TU HOC WORD EXCEL POWERPOINT 2003

Mở một hoặc nhiều tài liệu có sẳn: - Nhắp chọn thực đơn File - chọn Open - Nhắp lên biểu tượng Open trên thanh công cụ - Dùng tổ hợp phím Ctrl – O.. •Nhấn nút Paste có hình trên thanh

Sử dụng MS-Word

NỘI DUNG

• Làm quen với MS-Word

• Các thao tác cơ bản soạn thảo văn bản

• Thao tác định dạng

• Đối tượng bảng biểu và hình ảnh

• Hoàn thiện văn bản và in ấn

Làm quen với MS-Word

I GIỚI THIỆU CHUNG:

MS-Word là phần mềm của Microsoft, dùng soạn thảo, trình bày, xử

lý… văn bản đơn giản & thuận lợi và nhanh chóng… bao gồm các chức năng:

• Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn

bản đa dạng, dễ sử dụng;

• Khả năng đồ hoạ đã mạnh dần lên, cho phép chèn được hình ảnh,

âm thanh, biểu đồ, bảng tính,.v.v

• Có thể kết xuất, nhập dữ liệu với nhiều định dạng khác nhau

• Cho phép chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác

trong bộ Microsoft Office

• Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu

trên mạng nội bộ, cũng như Internet

Khởi động chương trình ms-word

Nhấp vào biểu tượng trên Desktop

Làm quen với MS-Word

Thoát khỏi Ms Word

Cách 1: Tổ hợp phím Alt – F4

Cách 2: Nhấn nút Close ở bên phải thanh tiêu đề.

Cách 3: Mở File - Exit

Khi thoát khỏi Ms Word:

Nếu văn bản chưa lưu: hộp thoại nhắc nhở yêu cầu lưu dữ liệu

Lưu

Không lưu

Không thoát

Thanh tiêu đề

Thanh thực đơn

•File (tệp): Gồm các lệnh xử lí tệp VB, như Open (mở), Close (đóng), Save (lưu)

•Edit (soạn thảo): Gồm các lệnh biên tập nội dung VB, như Copy (sao), Paste (dán)

•View (hiển thị): Gồm các lệnh hiển thị VB như Normal (chuẩn), Toolbar (thanh công cụ)

•Insert (chèn): Các lệnh chèn đối tượng vào VB như Page Number (số trang), Picture (hình)

•Format (định dạng): Gồm các lệnh định dạng, như Font (phông chữ), Paragraph (đoạn văn)

•Tools (công cụ): Gồm các lệnh để thiết đặt hay kích hoạt các công cụ

•Table (bảng): Gồm các lệnh chèn bảng biểu

•Windows (cửa sổ): Gồm các lệnh liên quan đến hiển thị cửa sổ

•Help (trợ giúp): Các hướng dẫn trợ giúp.

Màn hình làm việc Word

Số

mục

Tổng số trang

Vị trí của dấu chèn: dòng 4,

cột 61

Ghi lưu tài liệu lên đĩa

Chọn thực đơn (Menu) File - chọn Save hoặc nhấn nút Save  trên thanh công cụ hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl-S

Tên tập VBKiểu tập

Thư mục chứa tập Tạo thư mục mới

Ghi lưu dữ liệu vớI tên khác:

-Chọn File - chọn Save as.

-Chọn thư mục chứa tài liệu Nhập tên mới vào hộp File name.

-Nhấn Save as.

Tạo một tài liệu mới dựa trên tài liệu mẫu chọn lựa:

- Chọn thực đơn File, chọn New.

- Nhấn nút New Blank Document trên thanh công cụ hoặc tổ hợp phím

Di chuyển giữa các tài liệu đang mở

Thực hiện các thao tác:

- Mở thực đơn Window để hiển

thị danh sách các tệp tài liệu

đang mở.

- Để di chuyển cửa sổ tài liệu nào

thì nhắp chuột vào tên tài liệu

đó.

Ngoài cách trên, chúng ta còn có thể dùng phương pháp:

Trên thanh tác vụ của Windows

có chứa danh sách cửa sổ chương trình cùng vớI tên tệp đang mở ở dạng nút bấm Nhắp chuột vào nút cửa sổ sổ muốn chuyển đến.

Note

Mở một hoặc nhiều tài liệu có sẳn:

- Nhắp chọn thực đơn File - chọn Open

- Nhắp lên biểu tượng Open trên thanh công cụ

- Dùng tổ hợp phím Ctrl – O.

Chọn tập tin cần mở -

chọn Open

Mở 1 văn bản: chọn tập tin – chọn open

Mở nhiều văn bản liên tục: nhấn kèm phím Shift

Chọn nhiều văn bản không liên tục: nhấn kèm phím CTRL

dữ liệu

Print Layout: Hiển thị dữ liệu theo khuôn dạng trang giấy, cho thấy phần nào là

VB, lề trên, lề dưới, lề trái,

lề phải của VB.

Web Layout: Hiển thị dữ liệu như dạng trang Web.

Outline: Hiển thị dữ liệu theo tiêu đề lớn, tiêu đề nhỏ.

Thay đổi các chế độ hiển thị văn bản

hoặc nhấn các nút trên thanh cuộn ngang.

Phóng to thu nhỏ khung nhìn văn bản

Theo mặc định, khung nhìn dữ liệu được đặt tỉ lệ

100%.

Thay đổi tỉ lệ khung nhìn, bằng cách:

Nhắp chuột vào hộp Zoom, dùng chuột chọn

tỉ lệ phóng to/thu nhỏ hoặc gõ trực tiếp con số

vào ô và nhấn nút Enter.

Xem văn bản trước khi in: Print Preview

File – Print Preview hoặc Click vào biểu tượng trên

thanh công cụ.

Nên làm điều này trước khi in

Note

Che dấu/ hiển thị thanh công cụ

 Mở thực đơn View, di chuyển

vào mục Tollbars, xuất hiện

danh sách liệt kê các thanh

công cụ Muốn hiển thị thanh

công cụ nào thì nhắp chọn vào

bên trái tên thanh Muốn che

dấu thanh công cụ thì nhắp

Nhập nội dung văn bản

Một số quy tắc cơ bản:

• Khi nhập văn bản phải tạo thói quen gõ chữ hoa đầu câu bằng

cách nhấn giữ phím Shift khi gõ chữ cái

• Khi nhập các dấu chấm, phẩy, chấm phẩy đi liền với từ ngay

trước nó

• Các cặp dấu nháy đơn, kép, được nhập liền với ký tự đầu và cuối.

• Ta cần phải nhập nhanh, chính xác nội dung trước (còn gọi nhập

thô), rồi mới đến giai đoạn làm đẹp văn bản

Thao tác trên văn bản

Các phím thường dùng khi soạn thảo

Bốn phím mũi tên lên trên, xuống dưới, sang trái, sang phải Dùng để

di chuyển con trỏ theo bốn hứơng

Phím Caps Lock: Dùng để bật tắc chế độ nhập chữ HOA.

Phím Shift + < phím ký tự >: Phím ký tự được bấm sẽ được in Hoa Phím Enter: Đưa con trỏ xuống đầu dòng dưới.

Phím Delete: Xoá ký tự bên phải con trỏ nhập

Phím Back Space: Xoá ký tự bên trái con trỏ nhập.

Phím Home: Đưa con trỏ nhập về dòng hiện tại.

Phím End : Đưa con trỏ nhập về cuối hiện tại.

Tổ hợp phím Ctrl + Home: Đưa con trỏ về vị trí đầu tiên của tài liệu.

Tổ hợp phím Ctrl + End : Đưa con trỏ về vị trí cuối của tài liệu.

Phím Page Up: Dịch con trỏ nhập lên trên một trang.

Phím Page Down: Dịch con trỏ nhập xuống dưới một trang.

Phím Insert : Chuyển đổi chế độ chèn / ghi đè.

Thao tác trên văn bản

Note

Chế độ chèn (Insert)

Kí tự được chèn ngay tại vị trí con trỏ nhập, con trỏ nhập

dịch sang phải một cột và đồng thời các từ bên phải con trỏ

nhập cũng dịch sang phải.

Vị trí con trỏ trước khi chèn Vị trí con trỏ sau

khi chèn

Thao tác trên văn bản

Chế độ đè (Overwrite)

Kí tự được chèn ngay tại vị trí con trỏ nhập, con trỏ nhập

dịch sang phải và đồng thời ký tự ngay tại vị trí con trỏ

nhập bị mất

Vị trí con trỏ trước khi đè

Vị trí con trỏ sau khi đè

Thao tác trên văn bản

Thao tác trên văn bản

Note

Chỉ số trên và chỉ số dưới:

Chỉ số trên ( chỉ số mũ).

VD : Ax2x + 4 + B = 0

Khi ta nhập đến ký tự chỉ số trên ta nhấn tổ hợp phím Ctrl +Shift+

=, rồi ta nhập ký tự chỉ số trên Khi ta nhấn lại tổ hợp Ctrl +Shift+

= có nghĩa là bỏ chế độ gõ chỉ số trên.

Chỉ số dưới VD : H2O

Khi ta nhập đến ký tự chỉ số dưới ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + =, rồi

ta nhập ký tự chỉ số dưới Khi ta nhấn lại tổ hợp Ctrl + = có nghĩa

là bỏ chế độ gõ chỉ số dưới

Thao tác trên văn bản

Chọn một khối văn bản:

Nhắp chuột vào vị trí đầu dãy và di chuyển chuột đến vị trí cuối dãy

Chọn một khối văn bản gồm nhiều dòng:

Nhắp chọn một dòng và sau đó di chuột xuống dòng mới

Thao tác trên văn bản

Chọn toàn bộ văn bản:

Nhấn tổ hợp phím Ctrl +A

Huỷ toàn bộ vùng chọn: Nhấp chuột tại vị trí bất kỳ trên

vùng soạn thảo

Note

Sao chép văn bản trên cùng một tài liệu đang mở:

•Chọn khối văn bản cần sao chép

•Nhấn nút Copy có hình trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C

•Di chuyển con trỏ đến nơi cần sao chép

•Nhấn nút Paste có hình trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

Sao chép giữa nhiều tài liệu đang mở

Chọn khối văn bản cần sao chép

Nhấn nút Copy có hình trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C

Vào menu Window, nhắp chuột vào tên tài liệu cần chép

Nhấn nút Paste trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

Sao chép văn bản

•Di chuyển con trỏ đến nơi cần dán nội dung.

•Nhấn nút Paste trên thanh công cụ hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

Thao tác trên văn bản

Xoá đoạn văn bản

•Chọn văn bản cần xoá

•Nhấn phím Delete hoặc vào menu

Edit - chọn Clear Chọn lệnh Clear

Dùng công cụ tìm kiếm một từ, một cụm từ trong tài liệu

Vào menu Edit- chọn Find ( hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+ F ) xuất hiện cửa sổ tìm kiếm

Thẻ Find: (tìm kiếm) Nhập cụm từ tìm kiếm vào hộp Find what

Nhập nội

dung tìm

kiếm

Chọn phạm vi tìm kiếm All:

tìm tất cả, Up: tìm phía trên

Down :tìm phía dưới

Mở rộng cửa sổ hoặc thu nhỏ của sổ tìm kiếm

Chọn cách

thức tiềm

kiếm

Tìm kiếm và thay thế

Note

•Match case: Tìm cụm từ đúng rập khuôn có phân biệt chữ hoa và chữ thường

•Find Whole words only: tìm kiếm một cụm từ hay một từ

•Nhấn Nút Find next để tìm kiếm Nếu tìm thấy thì nó sẽ đánh dấu

tất cả

Thay thế lần lượt

Effect: Các hiệu ứng

- Strikescript : gạch ngang thân chử

- Superscrip : Chỉ số trên : Ctrl-Shift-=

• Blinking Background : Hiệu ứng chớp nháy ký tự (đen trắng)

• Las Vegas Lights : Hiệu ứng viền sáng nhiều màu chạy quanh ký tự

• Marching Black Ants : Hiệu ứng viền sáng màu đen chạy quanh ký tự

• Marching Red Ants : Hiệu ứng viền sáng màu đỏ chạy quanh ký tự

• Shimmer : Hiệu ứng chớp nháy ký tự (đậm, nhạt)

• Sparkle Text : Hiệu ứng các chấm màu chớp nháy trên nền ký tự

Note

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG PARAGRAPH

Paragraph: là đọan văn bản được bắt đầu và kết thúc bởi phím Enter

+ Chọn khối gồm các Paragraph muốn định dạng (nếu định dạng cho 1

paragraph chỉ cần di chuyển con trỏ vào Paragraph đó.

+ Mở menu FORMAT – PARAGRAPH

Lề phải của đoạn

Lề trái của đoạn

Các dòng còn lại trong đoạn

Dòng đầu tiên của đoạn Dùng thướt (Ruler bar)

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN ĐỊNH DẠNG PARAGRAPH

Canh giữa đoạn văn bản (CTRL - E)

Canh trái đoạn văn bản (CTRL - L)

Canh phải đoạn văn bản (CTRL - R) Canh đều đoạn

văn bản (CTRL-L)

Giảm lề trái CTRL – Shift - M

Tăng lề trái CTRL - M Dùng công cụ

After : Xác định khoảng cách dòng cuối của Paragraph trước đến đầu của Paragraph sau

Line Spacing : Xác định khoảng cách giữa các dòng trong cùng

Paragraph

Note

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG TAB

Định dạng nhanh Tab: dùng Ruler (bên

trái của Ruler) và Click vào một điểm

trên Ruler để xác định vị trí Tab stop

Left : canh trái (Tab trái) └

Right: canh phải (Tab phải), ┘

Center: canh giữa (Tab giữa), ┴

Decimal: canh theo dấu chấm thập phân

(Tab Decimal) ┴”

Bar: canh theo gạch đứng (Tab Bar) │

Leader: Xác định dạng thể hiện khi gõ

phím Tab

Tab Stop: Vị trí dừng của phím Tab

Xác định vị trí dừng của Tab gọi là định dạng Tab

Khoảng cách ngầm định giữa 2 phím Tab là 0.5 inch

Để định dạng Tab: có thể thực hiện :

Mở menu Format - Tabs

Thay đổi Tab stop có thể Click chuột vào biểu tượng của Tab trên Ruler.

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG BULLETS & NUMBERING

Dùng chèn các ký tự đặc biệt (Bullet) hoặc đánh số (Numbering) ở đầu các Paragraph.

Thực hiện định dạng Bullet & Numbering :

-Di chuyển con trỏ vào Paragraph muốn định dạng hay chọn các Paragraph muốn định dạng -Mở menu Format - Bullets & Numbering

+ Chọn Bulleted/Numbered để trình bày các dạng ký tự/số được chọn vào đầu mỗi Paragraph

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG CỘT (Column)

Number Of Columns: Định số cột cần tạo

Width and Spacing: Điều chỉnh độ rộng từng cột và khoảng cách các cột

Apply to: Xác định hiệu lực của dạng cột trên toàn văn bản hoặc từ vị trí con trỏ trở đi.

Line between: đường kẻ giữa 2 cột Equal column width: kích thướt các cột bằng nhau

Format – Column hoặc Click vào biểu

tượng trên thanh công cụ

Note

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG DROPCAP

Mục Position NONE: Bình thường như văn bản DROPPED: Drop Cap nằm cùng với Paragraph

In Margin: Drop Cap nằm ở biên.

Muốn điều chỉnh DROP CAP chọn các mục

FONT: thay đổi font chử chho Dropcap

LINES TO DROP: số dòng cho Dropcap

DISTANCE FROM TEXT: khoảng cách từ ký tự đến Dropcap

Format – DROPCAP

• NONE: không đóng khung

• BOX: kẻ đường viền khung

• Shadow : Tạo bóng mờ

Mục Style: chọn nét vẽ Mục Color: chọn màu Muc Width : kích thướt nét vẽ Mục Apply to : áp dụng cho

• Paragraph : Tạo khung cho 1

Paragraph

• Cell : Tạo khung cho tại vị trí con

trỏ

• Table : Tạo khung cho cả Table

Lưu ý: Có thể kẽ trực tiếp khung tại

Preview bằng các nét vẽ

Format – Borders and Shading

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG KHUNG VÀ ĐƯỜNG VIỀN

Page Borders Tab.

Khung cho trang v ăn bản

Thường dùng cho trang bìa của 1

quyển tài liệu

Format – Borders and Shading

Shading Tab.

M àu cho bóng mờ của văn bản, bảng biểu hay đoạn văn bản

Note

ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

ĐỊNH DẠNG TRANG IN

Margin: Quy định lề trên, lề dưới, lề trái

và lề phải mỗi trang

Margin Tab:

Top : Lề trên trang Bottom : Lề dưới trang Left : lề trái trang Right : Lề phải trang Gutter : chừa gáy để đóng tập

Mục Orientation:

Portrait: In theo chiều dọc Landscape: in giấy theo chiều ngang Mục APPLY TO:

Whole Document: Định dạng có hiệu lực

trên toàn bộ văn bản.

This Point Forward: việc định dạng chỉ

có hiệu lực từ con trỏ trở xuống Quy định kích thước mỗi trang giấy, lề

cho mỗi trang

AutoFit Behavior : Điều chỉnh Độ rộng cột dòng mặc nhiên là AUTO

AutoFormat: tạo bảng theo khuôn dạng sẳn có

Table – Insert Table hoặc Click vào biểu tượng trên thanh công cụ

Qu ét số dòng và cột cần tạo

BẢNG BIỂU (TABLE)

Column to the Left: thêm 1 cột vào bên trái con trỏ Column to the Right: thêm 1 cột vào bên phải con trỏ.

Rows Above: thêm dòng vào bên trên con trỏ.

Rows Below thêm dòng vào bên dưới con trỏ.

Cells  xuất hiện hộp thoại

• Shift Cells Right : chèn thêm 1 cells trước cells được chọn

• Shift Cells Down : chèn thêm 1 cells trên cells được chọn

• Insert entire row: chèn 1 dòng phía trên dòng được chọn

• Insert entire column : chèn 1 cột bên trái cột được chọn

Table – Insert Table

Chèn thêm cột, dòng, ô:

Note

BẢNG BIỂU (TABLE)

Nhập nhiều Cell thành 1 cell

Chọn các Cell muốn nhập lại.

Mở menu Table - Merge Cell hoặc Click phải Mouse tại các cells

được chọn sẽ xuất hiện hộp thoại  chọn Merge Cells

Chọn Cells

Mở menu Table - Split Cell

Chia 1 cell thành nhiều cell

Number of Columns: số cột cần chia

Number of Rows: số dòng cần chia

- Chuyển đổi nhanh giữa các cells ta nhấn TAB.

Sao chép, di chuyển dữ liệu trong Table

- Chọn nội dung trong các ô, cột, dòng cần sao chép hay di chuyển

- Mở menu EDIT - COPY hoặc CUT.

- Đưa con trỏ đến vị trí mới, thực hiện EDIT - PASTE.

BẢNG BIỂU (TABLE)

Nhập nhiều Cell thành 1 cell

Chọn các Cell muốn nhập lại.

Mở menu Table - Merge Cell hoặc Click phải Mouse tại các cells

được chọn sẽ xuất hiện hộp thoại  chọn Merge Cells

Chọn Cells

Mở menu Table - Split Cell

Chia 1 cell thành nhiều cell

Number of Columns: số cột cần chia

Number of Rows: số dòng cần chia

- Chuyển đổi nhanh giữa các cells ta nhấn TAB.

Sao chép, di chuyển dữ liệu trong Table

- Chọn nội dung trong các ô, cột, dòng cần sao chép hay di chuyển

- Mở menu EDIT - COPY hoặc CUT.

- Đưa con trỏ đến vị trí mới, thực hiện EDIT - PASTE.

BẢNG BIỂU (TABLE)

ASCENDING: Tăng dần DESCENDING: Giảm dần Chọn khoá sắp xếp ở mục

Sort by : Khóa thứ nhất Then by : Khóa thứ hai, thứ ba Mục My list has

Header row : Sắp xếp dòng tiêu đề

No header row : Không sắp xếp dòng tiêu đề

Sắp xếp dữ liệu trong Table

- Chọn vùng

- Mở menu Table - Sort -> hộp thoại SORT

Tính toán trong Table

- Di chuyển con trỏ đến ô dưới cùng của

cột số

- Mở menu Table – Formula

Nhập công thức Định dạng kiểu số Chọn công thức

Note

Chọn Text Box và nhấn Delete

Đối tượng là TEXT BOX

•Text Box là một khung dùng chèn một đối tượng vào trong đoạn văn bản

•Text Box có thể nằm song song với văn bản nền (trên hoặc dưới), hoặc chen vào giữa văn bản (đẩy các ký tự của văn bản nền sang nơi khác)

CHÈN ĐỐI TƯỢNG VÀO VĂN BẢN

Định dạng Text Box

Chọn Text Box cần định dạng

Mở menu Format - Text Box

Colors and Lines : Quy định màu nền

(Fill) và màu (Color), đường viền

(Dashed, Style, Weight) khung (line)

của TextBox

Layout : Quy định chế độ hiển thị của đối

tượng so với văn bản

In line with text: đẩy văn bản Square: Văn bản bám vào đối tượng Tight: Văn bản bám vào đối tượng Behind text: đối tượng nằm sau văn bản

In front of text: nằm trước văn bản