Negotiate in PM 16 march 2009

CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÀM PHÁNKhái niệm: Đàm phán được xem như là nghệ thuật của việc đạt đến hiểu biết chung thông qua sự mặc cả trên những yếu tố cần thiết của hợp đồng như là các đặc điể

KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN TRONG

QUẢN LÝ DỰ ÁN

TRUNG TÂM CPA

Đại học Mở TP.HCM

Tài liệu lưu hành nội bộ

CÁC NGUYÊN TẮC CỦA ĐÀM PHÁN

Khái niệm: Đàm phán được xem như là nghệ thuật của việc đạt đến hiểu biết chung thông qua sự mặc cả trên những yếu tố cần thiết của hợp đồng như là các đặc điểm kỹ thuật, giá cả, thời gian thi công…v.v

Đàm phán xuất hiện khi hai bên với các quan điểm và mục tiêu khác nhau tìm kiếm một thỏa thuận hài lòng lẫn nhau

Quá trình đàm phán bao gồm:

 Trình bày lập trường của mỗi bên

 Phân tích và đánh giá lập trường của bên kia

 Mỗi bên cố gắng tự hiệu chỉnh m c ục tiêu và lợi ích của bên mình càng theo m c ục tiêu và lợi ích của bên kia càng tốt

(hiểu theo nghĩa hẹp là nhượng bộ bên kia)  Điều này nói dể nhưng khó làm!

CÁC THÀNH PHẦN CỦA CUỘC ĐÀM PHÁN

 Sự hợp tác: tìm kiếm giải pháp win-win; đàm phán

không phải là một tiến trình cạnh tranh

 Một điều gì đó cho mọi người: mỗi bên phải chuẩn bị

sẳn sàng nhượng bộ để bên kia nhận được một cái gì đó.

 Các mối quan tâm chung: Đàm phán đỏi hỏi hai bên

phải cùng tìm kiếm các mối quan tâm chung

 Một sự tiến triển của hành vi: Mỗi bên nên cảm thấy

rằng sự nhượng bộ mà họ đang đánh đổi là cân bằng xấp xỉ với lợi ích mà họ đạt được, không phải nhượng bộ là mất mát Nhượng bộ là vì lợi ích của hai bên

CHUẨN BỊ CHO MỘT CUỘC ĐÀM PHÁN

 Xác định các mục tiêu

 Xác định cái gì có thể nhượng bộ

 Ước lượng các nhu cầu thực sự của bên kia và các ràng buộc

 Chuẩn bị một chương trình nghị sự sơ bộ cho cuộc đàm phán

 Xác định các giải pháp cho sự lựa chọn

Sự thực hành: Giúp nhận dạng những khó khăn mà người

đàm phán sẽ phải đối mặt; diễn tập và phát triển các kỹ năng trong thực hành

CÁC NGUYÊN TẮC CHỈ ĐẠO CỦA ĐÀM PHÁN

Để đạt được một lợi thế chiến lược trên đối tác trong mọi cuộc

đàm phán, nên quan tâm đến các nguyên lý sau:

 Kiên định với mục tiêu đã dự định

 Hiêu chỉnh để thích hợp với cái trung bình mà bạn có thể đạt được

 Khai thác hướng đi tối thiểu hóa các chống đối từ đối tác

 Duy trì một kế hoạch của bạn mà có thể thích nghi đến sự thay đổi của hoàn cảnh.

 Không đặt nặng cái gì cả đằng sau cách tiếp cận trong khi mà đối

tác đang đề phòng

 Tiếp tục “một sự công kích” theo các hướng như nhau hoặc trong dạng thức giống nhau nếu đã thất bại một lần

CÁC KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN

Kỹ thuật đàm phán là những kỹ thuật mà giúp người đàm

phán đạt được mục tiêu đàm phán và tránh những

nhượng bộ không mong đợi

Các nội dung chính:

 Xác định các nội dung

 Sự thiết lập quyền của mỗi bên tham gia

 Xây dựng một thiện chí

 Tìm kiếm sư chấp thuận của người vắng mặt

 Tìm kiếm quyền lực cao hơn

 Ngắt những phát biểu chệch hướng

 Đảm bảo các cam kết

KỸ THUẬT ĐÀM PHÁN ĐỂ GIẢM GIÁ DỰ THẦU

• Bạn đang muốn chọn nhà thầu có giá cao nhất nhưng lại

muốn nhà thầu này giảm giá (lẽ tất nhiên là trong phạm vi

cho phép), hãy thử làm theo quy trình như sau:

 Bước 1: Chọn ra từ 2 đến 3 nhà thầu tiềm năng để đàm phán giá cả

 Bước 2: Mời nhà thầu có giá thấp nhất đến để đàm phán và khéo léo đề nghị họ giảm giá Bạn nên cố ý cho nhà thầu có giá cao hơn thấy rằng bạn vừa làm việc xong với nhà thầu có giá thấp hơn

 Bước 3: Mời nhà thầu có giá cao nhất đến để đàm phán và

khéo léo đề nghị họ giảm giá

 Bước 4: Nếu nhà thầu (mà bạn muốn chọn) vẫn chưa giảm giá đến mức mà bạn mong muốn, hãy công bố giá của nhà thầu thấp nhất và nói rõ nếu cao hơn giá này họ sẽ bị loại và nhà thầu kia sẽ trúng thầu

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI

 Đưa ra đề nghị ban đầu

 Những lời hứa

 Những lời đe dọa

 Những lời khuyên

 Những lời cảnh báo

 Thưởng và phạt

 Những cam kết

 Các câu hỏi

 Các mệnh lệnh

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)

 “Chê bai” : Sử dụng khi muốn giảm yêu cầu của đối tác

 “ Giả vờ rút lui ”: Sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu quá cao

 “ Hỏi ý kiến cấp trên ”: Khi cần chúng ta muốn rút lui,

hoặc bạn lúng túng trong ra quyết định

 “ Yêu cầu thêm ”: Sử dụng khi yêu cầu của chúng ta

đãđược thỏa mãn

 “ Chia đôi chênh lệch ”: Khi yêu cầu của hai bên khác biệt nhau mà nếu không chia đôi thì có thể dẫn đến bế tắc.

 “ Siết ốc ”: Sử dụng đối tác có khuyết điểm nhỏ & chúng ta gần đạt yêu cầu

 “ Dùng các thông lệ ”: Đưa ra những thông lệ (lẽ tất nhiên

NHỮNG KỶ XẢO BẰNG LỜI NÓI (tiếp)

 Đưa ra đề nghị ban đầu : Thường các đề nghị này là rất

hấp dẫn trong tương lai để đối tác nhựng bộ chúng ta trong hiện tại

 “ Chia rẽ đối tác ”: Sử dụng khi không thuyết phục được

toàn bộ đối tác

 “ Gỉa vờ nóng giận ”: Có thể sử dụng khi đối tác đưa ra yêu cầu bất hợp lý, nhưng phải cẩn thận khi áp dụng

 “ Sự đã rồi ”: Cứ im lặng mà làm, khi bị phát hiện thì giả vời không biết và nhận lỗi

 “ Đánh trống lãng ”: Sử dụng khi bị đối tác đưa ra đúng

yếu điểm của ta

 “ Ping pong ”: Dùng cách hỏi lại đối tác với những vấn đề mà chúng ta không tiện trả l i ời

NHỮNG KỶ XẢO KHÔNG BẰNG LỜI NÓI

 Im lặng

 Nhìn chằm chằm vào mặt

 Tiếp xúc, va chạm

 “Ngôn ngữ cơ thể”

ĐỂ TRỞ NÊN MỘT NHÀ ĐÀM PHÁN TỐT

o Hiểu rõ hơn về người đàm phán của đối tác

o Cân nhắc các chi tiết cụ thể của tình huống

o Quyết định làm thế nào để vượt qua những khó

khăn thực tế

o Có hiểu biết về tính động của quá trình đàm

phán và ảnh hưởng của văn hóa

o Sự “tự hiệu chỉnh” vừa phải có thể sẽ hiệu quả

nhất