Tin học ứng dụng CHUONG1

1.1.1 Thư mục folder, tệp tin file 1.1.1.1 Tạo thư mục new folder Để tạo một thư mục mới ta kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer, rồi chọn ổ đĩa, thư mục hoặc tệp tin cần tạo r

CHƯƠNG 1

NHẮC LẠI CÁC KIẾN THỨC TIN HỌC CĂN BẢN

Môn Tin học đại cương đã trang bị một khối lượng lớn kiến thức về Windows cũng như Excel Chương này chỉ nhằm mục đích nhắc lại những kiến thức cơ bản về chúng tạo điều kiện thuận lợi cho việc học môn Tin học ứng dụng sử dụng công cụ chủ yếu là Excel

1.1 CĂN BẢN VỀ WINDOWS

Với một máy tính đã được cài đặt hệ điều hành Windows sau khi bật công tắc nguồn trên ổ cứng thì hệ điều hành được khởi động và có giao diện đồ hoạ sẵn sàng cho một phiên làm việc

1.1.1 Thư mục (folder), tệp tin (file)

1.1.1.1 Tạo thư mục (new folder)

Để tạo một thư mục mới ta kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer, rồi chọn

ổ đĩa, thư mục hoặc tệp tin cần tạo rồi làm theo một trong các cách sau:

+ Từ menu chính của cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer thực hiện lệnh:

File\ New\ Folder

+ Kích phải chuột, chọn lệnh New\ Folder trên thanh menu tắt

Xuất hiện hộp văn bản New Folder Gõ tên thư mục mới rồi Enter để hoàn tất quá

trình tạo thư mục mới

1.1.1.2 Đổi tên thư mục, file (rename)

Để đổi tên thư mục, tên file ta kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer, rồi

chọn ổ đĩa, thư mục hoặc tệp tin cần đổi tên rồi làm theo một trong các cách sau:

+ Từ menu chính của cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer thực hiện lệnh:

Màn hình ền

Bài giảng tin học ứng dụng

Gõ tên thư mục mới hay tệp tin mới rồi Enter

1.1.1.3 Xoá thư mục tệp tin bị xoá (delete)

Để xoá thư mục, tệp tin ta kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer Chọn thư

mục hoặc tệp tin cần xoá rồi làm theo một trong các cách sau:

+ Từ menu chính của cửa sổ My Computer hoặc Windows Explorer thực hiện lệnh:

File\Delete

+ Kích phải chuột, chọn lệnh Delete trên thanh menu tắt

+ Nhấn phím Del hoặc Delete trên bàn phím

Windows sẽ hiện hộp thoại xác nhận xoá Chọn Yes để xác nhận

Chú ý: - Với những cách xóa này ta có thể khôi phục lại ngay tệp tin, thư mục vừa xoá

bằng cách nhấn nút Undo Với những tệp tin, thư mục trên ổ đĩa cứng bị xoá lâu rồi thì

ta có thể vào Recycle Bin, tìm thư mục, tệp tin rồi kích phải chọn Restore trên thanh menu tắt

- Ta cũng có thể xóa vĩnh viễn tệp tin, thư mục bằng cách giữ phím Shift trong khi Delete

1.1.1.4 Sao chép thư mục, file (copy/ paste)

Cách nhanh nhất để sao chép thông tin là di thả nó từ chỗ này sang chỗ khác bằng chuột Tuy nhiên ta có thể sao chép thư mục, tệp tin sang một thư mục khác hay ổ đĩa khác bằng một trong các cách sau:

+ Kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer

+ Chọn tệp tin, thư mục cần sao chép

+ Chọn Copy bằng một trong các cách:

- Bấm vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ

- Trên thanh menu chọn Edit\ Copy

- Kích phải chuột lên tệp tin, thư mục cần sao chép rồi chọn Copy

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

+ Mở ổ đĩa hoặc thư mục sẽ chứa tệp tin, thư mục rồi thực hiện lệnh dán Paste bằng

một trong các cách sau:

- Bấm vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ

- Từ thanh menu thực hiện lệnh Edit\ Paste

- Kích phải chuột rồi chọn Paste

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

1.1.1.5 Di chuyển thư mục, file (cut/ paste)

Để di chuyển thư mục, file từ ổ đĩa, thư mục này đến ổ đĩa, thư mục khác ta cũng tiến

hành tương tự như việc sao chép thư mục chỉ khác là thay vì việc chọn Copy ta chọn Cut Để chọn lệnh Cut ta làm theo một trong các cách sau:

- Bấm vào biểu tượng Cut trên thanh công cụ

- Trên thanh menu chọn Edit\ Cut

- Kích phải chuột lên tệp tin, thư mục cần sao chép rồi chọn Cut

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X

1.1.2 Đĩa mềm

Đĩa mềm dùng để lưu trữ văn bản, dữ liệu và chương trình Nó cũng được sử dụng để chuyển thông tin từ máy này sang máy khác, từ nơi này sang nơi khác khá dễ dàng

1.1.2.1 Định dạng đĩa mềm

Đĩa mềm trong quá trình sử dụng có thể bị khó đọc lúc này ta có thể tiến hành định dạng lại đĩa như sau:

Kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer rồi làm theo một trong các cách sau: + Chọn ổ đĩa mềm 3 1 /2 Floopy (A:) rồi chọn lệnh File từ thanh thực đơn, chọn

Bài giảng tin học ứng dụng

Thực hiện các lựa chọn trong hộp thoại Format rồi nhấn Start để định dạng Nếu đĩa mềm có chứa dữ liệu thì sẽ xuất hiện hộp thoại cảnh báo dữ liệu sẽ bị xoá Chọn OK để xác

nhận yêu cầu định dạng

Khi việc định dạng đĩa hoàn tất xuất hiện hộp thoại thông báo, ta nhấn OK để hoàn tất rồi kích nút Close để kết thúc toàn bộ việc định dạng đĩa mềm

Chú ý: Đĩa mềm đã được đưa vào ổ đĩa

1.1.2.2 Thao tác với đĩa mềm

¾ Sao chép từ ổ cứng ra đĩa mềm

Để sao chép thư mục, tệp tin hay chương trình từ ổ cứng ra đĩa mềm trước hết ta kích

hoạt My Computer hoặc Windows Explorer rồi làm một trong các cách sau:

+ Kích phải lên thư mục, tệp tin, chương trình cần sao chép di chuyển từ ổ cứng ra đĩa

mềm rồi thực hiện lệnh Send to\ 3 1 /2 Floopy (A:)

+ Kích chọn thư mục, tệp tin, chương trình cần sao chép di chuyển từ ổ cứng ra đĩa

mềm rồi Copy (Ctrl + C) nếu muốn sao chép, Cut (Ctrl + X) nếu muốn di chuyển giống như khi sao chép và di chuyển thư mục, tệp tin rồi chọn đích đến là ổ đĩa mềm 3 1 /2 Floopy (A:) và thực hiện lệnh Paste (Ctrl+V)

¾ Sao chép từ đĩa mềm vào ổ cứng

Để sao chép thư mục, tệp tin hay chương trình từ đĩa mềm vào ổ cứng trước hết ta

kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer rồi tiến hành giống như khi sao chép (Copy),

di chuyển (Cut) thư mục, tệp tin nhưng đích đến lúc này là thư mục nằm trên ổ đĩa cứng (Paste)

Chú ý: Để thao tác với đĩa mềm ta phải đảm bảo rằng khe bảo vệ của đĩa mềm đó

không hở

1.1.3 Cài đặt phần mềm

Windows là hệ điều hành đa nhiệm cho phép cài đặt nhiều phần mềm tương thích với phần cứng của máy tính và các phiên bản của Windows Ở đây xin đưa ra một ví dụ cài đặt

phần mềm Microsoft Office rất thông dụng

Ta có thể cài đặt từ bộ cài Microsoft Office có trong ổ cứng của máy tính hoặc cài đặt

từ đĩa CD chứa phần mềm Microsoft Office nếu máy tính của ta có ổ đĩa CD – ROM Với phiên bản nào của Microsoft Office ta cũng cần làm theo các bước sau:

¾ Cài đặt từ bộ cài trên ổ cứng

+ Tìm đường dẫn đến nơi chứa bộ cài và mở ra

+ Kích đúp vào biểu tượng Setup.exe để bắt đầu thực hiện việc cài đặt

+ Lựa chọn cách cài đặt rồi nhấn Next

+ Lựa chọn các ứng dụng MSOFFICE và công cụ sẽ cài rồi chọn Update để bắt đầu

quá trình cài đặt

Bài giảng tin học ứng dụng

+ Kích chọn OK trong hộp thoại xác nhận quá trình cài đặt MSOFFICE đã được thành

công để hoàn tất việc cài đặt

1.1.4 Font chữ

Font được dùng để hiển thị văn bản trên màn hình và máy in Ta có thể thêm hoặc xoá

bỏ những font không cần thiết

¾ Cài đặt font

Để cài đặt font chữ ta làm theo các bước sau:

+ Kích hoạt thư mục Fonts trong cửa sổ Control Panel:

+ Trên thanh thực đơn ta thực hiện lệnh: File\ Install NewFont

+ Hộp thoại Add Fonts xuất hiện ta chọn ổ đĩa chứa fonts trong mục Drivers, chọn thư mục chứa fonts trong Folders, chọn font hoặc tất cả các font cần cài trong List of fonts rồi chọn OK để hoàn tất việc cài đặt

Bài giảng tin học ứng dụng

¾ Xóa bỏ font

Để xoá font ta chỉ việc kích chọn font cần xoá trong thư mục font đã được cài đặt, nhấn phím Del hoặc Delete rồi chọn Yes trong hộp thoại xác nhận xoá để hoàn tất việc xoá font

¾ Cài đặt phần mềm Tiếng Việt

Để đánh cũng như hiện được chữ Tiếng Việt trên màn hình và máy in thì nhất thiết ta phải cài đặt thêm phần mềm Tiếng Việt Để cài đặt phần mềm Tiếng Việt giả sử là phần mềm VietKey2000 (hầu như được sử dụng trên các máy tính cá nhân hiện nay) ta làm như sau:

+ Kích hoạt My Computer hoặc Windows Explorer

+ Tìm đường dẫn đến thư mục chứa bộ cài phần mềm (trên ổ cứng hoặc đĩa CD) và

mở nó ra

+ Kích đúp vào Setup.exe để bắt đầu tiến hành quá trình cài đặt Thực hiện theo các

hướng dẫn trong các hộp thoại:

+ Lựa chọn một trong ba cách cài đặt và đường dẫn đến nơi sẽ cài đặt

+ Chọn mục tạo hay không tạo Icons trên Desktop và Finish

+ Tích chọn mục khởi động lại máy và ấn Finish để hoàn thành việc cài đặt

Bài giảng tin học ứng dụng

Đối với các phần mềm Tiếng Việt khác ta cũng làm tương tự

1.2 CĂN BẢN VỀ EXCEL

1.2.1 Giới thiệu các thành phần chính của Excel

Sau khi khởi động Excel bằng cách nháy đúp chuột vào biểu tượng Excel trên

màn hình hoặc chọn Start\ Program\ Microsoft Excel màn hình đồ hoạ của Excel được xuất

hiện với các thành phần chính sau:

Thanh công thức (Formula) Thanh định dạng (Formatting)

Danh sách Sheet và nút dịch chuyển (sheet tab)

Vùng làm việc

Thanh cuốn (Scroll)

− Thanh tiêu đề (Title): Cho ta biết tên tệp hiện Tên mặc định là Book# (# là số thứ tự

tương ứng với số lần mở tệp) và có đuôi mở rộng là XLS

− Thanh thực đơn (Menu): Liệt kê các mục lệnh chính của Excel Mỗi mục ứng với

một menu dọc, để mở menu dọc ta chỉ việc nháy chuột vào tên mục

− Thanh công cụ (Standard): Chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng các

nút biểu tượng Các lệnh này có thể được truy xuất trực tiếp bằng chuột Để hiện tên các nút ta

chỉ việc trỏ chuột lên trên nút mà không nháy chuột

− Thanh đinh dạng (Formatting): Chứa các lệnh dưới dạng các nút có biểu tượng để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu font, cỡ font…

− Thanh công thức (Formula): gồm các ô Namebox (hiển thị toạ độ của ô hiện hành), Insert Function (nhập công thức vào ô), Formula bar (nội dung dữ liệu của ô hiện hành)

Toạ độ ô Insert Function Formula bar

− Thanh cuốn (Scroll): Hai thanh trượt bên phải và bên trái cửa sổ dể hiển thị những

phần bị che khuất của bảng tính

− Thanh trạng thái (Status): Dòng chứa chế độ làm việc hiện hành như Ready (sẵn

sàng nhập dữ liệu), Enter (đang nhập dữ liệu), Point (đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ), Edit (đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành) hay ý nghĩa lệnh

hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống như NumLock, Capslock…

− Danh sách sheet và các nút dịch chuyển (Sheet tab): Tên các sheet được hiển thị trên

các vạt (tab) ở góc trái dưới cửa sổ workbook Để di chuyển ví trí của sheet trong workbook ta

chỉ việc kích giữ và thả chuột đến ví trí mới

− Vùng làm việc: Chứa các ô

* Cấu trúc của bảng tính Excel:

− Wookbook (Book): là một tệp tin của Excel tạo ra dùng để tính toán và lưu trữ dữ

liệu, có phần mở rộng là xls Một workbook chứa tối đa 255 worksheet riêng biệt

− Worksheet (sheet): là thành phần chính của Workbook gồm khoảng trên 16 triệu ô

để nhập dữ liệu, tính toán, tạo biểu mẫu, quản lý khai thác cơ sở dữ liệu…

− Cột (column): là tập hợp của các ô trong bảng tính theo chiều dọc có độ rộng từ 0

đến 255 kí tự (mặc định là 9 kí tự) Mỗi sheet gồm 256 cột được ký hiệu từ A, B,…, Y, Z,

AA, BB,…, IV từ trái sang phải

Bài giảng tin học ứng dụng

− Ô (Cell): là giao của một dòng và một cột Mỗi ô được xác định bằng một địa chỉ dựa theo ký hiệu của cột và số thứ tự của dòng Có ba loại địa chỉ ô:

+ Địa chỉ ô tương đối (relative address): Được thành lập trực tiếp từ ký hiệu cột và số thứ tự dòng Nó sẽ được thay đổi mỗi khi sao chép công thức đến vị trí mới

Ví dụ 1.1: Công thức trong ô E5 là =G5-H5

Công thức trong ô E6 là =G6-H6

+ Địa chỉ ô tuyệt đối (absolute address): Được thành lập trực tiếp từ ký hiệu cột và số

thứ tự dòng nhưng có thêm ký hiệu $ trước mỗi toạ độ Nó sẽ không thay đổi mỗi khi sao

chép công thức đến vị trí mới

Ví dụ 1.2: Công thức trong ô E5 là =$B$2-$H$5

Công thức trong ô E6 là =$B$2-$H$5 + Địa chỉ ô hỗn hợp (mixed address): Địa chỉ này là sự sử dụng trộn lẫn giữ tham chiếu tuyệt đối và tham chiếu tương đối

Ký hiệu $ đứng trước số thứ tự dòng gọi là tương đối cột tuyệt đối dòng chẳng hạn M$6 Ký hiệu $ đứng trước ký hiệu cột gọi là tương đối dòng tuyệt đối cột như $M6

Ví dụ 1.3: Tuyệt đối cột, tương đối dòng: Công thức trong ô F6 khi được sao chép

sang ô F7, F8 sẽ là:

F6 = C$6*$D6

F7 = C$6*$D7

F8 = C$6*$D8

Tương đối cột, tuyệt đối dòng: Công thức trong ô F6 khi được sao chép sang ô G6, H6

sẽ là:

F6 = C$6*$D6

G6 = D$6*$D6

H6 = E$6*$D6

- Vùng dữ liệu: là tập hợp các ô cáo thể liên tục hoặc không liên tục Với các vùng liên tục nhau thì địa chỉ sẽ được ghi là: địa chỉ ô trên đầu tiên bên trái:địa chỉ ô dươi cuối cùng bên phải Chẳng hạn: C3:E5 Với các vùng không liên tục nhau thì phải liệt kê đày đủ địa chỉ

của từng thành phần trong địa chỉ của vùng, giữa chúng có dấu (,) hoặc (;) để ngăn cách tuỳ thuộc việc đặt trong Control Panel

1.2.2 Các dạng dữ liệu trong Excel

Trong mỗi một ô của Excel chỉ chứa một loại dữ liệu Có thể chia các dạng dữ liệu trong Excel thành: dạng chuỗi (Text), dạng số (Number), dạng công thức (Formulas) và dạng ngày (Date), giờ (Time)

+ Dạng chuỗi (Text): là đoạn văn bản gồm các kí tự (từ a đến z hoặc từ A đến Z) và

các kí tự số Theo mặc định kiểu dữ liệu này được căn theo lề trái Không có giá trị tính toán Những dữ liệu dạng chuỗi như số điện thoại khi nhập phải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (‘)

+ Dạng số (Number): Được bắt đầu từ 0 đên 9 và các dâu +, - ,$ (đơn vị tiền tệ) Theo

mặc định dữ liệu dạng số được tự động căn phải Cần chú ý dùng dấu thập phân (;) hoặc (,) như đã đặt trong Control Panel

+ Dạng công thức (Formulas): Được bắt đầu bới các dấu: =, +, - (thực chất là +) Sau

khi nhấn phím Enter công thức nhập vào được thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của

nó được thể hiện trong ô chứa công thức đó Nếu trong công thức có chứa hàm bảng tính, cần

sử dụng dấu ngăn cách (;) hoặc (,) các đối số của hàm đúng như đã đặt trong Control Panel Trong thành phần của công thức có thể có: số, văn bản (đặt trong nháy kép), toạ độ ô, tên miền, các phép toán và các hàm

+ Dạng ngày (Date), giờ (Time): Dữ liệu kiểu này được nhập theo định dạng có thông

số đã lựa chọn trong Control Panel Khi nhập dữ liệu đúng Excel tự động căn phải, sai Excel

tự động chuyển thành dữ liệu dạng chuỗi

Dữ liệu kiểu ngày được Excel lưu trữ dưới dạng một số tuần tự Số tuần tự được hình thành bằng cách quy đổi dữ liệu kiểu ngày thành con số theo mốc thời gian Excel có hai mốc quy đổi là 01/01/1900 (mặc định) và 01/01/1904 Để xem số tuần tự của một dữ liệu kiểu ngày ta sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + ~ và để quay trở lại dạng ngày tháng đang dùng nhấn Ctrl + Shift + #

Dữ liệu kiểu thời gian được Excel lưu trữ dưới dạng phân số Thông thường nó được nhập và hiển thị dưới dạng: giờ: phút: giây

Sau khi nhập dữ liệu, tính toán… ta có thể trình bày lại bảng tính như chọn kiểu thể hiện số liệu, chọn đơn vị tính cho phù hợp, thay đổi kiểu chữ, nhấn mạnh nội dung, số liệu quan trọng…

Một số sau khi nhập vào được tự động căn phải và được hiển thị phụ thuộc hai thành phần: lớp (Category) và dạng Các lớp gồm Number, Date, Text…

Các bước thực hiện định dạng hiển thị số:

+ Chọn vùng dữ liệu cần định dạng số

+ Thực hiện lệnh Format\ Cells hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1, hộp thoại Format Cells hiện ra chọn thẻ Number

Bài giảng tin học ứng dụng

Trong Category chọn loại thích hợp, nháy chuột tại mẫu định dạng mong muốn trong

khung bên phải hộp thoại rồi chọn OK để kết thúc

- General: Định dạng mặc định dữ liệu ban đầu cho dữ liệu nhập vào

- Number: Chứa các tuỳ chọn dùng để hiển thị các số theo kiểu nguyên, số lẻ, có dùng phân cách hàng ngàn, hàng triệu

- Currency: Dùng khi định dạng tiền tệ, về cơ bản là giống định dạng Number Khi

chọn dạng này, Excel tự động dùng dấu phân cách hàng ngàn, triệu Ngoài ra có thể chọn biểu

tượng tiền tệ cho số liệu của mình

- Accounting: Đây cũng là một định dạng tiền tệ, nhìn chung là giống Currency chỉ

khác là ký hiệu tiền tệ trong định dạng Accounting nằm ở mép lề bên trái còn Currency nằm

ngay bên số liệu

- Date: Chọn cách hiện giá trị ngày tháng Trong danh mục định dạng ngày tháng đa

số là kiểu tháng trước ngày sau

- Time: Định dạng thời gian

- Percentage: Chọn cách ký hiệu phần trăm

- Fraction: Chọn cách hiển thị giá trị phân số

- Scientific: Chọn hiện số dưới dạng số mũ khoa học Ví dụ ta chọn định dạng này với

2 số lẻ thì giá trị 0.000000012 được viết là 12.00E-9 (tức là 12*10-9)

- Text: Định dạng dữ liệu kiểu chuỗi Khi đó dữ liệu được căn phải