“Hồ sơ'' là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một hoặc một số đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan ban hành
Trang 1Hướng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 6/11/2009 của Văn phòng Trung ương Đảng về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp
Thực hiện Quy định số 210-QĐ/TW, ngày 6-3-2009 của Ban Bí thư Trung ương Đảng (khoá X) về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; trên cơ
sở Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 8-4-2004 của Chính phủ về công tác
văn thư, Văn phòng Trung ương Đảng hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp như sau:
A- HƯỚNG DẪN CHUNG
I- PHẠM VI VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
1 Văn bản này hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành đối với văn bản, tài liệu có giá trị của Đảng (bao gồm tài liệu giấy, phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrôphim ) hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng các cấp; được áp dụng
đối với các cơ quan, tổ chức đảng từ Trung ương đến cơ sở (sau đây từ “cơ quan, tổ chức đảng'' được gọi chung là “cơ quan đảng”).
2 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu điện tử của Đảng không thuộc phạm vi Hướng dẫn này
II- GIẢI THÍCH TỪ NGỮ
Trong Hướng dẫn này, những từ ngữ dưới đây được hiểu thống nhất như sau:
1 “Hồ sơ'' là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc của một cá nhân
2 “Lập hồ sơ'' là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định
3 “Danh mục hồ sơ'' là bảng kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong
năm văn thư hoặc trong một nhiệm kỳ hoạt động của một cấp uỷ, cơ quan đảng
Trang 2kèm theo ký hiệu và số hồ sơ, thời hạn bảo quản của từng hồ sơ và được xây dựng theo những nguyên tắc, trình tự và phương pháp nhất định
4 “Đơn vị bảo quản'' là đơn vị lưu trữ dùng để thống kê và tra tìm tài liệu
trong lưu trữ Một hồ sơ nếu có ít văn bản, tài liệu thì hồ sơ ấy là một đơn vị bảo quản Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu được chia thành nhiều tập thì mỗi tập trong hồ sơ ấy là một đơn vị bảo quản
5 ''Tiêu đề hồ sơ'' là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác giới thiệu thành
phần và nội dung tài liệu của hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phản ánh đủ, đúng các yếu tố, tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ
6 “Mục lục văn bản, tài liệu'' là bản kê có hệ thống các văn bản, tài liệu
và vị trí sắp xếp của chúng trong hồ sơ
7 ''Chứng từ kết thúc'' là bản ghi số lượng các trang, đặc điểm và tình
trạng vật lý của các văn bản, tài liệu có trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản
8 “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu'' là bản kê có hệ thống tên các hồ sơ
(đơn vị bảo quản) và những thông tin chỉ dẫn cần thiết khác của một khối hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị, cá nhân nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
9 “Lưu trữ hiện hành của cơ quan đảng'' là hình thức lưu trữ hồ sơ, tài
liệu của cơ quan đảng trong thời gian hiện hành theo quy định của Trung ương
và giao nộp vào lưu trữ cấp uỷ cùng cấp khi hết hiệu lực hiện hành
III- YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỒ SƠ VÀ LẬP HỒ SƠ
1 Hồ sơ lập ra phải phản ánh đầy đủ, đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đảng hoặc của các đơn vị trong cơ quan đó được quy định tại Điều lệ Đảng
và các quy định khác của Trung ương Đảng
2 Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đủ, đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc
3 Văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính và có thời hạn bảo quản tương đối đồng đều
B- LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH
I MỞ HỒ SƠ
1 Mở hồ sơ hiện hành theo danh mục hồ sơ
1.1 Sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ
Trang 3Khi cơ quan (đơn vị) đã xây dựng được bản danh mục hồ sơ, cán bộ văn thư có trách nhiệm nhân sao danh mục hồ sơ gửi các đơn vị trong cơ quan để cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ (theo tiêu đề hồ sơ dự kiến trong danh mục hồ sơ) làm căn cứ xác định những hồ sơ, nhóm hồ sơ nào
mà cá nhân phải lập
- Vào đầu năm hoặc đầu nhiệm kỳ, văn thư cơ quan (đơn vị) căn cứ danh mục hồ sơ để chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi ký hiệu và tiêu đề hồ sơ giao cho đơn vị hoặc cán bộ, chuyên viên, nhân viên có trách nhiệm lập
- Cán bộ, chuyên viên, nhân viên dựa vào danh mục hồ sơ, bìa hồ sơ đã có
để mở hồ sơ (hình thành hồ sơ)
1.2 Lưu ý khi sử dụng danh mục hồ sơ để mở hồ sơ
Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ dự kiến sẽ lập nên khó có thể chính xác tuyệt đối Vì vậy, những hồ sơ không dự kiến mở nhưng có lập thì bổ sung hồ sơ đó vào danh mục hồ sơ, ngược lại, những hồ sơ dự kiến mở nhưng
thực tế không lập thì phải ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: ''Không hình thành hồ sơ''
(Mẫu danh mục hồ sơ xem Phụ lục số 1)
2 Mở hồ sơ hiện hành khi chưa có danh mục hồ sơ
Khi chưa có danh mục hồ sơ, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phải mở hồ
sơ hiện hành trên cơ sở nắm vững nội dung tài liệu và vận dụng các đặc trưng chủ yếu để hình thành các hồ sơ cụ thể Cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để mở hồ sơ như sau:
- Đặc trưng vấn đề: Văn bản, tài liệu có tên gọi khác nhau của nhiều cơ
quan, tổ chức khác nhau nhưng nội dung của những văn bản, tài liệu ấy phản ánh về một vấn đề, vụ việc, sự việc trong một khoảng thời gian nhất định có thể
lập một hồ sơ Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đại hội, hội nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, vụ việc.
Ví dụ: Hồ sơ về việc sơ kết ba năm (2003-2005) thực hiện Nghị quyết Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương Đảng (khoá IX ''về phát huy sức
mạnh đại đoàn kết toàn dân tộc vì dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh''
- Đặc trưng tên gọi (tên loại văn bản): Là tên gọi của thể loại văn bản như: nghị quyết, chỉ thị, thông tri Những văn bản có cùng tên gọi của cùng
Trang 4một tác giả trong khoảng thời gian nhất định (quý, nửa năm, cả năm, một nhiệm kỳ) có thể lập một hồ sơ Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ các tập lưu văn bản ban hành của cơ quan đảng
Ví dụ: Báo cáo tháng của Ban Tổ chức Trung ương, năm 2004.
- Đặc trưng tác giả: Tác giả là cơ quan ban hành văn bản Các văn bản có
tên gọi khác nhau, nội dung khác nhau của cùng một tác giả, có thể lập một hồ
sơ Đặc trưng này thường được vận dụng để lập hồ sơ đối với văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến.
Ví dụ: nghị quyết, chỉ thị, báo cáo, công văn của Đảng ủy Khối các cơ quan Trung ương, năm 2008.
- Đặc trưng cơ quan giao dịch: Văn bản, tài liệu của cơ quan này giao
dịch với cơ quan khác trong khoảng thời gian nhất định về một vấn đề cụ thể có thể lập một hồ sơ
Ví dụ: Văn bản, tài liệu trao đổi giữa Văn phòng Trung ương Đảng với Văn phòng Thành uỷ Đà Nẵng về việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng
cấp uỷ, tháng 5-2008
- Đặc trưng địa dư: Địa dư là phạm vi của các đơn vị hành chính như
tỉnh, thành phố, huyện, quận, xã, phường hoặc phạm vi chỉ chung cho các vùng, miền, khu vực Những văn bản, tài liệu có tên loại giống nhau, được các
cơ quan, tổ chức, đơn vị giới hạn bởi một phạm vi địa dư, sản sinh trong một khoảng thời gian nhất định, có thể lập một hồ sơ
Ví dụ: Báo cáo của Ban Dân vận Tỉnh uỷ về tình hình thực hiện Quy chế
dân chủ ở cơ sở ở các huyện miền núi tỉnh Thanh Hoá năm 2006
- Đặc trưng thời gian: Là thời gian giới hạn năm, tháng của vấn đề, sự
kiện, vụ việc mà nội dung văn bản đề cập đến hoặc thời gian ban hành văn bản
Đặc trưng thời gian luôn được vận dụng kết hợp với các đặc trưng chủ yếu khác để lập hồ sơ
Ví dụ 1: Báo cáo sơ kết công tác sáu tháng đầu năm 2008 của các ban,
đảng uỷ trực thuộc Thành uỷ Hà Nội
Ví dụ 2: Chỉ thị, nghị quyết của Tỉnh uỷ Nghệ An năm 2005.
II- THU THẬP, CẬP NHẬT VĂN BẢN, TÀI LIỆU ĐƯA VÀO HỒ SƠ
VÀ SẮP XẾP VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ
1 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
Trang 5- Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc, cán bộ, chuyên viên, nhân viên thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng như tiêu đề dự kiến ghi trên bìa
hồ sơ
- Thu thập đủ văn bản, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan diễn ra bên ngoài trụ sở cơ quan để đưa vào hồ sơ (ví dụ: các bài phát biểu, tham luận, các băng đĩa ghi âm, ghi hình của lãnh đạo, cán bộ cơ quan tại các diễn đàn đại hội, hội nghi, bội thảo, lễ khởi công được thực hiện tại các cơ quan, tổ chức, địa phương khác)
- Khi thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác, hoặc những tài liệu, văn bản hết giá trị
2 Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ
2.1 Phần chia hồ sơ thành các tập (đơn vị bảo quản)
Nếu khối lượng văn bản, tài liệu trong một hồ sơ khá lớn (quá 200 trang)
thì chứa hồ sơ đó thành nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản Phải căn cứ
vào tác giả, nội dung, giá trị tài liệu, vấn đề, thời gian, số lượng trang tài liệu của hồ sơ để phân chia hợp lý các tập (đơn vị bảo quản) trong hồ sơ đó Mỗi tập (đơn vị bảo quản) trong hồ sơ đủ yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập
Ví dụ: Hồ sơ về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày
7-3-2006 của Bộ Chính trị về tổ chức cuộc vận động ''Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh'' tại quận Hoàn Kiếm Năm 2006-2008
Căn cứ nội dung khối lượng tài liệu, hồ sơ đó có thể phân chia tài liệu của
hồ sơ trên thành các tập (đơn vị bảo quản) như sau:
Tập 1 Chỉ thị, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo… của Bộ Chính
trị, Thành uỷ Hà Nội và các ban của Thành uỷ Năm 2006-2008
Tập 2 Quyết định, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo của Quận
uỷ Hoàn Kiếm, các ban của Quận uỷ Năm 2006-2008
Tập 3 Quyết đinh, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo của các
Đảng uỷ trực thuộc Quận uỷ Hoàn Kiếm Năm 2006-2008
Phía trên tiêu đề từng tập (đơn vị bảo quản) phải ghi đủ, đúng tiêu đề hồ sơ
Trang 6Ví dụ: Hồ sơ về việc triển khai thực hiện Chỉ thị số 06-CT/TW, ngày
7-3-2006 của Bộ Chính trị về tổ chức cuộc vận động ''Học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh'' tại quận Hoàn Kiếm Năm 2006-2008
Tập 4 Quyết định, kế hoạch, thông báo, hướng dẫn, báo cáo của các
Đảng uỷ trực thuộc Quận uỷ Hoàn Kiếm Năm 2006-2008
2.2 Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản
(Sau đây từ ghép “hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản'' được viết tắt: “hồ sơ (đvbq)”).
Trong quá trình thu thập, cập nhật đủ, đúng văn bản, tài liệu đến lúc kết thúc hồ sơ phải tiến hành sắp xếp những văn bản, tài liệu ấy trong hồ sơ hoặc trong đơn vị bảo quản (nếu hồ sơ chia thành nhiều đơn vị bảo quản) nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu để bảo đảm mối liên hệ về nội dung của vấn đề, sự việc có trong hồ sơ (đvbq) theo sáu cách sau:
2.2.1 Sắp xếp theo số văn bản
Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như nghị quyết, chỉ thị của cùng một tác giả ban hành thì sắp xếp theo thứ tự số văn bản ban hành số
nhỏ xếp trên, số lớn xếp dưới Cách này thường được vận dụng để sắp xếp các tập lưu văn bản đi của cơ quan ban hành
2.2.2 Sắp xếp theo ngày tháng ban hành văn bản
Nếu trong hồ sơ (đvbq) chỉ có một loại văn bản như chỉ thị, quyết định của một cơ quan khác gửi đến thì văn bản nào có ngày tháng ban hành sớm xếp
trên, văn bản nào có ngày tháng ban hành muộn xếp dưới Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản trong các hồ sơ (đvbq) được lập theo đặc trưng tác giả
2.2.3 Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc
Văn bản, tài liệu nào có nội dung về khởi đầu vấn đề, vụ việc cần giải quyết được xếp đầu tiên, tiếp đến văn bản, tài liệu nào giải quyết trước xếp trên, giải quyết sau xếp dưới kết thúc hồ sơ là văn bản, tài liệu tổng kết hoặc kết thúc
vấn đề, vụ việc Cách này thường được vận dụng để sắp xếp văn bản tài liệu trong các hồ sơ (đvbq) được lập theo đặc trưng vấn đề
2.2.4 Sắp xếp theo mức độ quan trọng của văn bản
Nếu mỗi loại văn bản có số lượng ít thì phải ghép nhiều thể loại văn bản của cùng cơ quan ban hành thành một hồ sơ (đvbq) Trong hồ sơ (đvbq) các văn
Trang 7bản được sắp xếp theo mức độ quan trọng của từng thể loại văn bản (ví dụ: thể
loại nghị quyết xếp trên, chỉ thị xếp dưới) Trong mỗi loại văn bản tiếp tục sắp xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành chúng (mức độ quan trọng văn bản của Đảng được quy định tại Điều 4 ''Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng” ban hành kèm theo Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày
1-10-1997 của Bộ Chính trị (Khóa VIII).
2.2.5 Sắp xếp theo mức độ quan trọng của tác giả văn bản
Nếu trong một hồ sơ gồm văn bản, tài liệu của nhiều cơ quan thì văn bản, tài liệu của cơ quan cấp trên xếp trên, văn bản tài liệu của cơ quan cấp dưới xếp dưới; nếu văn bản, tài liệu của các cơ quan cùng cấp thì xếp theo thứ tự các
cơ quan: đảng, chính quyền, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội ; trong từng cơ quan, văn bản tài liệu sắp xếp theo thứ tự ngày tháng ban hành
2.2.6 Sắp xếp tên theo vần chữ cái tiếng Việt
Nếu hồ sơ (đvbq) có văn bản, tài liệu cùng loại của nhiều cơ quan địa phương cùng cấp, hoặc của nhiều cá nhân thể những văn bản, tài liệu đó được sắp xếp thứ tự tên các cơ quan địa phương, hoặc tên cá nhân theo vần chữ cái tiếng Việt A, B, C
2.3 Một số điểm cần lưu ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ (đvbq)
- Nếu trong hồ sơ (đvbq) có tài liệu phim, ảnh thì cho vào phong bì để bảo quản riêng (cần ghi rõ trong chứng từ kết thúc hồ sơ (đvbq) địa chỉ bảo quản
và các ký hiệu tra tìm)
- Trong một hồ sơ (đvbq) mỗi loại văn bản, tài liệu chỉ lưu một bản có tình trạng vật lý tốt nhất Phải chọn bản chính để lưu, trường hợp không có bản chính thì chọn bản sao để lưu thay thế Nếu có tư liệu (sách, báo, tạp chí ) đính kèm văn bản, tài liệu thì những tư liệu ấy cũng được sắp xếp vào hồ sơ (đvbq)
- Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác hằng năm xếp vào năm mà nội dung văn bản đó đề cập đến
Ví dụ 1: Chương trình công tác năm 2006 của Văn phòng Tỉnh uỷ Yên Bái được ban hành vào 18-12-2005 vẫn được xếp vào năm 2006
Ví dụ 2 Báo cáo tổng kết công tác năm 2005 của Ban Dân vận Trung ương ban hành ngày 20-1-2006 vẫn được xếp vào năm 2005
Trang 8- Chương trình, kế hoạch, công tác nhiều năm xếp vào năm đầu; báo cáo tổng kết công tác nhiều năm xếp vào năm cuối,
Ví dụ 1: Chương trình ứng dụng công nghệ thông tin 5 năm (2005-2010) của Văn phòng Trung ương Đảng được xếp vào năm 2005
Ví dụ 2: Báo cáo tổng kết công tác của Tỉnh uỷ Tiền Giang ba năm (2002-2005) được xếp vào năm 2005
III- KẾT THÚC VÀ BIÊN MỤC HỒ SƠ
1 Kết thúc hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong hoặc hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), hồ sơ được kết thúc Người lập hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ (đvbq), để:
- Bổ sung văn bản, tài liệu còn thiếu
- Loại bỏ văn bản, tài liệu trùng thừa hoặc không có giá trị
- Xem xét lại trật tự sắp xếp trong hồ sơ (đvbq), nếu chưa hợp lý thì sắp xếp lại
Chỉnh sửa, hoàn chỉnh tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ Nếu hết năm văn thư (nhiệm kỳ hoạt động), công việc chưa giải quyết
xong, hồ sơ chưa kết thúc thì ghi vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: ''Chuyển năm (nhiệm kỳ) sau''.
2 Biên mục hồ sơ (đvbq)
Khi hồ sơ kết thúc, tài liệu được sắp xếp ổn định thì tiến hành biên mục
hồ sơ Quy trình nghiệp vụ biên mục hồ sơ (đvbq) theo trình tự sau:
2.1 Đánh số trang
Đánh số trang là đánh số thứ tự liên tục từ số 1 bằng chữ số Ảrập nhằm cố định thứ tự từng trang văn bản, tài liệu có trong hồ sơ (đvbq) Mỗi trang văn bản, tài liệu có chữ được đánh một số Số trang phải được đánh rõ bằng bút chì đen mềm ở góc phải trên cùng cách mép trên và mép phải trang 1 cm
Khi đánh số trang cần lưu ý:
- Không đánh số vào những trang giấy trắng (không có chữ)
- Trong trường hợp trang tài liệu khổ lớn gập đôi đóng ghim (chỉ khâu) ở giữa được xem là hai trang tài liệu và được đánh hai số
- Nếu có ảnh (hoặc phim âm bản đi cùng) thì đánh số mặt sau ảnh cho vào
bì bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của ảnh đó lên bì
Trang 9- Nếu có băng đĩa ghi âm, ghi hình thì đánh số lên nhãn băng và cho vào
bì hoặc hộp bảo quản chuyên dùng, đồng thời đánh số của băng đĩa đó lên bì
Nếu có trang trình bày nhiều ảnh, bài cắt rời từ các sách, báo, tạp chí, tài liệu khác và dán lại thành trang cũng được xem là trang tài liệu và phải đánh
số
- Trường hợp đánh sót số trong (trang liền kề không có số) thì dùng số
của trang trước và thêm a, b, c vào sau số đó (ví dụ: trang trước số 15 thì các
trang bỏ sót sẽ là 15a, 15b, 15c ; trường hợp đánh trùng số trang (trang liền kề
trùng số với trang trước) thì thêm a, b, c.,, vào sau số đó (ví dụ: 10a, 10b, 10c )
- Nếu trong hồ sơ (đvbq) có các tư liệu (sách, báo, tạp chí ) thì chỉ cần đánh một số chung cho tư liệu đó (không đánh số trang cho các trang trong tư liệu)
2.2 Viết mục lục văn bản, tài liệu
Viết mục lục văn bản, tài liệu là ghi các thông tin về từng văn bản, tài liệu
có trong hồ sơ vào tờ ''Mục lục văn bản, tài liệu'' nhằm thống kê và cố định thứ
tự những văn bản, tài liệu đã được sắp xếp, đánh số Cần viết đủ chính xác các thành phần cần thiết của văn bản, tài liệu vào mục lục Mục lục văn bản, tài liệu nếu nhiều trang phải được đánh số trang riêng và đặt ở đầu hồ sơ (đvbq) ngay sau tờ bìa
Mục lục văn bản, tài liệu theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
(Mẫu mục lục văn bản, tài liệu xem Phụ lục số 2)
2.3 Viết tờ chứng từ kết thúc
Viết chứng từ kết thúc là ghi đủ, đúng số trang tài liệu, chú ý cộng thêm các trang trùng số, trừ bớt các trang khuyết số, ghi cụ thể đặc điểm (viết tay, vật liệu chế tác, tư liệu đính kèm ) và tình trạng vật lý (mốc, ố, mủn, nhàu nát ) nếu có của từng trang, từng văn bản, tài liệu và ghi ngày tháng lập hồ sơ và tờ
“Chứng từ kết thúc'' Người biên mục hồ sơ phải ký xác nhận vào chứng từ Tờ chứng từ kết thúc được đặt ở cuối hồ sơ (đvbq)
Tờ chứng từ kết thúc theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
(Mẫu chứng từ kết thúc xem Phụ lục số 3)
2.4 Viết bìa hồ sơ
Trang 10Viết bìa hồ sơ là ghi đủ, đúng, chính xác các thông tin: Tên phông; tên đơn vị, tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ (đvbq); thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (viết tạm bằng bút chì) và thời hạn bảo quản của hồ sơ (đvbq)
Lưu ý:
- Chữ viết trên bìa hồ sơ (đvbq) phải rõ ràng, sạch đẹp, bằng mực tốt khó phai, đúng chính tả tiếng Việt, chỉ được viết tắt những từ đã được quy ước
- Tiêu đề hồ sơ (đvbq) cần viết ngắn gọn, rõ ràng bảo đảm thống nhất giữa thông tin tiêu đề với thông tin hồ sơ Có thể căn cứ vào tiêu đề hồ sơ đã được dự kiến trong danh mục hồ sơ để viết Các yếu tố thông tin cơ bản trong tiêu đề hồ
sơ gồm: tên loại, tác giả, nội dung, địa điểm và thời gian tài liệu có trong hồ sơ Trật tự sắp xếp các yếu tố thông tin trên có thể thay đổi, thêm bớt tuỳ thuộc vào các đặc trưng được vận dụng để lập hồ sơ
Bìa hồ sơ theo mẫu thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
(Mẫu bìa hồ sơ xem Phụ lục số 4)
Ngoài việc lập hồ sơ hiện hành (hồ sơ công việc), cán bộ, chuyên viên nhân viên nghiệp vụ trong các cơ quan đảng cần lập hồ sơ nguyên tắc để làm
căn cứ giải quyết công việc thường xuyên
Hồ sơ nguyên tắc bao gồm bản sao có hiệu lực pháp lý như bản chính các văn kiện, văn bản chỉ đạo, thông tư, hướng dẫn của các cơ quan đảng, nhà nước có thẩm quyền về một lĩnh vực hoạt động nào đó
Ví dụ: Tập văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của Trung ương và Văn phòng Trung ương Đảng về ''Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng'' Năm 1997-2004
C- GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ HIỆN HÀNH
I- THỜI HẠN GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU
- Tài liệu hành chính: sau một năm, kể từ năm công việc kết thúc
- Tài liệu nghiên cứu khoa học: sau một năm kể từ năm công trình nghiên cứu được nghiệm thu chính thức
- Tài liệu phim, ảnh, băng, đa ghi âm, ghi hình, phim điện ảnh, micrôphim : sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc