Được nhận cổ tức với mức theo quyết định của Đại hội đồnga Đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát nếu có;b Xem xét và trích lục sổ biên bản và các nghị quyết của Hộiđồng quản
Trang 1QUY CHẾ QUẢN TRỊ CÔNG TY
(Ban hành kèm theo Quyết định số 02/QĐ-HĐQT.CPHA ngày 20 tháng 4 năm 2009 của
Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty cổ phần Hóa An)
Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Căn cứ, phạm vi điều chỉnh
- Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;
- Căn cứ Quyết định số 12/2007/QĐ-BTC ngày 13/3/2007 của Bộ Tài chính banhành Quy chế quản trị công ty áp dụng cho các công ty niêm yết cổ phiếu trên SởGiao dịch Chứng khoán/Trung tâm giao dịch chứng khoán;
- Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần Hóa An;
Quy chế này quy định những nguyên tắc cơ bản về quản trị công ty để bảo vệquyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông, thiết lập những chuẩn mực về hành vi, đạođức nghề nghiệp của các thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc
và cán bộ quản lý của công ty cổ phần Hóa An
Quy chế này là cơ sở để đánh giá việc thực hiện quản trị công ty của Hội đồngquản trị
Điều 2 Giải thích thuật ngữ
1 Những từ ngữ dưới đây được thống nhất hiểu như sau:
a) "Quản trị công ty": là hệ thống các quy tắc để đảm bảo cho công ty được
định hướng điều hành và được kiểm soát một cách có hiệu quả vì quyền lợi của cổđông và những người liên quan đến công ty Các nguyên tắc quản trị công ty nhằmmục đích:
- Đảm bảo một cơ cấu quản trị hiệu quả;
- Đảm bảo quyền lợi của cổ đông;
- Đối xử công bằng giữa các cổ đông;
- Đảm bảo vai trò của những người có quyền lợi liên quan đến công ty;
- Minh bạch trong hoạt động của công ty;
- Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát lãnh đạo và kiểm soát công ty có hiệu quả
b) "Công ty niêm yết": là công ty cổ phần được chấp thuận niêm yết cổ phiếu
trên Sở Giao dịch Chứng khoán/Trung tâm giao dịch chứng khoán trên lãnh thổ ViệtNam;
c) “Người có liên quan”: là cá nhân hoặc tổ chức có quan hệ với nhau theo quy
định tại khoản 34 Điều 6 của Luật Chứng khoán gồm các trường hợp sau đây:
c1- Cha, cha nuôi; mẹ, mẹ nuôi; vợ, chồng; con, con nuôi; anh, chị em ruột của
cá nhân;
Trang 2c2- Tổ chức, trong đó có cá nhân là nhân viên, Tổng giám đốc, chủ sở hữu trênmười phần trăm số cổ phiếu lưu hành có quyền biểu quyết;
c3- Thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Tổng giám đốc, Phó Tổnggiám đốc và các chức danh Kế toán trưởng, Trưởng phòng, ban nghiệp vụ công ty,Giám đốc xí nghiệp, Giám đốc Chi nhánh thuộc công ty;
c4- Người mà trong mối quan hệ với người khác trực tiếp, gián tiếp kiểm soáthoặc bị kiểm soát bởi người đó hoặc cùng với người đó chịu chung một sự kiểm soát;c5- Công ty mẹ, công ty con;
c6- Quan hệ hợp đồng trong đó một người là đại diện cho người kia
d) “Thành viên Hội đồng quản trị độc lập”: là thành viên Hội đồng quản trị
không phải là Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và những cán bộquản lý khác được Hội đồng quản trị bổ nhiệm hoặc cổ đông lớn của công ty
đ) “Cổ đông lớn”: là cổ đông sở hữu từ 5% (năm phần trăm) trở lên số cổ phần
có quyền biểu quyết của công ty
2 Trong quy chế này, các tiêu đề (chương, điều của quy chế) được
sử dụng nhằm thuận tiện cho việc hiểu nội dung và không ảnhhưởng tới nội dung của Quy chế;
3 Trong quy chế này, các tham chiếu tới một hoặc một số điều, khoản hoặc vănbản pháp luật sẽ bao gồm cả những sửa đổi bổ sung hoặc văn bản thay thế các vănbản đó
2 Cổ đông của công ty có thể là tổ chức hoặc cá nhân
3 Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tàisản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty
Điều 4 Quyền và trách nhiệm của cổ đông
Mỗi cổ phần của cùng một loại đều tạo cho cổ đông sở hữu nó các quyền, nghĩa
vụ và lợi ích ngang nhau Cổ đông có đầy đủ các quyền theo quy định của LuậtDoanh nghiệp, của pháp luật và Điều lệ công ty, gồm các quyền:
1 Quyền tự do chuyển nhượng cổ phần
a) Cổ đông được tự do chuyển nhượng cổ phần của mình cho cổđông khác và cho người không phải là cổ đông khi cổ phần đã đượcthanh toán đầy đủ và được ghi trong sổ cổ đông của công ty, trừ một số trường hợp bịhạn chế chuyển nhượng theo quy định tại khoản 3 Điều 81 và khoản 5 Điều 84 củaLuật doanh nghiệp, bao gồm:
Trang 3a1) Cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi biểu quyết không đượcchuyển nhượng cổ phần đó cho người khác.
a2) Trong thời hạn ba năm, kể từ ngày công ty được cấp Giấychứng nhận đăng ký kinh doanh, cổ đông sáng lập có quyền tự dochuyển nhượng cổ phần phổ thông của mình cho cổ đông sáng lậpkhác, nhưng chỉ được chuyển nhượng cổ phần phổ thông của mìnhcho người không phải là cổ đông sáng lập nếu được sự chấp thuậncủa Đại hội đồng cổ đông Trong trường hợp này, cổ đông dự địnhchuyển nhượng cổ phần không có quyền biểu quyết về việc chuyểnnhượng các cổ phần đó và người nhận chuyển nhượng đương nhiêntrở thành cổ đông sáng lập của công ty
b) Sau thời hạn ba năm, kể từ ngày công ty được cấp Giấychứng nhận đăng ký kinh doanh, các hạn chế đối với cổ phần phổthông của cổ đông sáng lập đều được bãi bỏ
2 Quyền được cung cấp thông tin
a) Cổ đông được thông báo đầy đủ thông tin định kỳ và thông tin bất thường vềhoạt động của công ty
b) Được xem xét, tra cứu và trích lục các thông tin trong danhsách cổ đông có quyền biểu quyết và yêu cầu sửa đổi các thông tinkhông chính xác;
c) Được xem xét, tra cứu, trích lục hoặc sao chụp Điều lệ công
ty, sổ biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và các nghị quyết của Đạihội đồng cổ đông
3 Quyền được tham dự họp Đại hội đồng cổ đông và phát biểu tronghọp Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếphoặc được tạo điều kiện thuận lợi để cổ đông thực hiện việc uỷ quyền đại diệntham gia Đại hội đồng cổ đông khi cổ đông có yêu cầu; mỗi cổ phần phổ thông
có một phiếu biểu quyết
4 Cổ đông có quyền bảo vệ các quyền lợi hợp pháp của mình Trong trường hợpnghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, nghị quyết của Hội đồng quản trị vi phạm phápluật hoặc vi phạm những quyền lợi cơ bản của cổ đông theo quy định của pháp luật,
cổ đông có quyền đề nghị không thực hiện các quyết định đó theo trình tự, thủ tụcpháp luật quy định Trường hợp các quyết định vi phạm pháp luật nêu trên gây tổnhại tới công ty, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban giám đốc phải đền bù cho công
ty theo trách nhiệm của mình Cổ đông có quyền yêu cầu công ty bồi thường theotrình tự, thủ tục pháp luật quy định
5 Cổ đông có quyền được ưu tiên mua cổ phần mới chào bán tươngứng với tỷ lệ cổ phần phổ thông của từng cổ đông trong công ty; cổđông có quyền từ chối quyền ưu tiên mua cổ phần mới chào bán Điều này phải đượcnêu rõ trong Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông
Trang 46 Được nhận cổ tức với mức theo quyết định của Đại hội đồng
a) Đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát (nếu có);b) Xem xét và trích lục sổ biên bản và các nghị quyết của Hộiđồng quản trị, báo cáo tài chính giữa năm và hằng năm theo mẫucủa hệ thống kế toán Việt Nam và các báo cáo của Ban kiểm soát;c) Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợpquy định tại khoản 9 Điều này;
d) Yêu cầu Ban kiểm soát kiểm tra từng vấn đề cụ thể liên quanđến quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết.Yêu cầu phải bằng văn bản; phải có họ, tên, địa chỉ thường trú, quốctịch, số Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cánhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, địa chỉ thườngtrú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanhđối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần và thời điểm đăng ký cổphần của từng cổ đông, tổng số cổ phần của cả nhóm cổ đông và tỷ
lệ sở hữu trong tổng số cổ phần của công ty; vấn đề cần kiểm tra,mục đích kiểm tra
9 Cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 8 Điều này
có quyền yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong cáctrường hợp sau đây:
a) Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông,nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩmquyền được giao;
b) Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị đã vượt quá sáu tháng màHội đồng quản trị mới chưa được bầu thay thế;
c) Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải được lậpbằng văn bản và phải có họ, tên, địa chỉ thường trú, số Giấy chứngminh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khácđối với cổ đông là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, sốquyết định thành lập hoặc số đăng ký kinh doanh đối với cổ đông là
tổ chức; số cổ phần và thời điểm đăng ký cổ phần của từng cổ đông,tổng số cổ phần của cả nhóm cổ đông và tỷ lệ sở hữu trong tổng số
cổ phần của công ty, căn cứ và lý do yêu cầu triệu tập họp Đại hộiđồng cổ đông Kèm theo yêu cầu phải có các tài liệu, chứng cứ về
Trang 5các vi phạm của Hội đồng quản trị, mức độ vi phạm hoặc về quyếtđịnh vượt quá thẩm quyền.
10 Nghĩa vụ của cổ đông phổ thông
10.1 Thanh toán đủ số cổ phần cam kết mua trong thời hạnchín mươi ngày, kể từ ngày công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh; chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tàisản khác của công ty trong phạm vi số vốn đã góp vào công ty
Không được rút vốn đã góp bằng cổ phần phổ thông ra khỏicông ty dưới mọi hình thức, trừ trường hợp được công ty hoặc ngườikhác mua lại cổ phần Trường hợp có cổ đông rút một phần hoặctoàn bộ vốn cổ phần đã góp trái với quy định tại khoản này thìthành viên Hội đồng quản trị và người đại diện theo pháp luật củacông ty phải cùng liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ vànghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi giá trị cổ phần đã
bị rút
10.2 Tuân thủ Điều lệ và Quy chế quản lý nội bộ công ty
10.3 Chấp hành quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Hộiđồng quản trị
10.4 Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của LuậtDoanh nghiệp và Điều lệ công ty
10.5 Cổ đông phổ thông phải chịu trách nhiệm cá nhân khinhân danh công ty dưới mọi hình thức để thực hiện một trong cáchành vi sau đây:
a) Họ, tên, năm sinh, số chứng minh nhân dân/hộ chiếu (cổ đông cá nhân); tên,
số và ngày quyết định thành lập hoặc đăng ký kinh doanh (cổ đông
tổ chức);
b) Địa chỉ liên lạc; số điện thoại, Fax;
c) Nghề nghiệp (cổ đông cá nhân), ngành nghề hoạt động (cổ đông tổ chức);d) Những thông tin có thể dẫn tới sự thay đổi lớn về cổ đông của công ty
Điều 5 Đại diện theo uỷ quyền
1 Cổ đông là tổ chức có quyền cử một hoặc một số người đạidiện theo uỷ quyền thực hiện các quyền cổ đông của mình theo quy
Trang 6định tại khoản 2 điều này; trường hợp có nhiều hơn một người đạidiện theo uỷ quyền được cử thì phải xác định cụ thể số cổ phần và
số phiếu bầu của mỗi người đại diện Việc cử, chấm dứt hoặc thayđổi người đại diện theo uỷ quyền phải được thông báo bằng văn bảnđến công ty trong thời hạn sớm nhất Thông báo phải có các nộidung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số và ngày quyết địnhthành lập hoặc đăng ký kinh doanh của cổ đông;
b) Số lượng cổ phần, loại cổ phần và ngày đăng ký cổ đông tạicông ty;
c) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minhnhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác củangười đại diện theo uỷ quyền;
d) Số cổ phần được uỷ quyền đại diện;
đ) Thời hạn đại diện theo uỷ quyền;
e) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo uỷ quyền và người đạidiện theo pháp luật của cổ đông
Công ty phải gửi thông báo về người đại diện theo uỷ quyền quyđịnh tại khoản này đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạnnăm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được thông báo
2 Tổ chức là cổ đông của công ty có sở hữu ít nhất 10% tổng số
cổ phần phổ thông có quyền uỷ quyền tối đa ba người tham dự họpĐại hội đồng cổ đông
Điều 6 Thông tin về cổ đông lớn và những vấn đề liên quan đến cổ đông lớn
1 Cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần trở lên phải được đăng
ký với cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền trong thời hạnbảy ngày làm việc, kể từ ngày có được tỷ lệ sở hữu đó
2 Tổ chức, cá nhân trở thành cổ đông lớn của công ty, phải báo cáo công ty, Uỷban Chứng khoán Nhà nước và Sở giao dịch chứng khoán/Trung tâm giao dịch chứngkhoán nơi cổ phiếu của công ty được niêm yết trong thời hạn bảy ngày, kể từ ngày trởthành cổ đông lớn
3 Báo cáo về sở hữu của cổ đông lớn bao gồm các nội dung sau đây:
a) Tên, địa chỉ, ngành, nghề kinh doanh đối với cổ đông lớn là tổ chức; họ tên,tuổi, quốc tịch, nơi cư trú, nghề nghiệp đối với cổ đông lớn là cá nhân;
b) Số lượng và tỷ lệ phần trăm cổ phiếu do tổ chức, cá nhân sở hữu hoặc cùngvới tổ chức, cá nhân khác sở hữu trên tổng số cổ phiếu đang lưu hành
4 Khi có sự thay đổi quan trọng về thông tin nêu trong báo cáo quy định tạikhoản 3 Điều này hoặc có thay đổi về số lượng cổ phiếu sở hữu vượt quá một phần
Trang 7ngày có sự thay đổi trên, cổ đông lớn phải nộp báo cáo sửa đổi, bổ sung cho công ty,
Uỷ ban Chứng khoán Nhà nước và Sở giao dịch chứng khoán/Trung tâm giao dịchchứng khoán nơi cổ phiếu được niêm yết
5 Cổ đông lớn không được lợi dụng ưu thế của mình gây tổn hại đến các quyền
và lợi ích của công ty và của các cổ đông khác
6 Quy định tại các khoản 1, 2, 3 và 4 Điều này cũng áp dụng đối với nhómngười có liên quan sở hữu từ 5% trở lên số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty
Điều 7 Họp Đại hội đồng cổ đông thường niên, bất thường
1 Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu
quyết, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty
Hàng năm công ty phải tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông Việc họp Đại hộiđồng cổ đông thường niên không được tổ chức dưới hình thức lấy ý kiến cổ đôngbằng văn bản
2 Mọi cổ đông của công ty đều được quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông,Hội đồng quản trị công ty không được hạn chế cổ đông tham dự họp Đại hội đồng cổđông, đồng thời phải tạo điều kiện cho cổ đông thực hiện việc uỷ quyền đại diện thamgia Đại hội đồng cổ đông khi cổ đông có yêu cầu
3 Đại hội đồng cổ đông thường niên phải họp trong thời hạnbốn tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính Trường hợp theo đềnghị của Hội đồng quản trị, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể giahạn, nhưng không quá sáu tháng, kể từ ngày kết thúc năm tàichính
4 Chủ tịch Công đoàn công ty hoặc người do BCH Công đoàn ủy quyền được mời dự họp Đại hội đồng cổ đông và được tham gia ý kiến về vấn đề liên quan tới
quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của tập thể người lao động trong công ty theoquy định tại Điều 4 Nghị định số 87/2007/NĐ-CP ngày 28/5/2007 của Chính phủ,nhưng không được quyền biểu quyết
5 Kiểm toán viên hoặc đại diện công ty kiểm toán có thể được mời dự họp Đại
hội đồng cổ đông để phát biểu ý kiến tại Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề kiểmtoán
6 Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
a) Thông qua định hướng phát triển của công ty;
b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loạiđược quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từngloại cổ phần;
c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị,thành viên Ban kiểm soát;
d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặclớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chínhgần nhất của công ty;
Trang 8đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty, trừ trường hợpđiều chỉnh vốn điều lệ do bán thêm cổ phần mới trong phạm vi sốlượng cổ phần được quyền chào bán quy định tại Điều lệ công ty;e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗiloại;
h) Xem xét và xử lý các vi phạm của Hội đồng quản trị, Bankiểm soát gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;
i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;
k) Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của Luật Doanhnghiệp và Điều lệ công ty
7 Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua cácvấn đề sau đây:
a) Báo cáo tài chính hằng năm;
b) Báo cáo của Hội đồng quản trị đánh giá thực trạng công tácquản lý kinh doanh ở công ty;
c) Báo cáo của Ban kiểm soát về quản lý công ty của Hội đồngquản trị, Tổng giám đốc;
d) Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;
đ) Các vấn đề khác thuộc thẩm quyền
8 Hội đồng quản trị phải triệu tập họp bất thường Đại hội đồng
cổ đông trong các trường hợp sau đây:
a) Hội đồng quản trị xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty;b) Số thành viên Hội đồng quản trị còn lại ít hơn số thành viêntheo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty;
c) Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tạikhoản 2 Điều 79 của Luật Doanh nghiệp;
d) Theo yêu cầu của Ban kiểm soát;
đ) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệcông ty
9 Hội đồng quản trị phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đôngtrong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày số thành viên Hội đồngquản trị còn lại như quy định tại điểm b khoản 8 Điều này hoặcnhận được yêu cầu quy định tại điểm c và điểm d khoản 8 Điều này.Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hội đồng
cổ đông như quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị phải chịu tráchnhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại phát sinh đối vớicông ty
Trang 910 Trường hợp Hội đồng quản trị không triệu tập họp Đại hộiđồng cổ đông theo quy định tại khoản 9 Điều này thì trong thời hạn
ba mươi ngày tiếp theo, Ban kiểm soát thay thế Hội đồng quản trịtriệu tập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật Doanhnghiệp
Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng cổđông như quy định thì Trưởng ban kiểm soát phải chịu trách nhiệmtrước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại phát sinh đối với công
ty
11 Trường hợp Ban kiểm soát không triệu tập họp Đại hội đồng
cổ đông theo quy định tại khoản 10 Điều này thì cổ đông hoặcnhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 79 của Luật Doanh nghiệp
đã yêu cầu có quyền thay thế Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát triệutập họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định của Luật Doanh nghiệp.Trong trường hợp này, cổ đông hoặc nhóm cổ đông triệu tập họpĐại hội đồng cổ đông có thể đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanhgiám sát việc triệu tập và tiến hành họp nếu xét thấy cần thiết
12 Người triệu tập phải lập danh sách cổ đông có quyền dự họpĐại hội đồng cổ đông, cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nạiliên quan đến danh sách cổ đông, lập chương trình và nội dung cuộchọp, chuẩn bị tài liệu, xác định thời gian và địa điểm họp, gửi thôngbáo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định củaLuật Doanh nghiệp
13 Chi phí cho việc triệu tập và tiến hành họp Đại hội đồng cổđông theo quy định tại các khoản 9, 10 và 11 của Điều này sẽ đượccông ty hoàn lại
Điều 8 Trình tự, thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông
1 Thông báo triệu tập mời họp Đại hội đồng cổ đông
a) Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báomời họp đến tất cả cổ đông có quyền dự họp chậm nhất bảy ngàylàm việc trước ngày khai mạc Thông báo được gửi bằng phươngthức bảo đảm đến được địa chỉ thường trú của cổ đông
Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngàycấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanhcủa công ty; họ, tên, địa chỉ thường trú của cổ đông hoặc người đạidiện theo uỷ quyền của cổ đông; thời gian và địa điểm họp
b) Kèm theo thông báo mời họp phải có mẫu chỉ định đại diệntheo uỷ quyền dự họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, các tàiliệu thảo luận làm cơ sở thông qua quyết định và dự thảo nghịquyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp
Trang 10Nếu công ty có trang thông tin điện tử thì thông báo mời họp vàcác tài liệu gửi kèm theo phải được công bố trên trang thông tinđiện tử đó đồng thời với việc gửi thông báo cho các cổ đông.
2 Cách thức đăng ký tham dự Đại hội đồng cổ đông
a) Trước giờ khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký việc dựhọp Đại hội đồng cổ đông cho đến khi bảo đảm việc đăng ký đầy đủcác cổ đông có quyền dự họp Người đăng ký dự họp sẽ được cấpthẻ biểu quyết tương ứng với số vấn đề cần biểu quyết trongchương trình họp;
b) Cổ đông hoặc người được uỷ quyền dự họp đến sau khi cuộchọp đã khai mạc được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyếtngay sau khi đăng ký Chủ toạ không được dừng cuộc họp để nhữngngười đến muộn đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của nhữngbiểu quyết đã tiến hành không bị ảnh hưởng;
c) Cổ đông có quyền tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua người uỷ quyềnvào các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông Cổ đông có thể uỷ quyền cho Hội đồng quảntrị công ty hoặc các tổ chức lưu ký làm đại diện cho mình tại Đại hội đồng cổ đông.Trường hợp tổ chức lưu ký được cổ đông uỷ quyền làm đại diện, tổ chức lưu ký phảicông khai nội dung được uỷ quyền biểu quyết Hội đồng quản trị công ty phải hướngdẫn thủ tục uỷ quyền và lập giấy uỷ quyền cho các cổ đông theo quy định
Điều 9 Điều kiện tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông
1 Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành khi có số cổđông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểuquyết
2 Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiếnhành theo quy định tại khoản 1 Điều này thì được triệu tập họp lầnthứ hai trong thời hạn ba mươi ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứnhất Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông triệu tập lần thứ hai được tiếnhành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần
có quyền biểu quyết
3 Trường hợp cuộc họp triệu tập lần thứ hai không đủ điều kiệntiến hành theo quy định tại khoản 2 Điều này thì được triệu tập họplần thứ ba trong thời hạn hai mươi ngày, kể từ ngày dự định họp lầnthứ hai Trong trường hợp này, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đượctiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp và tỷ lệ số cổphần có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp
4 Chỉ có Đại hội đồng cổ đông mới có quyền thay đổi chươngtrình họp đã được gửi kèm theo thông báo mời họp
Trang 11Điều 10 Thể thức tiến hành họp và cách thức bỏ phiếu, kiểm phiếu thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông
Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng
cổ đông được tiến hành theo quy định sau đây:
1 Chủ toạ, thư ký và ban kiểm phiếu của cuộc họp Đại hội đồng
cổ đông được quy định như sau:
a) Chủ tịch Hội đồng quản trị làm chủ toạ các cuộc họp do Hộiđồng quản trị triệu tập; trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thờimất khả năng làm việc thì các thành viên còn lại bầu một ngườitrong số họ làm chủ toạ cuộc họp; trường hợp không có người có thểlàm chủ toạ thì thành viên Hội đồng quản trị có chức vụ cao nhấtđiều khiển để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ toạ cuộc họp trong sốnhững người dự họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ toạcuộc họp;
b) Trong các trường hợp khác, người ký tên triệu tập họp Đại hộiđồng cổ đông điều khiển để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ toạ cuộchọp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ toạ cuộc họp;
c) Chủ toạ cử một người làm thư ký lập biên bản họp Đại hộiđồng cổ đông;
d) Đại hội đồng cổ đông bầu ban kiểm phiếu không quá bangười theo đề nghị của chủ toạ cuộc họp
2 Chương trình và nội dung họp phải được Đại hội đồng cổ đôngthông qua ngay trong phiên khai mạc Chương trình phải xác định rõ
và chi tiết thời gian đối với từng vấn đề trong nội dung chương trìnhhọp
3 Chủ toạ và thư ký cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có quyềnthực hiện các biện pháp cần thiết để điều khiển cuộc họp một cáchhợp lý, có trật tự, đúng theo chương trình đã được thông qua vàphản ánh được mong muốn của đa số người dự họp
4 Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo từng vấn
đề trong nội dung chương trình Việc biểu quyết được tiến hànhbằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thẻbiểu quyết không tán thành, cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếubiểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến
5 Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông có quyền:
a) Yêu cầu tất cả người dự họp chịu sự kiểm tra hoặc các biệnpháp an ninh khác;
b) Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền duy trì trật tự cuộc họp; trụcxuất những người không tuân thủ quyền điều hành của chủ toạ, cố
ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến triển bình thường của cuộc họp hoặc
Trang 12không tuân thủ các yêu cầu về kiểm tra an ninh ra khỏi cuộc họpĐại hội đồng cổ đông.
6 Chủ toạ có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có
đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến một thời điểm kháchoặc thay đổi địa điểm họp trong các trường hợp sau đây:
a) Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cảngười dự họp;
b) Có người dự họp có hành vi cản trở, gây rối trật tự, có nguy
cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng vàhợp pháp
Thời gian hoãn tối đa không quá ba ngày, kể từ ngày cuộc họp
dự định khai mạc
7 Trường hợp chủ toạ hoãn hoặc tạm dừng họp Đại hội đồng cổđông trái với quy định tại khoản 6 Điều này, Đại hội đồng cổ đôngbầu một người khác trong số những người dự họp để thay thế chủtoạ điều hành cuộc họp cho đến lúc kết thúc và hiệu lực các biểuquyết tại cuộc họp đó không bị ảnh hưởng
8 Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩmquyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằngvăn bản
9 Các quyết định của Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sauđây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họpĐại hội đồng cổ đông:
a) Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;
b) Thông qua định hướng phát triển công ty;
c) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loạiđược quyền chào bán;
d) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị vàBan kiểm soát;
đ) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặclớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chínhgần nhất của công ty;
e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;
g) Tổ chức lại, giải thể công ty
10 Quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thông qua tạicuộc họp khi có đủ các điều kiện sau đây:
a) Được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểuquyết của tất cả cổ đông dự họp chấp thuận;
Trang 13b) Đối với quyết định về loại cổ phần và tổng số cổ phần củatừng loại được quyền chào bán; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổchức lại, giải thể công ty; đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằnghoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tàichính gần nhất của công ty thì phải được số cổ đông đại diện ít nhất75% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấpthuận.
c) Việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểmsoát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu
11 Các quyết định được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổđông với số cổ đông trực tiếp và uỷ quyền tham dự đại diện 100%tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lựcngay cả khi trình tự và thủ tục triệu tập, nội dung chương trình họp
và thể thức tiến hành họp không được thực hiện đúng như quy định
12 Trường hợp thông qua quyết định dưới hình thức lấy ý kiếnbằng văn bản thì quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thôngqua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 75% tổng số phiếu biểuquyết chấp thuận
13 Đối với những vấn đề nhạy cảm và nếu cổ đông có yêu cầu, công ty phải chỉđịnh tổ chức trung lập thực hiện việc thu thập và kiểm phiếu
14 Kết quả kiểm phiếu được chủ toạ công bố ngay trước khi bếmạc cuộc họp
15 Nhằm tăng cường hiệu quả của các cuộc họp Đại hội đồng
cổ đông, công ty phải cố gắng tối đa việc áp dụng các công nghệthông tin hiện đại để cổ đông có thể tham gia vào các cuộc họp Đạihội đồng cổ đông một cách tốt nhất
Điều 11 Cách thức phản đối nghị quyết và yêu cầu huỷ bỏ quyết định của Đại hội đồng cổ đông
Trong thời hạn chín mươi ngày, kể từ ngày nhận được biên bảnhọp Đại hội đồng cổ đông hoặc biên bản kết quả kiểm phiếu lấy ýkiến Đại hội đồng cổ đông, cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị,Tổng giám đốc, Ban kiểm soát có quyền yêu cầu Toà án hoặc Trọngtài xem xét, huỷ bỏ quyết định của Đại hội đồng cổ đông trong cáctrường hợp sau đây:
1 Trình tự và thủ tục triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông khôngthực hiện đúng theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công
ty và Quy chế này
2 Trình tự, thủ tục ra quyết định và nội dung quyết định viphạm pháp luật hoặc Điều lệ công ty
Trang 14Điều 12 Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
1 Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi vào sổ biên bảncủa công ty Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể cả bằng tiếngnước ngoài và phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh;
b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;
c) Chương trình và nội dung cuộc họp;
f) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết,trong đó ghi rõ tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không
có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông
dự họp;
g) Các quyết định đã được thông qua;
h) Họ, tên, chữ ký của chủ toạ và thư ký
Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều cóhiệu lực pháp lý như nhau
2 Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thôngqua trước khi bế mạc cuộc họp
3 Chủ toạ và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm vềtính trung thực, chính xác của nội dung biên bản
4 Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổđông đăng ký dự họp, toàn văn nghị quyết đã được thông qua và tàiliệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữtại trụ sở chính của công ty
Điều 13 Thẩm quyền, nguyên tắc, trình tự và thủ tục lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông
Thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản đểthông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông được thực hiện theoquy định sau đây:
1 Hội đồng quản trị có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
để thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông bất cứ lúc nàonếu xét thấy cần thiết vì lợi ích của công ty
Trang 152 Hội đồng quản trị phải chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảoquyết định của Đại hội đồng cổ đông và các tài liệu giải trình dựthảo quyết định Phiếu lấy ý kiến kèm theo dự thảo quyết định vàtài liệu giải trình phải được gửi bằng phương thức bảo đảm đếnđược địa chỉ thường trú của từng cổ đông.
3 Phiếu lấy ý kiến phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh của công ty;
b) Mục đích lấy ý kiến;
c) Họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Giấy chứng minhnhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của cổđông là cá nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết địnhthành lập hoặc số đăng ký kinh doanh của cổ đông hoặc đại diệntheo uỷ quyền của cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần của từngloại và số phiếu biểu quyết của cổ đông;
d) Vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua quyết định;
đ) Phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành
và không có ý kiến;
e) Thời hạn phải gửi về công ty phiếu lấy ý kiến đã được trả lời;f) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị và người đạidiện theo pháp luật của công ty
4 Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là
cá nhân, của người đại diện theo uỷ quyền hoặc người đại diện theopháp luật của cổ đông là tổ chức
Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bìdán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu Các phiếulấy ý kiến gửi về công ty sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếulấy ý kiến hoặc đã bị mở đều không hợp lệ
5 Hội đồng quản trị kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới
sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữchức vụ quản lý công ty
Biên bản kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, số và ngày cấp Giấy chứng nhậnđăng ký kinh doanh, nơi đăng ký kinh doanh;
b) Mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua quyếtđịnh;
c) Số cổ đông với tổng số phiếu biểu quyết đã tham gia biểuquyết, trong đó phân biệt số phiếu biểu quyết hợp lệ và số biểu
Trang 16quyết không hợp lệ, kèm theo phụ lục danh sách cổ đông tham giabiểu quyết;
d) Tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiếnđối với từng vấn đề;
đ) Các quyết định đã được thông qua;
e) Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch Hội đồng quản trị, người đại diệntheo pháp luật của công ty và của người giám sát kiểm phiếu
Các thành viên Hội đồng quản trị và người giám sát kiểm phiếuphải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biênbản kiểm phiếu; liên đới chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh
từ các quyết định được thông qua do kiểm phiếu không trung thực,không chính xác
6 Biên bản kết quả kiểm phiếu phải được gửi đến các cổ đôngtrong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu
7 Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, toànvăn nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèmtheo phiếu lấy ý kiến đều phải được lưu giữ tại trụ sở chính của côngty
8 Quyết định được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đôngbằng văn bản có giá trị như quyết định được thông qua tại cuộc họpĐại hội đồng cổ đông
Điều 14 Thông báo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông ra công chúng
1 Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả
cổ đông trong thời hạn mười lăm ngày, kể từ ngày bế mạc cuộc họp
2 Quyết định của Đại hội đồng cổ đông phải được thông báođến cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạnmười lăm ngày, kể từ ngày quyết định được thông qua
Điều 15 Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị tại Đại hội đồng cổ đông
Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị trình Đại hội đồng cổ đông phải tốithiểu có các nội dung sau:
a) Đánh giá tình hình hoạt động của công ty trong năm tài chính;
b) Hoạt động của Hội đồng quản trị;
c) Tổng kết các cuộc họp của Hội đồng quản trị và các quyết định của Hội đồngquản trị;
d) Kết quả giám sát đối với Tổng giám đốc điều hành;
đ) Kết quả giám sát đối với các cán bộ quản lý;
e) Các kế hoạch dự kiến trong tương lai
Trang 17Điều 16 Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát tại Đại hội đồng cổ đông
Báo cáo hoạt động của Ban kiểm soát trình Đại hội đồng cổ đông phải tối thiểu
có các nội dung sau:
a) Hoạt động của Ban kiểm soát;
b) Tổng kết các cuộc họp của Ban kiểm soát và các quyết định của Ban kiểmsoát;
c) Kết quả giám sát tình hình hoạt động và tài chính của công ty;
d) Kết quả giám sát đối với thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban giámđốc, và các cán bộ quản lý;
đ) Báo cáo đánh giá sự phối hợp hoạt động giữa Ban kiểm soát với Hội đồngquản trị, Ban giám đốc, và cổ đông
Chương III THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ VÀ HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Điều 17 Ứng cử, đề cử thành viên Hội đồng quản trị
1 Thông tin liên quan đến các ứng viên Hội đồng quản trị (trong trường hợp đãxác định được trước các ứng viên) được công bố trước ngày triệu tập họp Đại hộiđồng cổ đông một khoảng thời gian hợp lý để cổ đông có thể tìm hiểu về các ứngviên này trước khi bỏ phiếu
2 Các ứng viên Hội đồng quản trị phải có cam kết bằng văn bản về tính trungthực, chính xác và hợp lý của các thông tin cá nhân được công bố và phải cam kếtthực hiện nhiệm vụ của thành viên Hội đồng quản trị một cách trung thực nếu đượcbầu làm thành viên Hội đồng quản trị
3 Việc đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát quyđịnh tại quy chế này được thực hiện như sau:
a) Trước và trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, các cổ đông cóquyền cùng nhau lập nhóm để đề cử và dồn phiếu bầu cho người do
họ đề cử Các cổ đông phổ thông tự nguyện tập hợp thành nhómthỏa mãn các điều kiện quy định để đề cử người vào Hội đồng quảntrị và Ban kiểm soát phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổđông dự họp biết chậm nhất ngay khi khai mạc Đại hội đồng cổđông;
b) Căn cứ số lượng thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểmsoát, cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 4 Điều nàyđược quyền đề cử một hoặc một số người theo quyết định của Đạihội đồng cổ đông làm ứng cử viên Hội đồng quản trị và Ban kiểmsoát
4 Số lượng ứng cử viên mà mỗi cổ đông hoặc nhóm cổ đông cóquyền đề cử phụ thuộc vào số lượng và tỷ lệ sở hữu cổ phần củamỗi cổ đông hoặc nhóm cổ đông Nếu Đại hội đồng cổ đông không
Trang 18quyết định khác thì số lượng mà cổ đông hoặc nhóm cổ đông cóquyền đề cử thực hiện như sau:
a) Cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu từ 10% đến dưới 20% tổng số
cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử tối đa một ứng cử viên;b) Cổ đông nhóm cổ đông sở hữu từ 20% đến dưới 30% tổng số
cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử tối đa hai ứng cử viên;
c) Cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu từ 30% đến dưới 40% tổng số
cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử tối đa ba ứng cử viên;
d) Cổ đông nhóm cổ đông sở hữu từ 40% đến dưới 50% tổng số
cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử tối đa bốn ứng cử viên;đ) Cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu từ 50% đến dưới 60% tổng số
cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử tối đa năm ứng cử viên;e) Cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu từ 60% trở lên tổng số cổphần có quyền biểu quyết được đề cử đủ số ứng cử viên
Trường hợp số lượng ứng cử viên được cổ đông, nhóm cổ đông
đề cử thấp hơn số ứng cử viên mà họ được quyền đề cử thì số ứng
cử viên còn lại do Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát hoặc các cổđông khác đề cử
5 Trường hợp số lượng các ứng viên Hội đồng quản trị thông qua đề cử và ứng
cử vẫn không đủ số lượng cần thiết, Hội đồng quản trị đương nhiệm có thể đề cửthêm ứng viên Cơ chế đề cử hay cách thức mà Hội đồng quản trị đương nhiệm đề cửứng viên Hội đồng quản trị phải được công bố rõ ràng và được Đại hội đồng cổ đôngthông qua trước khi tiến hành đề cử
Điều 18 Tư cách thành viên Hội đồng quản trị
1 Thành viên Hội đồng quản trị là những người mà pháp luật và Điều lệ công tykhông cấm làm thành viên Hội đồng quản trị
2 Số thành viên Hội đồng quản trị độc lập không kiêm nhiệm chức
vụ trong bộ máy điều hành của công ty phải chiếm ít nhất một phần ba tổng
số thành viên Hội đồng quản trị
3 Thành viên Hội đồng quản trị công ty không được đồng thời là thành viên Hộiđồng quản trị của trên năm (05) công ty khác
4 Chủ tịch Hội đồng quản trị không kiêm nhiệm chức danh Tổng giám đốc điềuhành công ty trừ khi việc kiêm nhiệm này được phê chuẩn tại Đại hội đồng cổ đôngthường niên
5 Trường hợp Chủ tịch Hội đồng quản trị là người nước ngoài
được giao làm người đại diện theo pháp luật của công ty, thì người
đó phải ở Việt Nam trong suốt thời hạn của nhiệm kỳ và phải đăng
ký tạm trú theo quy định của pháp luật Trường hợp xuất cảnh khỏiViệt Nam trong thời hạn quá 30 ngày liên tục thì phải:
Trang 19a) Ủy quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tạiĐiều lệ công ty để người đó thực hiện các quyền và nhiệm vụ củangười đại diện theo pháp luật của công ty;
b) Gửi văn bản uỷ quyền đó đến Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặcBan quản lý khu công nghiệp, Ban quản lý khu kinh tế nơi công tyđăng ký trụ sở chính biết ít nhất 2 ngày trước khi xuất cảnh
Điều 19 Nhiệm kỳ và số lượng thành viên Hội đồng quản trị
1 Số lượng thành viên Hội đồng quản trị ít nhất là ba (03) người và nhiều nhất
là mười một (11) người, trong đó số thành viên Hội đồng quản trị là thành viên độclập không điều hành theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Quy chế này
2 Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là năm năm Nhiệm kỳ củathành viên Hội đồng quản trị không quá năm năm; thành viên Hộiđồng quản trị có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế
3 Hội đồng quản trị của nhiệm kỳ vừa kết thúc tiếp tục hoạtđộng cho đến khi Hội đồng quản trị mới được bầu và tiếp quản côngviệc
4 Trong trường hợp một thành viên bị mất tư cách thành viên theo quy định củapháp luật và Điều lệ công ty, bị cách chức hoặc vì một lý do nào đó không thể tiếp tụclàm thành viên Hội đồng quản trị, Hội đồng quản trị có thể bổ nhiệm người khác thaythế Thành viên Hội đồng quản trị thay thế trong trường hợp này phải được biểuquyết thông qua tại Đại hội đồng cổ đông gần nhất
5 Trường hợp có thành viên được bầu bổ sung hoặc thay thếthành viên bị miễn nhiệm, bãi nhiệm trong thời hạn nhiệm kỳ thìnhiệm kỳ của thành viên đó là thời hạn còn lại của nhiệm kỳ Hộiđồng quản trị
Điều 20 Trách nhiệm và nghĩa vụ của thành viên Hội đồng quản trị
1 Thành viên Hội đồng quản trị có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ củamình một cách trung thực, cẩn trọng vì quyền lợi tối cao của cổ đông và của công ty
2 Thành viên Hội đồng quản trị phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của Hội đồngquản trị và có ý kiến rõ ràng về các vấn đề được đưa ra thảo luận
3 Các thành viên Hội đồng quản trị và những người có liên quan khi thực hiệnmua hay bán cổ phần của mình do công ty phát hành phải báo cáo Ủy ban Chứngkhoán Nhà nước, Sở Giao dịch Chứng khoán/Trung tâm Giao dịch Chứng khoán vàthực hiện công bố thông tin về việc mua bán này theo quy định của pháp luật
4 Công ty có thể mua bảo hiểm trách nhiệm cho các thành viên Hội đồng quảntrị sau khi có sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông Tuy nhiên, bảo hiểm nàykhông bao gồm bảo hiểm cho những trách nhiệm của thành viên Hội đồng quản trịliên quan đến việc vi phạm pháp luật và Điều lệ công ty
Trang 20Điều 21 Trách nhiệm và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị
1 Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyềnnhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụcủa công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.Hoạt động của Hội đồng quản trị phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật vàĐiều lệ công ty
2 Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động của công ty tuân thủcác quy định của pháp luật và Điều lệ công ty, đối xử bình đẳng đối với tất cả cổ đông
và quan tâm tới lợi ích của người có quyền lợi liên quan đến công ty
3 Hội đồng quản trị có các quyền và nhiệm vụ sau đây:
a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kếhoạch kinh doanh hằng năm của công ty;
b) Kiến nghị loại cổ phần và tổng số cổ phần được quyền chàobán của từng loại;
c) Quyết định chào bán cổ phần mới trong phạm vi số cổ phầnđược quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốntheo hình thức khác;
d) Quyết định giá chào bán cổ phần và trái phiếu của công ty;đ) Quyết định mua lại cổ phần theo quy định tại khoản 1 Điều
91 của Luật Doanh nghiệp;
e) Quyết định phương án đầu tư và dự án đầu tư trong thẩmquyền và giới hạn theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệcông ty;
g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và côngnghệ; thông qua hợp đồng mua, bán, vay, cho vay và hợp đồngkhác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghitrong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ khácnhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, trừ hợp đồng và giao dịch quyđịnh tại khoản 1 và khoản 3 Điều 120 của Luật Doanh nghiệp;
h) Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứthợp đồng đối với Tổng giám đốc và người quản lý quan trọng kháctheo quy định tại Điều lệ công ty và quy chế này; quyết định mứclương và lợi ích khác của những người quản lý đó; cử người đại diệntheo uỷ quyền thực hiện quyền sở hữu cổ phần hoặc phần vốn góp
ở công ty khác, quyết định mức thù lao và lợi ích khác của nhữngngười đó;
i) Giám sát, chỉ đạo Tổng giám đốc và người quản lý khác trongđiều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty;