Viết email trang trọng bằng tiếng Anh

Trong thời đại thông tin, khi phương thức trao đổi qua thư điện tử (email) càng ngày càng trở nên phổ biến thì việc viết một bức email chuyên nghiệp, chính xác đã trở thành một kỹ năng rất quan trọng, không chỉ đối với người đi làm mà còn với cả các bạn sinh viên. Tài liệu này ra đời nhằm giúp bạn nắm rõ những lưu ý khi viết một bức email trang trọng. Với cách trình bày rõ ràng, dễ hiểu, hy vọng tập tài liệu này là nguồn tham khảo hữu ích dành cho bạn. Số trang: 32 Ngôn ngữ: AnhViệt

Engl i s h f or

With our clear and easy-to-understand tips, we hope that this will be a useful

reference.Ifyou have any questions aboutlearning English,do nothesitate to ask yourquestions via the WallStreetEnglish’s hotline:08 6288 3566 oron ourFacebook page athttps: //www f acebook com/WSE Vi etNam/

We wi sh you success,

Wal l Street Engl i sh Vi etnam

01

Introduction

trang trọng.

V

Vớicách trình bày rõ ràng,dễ hiểu,hy vọng tập tàiliệu này là nguồn tham khảo hữu

ích dành cho bạn.Nếu bạn có thắc mắc liên quan đến tiếng Anh,đừng ngần ngạiìm đến WallStreetEnglish qua số điện thoại08 6288 3566 để được tư vấn miễn phí,hoặc Facebook page https: //www f acebook com/WSE Vi etNam/

Chúc các bạn thành công,

Wal l Street Engl i sh Vi etnam

02Lờigiớihiệu

T abl e of cont e nt

I ntroducti on

1 When i s a formal emai l needed?

Example 01

Example 02

Tips

2 Structu 2 Structure of a formal emai l

Greeting

Body

Closing

3 Formal vocabul ary and phrases

F Formalvocabulary

Formalphrases

03

Introduction

01 05 05 07 09

11 11 13 15

19 19 27

Mục l ục

Lời gi ới thi ệu

1 Khi nào thì cần vi ết emai l trang trọng.

Vídụ 01

Vídụ 02

Các lưu ý cần thiết

2 Cấu trúc của một emai l 2 Cấu trúc của một emai l trang trọng

Phần mở đầu

Phần nêu ý chính

Phần kếtthư

3 Những từ và cụm từ trang trọng

T Từ trang trọng

Cụm từ trang trọng

04 Mục lục

02 06 06 08 10

12 12 14 16

20 20 28

1 Whe n i s a f ormal e mai l ne e de d?

You compose a formal email for official or important occasions For instance:applying fora job/a course atcollege,writing in business (especially when writing to someone more superior),writing to someone who does notknow you,etc.As a

result, the writing style must always be professional, with accurate grammar,punctuation,and no spelling errors

Below are simple examples oformalemails:

( Subj ect: Nguyen Dang, Absence on Wed, 22 Mar) Dear Mr Smi th,

I am sorry to i nf orm you that I wi l l be unabl e to attend the meeti ng next Wednesday due to a denti st’ s appoi ntment May I emai l you my dra i deas bef ore the meeti ng? Coul d I al so di scuss them wi th you at 2

p m on Monday?

I ’ m l ooki ng f orward to your repl y.

Si ncerel y, Nguyen Dang Exampl e 1:

05

01.When is a formalemailneeded?

1 Khi nào t hì cần vi ế t e mai l t rang t r ọng?

Bạn cần soạn mộtbức emailrang trọng trong những dịp quan trọng như khigửiđơn

xin việc,đơn xin học bổng;khigiao tiếp bằng văn bản trong môitrường kinh doanh (đặc biệtà khiviếtcho ngườiớn tuổihơn hay có vịrícao hơn bạn);viếtgửiđến mộtngườikhông quen biếtbạn,v.v Vìvậy,văn phong của những emailnày cần phảichuyên nghiệp,đúng ngữ pháp,chính tả,cũng như các dấu câu

Dướiđây là những vídụ đơn giản để bạn dễ hình dung:

( Subj ect: Nguyen Dang, Absence on Wed, 22 Mar) Dear Mr Smi th,

I am sorry to i nf orm you that I wi l l be unabl e to attend the meeti ng next Wednesday due to a denti st’ s appoi ntment May I emai l you my dra i deas bef ore the meeti ng? Coul d I al so di scuss them wi th you at 2

p m on Monday?

I ’ m l ooki ng f orward to your repl y.

Si ncerel y, Nguyen Dang

Ví dụ 1:

06

01.Khinào thìcần viếtemailrang trọng?

( Subj ect: Tran Mi nh Anh_Appl i cati on_Marketi ng Executi ve) Dear Hi ri ng Manager ,

I am very i nterested i n the Marketi ng Executi ve posi ti on adverti sed on

vi etnamj ob com My qual i f i cati ons and experi ence both match your requi rements.

Pl ease take a moment to revi ew my attached Appl i cati on Documents, whi ch i ncl ude an up- to- date resume and a cover l etter

I ’ m l ooki ng f orward to heari ng f rom you.

Si ncerel y, T

Tran Mi nh Anh Exampl e 2:

07

01.When is a formalemailneeded?

( Subj ect: Tran Mi nh Anh_Appl i cati on_Marketi ng Executi ve) Dear Hi ri ng Manager ,

I am very i nterested i n the Marketi ng Executi ve posi ti on adverti sed on

vi etnamj ob com My qual i f i cati ons and experi ence both match your requi rements.

Pl ease take a moment to revi ew my attached Appl i cati on Documents, whi ch i ncl ude an up- to- date resume and a cover l etter

I ’ m l ooki ng f orward to heari ng f rom you.

Si ncerel y, T

Do NOT f orget to wri te a subj ect l i ne f or your emai l , whi ch shoul d

be short and speci f i c about the toppi c.

Do NOT use contracti ons ( doesn’ t, I ’ m, haven’ t, sn’ t, etc )

Do NOT wri te a whol e sentence i n al l capi tal l etter Use f ormal vocabul ary and sentence structure Do NOT use sl ang

Sti ck to one poi nt: i f you’ re wri ti ng to gi ve your boss am update

on your proj ect, to ask hi m f or a meeti ng to di sscuss a pay rai se, and to tel l hi m that you wi l l take a day off on Fri day, then don’ t put them al l i n the same emai l

Revi ew the emai l at l east twi ce bef ore you cl i ck Send.

Dùng những từ và cấu trúc câu trang trọng Không dùng ti ếng

l óng.

Có

Có thể dùng gạch đầu dòng hoặc dấu chấm tròn để l àm rõ ý khi

l i ệt kê câu hỏi , đưa ra các l ựa chọn thay thế, di ễn gi ải các bước của kế hoạch, v v .

Cách mỗi đoạn bằng một dòng trắng, thay vì cách đầu dòng mỗi đoạn.

Mỗi emai l nên có chủ đề thống nhất: nếu bạn muốn gửi thông ti n cho cấp trên về dự án mới , muốn trao đổi về vấn đề tăng l ương, hay xi n nghỉ phép vào thứ Sáu, vậy bạn không nên gộp hết những chủ đề này vào một emai l

Xem l ại emai l t nhất hai l ần trước khi gửi đi

2 S t ruct ure of a f ormal e mai l

The formatofa formalemailis similarto thatofa letter.Thatmeans you should

always make sure ithas three parts:greeting,body,and closing

2 1 GREETI NG

n formalemails,ts besto begin with

DEAR + TI TLE + LASTNAME + COMMA

Some other rul es:

Unl ess you ar e cer t ai n t hat a woman pr ef er s Mi ss or Mr s , use t he t i t l e Ms.

I f you don' t know a per son' s gender , use t he f ul l name r at her han a t i t l e: Dear Char l i e Br own, Dear Dang Thanh, et c.

I f

I f you don' t know a per son' s name/ gender , avoi d "To Whom I t May Concer n”

I nst ead, use t he j ob t i t l e: Dear Recr ui t er , Dear Edi t or - i n- chi ef , et c or a gener i c

gr eet i ngs l i ke “Dear Si r or Madam, ”

I f you ar e wr i t i ng t o t wo peopl e, use bot h names: Dear Mr Jones and Ms McAden, Dear T Manager and Mar ket i ng Manager , et c.

When addr essi ng a gr oup of r eci pi ent s, al ways use t he hi ghest degr ee of cour t esy "Gr eet i ngs Al l " and "Good Day, Team" al so wor k wel l

I f

I f you know al l t he r eci pi ent s ar e t he same gender , "Ladi es, " or "Gent l emen, "

ar e accept abl e emai l opener s Never assume “Dear Si r s” when you ar e not sur e about he gender of he gr oup, si nce t hat can be consi der ed sexi st

"Gr eet i ngs, " "Good Mor ni ng/ Aer noon" or "Good Day" + l ast name of t he

r eci pi ent ar e accept abl e f or openi ng a f or mal emai l

2 Cấu t rúc của một e mai l t rang t r ọng

Cấu trúc mộtbức emailtrang trọng cũng tương tự như mộtbức thư,bạn cần viếtđủ

cả ba phần:Mởđầu,Nêu ý chính,Kếthư

2 1 MỞ ĐẦU

Khiviếtemailrang trọng,cách tốtnhấtđể mở đầu là:

DEAR + DANH XƯNG (MR /MRS /MS /PROFESSOR/ ) +

HỌ HOẶC TÊN ĐẦY ĐỦ CỦA NGƯỜI NHẬN + DẤU PHẨY

Bạn có t hể vi ết “Gr eet i ngs” hoặc “Good Mor ni ng/ Good Aer noon/ Good Day” +

họ hoặc t ên đầy đủ của người nhận khi mở đầu một emai l r ang t r ọng.

Iam writing with regard to…/to the complaintyou made on 29th February.

Iwonderfyou could help with…/am writing to inquire about…

You can also make reference to previous correspondences,orsay how you found the

recipient's name/address with phrases such as:

With reference to ourtelephone conversation,Iwould like to inform you

that…

With reference to youretteron June 8…/In reply to youretteron 8 June…

Aer having seen your advertisement in /Aer having received youraddress from ,would like

Thank you foryouremailegarding Thank you foryoure-mailabout

13

02.Structure ofa formalemail

Some other rul es:

I f you' r e emai l i ng someone f or he f i r st i me, you can put a compl i ment bef or e

t he r eason f or your emai l For exampl e: "I enj oyed your pr esent at i on about [ t opi c] on [ dat e] "; "I ound your ar t i cl e on [ t opi c] eal l y hel pf ul "; "I t was gr eat

t o meet you at event ] T

Tr y t o wr i t e no mor e t han f our par agr aphs and cont ai n onl y a si ngl e poi nt i n each par agr aph.





Iam writing with regard to…/to the complaintyou made on 29th February.

Iwonderfyou could help with…/am writing to inquire about…

Bạn cũng có thể nhắc lạisơ qua về lần trao đổirước đó,hay nêu lído vìsao bạn biếtđược tên/địa chỉcủa ngườinhận bằng những câu như:

With reference to ourtelephone conversation,Iwould like to inform you

that…

With reference to youretteron June 8…/In reply to youretteron 8 June…

Aer having seen your advertisement in /Aer having received youraddress from ,would like

Thank you foryouremailegarding Thank you foryoure-mailabout

Cố gắng vi ết không quá bốn đoạn t r ong bức emai l và chỉ nêu một l uận đi ểm

t r ong mỗi đoạn.





02.Structure ofa formalemail

Use wor ds l i ke Fi r st l y, Secondl y, …, Fi nal l y t o or der your poi nt s.

Use i ndi r ect quest i ons such as “I woul d be gr at ef ul i f you coul d…” t o ask f or

Pl ease wr i t e t o your eam member s about hi s, and l et me know when you have done so.







2 3 CLOSI NG

A closing line should be included before you sign off youremailto re-iterate your

“callto action” and to make the recipientfeelrespected.Some examples ofa good

closing line may be:

Thank you forconsidering my application./Thank you foryourime

If

Ifyou require any furthernformation,please feelree to contactme./Should you need any furtherinformation,please do nothesitate to contactme at[phone number/email]

We look forward to a successfulworking relationship in the future./We hope

thatwe may continue to rely on yourvalued service

I look forward to your reply./I look forward to hearing from you./I look

forward to seeing you

OnOnce again,apologise forany inconvenience

Please advise as necessary

02.Cấu trúc của mộtemailrang trọng

Dùng những t ừ l i ệt kê như Fi r st l y, Secondl y , Fi nal l y khi nói về các l uận

Pl ease wr i t e t o your eam member s about hi s, and l et me know when you have done so.

Thank you forconsidering my application./Thank you foryourime

If

Ifyou require any furthernformation,please feelree to contactme./Should you need any furtherinformation,please do nothesitate to contactme at[phone number/email]

We look forward to a successfulworking relationship in the future./We hope

thatwe may continue to rely on yourvalued service

I look forward to your reply./I look forward to hearing from you./I look

forward to seeing you

OnOnce again,apologise forany inconvenience

Please advise as necessary

02.Structure ofa formalemail

I would appreciate your immediate attention in this matter./ I would appreciate itfhis could be taken care ofpromptly

Aerhat,you can sign off with Thank you, Best / Ki nd Regar ds, Si ncer el y, Al l he Best , Respect f ul l y, Best Wi shes, et c.This is then followed by yourullname

Some other rul es:

I t i s benef i ci al t o add your j ob posi t i on ( i f you cur r ent l y have one) and phone number under your ul l name For exampl e:

Si ncerel y, Dang Ngoc Mi nh Market i ng Execut i ve Engl and

Engl and Town Academy ( 84) 937 656 456

For ver y f or mal emai l s such as j ob appl i cat i ons, use “Si ncer el y” when you begi n wi t h Dear + l ast name Use “Fai t hf ul l y” when you begi n wi t h Dear

Si r / Dear Madam/ Dear Si r or Madam.

Use a shor t , neut r al cl osi ng sal ut at i on such as "Regar ds" , "Best Regar ds" ,

"Best " , "Best wi shes" i n most ot her si t uat i ons.

02.Cấu trúc của mộtemailrang trọng

I would appreciate your immediate attention in this matter./ I would appreciate itfhis could be taken care ofpromptly

Sau đó, bạn có thể kết thư với các cụm từ như Thank you, Best/ Ki nd Regards,

Si ncerel y, Al l he Best, Respect f ul l y, Best Wi shes, v v .rước khighitên đầy đủ của bạn

Những l ưu ý khác:

Emai l của bạn sẽt r ông chuyên nghi ệp hơn nếu bạn t hêm vị t r í l àm vi ệc và công t y hi ện t ại nếu có) sau khi vi ết ên đầy đủ của bạn Ví dụ:

Si ncerel y, Dang Ngoc Mi nh Market i ng Execut i ve Engl and

Engl and Town Academy ( 84) 937 656 456

Khi soạn những emai l đặc bi ệt t r ang t r ọng như khi gửi đơn xi n vi ệc, hãy dùng

"Si ncer el y" khi bạn bắt đầu bằng Dear + họ/ t ên đầy đủ; hãy dùng "Fai t hf ul l y" khi bạn bắt đầu bằng Dear Si r / Dear Madam/ Dear Si r or Madam.

Bạn có t hểchào t ạm bi ệt bằng "Regar ds" , "Best Regar ds" , "Best " , "Best

wi shes" t r ong đa phần các emai l r ang t r ọng V

Với người bạn đã t r ao đổi emai l nhi ều l ần, bạn vẫn nên kết bằng các cụm t ừ như “ Al l he best , ” “Take car e, ” or “Have a ni ce day, ” t r ước khi kí t ên đểt hểhi ện

03.Formalvocabulary and phrases

3 F ormal v ocabul ary and p hras e s

3 1 FORMAL VOCABULARY

Commonl y

used words Formal synonyms Exampl es

Because Due to/owing to/on

believe/think Consider/regard Mostofhe team members

regard/considerhis change necessary

can be able to/be

willing to/could Thiable s emaito attlend s to nextconfweek'irm thats meetam ing.

We are willing to adjustourplan so

thatts easieroryou to take part

in

Could

Could you please revise the documentand send itback to us as soon as possible?

Believe/think Consider/regard Mostofhe team members

regard/considerhis change necessary

Can Be able to/be

willing to/could Thiable s emaito attlend s to nextconfweek'irm thats meetam ing.

We are willing to adjustourplan so

thatts easieroryou to take part

in

Could

Could you please revise the documentand send itback to us as soon as possible?

03.Formalvocabulary and phrases

Forget Fail/neglect apologize forailing/neglecting to

inform ourguests abouthe change

to the meeting time

Happen Occur/take place The conference willoccur/ake

place in the civic centre on the 1stofMarch

Help Assistance/aid/be of

service Iassifyou stance/requirIfe we any can furbe therofany

assistance,please letus know

We willaid you in anything thatyou need

Remember Recall You may recallhathe customer

we contacted lastmonth called us to

requestupgrading heraccounto

Premium

Say State As Istated in the previous email,all

the updates on the new projectwould be sento you as soon as possible

So Therefore/as a

consequence/as a

result

You have notresponded to our

previous emailegarding your

attendance atourseminar