Internal control exercise (1)

Một nhân viên của bộ phận cung cấp trung tâm kết hợp tất cả các đơn đặthàng tại mỗi vùng, như Bắc, Bắc Trung, Tây Nguyên và Tây Nguyên, Tây Nam,Đông Nam Bộ và sau đó gửi Bảng Tổng hợp Đơ

DANANG UNIVERSITY OF ECONOMICS INTERNAL CONTROL EXERCISES

MULTIPLE CHOICES QUESTIONS:

1 Organizational governance structure emphasizes the core issues:

A Professional competence and ethics of members of the organization.

B Authority and role of members of the organization.

C Organizational structure.

D Performance and accountability of members of the organization.

2 Risk tolerance is an acceptable variation in operating performance related to achieving the organization's objectives Which of the following statements is not true about setting risk tolerance:

A Determining risk tolerance is part of the organization's objective setting process.

B Risk tolerance is best measured by using unit of measurement as the unit of measurement for the objectives of the organization.

C Setting risk tolerance is a prerequisite for determining how to cope with risks and related control activities.

D Controlling operations within risk tolerance level always ensures the organization achieves its established objectives.

3 Identifying and analyzing risk is a continuous iterative process undertaken to strengthen the organization's ability to achieve its objectives Which of the following criteria do not evaluate the significance of risk:

A Resources used to deal with risk B The speed of influence of risk when arising.

C Persistence or duration of time of impact after risk arises D The likelihood of risk and the impact level of risk.

4 Information is a factor of an organization's internal control system Which of the following reflects information as a part of an internal control system:

A Sources of information of an organization come from inside and outside of that organization and they are very rich and diverse; therefore, the organization needs to control sources of information tightly and reasonably to ensure information is reliable and suitable for use.

B The managements collect or generate and use qualitative and appropriate information from outside and inside the organization to support the operation of other components of internal control system.

C The management collect or generate and use qualitative and appropriate information from outside and inside the organization to plan, implement the plan and check the implementation toward the achievement

of the organization’s objectives.

D The information system of an organization is set up to collect, process and provide information and through which the information system of the organization performs functions of checking and controlling activities of the organization.

5 An internal control system provides a reasonable assurance that objectives of an organization can be achieved Which of the following is not true about setting the objectives of the organization:

A The objective of making a quick report may be part of objectives which assure the effectiveness of the organization.

B The objective of making a quick report may be part of objectives which assure the reliability of organization's reports.

C The objective of improving product quality may be part of objectives which assure the reliability of

organization's reports.

D The objective asset protection is basically part of objectives which assure the effectiveness of operations of the organization.

6 The cost variance analysis and fire alarms are respectively which type of control:

A Preventive control and preventive control.

B Detective control and preventive control.

C Detective control and detective control.

D Preventive control and corrective control.

7 An organization establishes organizational structure, reporting lines and appropriate authorities and responsibilities towards the realization of the organization's objectives In relation to internal control,

A Establishing organizational structure creates clear accountability and effective information flow throughout the organization.

B Establishing organizational structure helps management to review and evaluate organizational structure

in ensuring the suitability and effectiveness of internal control system.

C Establish organizational structure helps the top management and management levels in organizing the implementation of decisions towards achieving organization’s objectives.

D None of above.

8 Organization must demonstrate its commitment to integrity and ethical values Which of the following does not belong to this commitment:

A Organization needs to establish appropriate authority and responsibility.

B Organization needs to assess compliance with the ethical values and integrity of all members of the organization.

C Organization must establish a message from senior management or a common tone in reaching organization’s objectives.

D Organizations must establish codes of ethics that guide behaviors and activities toward achieving organizational objectives.

9 Maintaining information quality is essential to obtaining an effective internal control system Which of the following does not affect the quality of information:

A Accessing to sensitive information is restricted to only the authorized persons.

B Information is easily accessible by persons (authorized) who need to use.

C Data collected must be up to date and collected at a necessary frequency.

D None of above

10 Organizations need to set objectives clearly so that they can identify and evaluate risks that may affect their objectives Which of the following is not true when specifying an organization's objectives:

A Specifying operation objectives clearly helps organization to allocate resources appropriately.

B Financial reporting objectives consistent with requirements of accounting principles are applied in accordance with organization’s characteristics, ensuring the preparation of reliable financial statements.

C Compliance objectives are generally ranked behind operation objectives and reporting objectives on level of priority, requiring organizations to comprehend which laws and regulations are applied to their operations.

D Specifying objectives requires organization to consider the importance of objectives and the priorities

in implementing objectives.

11 Organizations select, develop, and implement ongoing and separate evaluations for internal control system When performing evaluating activities for internal control system, the organization should consider the following issues, except:

A Review the information requirement of management levels in implementing management functions.

B Appoint assessors who have relevant competence and fully understand what is being evaluated.

C Consider level of change in business activity.

D Establish a baseline understanding of design and status of internal control system.

12 The success of applying codes of ethics in an organization is determined by:

A Codes of ethics need to be communicated to all managers and staffs at all levels in the organization.

B The leadership role of management levels in the organization.

C Self-consciousness of members in the organization

D Codes of ethics need to be promulgated in writing.

13 Organizational governance structure consists of the following components, except:

A Regulations and Laws B Independent Audit C Codes of Conduct D None of relevant options

14 Control activities are the actions established through policies and procedures that help ensure that management’s directives to mitigate risks to the achievement of objectives are carried out Which of the following does not belong to control activities:

A Control activities are primarily set up to support the achievement of operational objectives of the organization.

B Control activities support all other components of internal control system but especially coordinating closely with the Risk assessment component of internal control system.

C Control activities include the implementation of segregation of duties principle.

D Control activities are performed at all levels of organization, at all stages of organization's business operations and in the IT environment.

15 Separate evaluations of internal control differ in frequency and scope Which of the following is not true about separate evaluation of internal control:

A The result of ongoing evaluation of internal control affects separate evaluation of internal control system.

B Separate evaluation of internal control are integrated into day-to-day operations of the organization.

C Scope of separate evaluation of internal control is determined by the type of objectives (operating, reporting or compliance) assessed.

D Separate evaluation of internal control depends on significance level of risk and method of risk responses.

16 Function of Board of Directors usually focuses on the following areas, except:

A Strategic planning and organizational structures.

B Delegation of management authority and responsibility.

C Establish the vision, mission and values of the organization.

D Establish appropriate organizational structure, reporting lines, authorities and responsibilities towards the implementation of organization’s objectives.

17 Monitoring activity evaluates whether the components of an organization's internal control system exist and operate as desired Which of the following does not belong to monitoring activities:

A Review of operating reports (such as production reports, sales reports) to detect and correct unusual issues that arise in the execution of transactions.

B Ongoing evaluation is carried out in business activities of the organization and in all departments of the organization.

C Analysis of causes of problems arising in the operation of an organization, from which, weaknesses of internal control system are identified to improve.

D None of above.

18 An organization's internal control only provides a reasonable assurance of achieving organization's

objectives Which of following is not correct:

A The ability to achieve organizational objectives is determined entirely by the effectiveness of internal control system.

B The ability to achieve organizational objectives is affected by inherent limitations of internal control system.

C Reasonable assurance does not mean internal control will help organization always achieve its objectives.

D People, costs and uncertainty factors coming from inside and outside the organization limit the effectiveness of organization's internal control.

19 Specific direct responsibilities of members of BOD may include, except:

A Determine the strategic objectives of the organization.

B Establish an internal control system for the organization.

C Appoint the senior managers of the organization.

D Monitor implementation process of organizations’ objectives and policies.

20 Internal control is not an event or circumstance, but a repetitively flexible process, and

A Internal control is activities integrated in the organization's activities and in the manner of managing the organization.

B Internal control processes are daily managed by basic management activities: planning, implementing and checking.

C Internal control needs to be set up separately from organization's activities to ensure the effectiveness

of internal control.

D Internal control processes have no significant impact on cost of organization.

21 On the basis of corporate governance, non-executive board members are considered to play a key role

in executing responsibility towards organization The greatest significance these members bring to the operation of the BOD is:

A Knowledge and special expertise.

B Extensive experience.

C Fairness and impartiality.

D Objective criticism.

22 Which of the following types of control does not belong to control activity?

A Set up and use standing data to support handling transactions (e.g price lists)

B Approvals and authorizations

C Physical controls.

D None of relevant options.

23 Which of the following is not true:

A Control environment is part of control culture including factors such as ethical values and integrity, supervision, accountability, and performance assessment.

B Control environment is a fundamental component of internal control, supporting risk assessment, implementation of control activities, operation of information and communication systems, and implementation of monitoring activities.

C Control environment consists of standards, processes and structures that guide members at all levels in the organization to execute their responsibilities in internal control and implement decisions towards the achievement of organization’s objectives.

B Internal control evaluation is performed by the manager of each department, evaluating the design and operation of the internal control of that department.

C Internal control evaluation is cross-performed among departments of the organization.

D None of above are relevant.

25 Communicating with parties outside organization affects the manner by which external parties interact with the organization For example, management discusses policies and procedures that the organization applies to supplier acceptance and the requirements that suppliers must comply, helping ensure that the supplier meets the requirements of the organization and prevent possible violations This indicates that communicating with external parties directly influences:

A Monitoring activity of the organization.

B Control activity of the organization.

C Risk assessment activity of the organization.

D Control environment of the organization.

26 As a factor in the control environment, organizations must executing oversight responsibility Which

of the following does not belong to this issue:

A The Board of Directors and senior management of an organization need to develop succession plans for personnel to appoint important responsibilities in the internal control system.

B The Board of Directors needs to demonstrate independence from management and have necessary skills and qualifications to perform the oversight function.

C The management is directly responsible for the development and operation of internal control system

of the organization under the supervision of the Board of Directors.

D The Board of Directors needs to monitor the development and operation of the internal control system

of the organization.

27 Recruiting qualified employees and segregation of duties are respectively which type of control

A Detective control and detective control.

B Preventive control and detective control.

C Preventive control and Preventive control.

D Detective control and corrective control.

28 An organization must always assess risks adequately to cope with the risks Which of the following is beyond the scope of risk identification and risk assessment:

A Based on the risk identification and risk assessment, management should identify risk responses to deal with risk in one of the following approaches: risk avoidance, risk acceptance, risk mitigation, and internal control.

B Management must consider the impact of possible changes in the external environment and in the organization's operating model which may cause risks to change and internal control to be less effective.

C Management must determine the acceptable level of risk cautiously, striving to maintain the risk within

an acceptable level.

D A prerequisite for risk assessment is the establishment of objectives which are measurable and interlinked across organizational levels.

29 The organization needs to communicate necessary information to support the operation of components

of internal control system As part of internal control, the information that communication function communicates within the organization includes the following information, except:

A Importance, suitability, and benefits of an effective internal control.

B Operation reports such as production reports, sales reports.

C Roles and responsibilities of management board and members in implementing internal control.

D Important issues related to internal control including weakness cases, non-compliance with internal control requirements.

30 Internal control is set up and operated by management board and management at all levels in the organization under the supervision of the Board of Directors Which of the following is not true:

A People set organization’s objectives and establish internal control mechanisms to ensure objectives are achieved.

B The Board of Directors and senior management of the organization set up tone of the top relating to the importance of internal control and codes of ethics applied throughout the organization.

C Internal control is implemented by people of the organization through what is done and saying.

D Each individual shows differences during their training process, professional competence and the difference in needs and priorities Therefore, the internal control system of the organization is difficult to obtain consistency in operation.

CASES:

CASE 1:

GC is a Fashion &clothing retailer The company's operation is mainly run in manybranches in different provinces The main market of the company focuses on the15-35 age group with low or medium price products

Company has an internal audit department but its current role is to only performstocktake at stores at the end of each quarter, but it is often impossible to performstocktake at all stores at the same time

The branch manager is the person who determines the inventory level of each itemfor each store based on his own evaluation The monthly inventory management ofitems is based on inventory levels of these items When the inventory level ofitems in each store downs to the upper inventory level, the branch manager willaggregate to order for the items of the entire branch Ordering is carried out at theend of each month and it takes about 3-4 weeks for goods to arrive at the store

Receipt of goods and invoices

To reduce the time from ordering to receiving goods, goods are directly deliveredfrom the supplier to the stores Upon receipt of goods, goods are verified by thestore’s salesman, reconciled with the supplier's shipping documents, then the goodsreceipt staff make a Goods received note The receipt of goods is carried out at theend of the day so as not to affect selling activities of the store A duplicate of theinvoice is then transferred to the branch office for comparison with the supplier’sinvoice.

Invoice is sent by the supplier to the accounting department of the branch Whenthe invoice is received, the accountant at the branch will reconcile with the Goodsreceived note received from the store This is a time-consuming job due to a largeamount of documents After reconciliation, invoices, Goods received note areentered into the accounting system

Stocktake and handling defective goods

At the end of each month, the branch accountant together with staffs of the storeperforms stocktake at the store, reconcile it with the book records and make areport for the over three- month unsold inventories The branch manager based onthe stocktake report of each store and the slow-moving items report to process.Slow-moving items are generally sold at prices lower than the cost of 30-70% atstores

Công ty có bộ phận kiểm toán nội bộ nhưng vai trò hiện tại của nó là chỉ thực hiệnviệc kiểm kê tại các cửa hàng vào cuối mỗi quý, nhưng thường thì không thể thựchiện việc kiểm soát tại tất cả các cửa hàng cùng một lúc

Quá trình đặt hàng

Ở mỗi tỉnh có một chi nhánh và cửa hàng Mỗi chi nhánh có một giám đốc chinhánh, một bộ phận kế toán và quản lý cửa hàng Nhu cầu mua của từng chi nhánhthể hiện trong các mặt hàng, số lượng từng mặt hàng, nhà cung cấp, và giá cả, đượcbáo cáo qua email đến bộ phận cung cấp trung tâm của công ty tại TP Hồ Chí

Minh Một nhân viên của bộ phận cung cấp trung tâm kết hợp tất cả các đơn đặthàng tại mỗi vùng, như Bắc, Bắc Trung, Tây Nguyên và Tây Nguyên, Tây Nam,Đông Nam Bộ và sau đó gửi Bảng Tổng hợp Đơn đặt hàng đến người quản lý cungcấp của công ty để xem xét và phê duyệt Trên cơ sở đó, tất cả các chi nhánh thựchiện đơn đặt hàng và mua hàng từ các nhà cung cấp.

Người quản lý chi nhánh là người xác định mức tồn kho của mỗi mặt hàng cho mỗicửa hàng dựa trên đánh giá của riêng mình Quản lý hàng tồn kho hàng tháng củacác mặt hàng dựa trên mức tồn kho của các mặt hàng này Khi mức tồn kho củamỗi mặt hàng giảm xuống mức tồn kho trên, người quản lý chi nhánh sẽ tổng hợp

để đặt hàng cho các mặt hàng của toàn ngành Đặt hàng được thực hiện vào cuốimỗi tháng và phải mất 3-4 tuần để hàng đến cửa hàng

Rủi ro: nhu cầu mua hàng có thể bị khai khống vì nhu cầu mua hàng hình thành từcác chi nhánh chuyển về tt để phê duyệt, tt có sự tách biệt vs qtrinh khởi phát quátrình mua hàng nên có khả năng, mọi đề xuất do ở dưới đề xuất ( cơ sở thực hiệngian lận) , phê duyệt k đc chặt chẽ, cụ thể chi nhánh có thể khai khống lượng hàngcần mua(0%-100%), đề xuất mua vs giá không hợp lí, khống về lượng khó xảy rahơn khống về giá, dễ bị phát hiện sai phạm hơn khai khống về giá

Che đậy khống về lượng: ghi nhận khống dưới dạng bán hàng chưa thu đc tiền,treo nợ, trường hợp cty đi ktra, dùng thủ thuật gối đầu (ghi nợ chưa thu cho A, sau

đó thu nợ của B nhưng gi trả nợ cho A, bán hàng của C nhưng ghi trả nợ cho B, gốiđầu đến mãi mãi); đánh hàng lỗi thời bán giảm giá, bán nửa giá so vs giá bth, hàngchưa lỗi thời vẫn đánh giá bị lỗi thời 50%, sau đó bán thu tiền bình thường

- nhu cầu đặt hàng k phù hợp vs thực tế, cứ thấy giảm hàng tồn kho xuống dướimức tồn kho tối thiếu là yêu cầu mua, tuy nhiên đối vs mặt hàng thời trang thì quantrọng đến xu hướng thời trang  cần phải có sự phê duyệt của quản lí bánhàng( người xem xét thị trường tiêu thụ, bắt kịp xu hướng thời)

 đề xuất: ở dưới đề xuất lên nhu cầu về mặt hàng, quy cách, chủng loại, ở trên sẽlựa chọn nhà cc, thương thảo và chọn lựa cách thức mua hàng

- yêu cầu các cửa hàng dự toán tiêu thu,lập báo cáo bán hàng và báo cáo công nợ

để cấp trên theo dõi tình hình tiêu thụ thực tế, các cửa hàng phải báo cáo thu nhập,doanh thu hàng tuần, hàng tháng để trung tâm có thể quản lí, phân tích những dấuhiệu bất thường

Biên nhận hàng hoá và hóa đơn

Để giảm thời gian từ đặt hàng đến nhận hàng, hàng hoá được vận chuyển trực tiếp

từ nhà cung cấp đến cửa hàng Khi nhận hàng, hàng hoá được xác nhận bởi nhânviên bán hàng của cửa hàng, đối chiếu với tài liệu vận chuyển của nhà cung cấp,

sau đó nhân viên thu hàng nhận được giấy báo nhận hàng Việc nhận hàng đượcthực hiện vào cuối ngày để không ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng của cửahàng Một bản sao của hóa đơn sau đó được chuyển đến văn phòng chi nhánh để sosánh với hóa đơn của nhà cung cấp.

Hóa đơn được nhà cung cấp gửi đến phòng kế toán của chi nhánh Khi nhận đượchoá đơn, nhân viên kế toán tại chi nhánh sẽ hoà giải với hàng hoá nhận được giấybáo nhận được từ cửa hàng Đây là một công việc tốn nhiều thời gian do một lượnglớn tài liệu Sau khi đối chiếu, hoá đơn, hàng hoá nhận được ghi nhận được ghi vào

hệ thống kế toán

Yếu kém: việc kiểm nhận hàng vào thời điểm cuối ngày là k hợp lí, nhân viên k đủtập trung rủi ro: kiểm k đúng đắn, chấp nhận những mặt hàng yếu kém, k đảmbảo chất lượng biện pháp: việc nhận hàng nên diễn ra tập trung tại chi nhánh, sau

đó chi nhánh mới chuyển hàng về cho các của hàng, như vậy mới nghiêm túc,khách quan, việc giao nhận hàng có thể xảy ra ở bất kì thời điểm nào

Quá trình kiểm kê:

Lương ít mà bắt làm nhiều, làm vừa đủ, lười biếng, trách nhiệm thấp

Thông đồng với nhau gian lận

 nhân viên làm thì phải có sự giám sát của quản lí ở cấp quản lí phù hợp để giámsát, chỉ đạo

Hàng thanh lí có rủi ro rất lớn: giá trị thanh lí đánh giá thấp hơn rất nhiều so vớigiá trị thực tế

Thu gom và xử lý hàng hoá bị lỗi

Vào cuối mỗi tháng, kế toán chi nhánh cùng với nhân viên của cửa hàng thực hiệnviệc lưu kho tại cửa hàng, đối chiếu với sổ sách và lập báo cáo cho hàng tồn khochưa qua ba tháng Người quản lý chi nhánh dựa trên bản báo cáo hàng tồn kho củamỗi cửa hàng và các mặt hàng di chuyển chậm báo cáo để xử lý Các mặt hàng dichuyển chậm thường được bán với mức giá thấp hơn chi phí 30-70% tại các cửahàng

Yêu cầu:

Xác định các rủi ro chính, điểm yếu của kiểm soát nội bộ và đề xuất các biện phápkiểm soát nội bộ và các giải pháp quản lý để khắc phục

CASE 2:

AC Company is a distributor of office equipment While executive directors aresure that product improvements boot revenue, managers are not sure that internalcontrols for revenue and trade receivables meet objectives Therefore, you areinvited as an internal control expert to review the entire system and giverecommendations in order to improve internal control system of the company.Considering the revenue and trade receivables system, you found the followingissues:

(1) The sales department of the company includes one sales manager and ten salesrepresentatives Each sales representative makes a sale transaction includingfinding customer, making sales decision and managing customer debts whichconsists of debt monitoring and debt collection, transfer the money collected to theaccounting department Each sales representative has the right to discount up to20% of the original selling price The sales manager is responsible for monitoringthe selling status of sales representatives, solving problems arising during sellingprocess of the sales representatives, assigning and directing the work of salesrepresentatives.

(2) Bonus based on revenue is made for each sales representative and salesmanager bases on revenue achieved At the end of each month, sales managersreview the revenue figures of each sales representative based on invoices issued,then transfer aggregated revenue data to the payroll accountant to enter into thepayroll and reward system and make payments of the bonus later

(3) The majority of potential customers are searched via phone calls andappointments are made by sales representatives Sales representatives areresponsible for assessing customers’ solvency and making a decision on creditlimit for each sales order (in which the customer buying goods for the first time isnot allowed to buy on credit) In order to ensure the effectiveness of the credit limitdetermination, all sales representatives have been trained to assess customers’solvency

(4) There is a requirement from the AC Company that all sales orders for officeequipment are confirmed by an email which the customer sends to the salesrepresentative

Upon receipt of the order confirmation from the customer, the sales representativewill:

(I) send a copy of the order via email to the warehouse department and salesaccountant, with further explanation of the order details This email is the basis forthe warehouse department to arrange goods for the order, pack and deliver goods

to the customer with a delivery note A duplicate of the delivery note is stored atthe warehouse department, then it is reconciled with the delivery note which issigned by the customer when receiving goods, and all documents are stored with aprintout of the sales order received via email

(II) issue and send invoice to customer using pre-numbered sales invoices by thesales department Details on the invoice include invoice date, sales order number,customer name and address, quantity and details of the office equipment, price andpayment period For the customer who buys on credit, the maximum paymentperiod is 30 days A duplicate of invoice is sent to the sales department toaggregate sales revenue, then, at the end of the day, forwarding to the salesaccountant for recording sales transactions.

Sales representatives execute sales transactions, collect payments At the end ofeach week, they transfer money collected to the accounting department of thecompany

Xem xét doanh thu và các khoản phải thu thương mại, bạn đã tìm thấy các vấn

đề sau:

(1) Phòng kinh doanh của công ty bao gồm một quản lý bán hàng và mườiđại diện bán hàng Mỗi đại diện bán hàng thực hiện giao dịch bán hàngbao gồm tìm khách hàng, quyết định bán hàng và quản lý nợ khách hàngbao gồm theo dõi nợ và thu nợ, chuyển tiền thu cho bộ phận kế toán.Mỗi đại diện bán hàng có quyền được giảm giá đến 20% giá bán banđầu Người quản lý bán hàng có trách nhiệm giám sát tình trạng bánhàng của đại diện bán hàng, giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quátrình bán hàng của đại diện bán hàng, phân công và chỉ đạo công việccủa đại diện bán hàng

 điểm yếu: k thực hiện bất kiêm nhiệm

 rủi ro:

- đại diện bán hành khai khống bán hàng với mục đích: chạy doanh số vàchiếm đoạt hàng hóa đó Chiếm đoạt hàng bằng thủ thuật gối đầu, ghi công

nợ ảo, biến thành nợ xấu để xóa nợ

- đại diện bán hàng qđ khách hàng khi không có khả năng cung ứng ( knghiêm trọng)

- phê duyệt bán chịu k bảo đảm

- nợ xấu tăng cao, KH k có khả năng tăng cao do điểm yếu phê duyệt bánchịu giao cho bộ phận bán hàng

- chiếm đoạt (lấy mãi mãi) tiền hàng; chiếm dụng ( dùng thời gian rồi trả lại)

 điểm yếu:

 rủi ro:

(3) Phần lớn khách hàng tiềm năng được tìm kiếm qua điện thoại và các cuộchẹn do đại diện bán hàng thực hiện Các đại diện bán hàng chịu trách nhiệmđánh giá khả năng thanh toán của khách hàng và đưa ra quyết định về giới hạntín dụng cho mỗi lệnh bán hàng (trong đó khách hàng mua hàng lần đầu tiênkhông được mua bằng tín dụng) Để đảm bảo hiệu quả của việc xác định hạnmức tín dụng, tất cả các đại diện bán hàng đã được đào tạo để đánh giá khảnăng trả nợ của khách hàng

(4) Có yêu cầu từ Công ty AC rằng tất cả các đơn đặt hàng bán thiết bị vănphòng đều được xác nhận qua email mà khách hàng gửi cho đại diện bán hàng.Khi nhận được xác nhận đặt hàng từ khách hàng, đại diện bán hàng sẽ:

(I) gửi một bản sao của lệnh qua email tới phòng kho và kế toán bán hàng, vớilời giải thích chi tiết hơn về chi tiết lệnh Email này là cơ sở cho bộ phận khohàng sắp xếp hàng hoá để đặt hàng, đóng gói và giao hàng đến khách hàng vớiphiếu chuyển hàng Một bản sao của phiếu chuyển phát được lưu trữ tại kho,sau đó nó được đối chiếu với giấy báo giao hàng được ký bởi khách hàng khinhận hàng, và tất cả các tài liệu được lưu trữ bằng bản in của lệnh bán hàngnhận được qua email

(II) phát hành và gửi hoá đơn cho khách hàng bằng cách sử dụng hóa đơn bánhàng được đánh số trước bởi bộ phận bán hàng Chi tiết về hoá đơn bao gồmngày lập hoá đơn, số đơn đặt hàng, tên khách hàng và địa chỉ, số lượng và chitiết của thiết bị văn phòng, giá cả và thời gian thanh toán Đối với khách hàng

mua tín dụng, thời hạn thanh toán tối đa là 30 ngày Một bản sao của hóa đơnđược gửi đến bộ phận bán hàng để tổng hợp doanh số bán hàng, sau đó vàocuối ngày, chuyển tiếp tới kế toán bán hàng để ghi lại các giao dịch bán hàng.Đại diện bán hàng thực hiện các giao dịch bán hàng, thu thập các khoản thanhtoán Vào cuối mỗi tuần, họ chuyển tiền thu vào bộ phận kế toán của công ty.Yêu cầu:

Xác định các rủi ro chính, điểm yếu của kiểm soát nội bộ và đề xuất các biệnpháp kiểm soát nội bộ và các giải pháp quản lý để khắc phục

Google Dịch dành cho doanh nghiệp:Bộ công cụ DịchTrình biên dịch Trang web

CASE 3:

BC assembles specialized vehicles such as trucks, buses and crane trucks Thecompany has four assembly plants, receiving parts and assembling into specializedvehicles

Vehicles are assembled at production lines using robots and labor Workers work 8hours a day, though, often work overtime since company has a lot of orders Everyday there is one working shift

Timekeeping system - Shift workers

Workers work in shift from 7 am and record the time by an electronic identity card.Electronic cards are scanned by a time attendance system and each employee'sidentification number is read from the card by the scanner It is the time whenworking hour of workers starts to be counted The company does not monitor theelectronic card scanning process since it is assumed that workers will not workwithout having their electronic cards scanned

The shift workers are divided into groups of 25 people, with each group beingmanaged by a foreman

Each day, each group of workers is assigned to produce a type of vehicle About

400 cars are produced every day Workers can work overtime to complete orders ifnecessary

The foreman is not required to manage overtime hours but the workers aresupervised so as not to prolong their breaks during overtime

Workers end their working day by re-scanning the identification card once theyexit the production area

of the working time data received This code is the name of a special flower of thisregion

Weekly, the payroll system calculates:

(I) the total salary of each worker, using standard salary rates and overtime rates(II) deductions as regulated

(III) real salary received by each worker

The payroll table is sent via the internal network to the accounting department Inthe accounting department, an accountant checks the bank account information ofeach worker stored on the system The accountant then approves the payroll andexecutes salary transfer into the bank account of each worker Every few weeks,this accountant reviews the total paid salary amount to ensure the accuracy ofaccount

Workers leave work

Workers occasionally quit their job at the company When a worker leaves thecompany, the HR department sends an email to the payroll department, specifyingthe employee's leave date and unpaid details of that worker Employees of the