ trang hỗ trợ của Google, hãng không giới hạn số lượng văn bản người sử dụng có thể làm việc với Google Docs (mặc dù vẫn còn tồn tại một số giới hạn nhất định) Bên cạnh đó, người dùng có thể lưu trữ tới 1GB các định dạng dữ liệu chưa được chuyển đổi hoàn toàn miễn phí, và lưu lượng thực sự Google hỗ trợ người dùng còn lên tới 10GB (có bao gồm các dịch vụ trực tuyến có trả phí)

Kể từ ngày Google Docs chính thức được công bố vào ngày 07-07-2009, bộ sản phẩm các ứng dụng văn phòng dựa trên nền tảng web đã trải qua nhiều thay đổi và cải tiến, bao gồm về chức năng lẫn giao diện Ứng dụng xử lý văn bản này được khởi đầu với cái tên Writely (trước khi được Google chính thức mua lại), với toàn bộ các tính năng cơ bản nhất Đến thời điểm này, công cụ đã được tích hợp nhiều tính năng định dạng, thay đổi kích thước font, căn lề, cách dòng, tạo mục lục, danh sách tương tự như Microsoft Word Và chúng ta có thể chèn thêm những đối tượng hỗ trợ vào văn bản như phần Header, Footer, bảng cũng như các công thức toán học, ảnh, video trình chiếu :

Bên cạnh đó, chức năng chuyển đổi định dạng của Google Docs cũng đã được cải thiện rất nhiều, hỗ trợ văn bản Microsoft Word, OpenOffice, rich text (RTF), HTML hoặc text đơn thuần (.txt), khiến việc sử dụng của người dùng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều

Một công cụ hỗ trợ chuyển đổi nổi bật khác vô cùng tiện lợi ở đây là ngôn ngữ (hệ thống Google Docs hỗ trợ tới hơn 50 ngôn ngữ phổ biến khác nhau), và lưu trữ văn bản đã được

dịch thành file Google Docs trực tiếp trên tài khoản, còn file gốc của người dùng vẫn được giữ nguyên

Có thể nói đây là một dịch vụ mang tính đột phá của Google, chỉ cần một máy tính có kết nối Internet là bạn đã có thể tạo ra các tập tin tài liệu một cách dễ dàng Nếu biết cách sử dụng, Google Docs hoàn toàn có thể là một kênh giao tiếp hiệu quả trong công việc của bạn

Chương 3 NGHIÊN CỨU SỰ KHÁC NHAU GIỮA MICROSOFT OFFICE VÀ GOOGLE DOCS

Một vài tính năng vượt trội của Microsoft Office phiên bản 2016 và Google Docs sẽ được trình bày dưới đây để làm rõ sự khác biệt về ưu thế trong sử dụng của hai sản phẩm công nghệ này Người dùng có thể xem xét và cân nhắc xem thử liệu nên sử dụng sản phẩm nào là tiện lợi và phù hợp nhất

3.1 Những điểm khác biệt cơ bản giữa Microsoft Office và Google Docs

3.1.1 Tích hợp tìm kiếm

Trong Office 2016, Microsoft đã đưa vào

công cụ Smart Lookup (công cụ tìm kiếm

thông minh), đây là công cụ tìm kiếm mới

hoạt động trên nền dịch vụ tìm kiếm Bing

của hãng này Cho phép người dùng chỉ cần

một cú click chuột để nhận thông tin mà

không cần phải rời trang làm việc

Kết quả tìm kiếm sẽ được hiển thị ở ngay

phía bên phải, bên cạnh bất kỳ tài liệu nào

người dùng đang làm việc Khi bấm vào kết

quả tìm kiếm, trình duyệt sẽ được mở để có

thể đọc được nhiều thông tin hơn

Điểm đặc biệt là Smart Lookup chỉ dựa vào

ngữ cảnh để tìm thông tin, vì vậy rất chính

xác và tiện dụng

Google Docs cũng có một công cụ tìm kiếm tương tự trong, và đã được triển khai từ nhiều năm, nhưng không mạnh mẽ như Smart Lookup, hay thậm chí không được ưa dùng bằng cách tìm kiếm trực tiếp trên Google thông thường

Tuy nhiên, người sử dụng Docs lâu năm sẽ phát hiện một điểm cực kì chuyên nghiệp của tính năng này Khi soạn thảo văn bản, bên cạnh việc tìm kiếm các thông tin, chỉ cần một

cú click chuột, nút Cite sẽ thêm trang web đã chọn và trích dẫn nguồn ở cuối trang cho người dùng Người dùng chỉ việc chọn địa chỉ còn Google sẽ lo tất cả nguồn dẫn cho họ Thậm chí Google Scholar còn cho người dùng biết số lần nguồn đã được trích dẫn trước đó

3.1.2 Công cụ hỗ trợ tiện ích

Microsoft công nhận rằng có rất nhiều các

ứng dụng Office mà người dùng không thể

nhớ hết vị trí để có thể nhanh chóng tìm ra và

sử dụng Vì vậy nhóm nghiên cứu đã tạo ra

một công cụ mới giúp người dùng tiết kiệm

thời gian hơn.Trong thanh Menu trên cùng

của Word, Excel hay PowerPoint, người

dùng nhấn vào "Cho tôi biết bạn muốn gì" và

gõ tên tính năng mà bạn cần Ứng dụng sẽ

tìm và hiển thị chính xác vị trí tính năng bạn

cần Công cụ tìm kiếm này thực sự hữu ích

đối với những ai không thường xuyên sử

dụng Office

Ở Google Docs, cho đến thời điểm hiện tại chưa cho ra mắt loại hình tìm kiếm tính năng thông minh này Tuy nhiên, Google hỗ trợ người dùng nhập văn bản bằng giọng nói và

có thể xem nhiều văn bản cũng một lúc Google Docs còn hỗ trợ một tính năng cực kì tiện dụng mà Office không có được, đó là tính năng lưu liên tục mà không cần click bất kì sự tác động nào

Nếu người dùng không thích các phần tính năng hiện có, họ hoàn toàn có quyền thêm nó vào, khi sử dụng Add-Ons

3.1.3 Chia sẻ thuận tiện cho làm việc nhóm

Tính năng làm việc nhóm là cực kì quan

trọng, vì vậy đến Office 2016, đội ngũ

nghiên cứu của Microsoft đã đẩy tính năng

này đến đột phá Tuy nhiên, nhiều ý kiến cho

rằng các tính năng của Microsoft Office 2016

không thật sự ấn tượng như những gì công ty

này đã quảng bá, bởi vì những tính năng này

chỉ hoạt động tốt đối với Microsoft Word và

duy nhất trên trang web Office.com (miễn

phí của Microsoft) khi có kết nối Internet ổn

định Toàn bộ quá trình này diễn ra khá khó

khăn so với những gì Google làm được

Đầu tiên là sự tích hợp tiện ích với phần

mềm Skype Microsoft đã thêm Skype for

Business vào Word, Excel và PowerPoint

Danh sách chia sẻ sẽ hiển thị thành viên nào

đang truy cập file và bạn có thể liên lạc trực

tiếp tới thành viên đó mà không cần mở ứng

dụng Skype Nhược điểm duy nhất của tính

năng này là chỉ áp dụng cho thiết bị cài đặt

ứng dụng Skype và sử dụng Skype for

Business

Trong Office 2016 có một tính năng rất hay

đó là bạn có thể chia sẻ file Word, Excel và

Power Point với một ai đó Cách thực hiện là

trên menu của Office ta chọn tính năng Share

(nằm ở khu vực trên cùng, bên phải) Ở phần

“Invite People”, ta chọn người muốn chia sẻ

Mục đích hướng các trang thông tin và trang tính trở nên hữu dụng cho tất cả các thành viên trong cùng một nhóm đã được Google khai thác từ rất lâu trước đây Và vì vậy, những tính năng này của Docs, khác với Microsoft, được cho là hoàn thiên, nhanh

phát triển nhiều năm đã mở rộng phạm vi ứng dụng bao gồm Sheets, ứng dụng bảng tính và ứng dụng Slide

Người dùng Docs được phép thao tác cùng một thời điểm, hay nói cách khác nhiều người dùng khác nhau có thể cùng sửa chữa trên cùng một văn bản và đồng thời theo dõi được thao tác của những người khác thông qua các con trỏ có màu sắc khác nhau tương ứng với từng người

Những người sử dụng Google Docs luôn cho rằng khả năng chia sẻ tập tin của chương trình này vô cùng tiện lợi Bên cạnh những tính năng tương tự bộ Office 2016, Google còn cung cấp nhưng công cụ hỗ trợ lý tưởng như (Google Drive, Gmail,…) đều giúp người